STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)

SISTEM PENGELOLAAN COLD CHAIN

KEGIATAN SURVEILANS ILI

Pusat Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan

Badan Litbang Kesehatan
Kementerian Kesehatan, Republik Indonesia

Januari 2012

ABSTRAK

Standar Prosedur Operasional (SPO) ini disiapkan atas kerjasama antara Pusat
Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan, Badan Penelitian dan Pengembangan
Kesehatan, KEMENKES RI, USAID Deliver dan CDC USA sebagai bagian dari bantuan
Teknis USAID | DELIVER PROJECT di bawah, GPO-1-00-06-00007-00 Task order 6
project 13244.2856.0001.
Standar Prosedur Operasional ini didasarkan pada berbagai hasil penilaian sistem
pengelolaan cold chain pada laboratorium regional dan puskesmas sentinel ILI yang
diselenggarakan pada bulan Nopember 2011 Januari 2012.
SPO ini berisi pengelolaan cold chain spesimen ILI secara benar, dan merupakan
pelengkap dari Buku Standar Operasional untuk Sistem Pengelolaan Logistik
Laboratorium Surveilans ILI (Puslit BTDK, Januari 2011) maupun Pedoman
Pelaksanaan Surveilans Epidemiologi dan Virologi ILI di Puskesmas dan Rumah Sakit
(Puslit BMF, 2010), dan SPO Pengambilan, Pengepakan dan Pengiriman spesimen
Surveilans Virologi ILI (Puslit BMF, 2010) untuk mendukung kegiatan Surveilans ILI
berbasis laboratorium.

KATA PENGANTAR
Penulisan Standar Prosedur Operasional untuk pengelolaan cold chain spesimen ILI
pada kegiatan Surveilans ILI berbasis Laboratorium telah selesai dilaksanakan, maka
diharapkan dapat menjadi acuan bagi para pelaksana baik di laboratorium regional
maupun puskesmas sentinel ILI.
Diharapkan agar spesimen ILI yang diambil dan diperiksa diperlakukan secara benar
dan selalu berada dalam kisaran suhu optimal 4 C sebagaimana disyaratkan.
Spesimen harus dijaga agar selalu berada pada kisaran suhu yang direkomendasikan
sehingga dapat menghasilkan pemeriksaan laboratorik dengan PCR-RT maupun
biakan virus yang terpercaya dan akurat.
Hasil pemeriksaan laboratorik yang terpercaya dan akurat mutlak diperlukan dalam
kegiatan Surveilans ILI agar dapat mendeteksi dan memetakan virus penyebab
sehingga dapat dilakukan upaya penanggulangan yang sesuai.

Pada umumnya SPO-SPO yang telah ada hanya memberikan pedoman agar
spesimen dikelola pada suhu 4 C, namun tidak memberikan panduan bagaimana
cara mengatur, memantau dan memelihara kinerja peralatan cold chain agar dapat
memberikan suhu yang optimal.
Para pelaksana pada umumnya menganggap bahwa peralatan cold chain yang
dipakai misalnya lemari es dan Ice pack secara otomatis sudah memenuhi
kebutuhan karena sudah dingin padahal banyak faktor produk, lingkungan dan
manusia yang memberikan pengaruh pada kinerja peralatan pendingin yang
digunakan.

SPO ini berisi sistem pengelolaan cold chain dalam kegiatan Survailan ILI mulai
dari saat pengambilan, penyimpanan, transportasi spesimen sampai kemudian
dilakukan pemeriksaan laboratorium.
SPO ini diharapkan dapat menjadi panduan untuk pengelolaan perangkat pendingin
mulai dari penempatan, pengaturan suhu, perawatan maupun pemantauan
peralatan pendingin yang digunakan pada kegiatan Surveilans ILI khususnya dan
kegiatan Laboratorium lain pada umumnya.

Dengan demikian akan dapat

menjamin mutu spesimen dan pada akhirnya memberikan hasil pemeriksaan yang
terpercaya dan akurat.

SPO ini terdiri dari 2 bagian yaitu:

1.

SPO Sistem Pengelolaan Cold Chain Kegiatan Surveilans ILI untuk Lab
Regional

2.

SPO Sistem Pengelolaan Cold Chain Kegiatan Surveilans ILI untuk Puskesmas
Sentinel

Kedua SPO ini merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dari
kegiatan Surveilans ILI dan merupakan pelengkap dari Buku standar Operasional
untuk Sistem Pengelolaan Logistik Laboratorium Surveilans ILI (Puslit BTDK,
Januari 2011) maupun Pedoman Pelaksanaan Surveilans Epidemiologi dan Virologi
ILI di Puskesmas dan Rumah Sakit ( Pusat BMF, 2010), dan SOP Pengambilan,
Pengepakan dan Pengiriman spesimen Surveilans Virologi ILI (Pusat BMF, 2010).

Besar harapan kami SPO ini dapat bermanfaat bagi terciptanya sistem pengelolaan
cold chain yang benar sehingga spesimen memenuhi syarat untuk pemeriksaan
laboratorik yang akurat..

Kami sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang mendukung penyusunan

buku ini.
Kritik dan saran untuk perbaikan buku ini sangat kami harapkan.

Jakarta, Januari 2012

Kepala Pusat Biomedis dan
Teknologi Dasar Kesehatan

Drs. Ondri Dwi Sampurno, MSi. Apt.

NIP. 19621119 1988 03 101

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR

.......................................................................................2

DAFTAR ISI

.......................................................................................4

SINGKATAN

.......................................................................................5

TIM PENYUSUN

.......................................................................................6

UNGKAPAN TERIMA KASIH ......................................................................................7

I.

PENDAHULUAN
A.

.......................................................................................8

Latar belakang sistem pengelolaan cold chain untuk spesimen ILI dalam
kegiatan surveilans ILI ...............................................................................8

B.

Tujuan buku SPO pengelolaan cold chain untuk spesimen ILI ..................10

C.

Unit pelaksana yang terkait dengan sistem pengelolaan cold chain

spesimen ILI dalam Surveilans ILI .............................................................10

D.

Bagan alur penemuan kasus dan penanganan spesimen ILI

1. Di Puskesmas ......................................................................................13
2. Di Laboratorium Regional .....................................................................14

II.

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB DALAM MENGELOLA COLD CHAIN

SPESIMEN ILI

.......................................................................................15

III.

SPO LAB REGIONAL .......................................................................................16

IV.

SPO PUSKESMAS SENTINEL ...........................................................................26

V.

PENUTUP

.......................................................................................34

VI.

KEPUSTAKAAN

.......................................................................................35

LAMPIRAN:
1.

Formulir monitoring kondisi spesimen

2.

Formulir grafik pencatatan suhu:

a.

Lemari es 2-8C

b.

Freezer (-) 20C

c.

Deep Freezer (-) 80C

SINGKATAN

CDC Atlanta

Communicable Disease Control Atlanta, USA

Ditjen P2P-PL

Direktorat Jenderal Pengendalian Penyakit dan Penyehatan

Lingkungan

FK Hasanudin

Fakultas Kedokteran Universitas Hasanudin, Makassar

FK Udayana

Fakultas Kedokteran Universitas Udayana, Denpasar

FK Undip

Fakultas Kedokteran Universitas Diponegoro, Semarang

FKUI

Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia, Jakarta

ILI

Influenza Like Illness

ILR

Ice-lined Refrigerator

JSI

John Snow, Inc.

