BAB 2 Manajemen Proyek

2.1 Manajemen
Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. (Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan 1985).
Istilah manajemen memiliki berbagai pengertian. Secara universal
manajemen adl penggunaan sumberdaya organisasi utk mencapai sasaran
dan kinerja yg tinggi dalam berbagai tipe organisasi profit maupun non
profit.
Definisi manajemen yg dikemukakan oleh Daft (2003:4) sebagai berikut:
Management is the attainment of organizational goals in an effective and
efficient manner through planning organizing leading and controlling
organizational resources. Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti
bahwa manajemen merupakan pencapaian tujuan organisasi dengan cara
yang efektif dan efisien lewat perencanaan pengorganisasian pengarahan
dan pengawasan sumber daya organisasi.
Plunket dkk.(2005:5) mendefinisikan manajemen sebagai One or more
managers individually and collectively setting and achieving goals by
exercising related functions (planning organizing staffing leading and
controlling) and coordinating various resources (information materials
money and people). Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa
manajemen merupakan satu atau lebih manajer yg secara individu maupun
bersama-sama menyusun dan mencapai tujuan organisasi dgn melakukan
fungsi-fungsi terkait (perencanaan pengorgnisasian penyusunan staf
pengarahan dan pengawasan) dan mengkoordinasi berbagai sumber
daya (informasi material uang dan orang).
Manajer sendiri menurut Plunket dkk.(2005:5) merupakan people who
are allocate and oversee the use of resources jadi merupakan orang yg
mengatur dan mengawasi penggunaan sumber daya.
Lewis dkk.(2004:5) mendefinisikan manajemen sebagai: the process of
administering and coordinating resources effectively and efficiently in an
effort to achieve the goals of the organization. Pendapat tersebut kurang
lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan proses mengelola dan
mengkoordinasi sumber daya-sumber daya secara efektif dan efisien sebagai
usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut Mary Parker Follet yg dikutip oleh Handoko (2000:8)
manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang
lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuantujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan
berbagai tugas yg mungkin diperlukan.

Fungsi Manajemen
Manajemen oleh para penulis dibagi atas beberapa fungsi, pembagian
fungsi-fungsi manajemen ini tujuannya adalah:
1. Supaya sistematika urutan pembahasannya lebih teratur
2. Agar analisis pembahasannya lebih mudah dan lebih mendalam
3. Untuk menjadi pedoman pelaksanaan proses manajemen bagi manajer

2.1.1 Stakeholder
Pengertian stakeholder
Istilah stakeholder sudah sangat fenomenal. Kata ini telah dipakai oleh
banyak pihak dan hubungannnya dengan berbagi ilmu atau konteks,
misalnya manajemen bisnis, ilmu komunikasi, pengelolaan sumberdaya
alam, sosiologi, dan lain-lain. Lembaga-lembaga publik telah menggunakan
istilah stakeholder ini secara luas ke dalam proses-proses pengambilan dan
implementasi keputusan. Secara sederhana, stakeholder sering dinyatakan
sebagai para pihak, lintas pelaku, atau pihak-pihak yang terkait dengan
suatu issu atau suatu rencana. Dalam buku Cultivating Peace: Conflict and
Collaboration in Natural Resources Management, Ramirez mengidentifikasi
berbagai pendapat mengenai stakekholder ini. Beberapa defenisi yang
penting dikemukakan seperti Freeman (1984) yang mendefenisikan
stakeholder sebagai kelompok atau individu yang dapat memengaruhi dan
atau dipengaruhi oleh suatu pencapaian tujuan tertentu. Sedangkan Biset
(1998) secara singkat mendefenisikan stekeholder merupakan orang dengan
suatu kepentingan atau perhatian pada permasalahan. Stakeholder ini sering
diidentifikasi dengan suatu dasar tertentu sebagimana dikemukakan
Freeman (1984), yaitu dari segi kekuatan dan kepentingan relatif stakeholder
terhadap issu, Grimble and Wellard (1996), dari segi posisi penting dan
pengaruh yang dimiliki mereka.
Pandangan-pandangan di atas menunjukkan bahwa pengenalan stakeholder
tidak sekedar menjawab pertanyaan siapa stekholder suatu issu tapi juga
sifat hubungan stakeholder dengan issu, sikap, pandangan, dan pengaruh
stakeholder itu. Aspek-aspek ini sangat penting dianalisis untuk mengenal
stakeholder.

