PEDOMAN 5S

UNIVERSITAS DARMA PERSADA

PEDOMAN 5S

Jl. Radin Inten II (terusan Casablanca)

Pondok Kelapa - Jakarta Timur 13450

Telp. (021) 8649051, 8649053, 8649057 Fax. 021 8649052

E-mail : humas@unsada.ac.id homepage : http://www.unsada.ac.id

Universitas Darma Persada

PEDOMAN 5S

Universitas Darma Persada

ii

PEDOMAN 5S

PEDOMAN 5S
UNIVERSITAS DARMA PERSADA

PEDOMAN
5S

2011

Proses

Universitas Darma Persada

Jl. Radin Inten II, Pondok Kelapa Jakarta Timur 13450
Telp. (021) 8649051, 8649053, 8649057 Fax. (021) 8649052
E-mail : humas@unsada.ac.id
Home page : http://www.unsada.ac.id
Revisi :

STANDAR
5S

Tanggal : 14 Oktober 2011

Disetujui
oleh

Rektor

Penanggungjawab

Nama

1. Perumusan

Ir. Endro Prabowo, M.Sc

Drs Boedi Setyo Hartono, Ak,MM
Dra Endang Tri Pujiastuti, MM
Metty Suwandany, SS, M.Pd
Theresiana Dwirina Novita, ST
Dhimas Satria, M. Eng
Trisno Upoyo, SE, MM

2. Pemeriksaan

Ir Agus Sun Sugiharto, MT

3. Persetujuan

DR. Ir. Oloan P. Siahaan, M.Eng,MAEP

4. Pengendalian

Dra. Endang Tri Pujiastuti, MM

Universitas Darma Persada

Jabatan

Tim
Penerapan
5S

Wakil Rektor I
Rektor
Kepala UPM

iii

PEDOMAN 5S
PRAKATA
5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) merupakan suatu metode
penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal dari
Jepang, ini digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban,
efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja
organisasi secara menyeluruh. Penerapan 5S umumnya diberlakukan
bersamaan dengan penerapan kaizen (perbaikan berkesinambungan)
agar dapat mendorong efektivitas pelaksanaan aktivitas perusahaan atau
industri.
5S dapat diterapkan pada perusahaan atau industri yang berbeda-beda,
termasuk juga dalam bidang pendidikan, karena program 5S bersifat
fleksibel yang dapat diterapkan sesuai dengan lingkungan kerjanya.
Program 5S tersebut merupakan suatu alat yang efektif untuk meningkatkan
kebiasaan positif para sivitas akademika dalam melaksanakan kegiatan
penyelenggaraan pendidikan. Hal ini sejalan dengan tujuan Universitas
sebagai institusi yang memberikan jasa pelayanan dituntut dapat
memberikan pelayanan yang memuaskan pemangku kepentingan atau
stakeholder.
Menjalankan program 5S membutuhkan pengetahuan dan komitmen
yang kuat dari setiap orang yang terlibat di dalamnya, sehingga akan
Universitas Darma Persada

PEDOMAN 5S
memberikan perbedaan yang signifikan setelah menjalankan program
ini. Oleh karena itu, buku ini diterbitkan untuk dapat menjadi pedoman
pelaksanaan kegiatan 5S di lingkungan Universitas Darma Persada.
Diharapkan dengan diterbitkannya buku ini dapat mendorong sivitas
akademika agar memiliki kesadaran yang tinggi untuk melaksanakan
program 5S.
Selamat menjalankan program 5S, dan semoga berhasil.

Jakarta,
Rektor

14 Oktober 2011

Dr. Ir. Oloan P. Siahaan, M.Eng,MAEP

Universitas Darma Persada

i

ii

PEDOMAN 5S
DAFTAR ISI

PRAKATA ...................................................................................

DAFTAR ISI ...............................................................................

Halaman
i
iii

BAB I

PENDAHULUAN .....................................................

BAB II

LUAS LINGKUP PROGRAM 5S

A. Fungsi Program 5S ...............................................
B. Tujuan Program 5S ...............................................
C. Pihak yang Bertanggungjawab Dalam Pencapaian
Program 5S ..........................................................
D. Definisi Istilah ......................................................

6
6

BAB III PENETAPAN, PELAKSANAAN, PENGENDALIAN

DAN PENGEMBANGAN PROGRAM 5S................

BAB IV PRORAM 5S
A. Standar Seiri .......................................................
B. Standar Seiton ......................................................
C. Standar Seisou ......................................................
D. Standar Seiketsu ...................................................
E. Standar Shitsuke ...................................................

16
18
22
25
31

BAB IV STRATEGI IMPLEMENTASI PROGRAM 5S .........

34

Universitas Darma Persada

1
3
5

iii
ii

PEDOMAN 5S
BAB I
PENDAHULUAN
5S pada dasarnya merupakan program peningkatan mutu dan produktivitas
yang terkait dengan lingkungan tempat kerja dalam arti bagaimana tempat
kerja dikelola dan bagaimana karyawan memelihara tempat kerjanya. Hal
ini mencerminkan sikap karyawan terhadap pekerjaannya.
5S adalah memanfaatkan tempat kerja (yang mencakup peralatan,
dokumen, bangunan dan ruang) untuk melatih kebiasaan para karyawan
dalam usaha meningkatkan disiplin kerja yang dimulai dengan S1-Seiri,
S2-Seiton, S3-Seiso, S4-Seiketsu, S5-Shitsuke.
S1, S2 dan S3 dimulai pada saat bersamaan sesuai dengan prosedur
standar yang ditetapkan pada S4. Apabila karyawan telah memenuhi
seluruh kegiatan S1 sampai dengan S4, maka telah memperoleh status S5Shitsuke atau telah ikut serta sepenuhnya dalam pengembangan kebiasaankebiasaan kerja yang baik sesuai standar yang ditetapkan dan berarti telah
menerapkan budaya kerja.
Sejalan dengan program 5S, Universitas Darma Persada melalui Kebijakan
SPMI berkomitmen menerapakan filosofi kaizen yang meliputi 5 (lima)
unsur atau 5 S yaitu Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, Shitsuke dalam upaya
peningkatan mutu yang berkelanjutan (continuous improvement).
Universitas Darma Persada

PEDOMAN 5S
Penerapan 5S di suatu organisasi termasuk perguruan tinggi sering kali
tidak berjalan sebagaimana mestinya karena kurangnya pemahaman
di antara pimpinan unit kerja selaku pengambil keputusan dan sebagai
penentu arah kebijakan di unit kerja yang bersangkutan mengenai
penerapan 5S dan perananannya. Oleh karena itu, dalam rangka upaya
peningkatan pengelolaan penyelenggaraan pendidikan, Universitas Darma
Persada menyusun pedoman 5S untuk diterapkan di seluruh unit kerja dan
diimplementasikan oleh sivitas akademika Universitas Darma Persada.

