1

PROSES PELAKSANAAN SERAH TERIMA

I.

PELAKSANAAN SERAH TERIMA PERTAMA Batasan dapat dilakukannya Serah Terima Pertama adalah dilengkapinya prasyarat-prasyarat, sebagai berikut:

A. Penyelesaian Keseluruhan Item Pekerjaan : Penyelesaian keseluruhan item pekerjaan sehingga kemajuan fisik (progress) dapat dinilai sebagai Progress 100%, adalah apabila berbagai prasyarat kontraktual telah terpenuhi, yang antara lain adalah: 1. Seluruh item fisik yang disebutkan didalam BOQ telah terpenuhi, yaitu telah terbangun atau telah terpasang serta komponen system telah terbukti melalui testing-testing bahwa telah dapat berfungsi. Untuk proyek NSUH kondisi ini telah terpenuhi menjelang akhir bulan Juni 2011. 2. Telah dibuat Dokumentasi Foto penyelesaian pekerjaan dan Laporan Progress (kemajuan fisik) 100% berdasarkan Inspeksi bersama antara Kontraktor, PMSC dan PMU.

B. Prasyarat Lainnya : Prasyarat lain yang harus dipenuhi oleh Kontraktor pada saat Serah Terima melengkapi Inventaris proyek, termasuk sebagai berikut: 1. Dokumen Kontrak, sesuai dokumen Lelang Ayat 4.2., yaitu, Perjanjian Kontrak, Surat Penunjukan, Kondisi Kontrak, Spesifikasi Teknis, Gambar For Construction, Bill of Quantity, dan Dokumen-dokumen lain yang memberntuk Kontrak. 2. Penyelesaian Proses Defect List : Kekurangan-kekurangan minor atau kekurang-sempurnaan yang ditemukan dalam hasil pekerjaan yang telah diselesaikan Kontraktor tidak dapat dianggap sebagai pekerjaan yang belum selesai. Tetapi dianggap sebagai hasil pekerjaan yang kurang sempurna atau cacat. Kekurang sempurnaan ini dicatat dalam Defect List (DaftarCacat) yang menjadi kewajiban bagi Kontraktor untuk menyelesaikan penyempurnaannya dalam masa pemeliharaan, atau sesuai batasan waktu yang disepakati, di dalam masa pemeliharaan.

Penjelasan Proses Serah Terima Pertama

3. Penyelesaian As-Built Drawing : As-Built Drawing yaitu gambar teknis yang menunjukkan keadaan fisik bangunan sebagaimana yang terbangun. Gambar ini dapat dibuat bersamaan dengan Proses pelaksanaan fisik, atau segera sesudah pelaksanaan fisik. As-Built Drawing seyogyanya tidak dibuat mendahului selesainya pelaksanaan fisik, karena dimungkinkan terjadinya deviasi sesuai kondisi lapangan. Dalam proses pendahuluan, batasan kuantitas, jenis, urutan, pengelompokan, isi, dan sebagainya dari As-Built Drawing telah melalui proses pendekatan dalam berbagai modus, sehingga pada saat gambar-gambar ini dibuat dapat dianggap telah benar, terkecuali adanya perbedaan minor dengan kondisi lapangan. Kemungkinan terjadinya perbedan minor tersebut, kemudian akan direvisi oleh Kontraktor, dalam masa pemeliharaan, atau sesuai batasan waktu yang disepakati, di dalam masa pemeliharaan.

II.

DEFECT LIST

A. Pengertian Defect List : Defect List (atau Daftar Cacat) adalah daftar yang merekam bagian-bagian pekerjaan yang sudah diselesaikan tetapi oleh pengawas dianggap mutunya perlu disempurnakan. Daftar ini dibuat pada saat Fisik Bangunan telah diselesaikan oleh Kontraktor dan banguan akan diserah terimakan untuk pertama kali (Hand Over I)

