A.

Pelayanan Kefarmasian
1. Pelayanan Resep
Pelayanan resep di Apotek UII Farma mengacu pada Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 35 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di
Apotek, yaitu terdiri dari:
a. Skrining resep meliputi persyaratan administratif, kesesuaian farmasetik
dan pertimbangan klinis.
b. Penyiapan obat meliputi peracikan, penulisan etiket dan pengemasan
obat.
c. Penyerahan obat meliputi pemberian informasi obat, konseling dan
monitoring penggunaan obat.
Pelayanan resep di Apotek UII Farma dilayani langsung oleh Apoteker di
pos Pelayanan resep. Resep yang masuk dibedakan menjadi 3 kategori yaitu
resep internal (pasien mahasiswa, dosen maupun karyawan UII), resep
eksternal (pasien non mahasiswa/pegawai UII) dan resep non poliklinik (resep
yang berasal dari institusi lain seperti RS Panti Nugroho dan sebagainya).
Proses dalam pelayanan resep di Apotek UII Farma dimulai dari resep
yang datang diterima oleh Apoteker. Apoteker bagian pelayanan resep
menerima dan akan dilakukan skrining resep baik secara administratif,
farmasetis maupun klinis. Terdapat checklist penerimaan resep yang berisi
diagnosa/keluhan, DRP administratif farmasetis dan klinis, care plan,
compounding dan dispensing, dan kontrol akhir. Berikut merupakan borang
checklist peneriman dan penyerahan resep:
 Gambar 3.1 Ceklist Pelayanan dan Penyerahan Resep.
Setelah dilakukan skrining maka resep tersebut dihitung besar harga
obatnya dan dikonfirmasikan kepada pasien, apabila pasien setuju untuk
menebus maka resep akan diteruskan namun apabila tidak setuju untuk
menebus maka dapat dilakukan tindakan lain seperti dikurangi item obatnya.
Pembayaran dilakukan di awal sebelum obat dibuat atau diracik. Pembayaran
dapat dilakukan secara tunai, debit maupun tagihan. Pembayaran secara tunai
atau debit dilakukan untuk pasien mahasiswa, resep eksternal dan resep non
poliklinik. Pembayaran untuk pasien pegawai UII baik dosen maupun
karyawan kontrak maupun tetap dilakukan secara tagihan. Pasien yang
membayar secara tagihan mempunyai kompensasi biaya Rp 40.000, 00 per
resep dengan maksimal penggunaan 3 kali dalam satu bulan. Berikut adalah
SOP penerimaan resep di Apotek UII Farma:

Gambar 3.2 SOP Penerimaan Rese

 Pada pasien yang mengehendaki penebusan resep hanya setengah item
dari seluruh item resep, maka seringkali Apoteker membuat kopi resep.
Berikut merupakan SOP kopi resep di Apotek UII Farma:

Gambar 3.3 SOP Kopi Resep

 Selain melakukan penebusan setengah resep, tidak jarang obat yang
dimaksud dalam resep sedang kosong sehingga perlu penggantian obat dengan
obat yang memiliki kandungan dan khasiat yang sama. Ketika melakukan
penggantian obat, pasien akan diminta mengisi lembar informed consent.
Berikut merupakan SOP penggantian obat dalam resep di Apotek UII Farma:

Gambar 4. SOP penggantian obat

Gambar 3.4 Lembar Informed Consent
 Resep obat narkotika dan psikotropika hanya boleh diserahkan jika
terdapat resep dokter asli atau salinan resep asli. resep yang mengandung
obat narkotika dan psikotropika harus ditanyakan alamat dan nomor telepon
pasien saat penerimaan resep.Pada akhir hari, resep akan dikumpulkan dan
dipisahkan antara resep obat narkotika & psikotropika dengan resep non
narkotika & psikotropika. Resep-resep tersebut akan disimpan dan dijadikan
satu selama satu bulan dengan urutan tanggal. Resep akan disimpan selama
minimal tiga tahun di Apotek UII Farma untuk kemudian dimusnahkan.

2. Swamedikasi
Swamedikasi adalah suatu sistem pengobatan di Apotek, yaitu kegiatan
atau tindakan yang dilakukan untuk mengatasi masalah kesehatan pasien
dengan menggunakan obat-obatan yang dapat dikonsumsi tanpa pengawasan
dari dokter. Pada dasarnya swamedikasi adalah pengobatan mandiri yang
dilakukan oleh pasien atas obat yang disarankan oleh Apoteker atau atas
keinginannya sendiri, tentunya obat-obatan tertentu yang dapat digunakan
untuk swamedikasi, seperti obat bebas, obat bebas terbatas, obat tradisional
dan obat wajib apotek.
Kegiatan swamedikasi di apotek UII Farma yaitu dengan melakukan
komunikasi atau penggalian informasi terhadap pasien terkait keluhan dan
kebutuhan pasien berkaitan dengan penyakit yang dideritanya, memastikan
pemahaman pasien mengenai faktor yang harus diperhatikan dalam
penggunaan obat seperti cara pakai aturan pakai dan tempat penyimpanan,
menilai kelayakan permintaan obat dari pasien dnegan memperhatikan sistuasi
dan kondisi yang ada serta peraturan yang berlaku, dan melakukan
dokumentasi atas penyerahan obat wajib apotek yang didalamnya meliputi
nama pasien, alamat pasien, keluhan, obat yang diserahkan dan jumlahnya.
Selain melakukan pelayanan swamedikasi obat wajib apotek, Apotek UII
Farma juga dapat melayani swamedikasi obat bebas dan obat bebas terbatas.
Berikut merupakan SOP pelayanan obat wajib apotek, obat bebas dan obat
bebas terbatas:

