SISTEM PEMBELIAN OBAT KE PBF DI APOTEK

Purchase
Request

Purchase
Return

Purchase
Order

Purchase
Invoice

Purchase
Receipt

Cara Order :
1. Mengecek obat di software lost sales tentang obat apa saja yang habis dan hampir
habis , lalu Membuat list orderan , obat apa saja yang akan dibeli atau dipesan.
Setelah itu entry seluruh data tersebut ke software pembelian ( purchase request ).
Dokumen yang dibutuhkan saat purchase request :
a. Buku besar yang berisi List stock barang kosong atau menipis.

b. Handphone, untuk mengirim SMS kepada sales PBF (Pedagang Besar Farmasi)
yang isinya pengajuan permintaan barang dan pengecekan barang yang diminta
tersedia atau tidaknya.
2. Purchase Order, Konfirmasi list orderan lalu print list orderan tersebut pada kertas
orderan yang sudah tersedia. Dokumen yang dibutuhkan :
a. Surat pesanan, itu terdiri dari 3 rangkap yaitu :
Warna putih
: untuk diberikan pada sales PBF (Pedagang Besar
Farmasi)
Warna Hijau
: untuk file Apoteker
Warna Kuning
: untuk file Keuangan

3. Purchase Receipt, Setelah barang pesanan datang maka Apoteker akan mengecek
barang tersebut apakah sudah sesuai dengan yang ada dilist pesanan dengan yang
tertera di faktur pembelian dari PBF. Tidak hanya itu, pengecekan juga dilakukan segi
jumlah,merk,expired date,dan kondisi kemasan. Setelah semua sudah dicek
selanjutnya apoteker melakukan entry data faktur penerimaan barang ke software
komputer, Agar muncul kode PR (Purchase Receipt) untuk bukti kalau barang sudah
diterima.
Dokumennya antara lain :
a. Faktur dari PBF yang terdiri dari 3 rangkap kertas ,yaitu :

Kertas warna putih untuk Apotek sebagai file untuk pengentrian barang
Kertas warna hijau untuk Apotek sebagai file untuk disimpan oleh bagian
Keuangan
Kertas warna kuning untuk dibawa oleh pengantar barang dari PBF
sebagai bukti barang sudah diantar ke Apotek dengan diberikannya
stempel sah Apotek dan Nama Apoteker serta nomor SIA(Surat Ijin
Apoteker) dari Apoteker yang menerima barang tersebut.

b. Tanda terima pembayaran, jika kita menggunakan sistem COD dalam arti bayar
langsung saat barang datang maka bagian Keuangan akan langsung menyiapkan
dokumen tanda terima pembayaran. Jika sistem nya tempo atau hutang semisal
tempo pembayarannya dalam waktu 1 bulan lagi maka bagian keuangan
menyiapkan tanda terima pembayaran setelah faktur dari PBF datang selang
waktu 3 hari.

4. Purchase Invoice, setelah mendapat nomer PR lalu entry faktur lagi ke software
komputer untuk penyesuaian harga obat agar bisa langsung dijual ke Pasien.
5. Purchase Return, Digunakan jika ada retur barang yang tidak sesuai seperti kemasan
rusak,barang mendekati expired,barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan.
Dokumen yang diperlukan :
Nota retur, semisal ada barang yang ingin diretur kita segera menghubungi
PBF yang membawa barang tersebut. Lalu kita menyiapkan nota retur dan
ketika yang ambil barang datang maka dari pihak PBF pun menyiapkan nota
retur juga.
6. Report, Untuk mengecek laporan barang yang dibeli dalam arti sudah order barang

apa saja,yang datang obatnya berapa yang keluar obatnya berapa,stoknya seperti
apa,grafik pembelian dan penjualannya seperti apa,inkaso pembayarannya berapa
serta jatuh temponya kapan semua itu bisa dilihat pada kolom report.