Kategori Stakeholder
Berdasarkan kekuatan, posisi penting, dan pengaruh stakeholder terhadap
suatu issu stakeholder dapat diketegorikan kedalam beberapa kelompok ODA
(1995) mengelompkkan stakeholder kedalam yaitu stakeholder primer,
sekunder dan stakeholder kunci. Sebagai gambaran pengelompokan tersebut
pada berbagai kebijakan, program, dan proyek pemerintah (publik) dapat
kemukakan kelompok stakeholder seperti beriku :
Stakeholder Utama (primer)
Stakeholder utama merupakan stakeholder yang memiliki kaitan
kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program, dan proyek.
Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam proses
pengambilan keputusan.
1. Masyarakat dan tokoh masyarakat: Masyarakat yang terkait dengan
proyek, yakni masyarakat yang di identifkasi akan memperoleh
manfaat dan yang akan terkena dampak (kehilangan tanah dan
kemungkinan kehilangan mata pencaharian) dari proyek ini. Tokoh
masyarakat : Anggota masyarakat yang oleh masyarakat ditokohkan di
wilayah itu sekaligus dianggap dapat mewakili aspirasi masyarakat
2. Pihak Manajer public: lembaga/badan publik yang bertanggung jawab
dalam pengambilan dan implementasi suatu keputusan.
Stakeholder Pendukung (sekunder)
Stakeholder pendukung (sekunder) adalah stakeholder yang tidak memiliki
kaitan kepentingan secara langsung terhadap suatu kebijakan, program, dan
proyek, tetapi memiliki kepedulian (consern) dan keprihatinan sehingga
mereka turut bersuara dan berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan
keputusan legal pemerintah.
1. Lembaga(Aparat) pemerintah dalam
memiliki tanggung jawab langsung.

suatu

wilayah

tetapi

tidak

2. Lembaga pemerintah yang terkait dengan issu tetapi tidak memiliki

kewenangan secara langsung dalam pengambilan keputusan.
3. Lembaga swadaya Masyarakat (LSM) setempat : LSM yang bergerak di
bidang yang bersesuai dengan rencana, manfaat, dampak yang

muncul yang memiliki concern (termasuk organisasi massa yang

terkait).
4. Perguruan Tinggi: Kelompok akademisi ini memiliki pengaruh penting
dalam pengambilan keputusan pemerintah.
5. Pengusaha (Badan usaha) yang terkait.
Stakeholder Kunci
Stakeholder kunci merupakan stakeholder yang memiliki kewenangan secara
legal dalam hal pengambilan keputusan. Stakeholder kunci yang dimaksud
adalah unsur eksekutif sesuai levelnya, legisltif, dan instansi. Misalnya,
stekholder kunci untuk suatu keputusan untuk suatu proyek level daerah
kabupaten.
1. Pemerintah Kabupaten
2. DPR Kabupaten
3. Dinas yang membawahi langsung proyek yang bersangkutan.

2.2 Proyek
Proyek dalam bisnis dan ilmu pengetahuan biasanya didefinisikan
sebagai sebuah usaha kolaboratif dan juga seringkali melibatkan penelitian
atau desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek
dapat juga didefinisikan sebagai usaha sementara,temporer, dan bukan
permanen, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang
tegas. Contoh proyek yang terkenal antara lain adalah Proyek Manhattan
untuk pengembangan senjata nuklir pertama serta Program Apollo untuk
mendaratkan manusia di bulan.
Setiap proyek harus memiliki awal (start) dan akhir (finish) yang jelas,
memiliki sekumpulan aktivitas yang berurutan antara dua kejadian tersebut,
serta memiliki suatu sasaran tertentu.

2.2.1 Ciri-ciri Proyek

Berikut ciri-ciri proyek:

Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir

atau hasil kerja akhir.

Dalam proses mewujudkan lingkup yang dimaksud, maka ditentukan

jumlah biaya, jadwal, criteria mutu, serta sumber daya yang
diperlukan.

Bersifat sementara, dalam artian adanya batasan waktu yang telah

ditentukan (yaitu dengan selesainya tugas). Titik awal dan akhir
ditentukan dengan jelas.

Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam

berubah sepanjang proyek berlangsung.

dan

intensitas

kegiatan

2.2.2 Bentuk pengerjaan proyek

Secara umum pengerjaan proyek dilakukan dalam dua cara yaitu:
1. Swakelola
2. Sub-kontrak
Berikut ini keterangan atau penjelasan singkat mengenai kedua bentuk
pengerjaan proyek yang dimaksud:
1. Swakelola
Pada intinya pengerjaan proyek swakelola adalah pengerjaan proyek
yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu
sendiri. Swakelola bukan berarti semua sumber daya manusia yang
terlibat didalamnya adalah staf atau pegawai perusahaan tersebut.
Bisa saja dengan menyewa tenaga ahli dalam kurun waktu tertentu
(selama proyek berlangsung) untuk dijadikan sumber daya personil
proyek. Bisa juga SDM yang terlibat dalam pengerjaan adalah
pengerjaan adalah gabungan antara pegawai dan non pegawai (tenaga
ahli yang disewa). Namun, yang jelas pengelolaan atau manajemen
proyek tersebut dilakukan oleh organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan.

2. Sub-kontrak
Pengerjaan proyek secara sub-kontrak, biasa disebut dengan singkatan
proyek subkon, pada intinya adalah suatu proyek yang diproyekkan.
Artinya bisa saja suatu organisasi atau perusahaan membuat atau bisa

juga mendapatkan suatu proyek, namun proyek tersebut tidaklah

dikerjakan
sendiri,
melainkan
dilimpahkan
ke
pihak
lain
(perusahaan/konsultan lain). Bisa saja terjadi, secara kontrak proyek
yang dikerjakan adalah atas nama perusahaan X, namun sebenarnya
pelaksananya adalah perusahaan Y. Dalam kasus seperti ini berarti
perusahaan X melakukan sub-kontrak terhadap perusahaan Y.

2.2.3 Contoh-contoh proyek

Berikut ini adalah beberapa contoh proyek:

Pembuatan sistem informasi pada suatu organisasi atau perusahaan

tertentu.

Pengadaan perangkat keras (komputer) pada divisi tertentu disuatu

perusahaan.

Pembuatan jaringan (LAN atau WAN) pada suatu instansi tertentu.

Pengembangan atau perbaikan aplikasi web di suatu perusahaan.

Menyelenggarakan pelatihan komputer untuk karyawan perusahaan.

Menyelenggarakan pelatihan manajemen untuk meningkatan SDM

perusahaan.

Membuat program aplikasi untuk pelaksanaan auction/tender.

Mempromosikan produk baru melalui tur dalam jangka waktu tertentu.

Membuka suatu kantor cabang yang baru.

Mengembangkan suatu produk atau jasa baru.

Merencanakan suatu system komunikasi yang baru.

Rekstrukturisasi suatu organisasi tertentu.

Membangun suatu bangunan gedung atau fasilitas lainnya.

Pembangunan pembangkit tenaga listrik.

Pembangunan irigasi pertanian.

Pembuatan komplek perumahan.

Pembuatan terminal bus dan angkutan kota.

Proyek tidak selalu harus diasosiasikan dengan dunia konstruksi, dalam

bidang bidang lainpun banyak sekali yang disebut proyek. Dilihat dari produk
akhirnya, proyek dapat dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu proyek yang
menghasilkan produk akhir nyata (tangible) dan tidak nyata (intangible).
2.2.4 Perbedaan proyek dengan operasi
Proyek :
o Bercorak dinamis, nonrutin
o Siklus proyek relatif pendek
o Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naikturun)
o Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang
telah ditentukan
o Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai
disiplin ilmu
o Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya
Operasional :
o Berulang-ulang, rutin
o Berlangsung dalam jangka panjang
o Intensitas kegiatan relatif sama
o Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
o Macam kegiatan tidak terlalu banyak
o Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.

2.2.5 Life Cycle Proyek

Sejak dari awal dimulainya sampai dengan diakhirinya suatu proyek
terdapat berbagai fase yang harus dilalui. Masing-masing fase mempunyai
ciri-ciri yang berbeda, memerlukan waktu untuk melaksanakan nya dan
membutuhkan sumber daya yang berbeda pula.
Secara umum terdapat empat fase proyek yaitu:
1.
2.
3.
4.

Merumuskan masalah
Mencari solusi terhadap masalah
Melaksanakan solusi
Memonitor hasilnya, yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan
masalah tersebut.

