Jenis-Jenis Surat dan Sistematika Penulisan Surat

 Surat Permohonan
Adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu organisasi yang berisikan permintaan terhadap
sesuatu kepada seseorang/organisasi lain. Seperti, permohonan peminjaman barang,
permohonan izin kegiatan, permohonan membawakan materi, dll.
 Surat Rekomendasi
Adalah bentuk surat anjuran yang dikeluarkan oleh pimpinan organisasi yang ditujukan
kepada seseorang/organisasi lainnya untuk membuat sebuah keputusan tertentu, atau atas
bentuk usulan lainnya. Adapun sistematika penulisan mengikuti sistematika penulisan
surat rutin/biasa.
 Surat Pemberitahuan
Adalah surat yang memuat suatu pemberitahuan atau penjelasan tertulis mengenai
sesuatu hal yang ditujukan kepada semua yang berkepentingan untuk waktu tertentu.
Adapun sistematika penulisan mengikuti sistematika penulisan surat rutin/biasa.
 Surat Undangan
Adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi yang berisikan ajakan kepada
seseorang/organisasi lain untuk menghadiri suatu kegiatan tertentu.
 Surat Edaran
Adalah surat penyampaian informasi tertulis kepada organisasi lain yang berisi
penjelasan sesuatu hal, misalnya kebijakan, petunjuk tata cara pelaksanaan, dll.
 Surat Pernyataan
- Surat yang dibuat seseorang yang berisi pernyataan dirinya.
- Surat yang dikeluarkan pimpinan organisasi dengan menerangkan atasannya bahwa
orang tersebut pernah atau tidak pernah berbuat sesuatu.
- Surat yang berisi tentang kesediaan dan kesanggupan seseorang untuk menanggung
segala resiko yang berkaitan dengannya.
 Surat Pengantar
Biasanya digunakan untuk mencari pekerjaan, mengenalkan diri kepada organisasi, dan
penyampaian maksud dan tujuan akan sesuatu hal.
 Adapun sistematika penulisan surat di atas secara umum sebagai berikut :

Lambang
. .......................................................................................
Organisasi
......................................................................(1)

(2)
……………(3)
……… : ……………………(4)
……… : .……………..……(5)
……… : .…...………..……(6)

............................................. (7)

………………………...............(8)
……………................................................................................................
.....………………………..…………………………...…………......................
……………………………………………………….. (9)
……………………………............. (10)

………………(11) ………………. (11)

…………………………. (12)

(13)

.………………………… (14)

Keterangan :
1. Kepala Surat
2. Garis Pemisah kepala dan isi surat
3. Tempat dan tanggal surat
4. Nomor surat
5. Lampiran surat

Lampiran merupakan jumlah lampiran surat yang dianggap perlu untuk disampaikan.
6. Perihal
7. Tujuan Surat
8. Salam Pembuka
9. Isi Surat
10. Salam Penutup.
11. Pejabat yang bertanda tangan
12. Tembusan (jika ada)

Tembusan merupakan penyampaian surat kepada pihak/lembaga yang berkepentingan

dengan memperhatikan urutan secara hierarkinya.

13. Garis Footer

14. Hal-hal yang dianggap perlu
  Surat Keputusan
Surat Keputusan memuat suatu kebijakan pokok, sifatnya umum dan mutlak
berlaku/harus ditaati bagi/oleh seluruh anggota yang ada dalam lingkup organisasi
tersebut. Sistematika dan Penulisan Surat Keputusan secara umum sebagai berikut :

Logo ......................................................................................... Logo

Organis
Unhas
......................................................................(1) asi

(2)

SURAT KEPUTUSAN (3)

No......../......./......./....../....../......./.......(4)

............................................................................(5)

................................(6)
.................................................................................................................................
.................(7) : 1. ............................................................................................
2. ............................................................................................
.................(7.1) : 1. ............................................................................................
2. ............................................................................................
3. ............................................................................................
..................(7.2) : 1. ............................................................................................
2. ............................................................................................

...........................(8)
...................(8.1) : 1. ............................................................................................
2. ............................................................................................
..........................(9)
........................(10)
................................
...............................(11) ............................(11)

……………………………..(12)

(13)
(14)……………………
Keterangan :