Gambar 3.5 Lembar Dokumentasi OWA

Gambar 3.6 SOP Penyerahan Obat Wajib Apotek
Gambar 3.7 SOP Pelayanan Obat Bebas
Gambar 3.8 SOP Pelayan Obat Bebas Terbatas
 Pelayanan swamedikasi di Apotek UII farma tidak hanya sebatas obat tetapi
juga melayani alat kesehatan dan laboratorium. Beberapa alat kesehatan yang tersedia
adalah termometer, urin bag, oxigen, foley cathter, pispot, plester,verban, mitela,
spuit, sarung tangan steril dan non steril, kasa steril, masker, tutup kepala, tes kadar
gula darah, kolesterol, dan asam urat. Beberapa pelayanan swamedikasi yang kami
lakukan selama PKPA di Apotek UII Farma adalah sebagai berikut :
a. Tn. M dengan keluhan gusi bengkak dan sakit gigi sudah 2 hari, sebelumnya
belum minum obat apapun. Tidak ada riwayat alergi ataupun sakit maag.
Diberikan cataflam 50mg diminum 2 kali sehari sesudah makan.
b. Ny.w keluhan radang tenggorokan sejak semalam, sedang menyusui.
Diberikan SP Throches tablet hisap. Dapat diminum tiap 4 jam, maksimal 6
tablet sehari.
3. Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Pelayanan informasi obat adalah kegiatan penyediaan dan pemberian
informasi terkait obat yang independen, akurat, komprehensif dan terkini oleh
apoteker kepada pasien dan masyarakat yang membutuhkan. Tujuan informasi
obat adalah meningkatkan keberhasilan terapi, memaksimalkan efek terapi dan
meminimalkan resiko efek samping. Manfaat pelayanan informasi bagi apoteker
adalah menjaga citra profesi sebagai bagian dari pelayanan kesehatan,
mewujudkan pelayanan kefarmasian sebagai tanggung jawab profesi,
menghindari medication error dan bentuk pelayanan untuk menarik pelanggan
dalam upaya memasarkan pelayanan.
Salah satu fungsi dan tanggung jawab apoteker adalah memberikan informasi
obat kepada pasien yang berkunjung ke apotek untuk meningkatkan kepatuhan
agar tujuan terapi bisa tercapai. Keberhasilan terapi tidak hanya ditentukan oleh
diagnosis dan pemilihan obat yang tepat, tetapi juga oleh kepatuhan (compliance)
pasien untuk mengikuti terapi yang ditentukan. Kepatuhan pasien antara lain
ditentukan oleh pelayanan informasi obat yang diberikan. Persepsi pengunjung
apotek terhadap sehat-sakit berhubungan erat dengan perilaku pencarian
 informasi pengobatan sehingga akan mempengaruhi efektivitas
pelayanan informasi obat di apotek.
Apoteker di Apotek UII Farma melakukan pelayanan informasi obat kepada
pasien selalu berkesinambungan sehingga informasi yang diberikan dapat sampai
ke pasien. Apabila ada pergantian obat dalam resep yang ditulis oleh dokter,
apoteker akan melakukan komunikasi kepada pasien yang bersangkutan tentang
penggantian obat yang tercantum dalam resep dan merekomendasikan obat
pengganti dengan zat aktif dan khasiat yang sama. Selain itu, apabila ada tulisan
dokter yang tidak terbaca, jumlah, dosis maupun aturan pakai selalu melakukan
konfirmasi ulang ke dokter. Pelayanan informasi obat dapat diberikan kepada
tenaga kesehatan lain dan pasien yang membutuhkan informasi mengenai obat
ataupun kesehatan.
Kegiatan pelayanan informasi obat berupa penyediaan dan pemberian
informasi obat yang dilakukan di Apotek UII Farma yakni bersifat aktif
maupun pasif. Pelayanan bersifat aktif apabila apoteker memberikan
informasi obat dengan tidak menunggu pertanyaan melainkan secara aktif
memberikan informasi obat misalnya penerbitan buletin, brosur, leaflet,
seminar, promosi kesehatan. Pelayanan informasi obat yang bersifat aktif
yang dilakukan Apotek UII Farma meliputi leaflet, banner, poster dan stiker.
Sedangkan, pelayanan bersifat pasif apabila apoteker mernberikan informasi
obat sebagai jawaban atas pertanyaan yang diajukan. Informasi obat yang
bersifat pasif yang dilakukan Apotek UII Farma adalah KIE kepada pasien
saat konseling penyerahan resep atau pada saat swamedikasi. Pertanyaan
mengenai obat dapat disampaikan oleh pasien secara langsung ssat berada di
Apotek, telepon, SMS maupun media social seperti WhatsApp dan BBM.
Dalam memberikan pelayanan informasi obat, Apoteker memerlukan literatur
baik itu literatur primer, sekunder dan tersier yang selalu up to date untuk
memecahkan masalah terkait spesifik obat dan penyakit. Literatur yang tersedia di
Apotek UII Farma adalah MIMS, ISO, DIH, dan akses internet untuk mencari jurnal
atau Evidence Based Medicine (EBM). Berikut merupakan dokumentasi pelayanan
informasi obat yang dilakukan di Apotek UII Farma : (diidi lembar PIO kita)

4. Promosi Kesehatan
Kegiatan promosi kesehatan di Apotek UII rutin dilakukan baik oleh karyawan
Apotek sendiri maupun oleh mahasiswa mahasiswi PKPA di daerah sekitar Apotek.
Promosi kesehatan biasanya dilakukan pada siswa-siswi SD, warga dusun, serta
remaja. Promosi kesehatan yang dilakukan biasanya menggunakan metode
penyuluhan langsung (kunjungan rumah/door to door, Forum Group Discussion, dan
pertemuan rutin warga) sehingga pemateri dapat bertatap muka dengan sasaran.
Media promosi kesehatan yang sering digunakan saat penyampaian materi berupa
leaflet dan media elektronik seperti laptop dan in focus dengan materi-materi yang
belum banyak diketahui oleh warga seperti DAGUSIBU, cerdas menggunakan
antibiotik dan lain-lain. Pada periode bulan Juni ini promosi dilakukan dengan
pembagian leaflet mengenai penyakit lambung maag. (Lampirkan leaflet kita)