Kemenkes

Kementerian Kesehatan

MOH RI

Ministry of Health , Republic of Indonesia

RT-PCR

Reverse Transcriptase -Polymerase Chain Reaction

Puskesmas

Pusat Kesehatan Masyarakat/ Health Center

Puslit BMF

Pusat penelitian dan pengembangan Biomedis dan Farmasi

Puslit BTDK

Pusat penelitian Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan,

Kementerian Kesehatan

SOP

Standard Operating Procedure/ Standar prosedur operasional

TOR

Terms of Reference/Kerangka Acuan

USAID

United States Agency for International Development

WHO

World Health Organization

TIM PENYUSUN

PUSAT BTDK

USAID | DELIVER Jakarta

Russ Vogel
Anton Widjaya
Juhartini
Rio Chandra Dewa

CDC ATLANTA - Kantor Jakarta

UNGKAPAN TERIMA KASIH

Ungkapan terima kasih disampaikan kepada Tim Penyusun SPO ini yang mewakili
Pusat Penelitian Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan, Badan Litbang
Kesehatan Kementerian Kesehatan, USAID Deliver dan CDC Atlanta yang telah
melaksanakan kegiatan assessment cold chain kegiatan Surveilans ILI selama
bulan Nopember 2011 Januari 2012 dan kemudian menyusun SPO ini. SPO
diperlukan untuk meningkatkan manajemen cold chain terhadap spesimen ILI yang
telah diambil di Puskesmas sentinel dan kemudian diperiksa di lab regional maupun
laboratorium rujukan ILI dalam kerangka kegiatan Surveilans Influenza-Like
Illnesses (ILI) di Indonesia.

Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada Drs. Ondri Dwi Sampurno, MSi,
Apt. Kepala BTDK, atas visi dan dukungannya yang berkesinambungan untuk
kegiatan ini serta USAID | DELIVER PROJECT serta USAID | INDONESIA yang
telah memberikan dukungan finansial dan bantuan teknis untuk kegiatan ini dan
staf dari CDC/USA di Jakarta yang telah berpartisipasi secara aktif dalam kegiatan
assessment maupun penyusunan SPO ini.

I.

PENDAHULUAN
A.

Latar Belakang Sistem Pengelolaan Cold chain Spesimen dalam

Kegiatan Surveilans ILI

Infeksi virus influenza merupakan salah satu penyakit yang menjadi

penyebab masalah kesehatan dengan potensi menyebabkan epidemi
dengan angka kematian yang cukup tinggi di Indonesia dan bagian lain
dunia.
Kementerian Kesehatan beserta jajaran kesehatan di daerah sejak tahun
1975

berupaya

melakukan pemantauan terhadap kasus dan virus

penyebab influenza yang terjadi di Indonesia untuk mendapatkan

gambaran epidemiologi influenza dan untuk kepentingan program
penanggulangan penyakit influenza di Indonesia.

Sejak bulan September 2004 Puslitbang BMF Badan Litbangkes (kini

Pusat Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan) bekerja sama dengan
Ditjen P2PL KemenKes, CDC Atlanta dan WHO telah mengembangkan
jejaring survailan epidemiologi dan virologi di 7 propinsi di Indonesia yang
kemudian diperluas ke 22 propinsi di Sumatera, Jawa, Kalimantan,
Sulawesi, Bali dan NusaTenggara dan Papua,

dengan pemeriksaan

kasus tersangka ILI dan pengambilan spesimen usap nasal dan atau usap
tenggorok. Pengambilan spesimen usap hidung dan atau tenggorok
dilakukan di 20 Puskesmas sentinel di 20 propinsi dan 8 Rumah Sakit
sentinel.

Kegiatan survailan antara lain dilakukan dengan penetapan 1 laboratorium

rujukan nasional yaitu laboratorium virology Pusat BTDK Badan
Litbangkes dan 5 laboratorium Regional untuk pemeriksaan PCR-RT ( 2
di Jakarta, dan masing masing 1 di Semarang, Bali, Makasar) terhadap
spesimen yang dikirim oleh berbagai rumah sakit dan puskesmas sentinel
ILI. Guna memperoleh hasil pemeriksaan laboratorium yang terpercaya
dan akurat maka kualitas spesimen perlu dijaga antara lain dengan
mempertahankan suhu spesimen tetap berada pada kisaran suhu optimal
8

4C/ (-) 70 C mulai dari saat pengambilan, penyimpanan, pengepakan

dan pengiriman spesimen ke laboratorium regional ataupun laboratorium
rujukan nasional .

Berbagai pedoman pengambilan, pengepakan, pengiriman spesimen

yang ada menekankan untuk selalu mempertahankan suhu spesimen
pada suhu 4oC, namun tidak ada petunjuk yang terinci mengenai berapa
lama spesimen dapat diperlakukan dalam suhu 4C dan tindakan apa bila
waktu tersebut terlampaui. Juga bagaimana cara pengaturan dan
pemantauan peralatan dan alat bantu cold chain agar diperoleh suhu yang
optimal tersebut.

Disamping masalah ketersediaan ketersediaan

peralatan dan alat bantu yang diperlukan serta bagaimana

persiapan

atau pelatihan para petugas yang terkait dalam mengelola cold chain.

Selama ini puskesmas dan laboratorium regional telah melakukan

pengambilan spesimen maupun pemeriksaan laboratorik secara rutin
namun hanya sedikit informasi yang ada mengenai penggunaan peralatan
pelindung diri (PPE) saat pengambilan dan penanganan spesimen di
Puskesmas maupun di laboratorium regional. Juga perlu diatur mengenai
keberadaan dan kondisi peralatan dan alat bantu cold chain, penanganan
limbah dan kegiatan pembinaan pada berbagai fasilitas tersebut. Pada
umumnya petugas mempunyai persepsi bahwa peralatan dan alat bantu
yang

digunakan

sudah

secara

otomatis

memenuhi

kebutuhan

pengelolaan cold chain dan tidak memerlukan pengaturan lagi.

Untuk itu perlu disusun SPO mengenai prosedur rantai dingin yang harus
diterapkan, jenis, kapasitas dan kinerja peralatan penyimpanan dingin
maupun peralatan pemantau suhu yang dipergunakan pada fasilitas
pengambilan spesimen dan laboratorium ILI agar selanjutnya suhu
optimal dan mutu spesimen dapat dipertahankan dan ditingkatkan.

Standar prosedur operasional ini dirancang untuk memberikan acuan bagi

para petugas laboratorium regional dan Puskesmas sentinel ILI yang
berpartisipasi dalam kegiatan surveilans ILI dalam pengelolaan cold chain

terhadap spesimen ILI sejak pengambilan, pengepakan, pengiriman dan

pemeriksaan.

B.

Tujuan Penyusunan Sistem Pengelolaan Cold chain dalam kegiatan

Surveilans ILI

Tujuan penyusunan SPO ini adalah untuk memastikan bahwa spesimen

yang diambil di puskesmas sentinel ILI tetap baik mutunya sampai dengan
dilakukan pemeriksaan virologi di lab regional maupun di lab rujukan
nasional ILI sehingga hasil pemeriksaan akurat dan terpercaya.

