Implementasi Computer Based Test (CBT) pada Fakultas Teknik Universitas

Muhammadiyah Ponorogo Sebagai Bentuk Perubahan ICT

Strategic Management for ICT

Dosen : Dr. Muhammad Idris Purwanto, M.M.

Oleh
Nama : Nurwanto
NIM : 15.52.0737

MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
2016

1.

PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi
pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Telah
diketahui bersama bahwa sebagai obyek studi dan penelitian ilmiah. Perkembangan yang
pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari banyak faktor, salah satu
diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan
informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik kegiatan yang terorganisasi maupun
yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan. Berbagai kegiatan yang
dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari
persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut.
Dewasa ini pemanfatan teknologi informasi telah melingkupi segala bidang. Hal ini
tidak bisa dipungkiri lagi karena aspek aspek otomatisasi yang canggih mampu
membuat segala pekerjaan menjadi lebih praktis. Perkembangan suatu organisasi saat ini
sangat bergantung pada teknologi informasi yang diaplikasikan. Teknologi informasi
sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi suatu organisasi yang
tangguh dan mampu melahirkan keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang
semakin ketat dewasa ini. Investasi di bidang teknologi informasi dalam suatu organisasi
umumnya dimaksudkan untuk memberikan kontribusi terhadap kinerja individual
anggota organisasi dan institusi.
Penggunaan teknologi informasi (TI) dalam sebuah organisasi sangatlah penting,
untuk menerapkan TI haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan
TI mampu meningkatkan efisiensi sebuah organisasi? Pemanfaatan IT untuk mendukung
kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, juga
mengalami perubahan. Jika awalnya cenderung ke masalah citra organisasi, maka saat ini
TI menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era global dan Good Governance.
Contoh aktual adalah pengembangan e-Government. Para pengambil keputusan menjadi
faktor yang paling dominan dalam kebijakan pengembangan TI di masing-masing
organisasi. Pemahaman terhadap visi organisasi dan pengetahuan dalam visi TI dari
pimpinan, saling terkait

dalam

menentukan jenis perangkat TI yang akan

diimplementasikan untuk mendorong kemajuan organisasinya. Namun keputusan pilihan

perangkat TI apapun yang diambil akan mengakibatkan terjadinya perubahan. Perubahan

yang tejadi dalam organisasi bukan hanya dari segi effisiensi kerja tetapi juga
mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan
organisasi. Banyak contoh yang menunjukan kegagalan implementasi TI lebih
didominasi oleh faktor pengguna seperti : tidak cocok dengan budaya, etika, atau politis
yang selama ini telah berjalan di organisasi, keterbatasan keahlian, atau bahkan
penolakan atas perubahan. Oleh karena itu pemilihan jenis TI yang diterapkan benarbenar perlu disesuakan dengan kondisi organisasi yang bersangkutan.
Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo khususnya program studi
Teknik Informatika merupakan salah satu program studi yang menjadi favorit mahasiswa
terbukti pada tahun 1.180 mahasiswa. (SIMTIK Fakultas Teknik). Peningkatan jumlah
mahasiswa yang siginifikan membuat pengelolaan data harus cepat dan tepat, seperti
pengelolaan data pembayaran, cetak kartu ujian dan ujian tengah semester maupun ujian
akhir semester.
Untuk pengelolaan data keuangan mahasiswa sudah terintegrasi dengan sistem
yang ada pada Universitas, sehingga tidak ada kendala yang berarti pada pengelolaan
data keuangan mahasiswa, akan tetapi ujian yang terdiri dari ujian tengah semster dan
ujian akhir semester menjadi masalah yang sangat serius. Ujian yang dilakukan 2 kali
dalam 1 semseter ini mempunyai beberapa masalah diantaranya adalah ruang kelas yang
tidak bisa menampung semua mahasiswa. Sehingga, pada tahun 2012, manajemen
program studi Teknik Informatika menerapkan ujian berbasis komputer (Computer
Based Test).

