Contoh KPI Bagian Purchasing dan

Procurement
Key Performance Indicator memiliki peranan yang sangat penting bagi
keberlangsungan perusahaan. Penggunaan Key Perfomance Indicator atau yang biasa
disebut KPI bisa diandalkan untuk menilai kinerja perusahaan terkait termasuk
komponen dan karyawan yang terlibat.
Tanpa sistem ini, penilaian yang dilakukan kurang memiliki bukti valid dan data yang
didapatkan pun tidak bisa begitu dipercaya. Hampir semua perusahaan modern yang
profesional atau usaha kecil yang ingin menjadi lebih profesional mengandalkan sistem
seperti ini dan telah meninggalkan sistem penilaian tradisional.
Meskipun demikian, bukan berarti semua perusahaan yang menggunakan KPI lantas
bisa menunjukkan performa yang lebih baik. Inti penting KPI terletak pada indikator
yang dikembangkan. Setiap indikator tersebut harus bisa menggambarkan apa visi,
misi, dan strategi perusahaan. Penggunaan indikator dan standar yang tidak tepat
malah dapat membuat perusahaan mundur karena terjerumus dengan sistem asesmen
atau penilaian yang salah sehingga keputusan yang diambil pun tidak tepat.
Untuk menilai kinerja perusahaan sendiri, akan lebih baik bila dilakukan per divisi. Kita
tidak bisa menilai keseluruhan perusahaan tanpa melihat setiap komponen yang
membangunnya. Setiap bagian dari perusahaan seyogyanya memiliki standar tersendiri
yang nantinya bisa dinilai apakah berjalan dengan baik atau tidak. Tanpa hal tersebut,
kita tidak bisa melihat permasalahan atau potensi yang ada pada perusahaan kita
sehingga perusahaan menjadi stagnan atau malah terus mundur.
Salah satu bagian atau divisi suatu perusahaan adalah bagian purchasing. Secara
tradisional, penilaian kinerja pada bagian ini seringkali hanya fokus pada masalah
keuangan saja tanpa melihat hal yang terjadi secara lebih mendalam. Tentu saja hal ini
bisa membuat sebuah perusahaan salah mengambil kesimpulan atas hasil yang
didapat, apalagi bila pemimpin perusahaan tersebut tidak mengetahui kondisi di

lapangan yang sebenarnya. Kasus ini pun juga bisa mengeliminasi karyawan yang
sebenarnya sangat baik untuk perusahaan dalam jangka waktu panjang.

GRATIS - Template Tabel Performance

Appraisal Berbasis KPI, Katalog Lengkap KPI
dan Panduan Balanced Scorecard. Download
NOW
Terdapat beberapa hal yang bisa dijadikan indikator pada KPI bagian purchasing.
Berikut ini beberapa contoh di antaranya:
1. Persentasi total biaya di bawah manajemen
2. Perfomance atau kinerja supplier, yang mencakup harga, pengiriman, kualitas barang
dan jasa, pelayanan, kecanggihan teknologi yang digunakan, hingga transparansi
transaksi.
3. Penghematan biaya
4. Negosiasi atas pengurangan biaya simpanan (cost reduction savings)
5. Implementasi yang dilakukan atas pengurangan biaya simpanan (cost reduction
savings)
6. Nilai simpanan per pengeluaran operasional
7. Pemenuhan kontrak
8. Jumlah faktur
9. Kesan subjektif yang disampaikan oleh para pelanggan
10. Jumlah persen pemesanan belanja yang diterima
11. Koordinasi tas aktivitas purchasing yang dilakukan
12. dll
Agar sebuah perusahaan memiliki kinerja bagian purchasing yang baik, tentunya
mengandalkan sistem KPI yang telah disebutkan di atas sangat direkomendasikan.

Bagi sebuah perusahaan yang baru berkembang, setidaknya beberapa poin di atas
harus benar-benar diterapkan agar perusahaan semakin maju. Tentu saja,
penerapannya harus disesuaikan dengan kondisi di lapangan. Selain itu, sistem yang
dijalankan juga harus sesuai dengan visi misi perusahaan.
Pentingnya penerapan KPI pada semua bagian perusahaan termasuk pada bagian
purchasing memang suatu pemahaman yang sangat masuk akal. Sebagai contoh,
adanya pertanyaan seberapa besar kebijakan pada bagian ini bisa mempengaruhi profit
yang didapatkan oleh perusahaan. Tentu saja pertanyaan semacam itu tidak bisa
dijawab dengan jawaban mengawang-awang atau berdasarkan perasaan saja.
Subjektivitas seyogyanya ditinggalkan sehingga kita bisa mendapatkan jawaban yang
lebih objektif dan valid.
Sayangnya, meskipun sistem ini telah dianggap penting, namun seringkali tetap
disepelekan. Perusahaan menganggap sangat mudah menerapkan KPI untuk
membangun sistem kerja dan performa yang lebih baik. Objektivitas KPI serta
realistisnya poin yang diterapkan seringkali kurang pas sehingga malah membuat
bagian perusahaan termasuk bagian purchasing tidak jelas masalah maupun potensi
yang ada di dalamnya.
Pada bagian purchasing, seringkali yang dihitung adalah masalah negosiasi cost down.
Padahal, sebuah perusahaan yang profesional hendaknya juga memperhatikan
implementasi penyimpangan (savings). Bila tidak diimplementasikan dengan baik dan
benar, tentu saja tidak ada saving yang benar-benar nyata. Meskipun terkesan sulit,
namun hal ini akan membuat perusahaan lebih maju dan jelas arahnya di masa yang
akan datang daripada hanya mengandalkan profit sesaat.
Namun demikian, meskipun KPI pada bagian purchasing telah ditetapkan dengan baik,
hal itu saja belum cukup. Bagi sebuah perusahaan, adanya sinkronisasi adalah sesuatu
yang wajib.
Tanpa adanya sinkronisasi sistem penilaian yang baik, maka adanya masalah akan
dilihat secara reduksionis dan seringkali malah berakhir kurang baik. Apalagi, pada

dasarnya setiap bagian dari sebuah perusahaan pasti terkait satu sama lain. Kebijakan
pada bagian tertentu akan menimbulkan gejolak pada bagian yang lainnya.
Ini artinya, sistem KPI pada bagian purchasing juga tidak boleh berdiri sendiri begitu
saja. KPI pada bagian ini harus disinkronkan bukan hanya dengan visi, misi, dan
strategi perusahaan saja, tetapi juga harus disinkronkan dengan berbagai bagian
perusahaan yang lain. Apalagi, bagian purchasing memiliki peran yang sangat vital dan
mempengaruhi bagian yang lainnya. Tanpa adanya KPI yang sinkron dengan bagian
yang lain, divisi purchasing malah akan merugikan terutama apabila kinerjanya
dianggap egois.
Salah satu kunci penting KPI pada bagian purchasing juga mencakup penerapan atau
implementasi yang benar-benar nyata. Penerapan ini harus dilakukan dengan maksimal
dan tidak boleh terpengaruh oleh subjektivitas sama sekali. Dengan demikian, kinerja
perusahaan benar-benar bisa diukur dengan baik karena datanya memang valid dan
reliabel. Perusahaan pun akan terus maju dan berkembang bila hal ini dilakukan.
----Apakah Anda ingin berlangganan artikel bagus seperti tulisan diatas secara gratis
langsung via email Anda? Silakan berlangganan artikel kami yang mencerahkan dan
membuka wawasan.
Bagi yang berlangganan, kami sediakan bonus free 3 ebook bagus tentang Ilmu
Manajemen SDM, ilmu motivasi dan Ilmu Penerapan KPI.