C.

Unit pelaksana yang terkait dengan Pengelolaan Cold Chain kegiatan

Surveilans ILI
Unit pelaksana yang terkait dengan sistem pengelolaan cold chain ini
dimulai dari unit yang melakukan pengambilan spesimen yaitu berbagai
puskesmas sentinel dan laboratorium laboratoium regional dan
laboratorium rujukan nasional ILI dimana kesemua unit ikut bertanggung
jawab agar spesimen ILI yang diperoleh terjaga mutunya antara lain agar
tetap diperlakukan dalam kisaran suhu 4C/ (-) 70 C selama waktu
tertentu sejak pengambilan, pengepakan dan pengiriman spesimen
tersebut sampai dilakukan pemeriksaan di laboratorium virologi yang
ditunjuk.

Pusat Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan dan Badan Penelitian

Pengembangan dan Kesehatan, Laboratorium Virologi

Tim Pelaksana Surveilans ILI di Laboratorium Virologi BTDK memiliki

tanggung jawab dalam sistem pengelolaan cold chain spesimen ILI
pada berbagai unit pelaksana Surveilans ILI.

Para anggota Tim Pelaksana Surveilans ILI akan menjadikan tugastugas manajemen cold chain spesimen ILI sebagai bagian dari
keseluruhan kegiatan Surveilans ILI yang menjadi tanggung jawab
mereka.

10

Para staf Tim Pelaksana Surveilans ILI yang akan bertanggung jawab
dalam sistem pengelolaan logistik laboratorium adalah:
-

Koordinator Surveilans ILI

Koordinator Logistik Surveilans ILI

Koordinator Laboratorium Rujukan ILI (di Laboratorium Virologi

BTDK)

Tugas-tugas dari Tim Pelaksana Surveilans ILI dalam manajemen

cold chain spesimen ILI termasuk:
-

Pemantauan dan pengawasan dari pengambilan, penyimpanan,

pengepakan dan pengiriman sampai pemeriksaan laboratorik
spesimen.

Menilai kinerja peralatan cold chain dan status persediaan

perangkat

penunjang

cold

chain

yang

dibutuhkan

dan

mengkoordinir distribusi peralatan penunjang cold chain untuk

pengambilan,

penyimpanan,

pengepakan

dan

pengiriman

spesimen bagi Laboratorium Rujukan (Lab Virologi BTDK),

Laboratorium Regional ILI dan Puskesmas.
-

Secara rutin memberikan umpan balik, pelatihan kerja dan

supervisi

suportif

Laboratarium

yang

Rujukan,

mendukung
Laboratorium

bagi

para

Regional

staf
ILI,

di
dan

Puskesmas yang bertanggung jawab atas mutu spesimen dalam

kegiatan surveilans ILI.
-

Koordinasi dan komunikasi dengan para Petugas Surveilans di

Dinas Kesehatan di tingkat provinsi dan kabupaten/kota untuk
mendukung

pelaksanaan

sistem

pengelolaan

cold

chain

spesimen Surveilans ILI.

Laboratorium Rujukan ILI (Lab Virologi BTDK)

Laboratorium Virologi BTDK yang berfungsi sebagai Laboratorium

Rujukan ILI akan menjamin kualitas dalam pengambilan/penerimaan
dari puskesmas, penyimpanan, pengepakan, pengiriman sampai

11

pemeriksaan spesimen ILI di Laboratorium Rujukan, Laboratorium

Regional ILI, dan Puskesmas.

Laboratorium Rujukan ILI (Lab Virologi BTDK) juga berfungsi sebagai

Laboratorium Regional ILI yang menerima, menyimpan, memeriksa
spesimen ILI

Laboratorium Rujukan ILI akan memantau dan memastikan kondisi

penyimpanan yang tepat untuk menjaga kualitas spesimen ILI

Laboratorium Regional ILI

Laboratorium

regional

akan

pengambilan/penerimaan

dari

menjamin
puskesmas,

kualitas

dalam

penyimpanan,

pengepakan, pengiriman sampai pemeriksaan spesimen ILI di

Laboratorium Regional ILI.

Laboratorium Regional ILI berfungsi sebagai Laboratorium Regional

ILI, dan akan menerima, menyimpan, memeriksa spesimen ILI

Seluruh Laboratorium Regional ILI akan memantau dan memastikan

kondisi penyimpanan yang tepat untuk menjaga kualitas spesimen ILI
di wilayahnya.

Puskesmas Sentinel ILI

Seluruh Puskesmas yang dipilih sebagai lokasi sentinel untuk

pemantauan ILI bertanggung jawab agar pengambilan, penyimpanan,
pengepakan dan pengiriman spesimen ILI dilakukan secara benar
dengan mengupayakan agar spesimen selalu berada pada suhu yang
disyaratkan dalam kisaran 4C dalam batas waktu tertentu.

Seluruh Puskesmas sentinel memantau dan memastikan kondisi

penyimpanan, pengepakan, pengiriman yang tepat untuk menjaga
kualitas spesimen ILI yang diambil.

Dinas Kesehatan Provinsi (Dinkesprov)

Petugas-petugas

Surveilans

di

Dinkesprov

akan

melakukan

koordinasi dan komunikasi dengan Tim Pelaksana Surveilans ILI

BTDK, Puskesmas dan Lab regional untuk mendukung pelaksanaan

12

sistem pengelolaan cold chain terhadap spesimen ILI yang diambil di

puskesmas sentinel.

Dinas Kesehatan Kabupaten /Kota(Dinkeskab/kota)

Petugas-petugas Surveilans di Dinkeskab akan melakukan koordinasi

dan komunikasi dengan Tim Pelaksana Surveilans ILI BTDK, Lab
regional dan Puskesmas untuk mendukung pelaksanaan sistem
pengelolaan cold chain terhadap spesimen ILI yang diambil di
puskesmas sentinel.

13

D.1. Bagan alur penemuan kasus dan penangananan spesimen ILI di

Puskesmas

BAGAN ALUR PENEMUAN KASUS DAN

PENANGANAN SPESIMEN
INFLUENZA LIKE ILLNES S (ILI) DI
DOKTER/PERAWAT
PUSKESMASIDENTIFIKASI pasien dg
Identifikasi pasien ILI

anamnesis
pengukuran suhu tubuh dg termometer
digital

panas 38C + Batuk atau

Sakit Tenggorokan.

