Corporate Secretary

SURAT KEPUTUSAN DIREKSI CV. SEHAT MULIA

Nomor : 001/Kpt.CV/PML/X/ 2016
TENTA
NG
PEDOMAN PELAKSANAAN
SEKRETARIS PERUSAHAAN CV. SEHAT
MULIA
DIREKSI CV. SEHAT MULIA,
Menimbang

Mengingat

:
Bahwa
untuk
membantu
kelancaran tugas- tugas Direksi CV.
Sehat Mulia sehari-hari dan sebagai
penghubung antara manajemen Rumah
Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang dengan
Direksi CV. Sehat Mulia sebagai pengelola
Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang
yang sudah mengadakan kerjasama
dengan Nadzir Rumah Sakit Islam AlIkhlas
Pemalang
serta
sebagai
penghubung
pihak-pihak
terkait
(stakeholders)
CV.
Sehat
Mulia,
diperlukan
suatu
Pedoman
Kerja
Sekretaris CV. Sehat Mulia.
:1.
2.

A kt a Per se ro a n ko ma nd ite r
C V. S e h a t M u l i a N o m o r : 0 3
Ta n g g a l 0 1 D e s e m b e r 2 0 1 4 .
Undang-undang Nomor 19 tahun 2003
tanggal 19 Juni 2003 tentang Badan
Usaha
Milik Negara
dan
UndangUndang
No.40
Tahun 2007 Tentang
Perseroan Terbatas.

MEMUTUSKAN
Menetapkan
CV. Sehat Mulia

:
Hal 1 dari 19

Corporate Secretary

PERTAMA

Mensahkan
Pedoman
Pelaksanaan
Sekretaris Perusahaan CV. Sehat Mulia
sebagaimana terlampir sebagai acuan
bagi
Sekretaris
Perusahaan
dalam
menjalankan fungsinya di lingkungan
Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang.

KEDUA

: Seluruh Bagian, Instalasi, Unit Usaha

wajib memberikan dukungan data dan
informasi yang diperlukan Sekretaris
Perusahaan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

KEEMPAT

: Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal

ditetapkan.

Ditetapkan di
Pada tanggal

:
:

Pemalang
1 Oktober 2016

CV. Sehat Mulia

Direksi,

Niken Ichtiaty, S.Si

Direktur Utama
Tembusan : Kepada Yth.
-

Pengurus Nadzir Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang

Ketua Pengurus Yayasan Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas
Pemalang
Direktur Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang
Pertinggal
CV. Sehat Mulia

Hal 2 dari 19

Corporate Secretary

BAB I
PENDAHULUAN
Pihak-pihak

yang

berkepentingan

terhadap

suatu

perusahaan yang biasa disebut stakeholders selalu menginginkan

informasi yang tepat, akurat dan objektif. Bagi manajemen
perusahaan, informasi yang tepat, akurat dan objektif sangat
diperlukan agar dapat menghindari kesalahan dalam mengambil
keputusan,

sedangkan bagi pihak pihak di luar perusahaan

informasi yang demikian berguna untuk menghindari image yang

buruk terhadap perusahaan. Keinginan untuk memperoleh informasi
yang tepat, akurat dan objektif oleh berbagai pihak menjadi
perhatian manajemen perusahaan, sehingga berkesimpulan bahwa
diperlukan suatu unit kerja tersendiri mengelola informasi dan
penghubung

antara

perusahaan

dengan

pihak-pihak

yang

berkepentingan tersebut. Untuk melaksanakan fungsi itu di dalam

perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut
Bagian Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary).
Demikian pentingnya pengelolaan informasi, maka terbit
beberapa peraturan yang memberikan kewenangan bagi manajemen
perusahaan untuk membentuk unit kerja dalm rangka melaksanakan
fungsi pengelolaan informasi tersebut. Pasal 24 ayat(1) SK Menteri
CV. Sehat Mulia

Hal 3 dari 19

Corporate Secretary

BUMN No. KEP. 117/M-MBU/2002 tanggal 31 Juli 2002 yang

menyebutkan bahwa : Dengan memperhatikan sifat khusus masingmasing BUMN, Direksi dapat mengangkat Sekretaris Korporasi
yang bertindak sebagai penghubung (liaison oficer) dan dapat
ditugaskan oleh Direksi untuk menatausahakan serta menyimpan
dokumen BUMN, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar
Pemegang Saham, Daftar khusus dan Risalah Rapat Direksi maupun
Pemilik/RUPS/RPB.

