Teori Organisasi
Teori Organisasi
Drs. Susartono,SU
Rencana perkuliahan
(silabus)
Teori Organisasi membahas suatu sistem
kerjasama dalam kaitan struktur,desain dan
aplikasinya dalam mencapai tujuan. Bahasan
meliputi:
1.Organisasi dan Evolusi Teori Organisasi
2.Efektifitas dan Dimensi Struktur
3.Determinan Penyebab Struktur
4.Desain Organisasi
5.Birokrasi sebuah pandangan yg mendalam
6.Mengelola lingkungan
7.Mengelola budaya Organisasi
I. ORGANISASI SEBUAH
PANDANGAN UMUM
Organisasi adl sebuah entitas sosial yang
dikoordinasikan secara sadar,dengan batasan
yang relatif dapat diidentifikasikan, dan bekerja
atas dasar relatif terus menerus untuk mencapai
suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
( Robin.1994)
Struktur organisasi menetapkan bagaimana
tugas akan dibagi,siapa melapor pada siapa,
dan mekanisme koordinasi yang formal serta
pola interaksi yang akan diikuti.
Organisasi
Apa organisasi ?
Sebagai alat
mencapai tujuan?
Teori orgsnisasi
Merupakan studi tentang bagaimana organisasi
melaksanakan fungsinya dan bagaimana
organisasi tersebut mempengaruhi dan
dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja di
dalamnya maupun masyarakat dimana
organisasi itu beroperasi (Jones, 1994.11 )
Teori organisasi meliputi struktur organisasi,
budaya organisasi, dan desain organisasi.
Desain organisasi
Desain organisasi adalah merupakan sisi lain
dalam manajemen organisasi dalam arti suatu
organisasi dalam pelaksanaannya dapat
dikoordinasikan untuk mencapai tujuan. Dengan
perkataan lain meskipun sudah ada struktur
yang mempolakan mekanisme kerjanya akan
tetapi diperlukan rancangan kegiatan dalam
setiap pelaksanaan kerjanya agar dapat
dikoordinasikan untuk mencapai tujuannya.
DESAIN ORGANISASI.
Organisasi adalah unik seperti sidik jari. Masing-masing
mempunyai struktur yang berbeda, meskipun ada unsur
intinya yang sama. Oleh karena itu merancang pola hubungan
kerja dan merancang tindakan atau mendesain organisasi
dilandasi oleh adanya unsur inti dalam suatu organisasi.
Unsur-unsur inti dalam organisasi menurut Henry Mintzberg ada 5
yaitu:
1. The operating core / unsur pelaksana yaitu pegawai yang
melakukan pekerjaan dasar berhubungan dengan produksi &
jasa.
2. The strategic apex unsur strategis pimpinan puncak yg
bertanggung jawab terhadap keseluruhan organisasi.
3. The middle line unsur kelompok menengah para pimpinan
yang menjadi penghubung kelompok pelaksana dengan
kelompok strategis.
4. The techno structure unsur kelompok analis yg bertanggung
jawab pada adanya SOP (standard operating prosedure )
5. The support staff unsur kelompok orang-orang yang mengisi
unit staff yang memberi jasa pendukung tidak langsung pada
organisasi
1900-1930
1930-1960
1960-1975
1975-?
Perspektif
sistem
tertutup
tertutup
terbuka
terbuka
Perspektif
tujuan
rasional
sosial
rasional
sosial
Orang &
hubungan
Desain
Kekuasaan
kontingensi dan politik
Klasifikasi
teoritis
Tipe 1
Tipe 2
Tipe 3
Tipe 4
Teori klasik
Teori neo
klasik
Teori
modern
Teori pasca
modern
Efektivitas Organisasi
Apa yang dimaksud efektvitas organisasi?
Apakah sama dengan pencapaian tujuan?
Tujuan mana? Ada berapa tujuan dalam
organisasi?
Untuk itu semua maka apa ukuran efektivitas
Organisasi?
