Tutorial MS Project

Work Book
Manajemen Proyek Sistem Informasi
POLITEKNIK TELKOM
BANDUNG
2011
Penyusun
Budi Laksono Putro
Editor
Budi Laksono Putro
Dilarang menerbitkan kembali, menyebarluaskan atau menyimpan baik

sebagian maupun seluruh isi buku dalam bentuk dan dengan cara apapun
tanpa izin tertulis dari Politeknik Telkom.
Hak cipta dilindungi undang-undang @ Politeknik Telkom 2011
No part of this document may be copied, reproduced, printed, distributed, modified,
removed and amended in any form by any means without prior written
authorization of Telkom Polytechnic.
Politeknik Telkom
IT Project Management
Kata Pengantar
Assalamualaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT karena dengan karunia-Nya courseware ini
dapat diselesaikan.
Atas nama Politeknik Telkom, kami sangat menghargai dan ingin
menyampaikan terima kasih kepada penulis, penerjemah dan
penyunting yang telah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu sehingga
courseware ini dapat tersusun.
Tak ada gading yang tak retak, di dunia ini tidak ada yang sempurna,
oleh karena itu kami harapkan para pengguna buku ini dapat
memberikan masukan perbaikan demi pengembangan selanjutnya.
Semoga courseware ini dapat memberikan manfaat dan membantu
seluruh Sivitas Akademika Politeknik Telkom dalam memahami dan
mengikuti materi perkuliahan di Politeknik Telkom.
Amin.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Maret 2011
Christanto Triwibisono
Wakil Direktur I
Bidang Akademik & Pengembangan
Politeknik Telkom
Daftar Isi
Kata Pengantar .................................................................................. i
Daftar Isi............................................................................................ ii
Daftar Gambar ................................................................................ iii
Daftar Tabel ......................................................................................iv
1
Project Initiation ........................... Error! Bookmark not defined.
1.1 Pihak-pihak yang terlibat dalam proyekError! Bookmark not
defined.
1.2 Jenis-jenis proyek ......................................................................................... 2
1.2.1 Needs-driven .................................................................................................. 2
1.2.2 Solution Oriented............................................................................................ 3
1.3 Dokumen-dokumen yang dibutuhkan ........................................................ 3
1.4 Proposal Proyek ............................................................................................... 4
1.5 Studi Kasus ........................................................................................................ 5
2
Planning the Project ............................................................. 12
2.1 Feasibility Study ..............................................................................................13
2.2 Executive Summary ...................................................................................14
2.3 Tugas .................................................................................................................14
3
Working With Management ............................................... 15
4
Creating The Budget ............................................................ 25
5
Work Breakdown Structure (WBS) ......................................... 27
6
Organisasi Tim Kerja Proyek............................................... 33
6.1 Manajer Proyek ..............................................................................................35
6.2 Tim Proyek....................................................................................................39
7
Building The Project Plan .................................................... 44
7.1 Langkah-langkah Perencanaan ....................................................................46
7.2 Life Cycle .........................................................................................................50
7.3 Model Biaya .....................................................................................................55
7.4 Model Prototipe .............................................................................................57
4
Creating The Budget ............................................................ 25
8
Implementing The Project Plan .......................................... 59
8.1 Aktivitas Manajemen Proyek pada Tahap Implementasi ......................60
8.2 Cakupan Proses Implementasi ..............................................................62
9
Rivising The Project Plan ..................................................... 74
10
Enforcing Quality .................................................................. 80
11
Managing Teams ................................................................... 85
ii
PAGE 10
Politeknik Telkom
12
Completing The Project ...................................................... 90
Daftar Pustaka ........................................ Error! Bookmark not defined.
Daftar Gambar
Gambar 3-1 Organisasi Fungsional ............................................................................18
Gambar 3-2 Organisasi Devisi ....................................................................................18
Gambar 3-3 Organisasi Matriks ..................................................................................19
Gambar 3-4 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam presentasi ..........................21
Gambar 3-5 Contoh Pola Komunikasi Projek ........................................................23
Gambar 3-6 Contoh Mekanisme Kerja Projek .......................................................24
Gambar 8-1 Aktivitas Manajemen Proyek pada Tahap Implementasi ...............61
Gambar 8-2 Cakupan Proses Implementasi ............................................................62
Gambar 8-3 Profil Resiko .............................................................................................70
Gambar 9-1 Negosiasi Pengurangan Scope Proyek......................................................77
Gambar 9-2 Menambah Kerugian untuk Mempertahankan Image ..............................78
Gambar 9-3 Cut the Project ..........................................................................................79
Gambar 10-1 Proyek instalasi empat SQL Server .................................................83
ftar Tabel
iii
Politeknik Telkom
Daftar Tabel
Tabel 6-1 Kualitas dan Ketrampilan Manajer Proyek yang Efektif .....................36
Tabel 6-2 Contoh Tamplate Analisis Stakeholder ....................................................39
Tabel 8-1 Contoh Contoh Gantt Chart untuk Fase Produksi ...........................64
Tabel 8-2 Contoh Penjadwalan Rencana Kerja ......................................................65
Tabel 8-3 Contoh Standar Kualitas ...........................................................................67
iv
PAGE 10
Politeknik Telkom
1 Project Initiation
Overview
Sebuah kegiatan proyek dilaksanakan karena adanya kebutuhan. Proyek yang

dilaksanakan sebagai jawaban atau solusi atas kebutuhan terdiri dari 2 (dua)
jenis. Masing-masing jenis kegiatan proyek memerlukan dokumen-dokumen
sebagai syarat untuk melaksanakan kegiatan proyek.
Tujuan
Mahasiswa memahami:
1. pihak-pihak yang terlibat dalam proyek,
2. peran yang dijalankan oleh masing-masing pihak,
3. kebutuhan akan kegiatan proyek,
4. dokumen-dokumen di tahap awal pelaksanaan proyek.
5. pembuatan proposal proyek.
Project Initiationt
Politeknik Telkom
Pada halaman berikut ini terdapat suatu studi kasus dari sebuah perusahaan
bernama PT Internet Indonesia Tbk. yang membutuhkan suatu aplikasi berupa
website perusahaan.
Tugas yang perlu Anda lakukan adalah:
1. Bacalah RFP tersebut dengan baik.
2. Buatlah proposal untuk menjawab RFP tersebut.
3. Buatlah RFP dari Tugas Besar kelompok anda.
Initiation
Project Initiationt
PAGE 10
Politeknik Telkom
PT Internet Indonesia Tbk.

Proyek Pengadaan Website PT Internet Indonesia Tbk.
Disiapkan tanggal 8 September 2009
REQUEST FOR PROPOSAL
Dipersiapkan oleh:
John Doe
(Assistant Manager of IS Department)
Project Initiationt
Politeknik Telkom
Kalender Kegiatan
Berikut ini adalah daftar kegiatan dan jadwal yang berkaitan dengan proses
pengadaan website perusahaan.
Jenis Kegiatan
Penyebaran RFP
Batas
akhir
penyerahan
surat
pernyataan keikutsertaan
Surat balasan pernyataan keikutsertaan
Batas akhir penerimaan proposal
Pembukaan proposal secara public
Periode evaluasi
Penandatanganan SOW dan kontrak
Tanggal
8 September 2009
22 September 2009
26 September 2009
12 Oktober 2009 Pukul 17.00 WIB
13 Oktober 2009 Pukul 10.00 WIB
14 16 Oktober 2009
20 Oktober 2009
Syarat dan Ketentuan Umum

Berikut ini adalah syarat dan ketentuan umum selama mengikuti proses
pengadaan website PT INTERNET INDONESIA TBK.:
1. Lingkup kerja pengadaan website (situs web) perusahaan.
2. Peserta merupakan organisasi berbadan hukum tetap dan berbentuk
CV (Comanditaire Vennootschap) atau PT (perseroan terbatas) yang
telah beroperasi minimal 3 (tiga) tahun.
3. Bersedia melengkapi persyarat legal sebagai berikut:
a. Fotokopi akta notaris pendirian perusahaan yang telah
disesuaikan dengan UU No.40 tahun 2007;
b. Fotokopi NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak);
c. Fotokopi SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan);
d. Fotokopi TDP (Tanda Daftar Perusahaan);
e. Laporan pajak 2 (dua) tahun terakhir;
f. Laporan keuangan 3 (tiga) tahun terakhir;
4. Memiliki portofolio tentang jenis pekerjaan yang sejenis;
5. Hanya calon peserta pengadaan yang mendaftarkan diri dan
memenuhi kualifikasi yang akan dipanggil mengikuti proses
selanjutnya;
6. Semua berkas yang telah diserahkan akan menjadi milik panitia;
7. Pelaksanaan tender tunduk pada peraturan dan ketentuan yang
berlaku di PT INTERNET INDONESIA TBK.;
8. Biaya pendaftaran Rp 150.000,- (seratus lima puluh ribu rupiah).
Initiation
Project Initiationt
PAGE 10
Politeknik Telkom
A. Panduan Umum
Tujuan
Tujuan dilaksanakannya pekerjaan ini adalah untuk membuat website yang
dapat mewakili jati diri perusahaan dan sebagai alat promosi yang mudah
dijangkau kapan saja dimana saja serta mudah untuk digunakan.
Diharapkan, website yang dihasilkan dapat membantu perusahaan dalam
memperluas pangsa pasar konsumen hingga ke seluruh dunia. Oleh karena
itu, bahasa yang akan digunakan dalam website adalah bilingual antara bahasa
Indonesia dan bahasa Inggris.
Untuk mendukung hal tersebut, maka dibutuhkan personil sebagai berikut:
1. Memiliki kemampuan berbahasa inggris yang baik (TOEFL score
minimal 500 atau EPT score minimal 90).
2. Memiliki kemampuan desain visual yang baik, sehingga website ini
nyaman digunakan oleh semua kalangan.
Latar Belakang
Seiring dengan meluasnya area pemasaran produk dan layanan perusahaan,
maka model pemasaran atau promosi yang telah dilakukan oleh perusahaan
dianggap sudah tidak layak karena alasan berikut:
1. Resiko kecelakaan yang tinggi pada saat melakukan perjalanan untuk
melakukan presentasi terutama jika lokasi calon pelanggan berada
lebih dari 40 kilometer
2. Meningkatkan biaya operasional terutama biaya perjalanan
3. Keterbatasan sumber daya manusia untuk dapat menjangkau dan
melayani pelanggan yang semakin meningkat jumlahnya
Dengan adanya website, maka calon pelanggan dapat mendapatkan informasi
tentang produk dan layanan secara mudah dan cepat, kapanpun dan
dimanapun calon pelanggan berada karena website ini dapat diakses
menggunakan perangkat elektronik yang memiliki fasilitas koneksi internet.
Sebagai tambahan, dengan adanya website, maka informasi yang ditampilkan
dapat diakses pula oleh calon pelanggan yang berasal dari luar negeri, dimana
mereka merupakan calon pelanggan potensial yang dapat mendorong
peningkatan pendapatan perusahaan. Kemudahan dalam melakukan
korespondensi dapat dilakukan secara elektronik melalui media komunikasi
surat elektronik (e-mail) atau menggunaka formulir yang tersedia di website.
Project Initiationt
Politeknik Telkom
Website ini akan sangat membantu perusahaan dalam memberikan layanan

yang andal dan memperlebar area layanan seluas-luasnya, sehingga dapat
sejalan dengan visi pemerintah untuk mendorong kemajuan teknologi di
Indonesia.
Metode Pembayaran
Dalam melakukan pembayaran kepada perusahaan pemenang tender, maka
akan mengikuti jadwal sebagai berikut:
1. Pembayaran dibagi ke dalam 2 (dua) termin yang masing-masing
terminnya dapat didiskusikan lebih lanjut.
2. Pembayaran akan dilakukan secara transfer melalui rekening.
Pernyataan Kontrak
Pelaksanaan pekerjaan ini dicantumkan dalam kontrak kerjasama yang
ditandatangani oleh kedua belah pihak. Pekerjaan ini akan dimulai sejak
ditandatanganinya kontrak yakni pada tanggal 20 Oktober 2009 dan akan
berakhir pada 31 Desember 2009.
Presentasi dan Demonstrasi
Hasil akhir yang diharapkan adalah berupa website yang dapat diakses secara
internasional 24 jam sehari dan 7 hari seminggu.
Pertemuan Pre-Proposal
Akan diadakan pertemuan sebelum pelaksanaan pengumpulan proposal yang
bertujuan untuk menjelaskan segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaan ini. Pertemuan akan diadakan pada tanggal 30 September 2009
pukul 10.00 WIB di kantor PT INTERNET INDONESIA TBK..
Dari masing-masing organisasi silakan mengirimkan wakilnya sebanyak 2 (dua)
orang.
B. Spesifikasi Teknis
Spesifikasi
Website yang akan dibuat harus memenuhi spesifikasi minimum berikut ini:
1. Menampilkan dokumentasi kegiatan bisnis dalam bentuk gambar
digital;
2. Terdapat fasilitas pemutar video secara real time;
3. Menggunakan warna-warna yang senada dengan lingkungan alam;
4. Memiliki tautan untuk mengunduh selebaran atau daftar harga
layanan;
6
Initiation
Project Initiationt
PAGE 10
Politeknik Telkom
5.
6.
Tersedia tautan supaya pengguna dapat langsung menghubungi