CV. Sehat Mulia

Hal 4 dari 19

Ketentuan tersebut dipertegas kembali dalam pasal 20 Undangundang No. 19 Tahun 2003 tanggal 19 Juni 2003 tentang Badan
Usaha Milik Negara yang mengandung makna bahwa BUMN yang
berbentuk Persero dianjurkan untuk mengangkat Corporate
Secretary jika dianggap perlu.
Pada dasarnya ruang lingkup tugas Sekretaris Perusahaan
adalah memperoleh, mengolah, menatausahakan, menyediakan
data/informasi dan menjadi juru bicara/ penghubung atas nama
korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan memberikan informasi
yang relevan kepada pihak-pihak terkait (stakeholders). Pengelolaan
informasi oleh Sekretaris Perusahaan harus secara profesional agar
dapat menyediakan informasi yang tepat waktu, akurat dan objektif
kepada stakeholders. Tugas lainnya adalah menghadiri rapat Direksi
dan membuat Risalah Rapat serta bertanggungjawab
dalam
penyelenggaraan
Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS).
Disamping mengelola informasi, Sekretaris Perusahaan juga
membantu Direksi untuk mendorong kepatuhan korporasi terhadap
peraturan perundang-undangan serta mendorong penerapan prinsipprinsip Good Corporate Governance (GCG).

BAB
II
ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT
PERUSAHAAN
1.

Struktur Organisasi Bagian Sekretariat

Kepala Bagian Sekretariat atau Sekretaris Perusahaan
ditunjuk dan diangkat oleh Direktur Utama dengan tujuan utama
untuk membantu Direksi mengelola informasi yang akan
dikomunikasikan kepada pihak intern dan ekstern perusahaan
dalam hal pengelolaan Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang.
Sekretaris Perusahaan dijabat oleh seorang Kepala Bagian yang
disebut Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan, yang
berkedudukan dan berada langsung dibawah dan bertanggung
jawab kepada Direksi (Catatan : posisi jabatan ini lazimnya
diupayakan sedikit diatas Kepala bagian dan berada langsung
dibawah Direksi).
Struktur organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan yang
ditetapkan Direktur Utama CV. Sehat Mulia adalah sebagai berikut
:

Struktur ini dapat berubah sesuai dengan kebutuhan

perusahaan berdasarkan Keputusan Direksi.
2. Uraian tugas Kepala Bagian Sekretaris
Perusahaan
Tugas :
(1.1)

Menyusun program
kebutuhan
anggaran
Perusahaan.

(1.2)

Menyusun dan mengevaluasi kebijakan

metode
pengelolaan
informasi
Bagian
Sekretariat Perusahaan.

(1.3)

Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar,

seperti Instansi

kerja/kegiatan dan
Bagian
Sekretariat

Pemerintah, BUMN, swasta, media

massa dan masyarakat dalam rangka mengumpulkan

dan mempublikasikan informasi.
(1.4)

Mengelola informasi dan mengkaji seluruh informasi

dari manajemen Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang,
termasuk dampak hukumnya

dan mempersiapkan

informasi tersebut secermat mungkin yang akan

dikomunikasikan kepada pihak terkait.
(1.5)

Membina hubungan dengan investor/mitra bisnis

dan anak perusahaan.

(1.6)

Membangun terbentuknya citra perusahaan (image)

yang positif oleh pihak-pihak yang berkepentingan
terhadap perusahaan.

(1.7)

Membina kerjasama yang baik dengan Bagian, Instalasi

dan Unit terkait di lingkungan Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas
Pemalang terkait dalam rangka memantau kepatuhan
perusahaan terhadap peraturan yang dibuat oleh CV.
Sehat Mulia.

(1.8)

Menjalankan aspek hukum berkaitan dengan pihak

luar dalam rangka pengembangan dan kerja sama
operasi perusahaan/joint venture.

(1.9)

Membuat jadwal dan agenda rapat, undangan rapat

Direksi,

rapat kordinasi Direksi dengan Manajemen

Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang dan RUPS.

(1.10)

Menghadiri rapat Direksi, rapat kordinasi Direksi dengan

Manajemen Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang, RUPS
dan membuat Berita Acara Rapat/Risalah Rapat, serta
proses pengesahannya.

(1.11) Membuat rencana tahunan yang disetujui Direksi atas

beberapa

pelatihan/seminar,

termasuk

anggaran

biayanya dalam rangka pendalaman pengetahuan atau

peningkatan kompetensi Direksi.
(1.12) Mengkaji aspek hukum dan peraturan/ketentuan secara
berkala terhadap perikatan/perjanjian antara perusahaan
dengan rekanan/pemasok.
(1.14) Membuat konsep-konsep surat keputusan maupun surat
edaran Direksi untuk kepentingan internal perusahaan.

(1.15)

Mengadakan seleksi kepada calon rekanan, untuk

dimasukkan dalam daftar Rekanan Perusahaan dan
mengeluarkan rekanan yang black list dari Daftar
Rekanan atas masukan dari bagian lain.