B. Maksud dan Tujuan dilakukan Defect List : Pada saat semua komponen bangunan yang tercantum dalam gambar, spesifikasi dan BOQ terpenuhi (sudah terbangun dengan benar) oleh Kontraktor, maka otomatis progress pekerjaan mencapai 100%. Namun hasil pekerjaan yang dilakukan dengan benar belum tentu semuanya sempurna, sangat mungkin terjadi cacat-cacat atau kesalahan ringan dalam pemasangan, atau mutu finishing yang kurang memuaskan, dan sebagainya, memerlukan penyempurnaan. Ketidak sempurnaan itu wajib diperbaiki oleh Kontraktor dalam jangka waktu tertentu, di dalam masa pemeliharaan. Untuk itu diperlukan pedoman yang menunjukkan bagian-bagian mana dari komponen bangunan yang memerlukan penyempurnaan tersebut. Untuk itu diperlukan daftar cacat yang di ketahui bersama, yaitu Defect List 1. Maksud Dilakukan Defect List : Pemeriksaan Defect List dimaksudkan agar segala bentuk cacat kecil dan kekurang sempurnaan hasil penyelesaian pekerjaan oleh Kontraktor dapat
Penjelasan Proses Serah Terima Pertama

3 tercatat secara sistematis, yang nantinya akan catatan digunakan untuk tujuan-tujuan demi tercapainya kesempurnaan hasil penyelesaian pekerjaan beserta kelengkapan administrasinya. 2. Tujuan Pembuatan Defect List Tujuan-tujuan yang dimaksud, utamanya sebagai berikut: a. Defect list tersebut akan digunakan oleh Kontraktor sebagai petunjuk untuk memperbaiki item-item pekerjaan yang diminta untuk disempurnakan. b. Sebagai acuan bagi PMSC dan PMU untuk melakukan re-inpection terhadap hasil penyempurnaan pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Kontraktor, secara lebih mendetail. c. Bilamana nantinya ternyata Kontraktor tidak menyelesaikan penyempurnaan pekerjaan yag dituntut dalam Defect List maka kemudian hasil catatan itu dapat dipergunakan untuk menghitung biaya yang harus dikeluarkan oleh PMU untuk menyelesaikan penyempurnaan pekerjaan yang tercantum dalam Defect List tersebut.

C. Zonifikasi Pelaksanaan Defect List : Untuk luas bangunan NSUH, diatas 50.000m2 maka diperlukan penzoningan area, untuk memudahkan penjadwalan rangkaian proses penyelesaian komponen bangunan, pencatatan defect , penyerahan, perbaikan, dsb. Untuk proyek NSUH penzoningan di bagi menjadi, sebagai berikut: 1. Lantai Bangunan : terdiri atas 6(enam) area lantai (I, II, III, IV, V dan VI) dengan masingmasing terbagi menjadi 8 Zona. 2. Atap Bangunan : terdiri atas 2(dua) area (Atap lantai V dan VI) dengan masing-masing terbagi menjadi Zona Timur, Zona tengah dan Zona Barat. 3. Bangunan Utilitas : terdiri atas bangunan-banguna utilitas yang penzoningannya sesuai fungsin ya masing-masing. 4. Faade Bangunan terdiri atas 2(dua) area, yaitu Faade Luar dan Faade Healing Garden, yang masing-masing terbagi menjadi Zona-zona sesuai hadapan faade yang ada. 5. Landscaping, termasuk hardscape dan softscape, terdiri atas 8(delapan) Zona.

D. Pihak yang terlibat dalam Pelaksanaan Defect List : Defect List dilakukan pada saat dilakukan Joint Inspection, yaitu inspeksi bersama yang dilakukan antara 3(tiga) pihak, yaitu,

Penjelasan Proses Serah Terima Pertama

1. PMU (Project Management Unit), sebagai Wakil Owner 2. PMSC (Project Management and Suprvising Consultant), dalam hal ini PT. Yodya Karya (Persero) selaku Project / Construction Management dan sebagai Supervisor. 3. Kontraktor, PT. Waskita Karya (Persero) dan para Sub Kontraktor nya yang terkait.