Universitas Darma Persada

PEDOMAN 5S
BAB II
LUAS LINGKUP PEDOMAN 5S
Pedoman 5S Universitas Darma Persada merupakan suatu acuan untuk
mencapai sasaran program penerapan budaya kerja agar seluruh sivitas
akademika Universitas Darma Persada menyadari pentingnya kaizen
sebagai falsafah dasar dalam setiap aktivitasnya, memahami konsep
5S dan manfaat 5S serta memahami langkah-langkah implementasi 5S
sehingga peningkatan mutu pengelolaan penyelenggaraan pendidikan
dapat berjalan secara berkelanjutan serta menjadikan 5S sebagai budaya
kerja di seluruh unit kerja dan diimplementasikan oleh sivitas akademika
Universitas Darma Persada.
Kaizen merupakan filsafat, sikap, cara berpikir dan cara berperilaku yang
berpusat pada kekuatan kultur/kebudayaan. Kaizen juga merupakan suatu
kebudayaan yang fokus terhadap perbaikan secara terus menerus untuk
mencapai kemajuan yang signifikan dalam menghasilkan produk atau
jasa atau ide. Dalam hal penyelenggaraan pendidikan , Universitas Darma
Persada yang bergerak di bidang jasa menghasilkan output lulusan, maka
dalam proses menghasilkan lulusan, kaizen dijadikan sebagai falsafat
program 5S untuk menciptakan budaya kerja.
Budaya kerja 5S terdiri dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke.
Adapun budaya kerja 5S yang diterapkan di Universitas Darma Persada
mengadopsi dasar-dasar 5S yaitu sebagai berikut :
Universitas Darma Persada
iii

PEDOMAN 5S
1. Seiri, merupakan kegitan memilah atau menyortir dan membuang
barang atau file yang tidak dipergunakan lagi ke tempat pembuangan
atau recycle bin agar tempat penyimpanan menjadi lebih efisien dan
dapat dipergunakan untuk menyimpan barang atau file yang memang
penting dan dibutuhkan. Selain itu tempat kerja menjadi terlihat lebih
rapi dan memberikan kenyamanan untuk bekerja.
2. Seiton, merupakan kegiatan merapikan semua barang dan file penting
yang harus dilakukan dengan teliti, terorganisir dan sistematis
untuk memudahkan dalam mengidentifikasi file jika sewaktu-waktu
dibutuhkan, sehingga tidak perlu membuang banyak waktu untuk
mencarinya.
3. Seiso, merupakan kegiatan membersihkan tempat kerja, ruangan kerja
dan lingkungan kerja secara rutin yaitu dengan melakukan kebersihan
harian, pemeriksaan kebersihan dan pemeliharaan kebersihan.
4. Seiketsu, merupakan kegiatan perawatan atau maintenance terhadap
kegiatan yang telah dilaksanakan dalam tahap Seiri, Seiton, Seiso.
5. Shitsuke, merupakan suatu kebiasaan dan pemeliharaan program 5S
yang sudah berjalan yang terkait dengan perilaku rajin dan kedisiplinan
dalam melaksanakan program Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu.
Universitas Darma Persada

4
iv

PEDOMAN 5S
A. FUNGSI PEDOMAN 5S
1. Sebagai
salah satu acuan dalam pelaksanaan kegiatan
penyelenggaraan pendidikan di Universitas Darma Persada.
2. Sebagai salah satu alat peningkatan mutu penyelenggaraan
pendidikan di Universitas Darma Persada.
3. Sebagai pedoman dalam rangka penyempurnaan secara terus
menerus dalam melaksanakan aktivitas kerja dalam rangka
meningkatkan produktivitas.

B. TUJUAN PROGRAM 5S
1. Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, teratur, aman dan
nyaman dengan prinsip kaizen.
2. Mengubah cara berpikir dan perilaku pribadi sivitas akademika
dalam melaksanakan pekerjaan dan berperilaku yang disesuaikan
dengan budaya kerja.
3. Meningkatkan kedisiplinan sivitas akademika di segala bidang
sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya.
4. Sebagai salah satu alat untuk meningkatkan produktivitas kerja.
5. Sebagai salah satu alat untuk promosi institusi, fakultas, jurusan/
progam studi, lembaga dan unit kerja lain untuk meningkatkan
jumlah mahasiswa dan peserta kursus.
Universitas Darma Persada
1

PEDOMAN 5S
C. PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB DALAM
PENCAPAIAN PROGRAM 5S
Dalam implementasi program 5S, terdapat pihak/subyek yang
bertanggung jawab terhadap pencapaian dan pemenuhan program 5S
yaitu :
1. Pimpinan Universitas, Fakultas, Proram Pascasarjana, Jurusan/
Program Studi.
2. Pimpinan Lembaga, UPT dan Biro.
3. Tenaga Pendidik (Dosen) dan Tenaga Kependidikan.
4. Karyawan Administrasi.
5. Mahasiswa.