1.2. Profil Organisasi

Universitas Muhammadiyah Ponorogo merupakan salah satu amal usaha
Muhammadiyah yang berada di bawah pembinaan Majelis Pendidikan Penelitian dan
Pengembangan. Sebagai salah satu lembaga pendidikan tinggi, di dalam menjalankan
segala aktivitasnya, Universitas Muhammadiyah Ponorogo mendasarkan pada kebijakan
pemerintah yang tertuang dalam Undang-undang No. 2 tahun 1989 tentang Sistem
Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1990 tentang Pendidikan
Tinggi yang dilengkapi dengan PP No. 60 tahun 1999 serta Qoidah Perguruan Tinggi
Muhammadiyah tahun 1999 dan Statuta UMP tahun 2001.

Sejarah Universitas Muhammadiyah Ponorogo Secara embrional universitas

muhammadiyah ponorogo berdiri sejak tahun 1960, dengan diawali berdirinya fakultas
tarbiyah Jurusan Pendidikan agama Islam Institut Agama Islam Muhammadiyah
Ponorogo. Yang berinduk ke surakarta. Kemudian berdasarkan SK Menteri Agama RI
Nomor 86 Tanggal 15 Agustus 1978, Jurusan dimaksudka mendapatkan status diakui.
Pada tahun 1975 menyusul kemudian berdiri Fakultas Ilmu Sosialdan Ilmu Politik
(FISIP) Jurusan Ilmu Kesejahteraan Sosial (S1). Tahun 1978 dibuka lagi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Jurusan PMP dan KN (S1) dan Pendidikan
Matematikan (S1), yang mana keduanya berstatus sebagai cabang dati Universitas
Muhammadiyah Malang. Kemudiansejak tahun akademik 1982 / 1983 yang ditandai
dengan keluarnya ketentuan pasing out bagi fakultas-fakultas cabang, maka tokoh-tokoh
Muhammadiyah Daerah Ponorogo yang didukung oleh segenap eksponen pendidikan
yang ada merintis berdirinya Universitas Muhammadiyah Ponorogo secara mandiri
dengan menambah dua fakultas baru yaitu Fakultas Ekonomi dan Fakultas Tekhnik.
1.2.1. Visi
Menjadi Fakultas yang Unggul dan Berdaya Saing dalam Penguasaan
IPTEK di Tingkat Nasional serta Berjiwa Islami pada Tahun 2036.

1.2.2. Misi
a.

Menyelenggarakan pendidikan yang baik (excellent) dalam bidang IPTEK,

untuk menghasilkan lulusan dengan standar moral islami dan integritas yang
baik, kreatif, inovatif, mandiri sehingga memiliki keunggulan dan
kemampuan daya saing nasional.

b.

Melaksanakan penelitian dan senantiasa berperan secara aktif dalam

pengembangan IPTEK secara nasional serta membangun kerja sama yang
saling menguntungkan dalam bidang penelitian dan pelatihan guna
meningkatkan kompetensi dan profesionalisme lulusan.

c.

Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat sebagai upaya

membantu

meningkatkan perekonomian masyarakat melalui penerapan IPTEK.

1.2.3. Tujuan
a.

Mewujudkan fakultas yang unggul dan berdayasaing nasional

b.

Menghasilkan lulusan yang profesional di bidang teknologi informasi dan

komunikasi, berkepribadian Islam, berwawasan global, dan memiliki jiwa
wirausaha;

c.

Menghasilkan penelitian yang bermutu dan bermanfaat bagi pengembangan

IPTEK khususnya di bidang teknologi informasi;

d.

Menghasilkan karya pengabdian masyarakat yang terkait dengan ilmu

pengetahuan dan teknologi;

e.

Menerapkan IPTEKS untuk membantu masyarakat dalam memberikan

solusi terhadap masalah-masalah lokal maupun nasional;

f.

