Appointment Management System

Dalam praktek klinik dokter gigi, pembuatan janji pertemuan merupakan hal yang
sangat lazim dan sangat penting untuk dilakukan oleh dokter gigi dan pasiennya. Karena tentu
dokter gigi serta pasien sendiri akan memiliki jadwal kerja serta kegiatan masing-masing yang
berbeda-beda. Sehingga sangatlah penting utnuk menyamakan jadwal temu agar tidak ada bentrok
jadwal yang teerjadi antara dokter gigi dengan pasien-pasiennya. Manajemen jadwal ini akan
sangat berpengaruh terhadap lancar / tidaknya sebuah klinik gigi berjalan nantinya.
Ketika suatu klinik gigi memiliki jadwal appointment yang baik, maka akan sangat
menguntungkan baik untuk klinik gigi itu sendiri maupun bagi pasien itu sendiri. Karena
manajemen janji ini akan menggambarkan ketepatan waktu dokter gigi ini, serta kredibilitas klinik
gigi yang dijalankannya. Terdapat banyak hal yang harus diperhatikan dalam manajemen /
pengaturan janji temu ini. Contohnya adalah:
 Tempatkan satu orang penanggung jawab dalam sistem kunjungan
 Pada buku janji kunjungan tradisional, buat catatan akurat dan rapi
 Berikan akomodasi kepada pasien sebanyak mungkin, namun tetap mengontrol jadwal
kunjungan
 Selalu ada pasien yang dirawat pada setiap dental chair
 Hindari penjadwalan prosedur berulang dalam waktu lama
 Sadar akan kriteria tujuan produksi
 Jadwalkan beban kerja berdasarkan jam kerja anggota staff
 Memberika tugas klinis hanya kepada staf legal yang terkualifikasi
 Hindari memberikan banyak waktu antara janji kunjungan
 Menetapkan pedoman untuk situasi-situasi bermasalah
 Pastikan praktek terkontrol melalui sistem janji kunjungan, bukan dikontrol dengan itu

Didalam proses mengatur jadwal pertemuan antara dokter gigi dengan pasien-
pasiennya, terdapat berbagai metode pencatatan. Seperti contohnya pencatatan secara
konvensional yaitu dengan menggunakan buku jadwal / kertas pengingat untuk kemudian
digunakan dokter gigi sebagai pengingat jadwal kunjungan pasien di pertemuan selanjutnya yang
telah ditentukan sebelumnya. Namun, di era modern sekarang ini, cara konvensional seperti itu
sudah tertinggal jaman dan kurang ekeftif serta efisien. Karena pada kenyataannya, banyak jadwal
yang terlupa / terlewatkan sehingga menjadikan jadwal pertemuan yang lainnya menjadi terganggu
dan berubah. Kekurangannya yang lain juga akan menghabis-habiskan kertas yang ujungnya akan
dibuang nantinya. Sehingga dari segi finansial pun tidak menguntungkan.
Maka dari itu, penggunaan / pemanfaatan teknologi untuk proses pencatatan jadwal
pertemuan sangatlah penting untuk dilakukan dan dimanfaatkan sekarang ini. Karena dengan
menggunakan electronic scheduling akan lebih efisien, efektif, dan hemat kertas. Sehingga
kemungkinan untuk terlewatkannya jadwal yang sudah diatur sebelumnya menjadi lebih kecil.
Terdapat banyak sekali keuntungan dari digunakannya electronic scheduling ini. Contohnya
adalah:
 Mengetahui target atau goals dari penjadwalan janji
 Data-datanya dapat dilihat setiap hari
 Entri data lebih mudah dibaca
 Bisa Auto-scheduling
 Banyak mode tampilan layar yang tersedia
 Lebih efisien karena menghemat waktu dan gerak
 Membuka janji dan data pasien dapat dilakukan dengan mudah
 Data pasien tercacat lebih lengkap dan akurat
 Prosedur dapat diposkan ke beberapa catatan berbeda dari satu entri/pasien
 Lebih mudah follow-up pasien
 Tidak ada arsip rekaman manual yang diperlukan

Beberapa contoh aplikasi electronic scheduling:

1. Finding The Next Available Appointment
Fitur ini akan mempermudah bagi staff dental office untuk membuat janji temu pasien pada
waktu yang spesifik agar tidak bertabrakan dengan pasien lainnya

2. Daily Appointment Screen

 Umumnya tampilan ini menunjukkan ruang perawatan dalam format kolom dengan nama
masing-masing pasien, informasi perawatannya, dan daftar sumber daya yang dibutuhkan
untuk setiap unit waktu

3. Patient Information Window

Window ini berisi tentang informasi demografis pasien, finansial pasien, asuransi, dan jadwal
pertemuan kembali dengan pasien. Informasi ini dapat langsung terupdate di layar data pasien
jika kita mengentry data baru.