D. DEFINISI ISTILAH
1. 5S : suatu istilah yang mengandung makna memanfaatkan tempat
kerja (yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruang)
untuk melatih kebiasaan para karyawan dalam usaha meningkatkan
disiplin kerja yang meliputi Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan
Shitsuke.
2. Seiri : mengatur segala sesuatu, memilah sesuatu dengan aturan
atau prinsip tertentu, membedakan antara yang diperlukan dan
membuang yang tidak diperlukan.
Universitas Darma Persada

6
2

PEDOMAN 5S
3. Seiton : menentukan tata letak ruangan dengan rapi untuk
mempermudah dalam menemukan barang yang diperlukan.
4. Seiso : menghilangkan sampah dan barang yang tidak terpakai agar
peralatan perkantoran dan tempat kerja menjadi lebih bersih.
5. Seiketsu : melaksanakan pemeliharan atau maintenance barang,
tempat kerja dan lingkungan kerja dengan melaksanakan seiri,
seiton, seiso secara teratur.
6. Shitsuke : menjadikan kegiatan seiri, seiton , seiso dan seiketsu
sebagai suatu kebiasaan untuk berdisplin dalam mematuhi
peraturan dan budaya kerja.
7. Budaya Kerja : suatu falsafah yang didasarkan pada pandangan
hidup sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan dan juga
pendorong yang dibudayakan dalam suatu kelompok dan tercermin
dalam sikap menjadi perilaku, cita-cita, pendapat, pandangan serta
tindakan yang terwujud sebagai kerja.
8. Kaizen :

suatu konsep dan filsafat dari Jepang yang berarti

perbaikan secara terus menerus.

Universitas Darma Persada
3

PEDOMAN 5S
BAB IV
PENETAPAN,
PELAKSANAAN,
PENINGKATAN PROGRAM 5S

PENGENDALIAN

DAN

Implementasi 5S akan efektif dalam meningkatkan mutu pengelolaan

penyelenggaraan pendidikan, khususnya di Universitas Darma Persada
yang menyangkut pelayanan, pengurangan biaya, waktu lead time yang
lebih pendek, meningkatkan produktivitas karyawan serta mengurangi
kerusakan barang investasi dan mengurangi kecelakaan kerja, bila
penerapan 5S dilaksanakan secara bertahap dan berkesinambungan sesuai
urutannya atau tahap demi tahap. Disamping itu, impementasi 5S akan
berjalan efektif, bila seluruh unit kerja dan pelaku 5S yaitu karyawan
akademik maupun non akademik, mahasiswa atau sivitas akademika
Universitas Darma Persada mau menjalankan secara konsisten dan
bertanggungjawab serta bersedia menjalankan 5S dengan melandasi pola
pikir dan pola tindak dengan memprioritaskan mutu dan kaizen.
Oleh karena itu, dalam pelaksanaan 5S diperlukan suatu prosedur atau
tahapan mulai dari penetapan, pelaksanaan, pengendalian (monitoring
dan evaluasi) termasuk audit internal dan pengembangan/peningkatan
mutu 5S.
Dalam penetapan, pelaksanaan, pengendalian dan pengembangan program
5S secara berkelanjutan Universitas Darma Persada menggunakan model
Universitas Darma Persada

8
4

PEDOMAN 5S
kendali mutu PDCA yaitu langkah proses kendali mutu yang meliputi
perencanaan (plan), pelaksanaan (do), evaluasi (check) dan tindakan
penyempurnaan (action) yang akan menghasilkan kaizen atau peningkatan
mutu berkelanjutan (continuous improvement) dengan mengacu pada
Kebijakan SPMI tahun Akademik 2010/2011-2013/2014 dan Manual
SPMI tahun akademik 2010/2011-2013/2014 yang secara garis besar
dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Tahap Penetapan Program 5S
Tahap penetapan standar 5S dimulai dari tahap perencanaan,
penyusunan draft pedoman 5S, penyempurnaan pedoman 5S yang
berfungsi sebagai acuan dalam mengimplementasikan 5S.

Tahap-tahap penetapan pedoman 5S adalah sebagai berikut :

a. Rektor membentuk Tim 5S.
b. Tim 5S melakukan analisis kebutuhan untuk menyusun progam 5S
dengan mengacu pada visi, misi dan Kebijakan SPMI Universitas
Darma Persada.
c. Tim 5S melakukan kegiatan pengumpulan dokumen, studi banding
ke perusahaan atau institusi yang telah melaksanakan program 5S
dengan baik.

Universitas Darma Persada

5

PEDOMAN 5S
d. Tim 5S melakukan perumusan dalam bentuk draf melalui rapatrapat kerja.
e. Tim 5S melakukan penyempurnaan dokumem pedoman 5S melalui
rapat dengan pimpinan universitas beserta jajarannya.
f. Hasil

penyempurnaan

program

5S

diajukan

kepada

pimpinan universitas untuk mendapatkan persetujuan untuk

diimplementasikan kepada seluruh unit kerja atau sivitas akademika
Unsada

2. Tahap Pelaksanaan Program 5S

Tahap pelaksanaan program 5S merupakan suatu tahapan dimana
seluruh sivitas akademika melaksanakan kegiatan 5S sesuai dengan
ketentuan yang berlaku dalam pedoman 5S.
Adapun tahap-tahap pelaksanaan 5S dimulai dengan kegiatan
sosialisasi atau lokakarya atau workshop serta penerapan 5S di unit
kerja masing-masing Universitas Darma Persada yang dapat dijelaskan
sebagai berikut :
a. Tim 5S melakukan persiapan teknis dan

administrasi untuk

keperluan sosialisasi program 5S ke seluruh sivitas akademika.

Universitas Darma Persada

10
6

PEDOMAN 5S
b. Tim 5S menyenggarakan sosialiasai program 5S kepada sivitas
akademika dalam rangka memberikan pemahaman yang sama
tentang penting dan manfaatnya 5S dalam penyelenggaraan
pendidikan di Universitas Darma Persada dan bagaimana
melaksanakan kegiatan/pekerjaan baik secara keseluruan,
kelompok maupun individu.
c. Lokakarya atau workshop dilaksanakan dalam rangka membentuk
organisasi 5S di seluruh unit kerja dan membuat kerangka atau
bagan proses 5S sesuai dengan standar yang ditetapkan.
d. Penerapan program 5S diawali dengan kegiatan S1-Seiri dan
dilanjutkan dengan tahap-tahap berikutnya sampai dengan
mencapai S5 di masing-masing unit kerja dan masing-masing
individu termasuk organisasi mahasiswa.

