ETIKA

KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi Kantor

• Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam

kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor.

• Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang

menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen
maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi.
Arti Pentingnya Komunikasi Dalam Suatu Kantor

• Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan

semua pegawai kantor baik horisontal, vertikal, atau diagonal.

• Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat
dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan
dedikasi para pegawai kantor.
Berdasarkan hasil suatu penelitian, diketahui antara 75 % sampai 90 %
dari waktu kerja kita (Jiwanto, 1985 :3), kita pergunakan untuk
berkomunikasi.
• 5% dipergunakan untuk menulis

• 10% dipergunakan untuk membaca

• 35% dipergunakan untuk berbicara, dan

• 50 % dipergunakan untuk mendengarkan

Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal
berikut :
– Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara :
– Para bawahan dan atasan
– Bawahan dengan bawahan
– Atasan dengan atasan
– Pegawai dengan kantor / instansi yang bersangkutan
– Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai.
– Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai.
– Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai.

– Menimbulkan adanya saling pengertian diantara para pegawai dan

saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

– Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.

Etika Komunikasi Kantor

• Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Oleh karena
itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus
mempunyai :
– Kesusilaan, dan, atau budi pekerti yang baik

– Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya

• Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhungan atau
dalam berkomunikasi.
Etika Jabatan

• Etika jabatan, adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-

ukuran, yang diterima dan ditaati oleh para pegawai, yang berupa peraturan-
peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan (yang baik), dan
dianggap setiap pegawai sudah mengetahui dan melaksanakannya.
 Komunikasi Bisnis

KOMUNIKASI YG EFEKTIF
 Pengertian
• Komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude
change) pada orang yg terlibat dalam komunikasi.
• Tujuan : memberi kemudahan dalam memahami pesan yang
disampaikan antara pemberi dan penerima sehingga bahasa lebih
jelas, lengkap, pengiriman dan umpan balik seimbang dan melatih
penggunaan bahasa nonverbal secara baik.
 PESAN YG EFEKTIF
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses
komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si
pengirim dan si penerima pesan
 Hukum komunikasi “REACH”
• Respect (sikap menghargai)
• Empathy (kemampuan mendengar)
• Audible (dpt didengarkan/dimengerti dg baik)
• Clarity (jelas)
• Humble (rendah hati)

The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication

The 5 Inevitable Laws of Efffective
Communication

1. Respect : dalam mengembangkan komunikasi yang

efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi
sasaran pesan yang kita sampaikan.
2. Empathy : kemampuan kita untuk menempatkan diri kita
pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain
3. Audible :dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik
yg berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh
penerima pesan
The 5 Inevitable Laws of Efffective
Communication

4. Clarity : kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga

tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai
penafsiran yang berlainan.

5. Humble : sikap rendah hati, merupa-kan unsur yang

terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa
meng-hargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap
rendah hati yang kita miliki.
 Membangun Komunikasi Efektif

 Kontak Mata : hal pertama yang dilakukan seorang

pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara
dan mengambil jeda untuk memulai sebuah
pembicaraan.
 Ekspresi Wajah : wajah merupakan cermin
kepribadian individual, ekspresi wajah mengungkapkan
pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang
 Postur Tubuh : setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara
mesti dikoordinasikan dengan kekuatan meyakinkan dari
anda
 Selera Berbusana : memiliki tugas penting dalam
menimbulkan kesan. orang yang berbusana sesuai
dengan struktur tubuh mereka nampak lebih menarik,
penampilan fisik seseorang dan busana yang dikenakan
membuat dampak pasti pada proses komunikasi
MENINGKATKAN KETRAMPILAN KOMUNIKASI

1. Membaca
2. Mendengar
3. Percakapan Menarik
4. Wawancara
5. Berdiskusi dgn kelompok kecil
6. Berpidato & Presentasi
7. Menulis Surat, Memo dan Laporan
 Hal POSITIP sbg pendengar Efektif