layanan pelanggan menggunakan media online chat.
Menampilkan peta lokasi
Lingkup Pekerjaan
Terdapat beberapa tahapan pekerjaan yang dapat dilaksanakan:
1. Identifikasi kebutuhan
Hasil analisis atas kebutuhan pengguna dan calon pengguna untuk
mendapatkan informasi yang lengkap dari website yang dibuat.
Hasil analisis ini kemudian akan dibuat dokumen kesepakatan kerja
dan menjadi panduan dalam membuat hasil akhir produk yang
diharapkan.
2. Desain tampilan
Membuat desain tampilan yang baik dan menunjukkan ciri khas
layanan yang diselenggarakan oleh perusahaan dan memberikan
kemudahan dalam penggunaannya.
3. Perancangan aplikasi
Bermanfaat dalam pembuatan dokumentasi perangkat lunak.
4. Pengujian
Perlu dilaksanakan pengujian terhadap produk yang telah dihasilkan
untuk memastikan bahwa website ini mudah untuk digunakan dan
dipelajari.
5. Instalasi dan hosting
Website yang telah teruji akan diimplementasikan pada server colocation dan diberikan URL supaya dapat diakses dari seluruh dunia
melalui jaringan internet.
6. Monitoring
Website yang telah diimplementasikan pada server masih perlu
dilakukan monitoring untuk memastikan bahwa website dapat
berkerja dengan baik dan andal.
Format Pengumpulan Proposal
1. Proposal harus dikumpulkan secara langsung ke kantor PT
INTERNET INDONESIA TBK.. Diperbolehkan untuk menggunakan
jasa ekspedisi pengiriman barang atau dapat diantar langsung.
2. Proposal menggunakan sampul warna kuning dan di sudut kanan atas
diberikan kode sebagai berikut:
a. BT : untuk proposal Bisnis dan Teknis
b. C : untuk proposal Cost (biaya)
Project Initiationt
Politeknik Telkom
3. Menggunakan kertas berukuran A4 dengan margin kiri-atas: 3 cm,

bawah-kanan: 4 cm.
4. Nomor halaman dicantumkan di sebelah kanan atas.
5. Menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
6. Gambar dan tabel diberi penanda berupa angka dan judul gambar
atau tabel.
Proposal Biaya
Khusus untuk proposal biaya, mekanisme pengumpulannya adalah sebagai
berikut:
1. Dikumpulkan dalam amplop tertutup dan bersegel.
2. Dibubuhi tulisan Proposal Biaya Rahasia
3. Proposal biaya akan dibuka segera setelah evaluasi proposal teknis
selesai dilaksanakan
Penutup
Demikian Request For Proposal ini kami buat, semoga dapat memberikan
inspirasi dan membuka kesempatan bagi perusahaan Anda untuk selangkah
lebih maju dan lebih baik.
Initiation
Project Initiationt
PAGE 10
Politeknik Telkom
2 Planning the Project
Overview
Sebelum proyek dilaksanakan, perlu didahului dengan kegiatan riset supaya

solusi yang dihasilkan dari kegiatan proyek dapat dilaksanakan secara lebih
efektif dan efisien. Untuk mempermudah pelaksanaan feasibility study ini,
maka disediakan suatu alat bantu yakni tabel Research Objecives.
Hasil feasibility study yang dituangkan pada tabel Research Objectives,
kemudian digunakan sebagai dasar untuk membuat dokumen Executive
Summary.
Tujuan
1.
2.
3.
4.
Melatih mahasiswa untuk melakukan riset atau feasibility study pada

proyek.
Melatih mahasiswa untuk mampu mengidentifikasi kebutuhan proyek.
Memberikan pengalaman dalam menyimpulkan hasil eksplorasi.
Melatih mahasiswa dalam membuat dokumen Executive Summary.
Planning the project
Politeknik Telkom
Sesuai dengan judul atau tema tugas besar masing-masing kelompok,

lakukan:
1. Diskusi dengan anggota kelompok untuk menyusun tujuan dan
pertanyaan-pertanyaan yang akan digunakan sebagai panduan dalam
melaksanaan Feasibility Study atas proyek kelompok.
2. Buat dan isilah tabel Research Objectives.
3. Buatlah dokumen Executive Summary berdasarkan hasil Feasibility
Plan yang telah dilakukan pada poin 2 dan 3.
10
Initiation
Planning the project

PAGE 10
Politeknik Telkom
3 Working With Management
Overview
Proyek tak dapat dilakukan dengan cara mengisolasi diri. Proyek harus
dilakukan dalam lingkungan organisasi yang luas. Manajer proyek
memerlukan system thinking yaitu menggunakan sudut pandang yang
menyeluruh mengenai proyek yang dikerjakannya dan memahami bagaimana
kaitannya dengan organisasi secara luas. Proyek haruslah dilakukan untuk
mendukung / memenuhi kebutuhan dari bisnis.
System approach adalah pendekatan analitis dan menyeluruh untuk
menyelesaikan masalah yang kompleks. Ada tiga bagian dalam system
approach yaitu: Systems philosophy: memandang segala hal sebagai suatu
sistem; Systems analysis: pendekatan pemecahan masalah; Systems
management: mengarahkan isu bisnis, teknologi dan organisasi dalam
merubah sistem. System approach digunakan oleh manajer proyek untuk
mengerjakan proyek agar sesuai dengan tuntutan organisasi, bisnis dan
memenuhi ekspektasi stake holder.
Working With Management
11
Politeknik Telkom
Tujuan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
12
Siswa mampu mendefinisikan Struktur Organisasi.

Siswa mampu malakukan wawancara dengan pihak terkait
Siswa mampu mempresentasikan Proyek kepada Manajemen
Siswa mampu bekerja dengan mendefinisikan peran manajemen.
Siswa mampu melakukan Project Kick Off
Siswa mampu menciptakan Aliansi Manajemen

PAGE 10
Politeknik Telkom
Berdasarkan tema tugas besar anda, buatlah studi kasus suatu organisasi
yang akan melakukan manajemen proyek perangkat lunak, dan kerjakan 6
(enam) soal dibawah ini
1.
Buat Struktur Organisasi

Buatlah struktur organisasi dan lakukan analisis dari permintaan
produk atau jasa dari pemilik proyek. Ketika menganalisis isu
organisasional, pertanyaan utama yang perlu dijawab ialah sebagai
berikut:
Struktur organisasi apakah yang cocok untuk proyek ini? Apakah
akan berbasis komunitas? Apakah akan didukung pemerintah
sepanjang jalan? Akankah organisasi tersebut terpelihara setelah
proyek selesai?
Siapa yang akan menjadi badan pengawas? Apa saja kualifikasi
mereka?
Kualifikasi apa yang diperlukan untuk mengelola proyek ini?
Siapa yang akan mengelola proyek?
Kebutuhan staf apa lagi yang dimiliki struktur organisasi ini?
Bagaimana perkiraan anda akan perubahan kebutuhan staf dalam
2-3 tahun ke depan?
Dikenal ada beberapa bentuk organisasi, antara lain :
a. organisasi fungsional.
b. organisasi divisi.
c. organisasi matriks.
a) Organisasi Fungsional
Pengelompokan dalam organisasi ini dilakukan berdasarkan fungsi,
seperti: teknik, keuangan, operasi, atau keuangan, umum, produksi
dan pemasaran, dan sebagainya.
13
Politeknik Telkom
Gambar 3.1 Organisasi Fungsional

Kelebihan
Ketajaman analisis untuk masingmasing bagian bisa sangat
tinggi .
Pengembangan keahlian profesi
dapat dikonsentrasikan pa da
masing-masing bagian.
Kekurangan
Hasil akhir sangat dipengaru hi
oleh keberhasilan koordinasi
antar bagian
Tour of duty antar departe-men
sukar dilaksanakan
b) Organisasi Divisi
Pengelompokan dalam organisasi ini pada umumnya berdasarkan
produk akhir atau wilayah operasional.
Gambar 3.2 Organisasi Devisi

14

PAGE 10
Politeknik Telkom
Kelebihan
masing-masing divisi dapat mandiri
dalam menghasilkan produk maupun
mencapai pasar.
tour of duty dalam pembinaan karier
mudah dilakukan.
Kekurangan
duplikasi sumber daya dapat
mengakibatkan kebutuhan inves-tasi
maupun overhead menjadi tinggi .
c) Organisasi Matriks
Organisasi matriks ini dapat memberikan fleksibilitas operasional
yang tinggi bagi unit usaha yang menangani banyak proyek. Dengan
pengelolaan penjadualan yang baik, dapat dilakukan penghematan
kebutuhan sumber daya seperti tenaga ahli yang langka dan mesin
yang mahal yang hanya diperlukan dalam jangka pendek.
Gambar 3.3 Organisasi Matriks
15
Politeknik Telkom
Kelebihan
untuk organisasi usaha yang banyak
menangani proyek, bentuk ini sangat
menguntungkan
fleksibel untuk menghadapi naik
turunnya demand dengan sumber
daya yang tidak besar
2.
Kekurangan
sering terjadi komando ganda yang
membingungkan bagi
karyawan operasional
Buatlah wawancara dengan pihak terkait

Selain melalui presentasi, informasi juga dapat diperoleh lewat
wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait. Dalam suatu
wawancara harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Tujuan wawancara harus jelas (Purposes);
Buat daftar hal-hal yang ingin ditanyakan dan berhubungan
langsung dengan proyek (Enumerating activities);
Harapan dari pemakai akhir (Work methods and Interconnections
among users);
Harapan dari pemberi order (Performance issues);
Punya pandangan yang lebih jauh melebihi yang diwawancara.
Sebuah wawancara harus memiliki tujuan. Apa yang hendak dicapai
harus jelas. Setelah tahu apa yang hendak dicapai, pewawancara
harus membuat daftar pertanyaan sebagai arahan pada saat
mewawancarai. Tidak boleh dilupakan dalam wawancara, harus juga
dilibatkan bagaimana sebenarnya produk dari proyek akan dihasilkan.
Apa implikasinya terhadap pengguna dan perusahaan, dan bagaimana
akan diperoleh hasil terbaik. Lebih jauh dari ini semua, seorang
pewawancara harus memiliki pandangan yang jauh, sehingga tidak
kehilangan arah pertanyaan dan didikte oleh lawan bicaranya pada
saat wawancara.
16

PAGE 10
Politeknik Telkom
3.
Buatlah Mempresentasikan Proyek itu kepada Manajemen

Dengan berbekal feasibility plan, seorang proyek manajer harus
mampu mempresentasikan hasil temuannya dan meyakinkan
semua pihak untuk menggunakan idenya.
Dalam berpresentasi dibutuhkan:
Pembawaan
Meyakinkan dgn bukti
Pembukaan yg menarik
Mengerti keinginan pemirsa
Pengetahuan ttg topic
Gambar 3.4 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam presentasi

4.
Definisikan Peran Manajemen dari struktur organisasi

tempat dilakukanya proyek?
17
Politeknik Telkom
5.
Lakukan Project Kickoff

Fungsi Kick-off tidak hanya sebagai penanda dimulainya sebuah
proyek tetapi memiliki fungsi lain diantaranya:
1. Memaparkan Project Management Plan (PM Plan)
2. Membahas isu-isu yang masih belum bisa diselesaikan
3. Meminta komitmen dari seluruh stakeholders
4. Mengenal seluruh stakeholders
6.
Buatlah Manajemen Alliances, meliputi :

a. Membuat Rencana Komunikasi antara pihak-pihak
terkait dengan proyek.
Secara umum, faktor-faktor yang dapat membatasi komunikasi
dan hubungan kerja adalah:
o Struktur organisasi dalam instansi di proyek akan
dilaksanakan;
Disini perlu diperhatikan bagaimana peran seorang manajer
proyek sebenarnya. Apakah hanya sebagai pelaksana tanpa
dukungan untuk mengambil keputusan atau seorang
manajer proyek berhak juga mengambil keputusan demi
kelancaran proyek.
o Persetujuan tawar-menawar dalam tim kerja;
Disini tersirat bagaimana posisi seorang anggota tim. Setiap
anggota tim memiliki tugas-tugas yang harus dijalankan, dan
ini harus dinyatakan secara jelas, sehingga tidak terjadi
kesalahpahaman ketika proyek berjalan. Pada dasarnya
setiap anggota tim adalah bagian dari stakeholders, yaitu
mereka yang memiliki kepentingan, tanggung jawab dan
ambil bagian secara aktif di dalam proyek .
o Keinginan dari tim manajemen atas;
Tim manajemen atas sebagai penanggung jawab utama
dalam sebuah proyek, tidak akan mengambil risiko dengan
tindakan coba-coba. Keberhasilan suatu proyek di masa lalu,
akan menjadi tolak ukur bagi mereka. Hal ini akan
menurunkan fleksibilitas dalam pengelolaan tim kerja,
karena manajemen atas secara tegas menyatakan bahwa
organisasi proyek harus disusun berdasarkan keinginan
mereka.
o Keahlian dan alokasi SDM;
18

PAGE 10
Politeknik Telkom
Bagaimana sebuah proyek diorganisasikan sangat

bergantung kepada keahlian dan kapasitas individu yang
menjadi bagian tim kerja.
Sebagai Contoh:
Ilustrasi di bawah, terlihat bahwa hubungan komunikasi antara
pihak klien dan Tim Projek. Pada saat pembangunan aplikasi
akan diwakili oleh Project Manager (PM) dari Tim Projek kepada
pihak Operasional langsung, dengan tetap dibawah kontrol
manajemen.
Gambar 3.5 Conotoh Pola Komunikasi Projek
19
Politeknik Telkom
b. Buatlah Mekanisme Kerja

Sebagai Contoh:
Mekanisme kerja yang digunakan untuk projek Teknologi
Informasi seperti terlihat pada gambar di bawah ini :
User
Requirement
Mulai
Desain &
Analisa
Programming &
Prototyping
Analisa Sistem
Implementasi
Dokumentasi
Analisa &
Desain
Program
Training
Analisa
Requirement
Pengkodean
UpLoad Data
Data
Require
ment
White Box &

Black Box
Testing
Parallel Run
Disetujui
Prototipe &
UjiCoba
Dokumen
Requirement
Selesai
Prototipe OK
Finishing
Gambar 3.6 Contoh Mekanisme Kerja Projek

c.
20
Kerjasama Proyek antara pihak-pihak terkait dengan

projek.
Semua pihak-pihak yang terkait dengan projek (Stakeholder)
sebagai contoh:
Tim Projek
Pemilik Projek
Supplier
dan lain-lain.
PAGE 10
Politeknik Telkom
4 Work Breakdown Structure (WBS)
Overview
Work Breakdown Structure dapat diimplementasikan menggunakan tool

(kakas) Microsoft Project untuk mempermudah pekerjaan. Aplikasi ini juga
mendukung penggambaran seluruh task yang terlibat dalam proyek
menggunakan Gantt Chart. Informasi lainnya yang berkaitan dengan sumber
daya proyek dapat juga disertakan dalam aplikasi ini.
Tujuan
1.
2.
Mengenalkan kepada mahasiswa tentang aplikasi Microsoft Project.