Meningkatkan hubungan kerjasama yang kuat dan terpercaya dengan

stakeholder sehingga dapat saling memberikan kontribusi yang nyata bagi
pemberdayaan dan peningkatan kualitas sumberdaya manusia;

1.3. Model lingkungan stakeholder

Karyawan
Mahasiswa

Media

PT Lain
(Pesaing)

Industri

UMPO
Pemerintah

Alumni

Calon
Mahasiswa

Komunitas
Orang Tua

Gambar 1. Lingkungan Stakeholder

Berdasarkan

pemetaan

tersebut,

maka

penjelasan

mengenai

stakeholder

Universitas Muhammadiyah Ponorogo dapat dibedakan sebagai berikut :

1.

Calon mahasiswa, sebagai target publik dalam upaya memenuhi kebutuhan jumlah
mahasiswa dan kebutuhan finansial dari sebuah perguruan tinggi.

2.

Mahasiswa, merupakan publik terpenting sekaligus pihak ketiga (third party

endorser) yang akan menyampaikan kepada khalayak yang lebih luas mengenai
pengalamannya (word of mouth)

3.

Sumber Daya manusia (SDM) mencakup, manajemen dan struktural universitas,

para dosen dan staf administrasi, sebagai pemberi jasa layanan kepada mahasiswa

4.

Alumni, sebagai sumber penting dari dukungan sukarela kepada perguruan tinggi
dan menjaga keberlangsungan (sustainability) dari representasi perguruan tinggi di
dunia kerja

5.

Industri dan bisnis, menjadi mitra dalam pendukung finansial, praktek mahasiswa
atau pengguna (user)

6.

Orangtua, menjadi pendukung pengambil keputusan calon mahasiswa ataupun

mahasiswa

7.

Institusi Pendidikan Dalam dan Luar Negeri, dibutuhkan untuk berbagai macam
program pertukaran dosen atau mahasiswa,dan kerjasama dalam berbagai hal
termasuk penelitian

8.

Pemerintah sebagai penentu berbagai peraturan pendidikan tinggi

9.

Media, yang membantu tercapainya publisitas

10. Masyarakat sekitar, sebagai bagian dari pola kehidupan bertetangga yang baik
John Dewey (dalam Cutlip 2001:209) menyatakan bahwa perlu dibangun
komunikasi yang strategis dengan stakeholder, yang kemudian diperluas oleh Grunig
dengan mengungkapkan tiga faktor agar stakeholder menjadi terarah pada kepentingankepentingan yang dikelola oleh institusi, yaitu: (1) perlunya pengenalan problem kepada
stakeholders sehingga dapat merepresentasikan sejauh mana orang menyadari bahwa ada
hal penting yang perlu diketahui, sehingga mereka butuh informasi; (2) Sejauh mana
mereka memandang bahwa mereka dapat berbuat sesuatu atau bisa mempengaruhi
situasi, sehingga mereka akan mencari informasi untuk merencanakan tindakan; (3)
bagaimana memposisikan agar orang memandang dirinya terlibat dan dipengaruhi oleh
situasi. Dengan kata lain, semakin mereka memandang diri terkait dengan situasi,
semakin mungkin mereka akan mengkomunikasikan tentang organisasi.
2.

TUJUAN DAN MANFAAT PERUBAHAN

a.

Tujuan dari pemanfaatan ICT yaitu perubahan ujian konvensional ke Computer

Based Test (CBT) pada Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo:
1) Efisiensi ruang kelas yang terbatas

2) Efektifitas dalam koreksi hasil ujian

3) Mengurangi penggunaan kertas (papper less)
b.

Manfaat
1) Perubahan ujian secara konvensional menjadi Computer Based Test (CBT), hal
ini mengurangi beberapa biaya yang dikeluarkan seperti biaya untuk kertas dan
alat tulis.
2) Waktu evaluasi hasil ujian yang lebih cepat dengan adanya CBT. Sebab dengan
CBT ini akan memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1
minggu dengan CBT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi
dikonversikan ke dalam biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian
rupiah.
3) Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan CBT maka data nilai
mahasiswa dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan
instansi menjadi lebih kompetitif.

3.

TIPE DAN JENIS PERUBAHAN

Andersen dan Andersen (2001) mengatakan bahwa terdapat tiga tipe perubahan dalam

organisasi, yaitu developmental change, transitional change, dan transformasional change.

