HAMBATAN SERTA CARA MENGATASI, DAN ETIKA

DALAM PROSES KOMUNIKASI

1. Hambatan Dalam Komunikasi Bisnis

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis
sebagai berikut:

a) Hambatan Teknis.

Hambatan yang timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan
peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi
komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat
diandalkan serta lebih efisien.

b) Hambatan Semantik.

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif.
Semantic adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang
jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-
komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai
dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

c) Hambatan Manusiawi.

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan

2. Upaya dalam mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi

Ada beberapa cara untuk mengatasi hambatan komunikasi, antara lain:

 a) Gunakan umpan balik (feedback), setiap orang yang berbicara memperhatikan umpan
balik yang diberikan lawan bicaranya baik bahasa verbal maupun non verbal, kemudian
memberikan penafsiran terhadap umpan balik itu secara benar.
b) Pahami perbedaan individu atau kompleksitas individu dengan baik. Setiap individu
merupakan pribadi yang khas yang berbeda baik dari latar belakang psikologis, sosial,
ekonomi, budaya dan pendidikan. Dengan memahami, seseorang dapat menggunakan
taktik yang tepat dalam berkomunikasi.
c) Gunakan komunikasi langsung (face to face), Komunikasi langsung dapat mengatasi
hambatan komunikasi karena sifatnya lebih persuasif. Komunikator dapat memadukan
bahasa verbal dan bahasa non verbal. Disamping kata-kata yang selektif dapat pula
digunakan kontak mata, mimik wajah, bahasa tubuh lainnya dan juga meta-language
(isyarat diluar bahasa) yang membuat komunikasi lebih berdaya guna.
d) Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah, Kosa kata yang digunakan hendaknya
dapat dimengerti dan dipahami jangan menggunakan istilah-istilah yang sukar
dimengerti pendengar. Gunakan pola kalimat sederhana (kanonik) karena kalimat yang
mengandung banyak anak kalimat membuat pesan sulit dimengerti.

Dalam melakukan komunikasi adakalanya hasil yang dicapai tidak sesuai dengan apa
yang diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang terjadi tidak efektif, sehingga tidak
mencapai sasaran dengan baik. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan
beberapa persyaratan, antara lain:
a) Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya
dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audience akan membaca atau
menerima tanggapannya dengan benar. Audience sebagai penerima pesan, lalu akan
mengantisipasi reaksi komunikator untuk menyusun pesan yang diterima bagi diri mereka,
dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi
tersebut.
b) Ketepatan
Audience mempunyai suatu kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai
sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan

2
 kerangka pikir audience. Apabila hal tersebut diabaikan, maka yang muncul adalah
miscommunication.
c) Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa audience-
audiencenya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya,
komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin
mereka sampaikan.
d) Pengendalian
Dalam berkomunikasi, audience akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap
pesan yan disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis,
bertindak, mengubah pikiran atau bersikap lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas
reaksi yang dilontarkan audience terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator.
Sebaliknya, reaksi audience tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator
mengendalikan audiencenya saat melakukan komunikasi.
e) Kecocokan/keserasian
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan
dengan audience sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya.
Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang
baik kepada audience-nya.

3. Etika dalam Berkomunikasi

Etika berasal dari bahasa yunani yaitu ethos yang berarti karakter, watak, kesusilaan atau
adat kebiasaan di mana etika berhubungan erat dengan konsep individu atau kelompok sebagai
alat penilai kebenaran atau evaluasi terhadap sesuatu yang telah dilakukan. Dalam setiap
pembicaraan yang kita lakukan kepada lawan bicara kita, kita harus memperhatikan beberapa hal
atau etika berkomunikasi untuk menjaga perasaan, kepercayaan dan harga diri seseorang
terutama pada dunia bisnis atau kerja, yaitu antara lain:

a) Berbicara dengan suara yang jelas, dalam arti suara tidak kecil maupun tidak terlalu
kencang.