Bila kita lihat dari perspektif proyek kontruksi, maka life cycle proyek
melalui fase-fase berikut ini:
1. Pembuatan konsep atau concept development (design).
2. Pelaksanaan atau execution.
3. Penutupan atau finish/close out.
Dalam perspektif proyek IT (Information Technology atau Teknologi
Informasi), khusunya develop atau pembangunan system informasi, maka
life cycle proyek meliputi fase-fase:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tahap
Tahap
Tahap
Tahap
Tahap
Tahap
Tahap

penemuan atau discovery phase.

konsep atau concept phase.
design atau design phase.
pelaksanaan atau execution phase.
jaminan kualitas (mutu) atau quality assurance phase.
implementasi atau implementation phase.
penutupan atau closure phase.

2.2.6 Mekanisme Proyek

Proyek dalam ruang lingkup organisasi secara umum, tahapan atau
mekanisme proyek adalah sebagai berikut :
1. Proyek ditentukan oleh manajemen melalui suatu kebijakan.
2. Setelah keputusan dari manajemen menyatakan bahwa suatu
proyek akan dijalankan, maka selanjutnya ditunjuk seorang
pimpinan
proyek/manajer
proyek
(project
manager)
dan
pembentukan tim proyek (project team).
3. Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada
manager proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal

sampai akhir. Manajer proyek bertanggung jawab sepenuhnya atas

keberhasilan proyek tersebut.
4. Dalam kegiatan keseharian (day to day) , seorang manajer proyek
akan mengkoordinasi tim proyek dan bertanggung jawab
(melaporkan setiap kegiatan proyek) kepada pihak manajemen.
5. Di dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibat harus
bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai
dengan selesai, sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.
2.2.7 Faktor-Faktor Keberhasilan Proyek
Keberhasilan suatu proyek bergantung pada saat menentukan
pilihan metodologi manajemen proyek yang baik. Pemilihan metodologi
ini dilakukan pada saat awal sebelum proyek dimulai. Secara garis
besar ada 4 hal penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu
proyek, keempat hal tersebut adalah :
1. Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project.
2. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek,
anggaran proyek, kualitas proyek dan risiko di dalam suatu proyek.
3. Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan metode
manajemen proyek untuk tujuan peningkatan produktivitas kinerja
tim dan komunikasi.
4. Tidak kalah pentingnya adalah komitmen manajemen. Hal ini
sangat memegang peranan penting keberhasilan suatu proyek.
2.3 Manajemen Proyek
2.3.1 Definisi Manajemen Proyek

Berikut ini adalah defenisi tentang manajemen proyek:

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) sebagaimana
yang didefenisikan oleh Project Management Institute-PMI
mendefenisikan bahwa :
Project management is the application of knowledge,
skills, tools and techniques to project activities to meet
project requirements
Terjemahan bebasnya kurang lebih:
Manajemen proyek adalah aplikasi atau implementasi dari
pengetahuan, keterampilan, perangkat dan teknik pada suatu
aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu
proyek, serta motivasi yang ada didalamnya untuk mencapai tujuan
proyek dengan waktu, biaya, kualitas dan performansi yang telah
ditentukan.
DIN 699001 (Deutsches Institut fur Normung-German Organization
for Standardization): Project management is the complete set
of
task,
techniques,
tools
applied
during
project
excecution

Terjemahan bebasnya kurang lebih :

Manajemen
proyek
adalah
sekumpulan
lengkap
penugasan/pekerjaan, teknik, serta perangkat yang diaplikasikan
selama eksekusi atau pelaksanaan proyek.
Manajemen proyek bisa juga diartikan secara bebas sebagai ilmu
dan seni berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber
daya yang terdiri dari manusia dan meterial dengan menggunakan
teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan, yaitu : lingkup, mutu, jadwal, dan biaya, serta
memenuhi keinginan para stakeholder.
Pada prinsipnya manajemen proyek adalah :
Penerapan pengetahuan, keterampilan, tools and techniques
(perangkat/alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas-aktivitas
proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi, Prosesproses manajemen proyek dikelompokkan dalam lima kelompok,
yaitu:
1. Proses inisiasi (intiation process).
2. Proses perencanaan (planning process).
3. Proses pelaksanaan (controlling process).
4. Proses pengontrolan (controlling process).
5. Proses penutupan (closing process).
2.3.2 Kerangka Kerja/ Framework Manajemen Proyek
Berikut ini adalah framework atau kerangka kerja manajemen proyek
yang digambarkan dalam bentuk diagram.