1. Pendengar yg baik akan disukai orang

2. Kinerja meningkat ketika pesan diterima dan
dimengerti dgn baik
3. Feedback yang akurat
4. Terhindar dari kesalahpahaman
5. Dapat memisahkan mana fakta dan mana gosip
6. Kecenderungan membuka ide-ide baru
 Lima Pondasi
Membangun Komunikasi Efektif
• Berusaha benar2 mengerti orang lain
(emphatic communication)
• Memenuhi komitmen / janji
• Menjelaskan harapan
• Meminta maaf dg tulus ketika membuat
kesalahan
• Memperlihatkan integritas pribadi
Komunikasi Efektif Antar Pribadi
(Kumar;2000)

• Keterbukaan
• Empati
• Dukungan
• Rasa positif
• Kesetaraan
 Bentuk Dan Karakteristik
Komunikasi Efektif

• Komunikasi verbal efektif

• Komunikasi nonverbal
 1. Komunikasi verbal efektif

• Jelas dan ringkas : Penggunaan contoh untuk membuat penjelasan

lebih mudah dipahami. Mengulang bagian yg penting. Penerima
pesan mengetahui “apa, siapa, mengapa, kapan, dimana, bagaimana.
Ringkas dengan menggunakan kata2 yang mengekspresikan ide
secara sederhana.
• Perbendaharaan kata (sampaikan pesan dengan istilah yg dimengerti
klien).
 Arti denotatif dan konotatif Intonasi Kecepatan
berbicara

• Humor
• Dugan (1988), tertawa membantu mengurangi ketegangan dan rasa sakit yang
disebabkan oleh stress shg me↑ keberhasilan memberikan dukungan emosional
thd klien.
• Sullivan & Deane, 1988 melaporkan bahwa humor merangsang produksi
katekolamin dan hormon yg menimbulkan rasa sakit, mengurangi ansietas,
memfasilitasi relaksasi pernafasan dan metabolisme.
 2. Komunikasi nonverbal
• Penampilan fisik (Bidan yg memperhatikan penampilan dirinya dpt
menimbulkan citra diri & profesional yg positif).
• Sikap tubuh dan cara berjalan (bidan dapat mengetahui informasi yg bermanfaat
dengan mengamati sikap tubuh dan langkah klien. Langkah dapat dipengaruhi
oleh faktor fisik spt rasa sakit, obat atau fraktur).
• Ekspresi wajah dan kontak mata.
• Sentuhan (kasih sayang, dukungan emosional dan perhatian diberikan melalui
sentuhan dan sesuai dg norma sosial).
 Proses dan Unsur2
Komunikasi Efektif
• Dalam proses komunikasi untuk mendapatkan hasil yang efektif perlu
diperhatikan unsur2 dari komunikasi, yaitu:
• Komunikator (pandai menggunakan bahasa, intonasi, simbol dan mimik yang
menarik simpati dan empati dari komunikannya)
• Pesan (cara penyampaian, isi pesan sesuai dg kebutuhan dan diminati oleh
komunikan)
• Media (sesuai dg pesan yg ingin disampaikan dan sesuai dg kebutuhan
komunikan)
 Gangguan yg Menghambat
Proses Komunikasi
• Komunikan (latar belakang, dll)
• Pengaruh / umpan balik (yg diharapkan / tujuan penyampaian
pesan)
• Keenam unsur komunikasi harus saling berhubungan
• dalam menyampaikan pesan agar dapat menjadi komunikasi efektif.
 Kiat Sukses Berkomunikasi

• Kenali dengan baik lawan bicara

• Jangan terlalu banyak bicara dan kurang mendengar
• Jangan merasa dan memperlihatkan bahwa kita lebih tahu
daripada lawan kita bicara
• Kenali betul2 diri sendiri dan kemampuan diri sendiri
KOMUNIKASI DI TEMPAT
KERJA
 MEMASTIKAN BAHWA ANDA BERHASIL
DI TEMPAT KERJA

PERSAINGAN GLOBAL YANG MEMUNCAK

• Komunikasi menjadi lebih sulit dengan orang yang memiliki agama, adat istiadat, dan gaya hidup
yang berbeda dalam perusahaan / organisasi yang semakin berkembang.
• Komunikasi yang berhasil memerlukan ketrampilan baru, sikap baru, fleksibel dan terus menerus
mencari pengetahuan baru, kepekaan budaya, kesabaran dan kelenturan.

