Anda di halaman 1dari 7

Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,

penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundangundangan. Setiap pendirian PBF wajib memiliki izin dari Direktur Jenderal yang berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang selama memenuhi persyaratan. PBF diperbolehkan mendirikan PBF Cabang yang periizinnya dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi; memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung jawab; komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi; menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF; memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB. menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan; Dalam hal permohonan dilakukan dalam rangka penanaman modal, pemohon harus memperoleh persetujuan penanaman modal dari instansi yang menyelenggarakan urusan penanaman modal sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Izin PBF dinyatakan tidak berlaku, apabila: masa berlakunya habis dan tidak diperpanjang; dikenai sanksi berupa penghentian sementara kegiatan; atau izin PBF dicabut Penyelenggaraan PBF dan PBF Cabang hanya dapat mengadakan, menyimpan dan menyalurkan obat dan/atau bahan obat yang memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan oleh Menteri. Dalam hal pengadaan obat dan bahan obat PBF hanya dapat melaksanakannya dari industri farmasi dan/atau sesame PBF. Sedangkan PBF cabang Hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan atau bahan obat dari PBF pusat. Pelaporan Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM
Apa saja yang harus Anda perhatikan untuk meningkatkan penjualan. Anda, berikut ini kami beberkan 10 cara 1. Perlihatkan kepada calon kastemer Anda bahwa Anda begitu antusias terhadap produk dan bisnis Anda. Jika Anda Antusias, maka mereka pun akan antusias, karena antusias itu bersifat menular.

2. Akhiri E-mail penjualan Anda dengan kata-kata close yang mantap. Seperti bonus tambahan, harga diskon, pengingat praktis, dan deadline order, dsb. 3. Tenteramkan kastemer Anda yang melakukan komplain. Berikan jaminan refund dari uang mereka, atau berikan mereka diskon, berikan mereka bonus, berikan mereka solusinya atas masalah tsb, dsb. 4. Buat sedemikian rupa agar kastemer Anda merasa tertarik thp bisnis Anda sehingga mereka akan menceritakan hal itu kepada rekan-rekan bisnis yang lain. Berikan mereka sesuatu yang gratis juga menarik sebagai bonus, atau sejenisnya. 5. Tumbuhkan keyakinan ekstra pada prospek Anda sehingga mereka kelak akan membeli dari Anda. Gunakan referensi yang baik dari orang-orang yang telah menjadi kastemer Anda, sehingga mereka bisa melihat siapa saja yang telah menjadi kastemer Anda, berikan juga jaminan atau garansi kepada mereka, dan sebagainya. 6. Buat pada situs web Anda opt-in list sehingga pengunjung situs Anda dapat mendaftarkan diri untuk mendapatkan e-books, software, kontest, atau sesuatu yang gratis yang dapat ditukar dengan alamat e-mail mereka, karena secara psikologi mereka lebih suka mendapat sesuatu yang bagus gratis walaupun mereka sanggup membelinya. 7. Jangan lupa prinsip aturan 80-20, artinya 80% dari isi situs Anda harus berisi informasi atau hal-hal yang disukai secara umum bagi para pengunjung sedangkan sisanya 20 % atau kurang berisi profil perusahaan Anda serta produk atau jasa yang Anda pasarkan. 8. Upayakan apabila kastemer Anda membeli sesuatu dari Anda, merekamendapatkan sebagian atau sedikit dari apa yang mereka pesan hal itu bisa dalam bentuk sesuatu yang mereka bisa dapatkan secara online. 9. Tulis sebuah artikel ke sebuah penerbit dari suatu newsletter online, Dan hendaklah hal itu dalam bentuk artikel yang bersifat informasi jangan bersifat iklan. 