PTD

ure
uuka
PAsi
gys
hnUa
Pnrm
Mua
mdt

eu t j
sn j
akr n
p ek n
ig u
ia r a
e
o
uell
a ja r

P r a s D y a e r s a k t r i p s T i P u U e j tu m u a n u n j m u A k k P h ei r n P g eg m u n e a l a jn a r M a n o d u l

a n

Deskripsi Umum

Dalam kompetensi Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat

Kerja peserta didik akan mempelajari tentang prosedur administrasi perkantoran di
tempat kerja, seperti tata persuratan/kearsipan, administrasi kepegawaian, administrasi
keuangan dan administrasi sarana dan prasarana.
Kompetensi ini sangat perlu untuk dipelajari oleh peserta didik pada program
keahlian Administrasi Perkantoran, bahkan kompetensi ini merupakan urat nadi dalam
kegiatan administrasi kantor. Alasannya adalah karena tanpa adanya kegiatan
administrasi perkantoran di tempat kerja, maka suatu kantor akan lumpuh.
Setelah mempelajari kompetensi Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di
Tempat Kerja diharapkan peserta didik menguasai dengan baik tentang Administrasi
Perkantoran di Tempat Kerja dan mampu menerapkannya atau mempraktikannya
dengan baik pula dalam kegiatan di kantor yang sesungguhnya.

Prasyarat

Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus sudah menguasai

kompetensi Melakukan Prosedur Administrasi, karena jika belum menguasai
modul/buku sebelunya, peserta didik akan kesulitan mempelajari administrasi
perkantoran di tempat kerja.
C

Petunjuk Penggunaan Modul

1. Peserta didik
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik.
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik mengenai apa yang telah Anda cermati
untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang rujukan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan
pada guru/instruktur sampai paham.
c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan
dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan
teliti serta bertanggungjawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila
belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
2

f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari,
maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.
2. Guru/instruktur
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pemelajaran,
cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.
c. Monitor dan catatat kemajuan peserta didik dan berikan feed back atas
pencapaian belajar peserta.
d. Selama KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
3. Perlengkapan yang harus disediakan
Alat:
a. Kompuer
b. Internet
c. Printer
d. Kertas dan amplop
e. Stempel
Bahan:
a. Buku-buku yang berkaitan dengan administrasi perkantoran di tempat kerja
b. Buku-buku kearsipan
c. Buku-buku tentang keungan

Tujuan Akhir Pembelajaran

Kompetensi dasar 1: melaksanakan tata persuratan dan kearsipan

1. Dapat menangani surat masuk dan surat keluar dengan benar.
2. Dapat memahami kearsipan.
Kompetensi dasar 2: melaksanakan administrasi kepegawaian/ketenagaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Dapat menyebutkan pengertian pegawai.

Dapat menjelaskan macam-macam pegawai.
Dapat menjelaskan tugas dan tanggung jawab pegawai.
Dapat menjelaskan tahapan-tahapan pengadaan pegawai.
Dapat mnyebutkan syarat-syarat personil kantor.
Dapat menjelaskan mutasi, promosi, demosi, dan pemberhentian personil kantor.

Kompetensi dasar 3: melaksanakan administrasi keuangan

1. Dapat melakukan administrasi keuangan di tempat kerja

Kompetensi dasar 4: melaksanakan administrasi sarana dan prasarana

1. Dapat mengidentifikasi

jenis-jenis

sarana dan

prasarana admoinistrasi

perkantoran.
2. Dapat menjelaskan bagaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran.
3. Mempraktikan bagaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran dengan
baik dan benar.

I
I
4

MM ee ll aa kk ss aa nn aa kk aa nn
nak d mn i n i s t r aT s ai t
APkA eddpr mmse ugii rnn aiiwss att nrr ia as ni /
dkaS sae intr ea nn aa g a n d a n
KK ee au ra sni pg aa nn
P ra sa ran a

KEGIATAN
BELAJAR

1
A

M e l a k s a n a k a n MA de lm a Mki ns eia slnt raMkak seailnn K ak Tkes uaa ntn aA gPk dae mnr s iau ndr iams ttari na si dsi taSr n a srKia ken aa rp dseiagp n a wnP ra ai sa an r/ a kn ea t e n a g a n

MELAKSANAKAN TATA PERSURATAN

DAN KEARSIPAN

Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima

oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.
Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang
5

dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk

dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
B

Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan,

yaitu:
1. Pola Sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat,
yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas
menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk
menangani surat masuk dan surat keluar.
2. Pola Disentralisasi
Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian
dari unit yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh
seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi pada unit
masing-masing.

Perlengkapan dalam Penanganan Surat

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan,

yaitu:
1. Baki surat (tray)
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu,
dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti
baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat
diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan
sistem buku agenda. Buku ini digunakan untuk mencatat data surat yang
masuk atau keluar.
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat
rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan

sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat
yang masuk maupun keluar.
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan
kelompok berkas yang ditangani.

5. Alat tulis
Contoh alat tulis antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan,
stapler,
dan penjepit kertas.

6. Kertas dan amplop

Kertas surat (dengan kop surat atau polos) dan amplop dengan berbagai
ukuran.

7. Alat pembuka surat

Dapat berupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau yang elektrik
dengan mesin pembuka surat.

8. Stempel
Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
7

9. Formulir tanda terima/Buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku
ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar disposisi
Lembaran isi untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan
proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini
digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi
langsung pada suratnya.
D

Sistem Pengurusan Surat

Pengurusan surat (surat masuk dan surat keluar) dapat dilakukan dengan dua

cara, yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

A. Pengurusan Surat Masuk
1. Sistem Buku Agenda (sistem tradisional)
Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai
berikut:
1) Penerimaan surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya
bekerja di bagian depan kantor atau front office,seperti satpam dan
resepsionis (receptionist). Kegiatannya mulai dari menerima sampai
menyimpan arsip. Karena tempat mereka memang ada di pintu
masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang
diantar oleh petugas maupun seorang kurir, merekalah yang
seringkali

menerima

surat.

Tugas

penerima

surat

adalah

mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat

dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
2) Penyortiran surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat
dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk
perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat
diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu
merupakan

surat

dinas

karena

menyangkut

kepentingan
8

perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih

lanjut.
3) Pencatatan surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui
apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau
rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca
surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat
penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap
hari,

minggu,

bulan

dan

tahun.

Juga memudahkan

dalam

penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah

dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai
tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan
surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi
untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau
proses selanjutnya dari surat tersebut.
4) Pengarahan surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya
akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.
Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang
akan

bertanggungjawab

terhadap

penanganan

surat

tersebut.

Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan

menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi
dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk
menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat
berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
5) Penyampaian surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar oposisi,
maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada
orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar
disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu,
sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang
9

ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut

diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima

harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :
Buku ekspedisi intern
Buku
yang
digunakan
untuk
mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di
dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

Buku ekspedisi ekstern

Buku

yang

digunakan

untuk

mencatat

penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di

luar organisasi/perusahaan.
6) Penyimpanan surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan
kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan
sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek,
sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
2. Sistem kartu kendali
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut:
Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
Sebagai alat pelacak surat.
Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut:
Lebih efisien
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) karena

lembarannya berbeda.
Menghilangkan pencatatan yang berulang.
Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.
Memudahkan penyusunan arsip.
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

10

Kategori sifat-sifat surat adalah sebagai berikut:

1. Kategori surat penting
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat

diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.

Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus

dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat
dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh
pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan

kesulitan.
2. Kategori surat biasa
Kalau surat tersebut

hilang

atau

terlambat

tidak

akan

menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula

dalam surat lain.

3. Kategori surat rahasia
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
A. Pengurusan Surat Masuk
I. Prosedur pengurusan surat masuk penting
1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi
bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu,
yaitu pintu kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol
dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja
memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri
sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri.
Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada
unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa
yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat adalah sebagai berikut:
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani
surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul
surat.
11

Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat

pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi,

surat salah alamat, dan surat rahasia.

Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan

melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga
kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini
memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam
lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu
kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar
pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar
surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab
petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan
kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan
indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada
pengarah (atasan) untuk mengisi kolom surat tersebut. Kalau
memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak
sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh beberapa

petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut:
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa
dengan
lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan

lembar
pengantar surat rahasia.
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskan ke pengarah surat.

3. Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan
(misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain
sebagai berikut:
12

Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.

Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat

diteruskan.
Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu
kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah

1)

satu tahun dijilid.

Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut
Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya
sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.
b. Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk
diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3
tetap melekat surat.
c. Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat
berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada
pimpinan unit pengolah.
d. Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi
1 dan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e. Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut
dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi
yang ada di disposisi.
f. Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari
pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk
kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah
menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu
kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan
kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit
kearsipan oleh penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2
dari tata usaha unit pengolah.
13

b. Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang

masuk.
c. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar
disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.
3)

Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Menerima surat berikut lembar disposisi satu pimpinan dari
tata usaha unit pengolah.
b. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar
disposisi.
c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha
unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut:
a. Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit
pengolah dan disimpan di kotak kartu sebagai bukti bahwa surat
sedang diproses di unit pengolah.
b. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah

c.

dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.

Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
I.
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam
kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya
juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa
tidak perlu cepat sampai ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari
sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus
untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika
menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu
kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu unit
kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup
disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip.
Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai
berikut:
1. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak
baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
14

2. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut di tersebut disampaikan

ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar.
Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
II.

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia

Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya
pimpinan yang boleh membaca surat, kalaupun ada yang boleh
mengetahui itu pun hanya ada pada orang tertentu saja yang sudah
ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada
pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai
berikut:
1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan
kepada pencatat surat.
2. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar
pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada
pengarah surat.
3. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan
meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
4. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1
dan 2.
5. Pimpinan unit pengolah penyimpan surat dan lembar pengantar 2,
lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk
diteruskan kepada penata arsip.