PERAWAT
Dicatat dalam Buku Register ILI

DOKTER/PERAWAT
Informed Consent

Peralatan Perlindungan
Pribadi (PPE)

Isi Formulir Kasus ILI

Pengambilan spesimen apus hidung &
tenggorokan
Pengelolaan limbah medis sesuai SPO

Formulir Kasus ILI serahkan ke

Petugas Surveilans
Spesimen disimpan di dalam lemari es

PETUGAS SURVEILANS/REKAM MEDIS

Entry ke database
PERAWAT
Spesimen dikemas dalam coolbox
Pengisian Formulir Pengiriman Spesimen

Formulir + Spesimen diambil oleh Kurir

UPAYAKAN TIBA DI LAB REG < 48 - 72
JAM SEJAK PENGAMBILAN SPESIMEN

Swab
Cryotube
Kertas tisu
Parafilm
Klip plastik

Batasan waktu simpan

Lemari es suhu 2-8oC
Penempatan dalam LE
Termometer
Form pencatatan suhu
harian

Pralon dan tutup

Cold box
Ice pack beku
Termometer

Surat pengantar
pengiriman
Form kondisi & suhu
spesimen
Form ID pasien, kondisi
pasien, dll

14

15

D.2. Bagan alur penemuan kasus dan penangananan spesimen ILI di

Laboratorium Regional

BAGAN ALUR PENEMUAN KASUS DAN

PENANGANAN SPESIMEN
INFLUENZA LIKE ILLNES
S (ILI) DI
Periksa kelengkapan dokumen:
LABORATORIUM REGIONAL
Surat pengantar pengiriman
Menerima spesimen dari Puskesmas

Periksa kelengkapan dokumen

Periksa kondisi dan suhu spesimen

Dicatat dalam Log Book ILI

Spesimen di aliquot:
1. Spesimen asli disimpan dalam LE
2-8C untuk dikirim ke BTDK
2. Spesimen untuk lab reg disimpan
dalam deep freezer (-)70C

Form kondisi & suhu spesimen

Form ID pasien, kondisi pasien,
dll.
Periksa kondisi & suhu spesimen:
Periksa suhu lihat
termometer
Periksa peralatan pengemasan
(pralon & tutup, ice pack beku,
termometer, cool box).

Penempatan dalam LE
Termometer
Form pencatatan suhu harian
Peralatan Perlindungan Pribadi
(PPE)
Bio safety cabinet

Pemeriksaaan spesimen:
1. Melakukan ekstraksi
2. Periksa PCR-RT bila positif tipe A
lanjutkan dengan sub typing

Pengiriman spesimen ke BTDK:

Spesimen dikemas dalam coolbox
Kelengkapan dokumen
UPAYAKAN TIBA DI BTDK < 48 72 JAM SEJAK PENGAMBILAN
SPESIMEN

Peralatan Perlindungan
Pribadi (PPE)
Bio safety cabinet

Pralon dan tutup

Cold box
Ice pack beku
Termometer

Surat pengantar pengiriman

Form kondisi & suhu
spesimen
Form ID pasien, kondisi
pasien, dll

16

II. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB DALAM MENGELOLA

LOGISTIK PERALATAN PEMBANTU COLD CHAIN
LABORATORIUM SURVEILANS ILI
Pengelolaan logistik peralatan penunjang cold chain merupakan satu kesatuan
dan bagian dari bahan logistik yang lain untuk laboratorium-laboratorium dan
puskesmas Surveilans ILI.
Peran dan tanggung jawab dalam mengelola logistik peralatan pembantu cold
chain mengikuti SPO untuk sistem pengelolaan logistik laboratorium ILI yang
telah ada.

17

III. SPO PENGELOLAAN COLD CHAIN SPESIMEN ILI DI

LABORATORIUM REGIONAL

18

PROSEDUR BAKU TATALAKSANA COLD CHAIN

SPESIMEN ILI UNTUK LABORATORIUM RUJUKAN DAN
LABORATORIUM REGIONAL ILI/PUSAT BTDK

KAIDAH UMUM

SIFAT SPESIMEN:
1.

Spesimen ILI merupakan bahan biologis yang peka terhadap suhu diatas
kisaran suhu 2 o 8 o C.

2.

Kerusakan spesimen karena penanganan cold chain yang tidak memenuhi

syarat menyebabkan kerusakan pada spesimen sehingga tidak layak
dilakukan pemeriksaanRT- PCR/lain lain.

JENIS SPESIMEN ILI

Jenis spesimen ILI yang diambil adalah:

1.

Apus hidung.

2.

Apus tenggorok.

MEMPERTAHANKAN SUHU SPESIMEN ILI

Suhu spesimen harus selalu diusahakan agar selalu berada pada suhu 4o C
dengan kisaran suhu 2o 8o C sejak pengambilan, penyimpanan, pengepakan
dan pengiriman spesimen.

Penyimpanan pada suhu 4C sejak spesimen diambil, maksimum dapat

dilakukan selama...........

19

1.

PERSIAPAN RUTIN HARIAN

Persiapkan dan monitor kinerja/suhu lemari es untuk penyimpanan
spesimen

A.

Pemilihan Lemari Es Untuk Penyimpanan Bahan Biologis Peka

Panas (Heat Sensitive)
1.

Untuk menyimpan bahan biologis peka-panas (heat sensitive)

harus dipilih lemari es yang menggunakan sistem manual
defrosting dan bukan jenis auto-defrosting. Hal ini disebabkan
karena pada tipe auto defrosting lemari es dilengkapi pemanas
yang akan bekerja bila bunga es menebal dan pada saat itu suhu
dalamlemari es akan meningkat sehinga berisiko kerusakan bahan
biologis yang disimpan di dalamnya.

2.

Lemari es harus dari jenis yang menggunakan pendingin non-CFC

dan tidak diperkenankan menggunakan pendingin jenis CFC/freon
karena berisiko merusakkan lapisan ozon global.

3.

Lemari es yang dipilih harus mempunyai kemampuan stabilitas

suhu didalamnya bila listrik padam/sumber daya lain tidak
berfungsi (hold over time) selama minimal 6 jam bila pintu tertutup.
Lemari es domestik umumnya hanya mempunyai hold over time
selama 1-2 jam.

B.

Pengaturan dan Pemeliharaan Lemari Es ILR/ LE Rumah tangga

1.

Tempatkan lemari es 10 15 cm
dari dinding/antar lemari
es/barang disekitar LE.

2.

Hindari sinar matahari langsung.

3.

Sebaiknya buka tutup lemari es

maksimal 3-5 x/hari.

4.

Termostat diatur agar suhu 2o-5

o

C pada pagi hari.

JANGAN merubah termostat walaupun listrik padam

5.

Tempatkan sensor termometer digital/termometer dalam LE, bila

tidak ada display temperatur yang build- in pada lemari es.
20

6.

Gunakan termometer atau termometer digital untuk memonitor

suhu setiap hari dan catat pada grafik suhu yang ditempel.

7.

Lakukan pembersihan bagian luar dan dalam LE dari genangan air

secara rutin

8.

Lakukan pembersihan lemari es dari bunga es bila sudah lebih

dari 0.5 cm dengan cara:
a.

cabut kabel dari stopkontak

b.

pindahkan isi LE dalam cold box berisi Ice pack beku

c.

buka pintu, tunggu sampai bunga es meleleh (jangan lepaskan

bunga es dengan benda tajam) dan keringkan lemari es

d.
9.

pasang kembali aliran listrik

Bila tidak dipakai, bersihkan dan keringkan karet seal dan bagian
dalam lemari es agar tidak berjamur.
Sebaiknya dibiarkan terbuka sampai bagian dalam kering.

C.

Pengaturan Freezer/Deep Freezer

1.

Tempatkan freezer/deep freezer 10

15 cm dari dinding/antar lemari
es/barang disekitarnya.

2.

Hindari sinar matahari langsung.

3.