3. Tahap Pengendalian Program 5S

Pengendalian diperlukan untuk mengukur kesesuaian dan ketercapaian
program kerja dalam upaya mengevaluasi implementasi program 5S
secara periodik dan menjaga keberlanjutan program 5S yang diterapkan
di seluruh unit kerja dengan cara monitoring, evaluasi dan audit internal.
Universitas Darma Persada
7

11

PEDOMAN 5S
Pengendalian 5S dimulai dengan kegiatan monitoring dan evaluasi
serta audit internal.
Adapun tahap-tahap pengendalian melalui monitoring dan evalausi
dilaksanakan oleh Tim 5S yang secara garis besar dijelaskan sebagai
berikut :
a. Tim 5S melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan,
bulanan atau semesteran) secara berkala sesuai dengan jadwal yang
telah ditetapkan terhadap pelaksanaan 5S di seluruh unit kerja,
termasuk organisasi kemahasiswaan.
b. Tim 5S melakukan pencatatan dan pemeriksaan terhadap
pelaksanaan program 5S terhadap semua aspek sesuai dengan
pedoman yang ditetapkan.
c. Tim 5S melakukan evaluasi terhadap temuan-temuan hasil
pemantauan dan pencatatan atau rekaman berupa penyimpangan,
kelalaian, kesalahan atau sejenisnya terhadap pelaksanaan program
5S oleh semua unit kerja.
d. Tim 5S melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau
penyebab terjadinya penyimpangan atau bila tidak sesuai dengan
pedoman yang ditetapkan.
e. Tim 5S membuat laporan tertulis tentang temuan dan hasil evalausi,
kemudian disampaikan kepada pimpinan Universitas Darma
Persada untuk ditindaklanjuti.
Universitas Darma Persada

12
8

PEDOMAN 5S
Disamping pengendalian program 5S dilaksanakan oleh Tim 5S
dengan monitoring dan evalausi, maka dalam rangka peningkatan
mutu pengedalian pelaksanaan 5S dilaksanakan pula dengan cara audit
internal yang dilaksanakan pada setiap berakhirnya satu siklus yaitu
satu tahun kalender akademik oleh Tim Audit Internal Unit Penjaminan
Mutu (UPM).
Adapun tahap-tahap pengendalian melalui audit internal yang
dilaksanakan oleh Tim Audit Internal UPM secara garis besar dijelaskan
sebagai berikut:
a. Tim Audit Internal UPM membuat perencanaan audit program 5S
untuk setiap unit kerja termasuk organisasi kemahasiswaan.
b. Tim audit internal menyampaikan jadwal audit kepada auditi.
c. Tim audit internal melaksanakan audit dengan cara melakukan
pencatatan, pemeriksaan dokumen dan aktivitas serta wawancara di
lokasi auditi.
d. Tim audit internal melakukan diskusi tentang temuan-temuan
dengan auditi khususnya temuan terhadap penyimpangan dan atau
ketidaklengkapan dokumen untuk segera diperbaiki dalam jangka
waktu sesuai dengan yang disepakati.
e. Tim audit internal melakukan pembuatan laporan kepada rektor
untuk ditindaklanjuti.
Universitas Darma Persada
9

13

PEDOMAN 5S
4. Tahap Pengembangan/Peningkatan Program 5S
Peningkatan mutu program 5S diperlukan ketika dalam satu siklus
pelaksanaan program telah berakhir, yaitu setiap 1 (satu) tahun kalender
akademik berdasarkan pada hasil audit internal yang dilaksanakan oleh
tim audit internal setiap awal tahun akademik.
Peningkatan mutu dimaksudkan untuk mencapai standar yang ditetapkan
dan peningkatan mutu yang telah tercapai dengan cara benchmarking
internal dan eksernal.
Adapun tahap-tahap pengembangan/peningkatan kegiatan 5S secara
garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Pimpimam Universitas Darma Persada dan UPM mempelajari dan
melakukan peninjauan terhadap laporan Tim 5S dan Tim Audit
Internal.
b. Pimpinan Universitas Darma Persada menyelenggarakan rapat
pimpinan untuk mengevaluasi hasil pemeriksaan dan peninjauan
atas laporan Tim 5S dan Tim Audit Internal dan melaksanakan kaji
ulang terhadap laporan tersebut.
c. Pimpinan Universitas Darma Persada melakukan pengambilan
keputusan atas adanya penyimpangan dan menentukan kebijakan
dalan rangka usaha penigkatan mutu melalui program 5S.
Universitas Darma Persada

14
10

PEDOMAN 5S
BAB V
PROGRAM 5S

S1SEIRI
A. DEFINISI
SEIRI berarti membedakan dengan jelas barang yang bermanfaat dari
barang sisa sampah dan membuang barang yang tidak berguna.
Seiri secara langsung berarti mengatur segala sesuatu dengan rapi. Di
tempat kerja banyak sekali benda yang seringkali dapat menyebabkan
timbulnya gangguan operasional dalam bekerja, antara lain tentang
keluhan setiap orang yang mengeluhkan sempitnya ruang kerja
mereka karena terlalu banyak barang.

B. AKTIFITAS
1. Melakukan Pemeriksaan
a. Periksa Rak-rak

Periksa barang yang tidak dipakai dan tidak berguna.

Cek barang lain selain barang yang sudah ditetapkan.

Rak paling atas dan bawah merupakan tempat utama
menyimpan barang-barang.
Universitas Darma Persada
11

15

PEDOMAN 5S

b. Periksa Lemari dinding perkakas/laci/kabinet

Cek semua perkakas seperti palu, pemotong dan lain-lain.

Cek alat pengukur seperti kompas, jangka geser (vernier)
dan meteran penunjuk (dial gauge).

Periksa barang pribadi yang biasanya tersimpan, seperti
seperti majalah, komik kartun dan lain-lain.
c. Periksa Lantai

Bagian paling ujung atau sudut lantai merupakan tempat
yang perlu mendapat perhatian.