Melatih mahasiswa untuk membuat WBS menggunakan Microsoft
Project.
Work Breakdown Structure
21
Politeknik Telkom
Pada latihan ini akan digunakan Microsoft Project untuk membangun WBS
dari Tema Tugas Besar. Ms Project memudahkan anda untuk memberikan
kode bagi setiap kegiatan sesuai dengan struktur WBSnya. Caranya adalah
sbb:
1. Dari menu Project, pilih WBS, kemudian Define Code
2. Untuk membedakan proyek yang satu dari yang lain jika ada
penggabungan beberapa proyek, anda dapat menggunakan project
code prefix, ketikkan sebuah prefiks (misalnya huruf tertentu sebagai
pembeda) di dalam Project Code Prefix box.
3. Untuk menentukan kode untuk kegiatan-kegiatan di level pertama,
klik baris pertama di dalam kolom Sequence, kemudian klik
panahnya, dan klik tipe karakter yang anda inginkan.
a. Klik Numbers (ordered) untuk menunjukkan kode WBS
dengan nomor.
b. Klik Uppercase Letters (ordered) untuk menggunakan kode
WBS dengan huruf besar misalnya A, B, C, dst.
c. Klik Lowercase Letters (ordered) untuk menggunakan kode
WBS dengan huruf kecil misalnya a, b,c, dst.
d. Klik Characters (unordered) untuk menunjukkan kombinasi
nomor dan huruf besar/kecil, contohnya Arch1, Const1,
Insp1, dst. Ini yang paling fleksibel karena kodenya akan
muncul setelah anda pertama mengetikkan.
4. Di kolom Length, ketikkan atau pilih nomor untuk menentukan
maksimum panjang karakter untuk kode. Maksimum yang bisa
digunakan adalah 255.
5. Di kolom Separator, klik baris pertama dan ketik atau pilih
karakter untuk pemisah.
22
Work Breakdown Structure

PAGE 10
Politeknik Telkom
5 Organisasi Tim Kerja Proyek
Overview
Seorang manajer proyek memikul tanggung jawab yang besar atas jalannya
proyek. Selain memegang peranan yang besar mulai dari tahap pendefinisian
proyek sampai dengan perencanaan dan estimasi waktu serta biaya, peranan
besar lainnya bahkan boleh dikatakan terbesar, karena berhubungan
langsung dengan faktor manusia adalah bagaimana mencari, menyusun,
mengalokasikan. mengkoordinir serta mengontrol perkembangan anggota
tim kerjanya. Di dalam hal inilah sebenarnya peran serta manajer proyek
akan sangat terasa.
Dalam perkembangan dan jalannya proyek, manajer proyek seringkali
berhadapan dengan berbagai macam problema, antara lain: motivasi,
komunikasi, relasi dan tanggung jawab dari masing-masing anggota tim. Jika
manajer proyek memiliki keahlian dan mampu mangatasi problem-problem
organisasi, maka tingkat keberhasilan proyek akan menjadi lebih besar.
Dukungan peralatan serta teknologi modern, pendanaan yang besar ataupun
keterlibatan konsultan terpercaya; tidak akan terasa dampak langsungnya
bagi pelaksanaan proyek apabila tidak dilaksanakan oleh organisasi kerja yang
mapan.
Konsep kerja yang dibutuhkan untuk menunjang peran serta aktif manajer
proyek dalam kaitannya dengan keberlangsungan proyek dikenal dengan
istilah Project Human Resource Management.
Secara global konsep kerja dalam manajemen sumber daya manusia (SDM)
ini, terbagi atas: rencana organisasi; pencarian dan penerimaan anggota tim
kerja (staffing); dan pada akhirnya pengembangan efisiensi dan efektivitas
(kinerja) organisasi.
Buildinging The Project Plan
23
Politeknik Telkom
Tujuan
1.
2.
3.
24
Siswa memahami tujuan pembentukan Organisasi Tim Kerja Proyek.

Siswa memahami berbagai macam problematika dalam Organisasi
Tim Kerja Proyek, antara lain: motivasi, komunikasi, relasi dan
tanggung jawab dari masing-masing anggota tim.
Siswa memahami secara global konsep kerja dalam manajemen
sumber daya manusia (SDM) ini, terbagi atas: rencana organisasi;
pencarian dan penerimaan anggota tim kerja (staffing); dan pada
akhirnya pengembangan efisiensi dan efektivitas (kinerja) organisasi.
Building The Project Plan Plan

PAGE 10
Politeknik Telkom
Berdasarkan tema tugas besar anda, kerjakan soal dibawah ini

1.
2.
3.
Mengapa kita perlu memahami proyek dalam konteks manajemen

organisasi?
Mengapa analisis Stakeholder itu penting? Kapan Anda melakukan
analisis ini?
Apa saja tipe-tipe Stakeholder dan pengaruh apa yang mereka miliki
terhapad proyek Tugas Besar anda?
25
Politeknik Telkom
6 Building The Project Plan
Overview
Sebuah proyek adalah suatu himpunan (dikenal juga dengan istilah ruang
lingkup / scope) yang terdiri dari aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi
kerja yang menghasilkan bentuk nyata (deliverable) tertentu dalam suatu
batasan waktu tertentu. Sudah barang tentu sebuah proyek memiliki
deadline (batas waktu penyerahan hasil).
Aktivitas-aktivitas dikelompokkan ke dalam fase kerja, dimana setiap fase
harus selesai sebelum fase berikutnya dapat dilaksanakan (sequential) atau
dapat pula dijalankan secara paralel. Di dalam setiap fase terdapat unit-unit
kerja. Unit kerja ini adalah kumpulan tugas-tugas yang membentuk satu
kesatuan. Unit kerja ini dapat dibagi lagi menjadi tugas/aktivitas (meskipun
tidak selalu), yang didefinisikan sebagai suatu aktivitas tunggal yang
membentuk unit kerja. Setiap tugas memberikan suatu hasil bagi unit kerja,
yang berkelanjutan pada akhirnya membentuk fase, dapat juga dituliskan
bahwa aktivitas = proses + deliverable.
Jaringan proyek adalah alat yang digunakan untuk perencanaan,
penjadwalan dan pengawasan perkembangan suatu proyek. Jaringan ini
dikembangkan dari informasi yang dikumpulkan untuk WBS dan merupakan
grafik diagram alir untuk rencana pekerjaan proyek.
Jaringan ini menampilkan aktivitas proyek yang harus diselesaikan, urutan
logisnya, ketergantungan satu aktivitas dengan yang lainnya, dan juga
waktu penyelesaian suatu aktivitas dengan waktu start dan finishnya, serta
jalur yang terpanjang di dalam suatu network disebut juga critical path.
Dengan terbentuknya jaringan ini, seorang manajer proyek dapat membuat
keputusan yang menyangkut masalah penjadwalan, biaya dan kinerja proyek.
Aktivitas-aktivitas yang tertera pada jaringan kerja proyek, merupakan
penggunaan hasil yang telah diperoleh dari proses WBS.
26

PAGE 10
Politeknik Telkom
Tujuan
1.
Mahasiswa mampu membuat jadwal proyek dan memahami konsep

diagram jaringan dalam menyusun jadwal proyek
27
Politeknik Telkom
Pada latihan ini akan digunakan Microsoft Project untuk membangun

Perencanaan dari Tema Tugas Besar. Untuk membuat perencanaan
dengan Microsoft Project adalah sbb:
1. Membuat suatu rencana proyek
Ketika anda pertama mendefinisikan tujuan proyek dan memikirkan
fase-fase di dalam proyek anda, adalah sangat penting untuk
menciptakan rencana proyek.
Pertama, masukkan dan organisasikan daftar kegiatan-kegiatan untuk
diselesaikan, juga lama penyelesaian setiap kegiatan (duration).
Kemudian, tambahkan orang, perlengkapan, dan materi beserta
biayanya untuk rencana anda. Kemudian, tempatkan sumberdayasumberdaya tsb. untuk kegiatan-kegiatan ybs. Dengan informasi itu,
MS Project akan menciptakan suatu jadwal. Anda dapat memeriksa
dan menyesuaikannya sebagaimana perlu.
1.1 Menciptakan suatu proyek baru
Ketika memulai suatu proyek baru didalam MS Project, anda dapat
memasukkan waktu mulai atau finish, tapi tidak keduanya.
Direkomendasikan bahwa anda hanya memasukkan waktu mulai
proyek dan membiarkan MS Project untuk menghitung waktu
penyelesaiannya setelah anda memasukkan semua kegiatan dan
menjadwalkannya.
Jika proyek anda harus diselesaikan pada tanggal tertentu, masukkan
finish date saja. Bahkan jika anda pada mulanya menjadwalkan mulai
dari finish date, lebih baik untuk menjadwalkan dari start date setelah
proyek dimulai.
Langkah-langkah:
1. Klik File New, atau tombol shortcutnya.
2. Pilih menu Project Project Information, masukkan start
date atau finish date dari proyek anda, kemudian klik OK.
3. Klik Save
4. Di dalam File name box, ketik nama proyek anda, kemudian
Save
28

PAGE 10
Politeknik Telkom
1.2 Mengatur Kalender Proyek

Anda dapat mengganti kalender proyek sesuai dengan hari kerja dan
jam-jam untuk setiap orang di proyek anda. Kalender dasar yang
berlaku adalah Senin ke Jumat, 8 pagi sampai 5 sore, dengan 1 jam
istirahat untuk makan siang.
Anda dapat juga menentukan hari-hari di mana orang tsb. libur, seperti
akhir minggu, sore, dan juga hari libur khusus misalnya untuk hari-hari
libur Nasional. Ini semua dapat dimasukkan dari kalender proyek.
1. Dari menu View, klik Gantt Chart
2. Dari menu Tools, klik Change Working Time
3. Pilih satu tanggal di dalam kalender tsb.
Untuk mengubah satu hari dalam satu minggu untuk
seluruh kalender, misalnya untuk selalu memiliki hari
Jumat bekerja hanya dari jam 8.00 sampai jam 12.00, klik
singkatan untuk hari tsb. pada kolom heading di kalender
tsb. dan ganti waktu kerjanya.
Untuk mengubah semua hari kerja, misalnya selalu hari
kerja mulai dari Selasa sampai Jumat, dapat dilakukan
dengan melakukan klik pada singkatan (misalnya T untuk
Tuesday atau Selasa) untuk hari kerja pertama dari
minggu tsb. Tekan tombol SHIFT, kemudian klik singkatan
untuk hari terakhir yaitu Jumat (F untuk Friday), kemudian
lakukan perubahan yang diinginkan.
4. Klik Nonworking time agar hari yang diinginkan menjadi libur,
atau Nondefault working time untuk mengganti jam kerja.
5. Jika anda klik Nondefault working time, ketik waktu di dalam
kotak yang disediakan untuk waktu mulai di kotak From, dan
waktu berakhir di kotak To.
6. Jika anda telah selesai melakukan perubahan, klik OK.
2. Bagaimana memasukkan dan mengorganisasikan kegiatankegiatan?
Pertama, buat daftar langkah-langkah yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan dari proyek anda, secara manual. Mulai dengan garis
besarnya dulu, kemudian dari setiap item tsb. pecahkan menjadi
kegiatan-kegiatan kecil yang akan menghasilkan suatu hasil.
29
Politeknik Telkom
Tambahkan milestones (penanda pencapaian). Kemudian akhirnya,

cari dan masukkan estimasi lama waktu penyelesaian.
Setelah informasi kegiatan didapat, kemudian dimasukkan dalam MPtools, ciptakan suatu kerangka/outline untuk membantu anda melihat
struktur proyek.
2.1 Masukkan kegiatan-kegiatan dan lama waktunya
Sebuah proyek pada umumnya adalah suatu seri kegiatan yang
berhubungan satu sama lain. Suatu kegiatan menyajikan banyaknya
kerja dengan suatu hasil tertentu (deliverable). Kegiatan-kegiatan
sebaiknya dipecah dalam lama waktu antara 1 hari sampai 2 minggu,
untuk mempermudah monitor kemajuan yang telah dijalani.
Masukkan kegiatan di dalam urutan kapan mereka akan dikerjakan.
Kemudian estimasikan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan setiap kegiatan, dan masukkan estimasi lamanya tsb.
di dalam duration. MS Project menggunakan duration ini untuk
menghitung berapa banyak kerja yang perlu dilakukan untuk satu
kegiatan.
Catatan: Jangan masukkan tanggal di dalam Start dan Finish field
karena MS Project menghitung tanggal start dan finish berdasarkan
durasi yang dimasukkan dan juga hubungannya antara satu kegiatan
dengan yang lainnya.
2. Di dalam field Task Name, masukkan nama kegiatan
3. Di dalam field Duration, masukkan lama waktu untuk setiap
kegiatan. Jangan dihitung mengenai waktu di mana ada
nonworking time. Singkatan-singkatan berikut ini dapat
digunakan:
a. Bulan = months = mo
b. Minggu = weeks = w
c. Hari = days = d
d. Jam = hours = h
e. Menit = minutes = m
4. Tekan Enter
Catatan:
30

