e-Procurement

Pengalaman Implementasi
dan Perencanaan Ke Depan
di Pemerintah Kota Surabaya

Drh. SUNARNO ARIS TONO,MSi.

 Latar
Belakang
• Pelaksanaan proyek selalu terlambat
• Harga kontrak relatif sama atau lebih mahal
dibanding harga toko/pasar
• Ada tuduhan bahwa Walikota - Kepala
Satuan Kerja – PPK/Pimpro – Panitia
Pengadaan bisa menerima sesuatu dari
peserta/pemenang lelang
Dasar Hukum
• UU nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa
Konstruksi
• PP nomor 29 tahun 2000 tentang
Penyelenggaraan Jasa Konstruksi
• Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang
Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
yang telah diubah ke-empat kalinya dengan
Perpres nomor 8 tahun 2006
• Instruksi Presiden nomor 5 tahun 2004 tentang
Percepatan Pemberantasan Korupsi
• Peraturan Walikota Surabaya nomor 4 tahun
2008 tentang Pedoman Teknis Pelaksanaan
Anggaran Belanja Langsung dan Pengadaan
Barang/Jasa.
Perjalanan Implementasi
• Tahun 2003 dimulai dengan “Lelang Serentak”
dengan fasilitasi pendaftaran dan evaluasi
prakualifikasi melalui internet (dasar Keppres
nomor 18 thn 2000)
• Tahun 2004 – 2006 menerapkan semi
eProcurement (dasar prosedur Keppres nomor
80 thn 2003)
• Tahun 2007 telah menerapkan 99% fully
eProcurement (dasar prosedur Keppres nomor
80 thn 2003 jo Perpres nomor 8 thn 2006)
• Pelaksanaan pelelangan dilaksanakan oleh
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
• Tahun 2008 akan menerapkan 100% fully
eProcurement (setelah UU ITE disahkan)
 Konsep Dasar
Implementasi
Prosedur pengadaan sebagaimana Peraturan dilaksanakan sebisa
mungkin dengan cara elektronik (by internet) :
Lelang tetap dilakukan oleh Panitia Pengadaan (pembuatan
OE, Aanwijzing, Evaluasi Penawaran – Kualifikasi, Usulan
Calon Pemenang) di Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Dibentuk sekretariat layanan eProcurement sebagai admin
sistem informasi & fasilitator para user/stake holder
(Penyedia Brg/Jasa – Panitia Pengadaan – PPK)
Urut – urutan / tahapan lelang mengikuti ketentuan Keppres
80/2003 - jo Perpres 8/2006
 Konsep Dasar
Implementasi
Menghilangkan kontak langsung panitia
pengadaan dengan peserta lelang, dan antara
peserta dengan peserta lainnya kecuali pada
pembukaan sampul
Semua reason Panitia untuk menggugurkan
peserta lelang dapat diakses publik di situs e-
Procurement
Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat
diakses oleh publik di situs e-Procurement
 Menetapkan jadwal
Bagan Alur Nilai penawaran
Mengevaluasi Penawaran
submit
submit
Sekretariat Layanan eProc
Unit Layanan Penyedia
Pengadaan Server, Barang/Jasa
Staf
fire wall
Sistem
Informasi Admin
up load
e-Proc down load

Menyusun OE Pengumuman, alasan

Menyusun dok lelang Mempelajari dok lelang
gugur, dokumen
Memilih paket pekerjaan
lelang, pengaduan,
Menghitung penawaran
dll
 Alur Prosedur pada ULP
INPUT PROSES OUTPUT
Data staf bersertifikat 1. Kepala Daerah
Membentuk Gugus Tugas Menetapkan Gugus 2. Direktur Procurement Unit
keahlian pengadaan Gugus Tugas Pelelangan
Pelelangan (2) Tugas Pelelangan (1) 3. Gugus Tugas Pelelangan
barang /jasa pemerintah
4. Manajer Procurement Unit
5. Bagian Administrasi
6. Bagian Teknis
7. Bagian Sarana Prasarana
8. Pengguna Anggaran
Data Pekerjaan di SKPD Membagi pekerjaan ke Membuat dan menyerahkan rekap data 9. Pejabat Pembuat Komitmen
(5 hari sebelum pengumuman lelang ) Gugus Tugas Pelelangan lelang tertulis kepada Sekretariat Menentukan HPS (3,6) 10. Sekretariat Layanan e -Procurement
(8) (4) Layanan e -Procurement (5)

Meng -upload dokumen Mendaftarkan pekerjaan ke

dalam putaran Memasukkan data detil
pemilihan penyedia
(3 hari sebelum pengumuman lelang ) pekerjaan (3,5)
barang /jasa (3,5) (3,5)

Tanda tangan Berita

Perubahan data dan Melakukan perubahan data dan Acara Kesepakatan Untuk
Pengumuman Lelang (10)
dokumen ? dokumen (3,5) Pekerjaan Yang Akan
Dilelang ( 3)

Pertanyaan aanwijzing Menjawab pertanyaan Mencetak BAP , mengupload BAP

Membuka penawaran (3)
dan penawaran aanwijzing (3) dan addendum (3,5)

Membuat laporan proses

Mengusulkan calon
pemilihan penyedia barang /jasa Melakukan evaluasi (3)
pemenang (3)
kepada Direktur (3)

