Nama : Muhammad Rizal

NIM : P07134221023

Prodi : Sarjana Terapan Teknologi Laboratorium Medik

Semester : 5

Essential Communication Skills for Your Career

COURSE OVERVIEW

Tujuan Berkomunikasi Efektif di Dunia Kerja

• Membangun tim kerja yang efektif

Sebuah tim dapat mengimplementasikan strategi pekerjaan yang jitu jika

mendapatkan arahan yang jelas atas pekerjaan yang harus dilakukan.
Kejelasan arahan hanya didapatkan karyawan melalui lingkungan
pekerjaan yang memiliki komunikasi dua arah, sehingga menghasilkan
efektivitas dalam bekerja.
• Meningkatkan produktivitas dan performa karyawan

Ketika komunikasi dua arah sudah berhasil dilakukan, maka strategi

dalam bekerja pun akan berjalan lancar. Selanjutnya hasil yang
diharapkan oleh perusahaan dan karyawan akan terealisasi. Jika proses
ini berjalan dengan baik, maka kemudian akan muncul kepuasan bagi
para karyawan atas pekerjaan yang sudah diselesaikan. Dengan
demikian, keakraban antar karyawan akan muncul, dan hal ini yang
mampu membantu untuk meningkatkan performa karyawan dalam
bekerja.
• Mempermudah penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan
Komunikasi yang terjalin antar rekan kerja dapat menyatukan
pemahaman akan sebuah isu yang sedang terjadi. Ketika masing-masing
karyawan sudah memiliki pemahaman yang sama, maka setiap masalah
 dapat lebih mudah diselesaikan. Dengan demikian pengambilan
keputusan menjadi lebih efisien.

SIKAP BERKOMUNIKASI

10 Sikap Berkomunikasi

• Percaya diri (Self-confidence), dapat dilakukan dengan beberapa cara,

yaitu:

➢ Menatap lawan bicara

➢ Berbicara secara perlahan dan teratur

➢ Menghindari memberikan pertanyaan di sela-sela pernyataan

➢ Mengendalikan emosi diri

• Ramah (Friendliness), dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

➢ Berbicara dengan nada bicara yang ramah

➢ Menghindari peryanyaan bersifat pribadi ➢

Membiasakan diri untuk tersenyum

• Jelas dan ringkas (Clarity and concision), yaitu menyampaikan pesan

seringkas mungkin dan berbicara langsung kepada poin-poin
pembahasan.
• Mendengarkan (Listening), yang berguna untuk membantu dalam
memahami penjelasan orang lain dengan mudah, serta dapat merespons
pesan dari lawan bicara dengan tepat.
• Berempati (Empathy), yaitu sikap memahami keadaan lawan bicara
sehingga dapat menyesuaikan diri dengan sudut pandang komunikan.
 • Komunikasi Nonverbal, yaitu komunikasi tanpa kata dan biasa melalui
gestur atau Bahasa tubuh yang menyiratkan maksud tertentu dari pesan
yang disampaikan.

Jenis-Jenis Komunikasi Nonverbal

➢ Gerakan tangan (Hand gesture)

➢ Nada bicara (Tone of voice)

➢ Bahasa tubuh (Body language)

• Menghargai rekan kerja (Respect others), dapat dilakukan dengan

berbagai cara, yaitu:
➢ Menyebutkan nama lawan bicara

➢ Menghindari memotong pembicaraan

➢ Tetap usahakan fokus pada topik pembicaraan

• Berpikiran terbuka (Open-mindedness), dapat dilakukan dengan

melatih diri sendiri untuk mendengarkan diri dan memahami sudut
pandang lawan bicara dibandingkan dengan memaksakan diri sendiri
untuk menyampaikan pesan.
Sikap ini membantu untuk menciptakan komunikasi dua arah.

• Memilih media yang tepat (Picking the right medium), dapat

dilakukan dengan cara memperhatikan siapa lawan bicara yang tepat
terlebih dahulu, dan juga waktu untuk menyampaikan pesan tersebut.
• Memberikan umpan balik (Feedback), berguna untuk membantu
komunikator melihat respons lawan bicaranya.

