Fungsi MS Word Sebagaimana yang kita ketahui, MS WORD dipergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun

makalah. Namun, adakalanya kita lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam MS WORD, padahal dengan memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan untuk mengingatkan kembali (terutama untuk saya pribadi) berbagai fasilitas yang ada dalam MS WORD. 1. Jenis huruf Agar dokumen yang dihasilkan tidak terlalu banyak mengalami editing dalam masalah font, sebaiknya tentukan dulu default font yang akan dipergunakan. (Menu Home+ Font) 2. Pembuatan Numbering Biasanya, pembuatan suatu dokumen mengacu kepada peraturan tertentu dalam pembuatan dokumen (misal Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka). Oleh karena itu, harus didefinisikan terlebih dahulu mengenai numbering yang sesuai dengan peraturan pembuatan suatu dokumen. 3. Pembuatan Outline Biasakan bekerja dengan dokumen view berupa Outline. (Menu View + Document Views + Outline). Hal ini akan memudahkan kita untuk membuat poin-poin penting yang akan dituangkan dalam dokumen. Pembuatan dokumen dalam bentuk outline, minimal sampai dengan level 3. Ada kalanya pada saat perpindahan dari level 1 ke level 2 kita diharuskan untuk mengubah list level (Menu home+ Multiple List+Change List Level) 4. Pemakaian Break Section Biasanya dalam suatu dokumen terdapat perbedaan jenis penomoran halaman untuk tiap section (misalnya : halaman sampul biasanya tidak ada nomor halaman, Kata Pengantar & Daftar Isi & Daftar Tabel diberi nomor halaman jenis i, ii, iii, , Bab I dst diberi nomor jenis 1,2,3) Oleh karena itu untuk setiap pergantian jenis halaman tersebut diberikan break section. ( Menu Page Layout +Break +Next Page). 5. Penomoran Halaman Seperti yang telah disebut pada poin 4, maka penomoran halaman akan menggunakan fasilitas break section. Setiap section diberi nomor halaman seperti yang dikehendaki ( Menu insert + Page Number + Format Page Number + Page numbering + start at kemudian pilih letak nomor halaman bottom atau top of page) khusus halaman sampul, biasanya tidak ada nomor halaman, oleh karena itu header/footer nya perlu diedit (Menu insert + header/footer + edit header/footer + Design + pilih different first page)

6. Pembuatan Daftar Tabel Tabel/Gambar/Bagan yang dibuat diusahakan diberi caption yang terdiri dari judul bab dan nomor gambar. (Menu References + insert Caption pada option pilih label yang diinginkan, hilangkan tanda centang pada exclude label from caption). Untuk pembuatan daftar tabel/gambar/bagan maka pilih menu references + insert table of figures) maka daftar tabel dapat muncul secara otomatis. Apabila ada perubahan posisi halaman pada tabel/gambar/bagan, maka daftar tabel tinggal diklik kanan pilih update field. 7. Pembuatan Daftar Isi Pembuatan daftar isi secara otomatis adalah dengan memilih references + table of contents. Apabila ada perubahan dalam letak halaman maka daftar isi tinggal di update (sama seperti update daftar tabel) 8. Editing dengan Document Map Agar editing yang dilakukan dapat dilakukan dengan cepat maka dapat memanfaatkan fasilitas document map (Menu View + document map). Dengan fasilitas ini, perpindahan halaman yang akan diedit dapat berlangsung lebih cepat) B.Fungsi menu didalam Ms Word 2003 ToolBar Menu ToolBar Menu merupakan kumpulan perintah-perintah yang digunakan untuk membuat suatu dokumen dalam program pengolah kata Microsoft Word. Yang termasuk didalam ToolBar Menu seperti dibawah ini:
1. Menu File

Menu file berfungsi untuk mengatur file dokumen seperti menyimpan, membuka, mengatur kertas dokumen, dsb. a. New : Membuat file yang baru b. Open : Membuka File yang pernah kita buat c. Close : Menutup file yang sedang kita buka d. Save : Menyimpan dokumen yang sebelumnya telah kita simpan dan telah diberi nama e. Save As : Menyimpan file yang baru dalam hal ini kita perlu mencantumkan nama file yang akan kita tempatkan file tersebut f. Save as Web Page : Menyimpan dokumen sebagai halaman web g. Web page Preview : Preview halaman web h. Page Setup : Mengatur halaman, ukuran kertas, ukuran margin, dll i. Print Preview : Menampilkan hasill kerja yang telah kita buat pada kertas j. Print : Mencetak dokumen yang telah kita buat pada kertas k. Sent To : Mengirimkan dokumen l. Properties : Melihat detail m. Exit : Keluar dari Program Word

