0

PELATIHAN MANAJEMEN ADMINISTRASI KANTOR DESA

UNTUK PERANGKAT DESA PANDANLANDUNG KECAMATAN WAGIR
KABUPATEN MALANG

PROGRAM INDIVIDU
Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Universitas Negeri Malang
Semester Pendek 2015/2016
Desa Pandanlandung Kecamatan Wagir Kabupaten Malang

Penanggungjawab
AJENG FAJAR CITRA NOVITA
FIP/Administrasi Pendidikan

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBERDAYA WILAYAH DAN KULIAH KERJA NYATA

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN
KEPADA MASYARAKAT (LP2M)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
2016

A. Latar Belakang
Desa Pandanlandung merupakan salah satu desa yang terletak di Kecamatan
Wagir, Kabupaten Malang. Kecamatan Wagir adalah sebuah kawasan yang terletak pada
bagian tengah utara Kabupaten Malang. Berbatasan dengan empat kecamatan, Kota
Malang dan kabupaten Blitar. Sebelah utara berbatasan dengan kecamatan Dau. Sebelah
Timur, berbatasan dengan Kota Malang. Sebelah selatan, berbatasan dengan Kecamatan
Pakisaji Kecamatan Ngajum dan Kecamatan Wonosari. Desa Pandanlandung memiliki
7 Rukun Warga (RW) dan 38 Rukun Tetangga (RT). Mayoritas Agama yang
berkembang di desa ini antara lain Islam, Kristen dan Hindu. Adat-istiadat di wilayah
tersebut sangat kental dikarenakan adanya keterpaduan antara agama-agama tersebut.
Berbagai macam kegiatan manusia pada dasarnya membutuhkan administrasi,
begitupun di Desa Pandanlandung. Keseluruhan administrasi dan kebutuhan penduduk
Desa Pandanlandung diatur di kantor desa. Administrasi di kantor desa dalam
pelaksanaanya terdapat aturan baku yang harus diterapkan, akan tetapi realitasnya
pegawai yang bekerja di kantor desa kadangkala bekerja sesuai dengan pengetahuannya
tanpa mengikuti pedoman standar. Misalnya mengetik surat tanpa mengikuti kaidah
yang ada atau peraturan yang berlaku. Akibatnya sering kita jumpai format surat antara
desa satu dengan desa lainnya berbeda walaupun masih dalam satu kota/kabupaten.
Berdasarkan keterangan yang telah dipaparkan di atas, perlu dilaksanakannya
kegiatan pelatihan manajemen administrasi kantor dengan harapan agar bisa dijadikan
pelatihan bagi para pegawai desa khususnya bagian administrasi, agar dalam
menjalankan tugasnya dapat sesuai dengan standar yang baku. Sehingga manajemen
administrasi kantor desa yang berkaitan dengan tata persuratan dan tata kearsipan dapat
tertata dengan rapi.

B. Tujuan Program KKN

Adapun tujuan dari program kegiatan ini adalah sebagai berikut:

a. Memperbaiki manajemen administrasi kantor desa yang berkaitan dengan tata
persuratan dan tata kearsipan;
b. Dokumen kantor dapat tertata dengan rapi sehingga mudah dalam pencariannya.
C. Hasil yang akan dicapai
Hasil yang diharapkan dari kegiatan pelatihan manajemen kantor desa di Desa
Pandanlandung Kecamatan Wagir Kabupaten Malang, diharapkan dapat:
1. Terlaksananya program pembenahan manajemen administrasi kantor desa sehingga
dapat mempermudah dalam pelayanan kepada masyarakat.
2. Dapat memperbaiki manajemen administrasi kantor desa yang berkaitan dengan
tata persuratan dan tata kearsipan.
D. Sasaran Program KKN
Sasaran dari pelaksanaan kegiatan pelatihan manajemen administrasi kantor desa
ini yaitu seluruh perangkat desa di Desa Pandanlandung Kecamatan Wagir Kabupaten
Malang.
E. Strategi Pelaksanaan Program KKN
Sebagai

upaya

dalam

mempersiapkan

kegiatan

pelatihan

manajemen

administrasi kantor desa, kegiatan ini dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai

berikut.
1. Langkah-langkah dan Cara yang ditempuh dalam Pelaksanaan Kegiatan
a. Tahap Persiapan
1) Survey di lapangan, merupakan kegiatan observasi terhadap objek penelitian yang
bertujuan untuk mengetahui tentang kekurangan-kekurangan yang terdapat di
kantor desa Pandanlandung.
2) Analisis hasil survey dan penetapan program kegiatan, kegiatan ini dimaksudkan
untuk menganalisis hasil dari observasi tentang keadaan yang ada di lapangan dan
sekaligus merumuskan masalah yang sedang dihadapi oleh objek penelitian,