10. Perlihatkan kepada prospek Anda bahwa Anda adalah seorang yang pakar di bidangnya, karena hal tsb dapat meyakinkan mereka. Anda dapat menerbitkan sebuah artikel, menulis sebuah ebook, dan sejenisnya. Adakan progam insentif penjualan Jangan harapkan sebuah angka penjualan yang terus menanjak dengan staf penjualan yang kurang termotivasi. Berikan mereka rangsangan yang kuat agar mau bekerja hingga sekeras mungkin. Untuk itu diperlukan adanya sebuah pemberian insentif bagi para pegawai yang menjadi ujung tombak dalam kegiatan penjualan. Beritahukan kepada mereka bahwa mereka akan mendapatkan sebuah imbalan yang konkret (berupa perjalanan ke luar negeri atau hadiah perhiasan, dan sejenisnya ) jika mereka berhasil mencapai angka penjualan yang sudah Anda tetapkan. Dorong staf penjualan untuk melakukan upselling Pada dasarnya, upselling adalah menjual sebuah barang/ jasa disertai dengan produk yang relevan dengan tujuan memungkinkan pelanggan menggunakan produk/ jasa yang utama dengan lebih nyaman dan optimal. Yakinkan pelanggan tentang manfaat yang bisa didapat dengan memiliki produk tambahan tersebut. Misalnya jika Anda menjual komputer, Anda bisa menawarkan juga produk lain yang relevan yaitu screen protector. Anda bisa meyakinkan pelanggan dengan berargumen bahwa pelindung layar komputer tersebut bisa membuat permukaan menjadi lebih mudah dibersihkan dan tahan lama. Berikan sedikit "bocoran" Berikan informasi kepada pelanggan yang membuat mereka akan kembali di masa datang meskipun sekarang mereka belum membeli apapun. Contohnya Anda dapat mengatakan kepada seseorang yang terlihat ragu untuk membeli produk Anda. Beritahukan pada mereka akan ada diskon besar minggu atau bulan depan sehingga mereka bisa membeli saat mereka sudah yakin dan benar-benar memiliki

uang. Dan biasanya pelanggan yang kembali tidak hanya datang bersama uang tetapi juga orangorang terdekat mereka yang ingin membeli produk/ jasa Anda. Perlakukan pelanggan setia dengan lebih baik Siapa pun manusia itu, pastinya ingin diperlakukan secara istimewa. Begitu juga dengan pelanggan Anda. Jangan sekali-kali memperlakukan pelanggan (apalagi pelanggan yang sudah terbukti kesetiaannya) dengan buruk. Berikan perlakuan istimewa sebagai bukti nyata penghargaan Anda kepada mereka yang loyal. Adakan sebuah progam hadiah bagi pelanggan Kita semua sudah tahu seperti apa program hadiah bagi pelanggan. Program ini bisa berwujud potongan harga bagi produk-produk tertentu, potongan harga untuk pelanggan yang sedang merayakan hari ulang tahunnya, Bagikan sampel gratis ke pelanggan Memberikan sampel produk secara cuma-cuma terbukti bisa memberikan kontribusi pada peningkatan jumlah penjualan. Sampel bisa memancing keingintahuan konsumen dan jika memang mereka menyukai produk tersebut, mereka akan berusaha untuk membelinya. Fokus pada keinginan pelanggan Fokuslah terhadap apa yang diinginkan pelanggan Anda. Bila Anda berhasil membuat pelanggan merasakan sensasi kepuasan tersendiri setelah mereka menggunakan produk Anda, baru Anda bisa mengklaim bahwa Anda mengerti kebutuhan mereka. Begitu juga saat menciptakan halaman situs web Anda, surat penawaran, dan sebagainya yang berkaitan dengan penjualan, tekankan kepada perasaan/ emosi yang akan mereka dapatkan setelah menggunakan produk Anda. Menerangkan apa produk Anda dan bagaimana produk itu bekerja akan terdengar membosankan bagi mereka. Tetap jalin komunikasi dengan kenalan yang belum menjadi pelanggan Sebagian besar orang yang ditawari biasanya tidak membeli di saat pertama kali mereka ditawari. Jadi jangan menyerah untuk terus mengirimkan email penawaran, newsletter, atau informasi terkini