2. Menu Edit

Menu Edit berfungsi untuk melakukan pengeditan dokumen a. Undo Typing : Membatalkan perintah yang sudah terlanjur dilaksanakan b. Repeat Typing : Membatalkan perintah yang telah terlanjur dibatalkan c. Cut : Menghapus suatu objek dari lembar kerja d. Copy : Mengcopy suatu objek yang tersimpan pada clipboard ke dalam lembar kerja kita e. Clear : Membersihkan f. Paste : Mengambil object yang sudah disimpan pada clipboard dengan cara meletakkan kursor pada posisi y yang tepat g. Paste Special : Mengambil object yang sudah disimpan pada clipboard yang kemudian diletakkan dilembar kerja h. Select All : Memilih keseluruhan yang ada pada lembar kerja kita i. Find : Mencari suatu kata tertentu yang ada pada naskah j. Replace : Mengganti kata yang ada pada naskah dengan kata yang baru secara keseluruhan k. Go To : Menuju kehalaman, baris, persamaan tertentu dengan c cepat

3. Menu View

Menu View berfungsi untuk mengatur bagaimana tampilan dokumen a. Normal : Menampilkan format teks tetapi disederhanakan halamannya sehingga mempermudah kita dalam melakukan pengetikan, dan pengeditan dokumen b. Print Layout : Menampilkan bagaimana teks yang sesungguhnya c. Reading Layout : Membaca dokumen halaman per halaman d. Task Pane : Menampilkan beragam perintah cepat Word e. Ruller : Menampilkan ukuran garis pada lembar kerja kita f. Markup : Melakukan pengaturan komentar dalam projek : g. Headaer and Footer : Membuat judul berulang diatas (header) dan dibawah (footer) h. Full Sscreen : Menampilkan lembar dokumen secara layar penuh i. Zoom : Memperbesar dan memperkecil tampilan dokumen

4. Menu Insert

Menu Insert berfungsi untuk menambahkan sesuatu ke dalam dokumen. a. Break : Berganti Halaman b. Page Number : Penomoran halaman c. Date and Time : Menyisip waktu dan hari serta formatnya d. Symbol : Menyisip suatu simbol e. Footnote : Membuat catatan kaki f. Picture : Menyisip gambar g. Diagram : Menyisip diagram kedalam dokumen h. Text Box : Menyisip teks di dalam kotak i. File : Menyisipkan suatu file pada lembar kerja kita j. Object : Menyisip suatu objek atau program lain yang akan digunakan dalam bekerja

5. Menu Format

Menu Format berfungsi untuk mengatur format sebuah dokumen. Seperti mengatur format huruf, paragraf dll a. Font : Mengatur huruf- huruf dalam pembuatan dokumen b. Paragraph : Mengatur jarak baris ( Line Spacing ) c. Bullet and Numbering : Fasilitas untuk memberi simbol tertentu atau penomoran dalam baris d. Border and shading : Memberi border ( Bingkai ), dan shading pada teks yang kita buat e. Columns : Membagi lembar kerja menjadi beberapa kolom f. Tabs : Untuk mengatur ukuran tab g. Drop Caps : Memperbesar huruf pertama tiap paragraf h. Teks Direction : Memberikan efek arah teks pada alinea yang dipilih i. Change Case : Merubah bentuk tulisan, dari huruf kecil menjadi huruf besar dan sebaliknya j. Back Ground : Mengatur warna latar belakang lembar kerja k. Theme : Menerapkan tema yang diinginkan l. Styles and Formatting : Memformat jenis huruf

6. Menu Tools

Menu Tools mempunyai fungsi untuk mengatur program kerja a. b. c. d. e. Speling and Grammar :Mengoreksi naskah dalam bahasa inggris Research :Mencari dokumen tertentu Letter and Mailing :Membuat surat dan email Macro :Membuat macro, merekam, dan memproteksi makro Customize :Pengaturan, penambahan, dan pengurangan jenis ikon y yang aktif yang akan digunakan dalam menu

f. Options :Melakukan pemilihan dan pengaturan metode maupun pengaturan umum

7. Menu Table

Menu Table berfungsi untuk membuat tabel dan mengatur tabel tersebut a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. Draw Table : Untuk mengeluarkan toolbars table and border Insert : Perintah untuk menyisip tabel, baris, dll Delete : Menghapus tabel, baris dll Select : Memilih suatu tabel, baris, kolom dll Merge Cells : Menggabung beberapa cell tabel dalam satu cell Split Cells : Memisahkan kembali Cell yang telah digabung Split Table : Membagi suatu sel pada tabel Tabel Auto Format : Membuat suatu tabel sekaligus memformatnya Auto Fit : Membuat tabel dan kolom tabel sesuai dengan acuan yang ada Heading rows repeat : Menggunakan judul atau Header tabel berulang Convert : Merubah teks untuk tabel dan sebaliknya Sort : Mensorting data yang ada pada tabel Formula : Memasukkan suatu fungsi atau rumus pada tabel Hide Gridlines : Menampilkan garis pada suatu tabel