Keterangan gambar:
Stakeholder mempunyai proyek
Proyek didelegasikan ke Manajer Proyek (Project Manager).
Manajer Proyek mengelola atau memanage proyek tersebut.

 Pengelolaan
proyek
meliputi:
scope
management,
time
management, cost management, quality management, human
resource
management,
communication
management,
risk
management, procurement management dan diintegrasikan
melalui project integration management (project management
knowledge area).
Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkan pada
knowledge area tersebut untuk memperoleh hasil yang diinginkan,
yaitu suksesnya proyek.
2.3.3 Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek
Tujuan atau manfaat yang bisa didapatkan dengan adanya manajemen
proyek antara lain adalah:
o Efisiensi, baik dari sisi biaya, sumber daya maupun waktu.
o Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai
dengan scope, biaya, sumberdaya dan waktu yang telah ditentukan.
o Meningkatkan kualitas.
o Meningkatkan produktifitas.
o Bisa menekan resiko yang timbul sekecil mungkin.
o Koordinasi internal yang lebih baik.
o Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim
terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada
masing-masing anggota tim.
2.3.4 Tiga Faktor Pembatas
Berikut ini akan dibahas mengenai 3 faktor pembatas di dalam lingkup
manajemen proyek, yaitu meliputi :
1. Scope atau ruang lingkup.
Scope atau ruang lingkup proyek pada intinya adalah
membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada sebuah
proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu
proyek ditentukan. Ruang lingkup atau batasan proyek sangatlah
diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini akan memberi
dampak pada faktor-faktor proyek yang lainnya, terutama
menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin besar
scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara
umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya
berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan.
2. Time atau waktu.
Time atau waktu, adalah salah satu komponen yang menjadi
target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini
adalah bagaimana menentukan lamanya waktu yang diperlukan

untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu

berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat krusial.
Terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertenu,
walaupun berdampak pada membengkaknya biaya.
3. Cost atau biaya.
Cost atau biaya, adalah salah satu faktor atau komponen utama
proyek. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan
seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek.
Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu
faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang
lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula
biaya suatu proyek.
Berikut ini digambarkan keterkatian antara ketiga faktor pembatas
atau triple constraint (scope, time & cost), serta kaitannya terhadap
kualitas suatu target.

Optimasi triple constraint (scope, time & cost) sangat diperlukan untuk
mencapai keseimbangan dalam mencapai sebuah target. Untuk
mencapai kualitas dari sebuah target tertentu, maka setting atau
optimasi ketiga komponen tersebut sangatlah diperlukan. Triple
constraint + quality factor = quadruple constraint.

2.3.5 Knowlege Area Manajemen Proyek

Lingkup pengetahuan manajemen proyek (project management
knowledge area) sering pula disebut dengan elemen manajemen
proyek (the element of project management) adalah cakupan bahasan
atau bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek,
tentunya bidang pengetahuan yang berkaitan dengan manajemen.

Elemen atau knowledge area yang dimaksud terdiri atas 9 macam,

yaitu:
1.

Project Scope Management atau manajemen ruang lingkup

2.

Project Time Management atau manajemen waktu

3.

Project Cost Management atau manajemen biaya

4.
Project Human Resource Management atau manajemen sumber
daya manusia
5.

Project Risk Management atau manajemen resiko

6.
Project Communication Management atau manajemen
komunikasi
7.

Project Quality Management atau manajemen mutu

8.

Project Procurement Management atau manajemen pengadaan

9.