3
 b) Tidak berbicara terlalu cepat maupun terlalu lambat.

c) Saat berbicara dengan lawan bicara maupun saat mendengarkan lawan bicara, mata kita
harus saling melihat, sehingga tidak terkesan malu ataupun tidak mendengarkan lawan
bicara.

d) Berbicara seperlunya, tidak panjang lebar tanpa arti yang jelas ataupun berputar-putar
(berbelit-belit).

e) Memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk berbicara, sehingga tidak terkesan
mendominasi berbicara.

f) Jangan menyela atau memutus pembicaraan lawan bicara apabila lawan bicara kita belum
selesai berbicara, karena itu akan membuat lawan bicara kita tiak senang dan tidak
dihargai.

g) Dalam berkomunikasi diharapkan menjaga emosi kita, yaitu jangan sampai terbawa
emosi sehingga marah-marah kepada lawan bicara.

h) Tidak tertawa secara berlebihan dan terus menerus.

i) Sebaiknya tidak menguap saat lawan bicara sedang berbicara, karena lawan bicara akan
merasa kita bosan dengan pembicaraannya.

j) Tidak mengerjakan sesuatu saat lawan bicara sedang berbicara (misalnya sambil
menulis, mengetik, dan lain sebagainya).
k) Menghargai pendapat, masukan atau kritik dari lawan bicara. Artinya tidak langsung
membantah.

Kegiatan bisnis tidak selalu bersih dari unsur kejahatan. Situasi persaingan yang semakin
ketat dalam keadaan tertekan mampu memicu munculnya perilaku tidak etis. Perilaku ini bisa
terjadi pada individu atau perusahaan.Contoh-contoh yang berkaitan dengan perilaku etis yag
sering muncul dalam kegiatan bisnis yaitu:

a) Menerima atau menawarkan komisi

b) Mencuri dari perusahaan

4
 c) Memberhentikan karyawan tanpa pemberitahuan

d) Membocorkan rahasia perusahaan

e) Melakukan penipuan dan pemalsuan

f) Memperdagangkan barang haram

Etika memainkan peranan penting dalam komunikasi bisnis. Bahasa terdiri dari kata-kata
yang mengandung nilai. Dalam berkomunikasi hendaknya dihindari bahasa yang manipulatif,
diskriminatif, atau berlebihan. Mengatakan sesuatu dengan cara tertentu memungkinkan
seseorang untuk mempengaruhi atau mengubah perilaku orang.

Etika komunikasi yang berlaku dalam perusahaan berhubungan dengan dapat dipercaya,
fair, tidak memihak, menghargai orang lain, dan mempertimbangkan pengaruh suatu ucapan atau
tindakan terhadap orang lain. Sementara itu, tindakan yang tidak etis menyangkut mementingkan
diri sendiri, penipuan kepada konsumen, iklan yang menyesatkan, dan mencapai sesuatu dengan
menghalalkan segala cara.

4. Proses Mendengarkan di Tempat Kerja

Dengan perkembangan teknologi informasi menyebabkan komunikasi ditempat kerja

lebih banyak dan rutin dari sebelumnya, dengan adanya internet, lingkungan kerja tim,
persaingan global dan pelayanan konsumen. Jadi elemen terpenting setiap keberhasilan adalah
komunikasi yang berkualitas tinggi, salah satunya adalah mendengarkan.

Banyak studi yang menyatakan bahwa keterampilan mendengar adalah sangat penting
bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi, kepuasan keryawan, penting bagi organisasi dan
layanan konsumen.

Perusahaan yang mendengarkan adalah perusahaan yang sangat berhasil. Mereka

mendengarkan klien, karyawan, dan pemasok untuk memantau dan mengambil tindakan kolektif
jika diperlukan untuk menjaga ikatan dengan lingkungan bisnis mereka.

1) Mendengarkan di Tempat Kerja

5
 Keterampilan mendengarkan sangat penting bagi kesuksesan karier, efektifitasorganisasi,
dan kepuasan karyawan (pekerja). Mendengarkan terutama penting dalam dunia kerja karena kita
menghabiskan begitu banyak waktu untuk melakukannya. Kebanyakan karyawan menghabiskan
30 sampai 45 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan, sedangkan eksekutif
menghabiskan 60 sampai 70 pesen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan.