B. Pengurusan Surat Keluar

1. Sistem Buku Agenda
a. Pembuatan konsep
Konsep surat sering disebut dengan draft. Saat pengetikan belum
menggunakan komputer, untuk membuat surat harus dibuat dulu
konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar
konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi banyak
kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang
populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih.
Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan,
konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun
15

demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan
membuat

konsep

ditulis

tangan,

kemudian

diketik

dengan

menggunakan komputer.
b. Persetujan konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka
konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan.
Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah
sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah
mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi
tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.
c. Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar
untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk
mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan
pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
d. Pengetikan konsep surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru
tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga
sampul surat yang akan digunakan.
e. Pemeriksaan pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut
diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil
apapun, walaupun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa
angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal.
Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut,
sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor
memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai
dengan konsep.
f. Penandatanganan surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat
yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g. Pemberian cap dinas
16

Surat

yang

telah

ditandatangani

oleh

penanggungjawab,

selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat.

Surat

yang

tidak

ada

cap

dinas/stempel

akan

diragukan

keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda

tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
h. Melipat surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat
secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu,
tembusannya atau lembar
Ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan
dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya
akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu
dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang
akan digunakan.
i. Menyampul surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam
sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap
dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.
4. Perangko secukupnya.
j. Pengiriman surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat
dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat
masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman
surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatkan dalam menggunakan jasa pengiriman
surat:
1. jenis surat;
2. informasi yang tercantum dalam surat;
3. tujuan/alamat surat;
4. volume/banyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1. Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk
mengantar langsung surat kepada alamat yang dituju. Saat
17

menyerahkan surat kepada orang yang dituju, petugas kurir

meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah
disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.
2. Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan
ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern
untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim
melalui pos.
3. Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan
sebagainya).
4. Melalui internet.

k. Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan
tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan
dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya:
sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem
wilayah.
Catatan:
1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk
alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat
edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah
ditandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda,
misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip,
salinannya untuk alamat yang dituju.
2. Sistem Kartu Kendali
a. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting
Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting dimana
pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka
penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan
kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar
masuknya surat yaitu unit kersipan.

18

Langkah-langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai

berikut.
1. Unit pengolah
Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja
yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan
kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga
dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu
kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan
selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata
usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli
beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit
kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan
yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit
pengolah.
2. Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
a. Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan
2 dari unit pengolah.
b. Memberikan stempel pada surat.
c. Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan
dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
d. Memberikan paraf pada kartu kendali

2,

kemudian

mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit

pengolah.
e. Memberikan surat kepada tugas ekspedisi untuk dikirimkan
kepada alamat instansi.
3. Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar
adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan
menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau
pengendali dari surat yang dikirimkan.
4. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu
kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak
kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah.
Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu
19

kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan

tembusan di unit pengolah.
5. Pengiriman surat
Umumnya mengirim surat menggunakan ekspeditor atau
kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada
pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang
telah menjadi aturan di suatu kantor.
b. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani
surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar srat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai
berikut.
1. Unit pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua
lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli, lembar
pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke
pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali
tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh
pencatat surat dan lembar pengantar surat biasa (lembar 2) untuk
disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah
dikirimkan ke alamat yang dituju.
2. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar
surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel
tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan
dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai
tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat asli
dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.
c. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia
Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan
surat keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat
rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai
berikut.
20

1. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh

seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut
tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar pengantar
surat rahasia, tembusan disimpan.
2. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan
2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan
kepada ekspeditor untuk dikirim dan lembar pengantar 1
diserahkan kepada penata arsip dan lembar pengantar 2 kepada
unit pengolah.
E

Pengertian Arsip

Secara etomologi (asal usul kata), kata arsip berasal dari:

1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,
2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang,
3. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; record
artinya catatan; dan file artinya sekumpulan informasi/warkat,
4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat,
5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.
Dari pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan
(record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka,
atau gambar yang mempunyai tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain
yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat
ditemukan dengan mudah.
Contohnya surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil faksimile, faktur,
daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya.
Surat/warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut.
1. Mempunyai arti.
2. Mempunyai kegunaan.
3. Disimpan dengan teratur

Jenis-jenis Arsip
21

1. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur, dan foto.
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, mikro
film, dan rekaman pada pita kaset.
2. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya
Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan
mengenai masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu
kredit.
b. Invevtori record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
barang inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek,
ukuran, dan harga.
c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan masalah
kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi
pegawai, dan surat keputusan.
d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan
distributor.
e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis
alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.
3. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)
2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional
Daerah)
b. Instansi pemerintahan/swasta
1) Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya,
sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau
karbon kopi.
2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan
pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip
unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap
bagian organisasi.
4. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.
22

a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan

informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.
b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna
lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlaku. Contoh: surat
lamaran kerja dan surat tagihan.
c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu
dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu
yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.
d. Arsip penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan pengingat
selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi
dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.
e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh
orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian
pegawai dan stategi pemasaran.
5. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut.
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara.
Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.
1) Arsip aktif, arsip yang diperguakan secara terus menerus dalam
kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan
tertentu.
2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun, tetapi kadang-kadang masih dipergunakan.
3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang
digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai refrensi atau
pemberi keterangan semata.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Kearsipan

adalah

suatu

proses

kegiatan

mulai

dari

penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut

23

sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan
mudah.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan, antara lain sebagai berikut.
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat
dan tepat.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip
4.
5.
6.
7.

yang dibutuhkan.
Untuk menghemat tempat penyimpanan.
Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
Untuk menjaga kelestarian arsip.
Untuk menyelamatkan arsip yang

berisi

informasi

tentang

pertanggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan

kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan
merupakan bukti pertanggungajawaban yang otentik, baik dari fisik maupun
isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan
suatu sistem yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali.
Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan penyelenggaraan dan peralatan
yang cukup dari segi jumlah dengan kualitas yang baik pula. Hal ini penting
agar arsip-arsip tersebut terlindung dari bahaya yang dapat menyebabkan
terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan
sebagainya.
Di setiap kantor tertentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan
bermacam-macam semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin
banyak dan beragam pula peralatan yang dipergunakan.

Perlengkapan Arsip
Penyelenggaraan kearsipan yang baik, perlu didukung adanya perlengkapan

yang lengkap dan tepat. Secara gars besar perlengkapan kearsipan ada tiga
macam, yaitu:
1. Map
Tergolong dalam jenis map yang diperlukan dalam kearsipan adalah:
a. Stofmap, terbuat dari kertas tebal berukuran folio, digunakan untuk
menyimpan warkat hanya untuk sementara waktu saja.
24

b. Snelhechter, map yang menggunakan jepitan, digunakan untuk

menempatkan warkat yang masih sedang diproses.
c. Brieforner, terbuat dari karton tebal dan diberi jepitan kawat besar.
Biasanya digunakan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang cukup
banyak, yang disusun per masalah. Ditaruh di rak, berdiri dan berjajar.
d. Folder, seperti stopmap tetapi tidak memakai penutup. Dibuat dari kertas
tebal (sejenis kertas manila), berukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm.
Pada sisi atas terdapat bagian yang menonjol berukuran 8-9 cm lebar 2
cm, yang disebut tab berguna untuk menempatkan titel file yang
bersangkutan.

Folder

untuk

menempatkan

warkat

yang

telah

diklarifikasikan hingga bagian yang terkecil dalam klasifikasi warkat.

e. Guide (petunjuk), terbuat dari kertas karton tebal, berukuran panjang 3335 cm, lebar/tinggi 23-24 cm. Bagian sisi diberi tab berukuran sama
dengan folder
(8-9 x 2 cm), berguna untuk menempatkan titel/kode klasifikasi
permasalan. Guide merupakan petunjuk dari fungsi sebagai pemisah
sebagai pemisah antara folder-folder tempat penyimpanan warkat.
2. Lembaran kertas/kartu, yang digunakan dalam kearsipan antara lain:
a. Kartu kendali, terdapat kolom-kolom yang menunjukkan: index/subyek,
kode klasifikasi, tanggal terima, nomor surat, kolom M/K, hal, isi
ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal, nomor surat, nama pengolah,
paraf, dan catatan.
b. Lembar pengantar surat rahasia dan rutin, yaitu untuk mengantarkan
surat-surat rahasia dan biasa yang prosesnya tidak memakai kartu
kendali.
c. Lembar disposisi, berguna untuk mencatat pendapat singkat, yang
merupakan petunjuk, dari pimpinan mengenai sesuatu surat yang sedang
diproses.
d. Kartu pinjam arsip; sebagai bukti pinjam arsip.
e. Kartu tunjuk silang; berguna untuk mencatatn warkat yang ada kaitannya
dengan warkat yang disimpan pada tempat lain, atau warkat yang isinya
lebih dari satu masalah.
f. Daftar index; daftar yang berisi klasifikasi masalah/subyek, sub
masalah/sub subyek, dan perincian yang lebih kecil lagi.
25

3. Tempat penyimpanan, yang biasa digunakan dalam kearsipan antara lain:

a. Tickler-file (berkas pengingat); terbuat dalam kotak, dipergunakan untuk
menyimpan kartu kendali dan pinjam arsip.
b. Filing cabinet (lemari arsip); dipergunakan untuk menyimpan folder
yang telah berisi warkat sesuai dengan klasifikasinya, bersama guide.
Folder digunakan pada gawang yang ada di sebelah kiri dan kanan laci
filing cabinet.
c. Rotary (alat penyimpanan berputar); adalah semacam filing cabinet tetapi
penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan
secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali
arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat
seperti logam atau basi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
d. Rak arsip; digunakan untuk menempatkan folder secara lateral
(menyamping), atau untuk menempatkan kotak-kotak karton yang berisi
folder.
e. Box (kotak); dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip in aktif.
H

Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metoda, atau cara yang

dipergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan dari sistem

kearsipan adalah efisiensi. Berarti pengelolaan warkat dengan menggunakan
metoda yang tepat sehingga dapat menghemat biaya, waktu, tempat, dan tenaga;
selanjutnya bisa menentukan kembali warkat yang diperlukan dengan tepat,
cepat, dan mudah.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan yaitu:

1. Fleksibel/luas, sistem filing yang digunakan dapat diterapkan di setiap
unit organisasi, dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
2. Mudah, sistem filing yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai
sehingga mudah diterapkan di setiap unit organisasi.
3. Murah, untuk menyimpan dan menentukan kembali suatu warkat,
memerlukan biaya yang serendah-rendahnya.
4. Tepat, disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang
bersangkutan.
26

5. Cepat, dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun

mengembilnya kembali, karena prosedur yang tidak berbelit-belit.
Ada berbagai macam sistem kearsipan, namun yang sering dipakai lima
macam sistem yaitu:
1. Sistem abjad (alphabetic filing system)
2. Sistem subyek/pokok soal/perihal (subyek filing system)
3. Sistem nomor (numeric filing system)
4. Sistem ilmu bumi/wilayah (goegraphic filing system)
5. Sistem kronologis/tanggal (chronological filing system)

TES FORMATIF
a. PILIHAN GANDA
1. Berikut ini yang merupakan arsip adalah . . . .
a. artifak
b. kayu
c. flash disk

d. fosil
e. lemari besi

2. Arsip yang digunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor dan

masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu disebut . . . .

a.
b.
c.
d.
e.

a. arsip aktif
b. arsip pasif

c. arsip inaktif

d. arsip vital

e. arsip primer

3. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah . . . .

agar tenteram
agar arsip terus bertambah
untuk menjaga kelestarian kantor
agar mudah mendapat kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat
untuk menjaga kerahasiaan Negara
f.
4. Map yang tidak mempunyai daun penutup tetapi mempunyai penjepit di
tengah disebut . . . .

a.

hanging folder
b. ordner
c. stopmap

d. folder
e. snelhecte

f.
5. Informasi yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain.
Ini merupakan satu kriteria dari .
a.

surat penting

b.

surat biasa
27

c.
d.

surat rahasia
surat resmi

e.

surat sangat rahasia

f.
6. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat
dengan KK rangkap tiga, Surat dan KK diserahkan kepada .
a. pengarah surat
b. penata arsip
c. pengolah surat

d. sekretaris
e. pimpinan

f.
7. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat
dengan KK rangkap tiga, Surat dan KK diserahkan kepada .
a. pengarah surat
b. penata arsip
c. pengolah surat

d. sekretaris
e. pimpinan

8. Prosedur pengurusan surat masuk dalam system buku agenda adalah .

a.
Penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyimpananb.

penyampaian
Penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-

c.

penyimpanan
Penerimaan-pencatatan-penyortiran-

d.

penyimpanan
Penerimaan-penyortiran-pencatatan-penyampaian-pengarahan-

e.

penyimpanan
Penerimaan-

pengarahan-penyampaian-

penyortiran-pencatatan-pengarahan-penyampaian-

penyimpanan
f.
9. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah
lembar .
a. agenda
b. ekspedisi
c. kartu kendali

d. disposisi
e. instruksi

f.
10. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah
lembar .
28

g.
h.
i.
j.
k.

a. agenda
b. ekspedisi
c. kartu kendali
d. disposisi
e.
instruksi

29

l. b. ISIAN
1. Untuk menyelamatkan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan, adalah
tujuan dari ....................
2. Bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode yang terdapat di
guide disebut ..................
3. Kotak arsip ditempatkan

pada

rak

arsip,

disimpan

dengan

cara ..................
4. Pencatatan surat rutin (biasa) menurut pola baru menggunakan ................
5. Tanda sahnya sebuah surat yang telah dibuat adalah adanya ................
b. ESAI
1. Sebutkan pengertian dari:
a. arsip
b. kearsipan
m.
n.
o.
p.
2. Sebut dan jelaskan jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya!
q.

r.
s.
t.
3. Bagaimana prosedur pengursan surat masuk sistem buku agenda?
Jelaskan secara singkat dan tepat!
u.
v.
w.
x.
y.
z.
aa.
ab.
4. Sebutkan beberapa alasan pembuatan surat!
ac.
ad.
ae.
af.
ag.
5. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar system buku agenda, dan
jelaskan dengan singkat dan tepat!
30

ah.
ai.
aj.
ak.
al.
am.
an.
ao.
ap.
aq.
ar.
as.
at.
au.
av.
aw.
ax.
ay.
az.
ba.
bb.
bc.
KEGIATAN
BELAJAR

2bd.
be.
A

MELAKSANAKAN administrasi
kepegawaian/ketenagaan

bf.
bg.
bh.
bi.

Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

bj.
Untuk mendapatkan karyawan atau
bk. personil kantor yang handal, cakap, berdaya
bl. guna dan berhasil guna, diperlukan beberapa
bm. proses dan tahapan-tahapan:
1. Analisis jabatan
bn.
Analisis adalah penyelidikan terhadap
bo. suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan
bp. yang sebenarnya. Dengan demikian dapat
31

bq. dikatakan bahwa analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan
untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus
dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu
sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan
tertentu. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi
mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job
description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), dan evaluasi pekerjaan
(job evalution). Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk :
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
b. Kompensasi gaji karyawan
c. Evaluasi jabatan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Pelatihan (training)
f. Promosi dan pemindahan karyawan
g. Organisasi
h. Memperkaya pekerjaan
br.
i. Penyederhanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan
bs.
2. Rekrutmen
bt.

Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan

mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang
ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun
pemerintah.
a. Penentuan dasar rekrutmen
bu. Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang
telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan
harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi
apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut.
Misalnya tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, keterampilan dan
kemampuan yang dimiliki.
b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

Sumber Internal
bv.
Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu
lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara
32

mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke

suatu bagian tertentu yang kososng atau untuk mengisi tugas baru.
bw.Keunggulan sumber internal :
Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat
peluang untuk promosi.
Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.
Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk
iklan.
Waktu perekrutan relatif singkat.
bx. Kelemahan sumber internal:
Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang

berada di luar perusahaan.

Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.
by.
bz.
ca.
Sumber eksternal
cb.
Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu
lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain :
Pelamar datang sendiri.
Kantor Dinas Tenaga Kerja.
Lembaga-lembaga pendidikan.
Pemuatan iklan/advertising.
Refrensi seseorang/rekanan karyawan.
Mengambil dari perusahaan lain.
Nepotisme.
cc. Keunggulan sumber eksternal :
Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik.
Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.
cd. Kelemahan sumber eksternal :
Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama.
Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan
biaya tahapan seleksi.
Waktu perekrutan akan lama.
Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

ce.
c. Metode-metode rekrutmen
Metode tertutup
cf. Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya
untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran
yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit
memperoleh karyawan yang baik.
33

Metode terbuka
cg.

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan

melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk

mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh
karyawan yang baik dan handal menjadi lebih besar.
ch.
d. Kendala-kendala rekrutmen
Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar kecilnya

kompensasi gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar.

Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus
dipenuhi pelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila

persyaratan sedikit, minat pelamar akan banyak.

Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya,

akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup
dalam melaksanakan rekrutmen, akan mempengaruhi besar

kecilnya minat pelamar.

Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran

tenaga kerja, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan
pesaing banyak, maka pelamar akan sedikit. Tetapi jika tingkat
pertumbuhan ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.

3. Seleksi
ci.

Seleksi adalah pemilihan untuk mendapatkan orang-orang terbaik

yang tepat pada tempatnya. Seleksi merupakan tahapan yang sangat penting
yang harus dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang
berkualitas, sehingga pengembangan, pembinaan, dan pengaturan karyawan
menjadi lebih baik. Dalam melaksanakan seleksi harus memperhatikan halhal sebagai berikut :
Seleksi harus efisien dan efektif.
Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang

a.

berlaku.
Petugas seleksi harus cerdas dan jujur.
Pengertian orang yang tepat pada tempat yang tepat harus diperhatikan
dan diartikan secara dinamis.
Proses seleksi
34

b.

Penyaringan pelamar
Tes
Wawancara awal
Evaluasi latar belakang dan referensi
Wawancara mendalam
Tes kesehatan/fisik
Pengambilan keputusan
Langkah-langkah seleksi personil kantor
Seleksi administratif
cj.
Yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan
kebutuhan. Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran,
biodata/daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah/STTB, fotokopi, surat
keterangan dari instansi kepolisian, fotokopi KTP/SIM, pasfoto, dan
lampiran-lampiran lainnya.
Penarikan tenaga kerja
ck.
Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi
yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Perusahaan harus selalu
memonitor bursa tenaga kerja. Hal ini untuk mengetahui penawaran
dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan. Sering kali terjadi
perusahaan tidak memperoleh tenaga kerja yang diinginkan padahal
jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan cukup besar tersedia di bursa
tenaga kerja.
Klasifikasi jabatan
cl.
Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk
mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah

ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

Tes dan wawancara
Tes
cm.
Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila
calon

karyawan

tersebut

telah

memenuhi

persyaratan

administratif. Tujuan diadakan tes adalah untuk mengetahui

tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon
karyawan. Tes dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu
:
Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara
perorangan.