(1.16) Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan tugastugas protokoler Direksi.

3. Kewajiban
(3.1)

Memberikan masukan kepada Direksi dalam rangka

mematuhi

ketentuan

Perseroan

Terbatas,

yang

berhubungan

peraturan

dengan

pemerintah,

UU

peraturan

menteri/instansi terkait dan peraturan pelaksanaannya.

(3.2)

Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif, obyektif

dan cermat dalam melaksanakan tugasnya.

(3.3)

Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.

(3.4)

Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur

Utama.

(3.5) Berkewajiban untuk membuat laporan tentang perkembangan

program pendalaman pengetahuan yang berlangsung bagi
Direksi.
(3.6) Mengumpulkan informasi mengenai pelatihan, baik dilakukan
di dalam maupun di luar perusahaan.
(3.7)

Menyiapkan konsep laporan pengendalian

intern yang

harus diberikan Direksi kepada Pemegang Saham.

BAB
III
HUBUNGAN SEKRETARIS
PERUSAHAAN DENGAN BEBERAPA
PIHAK
1.

Penyampaian Informasi
Pihak-pihak

yang

berkepentingan

kepada

perusahaan,

membutuhkan informasi secara lengkap, tepat dan akurat.

Walaupun

salah

satu prinsip

Corporate

Governance

diwajibkan

bagi perusahaan,

dalam

(GCG)

penerapan

Good

yaitu prinsip transparansi

bukan berarti harus semua

informasi mengenai perusahaan dapat dipublikasikan tetapi

sangat tergantung kepada tingkat kepentingan dan kerahasiaan.
Informasi

yang

disampaikan

berkepentingan harus dipilah

kepada

pihak-pihak

sesuai

dengan

yang
tingkat

kepentingan
semua

dan

kebutuhan informasinya, sehingga

informasi

dapat

tidak

disampaikan kepada satu pihak

tertentu. Untuk itu, Direksi harus membuat suatu ketentuan

mengenai

informasi

yang

boleh

dan

yang

tidak

boleh

disampaikan kepada berbagai pihak, dan harus dengan

jelas menyebutkan informasi yang dapat disampaikan oleh
Sekretaris Perusahaan

dan

informasi

yang

harus

disampaikan oleh Direktur Utama.

Para

pejabat

yang

dapat

menyampaikan

ataupun

mempublikasikan informasi pada dasarnya Direktur Utama dan

Sekretaris Perusahaan. Untuk beberapa informasi tertentu atau
karena telah diberikan wewenang oleh Direksi maka Manajemen
Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang dapat mempublikasikan
atau menyampaikan informasi tersebut.

Informasi

yang

berakibat

menurunkan

daya

saing

dan

menyangkut benturan kepentingan, dalam keadaan apapun tidak

diperkenankan diungkapkan atau dipublikasikan.
Pelanggaran dapat dianggap sebagai tindakan indisipliner yang
dalam tingkatan tertentu dapat mengakibatkan pemberhentian
hubungan kerja berdasarkan peraturan perundangan.
2. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Pemegang
Saham

Pemegang saham berhak untuk memperoleh informasi material

mengenai perusahaan secara tepat waktu dan teratur. Informasi
yang diberikan haruslah lengkap dan akurat, kecuali untuk
informasi

dimana

Direksi

memiliki

alasan

yang

dapat

dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya.

Segala komunikasi dengan pemegang saham untuk informasi
yang material merupakan tanggung jawab Direktur Utama.
Namun, komunikasi tersebut dapat dilakukan oleh Sekretaris
Perusahaan melalui pendelegasian/persetujuan dari Direksi.
Dokumen tersebut diatas sudah harus tersedia dalam arsip
Urusan Sekretariat sebelum ada permintaan dari Pemegang
Saham, dan penyampaiannya dilakukan oleh Kepala Bagian
Sekretaris atau pejabat yang ditugaskan olehnya.
Hubungan lainnya dengan Pemegang Saham adalah dalam
hal penyelenggaraan RUPS, bahwa Pemegang Saham mendapat
informasi mengenai RUPS secara tepat waktu melalui Sekretaris
Perusahaan. Dalam hal pemegang saham ingin mengadakan
RUPS Luar Biasa, maka informasi tersebut disampaikan kepada
Direksi, yang kemudian sesuai dengan prosedurnya

Direksi akan memerintahkan Sekretaris Perusahaan

untuk

melakukan persiapan pelaksanaan RUPS Luar Biasa.

3. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan
Direksi
1)

Hubungan

dalam rangka penyelenggaraan

rapat-rapat

Direksi serta rapat koordinasi Direksi dan Manajemen Rumah

Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang. Penyelenggaraan Rapat

Direksi, Direksi dan Manajemen Rumah Sakit Islam

Al-Ikhlas

Pemalang merupakan tugas Protokoler Bagian Sekretaris

Perusahaan. Tugas Protokol dalam penyelenggaraan rapat
tersebut adalah :
(1)

Menyusun jadwal dan agenda rapat rutin dalam satu

tahun dan rapat insidentil.