Project Integration Management atau manajemen integrasi

Berikut adalah definisi dari 9 element atau knowledge area:

2.3.5.1 Project Scope Manajement
Project scope management memiliki fungsi untuk mendefinisikan
serta mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan
dan aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam
menyelesaikan suatu proyek.
Proses pada ruang lingkup proyek:

Inisiasi memulai proyek atau melanjutkan pada fase

berikutnya

Perencenaan ruang lingkup proyek

Pendefinisian ruang lingkup proyek

Membangun WBS

Verifikasi ruang lingkup proyek

Kendali perubahan ruang lingkup proyek

2.3.5.2 Project Time Manajement

Project time management adalah pengelolaan waktu
pelaksanaan, sedemikian rupa sehingga seluruh proyek dapat
dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Proses pada manajemen waktu:

Pendefinisian Kegiatan

Pengurutan Kegiatan

Perkiraan Waktu Kegiatan

Pembuatan Jadwal

Pengendalian Jadwal

2.3.5.3 Project Cost Manajement

Project cost management adalah semua sumber daya yang
harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk
mendapat sesuatu sebagai gantinya Biaya pada umumnya
diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb.
Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya adalah proses
yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat
diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.
Proses pada manajemen biaya:

Estimasi biaya: Mengembangkan perkiraan atau estimasi

biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
sebuah proyek

Penganggaran (Budgeting) Biaya: Alokasi estimasi biaya

keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk
menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja

Pengendalian Biaya: Pengendalian perubahan anggaran

proyek

2.3.5.4 Project Human Resource Manajemen

Project Human Resource Management proses mengorganisasikan
dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat
dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan
potensinya secara efektif dan efisien. Sumber daya manusia
dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor, pelanggan,
anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb.
Proses pada manajemen sumber daya manusia:

Perencanaan Sumber Daya Manusia mengidentifikasi dan

mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek,
tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang
tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek

Akuisisi Tim Proyek usaha untuk mendapatkan sumber daya

manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek

Membangun Tim Proyek Meningkatkan kompetensi dan

interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu
secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek

Mengelola Tim Proyek Memantau kinerja tim proyek dengan

memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar
koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek

2.3.5.5 Project Risk Management

Meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak
negatif risiko terhadap keberhasilan proyek.
Pembahasan project risk management meliputi:
1.1

Risk management planning:

Menentukan
metode
pendekatan,
perencanaan
pelaksanaan manajemen risiko yang akan ditetapkan.
1.2

dan

Risk indentification:

Mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko

berdasarkan karakteristiknya dan mendokumentasikannya.
1.3

Quaitative risk analysis:

Memperkirakan, menganalisis kemungkinan dan besarnya

dampak yang akan ditimbulkan risiko.
1.4

Quantitative risk analysis:

Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas

risiko.
1.5

Risk response planning:

Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak.

1.6

Risk monitoring dan control:

Monitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi

munculnya risiko baru, mengevaluasi pelaksanaan risk
response plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan.
2.3.5.6 Project Communication Management
Bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan
efektif dan efisien.
Pembahasan project communication management meliputi:

o communication planning:
menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai
dengan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan
dan harapan stakeholder.
o information distribution:
menyediakan informasi
sesuai perencanaan.

proyek dan mendistribusikannya

o performance reporting:
melaporkan status dan kemajuan proyek secara objektif
dan tepat waktu.
o manage stakeholders:
membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan
efesien dengan stakeholder untuk memenuhi kebutuhan
serta melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan
proyek sesuai mekanaisme yang ditetapkan.
2.3.5.7 Project Quality Management
Untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil proyek dengan
standar mutu yang ditetapkan.
Pembahasan project quality management melipiti:
o quality planning:
menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang
sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya.
o quality assurance:
melaksanakan
aktivitas
mutu
untuk
memastikan
pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang
ditetapkan.
o quality control:
monitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar
konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara
mengeliminasi penyebab kegagalan mutu.
2.3.5.8 Project Procurement Management

Meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan

barang atau jasa yang disediakan oleh vendor atau kontraktor sesuai
jadwal.
Pembahasan project procurement management meliputi:
o procurement planning:
menentukan kebutuhan pengadaan barang dan jasa oleh
vendor atau kontraktor membuat jadwal pelaksanaan
pengaadaan.
o solicitation planning:
menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penilaian.
o conduct solicitation:
mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang dan
menerima proposal atau penawaran yang diajukan oleh
vendor atau kontraktor.
o soure selecton:
memilih dan menunjuk vendor atau kontraktor pemenang.
o contract administration:
menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama
vendor
atau
kontraktor
pemenang
me-review
dan
menyempurnakan isi kontrak.
o contract closure:
penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli
dan pelaksana).
2.3.5.9 Project Intergration Management
Meliputi
proses
dan
aktivitas
yang
diperlukan
untuk
mengidentifikasi, mendefenisi, mengkombinasikan, menyatukan, dan
mengkoordinasi berbagai proses dan aktifitas manajemen proyek
dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan.
Pembahasan project integration management meliputi:

Membuat project definition sebagai gambaran awal proyek.

