Komunikasi bermaksud proses penyampaian atau pemindahan mesej dari seseorang kepada

yang lain. Komunikasi berkesan adalah komunikasi yang berlaku dalam keadaan-keadaan berikut
:

Mesej yang disampaikan difahami dengan tetap dan jelas oleh penerima.

Makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima.

Perubahan yang berlaku akibat daripada mesej seperti perubahan yang dikehendaki
oleh penghantar.

Mesej yang mempunyai unsur kos-efektif.

Elemen Dalam Proses Komunikasi
Kegagalan dalam komunikasi kerana kurangnya perhatian kepada elemen-elemen yang
menyebabkan sesuatu komunikasi itu berjaya. 7 elemen dipercayai mempengaruhi keberkesanan
komunikasi sebagaimana berikut :

Penghantar Orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan.

Mesej Makluamt, idea atau pandangan yang datangnya dari minda penghantar dan
cuba disampaikan kepada pihak lain.

Enkod Mesej diterjemah dalam bentuk yang difahami pihak lain menggunakan
perkataan, bahasa atau simbol.

Saluran Mesej disalurkan kepada penerima melalui lisan, fizikal atau visual.

Penerima Pihak yang menjadi sasaran mesej.

Dekod Mesej diterima dan diterjemahkan oleh penerima dan difahami.

Maklumbalas Tindakbalas terhadap mesej oleh penerima.

Gangguan Perkara yang menggangu atau menghalang keberkesanan komunikasi.

Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian dalam memastikan elemen-elemen dalam proses
komunikasi yang berkesan :Penghantar

Penghantar jelas tentang mesej yang hendak disampaikan.

Meneliti dengan baik mesej sebelum disampaikan.

Yakin dengan mesej.

Pasti dengan kepentingan mesej.

Dapatkan perhatian penerima.

Hantar mesej pada waktu yang sesuai.

Sensitif kepada maklumbalas pihak lain.

Kenalpasti gangguan sebelum atau semasa mesej disalurkan.

Kurangkan gangguan yang dikenalpasti

Mesej & Enkod
Enkod berperanan sebagai mengambarkan mesej yang disampaikan untuk difahami.

Pilih perkataan, simbol, isyarat atau ayat yang mudah ditafsir dan tetap.

Memberi gambaran jelas pada maksud mesej.

Gunakan bahasa atau isyarat yang difahami oleh penerima.

Ringkas dan padat sesuai dengan maksud.

Mesej hendaklah lengkap supaya dapat difahami dengan jelas gambaran

keseluruhan.
Saluran

Ambilkira kepentingan mesej sama ada perlu segera atau tidak.

Keperluan menerangkan mesej dengan jelas melalui lisan.

Gunakan saluran yang boleh diterjemah, difahami, diingati atau disimpan mesej
dengan baik.

Tentukan saluran terlebih dahulu bagi mengelakkan mesej tidak difahami atau hilang.

Kepentingan sama ada untuk didokumenkan atau tidak untuk rujukan kemudian.
Penerima & Dekod

Menerima mesej dengan fikiran terbuka.

Cuba memahami dengan jelas mesej yang dihantar.

Menggunakan proses maklumbalas apabila perlu untuk mengesahkan kefahaman

anda mengenai mesej.

Menerima dan memahami keseluruhan mesej sebelum memberi tafsiran

Kenalpasti halangan penerima mesej dan meminimumkan halangan.

Maklumbalas

Mengemukakan soalan-soalan sama ada daripada penghantar atau penerima.

Reaksi-reaksi bukan lisan yang kelihatan

Mohon ulangan jika gagal menafsir atau memahami dengan tetap.

Ringkasan mesej bagi mencepatkan tindakbalas penerima.

Gangguan

Kurang persediaan penghantar menyebabkan mesej kurang jelas dan sukar ditafsir.

Penghantar dan penerima tidak dapat mengenalpasti atau memisahkan antara

pemerhatian, sangkaan atau mesej sebenar.

Permilihan enkod yang tidak tetap dan terlalu umum akan menyebabkan salah tafsir.

Tahap kefahaman berbeza antara penghantar dan penerima menyebabkan tempoh

sesuatu mesej difahami.

Mempunyai prasangka awal menyebabkan enkod ditafsir tidak tepat.

Tidak memberi maklumbalas dengan baik.

Keadaan sekitar yang tidak sesuai.

Latarbelakang berbeza membentuk sikap penghantar atau penerima.