5.Pemantauan Terapi Obat

Pemantauan terapi obat merupakan kegiatan memastikan efektifitas terapi
yang diperoleh pasien. Pemantauan terapi obat memastikan efikasi maksimal dan efek
samping minimal. Pemantauan terapi obat dilakukan dengan menanyakan kondisi
pasien lewat sms atau telepon. Apoteker bisa melakukan PTO apabila ragu dalam
memberikan obat ketika melayani pasien. Pada proses PTO ini apabila kondisi pasien
belum membaik maka apoteker dapat memberikan rekomendasi atau rencana tindak
lanjut. Berikut ialah dokumentasi Pemantauan Terapi Obat di Apotek UII Farma :
(Lampirkan PTO)
B. Manajemen Kefarmasian
1. Drug Management Cycle
2. Supporting Management
Apotek UII Farma pertama kali didirikan pada tahun 2001, dan mulai
bergabung dengan praktek dokter bersama pada tanggal 22 Juni 2002.
Dari pengggabungan tersebut kemudian terbentuklah PT. Unisia Polifarma
dimana saham terbesar yaitu 95% dimiliki oleh Yayasan Badan Wakaf UII
serta 5% dimiliki PT. Unisia Medika Farma. Sehingga, PT.Unisia
Polifarma memiliki dua unit usaha meliputi Apotek UII Farma yang
memberikan pelayanan setiap hari selama 24 jam disertai dengan delivery
order service dan praktek dokter bersama (poli umum, gigi, bedah, dan
kecantikan) yang juga dilayani setiap hari sesuai jadwal praktek dokter
yang bertugas.

a. Struktur Organisasi
Apotek UII Farma merupakan bagian dari PT. Unisia Polifarma yang
memberikan pelayanan setiap hari selama 24 jam. Karyawan yang bekerja
setiap hari dibagi menjadi tiga shift yaitu shift pagi, shift siang, dan shift
malam. Shift pagi dimulai pada pukul 07.00-14.00 WIB, shift siang dimulai
pada pukul 14.00-22.00 WIB sedangkan untuk shift malam dimulai pada
pukul 22.00-07.00 WIB. Untuk setiap shift minimal terdapat 1 orang apoteker
yang bertugas.
Organisasi dikatakan baik jika memiliki struktur, tujuan, yang saling
berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan
bagian di dalamnya. Stuktur organisasi memberikan gambaran tentang
pemisahan kegiatan pekerjaan dengan jelas antara yang satu dengan yang lain
dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Apotek UII Farma
merupakan bagian dari PT Unisia Polifarma yang memiliki struktur organisasi
yang memberikan batas-batas tanggung jawab yang jelas bagi seluruh
 personel yang ada dalam struktur organisasi PT Unisia Polifarma. Struktur
organisasi dari PT. Unisia Polifarma yaitu:

