Strategi Bekerjasama dengan Sponshor1

Oleh : Basuki2
Sponsor menjadi istilah yang cukup dekat dengan penyelenggara kegiatan. Hampir di semua
kegiatan yang membutuhkan pendanaan besar tidak pernah melupakan pihak yang satu ini.
Sponsor merupakan perorangan/instansi/perusahaan yang turut serta membantu memperlancar
kegiatan dengan bentuk yang bisa dikonversikan dalam bentuk uang. Keberadaaan sponsor
menjadi penting mengingat tidak semua kebutuhan kegiatan bisa diupayakan sendiri. Bahkan
terkadang sponsor bisa menjadi kekuatan utama dalam pelaksanaan kegiatan.
Untuk mendapat dana tunai dari sponsor mungkin agak sulit bagi kegiatan perdana atau bagi
lembaga yang belum dikenal. Positioning sebuah kegiatan menjadi faktor penentu dalam
menarik sponsor. Kegiatan yang sudah terkenal, berlangsung lama dan mempunyai reputasi
yang bagus memiliki kecenderungan lebih mudah mendapatkan sponsor. Dalam hal ini
keandalan bernegosiasi menjadi penting. Cara efektif untuk menyiasati itu salah satunya
dengan melakukan barter. Lazimnya, calon sponsor akan lebih respect jika sponsorship
dilakukan secara barter promosi.
Saat ini banyak sekali penyelenggara kegiatan masih melihat pencarian sponsor semata-mata
sebagai aktivitas penggalangan dana untuk mendukung acara yang dibuat. Padahal kini
sponsorship telah berubah menjadi sebuah bentuk kerjasama kemitraan pemasaran antara
perusahaan penyelenggara kegiatan dengan perusahaan sponsor. Apabila kita tidak siap
menjadi bagian dari jalinan kemitraan upaya pemasaran yang saling menguntungkan, kegiatan
sponsorship yang kita bina akan gagal, mungkin saja kita berhasil mendapatkan sponsor, tapi
akan gagal mempertahankan hubungan kerjasama untuk jangka panjang.
Saat ini pekerjaan untuk mencari sponsor telah berubah secara drastis. Hal ini dipicu terutama
oleh meningkatnya harapan dari para sponsor. Mereka ingin kegiatan sponsorshipnya dapat
dijadikan

sebagai

sarana

untuk

mencapai

berbagai

sasaran

sekaligus,

dengan

mengintegrasikan sponsorshipnya ke dalam beragam aktivitas pemasaran lain. Mereka ingin

sponsorshipnya benar-benar dapat menghubungkannya dengan pasar sasaran. Dalam jangka
panjang, para sponsor tidak tertarik diasosiasikan dengan kegiatan yang disponsorinya. Mereka
ingin membangun hubungan dengan pasar sasaran sampai pada tingkat hubungan personal,
memperkuat hubungan tersebut dan menciptakan tingkat relevansi yang tidak dapat dicapai
oleh media pemasaran seperti televisi, radio atau surat kabar.
Dengan demikian, tugas pencari sponsor telah berubah dari ibarat sebagai pengibar bendera
menjadi pipa penyalur, dengan menawarkan beragam manfaat dan peluang yang dapat
membantu sponsor mencapai tingkat hubungan tertentu dengan pasar sasarannya. Saat ini
para sponsor juga mengharapkan agar kita membantu mereka memahami lebih mendalam
mengenai para pengunjung acara yang kita selenggarakan. Mereka bukan sekedar ingin tahu
tentang umur dan jenis kelamin para pengunjung, tetapi mereka juga ingin tahu mengapa

orang-orang tersebut mau untuk datang ke acara kita, apa yang menjadi daya tarik utamanya.
Para sponsor juga ingin dapat memperbaiki atau meningkatkan pengalamannya.
Ini berarti kita sebagai pencari sponsor dituntut bekerja lebih keras lagi. Sponsor dapat dengan
mudah pindah ke berbagai kegiatan yang berbeda. Oleh karena itu, penyelanggara kegiatan
tidak dapat mengandalkan pendapatan dari sponsor dalam bentuk bantuan dana. Model baru
dari sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship yang didasarkan pada kemitraan
mampu memberikan beragam jenis hasil yang menyebabkan sponsor manapun sulit untuk
meninggalkan kerjasama kemitraan tersebut.
Siapa saja yang berpeluang menjadi sponsor acara kita? Jawabannya adalah semua
lembaga/perusahaan yang sedang membutuhkan promosi dan sedang mencari mitra
kerjasama dalam mengerjakan program kerja perusahaan. Mari kita lihat peluang sponsor di 3
(tiga) sektor kehidupan:
a. Public sector
1)

Instansi pemerintahan memiliki alokasi anggaran untuk membantu meningkatkan kualitas

masyarakat baik dalam hal fisik maupun non fisik. Tingkat kabupaten, propinsi maupun
nasional.
2)