Cek alat yang tidak dipakai dan tidak berguna.
d. Cek penyimpanan barang ( tinta catridge, alat tulis dan
lainnya)

Periksa barang-barang yang tidak pernah dipindahkan dan
berdebu, perlu diperhatikan.
e. Periksa di luar area kerja

Periksa dokumen/barang yang tidak dipindahkan selama 5
tahun dan telah rusak.

Periksa peralatan yang tidak dipakai namun masih saja
disimpan.
f. Periksa Kantor (termasuk kantor yang terletak di dalam
area kerja)
Cek rak, lemari dinding tempat dokumen dan lemari
dinding tempat dokumen yang tidak dipakai.

Cek produk sample atau produk demo.
Universitas Darma Persada

16
12

PEDOMAN 5S
2. Melakukan Pemilahan
a. Pemilahan terhadap status setiap barang, alat, mesin, dokumen,
ruang, pekerjaan dan sebagainya yang diperlukan dan berkaitan
dengan fungsi, tugas dan tanggungjawab dalam unit kerja
dan terhadap setiap barang bersama dan barang pribadi yang
diperlukan.
b. Pemilahan barang, alat, mesin. dokumen, ruang berdasarkan
fungsi atau kegunaannya.
c. Pemilahan barang, alat, mesin. dokumen, ruang berdasarkan dan
tingkat kebutuhannya ( sering-kadang-jarang ) dipergunakan.
d. Pemilahan dan eliminasi barang yang tidak diperlukan pada
sumbernya dengan cara pengelompokam barang ke dalam
kategori diperlukan dan tidak diperlukan serta kelompok
lainnya.
3. Melakukan Pembuangan
a. Membuang item yang ada nilainya dengan cara :
Dikumpulkan menjadi satu dan dikoordinir unit tertentu.
Melakukan penawaran kepada pihak lain atau mencari
pembeli yang menawarkan harga tinggi.
b. Membuang item yang tidak ada nilai ekonomisnya dengan
segera dan cara aman sesuai peraturan yang berlaku dan tidak
mengganggu lingkungan kerja.
Universitas Darma Persada
13

17

PEDOMAN 5S

S2 SEITON
A. DEFINISI
Seiton berarti menemukan cara untuk menyimpan peralatan dengan
menekankan pada aspek keamanan, mutu dan efektifitas. Hal yang
penting dalam kegiatan Seiton ini adalah :
Menjaga kerapian dokumen/barang, sehingga jika diperlukan
mudah dicari dan dapat langsung diperoleh dengan mudah tanpa
memerlukan waktu yang lama.
Merapikan tempat kerja. Semua dokumen dan barang yang tidak
berguna atau tidak sedang dipakai harus dibersihkan dan hanya
menyisakan barang yang benar-benar bermanfaat di tempatnya.

B. AKTIFITAS
1. Membuang segala sesuatu yang tidak berguna.
Dalam aktifitas ini lakukan sesuai dengan fakta-fakta penting
yang telah dijelaskan sebelumnya dalam SEIRI.
2. Membersihkan rak-rak penyimpanan.
Penggunaan ruang untuk rak dan tempat penyimpanan file yang
telah ditetapkan dalam bagian SEIRI harus di-sub kelompokkan
kembali.
Universitas Darma Persada

18
14

PEDOMAN 5S

Selain itu rak tambahan (jika diperlukan) dibuat seminim mungkin

dengan mempertimbangkan adanya kebutuhan dan pengaturan
yang tepat.

3. Menentukan tempat penyimpanan.

Perlu dibuat kesepakatan di unit kerja untuk menentukan
cara menyimpan yang mudah dan sederhana dengan
mempertimbangkan beberapa hal sebagai berikut :
a. Barang yang sering dipakai harus disimpan di dekat pengguna.
b. Barang yang sering dipakai harus disimpan di tempat setinggi
antara bagian siku dan bahu.
c. Barang yang jarang dipakai harus disimpan di tempat lain
dengan membedakannya menurut penggunaan (kumpulkan
semua barang yang jarang dipakai tersebut di tempat yang
sama). Simpan barang dengan penggunaan yang sama pada
tempat yang telah ditentukan.
4. Membuat tanda tempat penyimpanan.
Tanda tempat penyimpanan dapat dibagi menjadi 2 kategori.
Kategori pertama tanda lokasi dan yang kedua adalah label
peralatan.
a. Tanda Lokasi.
Nomor rak dan nomor yang ada pada lantai menunjukkan
tempat rak tersebut.
Universitas Darma Persada
15

19

PEDOMAN 5S
Ruang pertemuan atau rapat, tempat parkir atau locker
sebaiknya mempunyai nomor.
Kapan saja kita perlu mengambil sesuatu kita harus
mengetahui di mana tempat penyimpanannya.
b. Cara penentuan nomor tanda lokasi.
Penentuan nomor haruslah sederhana dan tidak terlalu rumit
sehingga setiap orang dapat mengingatnya dengan mudah.
Misalnya rak yang saling berdekatan letaknya diberi nomor
1, 2, 3, dimulai dari sisi kiri dan masing-masing rak harus
diberi label dengan huruf A, B, C secara berurutan secara
vertikal.
5. Memberi label pada dokumen dan barang-barang yang
disimpan.

Dengan label, dapat mengetahui apa yang disimpan serta untuk

memastikan kembali apapun yang disimpan pada rak itulah yang
kita butuhkan.
a. Label Peralatan
Label ini membantu orang agar dengan mudah dapat
mengidentifikasi barang/dokumen yang dicari dan juga
ketika mau mengembalikannya lagi. Sebuah simbol yang
menunjukkan jenis peralatan akan diletakkan pada bagian rak
di mana tempat rak itu berada.