KOMUNIKASI INTERNAL YANG EFEKTIF

Komunikasi efektif adalah sebuah proses penyampaian pesan dari komunikator

kepada komunikan, dan dapat mengubah sikap orang lain.
Fungsi Komunikasi Internal

• Membangun pemahaman antar rekan kerja

• Membentuk keterlibatan antar rekan kerja

• Menciptakan internalisasi visi dan misi perusahaan

Cara Berkomunikasi Efektif dengan Pihak Internal

1. Know the dimensions

Dimensi komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal dan

komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang
terjadi timbal balik dari pimpinan kepada bawahan, dan bawahan kepada
pimpinan. Sementara komunikasi horizontal adalah komunikasi yang
terjadi secara mendatar antar rekan kerja.

2. Foster understanding, yaitu menumbuhkan pemahaman bagi rekan kerja

atas hal-hal yang harus dikerjakan dan disesuaikan dengan tugas serta
peran kerja masing-masing.
3. Predict challenges, yaitu mengenali isu yang sedang berjalan, dan
kemudian dapat membangun komunikasi serta hubungan yang hangat
dengan rekan kerja lainnya.
4. Be proactive, yaitu cara untuk melatih diri sendiri agar lebih cekatan dan
memiliki rasa inisiasi yang kuat dalam melakukan sebuah perencanaan.

KOMUNIKASI EKSTERNAL YANG EFEKTIF

Komunikasi eksternal yang efektif adalah sebuah proses penyampaian pesan

dari perusahaan kepada pihak eksternal dan dapat dilakukan untuk memajukan
perusahaan melalui jalinan hubungan dengan klien.
Cara Berkomunikasi Efektif dengan Pihak Eksternal

1. Know the tracks, yaitu cara menyampaikan pesan dengan mengenali

saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
2. Never blame your company, lead it! Merupakan cara berkomunikasi
dengan tidak menyalahkan tim internal di hadapan klien.
3. Lead from the front, yaitu berkomunikasi dengan cara memimpin
langsung dan terus memberikan penawaran kepada klien.
4. Learn to own the outcome, yaitu cara berkomunikasi dengan kesiapan
untuk menerima segala risiko dan tanggung jawab.

HAMBATAN BERKOMUNIKASI

Hambatan berkomunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau

mengganggu kelancaran proses komunikasi.

Tahapan Proses Komunikasi

1. Penyandian pesan (Encoding), yaitu proses ketika komunikator

menyusun ide dan gagasannya kemudian mengirimkan pesan tersebut
kepada komunikan.
2. Saluran pengiriman pesan (Media / Channel)

3. Penerimaan pesan (Decoding), yaitu proses ketika komunikan menerima

pesan dan selanjutnya menafsirkan pesan tersebut.
4. Umpan balik (Feedback), yaitu pemberian umpan balik di antara
komunikator dan komunikan sebagai reaksi dari pesan yang telah
diterima.
Penyebab Komunikasi Terhambat

• Pengetahuan yang terbatas, yang berakibat pada gagalnya proses

encoding dan decoding pesan.
• Kendala dalam berbahasa, baik bahasa verbal maupun nonverbal.

• Hubungan yang kaku, sebaiknya diantisipasi dengan memulai hubungan

yang luwes dan komunikasi yang lebih hangat dengan lawan bicara.

Cara Mengatasi Hambatan Berkomunikasi

1. Perhatikan pengirim pesan

2. Perhatikan pesan

3. Perhatikan penerima pesan

4. Perhatikan umpan balik (feedback)

Jenis-Jenis Umpan Balik (Feedback)

1. Pengakuan, yaitu keadaan ketika komunikan telah menerima dan

memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator.
2. Pengulangan, yaitu keadaan ketika komunikator mengulangi pesan yang
telah diberikan.
3. Parafrase, yaitu keadaan ketika komunikan mengulang kembali pesan
yang telah diterimanya sebagai pembuktian bahwa pesan telah diterima
dan dipahami secara sempurna.

