ANALISIS SURAT MENYURAT (SURAT KIRIMAN RASMI) Antara perkara-perkara yang harus dititik beratkan ketika menulis surat

kiriman rasmi ialah: a) Struktur penulisan Surat rasmi ini secara keseluruhannya mengikuti format yang telah digariskan. Namun begitu masih terdapat beberapa bahagian yang salah dan harus diperbetulkan. Perkara-Perkara Alamat pengirim Keterangan Surat ini menggunakan kepala surat. Kepala surat ini sudah siap dicetak alamat pengirim, nombor telefon dan faksimile. Oleh itu, tidak perlu ditulis alamat pengirim lagi. Garis panjang melintang Di bawah kepala surat dicetak sekali garis panjang melintang. Nama dan alamat penerima Tidak perlu disertakan nama penerima asalkan ditulis jawatan penerima. Alamat yang ditulis lengkap dan mengikuti cara yang betul. Tarikh Penulisan tarikh bagi surat ini tidak mengikuti format yang sepatutnya. Ini kerana, surat ini disertakan sekali nombor rujukan yang diletakkan pada sebelah kanan di bawah garis melintang, oleh itu, tarikh seharusnya ditulis disebelah bawah nombor rujukan tersebut. Panggilan hormat penerima Panggilan hormat sepatutnya dilangkau sebaris daripada alamat penerima, namun surat rasmi bagi kajian kes ini menggunakan langkau dua baris. Walaubagaimanapun, penulisan panggilan hormat ditulis dengan betul. Perkara atau tajuk Cara penulisan perkara tajuk ditulis dengan

betul. Semua huruf dibesarkan dan dihitamkan. Ditulis selepas melangkau satu baris selepas panggilan hormat penerima. Perenggan pertama Perenggan pertama ditulis dengan betul mengikut format. Perenggan isi Ditulis mengikut struktur yang sepatutnya. Setiap satu dibubuh nombor yang disertakan noktah bermula dengan nombor dua. Permulaan ayat juga dijarakkan Perenggan penutup Surat ini tidak mengandungi perenggan penutup. Perenggan penulis ditulis bagi menzahirkan ucapan terima kasih, harapan dan sebagainya. Pengakuan pengirim Struktur penulisan pengakuan pengirim ini dibuat dengan betul. Slogan turut disertakan dan ditulis di tempat yang betul iaitu di atas pengakuan pengirim. Tandatangan pengirim Nama penuh pengirim Mengikuti format yang sepatutnya. Nama penuh pengirim ditulis dengan huruf besar dan di tulis di dalam kurungan. Dicatatkan juga jawatan pengirim.

b) Laras bahasa Laras bahasa ialah gaya dan penggunaan sesuatu bahasa. Laras bahasa yang digunakan di dalam surat rasmi haruslah bersifat ilmiah, formal dan objektif. Kata ganti nama diri Kata ganti nama biasanya dikaitkan dengan gelaran kehormat dan jawatan seseorang. Penggunaan kata ganti nama turut digunakan dalam surat ini. Kata ganti nama diri pertama : Saya bagi pihak IPG..

Kata ganti nama diri kedua : ..jasa baik pihak tuan untuk membenarkan.. Kata ganti nama diri ketiga : Penulis boleh mengganti perkataan guru-guru pelatih kepada mereka Frasa penanda Penanda rujukan : Dengan segala hormat dan sukacitanya perkara di atas dirujuk Penanda perwakilan : Saya bagi pihak IPG Kampus Kota Bharu. Penanda penamat : Sekian, terima kasih Penanda penghargaan : kerjasama, sokongan dan kebenaran daripada pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih. Penggunaan bahasa Ayat pasif : agar objektif menjana para pendidik berkarisma dan dinamik dapat direalisasikan. Di atas kerjasama, sokongan dan kebenaran daripada pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih Pemilihan leksis yang tidak tepat : Adalah diharapkan semoga pihak tuan.. seharusnya ditukar kepada Diharapkan pihak tuan..