Panduan Penyusunan KPI dan Cara Melakukan Skoring KPI –

Key Performance Indicators

Tujuan Penerapan KPI

• Pengelolaan kinerja Anggota secara efektif melalui metode KPI, diharapkan proses
pembinaan kinerja Anggota dapat dilakukan dengan optimal, obyektif dan memberikan
kontribusi positif bagi kinerja orgnisasi secara keseluruhan.

Manfaat Penerapan KPI (Key Performance Indicator)

Pengelolaan kinerja Anggota melalui sistem KPI memberikan sejumlah manfaat positif bagi
perusahaan, diantaranya adalah :

• Kinerja setiap Anggota dapat dievaluasi secara lebih obyektif dan terukur, sehingga dapat
mengurangi unsur subyektivitas yang sering terjadi dalam proses peSkoran kinerja
Anggota.
• Setiap Anggota lebih paham mengenai hasil kerja yang diharapkan. Hal ini akan
mendorong Anggota bekerja lebih optimal untuk mencapai target kinerja yang telah
ditetapkan.
• Melalui penetapan KPI yang obyektif dan terukur, maka proses pembinaan kinerja
Anggota dapat dilakukan secara lebih transparan dan sistematis.
• Hasil skor KPI yang obyektif dan terukur juga dapat dijadikan dasar untuk pemberian
reward dan punishment Anggota.

Tabel KPI Anggota

Tabel ini digunakan untuk menghitung Skor hasil kerja yang terukur dari para Anggota adalah
sebagai berikut:

 Setiap sasaran kinerja mesti memiliki minimal satu KPI.

 Tidak ada aturan baku tentang berapa jumlah KPI, sebaiknya jumlah KPI bervariasi antara 5
s/d 8 buah, tergantung dengan area yang dicakup oleh suatu jabatan.
Kolom Area Kinerja Utama

 Kolom area kinerja utama merujuk pada tugas pokok yang dilakukan oleh Anggota. Misal
seorang HRD memiliki area kinerja dalam aspek : rekrutmen, pelatihan dan pengembangan,
remunerasi, dan pengelolaan biaya Anggota.

Kolom Key Performance Indicator

 Kolom Key Performance Indicator menguraikan sejumlah indikator kinerja yang terukur, dan
menujukkan hasil kerja yang ingin dicapai oleh suatu jabatan/posisi.

Kolom Bobot KPI

 Bobot setiap KPI tidak harus sama, tergantung pada prioritas KPI tersebut. Sebaiknya KPI
yang bersifat kritikal bagi perusahaan, harus mendapatkan bobot yang lebih tinggi.
 Jumlah total bobot harus berjumlah 100. Setiap KPI minimal memiliki bobot 2.5 dan
maksimal 40.

Kolom Target

 Kolom target menunjukkan target angka spesifik yang ingin dicapai oleh Anggota. Pengisian
angka dalam kolom target bisa berupa persentase, rupiah, angka nominal, lama jam, dll
tergantung pada jenis KPI-nya.
 Sebagai misal jika KPI-nya adalah persentase pertumbuhan pendapatan, maka dalam kolom
target ditulis angka persen. Kalau KPI-nya adalah jumlah keluhan pelanggan, maka dalam
kolom target ditulis angka nominal target yang dikehendaki.
 Contoh penulisan bobot dan target KPI adalah sbb.
Kolom Realisasi

 Kolom ini menunjukkan angka realisasi atas pencapaian target yang telah ditetapkan.
Angka realisasi diisi pada akhir bulan sebelum Payrol tanggal 27.
 Angka realisasi KPI menggunakan format yang sesuai target. Jika target pada format %,
maka realisasi juga menggunakan format %. Jika angka target menggunakan Rupiah,
maka angka realisasi juga menggunakan Rupiah.

Kolom Skor

 Kolom Skor menunjukkan skor atau nilai yang diperoleh. Ada dua cara untuk
menghitung Skor KPI, yaitu:
1. KPI Maksimal
Artinya pencapaian semakin tinggi, semakin bagus (higher is better). Misal angka %
pertumbuhan penjualan, skor kepuasan pelanggan, tingkat penyelesaian program kerja,
tingkat akurasi dan ketepatan waktu penyajian laporan, dan sejenisnya. Dalam KPI
Maksimal ini, bisa terjadi kemungkinan skor diatas 100, sebab pencapaian jauh diatas
target.
o Untuk TIPE KPI MAKSIMAL seperti ini maka penghitungan skor adalah dengan
cara : angka realisasi dibagi angka target x 100.
o Misal target penjualan Rp 10 milyar. Realisasi Rp 12 milyar. Maka SKOR adalah
(12/10) x 100 = 120.