4. Locate Appointment
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mencari tahu apakah pasien memiliki janji yang ada.
Ini sangat berguna saat pasien menanyakan dan mengira dia memiliki janji temu namun tidak
dapat mengingat tanggalnya

5. Goal Tracking
Fitur ini dapat menganalisa data data untuk kebutuhan dental office.

6. Short Call List

Electronic appointment book memungkinkan untuk melacak pertemuan yang dibatalkan atau
tidak dijadwal ulang, hal ini bertujuan jika ada pasien yang ingin datang lebih awal jika ada
janji temu

7. New Calendar Year

Merupakan electronic appointment otomatis berganti tahun untuk tahun yang baru. Hal ini
perlu diperhatikan untuk beberapa perubahan janji temu pada tahun selanjutnya

Appointment Book Matrix

Merupakan sebuah matriks yang berfungsi sebagai acuan untuk membuat janji temu kepada
pasien. Matriks ini dibuat sebelum janji temu dengan pasien. Buku matriks ini harus memuat:
a. Liburan
 Didalam tradisional appointment book atau computerizing appointment book biasanya hari
libur besar telah ditandai oleh pabrik penjual bukunya. Namun, dental office dapat juga dapat
memasukan tanggal libur khusus kedalam appointment book

b. Makan siang
Garis dapat digunakan untuk mencoret jam makan siang. Ataupun dengan highlight bewarna
cerah agar dapat terbaca dengan jelas

c. Periode kosong
Adalah sejumlah kecil waktu yang disisihkan untuk menyusun kerjaan pada hari itu,atau dapat
digunakan untuk sesuatu yang darurat. Biasanya disisihkan pada pagi hari dan sore hari untuk
sesuatu yang tidak terduga. Waktu ini diwarnai dengan highlight yang cerah

Dalam mengatur berbagai janji temu dengan pasien, ada hal-hal mendasar yang perlu
diperhatikan ketika akan mengatur jadwal tersebut. Beberapa hal tersebut mencakup pada prioritas
pasien yang akan didahulukan untuk diberikan perawatan. Karena tetap dalam praktek yang
sesungguhnya, hal ini penting untuk dilakukan mengingat perlu untuk memprioritaskan beberapa
pasien yang harus didahulukan dulu. Sehingga, berbagai kebijakan mengenai siapa yang akan
didahulukan harus dipahami dan dimengerti. Terutama bagi staff yang bekerja di resepsionis /
penerima informasi pertama mengenai pasien yang akan datang tersebut.
Seperti contohnya pasien gawat darurat. Seringkali pasien yang menelpon untuk datang
ke klinik gigi banyak yang berkata bahwa kondisi dan keadaannya merupakan keadaan yang gawat
darurat dan perlu ditangani dengan segera. Namun, staff resepsionis harus jeli dalam
mengelompokkan pasien-pasien yang merasa dirinya dalam status gawat darurat. Sehingga
pertanyaan-pertanyaan mendetail mengenai hal-hal yang dirasakan pasien, sudah berapa lama
merasa sakit, keluhannya seperti, harus diperhatikan agar dapat mengelompokkan pasien tersebut
dengan tepat apakah memerlukan perawatan intensif terpadu yang darurat / tidak.
Begitu juga dengan pasien anak-anak serta pasien lansia. Klinik gigi harus memiliki
kebijakan-kebijakan untuk menangani pasien-pasien anak dan lansia. Karena seringkali pasien
anak akan mudah menangis dan perawatannya lebih sulit dibandingkan pasien dewasa karena
dibutuhkannya pendekatan yang lebih baik lagi ke anak-anak. Demikian juga pasien lansia yang
sudah mengalami degenerasi pada beberapa fungsi organ tubuhnya seperti fungsi penglihatan dan
pendengaran contohnya. Sehingga perawatan yang diberikan teruatam penjadwalan kedatangan
harus diperhatikan dengan seksama, agar perawatan yang diberikan juga dapat komprehensif dan
maksimal.

Biological Clock
Merupakan sebuah istilah yang mencoba untuk mempelajari dan menjelaskan mengenai jam-jam
tertentu yang efektif untuk diberikannya perawatan terhadap beberapa kelompok pasien tertentu
sehingga perawatan yang diberikan oleh dokter gigi dapat maksimal, efektif, dan efisien. Terbagi
menjadi beberapa hal, yaitu:
1. Scheduling for Productivity
Dokter gigi harus fokus pada prosedur yang paling menguntungkan. Jika biological clock
dokter gigi yang paling baik dari jam 10 pagi sampai jam 2 siang, maka semua prosedur
produktivitas tinggi harus dijadwalkan selama periode tersebut

2. Extended Office Hours

Banyak tempat praktik mengembangkan jadwal yang mencakup jam kerja diperpanjang, yaitu
berjam-jam di luar hari kerja. Seperti pagi hari, malam hari, atau hari akhir pekan karena
merasa banyaknya pasien yang sibuk di hari-hari kerja, sehingga membuka kesempatan bagi
pasien-pasiennya untuk menjalani perawatan pada akhir pekan tersebut yang akan memiliki
lebih banyak waktu untuk menjalani perawatan.