Sebaiknya buka tutup maks. 3 5 x/hari.

4.

Termostat diatur agar suhu () 15o sampai (-)

25oC pada pagi hari.
JANGAN merubah termostat walaupun
listrik padam.

5. Monitor suhu setiap hari dan catat pada grafik

suhu yang ditempel
6. Lakukan pembersihan bagian luar dan dalam
freezer dari genangan air

21

7. Lakukan pembersihan LE dari bunga es sudah lebih dari 0.5 cm

dengan cara :
a.

cabut kabel dari stopkontak

b.

pindahkan isi LE dalam cold box berisi Ice pack beku

c.

buka pintu dan tunggu sampai bunga es meleleh (jangan

lepaskan bunga es dengan benda tajam) dan keringkan

d.

pasang kembali aliran listrik

8. Bila tidak dipakai, bersihkan dan keringkan karet seal dan bagian
dalam freezer agar tidak berjamur. Sebaiknya dibiarkan terbuka
sampai bagian dalam kering.

D.

Penggunaan Alat Pemantau Suhu

Untuk memantau suhu lemari es dapat dipakai peralatan sbb.:
1.

Pemantau suhu sesaat: mengukur suhu pada saat dibaca, antara

lain:

a. Termometer Mueller, kisaran pemantauan

(-) 50C sampai (+) 50C.
Diletakkan di dalam lemari es atau kotak
dingin.

b. Termometer digital, menggunakan sensor

yang diletakkan di dalam lemari es ataupun
freezer maupun dalam kotak dingin untuk
transportasi. Display suhu di luar lemari
dingin sehingga suhu dapat dibaca dari luar
lemari dingin.
c. Dial termometer, menggunakan sensor
yang diletakkan di dalam lemari es atau
freezer dan display suhu di luar lemari dingin
sehingga suhu dapat dibaca dari luar lemari
dingin.

d. Termometer air raksa/cairan lain, jenis ini

tidak dianjurkan karena perubahan suhu
sangat cepat sehingga menyulitkan
pembacaan.
e. Freeze-tag: alat elektronik untuk memantau
suhu beku di bawah 0C. Alat ini diletakkan
22

di dalam lemari es/kotak pendingin bersama

dengan vaksin.
Display akan berubah dari tanda centang
menjadi tanda silang bila suhu berada di
bawah 0C selama 1 jam. Alat pemantau ini
terutama digunakan untuk memantau suhu
yang dapat menimbulkankerusakan pada
vaksin yang peka beku (freeze sensitive)
seperti Hepatitis B, DPT, TT, DT dll.

2. Pemantau suhu berkelanjutan: mengukur dan mencatat riwayat

paparan suhu secara kontinu selama suatu periode waktu tertentu,
antara lain:
a. Termograf, terdiri atas skala suhu yang
dipasang di luar lemari pendingin dan kabel
sensor yang diletakkan di dalam ruang
dingin sehingga pembacaan suhu dapat
dilakukan dari luar ruang dingin. Pencatatan
dilakukan pada lempeng kertas grafik secara
kontinu dan tergantung jenis pencatatannya
berlaku untuk mingguan atau bulanan.
Biasanya dipakai pada cold room atau
freezer room yang besar. Pembacaan suhu
saat itu dapat dilakukan dengan melihat
skala suhu display sedangkan riwayat
paparan suhu tercatat dalam lempeng kertas
grafik. Pada umumnya termograf dilengkapi
dengan sistem alarm yang akan berfungsi
bila suhu berada di luar kisaran suhu yang
sudah di-set.
b. Temperature Data Logger TTM (Time
Temperature Monitor): merupakan
pemantau suhu yang berkelanjutan selama
waktu dan interval yang diset dengan
komputer. Alat ini dapat melakukan
pembacaan suhu maksimal 1800
pembacaan dan dapat diset ulang setelah
data lama diunduh. Kisaran suhu (-) 40 C
sampai (+) 75 C. Riwayat paparan suhu
dingin/panas dapat diunduh dengan
komputer sehingga terdeteksi kapan adanya
dan seberapa besar penyimpangan yang
dialami .
Dapat digunakan untuk pemantauan dalam
lemari dan kotak pendingin maupun dalam
pengiriman spesimen/bahan biologis seperti
vaksin.

23

c. Fridge-Tag: merupakan pemantau suhu

berkelanjutan. Fungsi dan kinerja mirip data
logger sub (b) diatas. Kisaran pemantauan
suhu (-) 20C sampai (+) 55C dilengkapi
alarm bila terpapar suhu di atas 8C selama
10 jam atau 60 menit dibawah 0,5C.
Dapat menunjukkan riwayat paparan suhu
30 hari terakhir.
d. TTM (time temperature monitor): alat
pemantau suhu untuk paparan panas
dengan menggunakan prinsip perubahan
warna bahan kimia seiring perubahan
paparan suhu. Bekerja secara kumulatif
dalam 4 tingkat A-B-C-D. Status C dan D
menunjukkan bahan biologis/vaksin tidak
layak pakai. Digunakan untuk menunjukkan
layak pakai bahan biologis seperti oxytocin
atau vaksin yang peka paparan panas
berlebih (heat sensitive) seperti Polio,
Campak, BCG dll. Alat diletakkan dalam
lemari/kotak dingin bersama bahan biologis
atau vaksin. Umumnya TTM ditempelkan
pada kemasan bahan biologis /vaksin.

E.

Carrier/ Cold Box = Kotak Spesimen/Vaksin

1. Lakukan pembersihan bagian luar dan
dalam cold box dari genangan air
2. Bila tidak dipakai, bersihkan dan
keringkan bagian dalam carrier/cold
box agar tidak berjamur. Sebaiknya
dibiarkan terbuka sampai bagian
dalam kering.

F.

Kapasitas yang umum

tersedia: 0.6 L, 3.0 L, 5.3
L, 8.5 L, 20.7 L

Ice pack = Kotak Dingin

1. Siapkan Ice pack (mis.kap. 0.6 L) sesuai
dengan ukuran cold box. Setiap cold box
diisi dengan 6 Ice pack.
2. Bekukan minimal 6 buah Ice pack setiap
hari dalam freezer.

Kapasitas yang umum

tersedia: 0.4 L, 0.5 L, 0.6
L, 2.2 L, 5L
24

2.

SAAT PENJEMPUTAN DI PUSKESMAS ATAU BILA DIKIRIM

KE LAB REGIONAL
A.

Bila Spesimen Dijemput Oleh Petugas Dinas Kesehatan

1. Siapkan wadah pralon isi cryotube dan cold box berisi cukup Ice
pack beku.
2. Pastikan bahwa spesimen disimpan dalam lemari es dengan
kinerja baik dan suhu 4oC dengan kisaran suhu 2o 8o C.
3. Masukkan spesimen dalam cold box dan masukkan minimal 6 buah
Ice pack.
4. Buat catatan tentang kondisi dan Ice pack beku pada surat
pengantar kiriman.
5. Maksimal berapa lama spesimen boleh disimpan dalam 4o C

B.