PAGE 10
Politeknik Telkom
Secara default waktu adalah 1 day?. Dan ini dapat diubah sesuai
rencana kerja yang telah dibuat. Tanda tanya dibelakang menunjukkan
ini adalah waktu yang diperkirakan. Bila anda yakin akan durasi suatu
aktivitas maka tanda tanya ini dapat dibuang.
Ada pula yang namanya elapsed-time. Artinya adalah perhitungan
berdasarkan waktu sebenarnya (24 jam/hari, 7 hari/minggu), bukan
berdasarkan pada waktu kerja.
Tips: Anda juga dapat menulis suatu catatan mengenai suatu
kegiatan. Di dalam field Task Name, pilih kegiatan yang dipilih,
kemudian klik Task Notes. Ketik catatan anda, dan klik OK.
2.2 Menciptakan milestone (penanda pencapaian)
Sebuah milestone adalah kegiatan yang anda gunakan untuk
mengidentifikasi suatu kejadian yang signifikan di dalam jadwal ada,
seperti penyelesaian suatu fase yang utama. Ketika anda
memasukkan suatu kegiatan dan menuliskan lama waktunya adalah 0,
itu dijadikan sebagai milestone. Ada symbol berbentuk wajik hitam
pada Gantt Chart yang menandai bahwa itu adalah suatu milestone.
1. Setelah menuliskan nama kegiatan, di dalam duration, ketik 0.
2. Tekan Enter
Selain dengan membuat suatu kegiatan menjadi sebuah milestone
dengan memasukkan durasi 0, dapat juga kegiatan-kegiatan yang
tidak berdurasi 0 menjadi milestone. Caranya:
1. Klik kegiatan yang diinginkan menjadi milestone
2. Dari menu Project, klik Task Information
3. Klik Advanced tab, kemudian pilih checkbox Mark task as
milestone
2.3 Membuat recurring task atau kegiatan yang dilakukan
berulang-ulang
Recurring tasks adalah kegiatan-kegiatan yang berulang secara
reguler, misalnya pertemuan mingguan. Recurring task dapat juga
timbul harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Anda dapat
menentukan lama setiap kegiatan tsb. dilaksanakan, kapan
31
Politeknik Telkom
dilaksanakannya, dan seberapa lama, maupun berapa kali kegiatan

tsb. harus dilaksanakan.
1. Di dalam field Task Name, klik baris di mana anda ingin
recurring task muncul
2. Di dalam menu Insert, klik Recurring Task
3. Di dalam Task Name box, ketik nama kegiatan tsb.
4. Di dalam Duration box, ketik atau pilih durasi dari satu kali
kegiatan tsb. berlangsung
5. Pilih pola recurrence, misalnya Daily untuk harian, Weekly
untuk mingguan, Monthly untuk bulanan, dan Yearly untuk
tahunan.
6. Di sebelah kanan dari Daily, Weekly, Monthly, atau Yearly,
tentukan frekuensi kegiatan
7. Di dalam Range of recurrence, ketik tanggal start di dalam
kotak Start dan kemudian pilih End after atau End by
a. Jika End after yang dipilih, ketik jumlah berapa kali
kegiatan ingin dilakukan.
b. Jika End by yang dipilih, ketik tanggal kapan anda ingin
recurring task tsb. berakhir.
Tips: untuk melihat semua kegiatan yang berulang tsb., klik tanda plus
yang ada di sebelah recurring task.
2.4 Menyusun struktur kegiatan-kegiatan menjadi kerangka logis

Dengan menggunakan outline, anda akan dapat menyusun suatu
hirarki kegiatan, sehingga akan lebih mudah mengaturnya. Untuk hal
itu, dapat digunakan tombol-tombol outline (bila tidak aktif, dapat
diaktifkan dari: View Toolbars Formatting). Tombol tombol ini
adalah yang berupa panah ke kanan (indent), panah ke kiri (outdent),
tanda plus (show subtasks), dan tanda minus (hide subtasks).
32

PAGE 10
Politeknik Telkom
3. Kapan kegiatan akan dimulai dan diakhiri?

Setelah anda menciptakan kegiatan dan juga menyusun outline dari
daftar kegiatan anda, baru anda perlu untuk menghubungkan
bagaimana suatu kegiatan berhubungan satu sama lain dan pada
tanggal spesifik. Banyak sekali tipe hubungan kegiatan, yang mana
disebut task dependencies. MS Project secara otomatis menentukan
tanggal start dan finish untuk kegiatan-kegiatan yang berhubungan
satu sama lain.
Keuntungan dari hubungan kegiatan-kegiatan ini adalah jika satu
kegiatan berubah, kegiatan-kegiatan yang berhubungan akan secara
otomatis dijadwal ulang. Anda dapat menyempurnakan jadwal
kegiatan dengan menggunakan batasan, overlap atau kegiatan yang
ditunda, dan memecahkan kegiatan-kegiatan ketika pekerjaan yang
dilakukan dihentikan untuk sementara.
3.1 Ciptakan hubungan antara kegiatan-kegiatan
Untuk menciptakan hubungan antara kegiatan, gunakan task
dependencies.
Pertama-tama,
pilih
kegiatan-kegiatan
yang
berhubungan, hubungkan, dan kemudian ganti dan sesuaikan
ketergantungan jika diperlukan. Kegiatan yang waktu start dan
finishnya tergantung yang lain merupakan successor, sementara
successor adalah bergantung pada predecessornya. Contohnya, jika
anda menghubungkan Pasang jam dinding dengan Cat tembok
kamar tidur, maka Pasang jam dinding adalah successor, sementara
Cat tembok kamar tidur adalah predecessor.
Setelah semua kegiatan terhubung, perubahan pada tanggal
predecessor akan mempengaruhi tanggal successor. MS Project pada
dasarnya, by default, menciptakan hubungan finish-to-start (FS)
Karena ini mungkin tidak selalu berlaku di setiap situasi, anda dapat
menggantinya dengan start-to-start (SS), finish-to-finish (FF), atau
start-to-finish (SF) untuk membuat model proyek anda lebih realistik.
Catatan:
FS = kegiatan dari harus selesai sebelum kegiatan ke boleh
dimulai.
FF = kegiatan dari harus selesai sebelum kegiatan ke boleh
selesai (dapat pula selesai berbarengan).
33
Politeknik Telkom
SS = kegiatan dari harus dimulai sebelum kegiatan ke boleh

dimulai (boleh mulai bersamaan).
SF = kegiatan dari harus dimulai sebelum kegiatan ke boleh
selesai, dengan kata lain mulainya kegiatan dari harus menunggu
kegiatan ke selesai.
1. Pada menu View, klik Gantt Chart
2. Di dalam field Task Name, pilih 2 atau lebih kegiatan untuk
dihubungkan.
3. Pada menu Edit, Klik Link Task (atau klik tombol berbentuk
seperti rantai)
4. Untuk mengganti hubungan antara kegiatan, double click pada
garis penghubung antara kegiatan-kegiatan yang ingin diganti.
Catatan: untuk menghilangkan link antara kegiatan, pilih kegiatankegiatan yang ingin diputus hubungannya, dan dari menu Edit, pilih
Unlink Task.
3.2 Membuat kegiatan yang overlap atau menambahkan lag time
(waktu tunggu) di antara kegiatan-kegiatan tsb.
Dengan MS Project, anda dapat membuat kegiatan-kegiatan overlap
satu sama lain dengan memasukkan lag time (waktu penundaan) atau
lead time (waktu percepatan). Lag dan lead time dapat juga
dimasukkan dalam bentuk persentase.
1. Di dalam field Task Name, klik kegiatan yang ingin
ditambahkan lead atau lag timenya, kemudian, pilih Task
information.
2. Klik Predecessor tab
3. Di dalam kolom Lag, ketik berapa lama waktu penundaan
yang diinginkan, sebagai durasi waktu, atau sebagai
persentase dari predecessornya.
a. Ketik lead time sebagai angka negatif (misalnya 2d
untuk lead time 2 hari) atau sebagai persentase.
b. Ketik lag time sebagai angka positif
4. Klik OK.
34

PAGE 10
Politeknik Telkom
Tips: Untuk memasukkan lead dan lag time dengan cepat, dapat juga
dimasukkan langsung dengan double-click pada garis penghubung
pada gantt chart.
3.3. Set tanggal start dan finish yang spesifik untuk suatu
kegiatan
Anda dapat menjadwalkan kegiatan-kegiatan dengan lebih efektif
dengan menciptakan ketergantungan antar kegiatan, dan membiarkan
MS Project menghitungnya untuk anda. Akan tetapi, anda juga dapat
menentukan sendiri kapan anda ingin kegiatan-kegiatan dimulai atau
diakhiri bilamana perlu.
Batasan kegiatan yang membuat ketergantungan kegiatan terhadap
suatu tanggal yang spesifik disebut inflexible constraints. Yang paling
tidak fleksibel adalah yang mana tanggal start atau finishnya anda
tentukan. Karena MS Project memperhitungkan hal ini di dalam
menghitung waktu penyelesaian proyek , gunakan batasan ini jika ada
keterbatasan waktu penyelesaian.
1. Di dalam field Task Name, klik kegiatan yang ingin diset
tanggal start dan finishnya, kemudian klik Task Information
dari menu Project
2. Klik Advanced tab
3. Di dalam box Constraint Type, klik tipe batasan.
4. Ketik atau pilih tanggal di dalam constraint date box, kemudian
klik OK.
Tipe contraints waktu dalam MS-Project:
As Soon As Possible (ASAP) default bila memasukkan
aktivitas dengan start date: memulai suatu pekerjaan secepat
mungkin.
As Late As Possible (ALAP) default bila memasukkan aktivitas
dengan end date: memulai pekerjaan selambat mungkin tanpa
mengurangi waktu kerja keseluruhan.
Start No Earlier Than (SNET): memulai aktivitas pada atau
setelah tanggal tertentu.
Start No Later Than (SNLT): memulai aktivitas tidak lebih awal
dari tanggal tanggal tertentu.
35
Politeknik Telkom
Finish No Earlier Than (FNET): menyelesaikan suatu aktivitas

pada atau setelah tanggal tertentu.
Finish No Later Than (FNLT): menyelesaikan suatu aktivitas
pada atau sebelum tanggal tertentu.
Must Start On (MSO): harus memulai aktivitas pada tanggal
tertentu.
Must Finish On (MFO): harus menyelesaikan aktivitas pada
tanggal tertentu.
Catatan:
o Jika anda memilih tanggal tertentu di dalam start field,
berarti MS Project akan menentukan batasan Start No
Earlier Than (SNET) atau mulai tidak lebih terlambat
dari
o Jika anda menetapkan finish date , MS Project secara
otomatis menentukan Finish No Earlier Than (FNET)
atau berakhir tidak lebih awal dari
3.4. Menambah deadline suatu kegiatan
Ketika anda menentukan suatu deadline untuk suatu kegiatan, MS
Project menunjukkan suatu indikator jika suatu kegiatan dijadwalkan
untuk selesai setelah deadline. Menentukan suatu deadline tidak
mempengaruhi bagaimana kegiatan-kegiatan dijadwalkan. Ini hanya
cara MS Project untuk menginformasikan jika suatu kegiatan
diselesaikan setelah deadline. Kemudian anda mempunyai
kesempatan untuk melakukan penyesuaian agar jadwal dapat
mencapai deadline yang ditentukan.
1. Di dalam menu View, pilih Gantt Chart.
2. Di dalam field Task Name, klik kegiatan yang ingin diset
deadlinenya.
3. Klik Task Information dan Advanced Tab.
4. Di dalam Constraint Task, ketik atau pilih tanggal deadline di
dalam deadline box, kemudian klik OK.
36