Gambar 14. Struktur Organisasi PT. Unisia Polifarma

PT. Unisia Polifarma saat ini dipimpin oleh Direktur Utama yaitu dr.
MTS. Darmawan Sp.A, yang bertanggung jawab kepada komisaris yaitu Drs.
Anwar Fauzi, Apt. Direktur Utama membawahi 1 wakil direktur yang
sekaligus merangkap sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA) yaitu Novi
Dwi Rugiarti., M. Sc, Apt., dimana membawahi 5 bagian yaitu :
1. Bagian Pelayanan dijabat oleh apoteker pendamping yaitu Nining Islamiyarsih,
S.Farm., Apt.
2. Bagian Logistik dijabat oleh apoteker pendamping yaitu Nur Afif Fatmawati,
S.Farm., Apt.
3. Bagian Pemasaran dijabat oleh apoteker pendamping yaitu Arivi Bhakti Sinatria,
S. Farm., Apt.
4. Bagian Pelayanan dijabat oleh apoteker pendamping yaitu Imam,S.Farm., Apt.
5. Bagian Administrasi dan Keuangan dijabat oleh Yosi Wicaksana, Amd.
b. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi manajemen yang digunakan di PT Unisia Polifarma
saat ini adalah IAAS (Integrated Apotech Applicaton System) yang sangat
membantu dalam memberikan pelayanan secara optimal. IAAS merupakan
sistem aplikasi yang bertujuan :
1) Menangani dalam bidang usaha apotek secara lengkap seperti data
penjualan, pembelian, persediaan dan pelaporan di apotek
2) Mencegah permasalahan persediaan yang mendekati Expired Date (ED)
3) Mengoptimalkan waktu dan biaya dalam menginput dan menghitung
harga barang/obat
4) Mempermudah analisa pada data-data penjualan, pembelian, persediaan
dan pembuatan laporan-laporan yang akurat dan representatif
5) Mengurangi biaya jasa akuntan yang cukup mahal
6) Mempermudah dalam pembuatan laporan keuangan karena dalam IAAS
telah memuat form laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi,
laporan piutang dan laporan hutang dagang.
Keuntungan dari penggunaan IAAS antara lain :
1) User friendly, yaitu penyajian dan penggunaannya mudah dipahami dan
digunakan, sehingga tidak membutuhkan waktu terlalu lama untuk
menguasai aplikasi tersebut
2) Pada saat retur pembelian, sistem sudah otomatis menampilkan nomor
invoice supplier, sehingga tidak perlu bersusah payah untuk mencari file
pembelian
3) Kemanan data, dikarenakan untuk mengoperasikan IAAS tersebut
pengguna wajib memiliki password.
 4) Kontrol data yang cukup baik sehingga dapat meminimalkan kesalahan
entri data bagi pengguna
5) Adanya analisa keuangan yang menampilkan rasio-rasio keuangan
6) Adanya sistem yang memuat data-data pasien yang menggunakan obat-
obatan tertentu sehingga memudahkan pihak apotek untuk melakukan
monitoring dan evaluasi penggunaan obat
Selain keuntungan yang diperoleh, program IAAS juga memiliki
beberapa kerugian dalam penggunaannya, antara lain:
1) Belum adanya sistem Online help, yaitu bantuan lokal secara online jika
pengguna mengalami kesulitan dalam pemahaman dan pengoperasian
program IAAS
2) Belum adanya Alert System dimana sistem tersebut dapat secara
otomatis mencatat dan memberitahukan jika ada barang/obat yang
mendekati Expired, mencapai batas reorder, batas stok minimal, hutang
maupun piutang yang mendekati jatuh tempo.
Program IAAS digunakan untuk kegiatan yang meliputi memasukkan data
penjualan obat baik OTC (obat bebas, obat bebas terbatas, obat wajib apotek, alat
kesehatan, dan lain-lain) maupun resep, pembelian, biaya operasional, pembayaran
hutang dan piutang, konsinyasi, mengetahui pendapatan apotek per shift dan lain-lain.
Program IAAS dapat memudahkan kegiatan-kegiatan di apotek seperti kegiatan
administrasi yang dapat memaksimalkan kerja karyawan yang lebih efektif dan
efisien. Kegiatan administrasi yang dimaksud meliputi pembelian barang, keuangan,
inkaso, pencatatan faktur, pengecekan obat OTC dan pencatatan stok yang menipis di
buku defecta. Jadi, semua transaksi serta perhitungan stock barang didokumentasikan
dalam file-file yang dapat disimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa yang dicatat
manual, kedua cara ini saling melengkapi dan mengoreksi perbekalan yang ada.
Administrasi perbekalan apotek meliputi :
1) Laporan defecta, digunakan untuk mencatat nama obat atau barang yang
habis atau mencapai stok minimal dan untuk merencanakan order obat
 yang akandibeli. Laporan ini dapat digunakan untuk mengecekbarang
dan stok barang sehingga dapat menghindari terlewatnya
pemesanankembali suatu barang. Laporan defecta dapat digunakan
untuk menjaga ketersediaan barang di apoteksehingga dapat terkontrol
dan dapat mempercepat proses pemesanan.Barang yang dicatat dalam
buku defecta antara lain:
a) Obat yang menipis di bawah safety stock
b) Obat yang habis/stok kosong
c) Obat yang diminta oleh customer
Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang digunakan diapotek UII
Farma telah dilengkapi dengan aplikasi untuk merekap stok obat yang
menipis atau kosong, lengkap dengan nama PBF/distributor/sub
distributor obat yang akan dipesan, sehingga daftar obat yang
akandirencanakan untuk dibeli telah secara otomatis terekap
dalambentuk laporan defecta.
2) Surat pesanan (SP) yang digunakan untuk memesan barang yang habis
atau mencapai batas stok minimal. Surat pesanan meliputi:
a) Surat pesanan untuk obat non psikotropika dan non narkotika surat
pesanan dibuat dalam rangkap 2 yang memuat nama PBF yang dituju,
nomor urut SP, identitas apotek, tanggal pemesanan, nama dan jumlah
barang yang dipesan, kemasan dan dosis yang dipesan, tanda tangan
Apoteker dan stempel apotek.
 Gambar 3. Surat Pesanan Reguler

b) Surat pesanan untuk obat narkotika yang formatnya sudah ditentukan

dalam perundang-undangan. Dalam 1 lembar SP hanya bolehmemesan
satu item obat narkotika, dimana memuat identitas(nama, alamat,
jabatan) apoteker pengirim, identitas PBF (nama dan alamat), nama
dan jumlah barang yang dipesan,tanda tangan apoteker pengelola
apotek, diberi nomor SP, sertacap apotek. Untuk pemesanan obat jenis
narkotik ditujukan kePBF Kimia Farma. Surat pesanan untuk narkotika
dibuatrangkap 5, yaitu 1 lembar untuk arsip apotek, 4
lembardiserahkan ke PBF untuk didistribusikan kepada ManajerKimia
Farma, Dinas Kesehatan, Balai POM, dan yang lembaryang asli ke
PBF Kimia Farma itu sendiri.
c) Surat pesanan untuk obat psikotropika dan prekursor dengan format
danukuran surat pesanan sudah ditentukan oleh perundang-
undangan.Untuk psikotropika dalam satu lembar boleh
memuatbeberapa item obat, selain itu memuat identitas (nama,
alamat,jabatan) apoteker pengirim, identitas PBF (nama dan
alamat),nama dan jumlah barang yang dipesan, tanda tangan
apotekerpengelola, diberi nomor SP serta cap apotek. Surat pesanan
psikotropika dibuat minimal rangkap 2.