Membuat project management plan.

Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek.

Monitor dan mengontrol aktifitas-aktifitas proyek, mulai

invitation, planning, execution, sampai dengan closing proyek.

Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur control perubahan atau

chages control procedure.

Menyelesaikan dan menutup proyek secara formal.

dari

2.3.6 Teknik Dan Metode Manajemen Proyek

Berikut ini adalah beberapa metode manajemen proyek:
-

PERT charts.
Gantt charts.
Event Chain Diagrams.
Run charts.
Project Cycle Optimisation.
Dan lain-lain.
Di antara metode-metode yang ada, metode Pert Chart dan metode Gantt Chart-lah yang
paling banyak digunakan. Sedangkan software untuk mengelola proyek, untuk lingkungan
Indonesia, yang sering dijumpai atau banyak digunakan adalah Microsoft Project. Di dalam
Software Microsoft Project, kedua metode manajemen proyek ini (Pert Chart dan Gantt Chart)
sudah terdapat di dalamnya.
Karena sifatnya yang cukup teoritis dan juga faktor kompleksitas tentang pembahasan
teknik dan metode manajemen proyek, maka perlu kajian khusus mengenai hal ini. Pembahasan
tentang materi ini tentunya perlu dibahas dalam pembahasan tersendiri (yaitu topik-topik tingkat
lanjut manajemen proyek). Dalam pembahasan ini akan diterangkan tinjauan implementasi
secara langsung (praktik di lapangan).
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah
dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam
suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan
kemapuan Manajemen proyek manusia (a people management capability maturity model/ PMCMM) yang brfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem
informasi) dalam menyelesaikan maslah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih,
kinerja manajemen proyek, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier.
Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempngaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang
satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang

telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen
Manajemen proyek yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orng yang bekerja dan salah satunya ada yang
memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangkapendek maupun
jangka panjang.
3. posisi, setip orang yang ada dalam suatu organisasi akan menmpati posisi atau kedudukannya
masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersbut mempunyai pekerjaan (job) masingmasing sesuai dengan posisinya.
5. Teknologi, untuk mencapai tujan orgnisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam
pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan
hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. ingkungan luar, merpakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan
suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nlai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi
setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah
disepakati. Prinsip-prinsp yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan orgnisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen proyek dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan
manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah
(perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level
memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan
dan sasaran.
Manajemen proyek tingkat bawah (operasional)
Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan
dengan benar.
Manajemen proyek tingkat menengah
Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol
keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik Manajemen
proyek tingkat atas (strategik)

Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional

dan manajer tingkat menengah.
Ada tiga garis besar yang dibahas dalam manajemen proyek untuk menciptakan berlangsungnya
sebuah proyek, yaitu :
1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan
meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program
teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan
spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja.
Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area
manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya,
lingkungan, resiko dan sistem informasi.
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal
rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan,
material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek
mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan
updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan
tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S
(hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu
dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan
evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu
meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan
dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja
harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian
yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

2.3.7 Asosiasi Dan Profesi Manajemen Proyek

Di kalangan lingkungan internasional, terdapat asosiasi manajemen proyek, diantaranya
adalah :
The Project Management Institute (PMI)
The American Academy of Project Management (AAPM)
The Agile Project Leadership Network (APLN)
The Association for Project Management (UK) (APM)

The Australian Institute of Project Management (AIPM)

The International Project Management Association (IPMA).

Demikian pula terdapat standarisasi internasional manajemen proyek, diantaranya adalah :

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)

The Standart for Program Management

The Standart for Portfolio Management

APM Body of Knowledge 5 th ed. (APM-Association for Project Management (UK))

PRINCE2 (PRoject IN a Controlled Environment)

Ada juga sertifikasi profesional manajemen proyek untuk kalangan internasional, diantaranya
adalah :

CPM (The International Association of Project & Program Management)

IPMA (Levels of Certification : IPMA-A, IPMA-B, IPMA-C and IPMA-D)

PMP (Project Management Professional)

CAPM (CertificatedAssociate in Project Management)

PMI Certifications Master Project Manager, Certificated International Project Manager