Business Communication

& Professional

Hariyadi T. Putra SE. MM. Class

 Pengertian Komunikasi
Bisnis
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antar individu melalui suatu sistem
yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan
(Himstreet & Baty)
 Bentuk Dasar
Komunikasi
• Komunikasi verbal
– berbicara dan menulis
• Komunikasi Non-
Verbal
 Manfaat Mendengarkan*
• Memperkuat hubungan organisasi
• Meningkatkan pengiriman produk
• Menyiapkan organisasi akan peluang
inovasi
• Etc
 Berbagai Type Mendengarkan*
• Mendengarkan isi (content listening)- memahami dan menguasai
pesan pembiacara (fokus pada informasi dan pemahaman).
• Mendengarkan dengan kritis (critical listening) – memahami dan
mengevaluasi arti pesan pembicara pada beberapa tingkat :
 Logika Argumen
 Bukti yang kuat
 Kesimpulan yang valid
 Implikasi pesan untuk anda & organisasi
 Maksud dan motif pembicara
 Setiap poin relevan yang dihilangkan
• Mendengarkan dengan empati (Empathic listening) – memahami
perasaan, kebutuhan dan keinginan pembicara sehingga anda
dapat menghargai sudut pandangnya, terlepas dari apakah anda
mempunyai perspektif yang sama dengannya
 Lima Langkah Mendengarkan

1. Menerima
2. Menafsirkan (Decoding)
3. Mengingat
4. Mengevaluasi
5. Merespon
 Pendengar Efektif
• Mendengar secara aktif
• Mencatat dengan cermat dan lengkap
• Sering melakukan kontak mata dengan pembicara (tergantung
budaya)
• Tetap fokus pada pembicara dan pembicaraan.
• Secara mental, menguraikan dengan kata-kata sendiri poin-poin
penting untuk mempertahankan tingkat atensi dan memastikan
pemahaman.
• Menyesuaikan gaya mendengarkan
• Memberikan isyarat non verbal
• Menyimpan pertanyaan atau ketidaksetujuan sampai waktu yang
tepat.
• Mengabaikan perbedaan gaya dan fokus ke pembicara
• Membedakan poin utama dan detail pendukung
• Mencari peluang untuk belajar.
 1. Pengirim Mempunyai
Gagasan
Seorang komunikator yang baik, harus dapat
menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak
relevan dan memusatkan perhatian pada hal-
hal yang memang penting dan relevan
(abstraction).
 2. Pengirim Mengubah Ide Menjadi
Suatu Pesan
Agar ide dapat diterima dan dimengerti
secara sempurna, pengirim pesan harus
memperhatikan beberapa hal, yaitu:
• Subyek (apa yang ingin disampaikan)
• Maksud (tujuan)
• Audiens
• Gaya personal
• Latar belakang budaya
 3. Pengirim Menyampaikan
Pesan
• Panjang pendeknya saluran komunikasi
yang digunakan akan berpengaruh
terhadap efektivitas penyampaian pesan.
• Perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan
yang akan disampaikan
 4. Penerima Menerima
Pesan
Jika seseorang mengirim sepucuk surat, dan
menyampaikan pidato di hadapan umum,
pesan harus dibaca atau didengarkan jika
tidak, pesan tidak akan diterima.
 5. Penerima Menafsirkan
Pesan
• Suatu pesan yang disampaikan pengirim
harus mudah dimengerti dan tersimpan di
dalam benak pikiran si penerima pesan.
• Suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara
benar bila penerima pesan telah memahami
isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh
pengirim pesan.
6. Penerima Memberi Tanggapan
dan Umpan Balik ke Pengirim
• Umpan balik merupakan tanggapan
penerima pesan yang memungkinkan
pengirim untuk menilai efektivitas suatu
pesan.
• Adanya umpan balik akan dapat
menunjukkan adanya faktor-faktor
penghambat komunikasi, seperti perbedaan
latar belakang, perbedaan penafsiran kata-
kata dan perbedaan reaksi secara
emosional.
 Munculnya Kesalahpahaman
Komunikasi
• Masalah dalam
mengembangkanpesan
• Masalah dalam
menyampaikan
pesan
• Masalah dalam
menerima pesan
• Masalah dalam
menafsirkan pesan
– Perbedaan Latar Belakang
– Perbedaan Penafsiran Kata
– Perbedaan Reaksi Emosional
 Masalah dalam
Mengembangkan Pesan

• Keraguan Isi Pesan

• Asing dengan situasi yang ada
• Pertentangan emosi
• Sulit mengekspresikan ide/
gagasan
Masalah dalam Menyampaikan
Pesan

Masalah penyampaian pesan yang paling jelas

terkait dengan sarana fisik untuk
berkomunikasi.
Masalah dalam Penerimaan
Pesan
• Adanya persaingan antara penglihatan
dan suara
• Kursi yang tidak nyaman
• Lampu kurang terang
• Kondisi lain yang mengganggu
konsentrasi penerima (audiens).
 Masalah dalam Menafsirkan
•
Pesan
Perbedaan latar belakang
• Perbedaan penafsiran
• Perbedaan reaksi emosional
• Setiap pesan paling tidak mencakup dua hal:
– Isi (content), yang berkaitan dengan subyek suatu
pesan
– “Hubungan” (relationship), yang memberikan sifat
suatu interaksi antara pengirim dan penerima suatu
pesan
 Bagaimana Memperbaiki
Komunikasi
• Persepsi
• Ketepatan
• Kredibilitas
• Pengendalian
• Keharmonisan
– Membuat suatu pesan secara lebih berhati-
hati
– Minimalkan gangguan dalam proses
komunikasi
– Mempermudah Upaya umpan balik antara
 Perseps
i
Seorang komunikator yang haru dapa
cerdas
memprediksi apakah pesan- s t
pesan
disampaikannya dapat diterima oleh penerima
yan pesan
aka
atau tidak, sebaliknya penerima pesan punakan
g dapat
n
mengantisipasi bagaimana reaksi pengirim pesan dalam
menyusun umpan balik, dengan tetap melakukan
penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam
komunikasi tersebut.
 Ketepata
n
Seseorang perlu sesuatu
sesuai dengan apa yang ada dalam
mengekspresikan
berpikir mereka. Apabila hal itu diabaika
kerangka
makan akan terjadi kemungkinan n,
komunikasi (misscommunication). kesalaha
n
 Kredibilita
s
Baik pengirim pesan maupun penerima pesan
perlu yakin bahwa masing-masing dapat
dipercaya, baik informasi yang akan
disampaikan maupun memahami tujuan dan
maksud penyampaian informasi tersebut.
 Pengendalia
n
Reaksi audiens (penerima pesan)
pada berhasil atau
bergantung komunikator
tidaknya
mengendalikan audiensnya
saat komunikasi. melakuka
n
 Keharmonisa
n
• Membuat suatu pesan secara lebih
berhati- hati
• Minimalkan gangguan dalam
proses komunikasi
• Mempermudah upaya umpan balik
antara pengirim dan penerima pesan