Efektifitas keseluruhan
Produktivitas
Efisiensi
Laba
Kualitas
Kecelakaan
Pertumbuhan
Kemangkiran
Pergantian pegawai
Kepuasan kerja
Motivasi
Moral/semangat kerja
Kontrol
Konflik/solidaritas
Fleksibilitas/penyesuaian
Perencanaan dan penenetapan
tujuan
2.
3.
4.
1.
Perilaku organisasi
Perilaku organisasi mengambil pandangan mikro,
menekankan pada individu-individu dan kelompokkelompok kecil.
Fokusnya pada seperangkat prestasi dan sikap pegawai
yang meliputi produktivitas, absensi, rotasi dan
kepuasan kerja.
Topik topik perilaku individu yang dipelajari dalam
perilaku organisasi adalah persepsi, nilai-nilai,
pengetahuan, motivasi, serta kepribadian.
Adapun yang termasuk dalam topik kelompok adalah
peran status kepemimpinan, kekuasaan, komunikasi dan
konflik.
DETERMINAN PENYEBAB
STRUKTUR
1.
2.
3.
4.
5.
STRATEGI
UKURAN ORGANISASI
TEKNOLOGI
LINGKUNGAN
PENGENDLIAN KEKUASAAN
STRATEGI SEBAGAI
PENYEBAB STRUKTUR
1. Strategi adalah
penentuan tujuan dasar
jangka panjang dan
sasaran sebuah
organisasi serta
penerimaan dari
serangkaian tindakan
maupun alokasi sumbersumber yang dibutuhkan
untuk melaksanankan
pencapaian tujuan tsb.
Strategi
Tujuan
Lingkung
an
Karakter
struktur
Defender
Stabilitas
dan
efisiensi
Stabil
Kontrol
ketat,
formalisai
terpusat
Analizer
Stabilitas
: efisiensi
Perubaha
n
Kontrol
kuat utk
kegiatan
yang ada
Prospekt
or
Flexible
Dinamis
Strukur
lepas,
formalisasi
rendah
desentralis
asi
2. Ukuran organisasi
Ukuran organisasi sebagai faktor kedua penentu
stuktur organisasi. Ukuran organisasi meyangkut
besarnya organisasi yang dilihat dari jumlah
anggota organisasi.
Jumlah anggota atau ukuran organisasi akan
berpengaruh pada kompleksitas organisasi baik
horizontal maupun vertikal. Ukuran juga
berpengaruh pada formalisasi dan sentralisasi.
Semakin besar organisasi semakin tinggi
formalisasi dan semakin besar ukuran
organisasi semakin rendah sentralisasi.
3. Teknologi
Teknologi sebagai penentu struktur yang ketiga. Teknologi
merujuk pada informasi,peralatan, teknik, dan proses
yang dibutuhkan untuk merubah masukan menjadi
keluaran dalam organisasi. Namun ukuran teknologi
ada beberapa macam misalnya sederhana, tepat guna
dan canggih; rutin dan non rutin; maupun sederhana,
kompleks dan sangat kompleks.
Ada kecenderungan teknologi rutin mempunyai dampak
pada tingkat formalisasi yang tinggi namun tingkat
kompleksitasnya cenderung rendah, sementara itu
tingkat sentralisasinya cenderung tinggi.
Pada sisi lain teknologi non rutin menuntut spesialisasi
yang banyak sehingga kompleksitasnya cenderung
tinggi sementara itu tingkat controlnya membutuhkan
keleluasaan dan fleksibiltas yang tinggi berarti
formalisasinya cenderung rendah dan pembuatan
keputusan memungkinkan pendelegasian yang berarti
sentralisasi rendah.