Gambar. Surat Pesanan Psikotropika

 Gambr 3. SP Obat Prekursor
3) Kartu stok; berisi nama obat, satuan, tanggalpengambilan obat, jumlah
stok awal, jumlah pengambilan, sisastok, dan paraf yang melakukan
pengambilan obat. Kartu stok secara fisik hanya untuk obat-obat yang
mengandung narkotika danpsikotropika serta obat baru yang masih
dalam tahap monitoring dan evaluasi tingkat penggunaannya, sedangkan
untuk mengontrol stok obat-obat lain diakses dari program IAAS,
sehingga bisa dipertanggungjawabkan apabila suatu saat dibutuhkan.
 Gambar. Kartu Stok
4) Laporan narkotika dan psikotropika; digunakan untuk mengetahui
rincian pemasukan dan pengeluaran jenis obat psikotropika dan obat
narkotika, baik yang dibeli oleh apotek maupun yang digunakan oleh
pasien. Buku register ini memuat nama obat, pemasukan (tanggal, nama
PBF, jumlah), tanggal, pengeluaran (nama pasien, alamat, jumlah
keluar, jumlah total keluar) dan stok akhir. Register diakses (komputer)
melalui laporan narkotik/psikotropik yang dapat dicetak untuk
mempermudah pengontrolan saat ada pemeriksa dari Dinas
Kesehatan/Balai POM.
Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) dikembangkan
dan dikelola oleh Direktorat Bina Produksi dan Distribusi Kefarmasian,
Ditjen Binfar dan Alkes, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Laporan narkotik dibuat secara manual yang selanjutnya akan diunduh
 di SIM berisi pengeluran (nama dan alamat pasien, nama dan alamat
dokter penulis resep, nomor resep, nama sediaan, satuan, persediaan
awal), asal jumlah pemasukan (nama PBF/ Apotek dan jumlah Obat),
sisa akhir bulan dan keterangan lain. Laporan ini dilaporkan selambat-
lambatnya tanggal 10 setiap bulannya melalui website
http://sipnap.kemenkes.go.id.

Gambar. Sistem Pelaporan Narkotik dan Psikotropik (SIPNAP)

c. Sumber Daya Manusia (SDM)

Apotek harus dikelola oleh seorang Apoteker Pengelola yang memenuhi
syarat sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku.Apoteker tersebut
harus memiliki kompetensi dan mampu menyediakan dan memberikan
pelayanan yang baik dan berkualitasterhadap pasien, mengambil keputusan
yang tepat, mampu menjalin komunikasi yang baik antar profesi, mampu
menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner, mampu
mengelola SDM secara efektif, selalu belajar sepanjang karier dan membantu
memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan.
Pengelolaan atau manajemen terhadap sumber daya manusia penting sekali
dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang tepat pada masing-
masing posisi.
Pengelolaan karyawan di PT Unisia Polifarma meliputi:
1) Recruitment, metode yang umum digunakan adalah metode terbuka
(informasi penerimaan karyawan baru yang diumumkan melalui iklan
baik media cetak atau dengan memasang papan pengumuman
penerimaan karyawan baru) dan metode tertutup (pengumuman
penerimaan karyawan baru melalui media terbatas contohnya:
pengumuman dibagian akademik UII).
2) Selection, tahap seleksi meliputi :
a) Seleksi persyaratan administrasi yang dikirim oleh calon pegawai
disesuaikan dengan standar yang diharapkan
b) Test yang meliputi tes praktek, tes teori atau psikotes
c) Wawancara untuk dapat menilai kemampuan, kejujuran dan
kerajinan.
3) Masa percobaan atau masa training selama 3 bulan; Selama 3 bulan ini
merupakan masa proses percobaan dengan melihat kinerja dan
kemampuan berinteraksi dengan karyawan lain, yang kemudian akan
dilakukan evaluasi oleh seluruh karyawan Apotek untuk melihat apakah
layak untuk melanjutkan kontrak kerja atau tidak. Perusahaan akan
mempertimbangkan semua penilaian dan masukan dari karyawan. Bila
memenuhi persyaratan, maka akan dilanjutkan dengan kontrak kerja,
proses tersebut adalah proses untuk menjadi karyawan tetap di Apotek
UII Farma. Kontrak kerja setiap karyawan akan di evaluasi setiap
tahunnya.
4) Perjanjian kerja atau kontrak kerja selama 1 tahun, kemudian dilakukan
evaluasi kinerja yang dilakukan oleh seluruh staf karyawan.
5) Reward and Punishment, setiap tahun evaluasi kinerja dilakukan oleh
PT Unisia Polifarma. Semua karyawan akan saling menilai dan
memberikan masukan. Hasil evaluasi kinerja akan digunakan untuk
memperpanjang kontrak kerja dan memberikan reward dan punishment.
Reward yang diberikan dapat berupa pemberian hadiah uang kepada
 karyawan yang memiliki hasil penilaian terbaik pertama dan kedua.
Punishment yang diberikan kepada karyawan yang memiliki hasil
penilaian tidak baik/ masukan yang diberikan dari karyawan lain tidak
baik, maka akan diberi peringatan berupa teguran, apabila tidak ada
perbaikan maka akan diberikan Surat Peringatan 1 dan 2, bahkan
pemutusan kontrak kerja.
SDM yang terdapat di PT Unisia Polifarma saat ini sebanyak 14 orang
yang terdiri dari :
1) Apoteker Pengelola Apotek (APA) : 1 orang
2) Apoteker Pendamping : 4 orang
3) Pembantu Umum : 3 orang
4) Kasir : 2 orang
5) Bagian Keuangan : 1 orang
6) Perawat : 2 orang
7) Beautician : 1 orang
Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing,
antara lain:
1) Apoteker Pengelola Apotek (APA)
a) Melakukan pekerjaan kefarmasian pada saat shift yang dijalani
b) Mengkoordinasi pekerjaan kefarmasian semua tenaga
kefarmasiandi apotek
c) Melakukan koordinasi pengadaan, penyimpanan,
pengendalianpersediaan, pelayanan apotek
d) Membuat rencana program kerja apotek bulanan & tahunan
e) Membuat rencana pengembangan apotek
f) Membuat Job Description untuk Apoteker pendamping dan
AsistenApoteker
g) Membuat jadwal kerja tenaga kefarmasian dan OB yang
membantuapotek
 h) Membuat SPO semua kegiatan administrasi dan pelayanan apotek
i) Mengendalikan pelaksanaan program kerja apotek sesuai
RKAPPerusahaan
j) Melakukan pengelolaan NAPZA (cek stok, mengarsipkan resep
tiaphari, tiap bulan dan tahun, serta register dan laporan)
k) Mengkoordinasi pelaksanaan pendidikan di apotek.
2) Apoteker Pendamping (Aping)
Apoteker pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek
disamping Apoteker Pengelola Apotek dan dapat menggantikan APA
pada hari atau jam tertentu saat hari buka apotek. Tugas untuk seorang
Aping antara lain :
a) Bertanggung jawab terhadap pelayanan kefarmasian di apotek pada
saat shift yang dijalani
b) Membimbing PKPA Apoteker Muda
3) Bagian Administrasi dan Keuangan
a) Membuat pengajuan dana untuk kebutuhan perusahaan setiap
minggu
b) Melakukan dan mengkoordinasi semua pembayaran hutang
dagangdan biaya operasional perusahaan
c) Mempersiapkan rapat-rapat perusahaan
d) Memindahkan faktur-faktur hutang yang sudah terbayar ke
fakturlunas
e) Menyusun faktur-faktur lunas per bulan dan mengarsipkanpertahun
per PBF
f) Membuat laporan aliran petty cash setiap bulan kepada Manager
Administrasi dan Keuangan (melakukan posting pembelian)
g) Melakukan koordinasi membuat tagihan piutang kepada customer
h) Melakukan kontrol dan mengadministrasi pembayaran
piutangperusahaan.
4) Bagian Logistik dan Pengadaan
a) Melakukan pengecekan stok barang setiap hari
b) Melakukan rekomendasi order ke PBF
c) Membuat data tagihan setiap bulan dan melaporkan ke
bagiankeuangan untuk penagihan piutang
d) Mengarsipkan arsip-arsip penagihan
e) Melakukan cek obat ED/hampir ED dan menyiapkan untuk returke
PBF
f) Melakukan cek laporan pembelian yang sudah dientri
g) Melakukan cek penjualan tiap hari (nomor resep,
memasukkancustomer)
h) Mengarsipkan resep dan struk bebas tiap hari, tiap bulan dan tahun
i) Membuat rekap jumlah pasien
j) Melakukan posting penjualan dan membuat laporan hasilpenjualan
apotek setiap bulan
k) Menaikkan harga obat bila ada kenaikan harga dari PBF.
5) Bagian Humas dan Promosi
a) Aktif dalam melakukan inovasi dan promosi usaha yang ditawarkan
apotek
b) Aktif dalam mencari informasi terbaru terkait informasi yang
bermanfaat dalam marketing usaha
c) Ikut andil dalam upaya promosi kesehatan masyarakat
6) Bagian Pelayanan
a) Memastikan bahwa pasien yang datang mendapatkan pelayanan
yang terbaik
b) Berurusan dengan masalah komplain dari pasien/pembeli
c) Bertanggungjawab dalam pelayanan obat resep dan non resep
d) Selalu melakukan inovasi dalam hal pelayanan kepada pasien
 Penggajian dan kesejahteraan karyawan adalah hal yang diperhatikan di
Apotek UII Farma. Pedoman penggajian karyawan secara umum antara lain :
1) Besar gaji pokok ditentukan oleh Direktur PT. Unisia Polifarma dan
pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 25
2) Besar gaji disesuaikan dengan besarnya tanggung jawab masing-masing
karyawan
3) Besar gaji disesuaikan dengan tingkat pendidikan masing-masing
karyawan
4) Besar gaji tersebut diatas dan tidak boleh kurang dari Upah Minimum
Kabupaten Sleman
5) Pembayaran gaji karyawan meliputi : gaji pokok, uang transport, uang
makan, tunjangan jabatan dan uang resiko
Adapun beberapa fasilitas tambahan yang diberikan oleh apotek untuk
menjamin kesejahteraan karyawan berupa:
1) Toeslage (khusus untuk apoteker)
2) Tunjangan hari raya, sesuai dengan kemampuan perusahaan
3) Jasa dokter gratis
4) Pembelian obat-obatan dengan harga netto
5) Jamsostek untuk karyawan yang telah bekerja minimal 2 tahun