Pemerintah memiliki program kerja. Pada beberapa program kerja selalu melibatkan

masyarakat sebagai partner

b. Private sector
1)

Penulis yang sedang mempromosikan tulisannya. Mengundang mereka

biasanya free akomodasi dan transportasi

2)

Penerbit yang sedang mempromosikan buku terbitan terbarunya

3)

Perusahaan yang sedang promo produk baru

4)

Perusahaan yang sedang membuka kantor cabang baru

5)

Perusahaan memiliki Corporate Sosial Responsibility (CSR) ditujukan untuk kegiatan

sosial dan non profit

6)

Bank memiliki dana-dana sosial untuk pemberdayaan masyarakat

7)

Setiap perusahaan selalu memiliki anggaran dana promosi

8)

Perusahaan yang sedang berkembang dan akan melakukan ekspansi pasar

9)

Perusahaan teman satu organisasi

3. Third sector
1)

Lembaga Amil Zakat Infaq Shadaqah. Lembaga sosial non profit memiliki alokasi

anggaran berbagai macam bidang garap. Caranya aksesnya dengan menjadi mitra kerja.
2)

Lembaga Sosial memiliki program kerja dan pada beberapa program membutuhkan

kerjasama dengan pihak lain

Bentuk-bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan pihak sponsor adalah sebagai berikut :
1. Bantuan dana berupa uang tunai

2. Barter produk dengan media promosi : radio, koran, majalah, televisi

3. Support pembicara. Bisa jadi pembicara diambilkan dari lembaga sponsor atau sponsor
bertanggung jawab mencarikan pembicara dari lembaga jaringannya sponsor
4. Support akomodasi (hotel/cathering)
5. Potongan harga misal percetakan, cathering
6. Souvenir misal kaos, kenang-kenangn
7. Kerjasama program melaluia MoU
8. Diskon produk perusahaan
Saat kita ingin bekerjasama dengan orang lain tentunya harus saling membutuhkan. Seperti
yang sudah disampaikan di awal, bahwa pihak sponsor selalu menginginkan manfaat bukan
sebaliknya. Oleh karena itu, anda juga perlu tau apa saja yang dipertimbangkan oleh sponsor
dan bagaimana caranya agar sponsor tertarik dengan kegiatan yang anda kerjakan. Perlu
diperhatikan beberapa hal ini :
1. Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut. Hal ini sangat penting, karena
kredibilitas penyelenggara akan mempengaruhi keputusan pemberi sponsor. Jika
penyelenggara sudah pernah membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut berakhir
dengan sukses maka pihak sponsor tidak segan-segan untuk memberikan bantuan, baik
berupa produk maupun dana.
2. Jenis Kegiatan. Hal ini berkaitan dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah
kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor.
Sebagai contoh, kegiatan seminar tentang pengobatan herbal dapat disponsori oleh
perusahaan jamu atau minuman herbal. Seminar berkorelasi positif terhadap budaya
masyarakat untuk mengkonsumsi produk perusahaan dan perusahaan berkesempatan
untuk memberikan produk knowledge. Sedangkan perusahaan properti atau perusahaan
mobil mewah mungkin tidak begitu tertarik untuk mendanai kegiatan semacam ini.
3. Peserta dan penonton. Pihak sponsor akan tertarik, jika jumlah perkiraan peserta dan
penonton serta target penonton dicantumkan di dalam proposal. Jumlah keduanya akan
menjadi target pemasaran bagi para sponsor untuk memperkenalkan atau memasarkan
produk mereka.

4. Media yang digunakan sebagai sarana publikasi. Apa yang diingan sponsor, itu yang
diberikan. Saat ini pihak sponsor rata-rata menginginkan produknya bisa dikenal oleh
masyarakat bukan? Oleh karena itu, sediakan sarananya. Bisa publikasi visual, audio
atau audio visual. Media visual bisa berupa spanduk rentang, backdrop, baliho, pamflet,
flyer, rontek. Bisa juga dalam bentuk audio seperti radio atau audio visual seperti
televisi.
Salah satu perangkat vital dalam bekerja sama dengan sponsor adalah proposal. Proposal
memberikan gambaran tentang kegiatan yang akan dilaksanakan. Proposal yang baik adalah
yang bisa menjelaskan secara terperinci dan utuh bahkan meski tanpa penjelasan dari
penyelenggara kegiatan.
Coba bayangkan diri Anda seorang CEO atau Direktur Pemasaran dari sebuah perusahaan.
Dimana Anda duduk di sebuah dalam ruangan khusus Anda. Didepan Anda ada meja kerja
yang dilengkapi dengan komputer dan disisi lain ada tumpukan kertas yang bukan lain adalah
tumpukan proposal pengajuan kerjasama yang perlu Anda pelajari dan diambil keputusan,
mana yang akan ditindaklanjuti. Dalam kondisi ini, kira-kira proposal seperti apa yang akan
Anda ambil dari puluhan proposal yang ada ? proposal yang menarik, proposal yang unik,
dan proposal yang tidak terlalu tebal.
Proposal sponsor setidaknya bisa memuat konsep 5 W & 1 H : What, Why, When, Where,
Who, dan How. Selain itu perlu diperhatikan beberapa materi penting seperti dibawah ini:
1. Tujuan diselenggarakan acara
2. Keterangan mengenai acara
3. Alasan mengapa memerlukan sponsor
4. Media yang akan dipakai untuk mempromosikan acara
5. Schedule dan action plan acara
6. Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara kepada pihak sponsor sebagai ganti
sponsorship yang diberikan. Berikan contoh-contohnya. Misalnya pencantuman logo di
banner, lebih baik dibuatkan contoh design banner dengan logo sponsor yang
bersangkutan, atau mungkin anda bisa menyediakan waktu khusus selama beberapa
menit untuk mereka mempromokan kegiatan mereka.
7. Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan- kegiatan yang pernah
dilakukan.

8. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti dengan baik tentang
detail acara tersebut.
Menyampaikan proposal saja belum cukup untuk membuat calon sponsor tertarik. Karena
proposal yang masuk bukan hanya milik kita saja. Selalu ada persaingan untuk mendapatkan
kerjasama dengan pihak sponsor. Bisa jadi dalam 1 bulan ada 5-10 proposal yang masuk untuk
meminta kerjasama sponsorship. Oleh karena itu perlu cara lain untuk meyakinkan calon
sponsor agar bersedia bekerjasama dengan kita.
Setiap orang lebih percaya kepada orang yang sudah dikenal daripada orang yang belum
dikenal. Apalagi orang-orang yang memiliki kesan positif. Demikian juga dengan calon sponsor,
mereka akan melihat siapa orang yang merekomendaikan. Jadi sebelum menghubungi calon
sponsor, cari informasi siapa orang yang dikenal oleh calon sponsor dan bisa bisa memberikan
rekomendasi. Dengan demikian setidaknya 50 % keberhasilan sudah di tangan.
Calon sponsor juga perlu diyakinkan dengan tatap muka secara langsung. Caranya adalah
dengan presentasi. Cara ini fungsinya untuk meyakinkan kepada calon sponsor bahwa kegiatan
kita memang pantas untuk didukung dan kebutuhan promosi produk mereka dapat terpenuhi.
Beberapa hal yang harus diperhatikan saat akan presentasi sebagai berikut :
1. Buat janji dengan calon sponsor. Usahakan bisa bertemu langsung dengan pimpinan
perusahaan/cabang perusahaan.
2. Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum
mendapat sambutan positif. Apapun kegiatan yang anda selenggarakan, yakinkan itu
adalah kegiatan yang terbaik.
3. Datang tepat waktu dan lakukan komunikasi informal dengan penerima tamu.
Sampaikan identitas organisasi dan berikan kartu nama.
4. Berlatih sebelum waktu presentasi
5. Berpakaian yang rapi dan pantas
6. Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor
7. Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah
ada

didalam

proposal.

Pada

waktu

persentasi

sebaiknya

lebih

ditekankan

pada personal approach dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada
kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara kegiatan.

8. Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor (kalo bisa kartu
nama).
9. Tanyakan kapan bisa di-follow up. Setelah itu follow up via telephon.
Setelah kesepakan kerjasama tercapai, tepati janji pada pihak sponsor pada waktu
penyelenggaraan kegiatan. Berikan yang terbaik kepada pihak sponsor sehingga tidak ada
yang merasa dikecewakan. Ini karena akan berkaitan dengan image lembaga penyelenggara.
Sebisa mungkin undanglah mereka untuk datang ke acara kita, biasanya hal tersebut akan
membuat kita lebih baik di mata mereka.
Berikan laporan setelah kegiatan dan cantumkan semua bukti-bukti kegiatan dan pelaksanaan
janji kepada sponsor dan jangan lupa untuk menyertakan bukti seperti foto dari logo mereka di
banner, spanduk, dsb. Hal terakhir ini sangat penting, karena kebanyakn kita, habis manis
sepah dibuang. Tidak memberikan laporan setelah mendapat dana atau barang. Sekali lagi
jangan lakukan hal itu!! Berilah Laporan kegiatan dan sebaiknya anda beraudiensi dengan
pihak sponsor tentang jalannya kegiatan tersebut. Ucapkan terimakasih kepada mereka, minta
waktu luang untuk sekedar berkunjung. Buatlah kesan positif kepada sponsor, dan jangan
berfikir kerjasama hanya dilakukan saat itu saja. Sampaikan program program lain yang
memungkinkan untuk dikerjasamakan dengan pihak sponsor. Dengan demikian maka anda
sudah mendapatkan mitra kerjasama jangka panjang