4. Lingkungan
Lingkungan organisasi menunjuk semua faktor yang
berada di luar organisasi dan yang berpengaruh ataupun
dipengaruhi oleh organisasi
Menurut penelitian Burns & Stalker dalam lingkungan
yang stabil struktur organisasi cenderung mengarah pada
struktur mekanistik yang dicirikan oleh kompleksitas,
formalisasi, dan sentralisasi yang tinggi. Pelaksanaan
tugas rutin sangat menggantungkan pada perilaku yang
diprogramkan,dan relatif lamban dlm menanggapi
keadaan yang tidak dikenalnya. Demikian pula pada
lingkungan yang bergejolak terjadi yang sebaliknya
struktur organisasi mengarah pada struktur organis.
Burns & Stalker yakin bahwa struktur yang efektif yang
dapat menyesuaikan dengan lingkungannya.
Menggunakan desain mekanistik untuk lingkungan yang
stabil dan organis yang lingkungannya bergejolak.
5. Pengendalian Kekuasaan
Perspektip kontingensi menyatakan bahwa
struktur berubah mencerminkan berubahnya
pada strategi, ukuran, teknologi, dan lingkungan
yang memunculkan assumsi implisit mengenai
pengambilan keputusan dalam organisasi
Perspektip ini mengansumsikan adanya
rasionalitas pengambil keputusan yang dominan
sekalipun juga ada konsensus tujuan. Oleh
karena itu faktor utama disamping keempat
penentu struktur adalah pengendalian
kekuasaan dari pengambil keputusan dalam
penentuan struktur.
1. Struktur sederhana
Struktur sederhana tidak rumit, kompleksitasnya
rendah, sedikit formalisasi, wewenang
disentralisasikan pada seseorang
Keuntungannya: sederhana, cepat, fleksibel dan tidak
perlu biaya yang besar dalam pemeliharaannya. Tidak
terdapat lapisan yang rumit, pertanggungan
jawabnya jelas tujuan lebih pasti.
Kelemahannya : penggunaannya tidak terbatas, bila
dihadapkan dengan bertambahnya ukuran, struktur
ini tidak dapat memenuhi kebutuhan. Konsentrasi
kekuasaan ditangan satu orang. Struktur ini paling
beresiko karena hanya mengandalkan pada seorang
yang berkuasa.
Struktur sederhana ini biasanya digunakan pada awal
awal berdirinya suatu organisasi
2. Birokrasi mesin
Birokrasi mesin ditandai oleh tugas-tugas rutin, peraturan sangat
diformalisasikan, tugas dikelompokkan dalam departemen
fungsional, sentralisasi wewenang, keputusan mengikuti rantai
komando. Peraturan meresap keseluruh struktur.
Kekuatan/keuntungannya adalah standard operating procedure
(SOP) sangat efektip, adanya kesamaan dalam bahasa serta
dapat dijalankan dengan baik sekalipun manajer tingkat
menengah dan bawah tidak/kurang berbakat, sehingga biaya
murah. Penyerapan aturan dapat mengganti kebijakan
pimpinan. Oleh karena itu tidak ada kebutuhan pengambilan
keputusan yang inovatif dan berpengalaman ditingkat bawah
eksekutif senior.
Kelemahannya adalah pertentangan antar departemen
tidak/kurangnya koordinasi, perhatian yang berlebihan
terhadap peraturan.
Penggunaannya akan lebih efisien bila organisasi berukuran besar,
lingkungan stabil dan sederhana dan teknologi dari pekerjaan
rutin yang dapat distandardisasikan.
3. Birokrasi professional
Konfigurasi birokrasi profesional melibatkan para spesialis yang
sangat terlatih pada operating core nya. Birokrasi ini
menggabungkan antara standardisasi dengan desentralisasi.
Pekerjaan membutuhkan tingkat kehlian yang tinggi dan
terspesialisasi. Eksplorasi pengetahuan membutuhkan para
profesional untuk menghasilkan produk dan jasa. Contohnya
rumah sakit, universitas, dalam hal ini spesialisasi berdasar
kemampuan individual bukan atas dasar pembagian kerja.