d. Keuangan
Keuangan di Apotek PT Unisia Polifrma dikelola langsung
olehkaryawan yang bertugas untuk mengurus administrasi dan keuangan
diapotek dengan supervisi dari APA. Catatan pemasukan danpengeluaran
keuangan di Apotek dibuktikan dengan adanya nota.Catatan ini berisi
kekayaan apotek yang ada di bank dan untukmengetahui arus kas keluar dan
kas masuk bank. Pendapatan yang di dapatApotek sebagian besar digunakan
untuk melakukan pengadaan barangdan sebagian sisanya digunakan untuk
operasional apotek. Berdasarkanperbandingan dengan bunga bank, investasi
yang dilakukan di Apotekini menguntungkan.Hal tersebut dapat dilihat dari
perolehanpendapatan tiap bulannya yang lebih besar dari bunga bank.
Pembuatanlaporan keuangan di Apotek UII Farma dilakukan oleh bagian
keuangankemudian di cek kembali oleh Apoteker Pengelolaan Apotek (APA).
Uang pendapatan apotek setiap harinya akan disimpan di bank.
Administrasi keuangan yang ada di PT Unisia Polifarma dapat dilihat
dalam program IAAS. Aspek administrasi keuangan terseut antara lain:
1) Pengelolaan kas
a) Kas Penjualan merupakan pengelolaan kas yang berasal dari
pendapatan apotek yang merupakan hasil dari poliklinik dibagi
menjadi tiga sesuai dengan shift yaitu pagi, sore dan malam.
Pendapatan Apotek tersebut pada hari berikutnya disetorkan ke
bank.
Gambar. SOP Laporan Penghasilan Shift dan SOP Penyetoran Hasil
Penjualan