Masing-masing membutuhkan strategi yang berbeda.
a.

Developmental change adalah peningkatan terhadap sistem yang sudah ada. Jika karena
alasan tertentu sistem saat ini tidak sesuai dengan harapan, organisasi membuat
perubahan keselarasan supaya sesuai dengan harapan.

b.

Transitional change adalah implementasi suatu keadaan baru yang sudah diketahui
sebelumnya. Cara-cara dalam bekerja diganti dengan proses yang baru. Kuncinya di sini
adalah bahwa sistem lama digantikan dengan sistem baru dan sistem baru dikembangkan
sebelum implementasi. Jenis perubahan biasanya melibatkan beberapa langkah, seperti
desain, pengembangan, uji coba, dan pelaksanaan yang bertahap.

b.

Transformasional change adalah munculnya suatu keadaan baru. Ini adalah perubahan
radikal di mana Anda pada dasarnya membuang atau menghilangkan apa yang sudah ada
untuk diganti sesuatu yang baru, tetapi keadan yang baru ini sama sekali belum
diketahui. Keadaan yang baru nanti akan diketahui seiring dengan berjalannya waktu
ketika organisasi me-konsep ulang misi, budaya, faktor penentu keberhasilan, bentuk,
dan kepemimpinan.

Dari ketiga tipe di atas, Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo

termasuk dalam transtional change dimana kegiatan ujian yang sebelumnya menggunakan
cara konvensional berubah menjadi ujian berbasis komputer (CBT). Hal ini membutuhkan
proses yang panjang sebelum perubahan tersebut dapat berjalan dengan semestinya.
4.

PERUBAHAN DAN PENGARUHNYA

Beberapa pengaruh dari diimplementasikannya Computer Based Test (CBT) pada

Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo Sebagai Bentuk Perubahan ICT

sebagai berikut:
4.1 Sebelum Menerapkan ICT
Proses ujian dengan cara konvesional dapat digambarkan sebagai berikut:
Activity Diagram Ujian Konvensional
Dosen

Admisi

Pengawas

Mahasiswa

Membuat Soal Ujian

Menerima Soal
Ujian

Menerima Soal
Ujian

Menerima Soal
Ujian

Mencetak dan
Memperbanyak
Soal Ujian

Menditribusikan
Soal ke Mahasiswa

Mengerjakan Soal
Ujian

Menyerahkan Soal
ke Admisi

Mendistribusikan
Soal Ujian
Menerima Lembar
Jawaban

Menerima Lembar
Jawaban

Menerima Lembar
Jawaban

Menyerahkan
Lembar Jawaban

Menyerahkan
Lembar Jawaban

Menyerahkan
Lembar Jawaban

Koreksi Jawaban

Menyerahkan Hasil
Ujian/Nilai

Menerima Hasil
Ujian/Nilai

Melihat Hasil Ujian

Phase

Input Nilai

Gambar 2. Activity Diagram Ujian Konvensional

Dari activity diagram di atas menunjukkan bahwa distribusi soal ujian harus melalui
proses yang panjang.

Evaluasi hasil ujian membutuhkan waktu yang cukup lama

sehingga dapat dilihat oleh mahasiswa.

4.2 Sesudah Menerapkan ICT
Activity Diagram Ujian Berbasis CBT
Dosen

Pengawas

Membuat Soal Ujian

Publish Soal Ujian

Mahasiswa

Login

Memberi Hak Akses

Konfirmasi Status &

Validasi Data

Mengerjakan Soal
Ujian

Phase

Melihat Hasil Ujian

Gambar 3. Activity Diagram Ujian Konvensional

Dengan diterapkannya ujian berbasis Computer Based Test (CBT) dapat
memangkas waktu pelaksaan ujian. Evaluasi ujian dan nilai mahasiswa secara otomatis
dilakukan oleh sistem, tanpa menunggu dan dengan waktu yang cepat, hasil ujian
langsung dapat dilihat oleh dosen pengampu mata kuliah dan mahasiswa.

Gambar 4. Hasil Ujian/Nilai Mahasiswa

5.