Bila Spesimen Dikirim Ke Lab Regional Oleh Puskesmas

1. Petugas penerima periksa kondisi Ice pack apakah masih dalam
keadaan beku (bila tidak ada pemantau suhu di dalam box)
2. Kembalikan spesimen ke dalam kemasan cold box atau pindahkan
ke cold box lain dengan Ice pack beku dan bawa ke lab virologi
secepatnya.
3. Pemindahan ke cold box lain dilakukan pada keadaan:
(1)

Cold box dan Ice pack akan dibawa kembali oleh pengirim

(2)

Mungkin spesimen tidak langsung dilakukan pemeriksaan oleh

petugas lab. virologi

3.

SAAT PENERIMAAN DI LAB VIROLOGI LAB REGIONAL

A.

Spesimen Langsung Diperiksa

1. Gunakan alat pelindung diri (PPE)
2. Petugas lab memeriksa kemasan luar cold box dan isi label
pengantar.
3. Periksa kondisi Ice pack apakah masih dalam keadaan beku (bila
tidak menggunakan pemantau suhu di dalam box).

25

4. Buat catatan tentang kondisi dan suhu spesimen yang diterima

pada register spesimen.
5. Tetapkan berapa lama waktu/hari sejak pengambilan spesimen
sampai di terima di laboratorium regional.
6. Bila spesimen sudah melampaui batas waktu yang telah
ditetapkan, lakukan: ..................
7. Pastikan batasan jumlah spesimen yangminimal untuk melakukan
pemeriksaan PCR dan subtyping secara efisien.
8. Pastikan tenggat waktu maksimum antara penerimaan spesimen
sampai dilakukan pemeriksaan PCR dan sub typing..
9. Bila spesimen telah melampau batas waktu maksimum,
lakukan:............
10. Lakukan pemeriksaan sesuai prosedur
B.

Bila Pemeriksaan Tidak Langsung Dilakukan Maka Disimpan

Dalam Deep Freezer (-) 70oC
1. Letakkan spesimen di Cryorack ke dalam
deep freezer.
2. Pastikan deep freezer memiliki kinerja baik.
3. Lakukan pemantauan penyimpanan
spesimen agar batas waktu penyimpanan
tidak terlampui.
4. Pastikan batasan waktu maksimum untuk pemeriksaan PCR dan
sub-typing terpenuhi.
5. Bila spesimen telah melampau batas waktu maksimum,
lakukan:............
6. Lakukan monitoring dan pencatatan suhu deep freezer setiap hari
untuk memastikan stabilitas deep freezer.

26

4.

BILA SPESIMEN DARI LAB REGIONAL AKAN DIRUJUK KE

LAB. INFLUENZA NASIONAL/PUSAT BTDK KEMENKES
A.

Selalu Siapkan Peralatan Untuk Merujuk Spesimen:

1. Cryobox
2. Pralon bertutup
3. Termometer
4. Cold box/carrier
5. Cold box berisi minimal 6 Ice pack
yang sudah dibekukan minimal 24
jam

5.

PENGIRIMAN/TRANSPORTASI SPESIMEN DARI LAB.

REGIONAL KE LAB NASIONAL INFLUENZA/PUSAT BTDK
KEMENkES
A.

Selalu gunakan ice pack BEKU saat pengiriman

B.

Pastikan jumlah ice pack cukup dalam cold box ( minimal 6 buah)

C.

Pastikan label pada cold box terisi lengkap dan catatan bahwa Ice
pack yang dipakai beku.

D.

bila perjalanan > 24 jam pastikan mengganti Ice pack dengan Ice pack
beku baru saat dalam pengiriman.

E.

Pastikan Ice pack masih beku saat tiba di lab regional (petugas lab
nasional memberikan catatan pada surat expedisi pengiriman)

F.

Tentukan moda pengiriman agar spesimen dapat terima dalam

batasan waktu yang telah ditetapkan.

6.

PENYIMPANAN SPESIMEN POSITIF (+)

Untuk spesimen positif harus disimpan oleh laboratorium dalam suhu (-)
70oC sekurang-kurangnya 18 bulan.

27

7.

PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN DI PUSAT BTDK

A.

Gunakan alat pelindung diri (PPE)

B.

Simpan spesimen pada ke dalam deep freezer (-)70oC

C.

Petugas lab memeriksa kemasan luar cold box dan isi label pengantar.

D.

Periksa kondisi Ice pack apakah masih dalam keadaan beku (bila tidak
menggunakan pemantau suhu di dalam box).

E.

Buat catatan tentang kondisi dan suhu spesimen yang diterima pada
register spesimen.

F.

Tetapkan berapa lama waktu/hari sejak pengambilan spesimen

sampai di terima di laboratorium regional.

G.

Bila spesimen sudah melampaui batas waktu yang telah ditetapkan,

lakukan: ..................

8.

PEMERIKSAAN PCR DAN ISOLASI VIRUS DI PUSAT BTDK

A.

Gunakan alat pelindung diri (PPE)

B.

Pastikan batasan jumlah spesimen yang efisien untuk pemeriksaan

PCR dan sub typing.

C.

Pastikan tenggat waktu maksimum antara penerimaan spesimen

sampai dilakukan pemeriksaan PCR dan sub-typing..

D.

Bila spesimen telah melampau batas waktu maksimum,

lakukan:............

E.

Pastikan tenggat waktu maksimum antara penerimaan spesimen

sampai dilakukan isolasi.

F.

Bila spesimen telah melampau batas waktu maksimum,

lakukan:............

G.

Lakukan pemeriksaan sesuai prosedur

28

IV. SPO PENGELOLAAN COLD CHAIN SPESIMEN ILI DI

PUSKESMAS SENTINEL

29

PROSEDUR BAKU TATALAKSANA COLD CHAIN

SPESIMEN ILI UNTUK PUSKESMAS SENTINEL ILI

KAIDAH UMUM

SIFAT SPESIMEN:
1.

Spesimen ILI merupakan bahan biologis yang peka terhadap suhu diatas
kisaran suhu 2 o 8 o C.

2.

Kerusakan spesimen karena penanganan cold chain yang tidak

memenuhi syarat menyebabkan kerusakan pada spesimen sehingga tidak
layak dilakukan pemeriksaan PCR-RT/lain lain.

JENIS SPESIMEN ILI

Jenis spesimen ILI yang diambil:
1. Apus hidung.
1. Apus tenggorok.

MEMPERTAHANKAN SUHU SPESIMEN ILI

Suhu spesimen harus selalu diusahakan agar selalu berada pada suhu 4o C
dengan kisaran suhu 2 o 8 o C sejak pengambilan, penyimpanan,
pengepakan dan pengiriman spesimen.
Penyimpanan pada suhu 4C sejak spesimen diambil, maksimum dapat
dilakukan selama...........

30

1.

PERSIAPAN RUTIN HARIAN (PRA SAMPLING)

Persiapkan dan monitor kinerja/suhu lemari es untuk penyimpanan
spesimen

A.