b) Petty Cash merupakan kas kecil yang berasal dari bank berdasarkan
pengajuan dana mingguan yang dibuat oleh bagian administrasi dan
keuangan. Kas ini dipergunakan untuk keperluan inkaso dan biaya-
biaya selama seminggu berikutnya. Kas kecil digunakan untuk biaya
operasional perusahaan, pembelian inventaris, pembayaran cash on
delivery, dan hutang dagang (yang di bayarkan melalui transfer
bank). Sisa penggunaan dana ini dikembalikan ke bank pada minggu
berikutnya. Petty cash dibuat dalam bentuk laporan pemasukan,
 pengeluaran dan laporan sisa dana minggu lalu yang tidak
digunakan.
c) Kas Bank merupakan kas perusahaan yang dikelola oleh bank.
Pengelolaannya sendiri dapat dilihat dari laporan rekening koran
yang diberikan oleh Bank. Pemasukan kas berasal dari hasil
penjualan, pembayaran piutang, dan sisa penggunaan dana.
Pengeluaran kas bank digunakan untuk penggunaan dana mingguan,
biaya administrasi, gaji karyawan dan dokter serta pajak bank.
2) Laporan Laba Rugi, berisi nilai penjualan bruto, harga pokok penjualan,
pendapatan lain-lain, biaya operasional, biaya penyusutan, laba bruto
serta biaya lain, sehingga dapat diketahui laba bersih apotek. Laporan
laba rugi disajikan pada bulan tersebut dan total dari bulan-bulan
sebelumnya. Laporan ini dibuat setiap bulan secara kasar dan setahun
sekali secara rinci.
3) Laporan Hutang, berfungsi untuk melihat berapa hutang apotek ke PBF
yang ada. Laporan ini berisi nomor faktur, tanggal, besar pinjaman obat
yang diberikan oleh PBF beserta kapan jatuh temponya.
4) Laporan Piutang, merupakan dokumen apotek yang digunakan untuk
melihat piutang apotek kepada pihak lain (Badan Wakaf, Universitas,
maupun Fakultas). Laporan tersebut berisi nomor, tanggal, nama pasien,
obat yang diterima, harga dan total hutang.
5) Laporan Neraca, bertujuan untuk mengetahui posisi kekayaan apotek
pada akhir periode tutup buku yakni setiap tanggal 31 Desember. Pada
laporan neraca dapat diketahui seberapa kuat posisi keuangan
perusahaan dengan memperlihatkan bagian yang dimiliki perusahaan
dan bagian yang dipinjam dari kreditur untuk suatu jangka waktu
tertentu. Di dalam neraca tersebut memuat Aktiva dan Pasiva. Nilai
aktiva dan pasiva dalam laporan neraca ini itu harus seimbang. Berikut
ini adalah deskripsi aktiva dan pasiva:
 a) Aktiva, berisikan semua barang/aset dan kekayaan yang dimiliki
oleh perusahaan. Aktiva terdiri dari: Aktiva lancar (kas, bank,
persediaan barang dagangan, surat-surat berharga, piutang dagang
dan biaya dibayar dimuka) dan Aktiva tetap (nilai inventaris yang
dikurangi akumulasi penyusutan, contoh: gedung, tanah, mesin,
peralatan kantor), Investasi (penanaman modal dalam jangka waktu
panjang).
b) Pasiva, terdiri dari: Kewajiban lancar (hutang, pajak penghasilan
yang belum dibayar, hutang dagang, hutang pajak), Modal yang
akan selalu berubah.
6) Laporan Perubahan Modal, menunjukkan perubahan modal untuk
periode tertentu. Melalui laporan perubahan modal dapat diketahui
sebab-sebab perubahan modal dalam periode waktu tertentu. Laporan
perubahan modal diapotek berisikan besarnya modal awal usaha
ditambah dengan modal tambahan dan keuntungan tahun berjalan.
Adanya penambahan modal untuk mendapatkan keuntungan atau
apabila apotek merugi maka dapat dikurangi kerugiannya, dan modal
akhirnya akan menggambarkan besaran perubahan modal apotek dan
sebagai pelengkap dari laporan laba rugi.

