Tuan,
Dengan hormatnya saya merujuk kepada surat tuan bil. ........ bertarikh berhubung perkara di atas.
2. Permohonan pemendekan notis peletakan jawatan tuan telah dipertimbangkan dengan sewajarnya dengan keputusan diluluskan/ tidak diluluskan*
3. Sehubungan itu, tuan dikehendaki membayar sebulan gaji sebagai ganti notis.**
Sekian, terima kasih. Tandatangan Nama penuh Jawatan Tarikh : (nama dan alamat pegawai) . : .. : .. : ..
Catatan : * : Potong mana yang tidak berkenaan. ** : Masukkan perenggan 3 sekiranya pemohonan pemendekan notis peletakan jawatan tidak diluluskan.