sedangkan penetapan program ini dimaksudkan untuk membuat program yang

dapat membantu dalam menyelesaikan masalah yang terjadi di kantor desa
Pandanlandung.
3) Rapat koordinasi, kegiatan ini dilakukan setelah dilakukannya observasi dan
diperolehnya informasi dari kantor desa Pandanlandung ketika perencanaan
penyusunan program keseluruhan. Rapat koordinasi merupakan kegiatan untuk
menentukan panitia pelaksanaan program, sasaran program pelatihan, lokasi
pelaksanaan program, jumlah sumber dana dan tujuan diadakannya program.
4) Pembuatan rencana kegiatan, kegiatan ini meliputi penyusunan nama program,
tujuan program, sasaran program, lokasi pelaksanaan program, alokasi dana, waktu
pelaksanaan, sampai dengan hasil yang direncanakan.
5) Sosialisasi rencana kegiatan, sosialisasi rencana kegiatan dilakukan secara langsung
dengan perangkat desa, dalam hal ini dengan sekretaris desa yang nantinya akan
diinfokan keseluruh perangkat desa.
b. Tahap Pelaksanaan
Kegiatan

pelatihan

Manajemen

Administrasi

Kantor

Desa

di

Desa

Pandanlandung dilakasanakan pada hari Jumat tanggal 03 Mei 2016.

c. Tahap Evaluasi dan Penyusunan Laporan
Setelah dilaksanakan kegiatan pelatihan manajemen administrasi kantor desa,
kemudian dilakukan kegiatan evaluasi mengenai keberhasilan kegiatan yang telah
dilaksanakan. Selanjutnya, membuat laporan pertanggungjawaban yang sekaligus
meminta bimbingan dari DPL untuk menyelesaikan laporan pertanggungjawaban
kegiatan.
2. Pelaksana dan Penanggungjawab Program
Penanggungjawab

: Kapus PSW KKN Universitas Negeri Malang

Dosen Pembina Lapangan

: Dudung Maruf Nuris, S.Pd., M.Pd

Panitia Pengarah
Koordinator Desa

: Bayu Jaya Noor A.

Wakil Koordinator Desa

: Lukmana Adi Widayat

Sekretaris

: Katrie Tara Charolina

Bendahara

: Safrina Dwi Indah Pratiwi

Panitia Pelaksana
Ketua Pelaksana

: Ajeng Fajar Citra Novita

Sekretaris

: Maulany Rachmantya H.

Bendahara

: Nurhasniawati

Sie Acara

: - Yunita Ratna Wibawani

Sie Perlengkapan

Sie dokumentasi
Sie Konsumsi

Eka Adiratna

Prima Yudha Yudistira

:-

Achdani Ardiyansah

Ainur Rofiq

Fani Okta Karina

:-

Mokhammad Firmansyah

Fransisca Indrias Setiana

:-

Putri Sarifatul Mila

Ita Puspita Sari

Bayu Purnomo

3. Sumber Dana Pelaksanaan Program

a. Swadaya mahasiswa KKN
Dana yang digunakan untuk melaksanakan program ini berasal dari swadaya
mahasiswa KKN dimana swadaya mahasiswa ini berasal dari iuran masingmasing anggota KKN yang kemudian akan dibagi rata untuk semua program.
b. LP2M
Dana yang didapatkan dari LP2M dibagi secara merata kepada setiap kegiatan
sehingga masing-masing dari program mendapatkan uang yang berasal dari
LP2M.

F. Organisasi Pelaksana Kegiatan

Struktur organisasi kegiatan pelatihan manajemen administrasi kantor desa di

Desa Pandanlandung adalah sebagai berikut.
Pembimbing

Penanggungjawab

Ketua Pelaksana

Sekretaris

Sie Acara

Bendahara

Sie Perlengkapan

Sie Dokumentasi

Sie Konsumsi

Gambar 1 Struktur Kepanitiaan Pelatihan Manajemen Administrasi Kantor Desa

Keterangan:
Pembimbing

: Dudung Maruf Nuris, S.Pd., M.Pd

Penanggungjawab

: Bayu Jaya Noor A.

Panitia Pelaksana
Ketua Pelaksana

: Ajeng Fajar Citra Novita

Sekretaris

: Maulany Rachmantya H.