Melaporkan usulan calon Pengumuman Hasil Lelang

Menetapkan Pemenang (9)
pemenang kepada PPKm (2) (10 )
Teknis Operasional
Implementasi
Ditetapkan Instruksi Walikota tentang
Penyelenggaraan lelang secara e-Procurement
Membentuk Sekretariat Layanan eProcurement
dengan payung hukum Peraturan Walikota
Membentuk Unit Layanan Pengadaan dengan
payung hukum Peraturan Walikota
Sosialisasi dan pelatihan serta penyediaan pusat on
line bagi penyedia barang/jasa 24 jam
Teknis Operasional
Implementasi
Menyusun standar dokumen pemilihan
penyedia barang/jasa (untuk panitia
pengadaan)
Menyusun standar kontrak pengadaan
barang/jasa pemerintah (untuk panitia
pengadaan & penyedia barang/jasa)
Standarisasi Layanan

• Perolehan sertifikasi ISO 9001 : 2000

Quality Management System untuk
Sekretariat Layanan e-Procurement di
tahun 2005
• Perolehan sertifikasi ISO 27001 : 2005
Information Security Management System
untuk Sekretariat Layanan e-Procurement
di bulan Desember 2006, serah terima
oleh Badan Sertifikasi SAI Global dgn
Walikota pada 29 Maret 2007 (yang ketiga
setelah Prsh Jasa Konsultan di Jkt & BI; yg
pertama u/ Instansi Pemerintah)
 Hasil – Hasil dan manfaat
yang telah diperoleh
• Terjadi efisiensi :
- thd biaya proses s/d 80% (krn kertas kerja terkurangi)
- thd penawaran antara 20%-25%
• Mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam proses
pengadaan barang/jasa, shg paket – paket proyek berjalan
relatif lebih tepat waktu (proyek lanjutan/luncuran menurun),
layanan publik terjaga
• Panitia Pengadaan dapat melakukan evaluasi kualifikasi dan
evaluasi penawaran dengan cepat dan akurat
• Memberikan respon yang cepat terhadap pertanyaan serta
klarifikasi selama proses lelang
Hasil – Hasil dan manfaat
yang telah diperoleh
• Mengurangi personil yang terlibat dalam penerimaan,
pencatatan, maupun pendistribusian persyaratan
administrasi lelang
• Memperbaiki rantai audit dalam rangka transparansi dan
menilai integritas pihak – pihak yang terkait proses
lelang (akuntabilitas terjaga)
Hasil – Hasil dan manfaat
yang telah diperoleh
• Masyarakat bisa awasi pekerjaan,
karena spesifikasi teknis pekerjaan dpt
di-download dari situs (rasa memiliki
timbul & partisipasi bisa meningkat)
• Menyediakan kesempatan kerja yang
luas bagi penyedia barang/jasa
kategori kecil
Statistik 25%
2 4 .7 6 %
2 2 .2 7 %
2 0 .6 3 %
20%
1 5 .6 5 %
15%

10%

5%

0% 2004
2004 2005 2006 2007 2005
2006
Ta hun A ng g a ra n 2007
 Issue proteksi perusahaan
lokal/daerah
TAHUN 2004 2005 2006
Perusahaan Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase
Pemenang
Domisili dari 380 96,45% 1539 96.01% 1099 95.07%
Surabaya

Domisili luar 14 3,55% 64 3.99% 57 4.93%

Surabaya

CATATAN : Paket pekerjaan pemenang luar Surabaya tak ada

yang jasa konstruksi (pemasokan barang & jasa
konsultansi)
 Proses kerja ULP
dalam pelayanan panitia dan penyedia
Pengembangan
selanjutnya
• Aplikasi e-Procurement di-install di
server Instansi Pemerintah lain dan
dapat saling terintegrasi seolah-olah jadi
1 sistem tunggal (Sistem Pengadaan
Nasional)
• Membentuk prototype kelembagaan
Certificate Authority (CA) untuk
menjalankan fungsi kendali terhadap
penggunaan Infrastruktur Kunci Publik
 Suplemen eProcurement
yang sudah dikembangkan
• e-Sourcing, sebagai katalog elektronik, rujukan
standar teknis barang/jasa publik bagi para
user, salah satu source harga pasar u/ OE
(dikembangkan dgn prinsip Supply Chain
Management – SCM dgn enviroment public
sector)
• m-Procurement, sebagai pemenuhan life style
para user yang mempunyai mobilitas tinggi
• Help Desk application, sebagai panduan bagi
semua user untuk menggunakan aplikasi
eProc
• IKP (Infrastruktur Kunci Publik), sebagai tools
untuk pendukung transaksi elektronik
 Prinsip penggunaan
Infrastruktur kunci publik
Pemerintah Kota Surabaya
menawarkan …
 BAGAN ALUR PROSES PENYUSUNAN, PELAKSANAAN
DAN PENGENDALIAN KEGIATAN/PROYEK
DI PEMERINTAH KOTA SURABAYA
YANG TELAH BERJALAN SEJAK TAHUN 2007

Hasil Kegiatan dari

masing-masing PA,
KPA, PPTK
-SHSD
e-Contracting dibandingkan
-HSPK
Pembuatan Kontrak dgn Renc. e-Project
-ASB Proses
dgn Standar Kontrak
PengadaanBrg/Jasa

e-Budgeting e-Project e-Procurement e-Delivery e-Controlling

e-Performance

Proses Pencairan Sistem

Proses -Renc. Pelaks. Keg. e-Sourcing Keuangan
-Renc. Penyerapan Standar Teknis Pengukuran Kinerja :
Penyusunan 1Target & Realisasi
APBD -Renc. Pemilihan Brg/Jasa Publik &
2Ketepatan Waktu
Penyedia B/J list kinerja
3Efisiensi Anggaran
penyedia brg/jasa

Score
Kinerja
 Pemakaian Teknologi Informasi untuk
mewujudkan
Prinsip – prinsip Good Governance dan Clean
Government

Panitia Penyedia
Pengadaan Procurement Barang/Jasa

Terima kasih