Kebiasaan Mendengarkan yang Buruk

Para pakar mengatakan bahwa kita medengarkan hanya pada tingkat efisiensi 25 persen.
Dengan kata lain, kita mengabaikan, melupakan mendistorsi, atau salah memahami 75 persen
pesan yang kita dengar. Kebiasaan mendengar yang buruk mungkin disebabkan oleh beberapa
faktor yaitu kurangnya pelatihan merupakan salah satu alasan penting. Kita adalah pendengar
yangtidak efisien karena kurangnya latihan, suara yang mengganggu, kelambatan pembicara, dan
melamun.

Jenis Mendengarkan di Tempat Kerja

a) Mendengarkan atasan, meliputi mendengarkan instruksi,penugasan dan penjelasan

prosedur kerja.

b) Mendengarkan karyawan, organisasi yang mendengarkan karyawan memperoleh manfaat

dari ide karyawan, mendorong kreativitas, dan membangun komitmen.

c) Mendegarkan pelanggan, organisasi yang mendengarkan pelanggan meningkatkan

penjualan dan profitabilitas.

2) Proses Mendengarkan dan Kendala-kendala

Proses mendengarkan meiputi empat elemen, yaitu persepsi, interpretasi, evaluasi, dan
tindakan (aksi). Kendala-kendala dapat menghalangi proses mendengarkan. Kendala-kendala ini
dapat secara mental atau fisik.

a) Persepsi. Proses mendengarkan dimulai ketika anda mendengar suara dan berkonsentrsi
padanya. Anda akan tersetem ketika anda (1) merasa bahwa pesan tersebut penting, (2)
tertarik pada topiknya, atau (3) sedang dalam suasana ingin mendengarkan. Persepsi

6
 berkurang karena pendengaran yang sempurna, lingkngan yang bising, tidak
memperhatikan, dan berpura-pura mendengarkan (pseudolistening).
b) Pseudolistening terjadi ketika pendengar “berpura-pura” mendengarkan. Mereka
kelihatannya mendengarkan, tetapi pikirannya mengembara kemana-kemana.
c) Interpretasi. Setelah Anda memusatkan perhatian pada sebuah suara atau pesan, Anda
mulai meninterpretasi, atau menguraikannya.
d) Evaluasi. Evaluasi meliputi memisahkan fakta dari opini dan menilai pesan secara
objektif. Untuk mengevaluasi sebuah pesan secara akurat dan objektif, Anda harus (1)
mempertimbangkan semua informasi, (2) sadar akan prasangka anda sendiri, dan (3)
menghindari melompat pada kesimpulan yang tergesa-gesa.
e) Tindakan, Tindakan meliputi mengingat pesan, memberi reaksi, atau menyediakan
umpan balik.
d) Meningkatkan Ingatan. Para spesialis pelatih ingatan mengatakan bahwa mengingat
efektif melibatkan tiga faktor: (1) memutuskan untuk mengingat, (2) menyusun infomasi
yang masuk untuk membentuk hubungan-hubungan, dan (3) meninjau. Untuk lebih jauh
meningkatkan ingatan, buatlah catatan dan tuliskan kembali segera setelah
mendengarkan.

3) Kemampuan Mendengarkan di Tempat Kerja

Mendengarkan di tempat kerja menentang karena informasi di salah kelolakan, tidak jelas
dan terkacaukan oleh fakta yang tak ada hubungannya. Saran-saran yang dapat membantu untuk
meningkatkan efektivitas anda mendengarkan di tempat kerja mengontrol gangguan eksternal
dan internal, terlibat secara aktif, pisahkan fakta dari opini, identifikasi fakta-fakta penting,
jangan menyela, mengajukan pertanyaan penjelas, mengulang dengan kata-kata sendiri untuk
meningkatkan pengalaman.