Universitas Darma Persada

20
16

PEDOMAN 5S
b. Cara menempelkan label.
Label ditempel pada bagian depan suatu alat, label harus
mudah dilihat, dibedakan dan dipahami oleh semua orang
termasuk orang luar.
Gunakan berbagai warna untuk mempermudah pembedaan.
6. Membuat tabel daftar barang.
a. Lokasi rak harus dicatat dalam tabel.
b. Untuk membedakan secara tepat suatu lokasi untuk menyimpan
apa, yaitu dengan mendaftar barang apa saja yang ada pada
rak di dalam tabel sesuai dengan jenisnya. Misalnya rak yang
berisi buku referensi dan skripsi dibedakan tabelnya.
c. Memudahkan mencari dan memperoleh apa yang dibutuhkan.
d. Mempersingkat waktu pencarian apa yang diperlukan, sehingga
dapat menghemat banyak waktu pencarian suatu barang.
7. Pemeriksaan bahwa semua dokumen dan barang berada sesuai
tempatnya.
Semua dokumen dan barang harus ditempatkan sesuai dengan
label atau sebagaimana telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan
mekanisme untuk memastikan bahwa semua orang di area tersebut
memahami mekanisme penyimpanan dan pengembalian barang di
area tersebut atau melakukan inovasi atau mencari cara lain demi
kemudahan praktis.

Universitas Darma Persada

17

21

PEDOMAN 5S

S3SEISO
A. DEFINISI
Seiso berarti menjaga tempat kerja dalam kondisi bersih dan rapi
sepenuhnya tanpa sisa kotoran dan sampah yang berserakan. Hal yang
terpenting dalam melakukan kegiatan seiso adalah :
a. Secara langsung melakukan kegiatan kebersihan yang berarti
menyapu dan membersihkan dalam usaha merapikan tempat
kerja termasuk tempat penyimpanan dokumen/barang.
b. Area kerja tanpa sampah atau kotoran dapat menciptakan kondisi
kerja yang lebih nyaman.
c. Menyeka dan mengelap adalah cara yang paling umum untuk
memeriksa adanya kelalaian bekerja karena peralatan dalam
kondisi kotor dapat menimbulkan masalah lebih lanjut.
B. AKTIFITAS
1. Mengelilingi area kerja dengan perasaan nyaman.
a. Kebersihan lantai merupakan langkah pertama dalam
membentuk hubungan yang baik dengan tempat kerja. Kondisi
ini juga mempunyai efek yang besar sehingga setiap orang
mau berada dan siap bekerja di tempat kerja.

Universitas Darma Persada

22
18

PEDOMAN 5S
b. Kondisi yang bersih dapat mempengaruhi manusia secara

psikologis dengan membuat diri mereka merasa nyaman dan

tidak merasa stress.

c. Menyadari pentingnya aspek kerapian, membersihkan lantai

merupakan prioritas berikutnya sesudah membuang semua
barang yang tidak berguna atau yang tidak diinginkan.
2. Melakukan langkah-langkah penting
a. Membersihkan area kerja sampai tuntas dan membuang semua
dokumen/barang yang tidak berguna.
b. Tetapkan batasan untuk membagi area.
Garis pemisah untuk tempat berjalan.
Tetapkan simbol di lantai misalnya tidak ada penghalang di
area tersebut dan sebagainya.
Gambar di lantai menunjukkan lokasi yang biasanya
terdapat benda berukuran kecil misalnya tempat sampah,
tempat dispenser, alat pemadam kebakaran dan sebagainya.
3. Menghilangkan penyebab timbulnya kotoran

Menghilangkan kotoran yang mengotori area lingkungan kerja

Misalnya : spidol bekas mengajar di ruang kelas segera dibuang
atau diisi ulang agar tidak menumpuk di white board.

Universitas Darma Persada

19

23

PEDOMAN 5S
4. Membersihkan area kecil yang sering terabaikan.
a. Lakukan pengecetan atau gosok dengan lilin untuk mencegah
debu menebal.
b. Di area di mana ketepatan dan presisi alat kerja dibutuhkan
misalnya laboratorium harus diambil tindakan pencegahan
yang sangat ekstrim terhadap kotoran seperti debu dan sisa
pembuangan.
5. Melakukan pembersihan dengan seksama dan membangun
lingkungan yang lebih baik di area-area :
a. Di sekitar white board ruang kelas/rapat.
b. Di sekitar lantai, partisi dinding, dinding dan sudut.
c. Di bagian atas, di atas atap, sudut dan sisi lain.
d. Tabung bola lampu dan sudut-sudutnya.
e. Di bagian atas dan bawah meja termasuk sekeliling rak.

Universitas Darma Persada

24
20

PEDOMAN 5S

S4 SEIKETSU
A. DEFINISI
Seiketsu merupakan sebuah kegiatan standarisasi di mana setiap
orang harus berupaya mempertahankan kemajuan yang telah
dicapai melalui S1, S2 dan S3. Pada waktu yang sama penerapan
kontrol visual (visual control photograph) sebagai sarana perbaikan
juga dianggap sebagai standarisasi, karena dapat membantu
meningkatkan alat bantu visual guna memastikan implementasi
bergerak ke arah yang benar. Karena itu, S4 dapat dibagi menjadi 2
bagian utama yaitu:
1. Standarisasi untuk mempertahankan kestabilan S1, S2 dan S3.
2. Standarisasi melalui visualisasi sehingga implementasi berjalan
dengan tepat dan memenuhi standar (control visual).

B. AKTIFITAS
1. Untuk mempertahankan 3 (Tiga) S yang pertama, berikut
hal yang harus dilakukan;
a. Menentukan langkah-langkah dalam standarisasi.
Dalam menetapkan standar diperlukan partisipasi seluruh
tim kecil (small group) dalam setiap unit kerja.
Universitas Darma Persada
21

25

PEDOMAN 5S

Masing-masing tim kecil akan menetapkan standar
masing-masing tim yang akan dibahas dalam suatu diskusi.
Dokumen dan barang, serta area dengan karakteristik
sejenis harus mempunyai standar yang sama di mana
selebihnya akan tetap statusnya dalam setiap tim kecil.
Demikian juga masing-masing unit kerja harus menetapkan
standar dan membahas perbaikan yang diperlukan melalui
proses yang sama dengan tim kecil tersebut, yaitu dengan
cara :
Set standar area.
Membahas standar yang ditetapkan oleh masing-masing
tim kecil dan memperbaiki perbedaan untuk memenuhi
standar unit kerja.
Mengumpulkan standar unit kerja untuk dikembangkan
sebagai standar bersama di tingkat universitas.
Membuat perbaikan sehingga sesuai dengan standar baru
yang ditetapkan oleh administrator (standar universitas).
Menerapkan standar tersebut dalam tim.
b. Prinsip prinsip menetapkan standar.
Tetapkan standar pada area-area seperti lantai, tempat
berjalan, dinding, langit-langit, pintu, jendela dan tirai.
Universitas Darma Persada

26
22

PEDOMAN 5S
Tetapkan standar juga pada objek atau peralatan yang
digunakan di lokasi berbeda yang mungkin tidak dapat
diterapkan, seperti di bagian kantor, toilet, ruang P3K,
laboratorium, tempat penyimpanan dan sebagainya.