HIRARKI MANAJEMEN YANG MENDATAR

• Pada perusahaan dengan hirarki mendatar jalur komunikasi menjadi lebih pendek, para pengambil
keputusan bereaksi lebih cepat terhadap perubahan pasar, misal IBM, Canadian Tyre
• Organisasi mendatar menuntun karyawan menjadi komunikator yang terampil (mampu memahami
dan mengartikulasikan informasi) .
• Dikatakan oleh Wilson bahwa keahlian berkomunikasi adalah lebih penting daripada keahlian teknis.
 TEKNOLOGI KOMUNIKASI YANG INOVATIF
• Perekrut calon karyawan membutuh karyawan yang mampu mengoperasikan komputer,
berhubungan melalui e-mail, faks, telekonferensi, videokoferensi, internet, situs web,
mesin pencari dll.
• Sebagai komunikator bisnis yang terampil harus mengembangkan ketrampilan komunikasi
baru mis dengan memilih media terbaik untuk sebuah pesan, mesin pencari on line dsb

BERKEMBANG DALAM ABAD PENGETAHUAN

• Pekerja yang terdidik menggunakan simbol kata, gambar dan data.
• Anda diharapkan menghasilkan, mengolah, dan bertukar informasi baik bekerja dalam
perekonomian baru atau lama.
• Kemajuan teknologi komunikasi dan teknologi bergerak (mobile) para ahli
memperkirakan lebih dari 1,5 juta telewoker / pekerja yang tidak bekerja di kantor ,
bekerja dengan virtual work day
 MENGATASI KENDALA KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

BY PASSING : by passing terjadi ketika orang salah menanggapi arti dari pesan orang lain.
• Mis : Atasan meminta untuk “membantu” pengiriman surat kepada sejumlah pelanggan.
• Akhirnya seseorang anda dapat menyadari bahwa ia diharapkan membantu seorang diri untuk mengerjakan
proses tersebut.
• Agar komunikasi bisa berhasil penerima dan pengirim melekatkan makna simbol yang sama pada kata-kata
mereka.

BINGKAI REFERENSI YANG BERBEDA : segala sesuatu yang dilihat dan dirasakan dalam dunia melalui
pribadi seseorang (kombinasi pengalaman, pendidikan, budaya, harapan, kepribadian ) sehingga terbawa
prasangka dan harapan seseorang kedalam situasi komunikasi.
Persoalan ini diatasi dengan budaya diskusi.

KURANGNYA KEMAMPUAN BERBAHASA : Individu memerlukan perbendaharaan kata yang memadai,

pemahaman tanda baca, ketrampilan menyampaikan pesan lisan dan tertulis sehingga bisa memberi respon yang
tepat.
• GANGGUAN FISIK : gangguan pendengaran, lingkungan ribut, sambungan ponsel yang
buruk, cetakan yang buruk, kesalahan ejaan yang mengganggu pesan tertulis, format yang
ceroboh

• KETERLIBATAN EMOSIONAL : membuat pesan yang cerdas terasa sulit ketika sedih,
benci, dendam, takut, senang dll. Untuk mengurangi pengaruh emosi harus memusatkan
perhatian pada isi pesan dan mencoba tetap obyektif
 KETERANGAN

• Dalam komunikasi lisan hal ini berarti mengajukan pertanyaan :

