5 LANGKAH MUDAH MENYUSUN KPI

KPI atau Key Performance Indicators adalah indikator penting yang diperlukan dalam
melakukan penilaian kerja seseorang.

Bayangkan jika dalam perusahaan anda tidak memiliki KPI atau indikator pencapaian
kinerja karyawan.

Tentu yang terjadi adalah kesulitan untuk memberikan penilaian kepada karyawan.

Penilaian karyawan (performance appraisal) ini sangat penting dilakukan.

Salah satu cara untuk membantu anda dalam melakukan penilaian kinerja karyawan
adalah dengan menetapkan target / KPI (Key Performance Indicators).

KPI adalah Indikator Kinerja Kunci yang melekat pada posisi.

KPI ini harus bersifat terukur, sehingga dapat dilakukan pengukuran/perhitungan.

Dimana pengukuran tersebut merujuk pada hasil kerja kita (output kerja)

KPI juga merupakan Indikator yang memberikan informasi sejauh mana kita telah
berhasil mewujudkan target kerja yang telah kita tetapkan.

Ada beberapa manfaat dalam penilaian kinerja karyawan melalui sistem KPI:

 Lebih mudah untuk mengukur atau mengevaluasi kinerja karyawan,

 Karyawan menjadi lebih mengerti mengenai apa yang diharapkanmanajemen te
rhadapdirinya.
 Hasil kinerja yang menjadi lebih terukur dapat dijadikan sebagai acuanuntuk me
mberikanpenghargaan atau reward .
 KPI dapat memberikan referensi sebuah perusahaan untuk mencapaitujuannya–

Bagi Manajemen, KPI adalah patokan untuk mengukur kinerja karyawan.

Sedangkan bagi karyawan, kpi adalah target kerja yang harus mereka kejar.

Lantas, bagaimana cara membuat KPI?

Berikut 5 Langkah Mudah dalam membuat KPI :

#1 : Review Tugas Inti / Uraian Pekerjaan Individual

 Review tugas inti/uraian pekerjaan anda

 Tuliskan tugas inti dan ekspektasi yang diharapkan dari output itu
  Review dan negosiasikan dengan kepala bagian jika peran/fungsi anda telah
berubah

#2 : Review Tugas Ad Hoc/Project

 Review tugas khusus anda di masa mendatang — terutama tugas spesical atau
projek khusus yang tidak tercakup dalam uraian pekerjaan saat ini
 Fokuskan pada tugas-tugas khusus yang bersifat strategis dan penting

#3 : Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1 dan 2 dan lalu rancang Sasaran
Kinerja (SK)

 Review hasil dari tahap 1 dan 2

 Gabungkan dan sinergikan hasil-hasil itu dan kembangkan Sasaran Kinerja (SK)
 Kembangkan 5 – 8 sasaran kinerja untuk setiap individu

#4 : Tentukan KPI dan Bobot Setiap KPI

 Setiap sasaran kinerja memiliki 1 atau 2 KPI

 Kembangkan 5 – 10 KPI untuk seluruh sasaran kinerja
 Dalam menentukan bobot setiap KPI, perhatikan hal ini :
o Prioritas KPI – semakin tinggi prioritasnya, sebaiknya semakin besar
bobotnya
o Tingkat kesulitan untuk mencapai target – semakin sulit pencapaiannya,
sebaiknya bobot semakin tinggi
o Tingkat kredibilitas data pencapaian KPI – semakin kredibel, sebaiknya
bobot semakin tinggi (kredibel artinya data pencapaian tidak mudah
dimanipulasi)

#5 : Tentukan target setiap KPI

Gunakan metode SMART untuk menentukan target setiap KPI.

Metode SMART adalah :

Spesifik – sebaiknya penetapan target bersifat spesifik, misal 40 jam per karyawan per
tahun

Measurable – terukur, misal 100%, atau 10 program

Achiveable – dapat tercapai, challenging namun masih bisa tercapai

Relevan – target harus relevan dengan sasaran kinerja dan KPI yang telah disusun

Time – target sebaiknya juga diberikan batasan waktu, misal naik 10 % di tahun 2018
Dasar penetapan target tersebut memperhatikan Baseline data (data pencapaian tahun
sebelumnya) Data benchmark industri sejenis (data kinerja perusahaan lain dalam
industri yang sama) dan Target dari stakeholders (target dari top manajemen).

Dalam mendefinisikan skor ada beberapa pendekatan yang dapat dilakukan, yaitu :

KPI Maximize
KPI dimana pencapaian makin tinggi, makin baik, Contoh : laba, jumlah pelanggan baru
Perhitungan skor : Realisasi/target x 100

KPI Minimize
KPI dimana pencapaian makin RENDAH, makin baik, Contoh : jumlah komplain, jumlah
temuan audit, jumlah keterlambatan, rasio biaya
Perhitungan skor : Target/realisasi x 100

KPI Perhitungan Target

Example 1: KPI – Jumlah kesalahan proses kerja dalam setahun

· Score 100 – jumlah kesalahan proses = 0
· Score 90 – jumlah kesalahan proses = 1 – 10
· Score 80 – jumlah kesalahan proses = 11 – 15
· Score 70 – jumlah kesalahan proses = 16 – 25
· Score 60 – jumlah kesalahan proses = > 25 kali dst.

Example 2: KPI – Jumlah Downtime Mesin

· Score 100 – jika 0 dalam setahun
· Score 80 – jumlah downtime 1 – 2
· Score 60 – jumlah downtime 3 – 4
· Score 40 – jumlah downtime 5 – 6
· Score 20 – jumlah downtime 7 – 8
· Score 00 – jumlah downtime > 8

Ref : laman portalhrd, laman manajemensdm