1. Kepala Surat
2. Garis Pemisah antara kepala dan isi surat
3. Jenis Surat
4. Nomor Surat
5. Perihal, merupakan inti dari isi surat secara singkat dan jelas
6. Kata pembuka
7. Konsideran
Yaitu memuat latar belakang pertimbangan dan tujuan diterbitkannya.
“Menimbang” (hal-hal yang menjadi pertimbangan mengenai perlunya dibuat
surat keputusan). “Mengingat” (memuat berbagai peraturan yang menjadi dasar
hukum yang berkaitan dengan materi dari surat keputusan, disusun berdasarkan
hierarki peraturan), dan “Memperhatikan” (berisi keputusan rapat yang pernah
diadakan berkaitan atas permasalahan yang akan dibuat surat keputusannya,
8. Diktum, yaitu isi inti sebuah keputusan.
9. Tempat penetapan
10. Tanggal penetapan
11. Pejabat yang bertanda tangan (Berdasarkan Jenis Surat dan Bidang yang
menaunginya)
12. Tembusan
13. Garis Footer
14. Hal-hal yang di anggap penting
  Surat Ketetapan
Yaitu surat yang dikeluarkan untuk menetapkan suatu keputusan berdasarkan hasil
kesepakatan dalam forum/musyawarah sidang. Sistematika dan Penulisan Surat
Ketetapan sebagai berikut :

Lambang .........................................................................................
Organisasi
......................................................................(1)
(2)

SURAT KETETAPAN (3)

No......../......./......./....../....../......./.......(4)

............................................................................(5)

................................(6)
.................................................................................................................................
.................(7) : 1. ............................................................................................
2. ............................................................................................
.................(7.1) : 1. ............................................................................................
2. ............................................................................................
3. ............................................................................................
..................(7.2) : 1. ............................................................................................
2. ............................................................................................

...................(8.1)
...............................(12.2) .
...........................(8)
: 1. ............................................................................................
2. ............................................................................................
..........................(9)
........................(10)
.........................(11)
................................(12)
.................................(12.1) ............................(12.3)

(13)
(14)……………………
Keterangan :

1. Kepala Surat
2. Garis Pemisah antara kepala dan isi surat
3. Jenis Surat
4. Nomor Surat
5. Perihal
6. Kata pembuka
7. Konsideran
Yaitu memuat latar belakang pertimbangan dan tujuan diterbitkannya.
“Menimbang” (hal-hal yang menjadi pertimbangan mengenai perlunya dibuat
surat keputusan). “Mengingat” (memuat berbagai peraturan yang menjadi dasar
hukum yang berkaitan dengan materi dari surat keputusan, disusun berdasarkan
hierarki peraturan), dan “Memperhatikan” (berisi keputusan rapat yang pernah
diadakan berkaitan atas permasalahan yang akan dibuat surat keputusannya.
8. Menetapkan
9. Tempat penetapan
10. Tanggal penetapan
11. Waktu penetapan
12. Pimpinan Sidang
13. Garis Footer
14. Hal-hal yang di anggap penting
 Surat Mandat
Surat Mandat adalah surat yang dikeluarkan untuk memberi mandat seseorang atau
atas dasar wewenang tertentu.

 Surat Perintah
Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh pimpinan organisasi kepada
bawahan yang berisi petujuk/arahan yang harus dilaksanakannya.
 Surat Tugas
Surat Tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pimpinan organisasi atau pihak yag
lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak bawahan untuk melaksanakan suatu tugas
tertentu.
 Lambang
.................................................................................
Organisasi
......................................................................(1)
(2)
.............................. (3)
No......../...../...../..../....../...../....(4)

.................(5) : 1. ......................................................

.................(6) : 1. ......................................................
2. ......................................................
..................(7) : 1. ..............................................................................
2. ..............................................................................
.............................................................................................(8)
.......................(9)
.......................(10)
................................

............................... ............................(11)

............................(12)

(13)

...........................(14)

Keterangan :
1. Kepala Surat
2. Garis Pemisah antara kepala dan isi surat
3. Jenis Surat
4. Nomor Surat
5. Pihak yang memberikan Mandat
6. Pihak Yang diberi Mandat
7. Tujuan/Isi dari surat
8. Salam Penutup
9. Tempat penetapan
10. Tanggal penetapan
 11. Pejabat yang bertanda tangan
12. Tembusan
13. Garis footer
14. Hal-hal yang di anggap penting

 Surat Rekomendasi
Adalah bentuk surat anjuran yang dikeluarkan oleh pimpinan organisasi yang
ditujukan kepada seseorang/organisasi lainnya untuk membuat sebuah keputusan
tertentu, atau atas bentuk usulan lainnya. Adapun sistematika penulisan mengikuti
sistematika penulisan surat rutin/biasa.
 Surat Pemberitahuan
Adalah surat yang memuat suatu pemberitahuan atau penjelasan tertulis
mengenai sesuatu hal yang ditujukan kepada semua yang berkepentingan untuk waktu
tertentu. Adapun sistematika penulisan mengikuti sistematika penulisan surat
rutin/biasa.
3. Surat yang memiliki ketentuan khusus
Surat yang memiliki ketentuan khusu adalah surat yang mempunyai bentuk tertentu
baik karena permasalahannya maupun karena peraturan dari fungsi pemegang kewenangan,
diantaranya adalah surat perjanjian, surat kuasa, MoU, dan berita acara.

