Contoh Management Letter

KOP
KAP
No.
Kepada
[nama klien]

SURAT UNTUK MANAJEMEN

Dalam perencanaan dan pelaksanaan audit kami atas laporan keuangan [nama
klien] untuk tahun yang berakhir pada tanggal [tanggal/bulan/tahun], kami
mempertimbangkan struktur pengendalian intern perusahaan untuk menentukan
prosedur audit dengan tujuan untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan
dan tidak untuk memberikan keyakinan atas struktur pengendalian intern. Namun,
kami temukan permasalahan tertentu yang menyangkut struktur pengendalian intern
dan pelaksanaannya yang kami pandang merupakan kondisi yang dapat dilaporkan
menurut standar auditing yang ditetapkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia. Kondisi
yang dapat dilaporkan mencakup permasalahan yang kami temukan, yang
menyangkut kekurangan material dalam rancangan atau pelaksanaan struktur
pengendalian intern, yang menurut pendapat kami, dapat secara negatif
mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencatat, mengolah, mengikhtisarkan,
dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen dalam
laporan keuangan.
Adapun permasalahan yang kami temukan dari hasil pemeriksaan adalah sebagai
berikut:
[sebutkan temuan yang diperoleh, atau dalam lampiran]
Laporan ini dimaksudkan hanya untuk memberikan informasi dan untuk digunakan
oleh dewan komisaris, manajemen dan pihak lain dalam organisasi.
Hormat kami,

[nama partner]

Partner

MANAJEMEN LETTER
(SURAT KOMENTAR TERHADAP PENGENDALIAN INTERN)
I. PENGERTIAN MANAJEMEN LETTER
Manajemen Letter merupkan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan Publik
(KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa laporan
keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan dari
pengendalian intern perusahaan (baik material maupun immaterial weaknesses)
yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saran-saran
perbaikan dari KAP.
Menurut Whittington, O. Ray dan Kurt Paniy (2001), management letter adalah
suatu laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk perbaikan
kelemahan-kelemahan yang diungkapkan akuntan public setelah mempelajari
dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Disamping untuk
menyampaikan informasi-informasi yang bermanfaat kapada manajemen,
management letter juga membantu membatasi tanggung jawab akuntan public
seandainya dikemudian hari kelemahan pengendalian intern mengakibatkan
kerugian bagi perusahaan.
Dalam menjalankan usahanya, KAP tidak diperbolehkan mengiklankan kantornya
atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal tersebut dilakukan berarti
KAP tersebut melanggar Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik IAI.
Salah satu cara untuk mendapatkan langganan adalah bekerja sebaik mungkin
dalam memeriksa laporan keuangan suatu perusahaan, sehingga jika
perusahaan tersebut puas atas jasa pemeriksaan dari KAP, diharapakan
manajemen perusahaan akan merekomendasikan kepada teman-teman
usahanya untuk menggunakan jasa KAP tersebut.

Untuk mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern, akuntan public bisa

menggunakan:
a. Internal Control Questionnaires
b. Flow Chart, menggambarkan arus dokumen dalam memproses suatu
transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan symbol-simbol tertentu.
c. Menggunakan Narrative Memo (penjelasan tertulis dari system dan prosedur
akuntansi)
Dari ketiga cara tersebut, akuntan publik akan mendapatkan suatu gambaran
mengenai pengendalian intern mengenai pengendalian intern yang ada di
perusahaan secara teoritis. Hal tersebut masih harus dibuktikan lebih lanjut
dengan menggunakan Complience test (test ketaatan).
Dalam compliance test, yang diperiksa adalah:
a. Transaksi pengeluaran kas
b. Transaksi penerimaan kas
c. Transaksi penjualan
d. Transaksi pembelian
e. Transaksi pembayaran gaji