35

 Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara

bersama.
Tes intelegensi,

yaitu

tes

untuk

mengetahui

tingkat

kecerdasan.
Tes minat, yaitu tes untuk mengetahui minat pelamar.
Tes kepribadian, yaitu tes untuk mengetahui kepribadian
pelamar.
Tes bakat, yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.
Tes kesehatan, yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.
Wawancara
cn. Tujuan wawancara pada umumnya antara lain :
Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk
bekerja.
Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam
formulir lamaran.
Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang
tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.
Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan,
tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.
Ajang promosi bagi perusahaan
co. Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu :
Wawancara subjektif
cp.
Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi,
tetapi terkadang dalam wawancara masih terjadi unsur
subjektivitas.

Walau

bagaimanapun

pewawancara

juga

manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat halhal negatif pada diri pelamar, sehingga wawancara tidak
berjalan dengan objektif.
Wawancara objektif.
cq.
Agar wawancara berlangsung secara objektif,
harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Pewawancara bersikap netral.
2. Pewawancara adalah seorang ahli yang mempunyai
pengetahuan luas tentang perusahaan.
3. Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap
jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh.
4. Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara
secara singkat, jelas dan sistematis.

36

5. Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan

diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga

pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.

Penempatan personil kantor
cr.
Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan
pelamar telah diterima, maka ia memperoleh status sebagai karyawan
dan kemudian ditempatkan di suatu bagian tertentu. Penempatan
tidak hanya berlaku bagi karyawan baru, tetapi juga bagi karyawan

lama yang mengalami mutasi.

c. Tujuan seleksi
cs. Tujan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang :
Berkualitas dan profesional.
Jujur dan disiplin.
Inovatif dan bertanggung jawab.
Cakap dengan penempatan yang tepat.
Kreatif dan dinamis.
Berdedikasi tinggi.
Memenuhi syarat undang-undang perburuhan.
Dapat bekerja sama.
Dapat bekerja mandiri.
Mudah berkembang.
Mempunyai budaya dan perilaku malu.
d. Cara-cara seleksi
ct. Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru,
yaitu :
Non ilmiah
cu.

Seleksi non ilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak

berdasarkan kepada standar-standar criteria atau spesifikasi

kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan
kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja. Unsur-unsur
yang diseleksi secara non ilmiah, yaitu sebagai berikut :
Surat lamaran bermaterai atau tidak.
Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus.
Surat keterangan pengalaman pekerjaan.
Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan

pertimbangan.
Wawancara tatap muka.
Penampilan fisik pelamar.
Garis keturunan pelamar.
Bentuk tulisan pelamar.
37

Seleksi ilmiah
cv.
Yaitu

seleksi

yang

didasarkan

kepada

job

specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus

segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur
seleksi ilmiah, yaitu sebagai berikut :
Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru.
Berorientasi kepada prestasi kerja.
Berpedoman kepada metode kerja yang jelas dan sistematis.
Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya.
Berpedoman pada undang-undang perburuhan.
e. Kualifikasi seleksi
cw.
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi :
1. Umur
cx.
Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fisik, mental,
kemampuan kerja, dan tanggung jawab seseorang.
2. Keahlian
cy.
Keahlian akan menentukan mampu tidaknya

seseorang

menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepadanya.

3. Pendidikan
cz.
Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang
untuk menyelesaikan pekerjaan.
4. Kesehatan fisik
da.
Kondisi fisik karyawan yang

sehat

akan

melancarkan

pekerjaannya.
5. Jenis kelamin
db.
Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan,
sifat pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan perburuhan.
6. Bakat
dc.
Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam
mengembangkan diri.
7. Karakter
dd.
Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat
diubah oleh lingkungan jabatannya atau oleh pendidikan.
8. Pengalaman kerja
de.
Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih,
karena telah siap kerja.
9. Kejujuran
df.
Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka
pemberian tugas dan wewenang kepada seseorang.
10. Kerja sama

38

dg.

Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci

keberhasilan perusahaan dalam menjalankan usahanya.

11. Kedisiplinan
dh.
Disiplin adalah etos kerja yang baik dalam meraih
keberhasilan usaha.
12. Inisiatif dan kreatif
di.
Inisiatif dan kreatif merupakan hal yang penting, karena
karyawan akan percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaannya.
4. Penentuan calon-calon utama
dj.
Setelah diadakan tes dan penilaian, maka disusun daftar caloncalon berdasarkan ketinggian (rangking) nilai tes. Dari daftar rangking nilai
tes, dapat diketahui calon-calon mana yang memenuhi kriteria atau standar
kelulusan tes.
5. Penentuan calon yang diterima
dk.
Calon utama yang diterima masih bersifat fleksibel, dalam arti
mereka tidak pasti dapat diterima semua. Pimpinan instalasi atau organisasi
berkewenangan untuk menentukan mana yang dapat diterima.
6. Pengusulan
dl.
Setelah diputuskan nama-nama yang diterima atas dasar
kebutuhan, maka dengan memperhatikan sepenuhnya daftar calon-calon
utama, maka diadakan pengusulan untuk diangkatnya yang bersangkutan
kepada pejabat yang berwenang untuk mengangkat.
7. Pengangkatan
dm. Pengangkatan berupa penerbitan Surat Keputusan dari pejabat
yang berwenang.dalam surat keputusan tersebut tercantum nama yang
diangkat, tempat dan tanggal lahir, golongan dan ruang gaji, pangkat,
jabatan, besarnya gaji pokok, dan tanggal pengangkatan.
8. Orientasi
dn.
Orientasi menyangkut dua hal :
a. Pelantikan dan perkenalan kepada teman-teman sekerja.
b. Pengenalan terhadap pekerjaan, yaitu mengangkat instansi, tugas,
hubungan dengan bagian lain. Pegawai baru menjadi tahu tempat dan
fungsi kerjanya dalam organisasi, memahami perincian pekerjaan
(job description) dan daftar tugas (task list) bagi dirinya.
9. Disiplin pegawai
do. Disiplin adalah menjalankan, mentaati, tunduk dan patuh kepada aturan,
instruksi, dan perintah oleh atasannya secara sukarela. Kriteria untuk
mengukur adanya disiplin pegawai adalah sebagai berikut :
39

a.

Apabila pegawai datang di kantor dengan teratur dan tepat pada

b.
c.

waktunya.
Apabila mereka berpakaian dengan rapi pada tempat kerjanya.
Apabila mereka menggunakan bahan-bahan dan perlengkapan dengan

d.

hati-hati.
Apabila mereka menghasilkan jumlah dan mutu pekerjaan yang

memuaskan
dp.
dan mengikuti cara-cara kerja yang ditentukan oleh kantor.
e.
Apabila mereka menyelesaikan pekerjaan dengan semangat yang tinggi.
dq.
dr. Pelanggaran disiplin pegawai yang sering terjadi adalah tidak hadirnya
seorang pegawai di tempat kerja (absen) dan datang terlambat. Absennya
seorang pegawai akan berakibat suatu pekerjaan berhenti dan pegawai lain
ditugasi tugas ekstra. Untuk menciptakan disiplin pegawai, cara yang paling
tepat adalah dengan jalan selalu memenuhi kebutuhan atau keinginan
pegawai, seperti :
a. Kepastian pekerjaan yang tetap.
b. Kesempatan untuk mengutarakan fikirannya.
c. Keterangan-keterangan mengenai apa yang sedang terjadi.
d. Pembayaran yang adil.
e. Penghargaan.
f. Perlakuan yang baik.
g. Supervisi yang efektif.
ds.
dt.
B
Mutasi Pegawaiproses
du.
Mutasi
adalah
pemindahan
posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal
(rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi) dalam suatu
organisasi.
a.
Mutasi atas keinginan perusahaan
dv.
Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusahaan, antara
lain sebagai berikut:
Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan

pekerjaan karyawan tersebut.

Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tersebut tidak akan

diberhentikan apabila kurang cakap atau tidak mampu bekerja.

Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja,
menghindari rasa jenuh karyawan pada pekerjaan dan jabatan yang

b.

itu-itu saja.
Mutasi atas keinginan karyawan sendiri
40

dw.Alasan mutasi atas keinginan karyawan sendiri antara lain :

Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan

jabatannya.
Karyawan merasa bahwa tempat/lingkungan kerja sudah tidak sesuai

dengan keinginan dan kondisi fisiknya.

Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerjasama lagi

dengan teman sekerjanya atau bahkan atasannya.

dx. Cara mutasi ada dua, yaitu :
a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
dy. Adalah
pemindahan
karyawan
posisi/jabatan/tempat/pekerjaan

ke

dari

satu

posisi/jabatan/tempat/pekerjaan

yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan
jabatan.
dz. Manfaat rotasi antara lain :
Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga

tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.

Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat,

keahlian dan bidang tugas dan kemampuannya.

Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap

pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja.

Untuk memberikan motivasi kepada

karyawan

dalam

mengembangkan kemampuannya.
b. Vertikal (promosi dan demosi)
Promosi
ea.
Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu
jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan
wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.
eb.
Manfaat promosi adalah sebagai berikut :
Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan.
Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan
dalam melaksanakan tugas pekerjaan.
Untuk membina jenjang karir karyawan.
Untuk mengembangkan kemampuan karyawan.
Untuk mengisi formasi jabatan tertentu

dengan

memanfaatkan sumberdaya manusia dari dalam/internal

perusahaan.
Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan
diberi kesempatan untuk maju.
ec.
Syarat-syarat promosi adalah sebagai berikut :
41

 Ada

formasi/lowongan

jabatan,

biasanya

karena

ada

karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun atau

meninggal dunia.
Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang
telah ditetapkan dalam analisis jabatan.
Karyawan tersebut telah lulus seleksi.
Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk mengisi
posisi/jabatan tersebut.
Promosi harus dilakukan sesuai program yang telah disusun dan
sesuai dengan kebijakan urusan kepegawaian.
Promosi dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif.
Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan

disampaikan kepada seluruh karyawan.