Bendahara

: Nurhasniawati

Sie Acara

: - Yunita Ratna Wibawani

Sie Perlengkapan

Eka Adiratna

Prima Yudha Yudistira

:-

Achdani Ardiyansah

Sie dokumentasi
Sie Konsumsi

Ainur Rofiq

Fani Okta Karina

:-

Mokhammad Firmansyah

Fransisca Indrias Setiana

:-

Putri Sarifatul Mila

Ita Puspita Sari

Bayu Purnomo

Jabaran Tugas
No.

Jabatan
Pembimbing

Penanggungjawab

Ketua pelaksana

Sekretaris

Bendahara

Tugas
Memberikan bimbingan berupa nasihat,
arahan, saran, dan masukan tentang
penyelenggaraan kegiatan pelatihan.
Memberikan saran, arahan, dan masukan
tentang penyelenggaraan kegiatan;
Bertanggungjawab atas pelaksanan kegiatan
secara umum;
Menerima laporan kegiatan.
Menyusun rencana strategis pelatihan agar
tujuan yang dicapai berhasil secara efektif dan
efisien;
Menentukan struktur kepanitiaan dan
menentukan jabaran tugas;
Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan
secara umum;
Sebagai penggerak tim agar kegiatan dapat
berhasil;
Sebagai pengawas dan pengendali tim agar
dapat mencapai tujuan secara efektif dan
efisien;
Melaporkan kegiatan.
Membantu ketua dalam berkoordinasi dengan
panitia lainnya;
Melakukan administrasi persiapan kegiatan;
Mengorganisir semua kegiatan yang bersifat
administratif.
Menghubungi pihak-pihak terkait untuk
mencairkan dana pelatihan;
Berkoordinasi dengan ketua pelaksana untuk
membuat proposal pencairan dana pelatihan;
Koordinasi dengan semua seksi untuk

Sie acara

Sie perlengkapan

Sie dokumentasi

Sie konsumsi

pendanaan;
- Membuat laporan pertanggungjawaban
keuangan.
- Memimpin acara pelatihan;
- Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi
kepanitiaan yang lain dalam rangka
pelaksanaan kegiatan;
- Melaporkan hasil acara kegiatan kepada ketua
pelaksana;
- Menyiapkan MC;
- Koordinasi hari-H, dengan seksi perlengkapan
untuk menyiapkan acara pelatihan;
- Menyiapkan susunan acara, mulai dari
pembukaan sampai penutupan;
- Mencatat proses kegiatan yang dibantu oleh
sekretaris (notulen).
- Menyiapkan dekorasi ringan (tempat registrasi
dan venue);
- Membantu mempersiapkan sarana dan
prasarana yang dibutuhkan selama kegiatan,
seperti ruangan, meja, kursi, dll;
- Membantu keamanan dan ketertiban selama
kegiatan berlangsung;
- Membantu menjaga kebersihan tempat
terselenggaranya kegiatan;
- Membantu fotokopi berkas-berkas kegiatan;
- Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi
kepantiaan yang lain dalam rangka optimalisasi
bidang dokumentasi dan acara;
- Melaporkan hasil kegiatan kepada Ketua
Pelaksana.
- Memetakan dan menyiapkan kebutuhan
kegiatan terkait dengan dokumentasi;
- Meliput setiap kegiatan pelatihan;
- Mendokumentasikan kegiatan melalui foto dan
rekaman;
- Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi
kepanitiaan yang lain dalam rangka
optimalisasi bidang dokumentasi;
- Melaporkan hasil kegiatan bidang dokumentasi
kepada ketua pelaksana.
- Merencanakan konsumsi kegiatan pelatihan;
- Memesan konsumsi kegiatan;

- Menyajikan konsumsi kegiatan (memberikan

snack untuk peserta pelatihan, DPL, dan
pemateri)
- Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi
kepanitiaan yang lain dalam rangka
optimalisasi dibidang konsumsi;
- Melaporkan hasil kegiatan bidang konsumsi
kepada ketua pelaksana.
G. Sumber Dana
Dana yang didapatkan pada kegiatan pelatihan dari LP2M dibagi secara merata
kepada setiap kegiatan sehingga masing-masing dari program mendapatkan uang yang
berasal dari LP2M sebesar Rp.30.000,00.
H. Jadwal Kegiatan
JADWAL PELAKSANAAN PROGRAM PELATIHAN
No
1
2

Kegiatan
Survey di lapangan
Analisis hasil survey dan

Mei
17 18 19 20 21 22 23

Juni
1 2 3

Penanggungjawab
Ketua pelaksana
Ketua pelaksana

penetapan program
3
4

kegiatan
Rapat koordinasi
Pembuatan rencana

Seluruh panitia
Seluruh panitia

kegiatan
Sosialisasi rencana

Ketua pelaksana

kegiatan
Pelaksanaan kegiatan

dan sekretaris
Seluruh panitia