mengenai penyempurnaan produk. Berikan kesempatan bertanya bagi calon pelanggan Sebuah pertanyaan menandakan ketertarikan seseorang terhadap produk/ jasa yang ditawarkan. Jangan sia-siakan peluang ini dengan memberikan jawaban yang kurang memuaskan. Teristimewa dalam pertemuan tatap muka, Anda bisa memberikan waktu bagi calon pembeli untuk bertanya. Masukkan juga halaman berisi daftar pertanyaan yang sering ditanyakan dan relevan dengan topik. diikuti dengan jawabannya. Dengan demikian, Anda tidak perlu menjelaskannya satu persatu. Buat proses membeli menjadi semudah mungkin Pernahkah Anda menunda pembelian bukan karena barangnya kurang menarik atau harganya terasa mahal, tetapi hanya karena prosedur pembeliannya yang berbelit-belit? Berikanlah berbagai alternatif populer dalam melakukan pembelian sehingga calon pembeli tidak mengalami kesulitan dalam melakukan pembayaran. Jangan minta terlalu banyak informasi yang sebenarnya kurang perlu karena pelanggan justru akan merasa risih dan segan untuk membeli. Ucapkan terimakasih banyak setelah pelanggan melakukan pembelian lalu jika memang Anda ingin informasi, mintalah setelahnya dalam bentuk yang ringkas. Singkirkan pelanggan parasit Cara satu ini mungkin terdengar agak kontroversial, tetapi akan terbukti ampuh dalam meningkatkan penjualan Anda. Perlu diketahui bahwa tidak semua pelanggan itu menguntungkan. Beberapa bahkan membuat Anda merugi dalam jangka waktu lama. Itulah mengapa mereka disebut pelanggan parasit. Alih-alih memberikan keuntungan bagi Anda, pelanggan jenis ini cuma bisa menyusahkan dan menghabiskan waktu, biaya dan tenaga Anda. Jika Anda tidak yakin tentang pelanggan mana yang tergolong parasit dalam bisnis Anda, gunakan program siftware manajemen pelanggan (seperti

Prophet). Sebuah sistem software yang baik akan bisa mendeteksi pembeli mana yang harus disingkirkan sebelum mereka membawa perusahaan Anda ke kehancuran. Tetapkan kelompok pelanggan mana yang paling menguntungkan Sebagai kebalikan cara sebelumnya, Anda harus mempertahankan para pelanggan yang membuat Anda semakin beruntung. Kenali kapan prime time bisnis anda. Prime time bisnis artinya saat penjualan banyak terjadi. Di waktu tersebut anda harus optimalkan kinerja penjualan anda misal dengan menggencarkan program pemasaran. Segenap resource yang anda miliki, harus fokus penuh pada saat prime tersebut. Peraturan PBF di PERMENKES 1148/2011 Kepala Gudang Merupakan orang yang menyiapkan program kerja operasional manajemen dan rencana kerja operasional, melaksanakan jasa inspeksi material dan penerimaan serta pengiriman material tepat pada waktunya. Kepala Gudang juga melaksanakan kegiatan pengumpulan data untuk kepentingan analisis dan evaluasi serta mengatur dan menjabarkan kebijakan teknis operasional yang ditetapkan oleh perusahaan, bertanggung jawab atas kelangsungan pelaksanaan kegiatan gudang serta ketersediaannya data yang akurat bagi kepentingan kinerja Departemen Pergudangan. Penanggung jawab gudang mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut: a.Bertanggung jawab atas setiap material masuk. b.Melaporkan kepada Kepala Pengendali Mutu atas setiap material masuk yang tidak sesuai dengan pesanan customer. c.Bertanggung jawab atas setiap pengiriman material, mulai dari pengepakan, pencarian forwader sampai pengiriman material. d.Mencatat stock material di gudang serta membuat laporan bulanan. e.Menyiapkan rencana kegiatan administrasi gudang. f.Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Gudang, sesuai dengan tugas-tugas pokok. KEPALA UPT GUDANG FARMASI TUGAS POKOK : Melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis di bidang pengelolaan obat dan bahan habis pakai dalam rangka mendukung pelayanan kesehatan. URAIAN TUGAS : 1. Menyusun rencana kegiatan UPT Gudang Farmasi sebagai penjabaran lebih lanjut dari Rencana Srategis Dinas Kesehatan agar dapat digunakan sebagai acuan kerja; 2. Menjabarkan perintah atasan yang berupa disposisi maupun petunjuk lisan guna dilakukan tindak lanjut penyelesaiannya; 3. Mendistribusikan pekerjaan kepada bawahan sesuai bidang tugasnya agar dapat diselesaikan secara cepat, tepat dan akurat; 4. Memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya; 5. Memeriksa hasil kerja bawahan melalui pemantauan pelaksanaan kerja agar diketahui tingkat pemahaman dan kedisiplinannya; 6. Melakukan koordinasi dengan unit kerja dan lembaga lain, konsultasi kepada atasan minta masukan dari bawahan guna mendapatkan bahan penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawabnya;

7. Menyiapkan konsep kebijakan teknis dan strategi pelaksanaan kegiatan peningkatan pengelolaan gudang farmasi; 8. Menyiapkan konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis pembinaan dan kegiatan peningkatan pengelolaan gudang farmasi; 9. Menyiapkan bahan evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan peningkatan pengelolaan gudang farmasi; 10. Melakukan upaya-upaya terciptanya keterpaduan dan sinkronisasi peningkatan pengelolaan gudang farmasi; 11. Melakukan upaya-upaya tercapainya pengembangan perumusan program dan pembinaan peningkatan pengelolaan gudang farmasi; 12. Melaksanakan operasional kegiatan teknis pengelolaan obat-obatan; 13. Melaksanakan pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Obat (SIMPO); 14. Melakukan hubungan kerja dengan komponen dan instansi teknis terkait dalam perumusan program dan kegiatan peningkatan pengelolaan gudang farmasi; 15. Memberikan usul dan saran kepada atasan melalui telaahan staf yang rinci sebagai bahan pertimbangan penyelesaian suatu masalah dan pengambilan keputusan; 16. Menilai prestasi kerja bawahan melalui mekanisme penilaian yang berlaku sebagai cerminan penampilan kinerjanya; 17. Melaporkan pelaksanaan tugas kegiatan UPT Gudang Farmasi baik secara lisan maupun tertulis kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris; 18. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung berkaitan dengan tugas pokok organisasi guna mendukung kinerja organisasi. Administrasi Gudang Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang Dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat/mengadakan pembukuan barang-barang dalam gudangnya. Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barangbarang cocok dengan barang-barang secara fi sik. Kecocokan ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu. Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan dan persediaan/saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label). Di samping kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stok barang untuk setiap jenis/ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara alfabetis. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bendaharawan barang/kepala gudang/ pengurus barang dan unitunit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, yaitu: a.Menyelenggarakan tata buku penggudangan yang jelas dan mudah diperiksa. b.Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi. c.Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/atau kartu-kartu barang, misalnya: 1) Buku Penerimaan Gudang Buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang bukti-bukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang. 2) Buku Pengeluaran Gudang Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang. 3) Buku Kekayaan Gudang Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang disimpan di gudang.