E. Waktu dan Prinsip Pelaksanaan Defect List : Defect List dilakukan secara bertahap, sesuai pembagian zonifikasi, sesuai jadwal yang diajukan Kontraktor dan disepakati bersama, yang merupakan bagian dari rangkaian kegiatan penyelesaian, pemerikasaan, perbaikan dan penyerahan komponen fisik bangunan. Tahapan-tahapan yang dijalankan terhadap masing-masing zona adalah sebagai berikut: 1. Penyelesaian Pekerjaan : Kontraktor menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan pada zona yang dimaksud, sesuai dengan Jadwal Induk kegiatan Serah Terima Pertama. Jadwal Induk tersebut dapat terlihat pada fotocopy terlampir. 2. Pencatatan Defect List : Pada zona yang sudah selesaikan oleh Kontraktor sesuai jadwal, maka akan dilakukan pemeriksaan dan pencatatan Defect List yang dihadiri oleh ketiga Pihak, yang selanjutnya setelah keseluruhan zona dilakukan pemeriksaan dan pencatatan, maka kemudian dibuat Berita Acara Pemeriksaan Defect List. Berita Acara Pemeriksaan Defect List dapat terlihat pada fotocopy terlampir. 3. Proses Serah Terima Pertama : Pada saat pencatatan Defect List terhadap keseluruhan zona telah selesai, maka dokumen-dokumen beserta Berita Acara Pemeriksaan Defect List disertakan sebagai kelengkapan Administrasi Serah Terima Pertama. 4. Penyempurnaan Sesuai Defect List : Berdasarkan Defect List yang diterbitkan dengan Berita Acara tersebut, Kontraktor menyelesaikan penyempurnaan pekerjaan-pekerjaan pada zona yang tercatat dalam defect list, sesuai dengan jadwal pelaksanaan penyempurnaan hasil pekerjaan. Jadwal tersebut dapat terlihat pada fotocopy terlampir. 5. Pencatatan Punch List : Pada zona yang penyempurnaannya sudah selesaikan oleh Kontraktor sesuai jadwal dan sesuai isi Defect List, maka akan dilakukan pemeriksaan ulang. Defect List kemudian merupakan patokan dalam pemeriksaan hasil penyempurnaan pekerjaan. Bilamana pekerjaan tersebut telah disempurnakan dengan baik, maka item pekerjaan tersebut akan dihilangkan dari Defect List dan pada row item pekerjaan itu akan diberi tanda Acceptable (Yang pemeriksaannya dihadiri oleh Ketiga Pihak, PMU, PMSC dan Kontraktor/Sub-Kontraktor).

Penjelasan Proses Serah Terima Pertama

5 Bilamana dari item pekerjaan yang disempurnakan tersebut masih terdapat kekurangsempurnaan yang belum memuaskan, maka akan dimasukkan dalam Punch List. Selanjutnya setelah keseluruhan zona dilakukan pemeriksaan dan pencatatan, maka kemudian dibuat Berita Acara Pemeriksaan Punch List. Format Berita Acara Pemeriksaan Punch List dapat terlihat pada fotocopy terlampir. 6. Penyempurnaan Akhir Sesuai Punch List : Berdasarkan Punch List yang diterbitkan dengan Berita Acara tersebut, Kontraktor menyelesaikan penyempurnaan pekerjaan-pekerjaan pada zona yang tercatat dalam Punch List. Selanjutnya, keseluruhan proses penyempurnaan ini harus selesai pada akhir Pertengahan September 2011.

III. PEMBUATAN AS-BUILT DRAWING As-built Drawing yang pemasukannya adalah sebagai salah satu prasyarat Serah Terima Pertama, prosesinya dilakukan bersama, sebagai berikut:

A. Pengertian As-Built Drawing : As-built drawing adalah gambar-gambar teknis yang memperlihatkan dan menjelaskan keadaan sebenarnya dari apa yang terbangun dalam pekerjaan fisik. Isi dari As-built Drawing mencakup informasi teknis yang menjelaskan : 1. Gambar-gambar Denah-denah, tampak dan potongan Bangunan 2. Gambar-gambar Detail Struktur, Sub-structure, kolom, balok, lantai, dan komponen beton lainnya, serta rangka-rangka baja struktur atap. 3. Gambar-gambar Detail Arsitektur, lengkap dengan komponen-komponen arsitektur itemper item. 4. Gambar-gambar Detail M/E, lengkap dengan layout dari masing-masing komponen mekanikal dan elektrikal yang tersembunyi dibawah lantai dan diatas plafon. 5. Informasi Jenis dan Finishing Marterial