 Surat Perjanjian dan MoU

Surat Perjanjian adalah surat yang memuat kesepakatan antara 2 pihak atau lebih
mengenai sesuatu hal atau kegiatan tertentu dan masing-masing pihak mempunyai hak
dan kewajiban berdasarkan isi perjanjian itu.

Lambang .........................................................................................
Organisasi
......................................................................(1)
(2)
…………………. (3)
...…… : …………………… (4)
……… : …………………… (5)
……… : …………………… (6)

........................... (7)
……………………….………………………………………....(8)

Pihak Pertama(9)
.....… : ....................(10)
........ : ……………(11)
.....… : ....................(12)
........ : ……………(13)
Pihak Kedua(14)
.....… : ....................(15)
........ : …………....(16)
.....… : ....................(17)
......... : …………....(18)

….……………………………………………………………………………….……………
.…………………………......................................……...........................................................
……………………………………………………………….......................................... (19)
……………………. (20)

........................,

…………………….(21) ……………………(22)
Keterangan :
1. Kepala Surat
2. Garis Pemisah kepala dan isi surat
3. Tempat dan tanggal surat
4. Nomor surat
5. Lampiran Surat
6. Perihal
7. Tujuan Surat
8. Salam Pembuka
9. Pihak pertama
10. Nama penanggung jawab pihak pertama
11. Jabatan pihak pertama
12. Nama instansi pihak pertama
13. Alamat instansi pihak pertama
14. Pihak kedua
15. Nama penanggung jawab pihak kedua
16. Jabatan pihak kedua
17. Nama instansi pihak kedua
18. Alamat instansi pihak kedua
19. Isi Surat
20. Salam Penutup
21. Pihak pertama
22. Pihak kedua
 Surat Kuasa
Adalah surat yang memuat pelimpahan wewenang atau penugasan dari seseorang
yang berwenang kepada pihak/orang lain dan atas namanya melakukan suatu
perbuatan sesuai yang dimaksudkan dalam surat kuasa itu. Sama halnya dengan surat
perjanjian, surat kuasa juga memiliki sistematika penulisan yang sama pada
umumnya.

Lambang …..................................................................................
Organisasi
......................................................................(1)

(2)
SURAT KUASA (3)
No......../...../...../..../....../.../.... (4)

………………………….........(5)

……… : …………………… (6)

……… : …………………… (7)
……… : …………………… (8)
……… : …………………… (9)

....................................... .........(10)

……… : …………………… (11)

……… : …………………… (12)
……… : …………………… (13)
……… : …………………… (14)
……… : …………………… (15)

……………………….…………………………………………............................
……………………….………………………………………......................(18)
………………….….. (17)

................(18)

.....................,

……..………. (19) ………...…... (20)

...........................(21)
Keterangan :

1. Kepala surat
2. Garis pemisah kepala dan isi surat
3. Jenis surat
4. Nomor surat
5. Pemberi kuasa
6. Nama pemberi kuasa
7. Jabatan pemberi kuasa
8. Nomor telpon pemberi kuasa
9. Alamat pemberi kuasa
10. Penerima kuasa
11. Nama penerima kuasa
12. Jabatan penerima kuasa
13. Nomor telpon penerima kuasa
14. Alamat penerima kuasa
15. Isi surat ( Isi surat kuasa berisi pemberian kuasa kepada penerima kuasa serta
mengatur apasaja kuasa yang akan diberikan).
16. Penutup
17. Tanggal surat
18. Mengetahui
19. Tanda tangan pemberi kuasa
20. Tanda tangan penerima kuasa
21. Hal-hal yang dianggap perlu

 Berita Acara
Berita acara adalah catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat,
keterangan atau petunjuk lain tentang suatu perkara atau peristiwa. Adapun contoh
berita acara, yaitu :

a. Berita acara persidangan

Memuat tentang hasil dari sebuah persidangan yang telah dilaksanakan.
b. Berita acara serah terima barang
Memuat hal-hal tentang segala keterangan dari serah terima barang
c. Berita acara serah terima jabatan atau pekerjaan
Memuat tentang hasil-hasil dari pemilihan umum
 Berita Acara Persidangan

.........................................................................................
Lambang
Organisasi ......................................................................(1)

(2)
BERITA ACARA (3)

………………….(4)
………...........…………............... (5)

…….. : …………………… (6)

……… : …………………… (7)
……… : …………………… (8)

...........................................................................................................
……………………….……………………..............…....(9)

..................,

.............................(11) ................................(10) .............................(12)

Keterangan :
1. Kepala Surat
2. Garis Pemisah antara kepala dan isi surat
3. Jenis Surat
4. Salam Pembuka
5. Menyatakan bahwa pada
6. Hari/Tanggal
7. Tempat
8. Pukul
9. Kegiatan yang dilaksanakan
10. Pimpinan Sidang
11. Anggota
12. Anggota