Demosi
ed.
Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu
jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi,
sehingga

wewenang,

tanggung

jawab,

pendapatan

dan

statusnyapun lebih rendah. Hal ini biasanya terjadi karena

karyawan tersebut tidak mampu melaksanakan pekerjaannya.
ee.
Pada dasarnya penurunan jabatan terjadi karena
beberapa hal, antara lain:
Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan,
sehingga perlu diberikan hukuman.
Membangkang, contohnya : karyawan menolak jabatan baru,
ingin tetap di jabatan yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan
baru tidak cocok (misal : secara fisik tidak sanggup, beban
tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai ).
Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga
perusahaan

melakukan

reorganisasi

atau

perampingan

karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi

jabatan yang rendah.
Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply
(penawaran) melebihi demand (permintaan).
Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.
ef.
eg.
Mutasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu sebagai
berikut :
42

a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan

Mutasi antar urusan
Mutasi antar seksi
Mutasi antar bagian
Mutasi antar biro
Mutasi antar instansi
b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena

produksi di tempat yang lama menurun.

Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama
dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk
menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan

yang diberhentikan.
Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan
yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang

bersangkutan.
Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya,

shift A (malam) pindah ke shift B (pagi).

Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja

untuk memupuk dan memperbaiki kerjasama antar karyawan.

c. Ditinjau dari masa kerja karyawan
Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk

ei.
ej.

mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan.

Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap
eh.
Pegawai
Pemberhentian Pemberhentian
atau pemutusan
hubungan

kerja

berarti

berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya

tidak ada hak dan kewajiban antara kedua belah pihak, kecuali kalau
organisasi/perusahaan menerapkan kebijakan pensiun dan dana hari tua
(pesangon) atau asuransi hari tua atas karyawannya.
a. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja
ek.
Ada beberapa penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja
(PHK), yaitu karena hal berikut.
Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang
bersangkutan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan
(misalnya: melakukan korupsi/tindak pidana penipuan).

43

Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan

perampingan/pengurangan

karyawan,

karena

perusahaan

mengalami kerugian secara terus-menerus.

Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri.
Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.
Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan

tugas lagi.
Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.
Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin

karyawan.
Pemberhentian karena meninggal dunia.
Pemberhentian karena terkena wajib militer.
Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.
el.
Pemberhentian dengan permintaan sendiri harus membuat

permohonan tertulis yang mencantumkan alasan-alasan mengapa

karyawan mengajukan berhenti. Surat permohonan mengundurkan
diri tersebut ditujukan kepada organisasi melalui unit kepegawaian.
em.
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua
macam, yaitu sebagai berikut :
Pemberhentian dengan hormat. Misalnya karena karyawan

mencapai usia pensiun.

Pemberhentian tidak hormat.

Misalnya

melakukan

dalam

kesalahan

fatal

karena

karyawan

melakukan

tugas.

Pemberhentian ini disebut juga pemecatan.

en.
Dampak dari pemutusan hubungan kerja biasanya
membawa akibat beban kewajiban pada perusahaan, karena
perusahaan diwajibkan memberikan pesangon sesuai peraturan
pemerintah, terkecuali pemutusan hubungan tersebut terjadi karena
karyawan dipecat secara tidak hormat , pihak perusahaan bisa saja
tidak diwajibkan memberikan pesangon kepada karyawan yang
dipecat tersebut. Ini artinya tidak semua PHK memberikan beban
kewajiban kepada perusahaan.
b. Hak dan Kewajiban Pegawai yang Diberhentikan
eo.
Pemberhentian karyawan akan menimbulkan hak bagi
karyawan dan kewajiban, bagi perusahaan/ instansi. Hak dan kewajiban
tersebut biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi
44

untuk karyawan swasta dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan
tetapi ada juga pemberhentian yang dapat membatalkan hak dan
kewajiban tersebut, misalnya karyawan yang diberhentikan dengan tidak
hormat karena melakukan pelanggaran atau kesalahan fatal.
1. Uang pesangon
ep. Besarnya uang pesangon ditetapkan sebagai berikut :
Masa kerja kurang dari 1 tahun adalah 1 bulan upah bruto/kotor.
Masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun adalah 2

bulan upah bruto.

Masa kerja 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun adalah 3

bulan upah bruto.

Masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun adalah 4

bulan upah bruto.

Masa kerja 4 tahun atau lebih adalah 5 bulan upah bruto.
eq. Untuk pensiun pegawai negeri, ditetapkan sebagai berikut :
Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar

75% dari gaji pokok.

Untuk istri atau suami yang ditinggal, sebesar 40% x 75% dari gaji

pokok.
Untuk anak yang ditinggal, sebesar 25% x 75% dari gaji pokok.
2. Uang jasa
er. Besarnya uang jasa ditetapkan sebagai berikut :
Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2

bulan upah bruto.

Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3

bulan upah bruto.

Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4

bulan upah bruto.

Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5

bulan upah bruto.

Masa kerja 25 tahun lebih adalah 6 bulan upah bruto.
es.
et.
3. Uang ganti rugi
Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahu 1969, ketentuan
pemberian uang ganti rugi adalah Kepada tenaga kerja yang
mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat
pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi.

45

eu.

Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia

akibat kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisnya

berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian

diatur oleh undand-undang.

Menurut UU Kecelakaan tahun 1951, sebagai berikut :
Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjungan besarnya
sama dengan upah tiap-tiap hari, terhitung mulai pada hari
buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian
dibayar paling lambat 120 hari. Jikalau sudah lewat 120 hari
buruh itu belum mampu bekerja, maka uang tunjangan itu
menjadi 50% dari upah sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar
selama buruh tidak mampu bekerja.
Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tujangan
karena itu ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap

hari.
ev.
ew. Tes formatif
ex. A.PILIHAN GANDA
ey. Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Untuk memperoleh karwayan yang cakap dan handal, diperlukan tahapantahapan rekrutmen sebagai berikut . . . .
a. membuka lamaran dan melakukan testing
b. analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi
c. testing, wawancara, dan tes kesehatan
d. iklan lowongan kerja, surat panggilan
e. wawancara, tes tertulis, surat panggilan
2. Suatu proses mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar
untuk lowongan yang ada dalam perusahaan, disebut . . . .
a. seleksi
b. rekrutmen
c. lowongan pekerjaan

d. bursa kerja
e. tenaga kerja

3. Secara umum persyaratan personil kantor adalah . . . .

a. mempunyai persyaratan keterampilan
b. mempunyai motivasi tinggi
c. berpartisipasi aktif
d. bersikap optimis
e. mempunyai semangat yang tinggi

46

4. Suatu kegiatan untuk memberikan analisis atau menganalisis pekerjaanpekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan
mengapa pekerjan tersebut harus dilaksanakan, disebut . . . .
a. analisis pekerjaan
b. analisis jabatan
c. analisis tugas

d. analisis karyawan
e. analisis pelatihan

5. Salah satu manfaat pelatihan personil kantor adalah . . . .

a. untuk promosi kenaikan pangkat
b. untuk meningakatkan gairah kerja
c. agar karyawan dapat berkembang lebih cepat dan lebih baik
d. untuk memperoleh sertifikat
e. untuk menambah jumlah relasi kerja
6. Tujuan pelatihan dan pengembangan personil kantor adalah . . . .
a. untuk meningkatkan penghayatan ideologi karyawan
b. untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan
c. untuk meningkatkan sumber penghasilan karyawan
d. untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja
e. untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan
7. Manfaat mutasi karyawan adalah . . . .
a. untuk pengurangan karyawan
b. untuk efisiensi biaya kantor
c. untuk memenuhi keinginan karyawan yang sesuai dengan minat,
keahlian, dan bidang tugas masing-masing
d. untuk memenuhi keinginan pimpinan perusahaan
e. untuk meningkatkan motivasi
8. Keunggulan perekrutan dari sumber eksternal adalah . . . .
a. waktu relatif singkat
b. biaya lebih murah
c. kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik
d. kurang ada kesempatan untuk promosi
e. loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui
9. Seleksi administratif adalah kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa
kebenaran informasi yang diberikan pelamar salah satunya, yaitu . . . .
a. pengetahuan
b. wawancara
c. fotocopi ijazah
d. umur dan foto
e. tes kesehatan
10. Salah satu manfaat promosi karyawan adalah . . . .
a. untuk memotivasi karyawan agar lebih maju dalam berkarir
b. untuk memenuhi kebutuhan karyawan di bagian yang memerlukan
karyawan
c. untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan
d. untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja
e. untuk meningkatkan penghayatan ideologi
47

11.
12. B. ISIAN
1. Orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang
harus dijalankan kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, disebut ................
2. Seleksi karyawan baru yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standarstandar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan,
tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman
saja, merupakan seleksi .................
3. Mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama
menurun, disebut ................
4. Pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasitentang
pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya adalah ................
5. Kenaikan jabatan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang lebih
tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar, disebut .
13.
14. C. ESAI
1. Jelaskan pengertian personil kantor beserta tugas dan tanggung jawabnya!
15.
16.
17.
18.
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen!
19.
20.
21.
22.
3. Jelaskan pengertian seleksi dan tujuan karyawan!
23.
24.
25.
48

26.

4. Sebut dan uraikan proses seleksi karyawan!

27.
28.
29.
30.

5. Jelaskan kelebihan dan kekurangan apabila mengambil karyawan baru dari

dalam perusahaan!
31.

54

KEGIATAN
BELAJAR

32.

MELAKSANAKAN ADMINISTRASI
33.
KEUANGAN
34.

35.
A

38.
39.
40.
41.
42.
43.