Kekuatan/keuntungannya, dapat melakukan pekerjaan
terspesialisasi seefisien birokrasi mesin. Para profesional
mendapatkan kebebasan melakukan pekerjaannya secara lebih
efektif.
Kelemahannya seperti pada birokrasi mesin masih sering
menimbulkan konflik antar bagian. Para spesialis juga sangat
mengandalkan pada peraturan, sekalipun peraturan dari spsialis
tersebut. Seringkali para profesional terkungkung dengan
standard sehingga tak jarang menghambat keefektifan
organisasi.
Penggunaannya paling cocok untuk organisasi yang besar, dengan
lingkungan yang stabil dan kompleks serta teknologi rutin
diinternalkan melalui profesionalisasi..Operating core didominasi
oleh profesional trampil yang telah menghayati prosedur yang
sukar namun dapat didefinisikan dengan baik
4.Struktur devisional
Struktur devisional sebenarnya adalah sejumlah unitunit yang otonom, masing-masing adalah birokrasi
mesin yang dikoordinasi secara terpusat oleh
kantor pusat. Divisi-divisi sebagai pimpinan tingkat
menengah diberi kekuasaan kontrol yang cukup
besar. Semua ini diorganisasi dalam kelompok
fungsional, dengan pembagian kerja yang tinggi,
formalisasi yang tinggi pula dan wewenang
didesentralisasikan pada pimpinan devisi.
Kekuatan struktur ini memberi lebih banyak tanggung
jawab dan memfokuskan pada hasil daripada
birokrasi mesin
Kelemahannya cenderung menimbulkan masalah
koordinasi dan konflik.
Penggunaanya cocok untuk organisasi yang produk
dan jasanya beraneka ragam dalam arti multi produk
multi pasar.
5.Adhocracy
Adhocracy merupakan konfigurasi desain terbaru yang
ditandai oleh diferensiasi horizontal yang tinggi,
sementara deferensiasi vertical rendah,formalisasi
rendah, dan adanya desentralisasi, fleksibilitas serta daya
tanggap yang tinggi. Dengan demikian adhocracy
bergantung pada tim yang didesentralisasikan, yang
terdiri dari para profesional untuk mengambil keputusan.
Keuntungannya tidak terikat jangka waktu bekerjanya,
kemampuan cepat menanggapi perubahan serta inovasi
yang memungkinkan koordinasi dari berbagai spesialis.
Kelemahannya tidak efisien, tidak mempunyai standardisasi
yang jelas,wewenang dan tanggung jawab tidak
jelas,serta hubungan bawahan dan atasanpun juga tidak
jelas pula.
Kegunaanya adalah pada lingkungan yang dinamis yang
memerlukan inovasi serta perubahan yang tinggi.
Misalnya pembentukan panitia, satuan tugas, gugus tugas
dsb.
Lanjutan
Pada dasarnya desain organisasi melibatkan
pada pilihan-pilihan yang sulit tentang
bagaimana mengendalikan,
mengkoordinasikan dan memotivasi tugastugas dalam suatu organisasi dan orangorangnya yang melaksanakan pekerjaannya
untuk memaksimalkan kemampuan dalam
penciptaan nilai.
Selanjutnya.
Lanjutan..
Apabila suatu Organisasi selalu tetap effektif
dan berhasil sejalan dengan perubahan dan
pertumbuhan lingkungannya, maka
manajemen harus secara kontinyu
mengevaluasi bagaimana organisasi itu
membagi pekerjaan-pekerjaan atas
kebutuhan kerja yang harus dilakukannya
dan bagaimana hal tersebut dapat
mengendalikan SDM, keuangan serta sumber
fisiknya.
Strategi internal
Strategi external
1.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
2.
3.
4.
5.