8. Menu Windows

Menu Windows berfungsi untuk mengatur lembar kerja a. New Window : Membuat lembar kerja window baru b. Arrange : Menyusun dokumen-dokumen yang aktif c. Split : Membagi lembar kerja dalam beberapa bagian

9. Menu Help

Menu help berfungsi untuk memberi bantuan kepada kita yang belum tahu Microsoft Word a. Microsoft office Word help : Menampilkan fasilitas help yang biasa membantu kita dalam menyelesaikan masalah Toolbar Standart New Blank Document : Membuat file yang baru Open : Membuka file yang telah disimpan Save : Menyimpan dokumen Permission : Menentukan izin akses dokumen E-Mail : Membuat dokumen menjadi surat email Print : Mencetak dokument yang sudah diketik Print Preview : Melihat tampilan dokumen sebelum di cetak

a. b. c. d. e. f. g.

h. Spelling and Grammar : Mengoreksi naskah dalam bahasa inggris i. Research : Melakukan pencarian dokumen dalam suatu file j. Cut : Menghapus suatu objek dari lembar kerja kita k. Copy : Mencopy suatu objek yang tersimpan pada clipboard l. Paste : Mengambil objek yang sudah ada dalam clipboard m. Undo Typing : Membatalkan perintah yang sudah dilakukan n. Cant Redo : Membatalkan Perintah yang sudah dibatalkan o. Format Painter : Memformat naskah dengan fasilitas Painter p. Tables and Borders : Menampilkan menu Tabel dan Border q. Insert Table : Menyisip tabel r. Insert Ms Excel : Menampilkan lembar kerja Microsoft Excel s. Columns : Membagi lembar kerja menjadi beberapa kolom t. Drawing : Menampilkan menu Drawing u. Show/hide : Menampilkan atau menyembunyikan karakter yang tersembunyi v. Zoom : Memperbesar/memperkecil Lembar Kerja w. Help : Menampilkan Bantuan x. Read : Membaca dokument halaman per halaman ToolBar Formatting a. Styles and Formating : Memformat huruf b. Style : Jenis jenis huruf c. Font : Merubah Jenis-jenis Huruf d. Font Size : Ukuran huruf e. Bold : Menebalkan huruf teks f. Italic : Membuat Teks menjadi miring g. Underline : Menggaris bawahi Teks h. Align Left : Perataan Kiri i. Center : Perataan tengah j. Align Right : Perataan kanan k. Justify : Perataan kiri-kanan l. Line Spacing : Mengatur spasi dalam pengetikan m. Numbering : Memberi nomor secara berurutan setiap baris n. Bullets : Memberi simbol tertentu yang hampir sama dengan nomor paragraf o. Decrease Indent : Menggeser Indentasi ke kiri p. Increaase Indent : Menggeser indentasi ke kanan q. Outside Border : Membuat border pada teks r. Highlight : Memberi warna arsiran pada teks s. Font Colour : Mengatur Warna teks Drawing ToolBar Drawing ToolBar berfungsi untuk Menyisip/membuat objek gambar, Menggambar, mengatur warna huruf, membuat garis dan memformatnya dsb a. b. c. d. e. f. g. h. i. AutoShapes : Menyisip gambar AutoShapes Line : Menggambar garis Arrow : Menggambar Anak Panah Rectangle : Menggambar Kotak Oval : Menggambar Lingkaran Text Box : Menyisip kotak teks ( Mengetik Teks dalam kotak) Insert Word Art : Menyisip Word Art ( Tulisan Indah ) Insert Diagram : Menyisip Digram Clip Art : Membuat gambar

j. k. l. m. n. o. p.

Insert Picture : Menyisip gambar Fill Color : Merubah warna isi objek gambar Line Color : Merubah warna garis/bingkai objek gambar Font Color : Merubah warna huruf Line Style : Merubah jenis dan ketebalan garis gambar Dash Style : Merubah garis dalam bentuk titik-titik / garis putus-putus Arrow Style : Merubah bentuk pangkal ujung garis q. sShadow Style : Membuat bayangan objek gambar r. 3-D Style : Membuat efek 3 Dimensi pada objek gambar