Apakah anda paham ?
Ada pertanyaan ?
( Memberikan umpan balik yang mendiskripsikan dan bukan mengevaluasi )
• Dalam komunikasi tertulis hal ini berarti mengajukan pertanyaan dan memberi akses :
Apakah anda mempunyai no. telepon saya jika mempunyai pertanyaan atau
Ini alamat e-mail saya agar bisa memberi tanggapan segera
 BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI
KOMUNNIKASI TERTULIS
LISAN
• Pengumuman
Bentuk :
• Memo,
Panggilan
e-mail,
telepon
faks
• Surat
Wawancara
• Laporan
Rapat berkala
• Proposal
Konferensi
Kelebihan
Kelebihan: :
• Catatan
Umpanpermanen
balik langsung
• Nyaman
Petunjuk non verbal
• Emonomis
Perasaan akrab
• Pesan
Dampak
telitikuat
• Distribusi
Input banyak
mudah
 BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1 KOMUNIKASI INTERNAL :
• Mengumumkan dan menjelaskan prosedur dan kebijakan
• Menginformasikan kemajuan manajemen
• Mengajak karyawan membuat perbaikan / perubahan
• Mengkordinasikan aktivitas
• Mengevaluasi atau memberi penghargaan kepada karyawan dsb
2 KOMUNIKASI EKSTERNAL :
• Mempromosikan citra perusahaan
• Membujuk konsumen
• Menjawab layanan
• Menagih hutang dsb
 FUNGSI KOMUNIKASI BISNIS

KOMUNIKASI ORGANISASI :
1. UNTUK MEMBERITAHU
2. UNTUK MEMBUJUK
3. UNTUK MENINGKATKAN CITRA
(GOOD WILL )

KOMUNIKASI EKSTERNAL
KOMUNIKASI INTERNAL DENGAN :
DENGAN : 1. PELANGGAN
1. ATASAN 2. SUPLIER
2. REKAN KERJA 3. PEMERINTAH
3. BAWAHAN 4. MASYARAKAT
 MENINGKATKAN ALIRAN INFORMASI
DALAM ORGANISASI

I. SALURAN FORMAL : Mengalir melalui saluran formal dalam tiga arah :

A. KOMUNIKASI KE BAWAH :
Rencana kerja, kebijakan, perintah, prosedur

Untuk meningkatkan komunikasi ke bawah :

1. Memangkas rantai komunikasi untuk mengurangi distorsi
2. Meningkatkan aliran informasi ke bawah melalui pesan berkala, pengumuman, rapat,
video, intranet perusahaan (tidak menimbun informasi di tingkat atas)
B. KOMUNIKASI KE ATAS :
Umpan balik, saran, pelaporan / informasi produk dan konsumen, pelaporan kendala
dan peluang.

Untuk meningkatkan aliran komunikasi ke atas :

1. Mempekerjakan konsultan komunikasi untuk karyawan
2. Meminta karyawan melakukan pelaporan berkala
3. Mendorong situasi saling percaya dan tidak mengancam
4. Mendorong rapat reguler dengan staf

C. KOMUNIKASI HORIZONTAL :
Pekerja mengkoordinasikan tugas, pemecahan masalah, resolusi konflik .

1. Untuk meningkatkan aliran komunikasi horizontal :

2. Melatih karyawan dalam kerja sama tim dan teknik komunikasi
3. Membangun sistem penghargaan
4. Mendorong partisipasi penuh dalam fungsi tim
 II.SALURAN INFORMAL

• Komunikasi organisasioanl informal mengirimkan berita tidak resmi melalui desas-desas,

selentingan.
• Berkembang ketika individu mengobrol pekerjaan ketika makan siang, bekerja di luar, di
tempat parkir, didapur kantor.
• Manajer yang sigap menemukan bahwa selentingan merupakan informasi tentang moral
dan masalah karyawan.

• BURUKKAH ? Nah ya dan tidak

• Manajer yang bijaksana mengambil waktu untuk berhenti dan berbicara dengan karyawan
untuk mengetahui bagaimana sesungguhnya karyawan menafsirkan apa yang
dikomunikasikan secara formal
 RINTANGAN YANG MENGHALANGI
ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI PERANG
TERTUTUP PENGARUH
KETERLIBATAN
EGO SO
BERBELIT