Periklanan menarik
pelanggan/klien baru
Contracting mengadakan
kontrak dlm jangka tertentu
Co opting cooptasi dlm arti
mengangkat orang dari
organisasi lain untuk maksud
tertentu
Coalescing koalisi dalam
arti merger
Lobbying melobi fihak luar
organisasi
Ketidakpastian Lingkungan
Menurut Jones 1994, 215 216 sumber
ketidak pastian lingkungan berasal dari:
1. Kompleksitas lingkungan mulai dari yang
sederhana sampai pada yang kompleks
2. Dinamisme lingkungan mulai dari yang tidak
stabil sampai yang stabil dalam dinamikanya
3. Tingkat kemakmuran sumberdaya mulai dari
yang miskin sumberdaya sampai pada yang
kaya sumberdaya.
Memanaj Lingkungan
Karena ketidakpastian lingkungan maka
organisasi harus memanaj lingkungan
yaitu semua faktor yang berada diluar
organisasi yang mempengaruhi dan yang
dipengaruhi oleh organisasi.
Tentu saja dalam hal ini lingkungan yang
memberikan sumberdaya atau yang
menjadi penerima produk/hasil atau jasa
yang berwujud barang dan pelyanan.
Strategi memanaj
antarketergantungan sumberdaya
secara kompetitif
1.
2.
3.
4.
V. MENGELOLA BUDAYA
ORGANISASI
Organisasi mempunyai kepribadian dan
kepribadian itu adalah budaya organisasi
Budaya diciptakan dipertahankan dan
dipertimbangkan dampaknya terhadap ke
efektifan organisasi
Pimpinan organisasi harus dapat
menciptakan dan merubah budaya
organisasi agar dapat meningkatkan
efektifitas organisasi
Budaya organisasi
Budaya organisasi adalah nilai-nilai yang
dominan yang didukung oleh organisasi (Deal &
Kenney 1982)
Budaya adalah falsafah yang menuntun
kebijaksanaan organisasi terhadap pegawai dan
pelanggan.(Pascale & Aston 1981)
Budaya adalah pola mengenai kepercayaan,
ritual, mitos serta praktek-praktek yang
berkembang sejak lama didalam organisasi
(Lindah Smircich 1983)
Menciptakan, mempertahankan
dan Menyebarluaskan Budaya
Budaya berawal dari visi dan misi yang dibentuk
para pendiri organisasi yang kemudian diikuti
oleh anggota organisasi.
Mempertahankan suatu budaya agar tetap hidup
ditentukan oleh praktek seleksi organisasi;
tindakan manajemen/pimpinan puncak; dan
metode sosialisasi organisasi.
Menyebarluaskan budaya organisasi pada para
pegawai dengan orientasi dan program
pelatihan, dan paling potensial melalui ceritera,
ritual, simbol material dan bahasa.
Mengelola Budaya
Mengelola budaya menurut Robin sama dengan
mengubah budaya. Oleh karena itu akan dihadapkan
pada yang mendukung dan yang menentang. Pimpinan
organisasi harus mampu menciptakan nilai-nilai inti
mempertahankannya dan mensosialisasikan serta
menyebarluaskan pada seluruh jajaran organisasi,
maupun mengusahakan pada mereka yang menentang
untuk memahami budaya yang baru yang diperkenalkan
tsb.
Faktor situasional yang dapat mengganggu budaya
organisasi adalah meliputi: adanya krisis yang dramatis;
pergantian pimpinan; tahapan daur kehidupan sistem;
umur organisasi; ukuran organisasi; kekuatan budaya
yang berlaku; dan tidak adanya sub budaya
Perbedaan Organisasi
menyebabkan perbedaan budaya
karena
Ketertarikan yang berbeda dalam seleksi
personalnya sejalan dengan kepentingan
organisasi
Pendiri organisasi merupakan instrumen
yang menentukan jenis-jenis personal
yang dikehendaki, sehingga berpengaruh
pada budaya organisasi dalam jangka
yang panjang.
Etika
Etika adalah nilai moral, kepercayaan,
wewenang yang dibangun dalam caracara yang benar dan sesuai dengan
kepentingan orang lain atau stakeholder
dan etika organisasi adalah hasil dari etika
individu, etika profesional dan etika sosial