PAGE 10
Politeknik Telkom
4. Bagaimana menentukan suatu kegiatan pada sumberdaya

yang dimiliki?
Kita perlu menentukan sumberdaya yang mana akan mengerjakan
suatu kegiatan tertentu ketika anda ingin:
Melihat kemajuan pekerjaan yang dilakukan oleh orang
maupun perlengkapan yang ditentukan untuk suatu kegiatan,
atau untuk memonitor materi-materi yang digunakan.
Memiliki lebih banyak fleksibilitas di dalam menjadwalkan
kegiatan
Memonitor sumberdaya yang mendapat beban terlalu banyak
atau terlalu sedikit.
Mengawasi biaya dari sumberdaya
Jika resource information ini tidak digunakan, MS Project akan
menghitung jadwal anda dengan berdasarkan duration dan
dependencies saja.
4.1 Membuat daftar sumberdaya
Untuk membuat daftar sumberdaya, anda dapat menggunakan
Resource Sheet di dalam MS Project. Sumberdaya dapat bervariasi
dari orang, perlengkapan, maupun materi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan kegiatan.
1. Dari menu View, klik Resource Sheet
2. Dari menu View, klik ke Table, dan klik Entry
3. Di dalam field Resource Name, ketik nama dari sumberdaya
4. Untuk memasukkan sumberdaya-sumberdaya di dalam suatu
grup, ketik nama grup di dalam Group field
5. Di dalam field Type, sebutkan tipe sumberdaya:
a. Untuk work resource (orang atau perlengkapan), set
resource type menjadi Work
b. Untuk material resource (yang dikonsumsi sepanjang
proyek), set resource type menjadi Material
6. Untuk setiap work resource, ketik jumlah unit sumberdaya
yang tersedia untuk sumberdaya ini di dalam Max unit field,
sebagai
persentase.
Misalnya,
ketik
300%
untuk
mengindikasikan 3 full-time unit dari sumberdaya tertentu.
7. Untuk setiap material resource, ketik di dalam field Material
label, unit pengukuran untuk unit tsb., misalnya ton.
37
Politeknik Telkom
4.2 Mengganti jadwal kerja sumberdaya

Waktu kerja dan waktu tidak kerja telah didefinisikan sebelumnya,
yang mana by default sudah ditentukan. Jika seorang individu bekerja
pada berbagai jadwal, atau jika anda membutuhkan perhitungan untuk
adanya liburan atau waktu downtime perlengkapan, anda dapat
memodifikasi kalender sumberdaya dari setiap individu.
1. Di dalam menu View, pilih Resource Sheet, kemudian pilih
resource yang ingin diganti jadwalnya
2. Dari menu Project, klik Resource Information, kemudian
klike Working Time tab
3. Dari kalender, pilih hari yang ingin diganti, kemudian untuk
mengganti keseluruhan kalender, seperti sebelumnya, pilih
singkatan yang ada di kolom teratas di kalender.
4. Kemudian klik Use default, Nonworking Time, atau Nondefault
working time, sesuai yang diinginkan.
5. Ubah sesuai kebutuhan.
Tips: Jika suatu grup sumberdaya atau seseorang memiliki waktu
kerja yang spesial yang terus menerus digunakan, anda dapat juga
membuat kalender baru (new base calendar) dengan nama
tersendiri untuk keperluan tsb. Caranya adalah:
1. Dari menu Tools, pilih Change Working Time
2. Klik New, dan ketik nama untuk kalender yang baru
3. Kemudian klik Create new base calendar, yang akan memulai
dari kalender standar
4. Kemudian View pada Resource Sheet, di sana terdapat salah
satu field yaitu Base Calendar, di mana kalender yang baru
diciptakan dapat dipilih dan digunakan.
4.3. Mengatur sumberdaya untuk kegiatan-kegiatan

Anda dapat mengatur sumberdaya untuk suatu kegiatan, dan dapat
mengubahnya kemudian dengan mudah sebagaimana diperlukan. Jika
ada sumberdaya yang overload, atau melebihi kapasitasnya, MS
Project akan memberikan tanda merah sebagai peringatan.
38

PAGE 10
Politeknik Telkom
1. Dari menu View, pilih Gantt Chart

2. Dari field Task Name, pilih kegiatan yang ingin diberikan
sumberdaya-nya, kemudian klik kanan Task Information
tab Resources atan Tools Assign Resources (Alt + F10).
3. Di dalam field Name, klik sumberdaya yang ingin ditempatkan
di kegiatan tsb.
4. Untuk sumberdaya dialokasikan secara part-time, ketik atau
pilih persentase kurang dari 100% di dalam kolom unit untuk
menunjukkan persentase waktu kerja yang ingin dialokasikan
oleh sumberdaya tsb. untuk kegiatan tsb.
a. Untuk menempatkan lebih dari satu sumberdaya,
tekan tombol CTRL dan klik nama-nama sumberdaya
b. Untuk menempatkan lebih dari 1 untuk sumberdaya
yang sama, ketik atau pilih persentase lebih dari 100%
di dalam kolom unit. Jika diperlukan, ketik nama dari
sumberdaya.
5. Click Assign, kemudian Close.
4.4. Check dan edit resource assignments

Untuk melakukan pengecekan, dapat digunakan Resource Usage
view. Dengan ini anda akan dapat menemukan berapa banyak waktu
yang dibuhkan oleh setiap sumberdaya untuk bekerja pada kegiatan
yang spesifik dan melihat apakah sumberdaya tsb sudah
overallocated (melebihi kapasitasnya).
1. Dari menu View, klik Resource Usage. Untuk melihat
informasi yang berbeda mengenai resource assignment
misalnya dari kerja dan biaya, point pada Table di menu View,
dan kemudian klik tabel mana yang anda ingin lihat.
2. Di dalam kolom Resource Name, review pengalokasian
kegiatan pada sumberdaya yang ada.
3. Jika perlu mengatur kembali penugasan dari satu orang ke
yang lain, lakukan edit dengan memilih baris dari satu kegiatan
untuk dipindahkan kepada sumberdaya yang lain.
39
Politeknik Telkom
Catatan: untuk mengubah overallocated resources, sehingga dapat

menjadi benar kembali, dapat dilakukan secara otomatis, yaitu melalui
Leveling Resources. Konsekuensinya adalah mengubah waktu kerja
(penjadwalan dari sumberdaya tsb). MS Project dapat melakukannya
secara otomatis dengan cara:
View Resource Sheet;
View Table: Entry;
Tools Resource Leveling (open dialog box);
Pada field Leveling Calculation pilih manual;
Pada drop-down menu Look for overallocation pilih Day-by-day;
Clear Leveling Values check box harus tercentang;
Leveling range pilih Entire Project;
Leveling order pilih Standard;
Level Only Within Available Slack tidak tercentang, untuk
memungkinkan pengunduran end-date;
Leveling can adjust dan Leveling can create harus
tercentang;
Klik pada Level Now;
Konfirmasi pada Entire Pool dan klik OK.
Untuk melihat perbedaan antara penjadwalan sumberdaya sebelum
dan sesudah leveling, dapat dilakukan dengan cara: View More
Views Leveling Gantt Apply, bagian yang (default) hijau adalah
sebelum dan yang biru adalah sesudah leveling.
40

PAGE 10
Politeknik Telkom
7 Creating The Budget
Overview
Project yang dibuat juga membutuhkan pendefinisian berapa biaya yang

harus dikeluarkan mulai dari modal, untuk apa dialokasikannya dan kapan
harus dikeluarkan sehingga dapat menyelesaikan tujuan yang didefinisikan
diawal. Dalam project kita akan merancang untuk mengestimasi dan
memprediksi jumlah total biaya seluruhnya. Anda juga harus meyakinkan
penyandang dana atau pemilik modal bagaimana biaya itu ditentukan, bisa
dari penyalur perangkat, penjelasan dari vendor dan juga estimasi waktu
kerja yang disepakati bersama. Project aja juga membutuhkan budgeting
berdasar waktu yang didasarkan pada sumber daya yang dibutuhkan sesuai
jadwal pengerjaan project.
Tujuan
1.
Mahasiswa mampu membuat anggaran keuangan projek
Implementing The Project Plan
41
Politeknik Telkom
Berdasarkan tema tugas besar anda dan bab ini merupakan kelanjutan
dari perencanaan proyek pada sebelumnya (Bab 6), buatlah studi
kasus manajemen keuangan proyek menggunakan Ms Project Sebagai berikut:
5. Bagaimana cara menghitung biaya?
Dengan memasukkan tarif untuk pekerjaan dari sumberdaya akan
memudahkan anda untuk melihat apakah anda masih berada di dalam
budget yang telah ditetapkan. Anda dapat memilih apakah anda akan
menumpukkan biaya sampai waktu tertentu, memasukkan persekali
pakai, menentukan tarif overtime, atau juga merencanakan kenaikan
tarif.
5.1 Menentukan biaya suatu sumberdaya
MS Project dapat menghitung tarif baik untuk manusia ataupun materi,
sehingga anda dapat mengatur proyek dengan lebih akurat. Anda
dapat menggunakan standard rates, overtime rates, atau per-use rates
sesuai dengan kebutuhan.
1. Dari menu View, pilih Resource Sheet
2. Dari menu View, pilih Table, dan klik Entry
3. Di dalam field Resource Name, pilih suatu sumberdaya atau
ketik nama baru untuk suatu sumberdaya
4. Tentukan dan sesuaikan apakan sumberdaya tsb. merupakan
work atau material resources
5. Untuk work resource, dalam Std. Rate, Ovt. Rate, atau
Cost/Use fields, ketik tarifnya.
Untuk material resource, di dalam Material Label field, ketik unit
pengukuran untuk sumbedaya materi (misalnya ton) dan di
dalam Std. Rate atau Cost/Use fields, ketik tarifnya.
5.2 Tentukan kapan biaya akan terkumpul

Di dalam MS Project, biaya sumberdaya dihitung secara prorated by
default, yaitu sejalan dengan persentase penyelesaian kerja yang
dilakukan. Hal ini dapat diganti sebagaimana perlu, dengan
42
Plan

PAGE 10
Politeknik Telkom
menggunakan accrual method, sehingga pembayaran/biaya yang

dikeluarkan baru berlaku pada awal atau akhir dari kegiatan tsb.
1. Dari menu View, klik Resource Sheet
2. Dari menu View, pilih Table, kemudian klik Entry
3. Di dalam field Accrue At, pilih metode accrual yang ingin
digunakan
5.3 Lihat biaya dari sumberdaya tertentu

Setelah dipilih suatu tarif, anda mungkin ingin mereview biaya total
untuk meyakinkan apakah biaya tsb. sesuai dengan harapan anda.
Jika total biaya dari suatu sumberdaya tidak sesuai dengan anggaran
anda, anda mungkin ingin memeriksanya dan mencari di bagian mana
biaya bisa dikurangi.
1. Untuk melihat biaya suatu kegiatan, dari menu View, klik More
Views, kemudian klik Task Sheet. Untuk melihat biaya suatu
sumberdaya, dari menu View, klik Resource Sheet
2. Dari menu View, pilih Table, dan klik Cost.
5.4 Melihat biaya keseluruhan proyek
Anda dapat melihat biaya baseline, actual dan remaining untuk melihat
apakah anda masih berada did dalam budget yang telah ditentukan.
Perhitungan ini selalu diupdate setiap dilakukan perubahan.
1. Dari menu Project, klik Project Information
2. Klik Statistics
3. Dari situ dapat dilihat berapa total biaya-biaya tsb.
43
Politeknik Telkom
6. Bagaimana anda melihat jadwal dan detailnya?

Setelah memasukkan semua data yang mendasar, sekarang waktunya
me-review. Apakah anda akan memenuhi deadline? Jika tidak, perlu
dilihat yang mana yang merupakan milestone dan pastikan lagi bahwa
jadwal sudah disusun dengan efisien.
Pertama, lihat pada gambaran keseluruhan: dari tanggal start dan
finish, kemudian pada critical path yaitu garis kegiatan di mana urutan
tsb. yang menjadi penentu penyelesaian proyek. Kemudian periksa
detailnya.
6.1 Lihat keseluruhan proyek pada screen monitor
Anda dapat mendapatkan gambaran keseluruhan proyek dari start ke
finish dan melihat fase-fase utama yang akan muncul dengan
melakukan zoom in atau zoom out dari Gantt Chart
2. Dari menu View, klik Zoom, kemudian Entire Project, dan klik
OK
6.2 Memeriksa tanggal start dan finish proyek
Anda dapat melihat informasi proyek yang penting seperti finish date,
untuk melihat apakah proyek sudah sesuai dengan harapan.
1. Dari menu Project, klik Project Information, kemudian klik
Statistics
2. Di situ terlihat tanggalnya
6.3 Identifikasi critical path
Critical path adalah suatu seri kegiatan yang harus diselesaikan pada
waktunya supaya proyek dapat diselesaikan sesuai jadwal atau bisa
dikatakan juga rantai kegiatan yang terpanjang.. Kebanyakan kegiatan
dari proyek yang biasa memiliki beberapa slack (kesenggangan
waktu) sehingga dapat ditunda sedikit tanpa mempengaruhi tanggal
finish proyek. Tapi untuk critical path, hal ini tidak bisa dilakukan. Pada
waktu modifikasi dilakukan, hati-hati perhatikan apakah kegiatankegiatan ini terpengaruh.
44
Plan

PAGE 10
Politeknik Telkom
1.
2.
3.
4.
Dari menu View, pilih Gantt Chart

Klik kanan pada tanggal, kemudian pilih Gantt Chart Wizzard
Ikuti instruksi
Selain itu juga bisa langsung dilihat pada Network Diagram, di
mana critical path adalah yang diwarnai merah.
7. Bagaimana anda merekam (save) rencana anda?