HAMBATAN DAN SOLUSINYA

Sebuah perubahan pasti mengalami hambatan-hambatan sebelum perubahan tersebut

bisa diterapkan secara menyeluruh dan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Beberapa
hambatan tersebut adalah:
1.

Software / Aplikasi Ujian Online

Aplikasi ujian online versi 1.0 direlease pada semester ganjil tahun 2012, terdapat
beberapa kendala diantaranya adalah keamanan aplikasi yang sering kali disusupi oleh
pihak yang tidak bertanggungjawab. Tercatat pada semester pertama pada ujian yang
dilakukan selama 6 hari tersebut telah disusupi sebanyak 2 kali pada waktu ujian
berlangsung. Ketidak siapan pengelola, memaksa ujian ditunda. Solusi dari hambatan ini
adalah memperbaiki aplikasi ujian online, pada tahun 2014 direlease SiUJO (Sistem
Ujian Online) untuk pertama kali menggantikan aplikasi ujian online sebelumnya.

2.

Hardware meliputi:
a.

Server

b.

Wifi Router (Akses Point)

Kendala dan hambatan juga ditemukan pada hardware, dengan komputer server yang
belum mumpuni membuat pengelola untuk kerja lebih karena komputer server tidak bisa
dinyalakan secara full time. Selain dari sisi server, akses point yang hanya ada 4 unit, hal
ini menyebabkan mahasiswa kesulitan mengakses ujian secara online.

Solusi dari masalah tersebut adalah pengadaan hardware yang sesuai dengan kebutuhan
agar pelaksanaan ujian berbasis CBT berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
3.

SDM
SDM yang belum mampu mengoperasikan aplikasi ujian berbasis CBT. Dengan adanya
peralihan atau transisi dari ujian secara konvensional ke ujian berbasis CBT diperlukan
adanya pelatihan-pelatihan kepada pihak yang terlibat. Hal ini membutuhkan waktu dan
biaya.

6.

HASIL PERUBAHAN DAN KESIMPULAN

Perubahan yang dilakukan dengan menggantikan ujian secara konvensional denga ujian

berbasis Computer Based Test (CBT) dapat memperpendek rantaian birokrasi pada pelaksaan
ujian yang terdiri dari Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS)
sehingga dapat mempercepat jalannya ujian. Ada beberapa manfaat yang didapatkan dengan
diterapkannya ujian berbasis CBT:
a.

Perubahan ujian secara konvensional menjadi Computer Based Test (CBT), hal ini
mengurangi beberapa biaya yang dikeluarkan seperti biaya untuk kertas dan alat tulis.

b.

Waktu evaluasi hasil ujian yang lebih cepat dengan adanya CBT. Sebab dengan CBT ini
akan memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan CBT
hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi dikonversikan ke dalam biaya maka akan
mendapatkan penghematan sekian rupiah.

c.

Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan CBT maka data nilai mahasiswa
dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan instansi menjadi lebih
kompetitif.

7.

PERAN PENULIS DALAM PERUBAHAN DAN TIDAK LANJUT

Penulis pada saat ini sebagai asisten dosen, dalam perubahan pelaksaan ujian secara

konvensional menjadi ujian berbasis CBT peran penulis adalah sebagai pengguna atau user
dari aplikasi ujian berbasis CBT. Sebagai pengguna tentunya mengetahui kelebihan dan
kekurangan dari aplikasi ujian berbasis CBT tersebut, sehinggan dapat memberikan saran
untuk pengembangan aplikasi.

DAFTAR PUSTAKA
Andersen, Dean dan Linda Ackerman Andersen . 2001. Beyond Change Management.
Jossey- Bass/Pfeiffer A Wiley Company. United States of America.
https://communicationista.wordpress.com/2010/03/26/teknologi-komunikasi-dalamorganisasi/. Diakses 30 Desember 2016.
http://www.bppk.kemenkeu.go.id/publikasi/artikel/168-artikel-pengembangan-sdm/20335manajemen-perubahan. Diakses 30 Desember 2016.
http://www.teknik.umpo.ac.id. Diakses 30 Desember 2016