Pemilihan Lemari Es Untuk Penyimpanan Bahan Biologis Peka

Panas (Heat Sensitive)
1. Untuk menyimpan bahan biologis peka-panas (heat sensitive)
harus dipilih lemari es yang menggunakan sistem manual
defrosting dan bukan jenis auto-defrosting. Hal ini disebabkan
karena pada tipe auto defrosting lemari es dilengkapi pemanas
yang akan bekerja bila bunga es menebal dan pada saat itu suhu
dalamlemari es akan meningkat sehinga berisiko kerusakan bahan
biologis yang disimpan didalamnya.
3. Lemari es harus dari jenis yang menggunakan pendingin non-CFC
dan tidak diperkenankan menggunakan pendingin jenis CFC/freon
karena berisiko merusakkan lapisan ozon global.
4. Lemari es yang dipilih harus mempunyai kemampuan stabilitas
suhu didalamnya bila listrik padam/sumber daya lain tidak berfungsi
(hold over time) selama minimal 6 jam bila pintu tertutup. Lemari es
domestik umumnya hanya mempunyai hold over time selama 1-2
jam.

B.

Pengaturan dan Pemeliharaan Lemari Es ILR/ LE Rumah tangga

1. Tempatkan lemari es 10 15 cm
dari dinding/antar lemari es.
2. Hindari sinar matahari langsung.
3. Sebaiknya buka tutup lemari es
maksimal 3-5 x/hari.
4. Termostat diatur agar suhu 2 o-5 oC pada
pagi hari.
5. Tempatkan sensor termometer digital/termometer
dalam LE, bila tidak ada display temperatur yang
build- in pada lemari es.
JANGAN merubah termostat walaupun listrik padam.
31

5. Gunakan termometer atau termometer digital untuk memonitor

suhu setiap hari dan catat pada grafik suhu yang ditempel.

6. Lakukan pembersihan bagian luar dan dalam LE dari genangan air

secara rutin
7. Lakukan pembersihan LE dari bunga es sudah lebih dari 0.5 cm
dengan cara:
a.

cabut kabel dari stop kontak.

b.

pindahkan isi LE dalam cold box berisi Ice pack beku.

c.

buka pintu dan tunggu sampai bunga es meleleh (jangan

lepaskan bunga es dengan benda tajam) dan keringkan lemari
espasang kembali aliran listrik.

d.

Bila tidak dipakai, bersihkan dan keringkan karet seal dan

bagian dalam lemari es agar tidak berjamur. Sebaiknya
dibiarkan terbuka sampai bagian dalam kering.

C.

Penggunaan Alat Pemantau Suhu

Untuk memantau suhu lemari es dapat dipakai peralatan sbb.:
1. Pemantau suhu sesaat: mengukur suhu pada saat dibaca, antara
lain:
a. Termometer Mueller, kisaran
pemantauan (-) 50C sampai (+) 50C.
Diletakkan di dalam lemari es atau kotak
dingin.

b. Termometer digital, menggunakan

sensor yang diletakkan di dalam lemari es
ataupun freezer maupun dalam kotak
dingin untuk transportasi. Display suhu di
luar lemari dingin sehingga suhu dapat
dibaca dari luar lemari dingin.

32

c. Dial termometer , menggunakan sensor

yang diletakkan di dalam lemari es atau
freezer dan display suhu di luar lemari
dingin sehingga suhu dapat dibaca dari luar
lemari dingin.
e. Termometer air raksa/cairan lain, jenis ini
tidak dianjurkan karena perubahan suhu
sangat cepat sehingga menyulitkan
pembacaan.
f. Freeze-tag: alat elektronik untuk
memantau suhu beku di bawah 0C. Alat ini
diletakkan di dalam lemari es/kotak
pendingin bersama dengan vaksin.
Display akan berubah dari tanda centang
menjadi tanda silang bila suhu berada di
bawah 0C selama 1 jam. Alat pemantau ini
terutama digunakan untuk memantau suhu
yang dapat menimbulkankerusakan pada
vaksin yang peka beku (freeze sensitive)
seperti Hepatitis B, DPT, TT, DT dll.

2. Pemantau suhu berkelanjutan: mengukur dan mencatat riwayat

paparan suhu secara kontinu selama suatu periode waktu tertentu ,
a.l. :
a. Temperature Data Logger TTM (Time
Temperature Monitor): merupakan
pemantau suhu yang berkelanjutan selama
waktu dan interval yang diset dengan
komputer. Alat ini dapat melakukan
pembacaan suhu maksimal 1800
pembacaan dan dapat diset ulang setelah
data lama diunduh. Kisaran suhu (-) 40 C
sampai (+) 75 C. Riwayat paparan suhu
dingin/panas dapat diunduh dengan
komputer sehingga terdeteksi kapan
adanya dan seberapa besar penyimpangan
yang dialami .
Dapat digunakan untuk pemantauan dalam
lemari dan kotak pendingin maupun dalam
pengiriman spesimen/bahan biologis
seperti vaksin.
b. Fridge-Tag: merupakan pemantau suhu
berkelanjutan. Fungsi dan kinerja mirip
data logger sub (b) diatas. Kisaran
pemantauan suhu (-) 20C sampai (+) 55C
dilengkapi alarm bila terpapar suhu di atas

33

8C selama 10 jam atau 60 menit di bawah

0,5C. Dapat menunjukkan riwayat
paparan suhu 30 hari terakhir.
c. TTM (time temperature monitor): alat
pemantau suhu untuk paparan panas
dengan menggunakan prinsip perubahan
warna bahan kimia seiring perubahan
paparan suhu. Bekerja secara kumulatif
dalam 4 tingkat A-B-C-D. Status C dan D
menunjukkan bahan biologis/vaksin tidak
layak pakai. Digunakan untuk
menunjukkan layak pakai bahan biologis
seperti oxytocin atau vaksin yang peka
paparan panas berlebih (heat sensitive)
seperti Polio, Campak, BCG dll. Alat
diletakkan dalam lemari/kotak dingin
bersama bahan biologis atau vaksin.
Umumnya TTM ditempelkan pada kemasan
bahan biologis /vaksin.

D.

Carrier/ Cold Box (Kotak Spesimen/Bahan Biologis)

1. Lakukan pembersihan bagian luar dan
dalam cold box dari genangan air.
2. Bila tidak dipakai, bersihkan dan
keringkan bagian dalam cold box agar
tidak berjamur. Sebaiknya dibiarkan
terbuka sampai bagian dalam kering.

E.

Kapasitas yang umum

tersedia: 0.6 L, 3.0 L, 5.3
L, 8.5 L, 20.7 L

Ice Pack (Kotak Beku)

1. Siapkan Ice pack (mis. Kap. 0,6 L) sesuai
dengan ukuran cold box sejumlah 6 x
jumlah cold box.
2. Bekukan minimal 6 bh Ice pack setiap hari
dalam freezer.

Kapasitas yang umum

tersedia: 0.4 L, 0.5 L, 0.6
L, 2.2 L, 5L

34

F.

Siapkan Beberapa Peralatan:

1. Cryotube untuk wadah spesimen usap yang
diambil
2. Pralon bertutup untuk wadah beberapa
spesimen.

2.

SAAT PENGAMBILAN SPESIMEN

Siapkan:
A.

Alat pelindung diri (PPE)

B.

peralatan cold chain saat pengambilan spesimen:

cold box berisi minimal 6 Ice pack yang sudah dibekukan minimal 24
jam.

3.

PENGEPAKAN
A.