B. Proses Pembuatan As-Built Drawing : Pembuatan As-built Drawing dilakukan oleh Kontraktor setelah tiap pekerjaan komponen fisik bangunan selesai, agar apa yang tergambarkan benar-benar sesuai dengan kondisi lapangan, termasuk:  Ukuran-ukuran yang menunjukkan posisi horizontal dan vertical dari komponenkomponen bangunan  Jumlah Komponen Fixture pada ruangan / bangunan  Material yang digunakan pada komponen bangunan

Penjelasan Proses Serah Terima Pertama

Pembuatan As-built drawing mengacu pada 3(tiga) sumber utama, yaitu: 1. Gambar-gambar For Construction Drawing untuk patokan penyusunan pola penyajian 2. Gambar-gambar Shop Drawing untuk patokan pembuatan materi gambar 3. Pengukuran lapangan pada saat selesai dilakukan pemasangan, khususnya untuk instalasi M/E. Keseluruhan jumlah dan penjajian As-built drawing terlebih dahulu direncanakan bersama antara Kontraktor dan team PMSC untuk kemudian dibahas bersama team teknis PMU, dan dituangkan dalam rencana pembuatan As-Built Drawing. Selanjutnya Kontraktor menyiapkan gambar-gambar tersebut sesuai dengan kuantitas dan pola penyajian yang telah disepakati bersama.

C. Pemasukan As-Built Drawing : Pada saat keseluruhan As-built drawing selesai dibuat dan lengkap diajukan kepada PMU/PMSC maka selanjutnya oleh PMSC dilakukan pemeriksaan apakah gambar-gambar yang dimasukkan sudah lengkap sesuai dengan kuantitas dan pola penyajian. Setelah dalam pemeriksaan ditemukan bahwa seluruh Gambar As-built drawing di buat lengkap, kemudian dilaporkan kepada PMU dan dibuat Berita Acara penerimaan berkas As-built Drawing.

D. Review dan Koreksi As-Build Drawing : As-Built Drawing yang dibuat dan disubmit yang telah sesuai dengan kuantitas dan penyajian yang diminta pada List of As-Built Drawing secara prinsip isinya sudah benar. Meskipun demikian masih dimungkinkan terjadi adanya perbedaan minor dengan kondisi lapangan. Perbedaan minor ini, meskipun sedikit tetapi diperlukan waktu dan ketelitian untuk mereview kebenaran isinya, yang umumnya perbedaan itu sulit terlihat. Dari hasil Pemeriksaan (Tahap II / Lanjutan), berupa pemeriksaan kebenaran Isi Gambar As-Built Drawing yang hasilnya akan berupa : a. Gambar yang sudah benar akan diberi status Approved b. Gambar yang perlu dikoreksi akan diberi status Approved by Note

E. Penyempurnaan As-Built Drawing :

Penjelasan Proses Serah Terima Pertama

Gambar yang masih berstatus Approved by Note segera diperbaiki / direvisi dan segera memasukkan kembali, selambat-lambatnya dalam jangka waktu tertentu yang disepakati bersama, sesudah tanggal transmital dari Koreksi PMSC.

F. Approval As-Built Drawing : Setelah gambar-gambar As-Built Drawing direvisi kembali dan mendapat status Approved maka keseluruhan berkas dengan signage asli di berbanyak dan di Jilid untuk Final Submission, sesuai dengan kuantitas yang disyaratkan dalam Kontrak.

G. Final Submission As-Built Drawing : Setelah diperbanyak dan di Jilid dengan baik sesuai kuantitas yang disyaratkan dalam Kontrak, Kontraktor kemudian memasukkan kembali Gambar-gambar tersebut, dan dibuatkan Berita Acara Penyerahan Final As-Built Drawing.

Prosesi dan Berita-berita Acara yang diterangkan diatas, khususnya Berita Acara pada butir I.A.2. mengenai Laporan Kemajuan Fisik 100%, dan butir II.E.2. mengenai penyelesaian pemeriksaan dan pencatatan Defect List, serta butir III.C. mengenai pemasukan As-Built Drawing, ketiga-tiganya merupakan dokumen pendukung bagi penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Pertama. Demikian penjelasan mengenai prosesi dan administrasi pendukung penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima.

Penjelasan Proses Serah Terima Pertama