Pengertian Transaksi
36.
37.
Transaksi keuangan adalah segala kegiatan
yang dapat mempengaruhi posisi keuangan
perusahaan. Misalnya karena ada penjualan
tunai barang atau dagangan maka harta
perusahaan berupa barang dagangan
akan berubah menjadi kas dan kerugian/keuntungan
dari penjualan tersebut akan mempengaruhi jumlah modal. Semua kegiatan

keuangan (transaksi keuangan) tersebut harus mempunyai dokumen yang jelas

(terdokumenntasikan) berupa bukti transaksi. Bukti transaksi berguna sebagai bukti
tertulis atas transaksi yang dilakukan sehingga apabila terjadi persengketaan di masa
yang akan datang, bukti tertulis ini dapat dijadikan dasar hukum untuk menyelesaikan
persengketaan tersebut. Untuk itu, bukti transaksi yang kuat harus memuat tanda tangan
dan cap perusahaan kedua belah pihak yang bertransaksi.
44.
45.
46.
B
Alat Bukti Transaksi
47.
Bukti transaksi keuangan dilihat dari asalnya dibedakan menjadi 2, yaitu
Bukti Transaksi Intern dan Bukti Transaksi Ekstern
1. Bukti Transaksi Intern
48.
Bukti trasaksi intern adalah bukti pencatatan perubahan posisi
keuangan yang terjadi dalam kegiatan intern perusahaan itu sendiri, biasanya
berupa memo dari pinjaman atau orang yang ditunjuk. Misalnya, memo
perubahan harta kekayaan karena adanya penyusutan nilai aktiva tetap, bukti
pemakaian perlengkapan toko, dan sebagainya.
49.
2. Bukti Transaksi Ekstern
50.
Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi
keuangan yang terjadi dengan pihak luar perusahaan, seperti penjualan,
pembelian, pembayaran gaji pegawai, penerimaan invetasi dari pemilik
perusahaan, dan lain-lain. Bukti ekstern ini antara lain berupa faktur,

kuitansi, nota kredit, nota debet, cek, bilyet giro, rekening Koran, dan bukti
setoran bank.
a. Faktur (Invoice)
51. Faktur adalah perhitngan penjualan barang dan bukti penyerahan
barang dagangan yang diperjualbelikan, dibuat oleh pihak penjualan
disampaikan kepada pihak pembeli bersamaan dengan barang yang
bibelinya. Faktur ini biasanya dibuat rangkap, yang asli diberikan kepada
pembeli sebagai bukti perhitungan pembelian dan sebagai perhitungan
berapa jumlah yang harus di bayar, sedangkan tinndakannya (tembusan/
copy) dipegang oleh penjual sebagai bukti bahwa barang telah
diserahkan denan perhitungan berapa jumlah uang yang harus ditagihkan
kepada pembeli.
52.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur adalah sebagai
berikut:
1) Nama dan alamat perusahaan penjualan berikut cap sebagai
tanda keabsahannya;
2) Kepada siapa dia menjual barang dagangannya, dan nama
pemerima barang yang dijualnya (berikut nama, cap, dan
tanda tangan penerima);
3) tanggal terjadinya transaksi;
4) nomor faktur;
5) banyaknya barang yang dijual;
6) nama barang yang dijual;
7) harga satuan;
8) jumlah harga;
9) syarat penjualan (jatuh tempo pembayaran).
53.
54.
55.
b. Kuitansi (official receive)
56.
Kuitansi adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh
pihak pemerimaan uang. Umumnya terdiri dari 2 (dua) bagian, bagian
pertama diberikan kepada pihak pembayaran sebagai bukti pencatatn
pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (Sus/Bonggol
Kuittansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan
uang. Kuitansi sebagai bukti penerimaan, pada batas jumlah uang
tertentu, harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan dalam UU
Perpajakan tentang Bea Materai.

57.

c.

Informasi yang termuat dalam kuitansi adalah sebagai

berikut:
1) Nama yang menyerahkan uang;
2) Jumlah uang yang dibayarkan;
3) Tanggal penyerahan uang;
4) Nama dan tanda tangan serta cap yang menerima uang;
5) Materai.
Nota kredit (Credit Memo)
58.
Nota kredit adalah perhitungan atau pemberitahuan yang
dikirim oleh suatu perusahaan/badan usaha (penjualan) kepada
langganannya (pembeli) bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah
tertentu akibat penerimaan kembali barang yang terjual karena cacat
atau tidak sesuai dengan pesanan. Pelanggan yang menerima nota
kredit ini akan tercatat pada akun pihak pengiriman nota pada sisi yang
berlawanan, yaitu di sebelah debet.
59.
Informasi yang termuat dalam Nota Kredit adalah sebagai
beikut:
1) Informasi bahwa rekening langganan telah dikredit;
2) Penjelasan penerimaan kembali barang karena sebab yang
menjadikan barang tersebut dapat dikembalikan sesuai
kesepakatan jual beli;
3) Nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang

yang diterima kembali;

4) Nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.
60.
d. Nota Debet (Debit Memo)
61.
Nota Debet adalah perhitungan dan pemberitahuan yang
dikirim oleh suatu perusahaaan (pembeli)/badan usaha kepada
langganannya (penjual), bahwa akunnya telah didebetkan dengan
jumlah tertentu karena barang yang dibelinya rusak atau tidak sesuai
dengan pesanan. Langganan (penjual) yang menerima nota debet ini
akan mencatat pada akun pihak pengiriman nota pada sisi yang
berlawanan, yaitu sebelah kredit.
62. Informasi yang termuat dalam Nota Kredit adalah sebagai
1)
2)

berikut:
Informasi bahwa rekening penjual telah di debet;
Penjelasan pengiriman kembali barang karena sebab yang
63.
menjadikan barang tersebut dapat dikembalian sesuai
kesepakatan jual beli;

3) Nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang yang
4)

1.

dikembalikan;
Nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.
64.
e. Cek (Check)
f. Bilyet Giro
g. Rekening Koran
h. Bukti Setoran Bank
65.
66.
67.
Mengenal dan Menghitung Uang Kertas
Mengenal uang
68. Uang dikenal sebagai alat tukar yang berlaku di suatu Negara. Nilai uang
ditentukan oleh nilai nomonalnya. Seorang pemegang kas harus memperhatikan
uang yang ia terima atau pegang, jangan sampai uang yang ada pada dia
merupakan uang palsu yang dapat merugikan. Berikut ini cirri-ciri uang Rp
10.000,00 dan Rp 50.000,00.
69.
70.
Uang nominal Rp 10.000,00 keluaran tahun 2005
71.
Apabila kita menerima uang maka ingat 3D, dilihat, diraba, dan
ditrawang.
72. Dilihat; gambar dan warna jelas dan tajam terlihat. Tinta berubah warna
optical variable ink pada logo BI dalam bidang segi 8 yang akan berubah
warna dari hijau menjadi biru apabila dilihat dari sudut pandang berbeda.
73. Diraba; terasa angka nominal tulisan
BANK INDONESIA dan
SEPULUH RIBU RUPIAH ketika diraba, gambar utama dan gambar
Burung Garuda terasa kasar. Kode tertentu berbentuk lingkaran untuk
mengenali jenis pecahan bagi tunanetra.
74.
Diterawang; terlihat tanda air, water mark gambar pahlawan
nasional Sultan Badarudin dan electrotype berupa logo BI dan ornammen
daerah Palembang. Terlihat tulisan BI yang akan terlihat BI10000 berulangulang pada benang pengaman. Terlihat gambar saling isi rectoverso berupa
logo BI yang akan terlihat apabila diterawang ke arah cahaya.

75.
76.
Uang nominal Rp 50.000,00 keluaran tahun 2005

77.

Dilihat; gambar dan warna jelas dan tajam terlihat, benang

pengaman berbentuk anyaman tulisan BI50000 berulang-ulang serta akan

berubah warna dari magenta menjadi hijau apabila dilihat dari sudut pandang
yang berbeda. Tinta berubah warna optically variable ink pada logo BI pada
segi empat yang akan berubah warna dari magenta menjadi hijau apabila
dilihat dari sudut pandang yang berbeda.
78. Diraba; angka nominal tulisan BANK INDONESIA dan LIMA
PULUH RIBU RUPIAH jelas terasa, gambar utama dan gambar Burung
Garuda terasa kasar. Terdapat kode tertentu berbentuk segitiga untuk
mengenali jenis pecahan bagi tunanetra.
79.
80. Diterawang; terlihat tanda air, water mark gambar pahlawan
nasional I Gusti Ngurah Raid an electrotypeberlogo BI dan ornamen daerah
Bali. Terlihat tulisan BI yang akan terlihhat BI50000 berulang-ulang pada
benang pengaman yang akan berubah warna dari magenta menjadi hijau
apabila dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Terlihat gambar saling isi
rectovvrso berupa logo BI yang akan terlihat apabila diterawang ke arah
cahaya.