Bila Spesimen Segera Dikirimkan Ke Lab Regional Setelah Diambil

Setelah spesimen diambil dan langsung dikirimke lab regional:
1. Masukkan cryotube yang berisi spesimen
ILI ke dalam pralon.
2. Susun Ice pack (minimal 6 buah) pada
bagian bawah, samping di dalam cold
box/carrier.
3. Masukkan pralon ke dalam cold
box/carrier dan tutup bagian atas dengan
satu buah Ice pack.
4. Letakkan termometer kemudian tutup cold box/carrier.
5. Beri label dan spesimen siap dikirimkan ke lab regional.
6. Tentukan moda pengiriman agar spesimen dapat tiba di lab reg
dalam waktu < 4 hari sejak pengambilan ??

B.

Bila Spesimen Dikirimkan Secara Mingguan Ke Lab Regional?

1. Letakkan cryotube yang sudah berisi spesimen di dalam pralon
dengan tutup ke dalam lemari es.
35

2. Pastikan kinerja lemari es baik dan mempunyai suhu 4oC dengan

kisaran suhu 2o 8oC.
3. Pastikan spesimen tiba di lab reg dalam waktu < .......... hari sejak
pengambilan ??

C.

Penyimpanan Spesimen (Sementara) Sebelum Dikirim Ke Lab

Regional
1. Letakkan cryotube yang sudah berisi spesimen ke dalam pralon
dengan tutup ke dalam lemari es
2. Pastikan kinerja lemari es baik dan mempunyai suhu 4oC dengan
kisaran suhu 2o 8oC.
3. Pastikan spesimen tidak ditempatkan di bagian
pintu lemari es.
4. Pastikan batasan waktu maksimal penyimpanan
di puskesmas sejak pengambilan spesimen
terpenuhi.
5. Lakukan monitoring dan pencatatan suhu lemari es setiap hari
untuk memastikan stabilitas suhu lemari es.

4.

PENGIRIMAN/TRANSPORTASI SPESIMEN DARI

PUSKESMAS KE LAB. REGIONAL
A.

Selalu gunakan cool pack BEKU saat pengiriman.

B.

Pastikan jumlah Ice pack cukup dalam cold box ( minimal 6 buah)

C.

Pastikan label pada cold box terisi lengkap dan catatan bahwa Ice
pack yang dipakai beku.

D.

Bila perjalanan > 24 jam pastikan mengganti Ice pack dengan Ice pack
beku baru dalam perjalanan.

E.

Sertakan dokumen pengiriman menyertai pengiriman spesimen.

F.

Pastikan Ice packs masih beku saat tiba di lab regional (petugas lab
regional mencatat pada surat expedisi pengiriman).

G.

Tentukan moda pengiriman agar spesimen dapat tiba di lab reg dalam
waktu < ............ hari sejak pengambilan ??

36

V.

PENUTUP
Dengan menerapkan berbagai isu dalam SPO ini, akan membantu petugas
pelaksana untuk menjamin mutu yang baik daripada Spesimen ILI sampai
diperiksa oleh laboratorium.
Bila sarana pendukung yang canggih belum ada pada saat ini, petugas
harus menggunakan peralatan yang tepat guna dengan pendekatan pada
berbagai alternatif yang terdapat dalam SPO ini.

37

VI.

KEPUSTAKAAN
1.

A practical guide to harmonizing virological and epidemiological

Influenza Surveillance, WHO Wespro,November 2008

2.

Effective Vaccine management (version 1.7), WHO,Unicef, GAVI

Alliance, PATH, September 2010

3.

Pedoman pelaksanaan Surveilans Epidemiologi dan Virologi Influenza

Like Illness (ILI) di Puskesmas dan Rumah Sakit, Puslitbang Biomedis
dan Farmasi, Badan Litbangkes Kementerian Kesehatan RI, Jakarta
2010

4.

Protokol Sari (Severe Acute Respiratory Infection), Badan

Litbangkes,Jakarta 2011

5.

Standar Prosedur Operasi (SPO) Pengambilan, Pengemasan, Dan

Pengiriman Spesimen Harmonisasi Surveilans Jakarta Timur, .Pusat
BTDK, 2010 )

6.

Standar prosedur operasional pengambilan, pengepakan dan

Pengiriman Spesimen Surveilans Virologi Influenza Like Illness (ILI),
Pusat Biomedis dan Farmasi, Badan Litbang Kesehatan, kementerian
Kesehatan RI, jakarta 2010.

7.

Spesimen Stock Management. Guidelines for Immunization Program

and Spesimen Store Managers. WHO, Immunization, Spesimens, and
Biologicals, WHO/IVB/06.12.

8.

Spesimens and Biologicals. Ensuring the Quality of Spesimens at

Community Level, WHO-UNICEF, WHO/V&B/02.16.

9.

Guidelines for Sample Collection and Handling of Human Clinical

samples for Laboratory Diagnosis of H1N1 Influenza, National Institute
Of Communicable Diseases, 22- Sham Nath Marg New Delhi -110054,
DIRECTORATE GENERAL OF HEALTH SERVICES , MINISTRY OF
HEALTH AND FAMILY WELFARE GOVT OF INDIA.

10. Collecting,preserving and shipping spesimens for the diagnosis of Avian

Influenza A virus infection; Oct. 2006 - WHO/CDS/EPR/ARO/2006.1
11. Generic Protocol for Influenza Surveillance, PAHO/HDM/CD/V/411/06
12. A practical guide for designing and conducting influenza disease burden
studies, WHO Western Pacific Region-November 2008.
38

13. Interm Guidance on Specimen Collection, Processing, and Testing for

Patients with Suspected Novel Influenza A (H1N1) Virus Infection
CDC, May 2009.
14. Sampling and shipping of influenza clinical Spesimens and virus
isolates, WHO, March 2009.
15. Laboratory Testing Protocol: Influenza Surveillance, DSHS Austin
Laboratory, Publ. No. 14-13224-Revised 11/03/2011.
16. SOP on Laboratory Diagnosis of Influenza (Seasonal, Avian and
Pandemic), Government of Nepal, MOHP, Feb 2011.
17. Guidelines: Influenza Specimen Collection, Labeling, Storage and
Handling, NCIRD/ID/SORT, Version 1.3, 10/28/2011.
18. Manual for The Laboratory Diagnosis and Virological Surveillance of
Influenza, WHO, 2011.
19. Laboratory Diagnostics, Specimen Collection, and Biosafety Issues,
CDC, s 15480 pdf.

39

Lampiran 1

KARTU MONITORING PENGIRIMAN/PENERIMAAN SPESIMEN ILI

Puskesmas pengirim:____________________

Saat
dikirim
No

Item yg diperiksa

oleh
Puskesma
s

Saat
diterima
oleh Lab.
Regional

Saat

Saat

dikirim

diterima

oleh Lab.

oleh

Regional

Pusat

ke BTDK

BTDK

Tanggal pengiriman

Jam pengiriman

Suhu saat pengiriman

Jumlah spesimen

bh

bh

bh

bh

Warna spesimen

Termometer
disertakan: Ya/Tidak

Jumlah Ice pack

bh

bh

bh

bh

Jumlah pralon

bh

bh

bh

bh

Nama petugas

10

Paraf petugas

40

Lampiran 2.a.

41

Lampiran 2.b.

42

Lampiran 2.c.

43