4) Kartu Persediaan Barang Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu. Ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu tersendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumahnya itu, harus disimpan dalam kotak/peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis. Dasar dalam melakukan administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah: Barang, PO dan Faktur. 1. Barang yang dikirim supplier diterima oleh bagian Receiving atau Ekspedisi kemudian dicek silang berdasarkan PO. 2. PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang,kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang. Apabila kondisi tersebut sudah sesuai dengan permintaan kemudian PO ditandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap,1 lembar ke bagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang. Barang dari bagian Receiving didistribusikan sesuai dengan sifat/kondisi barang. Barang-barang dalam jumlah banyak, susah didapat, barang-barang program, langsung dikirim ke bagian gudang, akan tetapi barang-barang Fast Moving didistribusikan langsung ke area toko. Tiap-tiap counter setiap hari mendata barang-barang yang dijual, apabila barang sudah habis atau berkurang seorang pramuniaga bisa melakukan permintan barang ke gudang. Pencatatan persediaan barang di gudang bisa dilakukan dengan cara manual dan komputerisasi. 1. Pencatatan barang secara manual Pada dasarnya administrasi gudang terdiri dari dua sistem pencatatan, yaitu: a. Sistem Pencatatan Terus-Menerus (Perpetual System) Pada Sistem Pencatatan Terus Menerus atau disebut juga Sistem Buku, pencatatan persediaan barang dilakukan secara kontinue (terusmenerus). Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan/rekening/kartu atau buku tersendiri. Bertambahnya barang dicatat di sebelah debet dan berkurangnya barang dicatat di sebelah kredit setiap saat terjadi transaksi. Saldo dari perkiraan dicocokkan dengan persediaan barang yang sebenarnya ada. b. Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System) Pada setiap ada transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari penjualan itulah yuang dicatat. Dalam kejadian ini tidak dibuat jurnal untuk mengkredit (mengurangi) perkiraan/rekening persediaan atau perkiraan pembelian senilai harga pokoknya barang yang dijual itu. Oleh karena itu, harga pokok penjualan ditetapkan berdasarkan daftar perincian persediaan barang yang ada (disebut persediaan fisik). Dengan demikian persediaan pada akhir periode akuntansi dilakukan dengan cara menginventarisir atau menghitung persediaan secara fi sik. Kemudian, karena perhitungan secara fi sik (Physical Inventory) dilakukan sebagai Sistem Periodik (Periodic System). Dalam sistem pencatatan persediaan barang dapat dilakukan dengan beberapa metode. Metode pencatatan persediaan barang tersebuut antara lain: a. First-in, First-out (FIFO) Pencatatan dengan metode FIFO berarti barang yang pertama masuk,barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan, atau secara mudah dapat dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP). b. Last-in, First-out (LIFO) Pencatatan dengan metode LIFO berarti barang yang paling akhir masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan atau dikatakan bahwa masuk akhir, pertama keluar (MAKP). c. Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC)

Pencatatan dengan metode AC berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya. Distribusi obat yang efektif harus memiliki disain sistem dan manajemen yang baik dengan cara antara lain menjaga supplai obat tetap konstan, mempertahankan mutu obat yang baik selama proses distribusi, meminimalkan obat yang mubazir karena rusak atau kadaluarsa, memiliki catatan penyimpanan yang akurat dan pemberian informasi untuk memperkirakan kebutuhan obat. Apotik di Pelalawan telah melaksanakan sistem First In First Out (FIFO) dan sistem First Expire First Out (FEFO) untuk menghindari terjadinya obat kadaluarsa dengan memperhatikan bahwa dalam proses distribusi, obat yang pertama masuk ke apotik akan lebih dahulu dikeluarkan dan obat yang lebih pendek masa kadaluarsa akan lebih dahulu dikeluarkan. Distribusi dan logistik obat merupakan salah satu titik kritis dalam rantai upaya mencapai segala tujuan kebijakan obat nasional. Jika implementasinya tidak dipantau dengan baik, berarti tidak akan ada evaluasi yang memadai dan tidak ada perbaikan atas kekurangan kapasitas atau implementasi strategi kebijakan obat nasional yang dilakukan. Pada gilirannya menjadi tembok besar penghalang akses terhadap obat11.Terjadinya obat kadaluarsa mencerminkan ketidaktepatan perencanaan dan atau kurang baiknya sistem distribusi, dan atau kurangnya pengamatan mutu dalam penyimpanan obat. Adanya obat yang mengalami kadaluarsa dan mengalami kerusakan mencerminkan kurang baiknya pengelolaan obat12.