CARA DAN TIPS BERNEGOSIASI

Negosiasi adalah proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk

mencapai kesepakatan bersama antar pihak.
Tips Bernegosiasi

1. Create win-win solutions, artinya menciptakan solusi yang

menyenangkan kedua belah pihak. Dengan menghasilkan win-win
solutions, klien akan lebih menghargai kemampuan perusahaan dan
mampu membuka peluang kerja sama yang lebih besar.
2. Negotiate only once, yaitu memastikan bahwa negosiasi yang dilakukan
hanya sekali dan tidak berulang-ulang. Hal ini membantu untuk bekerja
lebih efektif dan efisien.

3. Speak honestly and creatively about sticking points, dengan melakukan

persiapan yang matang sebelum melakukan negosiasi dan membuat inti
pembahasan (critical deal points) ketika berhadapan dengan klien.

Tips Menghindari Kesalahan Bernegosiasi

1. Ajukan penawaran yang logis dan tepat sasaran, yaitu dengan melatih
diri sendiri agar mampu lebih fleksibel dalam memberikan penawaran
dengan mempertimbangkan berbagai aspek.
2. Jelaskan semua aspek dan proses dalam penawaran, untuk membatasi
terjadinya kesalahpahaman antara pihak perusahaan dan klien sebagai
eksternal.
3. Gunakan berbagai kesempatan untuk membangun kedekatan, untuk
membantu dalam memahami karakter dan keadaan klien yang akan
diberikan penawaran.

EMOSI DALAM BERKOMUNIKASI

Emosi adalah proses yang dibentuk secara fisiologi, persepsi, bahasa, dan
pengalaman sosial.
Aturan Mengkomunikasikan Emosi

• Framing rules, yang membantu untuk menentukan makna emosional dari

situasi yang sedang dialami.

• Feeling rules, yang memberitahukan soal apa saja seharusnya dirasakan,

atau dilakukan dan diharapkan dalam situasi tertentu.
• Emotion work, yang membantu untuk mengubah kualitas emosi atau
perasaan serta manajemen perasaan diri sebagai upaya mempertahankan
hubungan baik yang sudah dibangun lebih dahulu.

Cara Mengkomunikasikan Emosi

1. Gunakan productive voice, melalui intonasi berbicara yang ceria dan

penuh semangat.
2. Diskusikan hal-hal yang menimbulkan emosi positif

3. Lakukan interaksi nonverbal, agar dapat memengaruhi afeksi orang lain

terhadap komunikator.

ETIKA KERJA

7 Jenis Etika Kerja

• Mengetuk pintu dan membukakan pintu untuk rekan kerja dan klien

• Memberi permohonan izin ketika sedang sakit

• Hadir tepat waktu

• Hindari aroma yang menyengat

• Berikan kesan positif ketika perkenalan pertama dengan rekan kerja dan
klien
 • Membiasakan diri berbicara dengan volume suara yang rendah • Hindari
bergosip di lingkungan kerja

KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI SEBAGAI SALES

5 Jenis Kemampuan Berkomunikasi sebagai Sales

• Prospecting, yaitu dengan membangun hubungan terlebih dahulu agar

dapat membuka peluang kerjasama antar pihak.
• Storytelling, yaitu menciptakan dan membagikan visi perusahaan kepada
publik atau klien.
• Diagnosing, yaitu kemampuan untuk memahami masalah yang dialami
oleh klien.
• Negotiating, yaitu menciptakan solusi yang memenangkan kedua belah
pihak.

• Result, yaitu klien memahami bisnis yang dijalankan dan mampu

menciptakan nilai atas bisnis tersebut.

CARA MENINGKATKAN KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI

SEBAGAI SALES

Cara Meningkatkan Kemampuan Berkomunikasi sebagai Sales

1. Pahami hasil yang ingin didapatkan, yang dapat dilakukan dengan

membuat beberapa rincian sebagai catatan sebelum memulai interaksi
dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
2. Gunakan bahasa yang alami dan jujur, yang dapat dilakukan dengan
menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh orang lain, dan
berkonsentrasi pada poin-poin kebutuhan pihak lain.
3. Tanyakan komitmen setelah menciptakan nilai plus dari proses penjualan
dan komunikasi, yang dapat dilakukan dengan membuat catatan atau
daftar keuntungan yang akan diterima klien jika bekerja sama dengan
perusahaan.