Daftar periksa untuk meningkatkan kemampuan untuk mendengarkan berhenti berbicara,

berusaha keras untuk mendengarkan, singkirkan pikiran-pikiran lain yang mengganggu, kontrol
situasi mendengarkan, jaga pikiran tetap terbuka, ulangi kembali ide pembicara, dengarkan apa
yang tersirat, bedakan antara fakta serta opini, gunakan jeda waktu, gunakan bantuan ingatan,
buat catatan.

7
4) Berkomunikasi Melalui Pesan Nonverbal

Komunikasi nonverbal meliputi semua pesan tidak tertulis dan tidak terucapkan, baik
sengaja maupun idak sengaja.Karena komunikasi nonverbal dapat menjadi alat yang penting
untuk anda gunakan dan kendalikan di tempat kerja.

a) Fungsi komunikasi nonverbal

Ada lima fungsi komunikasi nonverbal dalam membantu menyampaikan pesan yaitu untuk
melengkapi dan menggambarkan, untuk memperkuat dan menekankan, untuk mengubah dan
menggantikan, untuk mengendalikan dan mengatur, untuk menyangkal.

b) Bentuk Komunikasi Nonverbal

Pesan nonverbal membawa maknanya dalam sejumlah bentuk yang berbeda mulai dari ekspresi
wajah sampai bahasa tubuh bahkan pakaian. Setiap kita mengirim dan menerima ribuan pesan
nonverbal setiap hari dalam bisnis dan kehidupan pribadi kita. Yang mencakup semua bentuk
komunikasi nonverbal lebihdi tekankan pada aplikasinya di tempat kerja.

5) Kontak Mata

Mata di sebut sebagai “jendela hati”.Mata di anggap menjadi prediktor paling akurat
tentang perasaan dan sikap sejati pembicara. Kontak yang baik memungkingan pengiripesan
apakah penerima menaruh perhatian, menunjukkan penghargaan, merespon dengan
menyenangkan atau merasa tertekan.

c) Ekspresi wajah, Ekspresi pada wajah seorang komunikator bisa mengungkapkan emosi
sebaik ekspresi mata.
d) Sikap dan gerak tubuh, Sikap tubuh umum seseorang dapat mengungapkan mula dari
status yang tini dan kepercayaan diri hingga perasaan malu dan sikap patuh.
Mencondongkan badan ke arah pembicara menunjukkan perhatian dan ketertarikan;
menjauhkan tubuh menunjukkan ketakutan, ketidak percayaan, keraguan, atau rasa jijik.

8
 e) Waktu, Bagaimana kita mengatur waktu dan menggunakan waktu menunjukkan kepada
pengamat mengenai kepribadian dan sikap kita. Perilaku tepat waktu pesan nonverbal
yang positif dalam dunia bisnis di Amerika Utara.
f) Ruang, Cara mengatur segala sesuatu di dalam ruang sekitar kita mengungkapkan sesuatu
mengenai diri kitadan tujuan kita. Cara pengaturan sebuah kantor dpat mengirim pesan
nonverbal tentang keterbukaan penghuninya. Jaga kerapian dan fungsi tempat kerja.
g) Wilayah, Gunakan kedekatan untuk menunjukkan kehangatan dan mengurangi perbedaan
status.
h) Dokumen bisnis, Hasilkan pesan yang di tulis dengan teliti, rapi, propesional, dan teratur
dengan baik.
i) Penampilan orang, Tampil menarik, rapi dan berpakaian sesuai.

6) Daftar Periksa Cara-cara Meningkatkan Keterampilan Komukasi Nonverbal di

Tempat Kerja

a) Membuat dan menjaga kontak mata.

b) Gunakan sikap tubuh untuk menunjukkan minat.

c) Kurangi atau hilangkan kendala fisik.

d) Tingkatkan kemampuan Anda untuk menguraikan pesan.

e) Gali informasi yang banyak.

f) Hindari memberimakna nonverbal yang keluar konteks.

g) Berteman dengan orang-orang dari budaya yang berbeda.

h) Hargai kekuatan penampilan.

i) Amati diri Anda sendiri di videotape.

j) Minta teman dan keluarga.

9
Referensi] :

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

10