Setelah anda memasukkan kegiatan, sumberdaya, dan informasi biaya
untuk proyek anda, anda dapat merekam suatu potret dari rencana
asli/original anda, yang dinamakan baseline. Untuk merekam suatu
checkpoint untuk kemajuan yang sesungguhnya dari proyek tsb., anda
dapat merekam interim plan dan membandingkannya dengan baseline
plan.
7.1 Merekam rencana baseline
Untuk merekam baseline plan, anda dapat melakukan hal berikut:
1. Dari menu Tools, point pada Tracking, dan kemudian klik
Save Baseline
2. Klik Entire project untuk merekam project baseline. Klik
Selected tasks untuk menambah kegiatan baru pada baseline
yang ada
3. Klik OK
7.2 Save an interim plan
Setelah anda merekam suatu baseline untuk informasi proyek anda,
anda dapat merekam sampai 10 interim plan sebagai checkpoint
selama berlangsungnya proyek.
1. Dari menu Tools, point ke Tracking, kemudian klik Save
Baseline
2. Klik Save interim plan
3. Di dalam Copy box, klik nama interim plan yang sekarang
45
Politeknik Telkom
4. Di dalam Into box, klik nama untuk interim plan berikutnya,

atau tentukan nama yang baru
5. Klik Entire project untuk merekam suatu interim plan untuk
keseluruhan proyek. Klik Selected tasks untuk merekam
hanya sebagian saja dari jadwal
6. Klik OK
46
Plan

PAGE 10
Politeknik Telkom
8 Implementing The Project Plan
Overview
Persetujuan atas Rencana Manajemen Proyek merupakan tanda bahwa

implementasi proyek dimulai. Implementasi biasanya merupakan fase
terpanjang dalam proyek dan di tahap inilah deliverable diwujudkan. Untuk
menjamin bahwa semua kebutuhan terpenuhi, manajer proyek perlu
mengawasi dan mengendalikan produksi dari setiap deliverable dengan
melakukan proses pengawasan dan pengendalian.
Tujuan
1.
Mahasiswa mampu mengenali tahapan

pekerjaan proyek dan status keuangannya.
penelusuran
progress
47
Politeknik Telkom
Berdasarkan tema tugas besar anda dan bab ini merupakan kelanjutan
dari perencanaan proyek pada sebelumnya (Bab 7), buatlah studi
kasus Implementasi proyek menggunakan Ms Project Sebagai berikut:
8. Bagaimana
memonitor
sesungguhnya?
pelaksanaan
kegiatan
yang
Sekali anda menetapkan proyek anda dan pekerjaan telah dimulai,

anda dapat memonitor pelaksanaan sesungguhnya, yaitu actual start,
actual finish dates, persentase penyelesaian, dan pekerjaan
sesungguhnya. Dengan mengamati apa yang terjadi, akan terlihat
bagaimana perubahan-perubahan mempengaruhi kegiatan-kegiatan
lainnya, yang juga dapat mempengaruhi penyelesaian proyek.
8.1 Memeriksa apakah kegiatan dilaksanakan sesuai rencana

Untuk menjaga pemenuhan jadwal, yakinkan bahwa kegiatan mulai
dilaksanakan dan diselesaikan pada waktunya. Tracking Gantt view
dapat menolong untuk mencari titik permasalahan, kegiatan yang
bervariasi dibandingkan baseline plan. Dengan demikian anda dapat
menyesuaikan sumberdaya, task dependencies, atau menghapus
beberapa kegiatan untuk mengejar deadlines.
Tracking Gantt view memasangkan jadwal yang sesungguhnya
dengan rencana awal untuk setiap kegiatan. Setiap kali anda
memasukkan pelaksanaan sesungguhnya, akan terlihat bahwa ada
bar yang bergeser menunjukkan bagaimana pelaksanaan
dibandingkan dengan baselinenya.
1. Dari menu View, klik Tracking Gantt
2. Untuk melihat field Variance, dari menu View, point ke Table,
dan klik Variance
3. Jika diperlukan, klik TAB untuk melihat Variance fields
4. Dari menu View, point ke Toolbars, dan kemudian klik
Tracking
5. Update perkembangan dari kegiatan-kegiatan di dalam proyek
anda
48
Plan

PAGE 10
Politeknik Telkom
a. Jika suatu kegiatan sudah dimulai seperti jadwal, klik

kegiatan tsb., kemudian klik Update as scheduled
b. Jika suatu kegiatan tidak sesuai jadwal, di point
berikutnya
akan
diterangkan
bagaimana
menanganinya.
8.2 Memasukkan tanggal mulai dan selesai yang sesungguhnya
(actual) untuk suatu kegiatan
Kegiatan yang tidak sesuai jadwal perlu direkam dalam MS Project
untuk perbandingan, dan bagaimana efek terhadap keseluruhan
proyek yang telah direncanakan.
2. Dari menu View, point ke Toolbars, kemudian klik Tracking
jika belum dipilih
3. Di dalam field Task Name, pilih kegiatan yang ingin diupdate.
4. Klik Tools Tracking Update Tasks. Dapat pula
langsung double-click di field yang bersangkutan. Atau:
5. Di dalam Actual, ketik atau pilih tanggal di dalam Start atau
Finish box. Jika anda memasukkan suatu tanggal finish,
yakinkan bahwa kegiatan tsb. sudah diselesaikan 100%,
karena MS Project mengasumsikan demikian.
Catatan: Untuk memasukkan actual duration, langkah yang sama
dapat dilakukan.
8.3 Mengupdate perkembangan kegiatan dalam persentase

Untuk memudahkan, perkembangan kegiatan dapat juga dimasukkan
dalam bentuk persentase.
1.
2.
3.
4.
5.
Dari menu View, klik Gantt Chart

Di field Task Name, klik kegiatan yang ingin diupdate
Klik Task Information, kemudian klik General tab
Di dalam Percent Complete box, ketik nomor persentasenya
Klik OK.
49
Politeknik Telkom
Tip You can use the buttons on the Tracking toolbar to update
progress on a task and to perform other tracking activities. To view the
Tracking toolbar, point to Toolbars on the View menu, and then click
Tracking.
8.4 Mengupdate pekerjaan yang sesungguhnya dengan periode
waktu
Anda juga dapat melakukan tracking dari pekerjaan aktual dengan
menggunakan timephased field di dalam MS Project. Tracking dengan
cara ini menolong anda untuk mengupdate secara periodik karena
anda dapat mengenter informasi dari hari tertentu di dalam jadwal
anda.
1. Dari menu View, klik Task Usage
2. Dari menu Format, point ke dalam Details, kemudian klik
Actual Work
3. Di dalam bagian timephased dari view, di dalam Actual Work
field, ketik actual work untuk setiap sumberdaya yang telah
ditempatkan.
8.5 Lihat apakah kegiatan menggunakan lebih atau kurang
sumberdayanya
Varians di dalam jadwal anda dapat bagus atau buruk, tergantung dari
tipe dan keseriusan varians. Suatu kegiatan dengan pekerjaan yang
lebih sedikit dari rencananya, misalnya biasanya adalah berita bagus,
tapi ini juga bisa berarti bahwa sumberdaya anda tidak dialokasikan
dengan efisien.
2. Dari menu View, point ke Table, dan klik Work
3. Bandingkan nilai di dalam Work, Baseline dan Actual fields
9. Bagaimana membandingkan biaya sesungguhnya dengan

anggaran?
50
Plan

PAGE 10
Politeknik Telkom
Anda mungkin ingin mengetahui berapa besar biaya yang telah

dikeluarkan dan sebagaimana besar penyimpangan yang terjadi.
Dengan mengetahui hal ini, anda akan dapat melakukan perbaikan
dan penyesuaian selama masih bisa di dalam pelaksanaan proyek.
9.1 Masukkan biaya yang sesungguhnya secara manual
MS Project secara otomatis mengupdate biaya aktual dari
perkembangan kegiatan berdasarkan metode accrual ayng dipilih dan
juga tarif dari sumberdaya. Untuk memasukkan keadaan yang
sesungguhnya, anda dapat menginput secara manual. Untuk
mengupdate biaya secara manual, anda harus mematikan dulu
automatic updating dari actual cost.
1. Dari menu Tools, pilih Options, kemudian pilih Calculation
tab.
2. Hapus Actual costs are always calculated by Microsoft
Project check box
3. Klik OK
4. Dari menu View, klik Task Usage
5. Dari menu View, point ke Table, kemudian klik Tracking
6. Jika diperlukan, press TAB untuk melihat Act. Cost field
7. Di dalam Act. Cost field, ketik actual cost untuk kegiatan yang
sedang diupdate
9.2 Periksa apakah biaya yang terjadi lebih besar dari anggaran
MS Project menghitung biaya dari setiap kerja yang dilakukan oleh
sumberdaya, total biaya untuk setiap kegiatan dan sumberdaya, dan
juga total biaya proyek. Semua biaya-biaya ini dipertimbangkan
sebagai biaya terjadwal atau projected cost, yang direfleksikan di
dalam gambaran yang paling akhir dari perkembangan proyek.
1.
2.
3.
4.
Dari menu View, klik Gantt Chart

Dari menu View, point ke Table, kemudian Cost
Bandingkan nilai dari Total Cost dan Baseline fields
Untuk varians, lihat dari nilai di dalam Variance field
51
Politeknik Telkom
9.3 Melihat biaya total proyek

Anda dapat melihat biaya yang paling terakhir, baseline, atau aktual
dan yang tersisa untuk melihat apakah anda masih di dalam budget
yang ditetapkan sebelumnya. Biaya-biaya ini diupdate setiap kali MS
Project menghitung proyek anda.
1. Dari Project menu, klik Project Information
2. Klik Statistics semuanya terlihat: current, baseline, dan
remaining cost
10. Mengkoordinasikan beberapa proyek sekaligus

MS Project juga memiliki kemampuan untuk menggabungkan
beberapa proyek menjadi satu proyek, untuk mengkoordinasikan
jadwal dan juga sumberdaya yang ada.
1. Buka New file baru untuk dijadikan master project
3. Di dalam field Task Name, klik baris di mana satu proyek ingin
di-insert.
4. Dari menu Insert, pilih Project
5. Cari file project yang sudah dibuat oleh anda
6. Klik file yang diinginkan, dan klik Insert
7. Setiap kali anda save master project, file-file project yang telah
diinsert akan diupdate. Jika anda tidak menginginkan file
aslinya diupdate dengan perubahan-perubahan tsb., hapus
box Link to Project. Dari Task Information pilih Advanced tab.
Kemudian di Inserted Project Information, un-checked Link to
project.
Catatan
Subprojects diperlakukan seperti rangkuman kegiatankegiatan di dalam master project. Sama seperti kegiatankegiatan yang dapat disusun dalam suatu outline, demikian
juga dengan proyek.
Ketika mengkonsolidasikan proyek-proyek menjadi satu
master project, sumberdaya-sumberdaya tetap ditinggalkan
52
Plan

PAGE 10
Politeknik Telkom
di dalam file proyek individual. Anda tidak dapat mengatur

satu sumberdaya di satu proyek ke yang lainnya. Tapi
sumberdaya-sumberdaya tsb., dapat digabungkan ke
dalam suatu shared resource pool (Tools resources
Sharing Share Resources). Ini dapat dilihat dari Help
Index.
53
Politeknik Telkom
9 Rivising The Project Plan
Overview
Ada yang mengatakan bahwa terdapat sesuatu yang konstan di dunia ini
yaitu adalah perubahan. Anda dapat membuat rencana yang besar, tetapi
Anda tidak dapat mencapai potensi setiap perubahan yang mungkin terjadi.
Semakin panjang proyek Anda, semakin besar kemungkinan Anda akan
berhadapan dengan perubahan. Karena Anda tidak dapat memprediksi setiap
perubahan, yang terbaik yang dapat Anda lakukan adalah yang mengelola
perubahan yang terjadi.
Tujuan
1.
54
Mahasiswa mampu mengenali, dan menelola perubahan yang terjadi

pada proses pelaksanaan suatu proyek.
Revising The Project Plan Plan

PAGE 10
Politeknik Telkom
Dua jenis manajemen perubahan dijelaskan di modul ini. Pertama adalah