2. Enterpreneurship: Studi Kelayakan

a. Sejarah singkat PT. Unisia Polifarma
Apotek UII Farma didirikan pada tahun 2001 atas inisiatif dari
Prodi Farmasi FMIPA dan Yayasan Badan Wakaf.Apotek UII Farma
didirikan sebagai Apotek Pendidikan,sekaligus juga memberikan pelayanan
kebutuhan obat bagi sivitas akademika dan masyarakat di sekitar kampus
terpadu UII.Sejalan dengan beroperasinya Apotek UII Farma, berdiri juga
PPKT (Pusat Pelayanan Kesehatan Terpadu) yang memberikan pelayanan
kesehatan pada sivitas akademika dan masyarakat di sekitar kampus
 terpadu UII.Apotek UII dan PPKT pada awalnya tidak memiliki
keterkaitan dari sisi manajemen. Pengelolaan dilakukan sendiri-
sendiri,dengan pimpinan yang berbeda dan pertanggungjawaban yang
berbeda.
Pada Juni tahun 2002, Apotek UII dan PPKT dilebur dalam PT.
Unisia Polifarma (UPF) yang didirikan sebagai anak perusahaan dari PT.
Unisia Multi Usaha (PT. UNMU) yang modal awal pendiriannya berasal
dari Yayasan Badan Wakaf. Pada awalnya PT. UPF memiliki dua unit
usaha yaitu Apotek UII Farma dan Poliklinik UII. Seluruh aset Apotek UII
Farma menjadi milik PT. UPF dan PPKT berubah pengelolaannya menjadi
praktik dokter spesialis bersama. Pengelolaan PT. UPF tidak berjalan baik
dengan mengandalkan sistem asuransi untuk pembiayaan pengobatan saat
itu, sampai akhirnya PT. UPF mengalami perubahan manajemen.
PT. UPF sendiri sejak tahun 2004 diambil alih oleh Badan Wakaf,
sehingga tidak lagi menjadi bagian dari PT. UNMU, namun secara
langsung ada dibawah Ketua Bidang Usaha Yayasan Badan Wakaf. Sampai
dengan saat ini telah mengalami banyak perubahan dari sisi pemegang
saham, komisaris, dan direksi.Sampai saat ini perusahaan sudah
berkembang jauh dibanding kondisi awal.
b. Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan
PT. Unisia Polifarma berdiri sejak tahun 2005 sebagai salah satu
unit usaha Yayasan Badan Wakaf dan Universitas Islam Indonesia yang
secara historis didirikan untuk menunjang proses pendidikan, sekaligus
mengembangkan bisnis dibidang kesehatan. Dalam perkembangannya
sampai saat ini, PT. Unisia Polifarma telah mengalami beberapa perubahan
terkait dengan usaha bisnisnya. Visi, Misi dan Tujuan PT. Unisia Polifarma
adalah sebagai berikut :
1) Visi
 a) Menjadi unit bisnis pelayanan kesehatan yang Rahmatan lilalamin
yang memiliki komitmen pelayanan kesehatan yang
paripurnameliputi pelayanan medis dan farmasi secara profesional
berlandaskan etika dan moral keislaman
b) Menjadi Unit Bisnis pelayanan kesehatan yang memiliki komitmen
dalam penyelenggaraan pendidikan sebagai salah satu perangkat
implementasi pencapaian kompetensi profesi dokter dan farmasis
2) Misi
a) Menjadi media pembelajaran yang bertanggung jawab bagi
pendidikan profesi kedokteran maupun farmasis
b) Memberikan citra dan wibawa bisnis mandiri yang terpercaya, bersih
dan penuh tanggung jawab
c) Menjadi pelopor dalam promosi kesehatan bagi civitas academika
pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
3) Tujuan
a) Menjadi wadah pengembangan konsep palayanan kesehatan dan
farmasi terintegrasi mendukung penyelenggaraan profesi dokter dan
farmasis
b) Membangun bisnis praktik dokter bersama dan apotek yang
menguntungkan baik melalui investasi maupun kerjasama
c) Memanfaatkan potensi bisnis kawasan kampus terpadu UII yang
mampu menunjang kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian
masyarakat dan dakwah islamiyah.
c. Analisis SWOT
Analisis SWOT dilakukan sebagai pijakan dalam keputusan
strategis pengembangan perusahaan. Beberapa kekuatan (Strength),
kelemahan (Weakness), peluang (Opportunity) dan ancaman (Threats) yang
berhasil diidentifikasi adalah :
1) Strength
 a) Lokasi strategis di wilayah kampus di tepi Jalan Kaliurang
b) Motivasi kerja karyawan yang cukup tinggi
c) Harga jual yang kompetitif
d) Terdapat ATM di depan Apotek
e) Kedekatan emosional antara konsumen dengan apotek dan poliklinik
2) Weakness
a) Ketebatasan ruang dalam pengembangan pelayanan
b) Belum ada standarisasi mutu layanan
3) Opportunity
a) Banyak peluang kerjasama belum tergali
b) Potensi konsumen yang cukup tinggi
c) Trend kesadaran perawatan kesehatan kulit
d) Kesadaran konsumen yang tinggi untuk perawatan gigi
e) Sistem JKN yang mewajibkan semua warga Negara menjadi peserta
BPJS kesehatan
4) Threats
a) Berkembangnya apotek jaringan dengan modal besar di sekitar
kampus UII dan buka 24 jam perusahaan
b) Ketergantungan pada pasien di sekitar kampus
Berdasarkan hasil analisis SWOT tersebut disusun beberapa
program yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara
optimal.
d. Strategi Pengembangan
Strategi pengembangan perusahaan tahun 2016 difokuskan pada
peningakatan pendapatan apotek dengan meningkatkan penjualan OTC,
pengembangan apotek jaringan, klinik yang ada buka 24 jam.Strategi
pengembangan yang akan dilakukan dimasukkan dalam rencana kerja 2016
yang dibagi kedalam beberapa bagian, antara lain:
1) Peningkatan kerja di Bidang Pelayanan
 a) Bagi perusahaan
(1)Optimalisasi penggunaan SIM yang terintegrasi antara apotek dan
poliklinik
(2)Meningkatkan kualitas pelayanan dengan standarisasi mutu
layanan dan monitoring kualitas layanan secara berkala
(3)Promosi rutin baik kepada customer yang berasal dari internal
maupun eksternal
(4)Melakukan rasionalisasi biaya jasa medis dokter dan plafon obat
klaim internal
b) Bagi poliklinik
(1)Fokus strategi dari poliklinik adalah untuk meningkatkan jam
layanan dokter menjadi 24 jam.
(2)Mengisi plot dokter gigi siang
(3)Menambah praktik dokter spesialis anak dan kandungan
(4)Pengaturan slot dokter praktik sebelum penataan ruangan
terealisasi
c) Bagi apotek
(1) Fokus strategi apotek adalah meningkatkan penjualan OTC untuk
meningkatkan pendapatan
(2)Evaluasi rutin pengadaan obat
(3)Survey dan evaluasi penentuan harga jual obat secara berkala ke
beberapa competitor
2) Pengembangan Kerja sama
a) Melakukan pengembangan kerjasama dengan internal
3) Pengembangan Usaha
a) Pengembangan layanan klinik menjadi 24 jam
b) Pengembangan apotek jaringan di tempat yang potensial