Contoh: Peralatan yang memerlukan penetapan tandar
di dalam kantor antara lain sebagai nerikut :

Meja kerja.
Kursi.
Lemari dinding dan tempat penyimpanan file.
Papan tulis.
Telepon.
Mesin tik.
Mesin fotokopi.
Mesin fax.
Rak-rak.
Elektrikal, sinar lampu, stop kontak, konektor dan
ceret.
Kipas angin.
Pendingin udara (AC).
Gantungan kunci dan sebagainya.

Universitas Darma Persada

23

27

PEDOMAN 5S
Contoh: Peralatan atau item yang memerlukan penetapan

standar dalam sebuah area toilet antara lain

Tempat cuci tangan.
Barang barang yang bersih.
Tisu gulungan.
Cermin.
Pengering tangan.
Tempat sampah.
Sabun dan sebagainya.
c. Menjadwal pelaksanaan 5S.

Masing-masing unit kerja harus membuat jadwal waktu

5S secara jelas yang mencakup jadwal penilaian, jadwal
pembersih dan waktu Big Cleaning Day.

d. Menjadwal Audit 5S.

Untuk memotivasi dan mengukur hasil dari setiap
perbaikan yang dilakukan, perlu dilakukan audit internal
dengan menetapkan tanggal untuk penilaian tersebut secara
tahunan. Pembatalan dan penundaan tidak dapat diterima
kecuali jika timbul masalah yang amat penting. Hal ini
guna mencegah karyawan mengabaikan pentingnya audit
tersebut dan menghargai kegiatan 5S secara konsisten.
Universitas Darma Persada

28
24

PEDOMAN 5S
2.

Menetapkan standar kontrol visual

Di antara seluruh panca indra manusia, mata dianggap sebagai
penerima sinyal terbaik sebelum pesan dipindahkan ke otak.
Jadi, berbagai metode komunikasi diuji untuk memastikan
metode visualisasi paling efektif yang akan diterapkan agar
dapat memahami pesan cepat dan akurat. Kontrol visual akan
membantu mengurangi waktu yang dihabiskan sia-sia guna
pencarian dokumen / barang peralatan yang disimpan di suatu
tempat.

Dengan menerapkan kontrol visual di seluruh unit kerja, maka

akan meningkatkan kemampuanya untuk menghasilkan dan
melakukan pengoperasian secara efektif dan efisien.
Jenis kontrol visual.
a. Label ( simbol atau huruf):
Gunakan simbol stiker warna untuk menunjukkan barangbarang yang dicek secara visual.
Gunakan label/tanda saat menangani proses pekerjaan
yang rumit.
Gunakan tanda atau stiker untuk menunjukkan
pemeriksaan peralatan dalam masa penilaian.
Gunakan tanda untuk menunjukkan tanggungjawab.
Jenis tanda-tanda lainnya.

Universitas Darma Persada

25

29

PEDOMAN 5S

Contoh: Jenis kontrol visual yang berbeda :

Tanda atau symbol yang mengacu pada keselamatan.
Tanda atau symbol tempat penyimpanan peralatan.
Garis-garis yang menunjukkan wilayah atau pembagian
area
Indikasi kondisi atau keadaan yang tidak biasa.
Label-label pada dokumen, peralatan, dan lokasi.
Gambaran prosedur alur kerja (Work flow process chart).
Tanda-tanda yang menunjukkan arah.
b. Batas kontrol.
Gunakan simbol yang menunjukkan status pengukuran
seperti kondisi normal/ abnormal dan kondisi yang
sebenarnya.
Gunakan atau tunjukkan penggunaan symbol-simbol
tertentu yang mengacu pada keadaan normal seperti
tanda sesuai (Match Mark)
Tentukan simbol seperti garis atau titik untuk mencari
tempat penyimpanan.
c. Ide visual.

Buat sebuah peta yang menyatakan area yang
bermasalah atau lokasi yang harus diperlakukan
secara hati-hati di kampus (bila ada).

Ciptakan cara yang lebih efektif dan cepat dalam
menelusuri tingkat penyimpanan peralatan.

Universitas Darma Persada

30
26

PEDOMAN 5S

S5-SHITSUKE
A. DEFINISI

Kedisiplinan untuk mempraktekan 5S dalam keseharian, membuatnya

menjadi kebiasaan dan akhirnya menjadi suatu budaya dalam
melakukan pekerjaan sehari-hari.

B. AKTIFITAS
1. Membuat lembaran pemeriksaan pelaksanaan 5S secara bulanan
sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan dalam S4.
2. Melakukan revisi 5S secara ketat setiap bulan dengan
merencanakan jadwal tahunan berupa tanggal, waktu, area dan
pemeriksa untuk melakukan penilaian (audit). Jangan lakukan
pembatalan atau penundaan dan kunjungan kecuali jika kondisi
yang amat tidak biasa terjadi.
3. Melakukan pertemuan bulanan small group, unit kerja dan
pimpinan universitas yang memastikan kembali bahwa kegiatan
berjalan dengan lancar karena masalah-masalah yang diprediksi
terbuka untuk dibahas dengan cara brainstorming.
Universitas Darma Persada
27

31

PEDOMAN 5S
4. Melakukan Evaluasi (Auditor)
a. Prosedur Evaluasi.