perubahan organisasional. Kedua adalah perubahan kegiatan dan keluaran
yang direncanakan sehingga mempengaruhi cakupan dan kualitas proyek.
Manajemen perubahan pada level organisasi Pengembangan
organisasional perlu diperhatikan dalam merencanakan inisiatif TIKP. Manajer
dan tim proyek harus mengingat bahwa implementasi aktivitas proyek tidak
semudah seperti direncanakan di atas kertas. Terdapat berbagai macam
harapan dan persepsi diantara stakeholder dan mengatur harapan itu sendiri
merupakan pekerjaan besar. Terdapat juga kegelisahan, penolakan dan
pertentangan yang mungkin dihadapi dari para stakeholder sepanjang
perjalanan. Proses manajemen perubahan bisa menjadi sederhana atau
kompleks bergantung pada besar dan dampak perubahan yang akan dibawa
oleh proyek ke organisasi dan sasaran proyek. Organisasi yang melakukan
proses reformasi menggunakan TIK untuk merekayasa ulang sistem dan
proses agar penyampaian layanan menjadi lebih baik, perlu
mempertimbangkan dalam rencana umum organisasinya bagaimana langkah
pengembangan program manajemen perubahan. Program tersebut harus
selaras dengan tujuan proyek untuk menjamin bahwa keluaran dan hasilnya
akan berdampak positif pada proses reformasi dalam organisasi.
Manajemen perubahan pada level proyek
Rencana biasanya tidak diimplementasikan dengan sempurna. Aktivitas proyek
terkadang diubah dalam perjalanan implementasinya. Modifikasi diperbolehkan
selama tidak berdampak pada bagian utama dari cakupan proyek. Mekanisme
kontrol perlu dilakukan untuk memastikan bahwa scope creep tidak terjadi.
Scope creep adalah deviasi dari cakupan proyek. Mereka adalah elemen
tambahan yang tadinya belum masuk kesepakatan atau belum
dipertimbangkan. Perencanaan menghabiskan banyak waktu proyek karena
spesifikasi kebutuhan fungsional dan non-fungsional perlu dinyatakan secara
rinci dengan pengguna dan stakeholder. Penambahan elemen lainnya dalam
deliverable akan menunda implementasi proyek. Manajer proyek dan tim harus
waspada terhadap potensi penyebab terjadinya perubahan dalam proyek.
Selama tahap implementasi, permintaan perubahan harus dipelajari
dengan baik dan manajer proyek harus memutuskan dengan hati-hati apakah
menerima atau mengabaikan permintaan tersebut mengingat dampaknya
terhadap proses dan batasan (waktu, biaya, dan cakupan) telah yang telah
ditetapkan.
Revising The Project Plan
55
Politeknik Telkom
Latihan 1
Manajemen Perubahan
Terdapat tiga faktor perubahan yang dapat terjadi pada sebuah proyek.
1. Buatlah Manajemen Perubahan Ruang Lingkup
Ini adalah yang paling penting untuk mengelola perubahan. Ruang
Lingkup didefinisikan pada dua tingkatan. Tingkat tinggi yaitu menjelaskan
batas-batas dari proyek besar dan point utama yang akan dibangun,
Tingkat rendah yaitu ruang lingkup didefinisikan melalui persyaratan yang
telah disetujui.
Tujuan dari manajemen perubahan ruang lingkup untuk mengidentifikasi
dan mengelola perubahan secara efektif. Ini juga melindungi tim dari
perubahan yang dilakukan setelah komitmen untuk jadwal dan anggaran
yang disetujui. Dengan kata lain, tim berkomitmen terhadap batas waktu
(deadline) dan anggaran berdasarkan tingkat tinggi dan rincian detail
ruang lingkup yang didefinisikan. Jika point-point berubah selama proyek
(dan biasanya ini berarti klien ingin tambahan item), dengan perkiraan
biaya, usaha, dan mungkin berlaku dalam waktu yang tidak panjang. Jika
sponsor setuju untuk memasukkan tambahan pekerjaan ke dalam ruang
lingkup proyek, manajer proyek mempunyai hak untuk mengharapkan
bahwa anggaran dan batas waktu (deadline) akan diubah (biasanya
meningkat) untuk mencerminkan ini kerjaan tambahan. Proses ini atau
hal ini akhirnya memberikan informasi yang tepat untuk sponsor proyek
dan memungkinkan untuk menentukan apakah perubahan harus disetujui
berdasarkan nilai bisnis dan dampak terhadap proyek dari segi biaya dan
jadwal atau tidak.
2. Perubahan Konfigurasi.
Manajemen konfigurasi adalah identifikasi, pelacakan dan mengelola
seluruh aset dari proyek, dan karakteristik (metadata) dari aset. (Dalam
proses ini beberapa organisasi yang lebih sempit didefinisikan berarti
hanya untuk pengelolaan aset fisik). Dalam kebanyakan proyek,
manajemen konfigurasi tidak muncul ke dalam permainan. Namun jika
Anda menggunakan atau membangun proyek dengan komponen dalam
jumlah besar, tedapat banyak bagian, peralatan, dan seterusnya,
manajemen perubahan konfigurasi dapat menjadi sangat penting.
3. Perubahan lain-lain.
Proyek Anda mungkin mengalami perubahan yang tidak selalu jatuh di
bawah lingkup perubahan manajemen atau manajemen konfigurasi.
Perubahan ini dapat dikelompokkan ke dalam kategori perubahan
56

PAGE 10
Politeknik Telkom
manajemen umum. Sebagai mari kita coba jabarkan, contoh: jika salah
satu anggota tim down dan perlu diganti. Hal ini tidak akan merubah
manajemen ruang lingkup atau mengubah konfigurasi Ini merupakan
perubahan sifatnya umum. Dalam hal ini, Anda mungkin perlu melakukan
dokumentasikan fakta bahwa sumber daya yang terjadi berubah, lalu
menentukan dampak perubahan, dan mengajukan rencana untuk
mengelola perubahan. Dalam banyak hal, Anda akan mengikuti proses
serupa dengan cakupan yang akan mengubah permintaan.
Latihan 2
Penanganan Perubahan
Buatlah pertimbangkan terkait 4 pilar utama project management dalam
mengatasi kasus Latihan-1. Untuk setiap pilar penanganan dibawah ini buat
masing-masing pertimbangan untuk projek yang anda lakukan:
1. Negosiasi Pengurangan Scope Proyek
Gambar 9.1: Negoisasi Pengurangan Scope Proyek
57
Politeknik Telkom
Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan

proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan
biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau,
project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung
agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan /
mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat
dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi
lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan
lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek
pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan
manajemen proyek untuk mendapatkan injection cost secara tidak
langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada
proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.
2. Menambah kerugian untuk mempertahankan image baik
Gambar 9.2: Menambah kerugian untuk

mempertahankan image
Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan
scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil
resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila
orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik
di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan
58

PAGE 10
Politeknik Telkom
pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan

menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun
perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di
depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama
masih dapat terjalin di masa yang akan dating
3.
Cut the project
Gambar 9.3: Cut the Project

Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan
menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam
risk management, istilah ini dinamakan accept the risk. Hal ini
dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung
lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible
maupun intangible ). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri
proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.
59
Politeknik Telkom
10 ENFORCING QUALITY
Overview
Di buku teori dibahas bagaimana memastikan hasil proyek yang berkualitas.

Di bab ini diberikan studi kasus untuk diselesaikan.
Tujuan
Setelah mengerjakan exercise ini, diharapkan Anda mengetahui:

1. langkah yang perlu diambil jika proyek tidak berjalan sebagaimana
mestinya.
2. meyakinkan kualitas di pelaksanaan proyek
60
Envorcing Quality
PAGE 10
Politeknik Telkom
Latihan 1
Michelle adalah manajer proyek IT untuk implementasi tujuh server Windows
2000. Ruang lingkup proyek adalah untuk menginstalasi dan mengkonfigurasi
domain Windows 2000 dengan Active Directory. Tiga server berlokasi di
kantor cabang Atlanta. Dua diinstall di kantor Tampa, dan dua sisanya diinstall
di kantor Nashville.
Server di Atlanta dan di Nashville telah sukses diinstall, tetapi Jerry,
administrator jaringan, belum menginstall di Tampa. Jerry melaporkan bahwa
ia ragu-ragu memindahkan lingkungan Netware ke Server Windows 2000.
Michelle, manajer proyek, mendesak Jerry untuk menginstall server-server
yang telah direncanakan untuk melengkapi proyek. Seminggu berlalu dan Jerry
masih belum menyelesaikan instalasi. Apa tahap-tahap yang dapat diambil
Michelle untuk meyakinkan instalasi tuntas?
Usulan Anda :
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Envorcing Quality
61
Politeknik Telkom
________________________________________________________
________________________________________________________
Latihan 2
Anda adalah manajer proyek IT untuk proyek pengembangan software.
Pelanggan perusahaan Anda, RWE Architects, hendaknya dapat menggunakan
Internet untuk memeriksa status perencanaan bangunan, merivew pekerjaan
drafter dan arsitek yang sudah selesai dan mengkomunikasikannya dengan
manajer akuntansi mereka.
Rencana penyelesaian proyek meliputi pembuatan basis data terpusat yang
pelanggan dan staf internal dapat melakukan query. Arsitek juga menggunakan
portal web untuk melaporkan kemajuan setiap rencana bangunan yang sedang
dikerjakan sehingga pelanggan akan melihat kemajuan pekerjaan mereka.
Jatah waktu untuk pengembangan proyek dan implementasinya adalah empat
bulan. Di akhir bulan kedua, anda ingin contoh pekerjaan yang sudah selesai.
Pertama Anda mengevaluasi portal web internal yang akan digunakan arsitek
untuk melaporkan status pekerjaan pelanggan. Anda menemukan bahwa
aplikasi ini telah dirancang secara aktual untuk melacak jam kerja pada proyek
untuk keperluan tagihan dan tidak melaporkan kemajuan keseluruhan rencana
bangunan. Ini bukan ruang lingkup pekerjaan proyek. Apa langkah-langkah
yang perlu Anda ambil untuk memperbaiki ini?
Usulan Anda :
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
62
Envorcing Quality
PAGE 10
Politeknik Telkom
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Latihan 3
Mike adalah manajer proyek IT untuk instalasi empat SQL Server. Serverserver dikelompokkan untuk keperluan toleransi terhadap kesalahan, fault
tolerance, dan diinstall pada mesin multiprocessor, dengan RAM 2GB untuk
kinerja optimal. Sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 10.1, satu server akan
disimpan di setiap jaringan di perusahaan.
Los Angelese
TI Line
San Fransisco
Fractional TI Line
ISDN Line
Tempe
Phoenix
Gambar 10.1 Proyek instalasi empat SQL Server
Ruang lingkup proyek menghendaki tempat penyimpanan data yang kokoh,
koneksi yang cepat di antara setiap site karena basis data akan disinkronisasi
secara teratur dengan jadwal yang sering. Saat ini, koneksi di antara Tempe
dan Phoenix dibatasi pada kabel ISDN di bawah kecepatan optimal untuk
pengupdetan cepat. Apa dua rekomendasi Anda untuk meyakinkan kualitas
untuk pengguna di kantor Tempe.
Envorcing Quality
63
Politeknik Telkom
Usulan Anda :
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Latihan 4
Ambillah salah satu proyek yang dilelang di www.getacoder.com.
Tuliskan langkah-langkah yang Anda butuhkan untuk dapat memenangkan
lelang.
64
Envorcing Quality
PAGE 10
Politeknik Telkom
11 MANAGING TEAMS
Overview
Di buku teori dibahas bagaimana mengelola anggota tim. Di bab ini diberikan
studi kasus untuk diselesaikan.
Tujuan
Setelah mengerjakan exercise ini, diharapkan Anda mengetahui diperlukan

langkah motivasi berbeda untuk orang yang berbeda.
Managing Teams
65
Politeknik Telkom
Latihan 1
Dalam skenario ini, anda akan diberi tiga gambaran anggota-anggota team
dalam proyek Anda. Untuk melengkapi latihan, jawab pertanyaan-pertanyaan
setelah gambaran diberikan.
Anda adalah manajer proyek untuk instalasi Lotus Note. Software perlu dicustomize untuk memenuhi lingkungan Anda dan akan diinstall pada 1700
workstation sepanjang jaringan perusahaan Anda. Berikut adalah anggota tim
Anda.
John Umprheys. John adalah Profesioanl Lotus bersertifikasi. Ia telah
menggunakan Lotus Notes selama beberapa tahun dan pada umumnya
dipandang sebagai teknisi pemimpin pada pengembangan Lotus Notes. John
sedang menghadapai kejenuhan dengan Lotus Notes dan ingin berpindah ke
manajemen, jaringan atau pengembangan Visual Basic setelah proyek ini.
1. Apa metode Anda untuk memotivasi John pada proyek ini?
________________________________________________________
________________________________________________________
2. Apa tipe kepribadian yang dimiliki John, hygiene seeker atau motivation
seeker?
________________________________________________________
________________________________________________________
3. Apa alasan Anda memilih tipe kepribadian tersebut?
________________________________________________________
________________________________________________________
4. Bagaimana hal ini dapat membantu Anda memotivasi John dalam proyek?
________________________________________________________
________________________________________________________
Sarah Williams. Sarah adalah anggota baru departemen IT. Ia lulus sarjana
tahun lalu dari Universitas Illinois dalam bidang ilmu komputer. Ia tidak punya
banyak pengalaman dalam memakai Lotus Notes, tetapi ia sangat ingin
mempelajarinya. Ia cepat belajar, suka berlatih teknologi sebelum ia
66
Managing Teams
PAGE 10
Politeknik Telkom
menggunakannya. Ia merasa ia harus ahli dalam seluk beluk produk sebelum

kontribusinya berharga.
1. Metode apa yang dapat Anda gunakan untuk memotivasi Sarah pada proyek
ini.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Apa tipe kepribadian Sarah, hygiene seeker atau motivation seeker?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3. Berikan alasan Anda terhadap jawaban Anda untuk nomor 2.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Bagaimana informasi ini membantu Anda dalam memotivasi dia dalam
proyek?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Sean Young. Sean adalah administrator jaringan yang berpengalaman. Ia
memiliki sertifikat MCSE, dan sudah bekerja dengan Lotus Domino Server. Ia
punya pengalaman terbatas dengan pekerjaan pengembangan Lotus Notes.
Sean tidak sangat tertarik dalam belajar pengembangan Notes, ia sudah
merasa nyaman sebagai adminstrator jaringan. Perhatian terbesarnya adalah
proyek ini tidak berjalan mulus dan pekerjaannya sebagai administrator
jaringan akan dikompromikan.
1. Metode apa yang dapat Anda gunakan untuk memotivasi Sean pada proyek
ini.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Apa tipe kepribadian Sean, hygiene seeker atau motivation seeker?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3. Berikan alasan Anda terhadap jawaban Anda untuk nomor 2.
Managing Teams
67
Politeknik Telkom
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Bagaimana informasi ini membantu Anda dalam memotivasi dia dalam
proyek?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Latihan 2
Anda adalah manajer pembuatan aplikasi ATM sebuah bank. Anggota tim
Anda :
Asep
Budi
Darwi
Susi
Dian
Lulusan S2 Teknik Informatika, mahir dalam melakukan analisa

Lulusan S1 Ilmu Komputer, mahir dalam coding program, tidak
terlalu mahir dalam analisa, pintar berkomunikasi
Lulusan S1 Teknik Informatika, mahir dalam analisa, tidak
terlalu mahir dalam pemrograman, pekerjaan yang diberikan
kepadanya selalu selesai tepat waktu.
Lulusan D3 Teknik Informatika, mahir dalam coding program,
pintar berkomunikasi
Lulusan D3 Teknik Informatika, mahir dalam coding program,
pekerjaan yang diberikan kepadanya selalu selesai tepat waktu.
1. Apa tugas yang Anda berikan pada masing-masing anggota tim.