(2)

Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat

kepada peserta rapat yang akan diundang sesuai
jadwal atau permintaan.

(3)

Menyediakan tempat dan fasilitas rapat yang

diperlukan untuk rapat dengan berkoordinasi dengan
Bagian Umum Manajemen Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas
Pemalang.

(4)

Menyediakan

daftar

hadir

dan

mengedarkannya

kepada perserta rapat.

(5)

Membuat notulen rapat/risalah rapat pada setiap rapat

dan dalam risalah rapat harus dicantumkan pendapat
yang berbeda dengan

apa yang diputuskan dalam

rapat (bila ada).

(6)

Menyampaikan risalah rapat kepada Ketua Rapat dan

salah seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat
untuk ditandatangani.

(7)

Menyampaikan risalah rapat kepada setiap anggota

Direksi untuk rapat internal Direksi.

(8)

Dalam jangka waktu 14 hari terhitung mulai sejak

tanggal pengiriman risalah tersebut; setiap anggota
Direksi

yang

hadir

tersebut

menyampaikan

persetujuan atau usul perbaikan bila ada atas apa

yang tercantum dalam risalah rapat kepada pimpinan
rapat melalui Sekretaris Perusahaan.
(9)

Jika dalam jangka waktu tersebut tidak ada keberatan

atau usulan perbaikan maka disimpulkan bahwa
memang tidak terdapat keberatan/usulan perbaikan
terhadap risalah tersebut.

(10)

Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh

Sekretaris Perusahaan dan dijilid dalam kumpulan
tahunan sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu
oleh Direksi jika diperlukan.

2)
Hubungan dalam penyelenggaraan surat menyurat
Direksi
Sekretariat Perusahaan membuat konsep surat Direksi
sesuai permintaan Direktur dan ditandatangani Direktur
yang bersangkutan.
3)
Hubungan dalam pembuatan Surat
Keputusan/Surat Edaran Direksi
Sekretaris Perusahaan membuat konsep surat keputusan
atau surat edaran atau perpanjangan KSO, dan lain-lain
berdasarkan permintaan Direksi dan ditandatangani oleh
Direktur.
4.

Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Manajemen

Rumah Sakit Islam
Al-Ikhlas Pemalang

Sekretaris Perusahaan mengumpulkan informasi/data penting

dalam bentuk laporan bulanan dari masing-masing bagian/unit
kerja/instalasi di Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang melalui
Kepala Bagian atau Penanggung Jawab Instalasi Rumah Sakit Islam
Al-Ikhlas Pemalang dan masing-masing bagian/unit wajib

memberikannya

sebagai

dasar

dalam

pembuatan

program/kegiatan Direksi dalam rangka pengembangan Rumah

Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang.
5. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan
Publik/Stakeholders Lainnya
Tanggungjawab untuk berkomunikasi dengan publik seperti
masyarakat, pemasok dan pekerja didelegasikan oleh Direktur
Utama kepada Sekretaris Perusahaan pejabat yang terlibat
langsung atas informasi yang akan dikomunikasikan. Sekretariat
Perusahaan

bertanggungjawab

menyusun

informasi

atas

tanggapan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat

waktu.
Dalam hal hubungan dengan anak perusahaan dan investor,
Sekretaris Perusahaan berfungsi sebagai penghubung bila anak
perusahaan/investor

mengajukan

proposal

kerjasama,

menganalisa dan menyimpulkan proposal tersebut, hasilnya

diserahkan kepada Direksi.

BAB IV
PELAPOR
AN
Dalam menjalankan tugasnya, Sekretaris Perusahaan membuat
dan menyampaikan laporan secara berkala kepada Direktur
Utama, sesuai dengan permintaan Direksi. Laporan Bulanan
tersebut harus memuat :
-

Jumlah

rapat

Direksi

dan

kehadiran

masing-masing

direktur

dalam rapat yang telah dilaksanakan dalam bulan

tersebut.
-

Jumlah surat masuk dan keluar dari dan ke pemegang

saham, instansi pemerintah, dan masyarakat lainnya.

Laporan Keuangan dan Kegiatan Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang.

RUPS.

Pelaksanaan

Pelaksanaan Perjanjian KSO/Anak

Perusahaan
Dan lain-lain yang
diperlukan.
Selain Laporan Berkala, Sekretaris Perusahaan juga membuat
Laporan Tahunan Sekretaris Perusahaan, dimana laporan-laporan
tersebut menjadi salah satu bahan dalam pembuatan Laporan
Tahunan Perusahaan.