f. Transaksi koreksi/penyesuaian
Dalam hal ini yang diperhatikan adalah hal-hal berikut:
a. Apakah setiap transaksi didukung oleh dokumen pendukung yang lengkap
b. Apakah setiap transaksi diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang
c. Apakah perhitungan matematis dalam dokumen pembukuan sudah benar
d. Apakah pendebitan dan pengkreditan transaksi ke masing-masing perkiraan
buku besar sudah benar.
Setelah melakukan compliance test, akuntan public harus menarik kesimpulan
mengenai kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam
pengendalian intern perusahaan. Kemudian hasil temuan tersebut harus
diberitahukan kepada manajemen perusahaan, beserta saran-saran
perbaikannya dalam sebuah surat yang disebut Manajemen Letter.
II. CARA MEMBUAT MANAGEMENT LETTER YANG BAIK
Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal penting
agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif:
a. Management letter harus tepat waktu (timely), sehingga perusahaan masih
sempat melakukan perbaikan-peraikan dalam pengendalian intern. Jika
management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar kelemahankelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan terjadinya
kesalahan dan kecurangan yang merugikan perusahaan.
b. Management letter harus berisi saran-saran yang bermanfaat dan bisa
diterapkan.
c. Komentar dan saran-saran dalam management letter tidak boleh merupakan
sesuatu yang surprise. Untuk itu, sebelumnya konsep management letter
harus di diskusikan terlebih dahulu dengan manajemen perusahaan dan bagian
yang berkaitan dan dimintakan komentar dari manajemen.
d. Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik,
halus dan tidak menyinggung perasaan orang lain.
e. Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan urutan-urutan
pos neraca dan laba rugi atau menurut hal-hal yang paling penting yang
memerlukan perhatian khusus dari manajemen dan perlu penanganan secepat
mungkin.
f. Saran-saran yang diberikan harus sesuai dengan kondisi bisnis perusahaan dan
harus menunjukkan kemauan baik kantor akuntan public untuk membantu
pengembangan usaha perusahaan.
g. Pada bagian akhir management letter jangan lupa untuk mengucapkan terima
kasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahan, atas segala bantuan dan
kerjasama yang diberikan mereka selama akuntan public melaksanakan
pemeriksaannya.
III. MANFAAT MANAGEMENT LETTER
Management letter mempunyai banyak manfaat untuk klien tetapi untuk KAP
dan staf (anggota tim pemeriksa) dari KAP, antara lain:
1. Untuk klien:
a. dapat mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian

intern perusahaannya.
b. dalam mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahankelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan dalam managemen
letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan
kecurangan di dalam perusahaan.
2. Untuk KAP :
a. menjadikan nama kantor akuntan public menjadi bertambah baik, karena
disamping laporan pemeriksaan akuntan, juga memberikan management letter
yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.
b. jika manajemen perusahaan puas, tentunya akan menyarankan kepada
teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa kantor akuntan public tersebut.
c. jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah
klien kantor akuntan public.
3. Untuk staf kantor akuntan public (anggota tim pemeriksan):
a. jika klien kantor akuntan public bertambah, tentunya kesejahteraan pegawai
dapat lebih ditingkatkan.
b. mendapat banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian intern
diberbagai macam/jenis perusahaan.
c. mendapat kesempatan untuk mempelajari bagaimana membuat management
letter yang baik.

IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM AUDIT DALAM MEMBUAT
MANAGEMENT LETTER
Berikut tugas dan tanggung jawab dari masing-masing tim audit (dari KAP)
dalam membuat management letter:
1. Asisten Auditor (Junior Staf)
a. sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahaan) setiap hari,
bertugas mengumpulkan data dan informasi yang terdapat dalam pengendalian
intern perusahaan, baik mengenai kebaikan maupun kelemahan pengendalian
intern.
b. Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta fotocopy bukti
pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut oleh
senior auditornya.
2. Senior Auditor (Pimpianan Tim Pemeriksa)
a. menelaah kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor, khususnya
yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan pengendalian intern
perusahaan.
b. mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan dalam management letter,
sekaligus menyusun konsep management letter.
c. mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan bagian pajak dan
bagian management service dari kantor akuntan public, untuk mendapatkan
komentar mereka dari segi perpajakan dan system akuntansi.
d. menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisior/manager

untuk ditelaah.
e. setelah ditelaah oleh atasan, melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
3. Audit Supervisor/Manager
a. menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikanperbaikan yang diperlukan kepada senior auditor.
b. menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada audit
partner untuk ditelaah.
c. setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari
audit partner) mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan
manajemen perusahaan.
d. melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan manajemen
perusahaan, dan meminta persetujuan audit partner jika ada saran perubahan
dari manajemen perusahaan.
e. memerintahkan konsep terakhir management letter untuk difinalisasi.
4. Audit Partner
a. menelaah dan mengedit konsep management letter yang diterima dari audit
manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan jika perlu dengan
audit senior.
b. mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan jika ada
kepada audit manager.
c. menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit
manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen perusahaan.
d. membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter
yang telah dilakukan oleh audit manager dengan manajemen perusahaan.
e. menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada
manajemen perusahaan.
Dari pembahasan tersebut diatas dapat ditarik beberapa kesimpulan:
1. Management Letter merupakan suatu alat komunikasi antara kantor akuntan
public dengan maajemen perusahan yang diaudit, mengenai pengendalian intern
dan kelemahan-kelemahan yag terdapat dalam pengendalian intern perusahaan.
2. Management Letter merupkan dokumentasi tertulis mengenai kelemahan
pengendalian intern yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikan kepada
klien. Sehingga jika dikemudian hari ada kecurangan yang merugikan perusahan
karena kelemahan pengedalian intern yang belum diperbaiki, akuntan public
tidak bisa disalahkan.
3. Management Letter bermanfaat baik bagi perusahan yang diaudit, kantor
akuntan public, maupun staf kantor akuntan public.
4. Management Letter dapat merupakaniklan tidak langsung bagi kantor
akuntan public.
5. Semua kantor akuntan public harus membiasakan diri untuk memberikan
management letter yang baik dan bermanfaat bagi kliennya.