_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Metode apa yang Anda ambil untuk memotivasi masing-masing anggota tim?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
68
Managing Teams
PAGE 10
Politeknik Telkom
12 COMPLETING THE PROJECT
Overview
Di buku teori dibahas bagaimana menyelesaikan proyek. Di bab ini diberikan

studi kasus untuk diselesaikan.
Tujuan
Setelah mengerjakan exercise ini, diharapkan Anda tahu langkah-langkah yang

perlu diambil untuk menyelesaikan proyek.
Completing The Project
69
Politeknik Telkom
Latihan 1
Robert adalah manajer proyek untuk Margos Jams and Jellies. Proyek yang
sedang dikelolanya adalah memberi laptop baru dan sistem operasi untuk 720
pekerja kantor sepanjang Amerika Utara. Rencananya laptop akan ia kirim ke
kantor pusatnya di Tampa, Florida, dimana timnya akan mengkonfigurasi PC
dan kemudian mengirimkannnya ke setiap kantor.
Proyek ini sendiri dirancang untuk pengiriman workstation bertingkat dan
satu saat cukup satu dari tujuh kantor Amerika Utara. Tidak terduga,
manufaktur laptop sangat terlambat dalam pengirimannya ke Robert.
Kenyataannya, pemasangan baru sukses di satu kantor, dan proyek harus
selesai dalam satu minggu.
Tiba-tiba, pengiriman dalam jumlah sangat besar tiba di kantor Robert dan ia
sekarang punya 480 laptop; timnya perlu memeriksa hardware, memasang
disk image ke PC, memaketkan dan mengirimkan laptop ke setiap kota
lainnya.
1. Apa yang sebaiknya Robert lakukan pertama kali.
________________________________________________________
________________________________________________________
2. Apa yang sebaiknya Robert sampaikan ke manajemen?
________________________________________________________
________________________________________________________
3. Adakah yang dapat Robert lakukan sebelumnya di dalam proyek ini untuk
menghindari situasi ini.
________________________________________________________
________________________________________________________
4. Apa langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menyelesaikan proyek
ini.
________________________________________________________
________________________________________________________
70

PAGE 10
Politeknik Telkom
Latihan 2
Syamsul adalah manajer proyek untuk pembuatan sistem penggajian di PT
XYZ. Data-data seluruh karyawan sudah diperoleh: nama, alamat, tempat
tanggal lahir, jenis kelamin, agama, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan,
riwayat organisasi, status perkawinan, jumlah anak, tanggal masuk, golongan
gaji.
Rumus perhitungan gaji sudah diperoleh, sudah diimplementasikan di dalam
program.
Semua fungsi sudah diuji, dan sudah menunjukkan hasil yang dikehendaki.
Namun seminggu sebelum jadwal akhir proyek, aturan penggajian berubah.
Programmer tidak yakin apakah dalam satu minggu pekerjaan mengubah
rumus gaji dapat diterapkan.
1. Apa yang sebaiknya Syamsul lakukan pertama kali.
________________________________________________________
________________________________________________________
2. Apa yang sebaiknya Syamsul sampaikan ke manajemen?
________________________________________________________
________________________________________________________
3. Adakah yang dapat Syamsul lakukan sebelumnya di dalam proyek ini untuk
________________________________________________________
________________________________________________________
ini.
________________________________________________________
________________________________________________________
71
Politeknik Telkom
Latihan 3
Edi adalah manajer proyek pembuatan aplikasi ATM sebuah Bank. Fungsifungsi yang diharapkan ada di ATM : pengambilan uang, transfer uang,
pembayaran rekening listrik dan sebagainya.
Semua fungsi sudah diimplementasikan, sudah diuji dan sudah menunjukkan
hasil yang dikehendaki.
Sebulan sebelum mesin ATM dipasang, manajemen meminta mesin ATM juga
sanggup menerima setoran uang. Diperlukan tambahan alat yang sanggup
mengenali uang yang disetorkan.
1. Apa yang sebaiknya Edi lakukan pertama kali.
________________________________________________________
________________________________________________________
2. Apa yang sebaiknya Edi sampaikan ke manajemen?
________________________________________________________
________________________________________________________
3. Adakah yang dapat Edi lakukan sebelumnya di dalam proyek ini untuk
________________________________________________________
________________________________________________________
ini.
________________________________________________________
________________________________________________________
Latihan 4:
Acceptance Management
Buatlah Acceptance Management (Manajemen Penerimaan) terkait produk dan
jasa yang dihasilkan oleh projek anda pada bab sebelumnya. Terdapat
beberapa langkah, sebagai berikut: Acceptance Test (Uji Penerimaan).
Acceptance test merupakan tahap yang penting dan terpisah dari uji teknis yang
72

PAGE 10
Politeknik Telkom
dilakukan oleh tim teknis dan supplier. Acceptance test secara prinsip fokus
pada penerimaan produk. Di tahap perencanaan dan pendefinisian bersama
pengguna, parameter acceptance testing harus ada di dalam sign off sebelum
pengembangan solusi TIK. Manajer dan tim teknis harus menetapkan
seperangkat parameter dan pengujian dari pengguna yang akan membuktikan
bahwa produk telah memenuhi tujuan-tujuan yang ada di rancangan. Ini dapat
berupa checklist sederhana yang menunjukkan apa yang telah disepakati antara
tim proyek dan pengguna. Go Live! Ini adalah ketika produk diluncurkan dan
dirilis kepada publik. Ini adalah saat yang menunjukkan kesuksesan
penyampaian proyek. Ini dapat berupa kegiatan sederhana yang
mengumumkan kepada seluruh stakeholder bahwa produk telah dirilis atau
dapat juga berupa perayaan dimana produk diluncurkan dengan sebuah
jamuan. Yang terakhir dapat menjadi peluang yang baik untuk memberikan
penghargaan kepada tim proyek dan menunjukkan apresiasi atas kerja keras
mereka untuk menyelesaikan proyek. Ini juga dapat menciptakan persepsi
positif terhadap proyek. Peluncuran Produk. Ketika produk diluncurkan
ke pengguna, penting untuk mendokumentasikan apa yang telah diluncurkan,
kepada siapa, dan kapan. Ini terdengar gamblang tetapi penting untuk
mencatatnya sebagai aspek dari produk yang mungkin perlu diperbaiki atau
diubah jika pengguna menemukan masalah dan hal-hal yang kurang sesuai.
Pencatatan produk yang diluncurkan harus mencakup hal-hal berikut:
Nomor versi atau identifier produk yang diluncurkan
Tanggal dan waktu peluncuran
Tujuan peluncuran (untuk perawatan, memperbaiki bug, atau
pengujian)
Untuk tiap komponen dalam produk yang diluncurkan: nama
dan nomor versi dari komponen serta tanggal terakhir diubah.
Sesudah produk diarusutamakan ke sistem organisasi, produk yang diterima
akan membutuhkan pemeliharaan dan kemungkinan peningkatan. Untuk itu
perlu dokumentasi dasar - yaitu dokumentasi perancangan, spesifikasi dan
materi pendukung lainnya sebagai referensi penting untuk kelompok pemakai
yang akan bertanggung jawab memelihara dan mengelola sistem sesudah
proyek berakhir. Agar kelompok pengguna mengerti tentang produk,
orientasi atau pelatihan teknis dan non-teknis tentang rincian produk perlu
dilakukan. Ini untuk memastikan bahwa pengguna mampu menangani
pemeliharaan
dan
peningkatan
kebutuhan
sesudah
proyek.
73
Politeknik Telkom
Daftar Pustaka
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Phillips, Joseph. (2004), IT Project Management : On Track From

Start to Finish, 2nd Edition, Mc Graw Hill.
Rosen, Anita, (2004), Effective IT Project Management: Using
Teams to Get Projects Completed on Time and Under Budget,
Amacom, Broadway, New York.
Snedaker, Susan. (2005), How to Cheat at IT Project
Management, Syngress Publishing Inc.
IT Project Management: On Track from Start to Finish; Joseph
Phillips; Mc Graw Hill Osborne, 2002; ISBN 0-07-222349-9.
Project Management: The Managerial Process; Clifford F. Gray /
Erik W. Larson; Mc Graw Hill International Editions, 2000; ISBN 007-116316-6.
Software Project Management 2/e; Bob Hughes dan Mike
Cotterell; Mc Graw Gill Companies, 1999; ISBN 007-709505-7.
Rekayasa Perangkat Lunak, Pendekatan Praktisi; Roger S.
Pressman; McGraw-Hill Book, Co., 1997; ISBN 979-533-807-2
(bahasa Inggris).
Nick Jenkins, A Project Management Primer or A Guide to Making
Projects Work
Jason Westland, The Project Management Life Cycle (London and
Philadelphia: Kogan

Tutorial MS Project

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tutorial MS Project

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Work Book

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Dilarang menerbitkan kembali, menyebarluaskan atau menyimpan baik

Sebuah kegiatan proyek dilaksanakan karena adanya kebutuhan. Proyek yang

PT Internet Indonesia Tbk.

REQUEST FOR PROPOSAL

Syarat dan Ketentuan Umum

Website ini akan sangat membantu perusahaan dalam memberikan layanan

Tersedia tautan supaya pengguna dapat langsung menghubungi

3. Menggunakan kertas berukuran A4 dengan margin kiri-atas: 3 cm,

2 Planning the Project

Sebelum proyek dilaksanakan, perlu didahului dengan kegiatan riset supaya

Melatih mahasiswa untuk melakukan riset atau feasibility study pada

Planning the project

Sesuai dengan judul atau tema tugas besar masing-masing kelompok,

Planning the project

3 Working With Management

Working With Management

Siswa mampu mendefinisikan Struktur Organisasi.

Working With Management

Buat Struktur Organisasi

Working With Management

Gambar 3.1 Organisasi Fungsional

Gambar 3.2 Organisasi Devisi

Working With Management

Gambar 3.3 Organisasi Matriks

Working With Management

Buatlah wawancara dengan pihak terkait

Working With Management

Buatlah Mempresentasikan Proyek itu kepada Manajemen

Pengetahuan ttg topic

Gambar 3.4 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam presentasi

Definisikan Peran Manajemen dari struktur organisasi

Working With Management

Lakukan Project Kickoff

Buatlah Manajemen Alliances, meliputi :

Working With Management

Bagaimana sebuah proyek diorganisasikan sangat

Gambar 3.5 Conotoh Pola Komunikasi Projek

Working With Management

b. Buatlah Mekanisme Kerja

White Box &

Gambar 3.6 Contoh Mekanisme Kerja Projek

Kerjasama Proyek antara pihak-pihak terkait dengan

4 Work Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Structure dapat diimplementasikan menggunakan tool

Mengenalkan kepada mahasiswa tentang aplikasi Microsoft Project.

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure

5 Organisasi Tim Kerja Proyek

Buildinging The Project Plan

Siswa memahami tujuan pembentukan Organisasi Tim Kerja Proyek.

Building The Project Plan Plan

Berdasarkan tema tugas besar anda, kerjakan soal dibawah ini

Mengapa kita perlu memahami proyek dalam konteks manajemen

Buildinging The Project Plan

6 Building The Project Plan

Building The Project Plan Plan

Mahasiswa mampu membuat jadwal proyek dan memahami konsep

Buildinging The Project Plan

Pada latihan ini akan digunakan Microsoft Project untuk membangun

Building The Project Plan Plan

1.2 Mengatur Kalender Proyek

Buildinging The Project Plan