Alur pengadaan barang Farmasi (order ke distributor)

1. Apoteker membuat perencanaan belanja, dengan cara :

a. Membuat daftar nama barang yang akan diorder
b. Tercantum jumlah nya
c. Tercantum HNA+PPN nya
d. Tercantum diskon nya
e. Tercantum nama distributor nya
f. Tercantum total rupiah untuk rencana belanja
2. Jika sudah dibuat, rencana belanja tersebut diajukan terlebih dahulu kepada dr.Andrianto
3. Jika sudah mendapatkan acc dari dr.Andrianto maka Apoteker bisa membuat surat pesanan (SP)
untuk order ke distributor
4. Surat pesanan (SP) dibuat 2 rangkap (asli untuk distributor, copy untuk arsip klinik)
5. SP di ttd oleh Apoteker dan di cap klinik, baru bisa diserahkan kepada distributor

Alur penerimaan barang dari distributor

1. Barang datang dari distributor harus disertai dengan faktur

2. Cek barang datang dengan cara :
a. Pastikan jumlah fisik barang dengan yang difaktur sama
b. Pastikan barang yang datang expire date nya masih lama
c. Pastikan kondisi barang yang diterima kemasan nya dalam keadaan baik/tersegel

Jika salah satu unsur tersebut tidak terpenuhi, maka tolak barang tersebut dan tidak perlu
diterima. (kembalikan ke distributor)

3. Faktur yang sudah dicek dan sudah sesuai kondisi barangnya di ttd oleh Apoteker/yang di
delegasikan dan diberi cap klinik
4. Faktur dipisahkan yang asli dengan yang copy (yang asli diberikan kepada distributor, dan yang
copy diarsip oleh klinik)
5. Faktur copy diarsip bersamaan dengan SP copy, pastikan nama barang dan jumlah pada faktur
copy sama dengan yang ada di SP copy
6. Faktur copy dan SP copy tersebut diserahkan kepada mba Herni untuk dilakukan penerimaan
pada system dan sebagai arsip untuk selajutnya direkap waktu penagihan nya.

Alur penagihan/pembayaran kepada distributor

1. Faktur copy di rekap berdasarkan distributor nya

2. Dilihat waktu jatuh tempo pada faktur copy kemudian dibuat faktur penagihan nya oleh klinik
(Setiap distributor memiliki kebijakan berbeda untuk waktu jatuh temponya bisa 30-45 hari)
3. Faktur penagihan dibuat 2 rangkap (asli untuk distributor dan copy untuk klinik). Jika faktur
penagihan sudah dibuat maka faktur copy ditukar dengan faktur yang asli kepada distributor.
4. Faktur penagihan copy dn faktur asli direkap untuk dibuat laporan tagihan kepada dr.Andrianto
5. Pembayaran tagihan kepada distributor biasanya transfer.

(NOTE : UNTUK BARANG NARKOTIKA DAN PSIKOTOPIKA HANYA BISA COD)

SARAN UNTUK KLINIK :

1. Tersedia cap Klinik Utama Keisya

2. Tersedia blanko SP regular untuk order (2 rangkap). Contoh terlampir
3. Tersedia blanko SP narkotika dan psikotropika. Contoh terlampir
4. Tersedia blanko faktur penagihan (2 rangkap)
5. Tersedia box file untuk simpan arsip faktur pembelian (box file regular dan psiko-narko terpisah)