KURANG
KEMAMPUAN RINTANGAN ALUR KOMUNIKASI
ORGANISASI PANJANG

KETAKUTAN PERSAINGAN
BINGKAI REFERENSI KETIDAK PERCAYAAN
BICARA KEKUASAAN,
BERBEDA MJMN DAN
JUJUR STATUS
KARYAWAN
PENGHARGAAN
Etika Pergaulan di Tempat Kerja
Etika dapat dikatakan sebagai mekanisme internal di tingkat
pribadi
maupun dalam kelompok, yang harus diperkuat kontrol
eksternal oleh
pihak lain, yang dalam sistem sosial berfungsi sebagai
kelompok penekan.
Definisi Etika Kerja
Perilaku karyawanyang spesifik yang dinilai dan dihargai oleh
perusahaan.

Etika ditempat kerja

Mengapa membahas Etika? Setiap orang memahami
etika,setiap orang mengetahui bagaimana bersikap ditempat
kerja.Setiap orang memahami untuk tidak mengambil barang
perusahaan, atau mengusik orang lain.
Well….….
Bagaimana dengan….…
• Kadang kala datang terlambat ke tempat kerja?
• Searching Web pada saat senggang?
• Download beberapa lagu ke computer anda?
• Install software tanpa persetujuan perusahaan?
• Alpa melaksanakan beberapa tugas yang
diberikan?
• Terbentur pada satu masalah tetapi tidak mau
mencari pertolongan (bertanya)
 Aspek atau unsur tentang etika pergaulan di tempat kerja :
• Datanglah tepat waktu setiap hari. Kerjakanlah tugas anda dengan
baik.
• Selesaikan tugas anda dengan cepat,konsisten dengan tatanan dan
cara yang baik.
• Gunakan gaya bicara yang positif.
• Berani bertanggung jawab.
• Berkomunikasidenganaktif
• Profesional, dengan cara tidak menggunakan fasilitas di kantor untuk
kepentingan pribadi.
 Bagaimana bila anda melakukan kesalahan dengan rekan kerja ?
• JUJURLAH, beritahukan kepada atasan anda secepatnya,sehingga tidak akan
mengejutkan apabila diketahuinya.
• BUATLAH ANALISA PERMASALAHANNYA; mengapa timbul permasalahan,
bagaimana mencegah agar tidak terulang lagi?
• Kemukakan melalui komunikasi yang asertif, dengan atasan anda.
• Pelajari sudut pandang yang berbeda.
• Bersiaplah mendengar masukan yang tidak anda harapkan, dan hadapilah secara
jujur.
• Mintalah pendapat pihak ketiga, HRD misalnya.
• Jangan menyebar isu permasalahan, yang akan lebih mempersulit posisi anda.
Kamus Perilaku yang baik :

Hormat/Respect
Bertanggung jawab
Dipercaya
Jujur
Perduli
Apakah Hormat/Respect ?
Cara kita berfikir tentang orang lain….
Cara kita memperlakukan orang lain……
Adalah “tingkat kehormatan”, kesopanan, atau pandangan

Tanggung Jawab
Definisi: Pertanggungan jawab secara Moral, mental. Sebagai
Jawaban dari suatu kewajiban tertentu. Setiap tindakan
mempunyai akibat.
• Pertanggung jawaban. Kita bebas untuk memilih,dan kita
dituntut mempertanggung jawabkan setiap pilihan kita.

• Kewajiban. Kita dituntut untuk melaksanakan melalui

kebajikan, apa yang diharapkan dari pekerjaan kita, sesuai
dengan jabatannya.

Percaya/Trust
Suatu usaha yang sukses harus secara konstan….
• Memelihara hubungan dengan sesama rekan kerja,
pelanggan, supplier dan pemilik perusahaan.

• Memahami bagaimana memelihara perilaku dan kata

dengan naluri saling percaya.

• Memahami bahwa tidak kepercayaan mengakibatkan

hubungan yang tidak baik selamanya.
Kejujuran
Digambarkan dengan kejujuran dan sikap tidak
memihak.Terlepas dari kepentingan pribadi,
prasangka dan pilih kasih.

Perduli
Perasaan perduli dan minat, memiliki kegemaran dan
menyukainya.