3. Management of Primetime
Prime time adalah waktu tersibuk di klinik gigi yang paling sering diminta oleh pasien. Pada
kebanyakan praktek dokter gigi waktu yang paling sering diminta pasien adalah diatas jam 3
sore. Sehingga klinik gigi harus pintar-pintar dalam membatasi jadwal ketika sudah diatas jam
3 sore tersebut. Agar dokter gigi dapat dengan maksimal bekerja, juga agar pasien memiliki
jadwal yang efektif serta efisien dan tidak perlu menunggu lama

4. Habitually Late Patients

 Seringkali, dalam kenyataan praktek kedokteran gigi, akan banyak menemukan pasien yang
sangat sering telat dan tidak tepat waktu jika sudah membuat janji temu dengan dokter giginya.
Hal ini tentu saja akan membuat pasien yang lain jadwalnya juga menjadi mundur dna
terganggu. Sehingga klinik serta dokter gigi yang akan menanganinya harus benar-benar
memikirkan akan diperlakukan seperti apa pasien dengan sikap mental seperti ini. Sehingga
tetap menjaga SOP yang berlaku di klinik tersebut dan tetap memperhatikan kesejahteraan
pasien-pasien lainnya.

5. Series Appointement
Merupakan janji temu yang dengan sengaja sudah diatur sedemikian rupa untuk beberapa
pertemuan kedepan sehingga penjadwalan diharapkan dapat rapih serta teratur dan sudah dapat
diketahui mengenai janji temu untuk kedepannya akan seperti apa. Dalam hal ini, banya faktor
yang harus diperhatikan juga. Seperti contohnya mengenai perawatan apa yang akan diberikan
dan dilakukan oleh dokter gigi kepada pasiennya di pertemuan-pertemuan selanjutnya.
Sehingga sudah dapat diperhitungkan durasi waktu yang dibutuhkan untuk perawatan pasien
tersebut akan seberapa lama.

6. Patient Who Arrive on the Wrong Day

Terkadang, banyak pasien yang dapat datang ke klinik untuk berobat dengan kesalahan pada
hari / tanggal janji temu yang sudah dibuat sebelumnya. Sehingga pasien seperti ini harus
diingatkan secara berkala agar tidak salah hari ketika mendatangi klinik untuk berobat. Agar
pasien tidak membuang-buang waktunya dengan sia-sia dan mendapatkan perawatan yang
tepat secara maksimal.

7. Drop ins
Merupakan istilah yang digunakan untuk pasien yang datang tanpa adanya scheduling terlebih
dahulu. Beberapa tempat praktek dokter gigi, ada yang menerapkan prinsip dan cara kerja
seperti ini. Sehingga pasien diperbolehkan datang tanpa adanay penjadwalan terlebih dahulu.
Namun beberapa klinik ada yang tidak menginginkan hal seperti ini. Karena akan membuat
jadwal kliniknya berantakan dan antrian pasien yang tidak teratur. Sehingga penerapan sistem
ini harus diperhatikan juga dengan seksama.
8. Broken Appointments
Terkadang pasien memiliki beberapa alasan untuk membatalkan kunjungan yang dimana
dokter gigi harus memahami keadaan tersebut. Sebagian dokter gigi memberikan biaya
pembatalan karena perawatan yang tidak terselesaikan dan rusaknya hubungan. Namun dokter
gigi harus mencari tahu dengan pasti alasan mengapa pasien tersebut membatalkan rencana
perawatan yang sudah dirancang dokter gigi kepada pasien tersebut agar hal yang sama tidak
terjadi pada pasien yang lainnya.

9. Dovetailing
Dovetailing adalah melakukan perawatan pada pasien lainnya ketika sedang melakukan
perawatan di jadwal seorang pasien, contohnya ketika pasien pertama sedang menunggu efek
dari anastesi, atau menunggu. Banyak kunjungan yang bisa dilakukan dengan prinsip dovetail,
seperti penyesuaian gigi tiruan, melepaskan jahitan, memeriksa penyembuhan, atau polishing
restorasi.

10. Establishing an Appointment Time

Untuk menghindari konflik dengan pasien dalam mengatur jadwal kunjungan, asisten harus
menghindari memberikan pertanyaan yang berat. Maka dari itu, asisten harus menghindari
pertanyaan-pertanyaan seperti “Kapan waktu yang paling nyaman untuk anda?”, “Kapan hari
libur anda?”, “Kapan anak anda pulang sekolah?”, dsb. Akan lebih baik jika menanyakan
pertanyaan “Anda lebih memilih pagi atau siang?”, lalu berikan dua pilihan kepada pasien.
Dengan mengarahkan pasien sesuai dengan jadwal realistis klinik, dapat menghindari asisten
untuk menolak tawaran dari pasien.

11. Confirming Appointments

Penggunaan kata “konfirmasi” lebih baik dibandingkan “mengingatkan”, karena pasien tidak
suka diingatkan jadwal kunjungan mereka. Konfirmasi dapat dilakukan dengan e-mail atau
answering machine. Sebelum pasien pulang, tanyakan terlebih dahulu pertemuan selanjutnya
butuh dikonfirmasikan atau tidak.