SISTEM

ELEKTRONIK
go to the campus

PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN

1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG
KEARSIPAN
2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG
PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU
NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
3. UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN
PERUSAHAAN
4. UU NO 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI
TRANSAKSI ELEKTRONIK
5. UU NO 14 TAHUN 2008 TENTANG
KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

RUANG LINGKUP ARSIP

HIRARKI ARSIP
ARSIP
ARSIP
DINAMIS
ARSIP DINAMIS
AKTIF
ARSIP DINAMIS
INAKTIF
TIDAK BERNILAI
GUNA
ARSIP USUL
MUSNAH

BERNILAI GUNA
PERMANEN
ARSIP
STATIS
EVIDENSI
AL

INFORMASION
AL

TERMINOLOGI ARSIP
YANG BARU
ARSIP
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.

TERMINOLOGI ARSIP
YANG BARU
ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
ARSIP STATIS
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

TERMINOLOGI ARSIP
YANG BARU
ARSIP VITAL
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
ARSIP AKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus-menerus.
ARSIP INAKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

TERMINOLOGI ARSIP
YANG BARU
ARSIP TERJAGA
Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus
dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
ARSIP UMUM
Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.

KEBIJAKAN
PEMBINAAN
D
I
N
A
M
I
S

S
T
A
T
I
S

SUMBER DAYA

PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN NASIONAL
Suatu sistem yang membentuk pola
hubungan
berkelanjutan antarberbagai komponen
yang
memiliki fungsi dan tugas tertentu,
interaksi
antarpelaku serta unsur lain yang saling
mempengaruhi
dalam
Sistem informasi
arsippenyelenggaraan
secara nasional
kearsipan
secara nasional
yang
dikelola oleh ANRI yang menggunakan
sarana jaringan informasi kearsipan
nasional
Sistem jaringan informasi dan sarana
pelayanan arsip secara nasional yang
dikelola
oleh ANRI

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
BERTUJUAN
a. Menjamin terciptanya arsip di pencipta
arsip
b. Menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
sah
c. Menjamin pengelolaan arsip yang andal
d. Menjamin pelindungan kepentingan
negara dan hakhak keperdataan rakyat
e. Mendinamiskan penyelenggaraan
kearsipan nasional
f. Menjamin keselamatan dan keamanan
arsip
g. Menjamin keselamatan aset nasional
12
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik

Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dima

Dalam pasal 188 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981
tentang Hukum Acara Pidana, khusus untuk tindak pidana korup
juga dapat diperoleh dari :
a.Alat bukti lain yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim,
diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat op
yang serupa dengan itu; dan
b.Dokumen yakni setiap rekaman data atau informasi yang dap
dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan
atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang dia
kertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang te
secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, p
rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yan
makna (pasal 26A)

(Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Unda

Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi

14

Problem Retensi Arsip

Kebiasaan menyimpan
semua arsip hasil kerja
(penting & tidak)
Kontrol laju pertambahan
arsip sulit karena arsip
penting & tidak, bercampur
Menimbulkan kurangnya
efisiensi dan efektivitas kerja

ARSIP DINAMIS

ARSIP STATIS

ARSIP PERGURUAN TINGGI

Pasal 27
(1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga
kearsipan perguruan tinggi
(2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk
arsip perguruan tinggi
(3) Pembentukan arsip perguruan tinggi
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan
(4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan
pengelolaan arsip statis yang diterima dari :
a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi;
dan
b. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan

arsip dilihat dari bentuknya

19

KONSEP AUTENTISITAS DAN

RELIABILITAS ARSIP
Struktur
Jenis, format, bentuk susunan naskah
dinas

Konteks
Kewenangan, pejabat yang berwenang

Konten
Tugas pokok, fungsi unit kerja

pendekatan-nya
(pengelolaan)
perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informas

komunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesi

baru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang
kemajuan di dunia kearsipan
arsip elektronik

arsip
arsip

perubahan dari satu sistem

pengetahuan ke sistem
pengetahuan yang lain dibutuhkan

dibutuhkan pengetahun
dasar tentang arsip

peng
komplementer te
komputer
21

PROSES ARSIP ELEKTRONIK

1.DIGITALISASI
2.ALIH MEDIA
3.ELEKTRONIKISASI

AUTOMATION RECORDS
MANAGEMENT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

INFORMATION INTEGRITY
FINDING FILES (INDEXING)
SECURITY AND PRIVACY
ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL
VALUE)
SCHEDULING/DISPOSAL
CORPORATE LEVEL RETRIEVAL
LINKS TO PAPER FILES
BACKUPS

RON ELLIOT

CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT

-arsip
-arsip adalah electronik file generally
consist
of
any
collection
of
information that is recorded in a
code that can be stored by a computer
and stored on some medium for
retrieval viewing and use ..Patricia E.
Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R.
Schumbert, Records Management:
Integrated Information System, 1992
24

-arsip adalah pada umumnya arsip

elektronik terbagi dalam beberapa
kumpulan informasi yang direkam
dalam kode yang dapat disimpan
dalam
komputer
dan
dalam
beberapa
media
untuk
dilihat
kembali dan dipergunakan.

25

UU NOMOR 11 TAHUN 2008

TENTANG
Informasi Transaksi Elektronik

Informasi Elektronik adalah satu atau

sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi
tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta,
rancangan, foto, elektronik data interchange
(EDI), surat elektronik (electronic mail),
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya,
huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau
perforasi yang telah diolah yang memiliki arti
atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahami;

KUMPULAN
INFORMASI

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :

input

input

prose
s
dasar

disimp
an

data
sura
t
file
y
a
a

Stop
/dro
p

input

disimp
an

data
file

data
record
s

nila
i

nila
tdk
i
musna
h

ya

input

disimp
an
data
archiv
es
tdk
musna
h
Aktivasi
elektronik
data
direktory/clou
d
28

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :

input
prose
s
dasar

aktivasi
elektroni
k

aktivasi
elektroni
k

aktivasi
elektroni
k

disimp
an

disimp
an

disimp
an

data
sura
t
file
y
a
a

Stop/
drop

data
file

data
record
s

nila
i

nila
tdk
i
musna
h

ya

data
archiv
es
tdk
musna
h
Aktivasi
elektronik
data
direktory/clo
ud
29

Caraka /
Pos
(masuk)

PENGOLAH
ARSIP

Penyimpanan
Arsip Nonelektronik
i
kop
n
aia
mp

ya
Pen al
it
dig

Re

Digitasi

i
as
r
t
gis
P

Kontrol

Operasi

Registrasi

PUSAT
BERKAS
(CENTRAL
FILE)

Caraka /
Pos
(keluar)

aa
un
g
g
en

sip
r
A

APLIKA
SI
Re
KEARSI
gis
tra
PAN
si
PenyimpananPeng
&
n

Arsip
Peng
urus Elektronik
a
doku
men n surat /
nonelekt
roni k
INTERNET

&
komunikasi
kedinasan
elektronik

PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF

Ar gun
sip aa

Surat
elektronik
(e-mail)

PENGOLAH
ARSIP

TERIMA KASIH