2. KPI MINIMAL
Artinya pencapaian target KPI semakin rendah, semakin bagus (lower is better). Misal
jumlah temuan audit, jumlah kecelakaan kerja, atau jumlah produk cacat, dll.
o Untuk target minimal seperti ini, maka penghitungan skor adalah dengan cara
: angka target dibagi angka realisasi x 100.
o Sebagai misal target jumlah produk cacat = maks 2%/tahun; sementara
realisasi adalah 3 %/tahun; maka skor adalah = (2/3) x 100 = 75.
o Contoh lain. Target KPI Jumlah Kerusakaan Sistem Jaringan Komputer
maksimal 2 kali dalam setahun. Ternyata realisasi adalah 1, maka Skor KPI =
Target/Realisasi x 100 atau 2/1 x 100 = 200.
  Selain Tipe KPI Maksimal dan KPI Minimal, ada juga rumus perhitungan Skor KPI yang
ketiga, yakni jika angka target KPI adalah 0. Untuk KPI dengan target 0 ini maka
dibutuhkan cara khusus. Karena itu, jika ada KPI dimana angka targetnya adalah 0 maka
cara penghitungan skornya adalah dengan menyusun Norma Skala Skor terlebih dahulu.
 Misal susunan skala skor-nya adalah sbb :
o Jumlah kecelakaan kerja= 0, maka skor 100.
o Jumlah kecelakaan kerja = 1, maka skor 75.
o Jumlah kecelakaan kerja =2, skor 50.
o Jumlah kecelakaan kerja = 3, skor 25
o Jumlah kecelakaan kerja lebih dari 3, skor 0.
 Norma Skala Skor ini bisa berbeda-beda tergantung tingkat kesulitan pencapaian target
KPI, dan juga berdasar kesepakatan antara atasan, bawahan dan pihak HRD sebagai
pengelola kinerja SDM.

Contoh hasil pengisian Skor KPI adalah sebagai berikut :

 Seperti yang terlihat dalam contoh tabel diatas, maka terdapat 3 jenis KPI Minimal (lower
is better), yakni KPI No 1, 6 dan 7. Dalam kasus diatas, maka diambil kebijakan jika
pencapaian dibawah target, maka Skor langsung otomatis 100 (tidak dihitung berdasar
rumus).
  Sementara KPI lainnya adalah Tipe KPI Maksimal (higher is better). Skornya semua
diperoleh dengan cara menerapkan rumus seperti yang telah diuraikan diatas.

Kolom SKOR Akhir

 Kolom ini menunjukkan Skor akhir KPI. Skor akhir diperoleh dengan cara : Skor x Bobot
/ 100. Dengan demikian bobot KPI juga memiliki peran dalam menentukan Skor Akhir
KPI. Misal Skor KPI = 90, sementara bobot KPI ini = 25; maka Skor Akhir adalah : (90 x
25)/100 = 22,5.
 Setelah semua skor akhir didapat, maka dijumlahkan untuk mendapatkan SKOR AKHIR.
 Contoh Tabel dengan Skor Akhir adalah sbb.

Skor Akhir (dalam contoh diatas skor akhir adalah 93) ini kemudian dijadikan dasar oleh
Bagian HRD untuk reward, punishment (atau kebijakan remunerasi lainnya) dan
menentukan kenaikan gaji serta bonus tahunan jika ada.
 Misal Bagian HRD menyusun kebijakan sebagai berikut.
o Skor KPI > 100, maka kenaikan gaji 12%
o Skor KPI 90 – 99, maka kenaikan gaji 10%
o Skor KPI 80 – 89, maka kenaikan gaji 8%
o Skor KPI 70 – 79, maka kenaikan gaji 6%
o Skor KPI dibawah 70, maka kenaikan gaji 0%

 Untuk besaran Bonus Tahunan maka isi kebijakan bisa sebagai berikut :
o Skor KPI > 100, maka bonus 3 kali gaji
o Skor KPI 90 – 99, maka bonu 1,5 x gaji
o Skor KPI 80 – 89, maka bonus 1 x gaji
o Skor KPI 70 – 79, maka bonus 0,5 x gaji
o Skor KPI dibawah 70, maka bonus 0 x gaji