Proses evaluasi kegiatan 5S dibuat berdasarkan sistem

pembuatan nilai yang berhubungan dengan sasaran yang
ditetapkan sebelumnya dengan bobot nilai yang lebih
tinggi kearah kegiatan yang penting. Proses evaluasi harus
dilaksanakan setiap bulan dengan menetapkan tanggal
dan waktu pemeriksaan. Area yang akan dievaluasi harus
memberikan laporan tertulis atas kemajuan yang dicapai
pada pemeriksa setiap kali kunjungan dilakukan. Pemeriksa
(auditor) akan mengisi formulir penilaian 5S sesuai
dengan laporan dan area actual yang diperiksa kemudian
membuat rekomendasi dan saran perbaikan jika diperlukan.
Selanjutnya nilai yang telah dihitung dikirim ke koordinator
5S untuk dibandingkan hasil yang telah dicapai di unit kerja
sebelum membuat kesimpulan akhir atas seluruh kemajuan
aktivitas.
Penilaian standar S1-S3 dibuat berdasarkan penilaian
pemeriksa di mana masing-masing auditor akan menilai
hasil dan menghitung rata-rata nilai akhir atau melaksanakan
pertemuan yang membahas masing-masing sudut pandang

Universitas Darma Persada

32

PEDOMAN 5S
pemeriksa sebelum menyimpulkan nilai untuk masingmasing area yang dinilai.
Penilaian akan dilaksanakan pada tiga tingkat jabatan yang
berbeda yaitu dalam tim kecil , kemudian tingkat kepala
unit kerja (middle management) dan tingkat universitas (top
management).
Catatan: tim kecil harus menilai kinerja mereka secara
konsisten setiap bulan bahkan sesudah melewati pemeriksaan
terakhir oleh kepala unit kerja dan pimpinan universitas guna
memastikan kembali standar yang terbaik.
b.

Formulir evaluasi.
Membuat formulir untuk keperluan evaluasi tersebut di atas.

5. Melakukan Penilaian (Auditor)

Penilaian kemajuan untuk 5S akan dilaksanakan setiap bulan
melalui akumulasi nilai (angka) kemajuan dari aktivitas yang
dilakukan dalam tim kecil dari masing-masing unit kerja, kemudian
menyerahkan hasil tersebut kepada pimpinan universitas engan
salinan dikirimkan ke Tim 5S untuk memperoleh kesimpulan
secara menyeluruh.
Universitas Darma Persada

33

PEDOMAN 5S
BAB IV
STRATEGI IMPLEMENTASI PROGRAM 5S

Strategi pencapaian imlementasi program 5S yang diterapkan di

Universitas Darma Persada berkaitan dengan penetapan, pelaksanaan/
pemenuhan, pengendalian, pengembangan / peningkatan

mutu

pendidikan yang salah satunya diwujudkan dengan melaksanakan

program 5S.

Dalam upaya pemenuhan program 5S yang diterapkan di semua unit
kerja termasuk organisasi mahasiswa, beberapa strategi implementasi
yang

dilakukan

dalam

penetapan,

pelaksanaan/pemenuhan,

pengendalian. pengembangan / peningkatan program 5S , antara lain:

1. Dalam penetapan pedoman 5S melalui mekanisme seperti yang
diatur melalui strategi antara lain :
a. Mempelajari dan memahami pedoman-pedoman yang berkaitan
dengan program 5S.
b. Melakukan studi banding ke berbagai perusahaan dan atau
universitas yang telah dengan baik baik mengimplementasi
program 5S.

Universitas Darma Persada

34
28

PEDOMAN 5S
c. Melibatkan secara aktif unit kerja terkait dalam perancangan,
penyusunan dan penetapan pedoman 5S di tingkat universitas,
fakultas, program pasca sarjana, jurusan/progam studi serta
unit kerja lain serta organisasi mahasiswa.
2. Dalam pelaksanaan program 5S, strategi pemenuhan atau
pencapaian Program 5S dilakukan melalui mekanisme dengan
mengadopsi Manual SPMI Unsada yaitu dengan :
a. Menyelenggarakan lokakarya atau workshop, pelatihan,
seminar secara terstruktur dan terencana baik, yang sesuai
dengan perencanaan program 5S.
b. Melakukan sosialisasi program 5S, kepada para pejabat
struktural bidang akademik, para dosen, staf administrasi,
mahasiswa alumni dan semua sumber daya manusia yang
terlibat dalam penyelenggaraan pendidikan di Unsada.
3. Dalam implementasi

program 5S diperlukan manajemen

pengendalian dengan mengacu pada manual SPMI antara lain :

a. Melaksanakan monitoring dan usaha peningkatan pelaksanaan
program 5S di semua unit kerja agar terbangun siklus kaizen
yang berkelanjutan atau continuous quality improvement.

Universitas Darma Persada

35

PEDOMAN 5S
b. Melakukan manajemen pengendalian program 5S melalui
monitoring dan evaluasi penyempurnaan dan peninjauan pedoman
5S yang dilakukan setiap akhir tahun akademik.
c. Melaksanakan

audit internal guna mengetahui kekuatan dan

kelemahan berbagai kriteria yang ditetapkan dalam program 5S

dan sebagai penilaian (assessment) dari setiap unit kerja terkait
program 5S dalam mengontrol pelaksanaan/pemenuhan program
5S dengan mengacu pada Audit Internal Charter Universitas
Darma Persada.
4. Melaksanakan pengembangan / peningkatan program 5S

yang

diperlukan ketika program 5S dilaksanakan dalam satu siklus atau

kurun waktu tahun akademik berakhir melalui :
a. Benchmarking internal (antar jurusan/program studi) dan eksternal
(antar jurusan/program studi instutusi atau perguruan tinggi lain).
b. Mengusahakan kerja sama dengan antar jurusan/progam studi dan
atau unit kerja internal dan eksternal, dengan tujuan peningkatan
mutu program 5S.

Universitas Darma Persada

36

PEDOMAN 5S

Universitas Darma Persada

37

PEDOMAN 5S

Universitas Darma Persada

38