81.
82.
2. Teknik Menghitung Uang
83. Untuk menghindari

kesalahan

dalam

menghintung

perhitungan uang dilakukan secara cermat, teliti, dan

diadakan perhitungan, uang dikelompokkan

uang

maka

disiplin. Sebelum

berdasarkan jenisnya, yaitu

dikategorikan nilai nominal uang. Dengan demikian, perhitungan uang dapat

dilakukan secara tepat. Adapun teknik perhitungan uang dapat secara manual
atau elektrik. Secara manual, seorang kasir menghitung uang dengan
menggunakan jari tangan kiri mengapit sejumlah uang kemudian tangan kanan
menghitungnya satu-persatu dengan cepat dan akurat. Secara elektrik, uang
dihitung dengan menggunakan alat (mesin) perhitungan uang, yaitu dengan cara
memasukkan uang yang telah diikat kedalam mesin, uang tersebut akan

terhitung dengan sendirinya sesuai dengan nilai sebenarnya. Perhitungan dengan

mesin ini digunakan untuk mengecek keakuratan perhitungan secara manual.
A. Mengoperasikan Alat Penyimpanan Uang/Berkas (Cast Box)
84. Alat penyimpanan uang yang biasa terdapat di perusahaan
digunakan untuk menyimpan uang sementara sebelum uang tersebut
disetorkan ke bank karena tempat paling aman tentu saja di bank, tanpa
resiko kehilangan, baik karena pencurian maupun kejadian-kejadian lain
seperti bencana alam, kebakaran, dan lain-lain.
85.
86.
87. Ada beberapa hal penting dalam mengoperasikan alat tersebut.
1. Keamanan dari gangguan baik intern maupun ekstern
88.
Uang merupakan benda yang tidak ada tanda hak
pemiliknya sehingga uang mudah utuk digelapkan. Penggelapan uang
bisa timbul dari orang dalam perusahaan itu sendiri maupun dari luar
perusahaan. Sebagai contoh, kasir yang tidak hati-hati menyimpan uang
dalam alat penyimpanan uang yang ditentukan akan mengundang orang
lain (baik intern maupun ekstern) untuk menyalagunakan kesempatan
yang ada sehingga merugikan perusahaan.
2. Kunci
89.
Gunakanlah alat penyimpanan yang menggunakan kunci
yang kokoh dan aman, baik kunci yang menggunakan kode ataupun
kunci biasa. Kotak penyimpan uang yang baik tak akan mudah dibobol
oleh orang jahat.
3. Akses yang terbatas
90.
Batasi akses ke tempat penyimpanan uang sehingga
orang-orang tertentu saja (yang mempunyai kewenangan) yang
mempunyai akses ke tempat tersebut.
4. Rahasia
91.
Jagalah rahasia kode atau password untuk membuka
tempat penyimpanan uang.
92.
93. Sementara itu, alat-alat yang biasa digunakan sebagai tempat
menyimpan uang sementara antara lain adalah sebagai berikut.
1. Brankas (Cast Box)
94.
Brankas biasa digunakan untuk menyimpan uang karena
mempunyai standar kekuatan dan pengaman yang bagus. Brankas selain
mempunyai kunci biasa juga mempunyai kode kunci yang dapat diatur

berdasarkan keinginan pemakai sehingga apabila brankas ini akan dibuka

oleh seseorang ia harus mempunyai kunci fisik dan mempunyai kode
akses untuk membukanya.
95. Selain mempunyai kunci yang sangat aman, brankas juga bisa
ditempatkan secara permanen dengan cara menyatukan brankas tersebut
dengan

tembok

(beton)

sehingga

akan

sangat

sulit

untukk

mengembalikannya.
2. Cast Register
96.
Selain berfungsi sebagai mesin pembayaran, cast register juga
berfungsi sebagai alat penyimpanan uang sementara. Keunggulan cash
register sebagai alat penyimpanan uang sementara adalah adanya tomboltombol kunci sebagai kode sehingga orang yang berwenang saja yang
97.

dapat membukanya.
Kunci mesin ini terdiri dari beberapa dan mempunyai fungsi masing-

masing sebagai berikut.

OP (Operator), hanya dappat membuka dari OFF sampai dengan X, biasanya kunci ini

dipegang oleh kasir untuk bekerja (registration).

SM (Semi Master), dapat dipakai dari PGM sampai dengan XI/ZI, biasanya kunci ini

dipegang oleh supervisor toko.

MA (Master), dapat membuka dari PGM sampai dengan X2/Z2, biasanya kunci ini

dipegang oleh owner.

98. Arti posisi kunci dapat dijelaskan sebagai berikut.
PGM (program) dipakai untuk membuat program.
Off dipakai untuk mematikan mesin.
X dipakai untuk mengetahui total sementara.
XI/ZI dipakai untuk mengetahui total akhir per hari (tutup buku).
X2/Z2 dipakai untuk mengetahui total akhir per minggu/bulan.
99.
3. Lemari Besi
100.
Lemari besi juga biasa dipakai untuk menyimpan uang
sementara di perusahaan. Namun, pemakaian lemari ini selain memakan
tempat yang lumayan besar juga biasanya belum mempunyai kunci kode
sehingga keamanan dari penggunaan alat ini belum maksimal.
101.
102.
TES FORMATIF
a. PILIHAN GANDA
103. Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Alat bukti transaksi dibedakan menjadi 2, yaitu .
a. intern dan ekstern

b. palsu dan asli

c. baru dan lama

e. uang dan jasa

d. barang dan uang

f.
2. Jika kita menerima uang yang harus dilakukan untuk melihat keasliannya
adalah .
a. dilihat, diraba, dimakan
b. dilihat, diraba, disentuh
c. dilihat, diraba, diterawang
d. dilihat, disentuh, diterawang
e. diraba, dilihat, disentuh
g.
3. Dibawah ini yang merupakan bukti transaksi adalah .
a. uang

d. logam

b. kuitansi

e. hadiah

c. kertas
f.
4. Teknik penghitungan uang ada dua, yaitu.
a. manual dan elektrik

d. cepat dan lambat

b. tradisional dan modern

e. susah dan mudah

c. baru dan kuno

f.
5. Alat yang biasa digunakan untuk menyimpan uang dalam jumlah besar
disebut .
a. brankas
b.

dompet

c.

saku

lemari
buku

f.
6. Arti posisi kunci adalah sebagai berikut, kecuali .
a. PGM untuk membuat program
b. X dipakai untuk mengetahui total keseluruhan
c. XI/ZI dipakai untuk mengetahui total akhir per hari (tutup buku).
d. X2/Z2 dipakai untuk mengetahui total akhir per minggu/bulan.

e. Off dipakai untuk mematikan mesin

g.
7. Hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan alat penyimpanan uang
adalah .
a. Kunci
b. Tempat
c. Barang
8.

d. Letak
e. Posisi

f.
Apakah ciri uang asli apabila diterawang?
a. terdapat tanda air
b. terdapat air
c. terdapat nominal uang
d. terdapat jumlah uang
e. terdapat warna merah
g.
9. Informasi yang tidak termuat dalam nota kredit adalah .
a. informasi bahwa rekening penjual telah di debet
b. penjelasan pengiriman kembali barang karena sebab yang
h. menjadikan barang tersebut dapat dikembalian

sesuai

kesepakatan
i. jual beli
c. nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang
j. yang dikembalikan
d. nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.
e. tanggal pembelian
k.
l.
10. Bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak luar
perusahaan disebut .
a. bukti transaksi intern
b. bukti transaksi ekstern
c. kuitansi

d. saldo
e. kas

f.
b. ISIAN
1. Bukti transaksi intern adalah .
2. Bukti pembayaran uang yang
3. Teknik perhitungan uang dapat dilakukan dengan cara .
4. Brankas sering digunakan menyimpan uang karena .
5. Transaksi keuangan adalah .
g.
c. ESAI

1. Apakah keunggulan dari cast register ?

h.
i.
j.
k.
2. Sebutkan informasi yang harus dimuat dalam faktur !
l.
m.
n.

3. Sebutkan informasi yang harus dimuat dalam kuitansi !

o.
p.
q.

4. Jelaskan ciri-ciri uang Rp. 10.000,00 keluaran tahun 2005 bila

diterawang !
r.
s.
t.
5. Sebutkan dan jelaskan alat-alat yang biasa digunakan sebagai tempat
menyimpan uang sementara !
u.
v.
w.
x.
y.
z.
aa.
ab.
ac.
ad.
ae.
af.
ag.
ah.
ai.

aj.
ak.
al.
am.
an.
ao.
ap.
aq.
ar.
as.
at.
au.
av.
aw.
ax.
ay.
KEGIATAN
BELAJAR
az.

4ba.

MELAKSANAKAN ADMINISTRASI
SARANA DAN PRASARANA

bb.
bc.
bd.
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia
be. sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
bf. sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
bg. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu
bh. yang merupakan penunjang utama
bi. terselenggaranya suatu proses ( usaha,
bj. pembangunan, proyek).
bk. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan
prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat
berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi
yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor.
bl. Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor
baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat
dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau

pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan

baik.
bm. Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan
beberapa kegiatan, yaitu pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan,
inventarisasi dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
bn.
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan
prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan
kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana
kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan
organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut
harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor,
antara lain :
1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang
tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan
operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
bo.
bp.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi

perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah
maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian
dan

penentuan

kebutuhan

perlengkapan

kerja

adalah

faktor

fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan

normalisasi.
b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu
ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :

Klasifikasi

alat-alat,

menggolong-golongkan

alat-alat

yang

berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang

sama.
Spesifikasi

kemampuannya.
Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan

dan

perincian

alat-alat

dengan

menggunakan

dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

c. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam
pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:
Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari
benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan

kelebihan.
Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat
spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan

penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda,

keadaan pasar dan harga.

Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru
atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai

cara pengepakan.
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan

tersebut sampai siap digunakan.

d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan
aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut
maupun udara.
bq.
2. Penyimpanan
br. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja
atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau
bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang
diperoleh dari bantuan.
a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Agar barang tidak cepat rusak.
Agar tidak terjadi kehilangan barang.
Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang

tersebut dicari.
Memudahkan dalam analisis barang.

b. Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya

memperhatikan hal-hal berikut ini :
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
Sifat barang yang disimpan.
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
Prosedur dan tata kerja.
Biaya yang disediakan.
Tenaga yang diperlukan.
Jangka waktu penyimpanan.
c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan

satuan barang).
Barang disimpan dalam keadaan bersih.
Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
Barang disimpan di tempat yang memadai.
Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar

mudah dicari.
Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau

siraman air.
Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku

persediaan.
Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan
di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama

disimpan lebih dalam.

3. Pemeliharaan
bs.
Pemeliharaan
adalah

kegiatan

terus-menerus

untuk

mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau

siap untuk dipakai.
bt.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
Agar barang tidak mudah hilang.
Agar barang tidak kadaluarsa.
Agar barang tidak mudah susut.
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
bu.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan
dengan berbagai cara, antara lain:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
Pemeliharaan sehari-hari

bv.

Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap

hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang

menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut,
misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan
mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap
hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan
yang lebih besar.
Pemeliharaan berkala
bw.
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu
tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan
sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan
untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan
oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.
bx.
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
Pemeliharaan barang bergerak
by.
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari
maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor,
dan alat elektronik.
Pemeliharaan barang tidak bergerak
bz.
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan
setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh
mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh:
membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya
dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya,
juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat
dilakukan secara berkala.
4. Inventaris
ca.
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya
tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya.
Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan
prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.
Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap
sarana dan prasarana . inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi

bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan
yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a. Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang
sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan dalam pengecekan barang.
cb.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan
barang.
cc.
cd. TES FORMATIF
a. Pilihan Ganda
ce. PILIHAN GANDA
1. Perlengkapan kantor yang bentuknya lembaran adalah . . . .
a. formulir
b. stapler
c. perforator

d. letter opener
e. hectmachine

f.
2. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain . . . .
a. agar barang tidak mudah hilang
b. agar barang tersusun rapi
c. memudahkan dalam pengawasan
d. memudahkan dalam analisis barang
e. agar barang mudah dicari
g.
3. Berikut ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adalah . . . .
a. laptop
b. perforator
c. faksimile
d. ordner
e. filling cabinet

4. Yang termasuk contoh kegiatan pemeliharaan barang tidak bergerak adalah

h.
....
a. Pemeliharaan kendaraan bermotor
b. Pemeliharaan mesin kantor
c. Pemeliharaan komputer
d. Membersihkan debu-debu yang menempel pada alat
e. Pemeliharaan mesin fotokopi
i.
5. Cara penyimpanan barang/bahan kantor adalah . . . .
a. Disimpan di ruangan tertutup
b. Disimpan di tempat yang memadai
c. menghemat penggunaan penerangan
d. mudah dalam pengawasan
e. mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan
j.
6. Penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di
langit-langit ruang kantor, disebut pencahayaan . . . .
a. ambient lighting
b. accent lighting
c. task lighting
d. natural lighting
e. direct lighting
k.
7. Barang-barang kantor berdasarkan spesifikasinya dibagi menadi . . . .
a. barang habis pakai dan barang tak habis pakai
b. barang bagus dan barang jelek
c. barang mahal dan barang murah
d. barang baru dan barang lama
e. barang using dan barang baik
l.
m.
n.
o.
8. Berikut ini yang bukan termasuk tujuan inventaris adalah. . . .
a. Agar peralatan tidak mudah hilang
b. Memudahkan dalam pengecekan barang
c. Memudahkan dalam pengawasan
d. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi
e. Menghemat barang
p.
9. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang yang habis pakai adalah . . .
a. buku catatan barang noninventaris
b. buku golongan barang inventaris
c. buku induk
d. buku laporan sarana dan prasarana
e. buku inventaris
q.

10. Benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana yang menyenangkan
sehingga memberi semangat dan kenyamana dalam menyelesaikan pekerajan,
disebut .
a. Perabot kantor
b. Interior kantor
c. Pesawat kantor
d. Mesin kantor
e. Perlengkapan kantor
r.
s.

b. ISIAN
1. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah .
2. Bukti atau catatan yang mendukung dalam menyampaikan laporan secara tertulis
kepada pimpinan adalah .
3. Buku catatan barang inventaris adalah .
4. Kegiatan yang perlu dilakukan dalam mengelola sarana prasarana adalah
5. Inventaris adalah ..

t.
u.
v.
w.

c.ESAI
1. Jelaskan pengertian sarana dan prasarana kantor!
x.

y.
z.
aa.
2. Sebutkan 5 tujuan adanya penyimpanan sarana dan prasarana kantor!
ab.
ac.
ad.
3. Sebutkan tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor!
ae.
af.
ag.
ah.
4. Sebutkan dan jelaskan macam-macam buku inventaris barang!
ai.
aj.
ak.
al.
5. Sebutkan tujuan inventaris sarana dan prasarana kantor!
am.
an.
ao.
ap.
aq.

ar.
as.
at.
au.
av.
aw.
ax.

ay.

III
U
i
K
o
m
p
t
n
i
T
o
i

az.
ba.
bb.
bc.
bd.
be.
bf.
bg.

e
e
s
r

j i K

o m

p e t e n s i T e o r i

bh.
bi.
bj.
bk.
bl.
bm.
bn.

bo. Uji Kompetensi Teori

a. PILIHAN GANDA
bp. Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Untuk memperoleh karwayan yang cakap dan handal, diperlukan tahapan-tahapan
rekrutmen sebagai berikut . . . .
a. membuka lamaran dan melakukan testing
b. analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi
c. testing, wawancara, dan tes kesehatan
d. iklan lowongan kerja, surat panggilan
e. wawancara, tes tertulis, surat panggilan
2. Dibawah ini yang merupakan bukti transaksi adalah .
a. uang
b. kuitansi
c. kertas

d. logam
e. lembaran

3. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan kantor di bengkel adalah

a. mengganti oli
b. tune up
c. mencatat transaksi

d. pasang ban
e. cuci mobil

penjualan
4. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan administrasi kantor adalah .
a. mendata sensus penduduk
b. pemasangan ban mobil
c. memeriksa pasien

d. pencucian motor
e. mengganti oli

menggunakan stetoskop
5. Berikut ini yang merupakan perlengkapan kantor yang tergolong barang habis
pakai adalah .
a. amplop
b. perforator
c. stapler

d. desk tray
e. rak buku

6. Penyimpanan barang dapat dilakukan dengan cara .

a. barang disimpan sesuai klasifikasi
b. barang disimpan bersih
c. barang disimpan di ruangan yang terbuka
d. barang disimpan di ruangan yang sangat luas
e. barang disimpan di ruangan tanpa jendela
7. Orang yang memimpin pelaksana kerja, menggerakkan orang lain/para staf,
mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, disebut .
a. administrator
b. manajer
c. staf

d. pembantu ahli
e. worker

8. Berikut ini yang bertanggungjawab membuat agenda dan jadwal kegiatan

kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat suratsurat keluar adalah .
a. administrator
b. tata usaha
c. sekretaris

d. penerima tamu
e. bagian administrasi

9. Berikut ini yang bukan merupakan keuntungan dalam menggunakan kartu

kendali adalah .
a. lebih efisien
b. memudahkan dalam
penyusunan arsip

c. membuat pencatatan yang

berulang
d. mudah melacak lokasi surat
e. Mudah hilang

10. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah .

a. sistem buku agenda
b. sistem kartu kendali
c. sistem buku ekspedisi

d. sistem lembar pengantar

e. sistem lembar disposisi

11. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah .

a. stempel
b. amplop
c. alat pembuka surat

d. baki surat (tray)

e. secretaries desk file

12. Lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpangan surat

sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah adalah .
a. kartu kendali
b. agenda
c. lembar disposisi

d. buku ekspedisi
e. lembar pengantar

13. Menerima surat masuk, menandatangani surat pengantarnya, dan membubuhi

cap tanggal pada sampul surat merupakan tugas dari .
a. penerima surat

b. pengarah surat

c. kurir
d. satpam

e. pelaksana

14. Orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada

alamat yang dituju adalah
a. penerima surat
b. pengarah surat
c. kurir

d. satpam
e. pelaksana

15. Alat bukti transaksi dibedakan menjadi 2, yaitu .

a. intern dan ekstern
b. palsu dan asli
c. baru dan lama

d. barang dan uang

e. uang dan jasa

16. Jika kita menerima uang yang harus dilakukan untuk melihat keasliannya
adalah .
a. dilihat, diraba, dimakan
b. dilihat, diraba, disentuh
c. dilihat, diraba, diterawang
d. dilihat, disentuh, diterawang
e. diraba, dilihat, disentuh
17. Dibawah ini yang merupakan bukti transaksi adalah .
a. Uang
b. Kuitansi
c. Kertas

d. Logam
e. hadiah

18. Teknik penghitungan uang ada dua, yaitu.

a. manual dan elektrik
b. tradisional dan modern
c. baru dan kuno

d. cepat dan lambat

e. susah dan mudah

19. Metode perekrutan calon karyawan baru yang dilakukan di kalangan terbatas
disebut metode.
a. Terkendali
b. Positif
c. Terbuka

d. Netral
e. tertutup

20. Mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau
berhalangan, yaitu .
a. permanent transfer
b. temporary transfer
c. versatility

d. shift transfer
e. remedial transfer.

f.
d. ESAI
1. Sebutkan 5 contoh kegiatan penggandaan !
g.
h.
i.
j.
2. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya !
k.
l.
m.
n.
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen !
o.
p.
q.
r.
4. Jelaskan tentang demosi dan promosi !
s.
t.
u.

5. Jelaskan penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja !

v.

w.
x.
y. DAFTAR PUSTAKA
z.
aa.

Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

ab.

ac.

Surabaya: ERLANGGA

R, Sri Endang., Mulyani, Sri., Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip

Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran untuk SMK dan MAK. Jakarta:
ERLANGGA
ad. S,

Sapir.

2004.

Pengantar

Perkantoran.Malang: UM

Studi

Manajemen

ae.

R, Sri Endang., Mulyani, Sri, Suyetty. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan
Keluar
af.

(Mail Handing) untuk SMK dan MAK. Jakarta: ERLANGGA

ag. R, Sri Endang., Mulyani, Sri, Suyetty. 2009. Modul
Mengelola dan Menjaga Sistem

Kearsipan

untuk

SMK

dan MAK. Jakarta: ERLANGGA

ah.

Tim Administrasi Perkantoran. 2007. Modul Memproses Transaksi Keuangan dan

Bisnis Manajemen. Jakarta: YUDHISTIRA
ai.
aj.
ak.
al.