Modul Pembelian Terus

1
Isi
Kandungan

Objekti Aliran
f Proses
Taklim 2
Objektif
Taklimat

3
Objektif Taklimat
Memberi
penerangan Memberi
mengenai aliran
proses dalam
1 2 pemahaman
mengenai
pelaksanaan peranan-peranan
perolehan secara yang wujud dan
Pembelian Terus. tindakan setiap
peranan.

Membolehkan
agensi
memahami aliran 3
proses Pembelian
Terus.

4
Aliran Proses

5
 Peminta Pertanyaan Item (jika perlu)
Memilih
Peminta Pembekal Peminta
Hasil Carian pembekal dari
Membuat Menjawab Mengesah
Memaparkan Item katalog atau
Pertanyaan item Pertanyaan maklumbalas
Menepati hasil
pembekal terpilih Item Pertanyaan
Keperluan Dan perbandingan
Item
Syarat Bilangan item
Pembekal Untuk
Kajian Pasaran
Dipenuhi

Penyediaan Nota Minta

Melaksanakan Peminta
kajian pasaran Hasil
untuk Carian
mewujudkan Katalog
Carian
m/s
Nota Minta
seterusnya

Tiada
Item/Spesifikasi
2.Khusus/Syarat
Tiada
Bilangan Pembekal
Item/Spesifik
Tidak Dapat Peminta Pembekal Peminta
asi
Dipenuhi Melaksana Membuat Memilih
Khusus/Syar Pelawaan tawaran harga Pembekal
Tawaran Harga
at Bilangan
Pembekal
Tidak Dapat
Dipenuhi
6
Kajian Pasaran

 Pendekatan Kajian Pasaran untuk mencari item seterusnya

menilai tawaran (spesifikasi/harga) oleh pembekal adalah melalui
carian katalog dengan mengunci masuk kriteria carian.
Peminta

 Sistem akan memaparkan hasil carian Item dan Pembekal

berdasarkan kriteria carian dengan membuat perbandingan harga
item sekurang-kurangnya 3 pembekal.

 Jika hasil carian katalog memaparkan item yang dicari tertakluk

kepada sesuatu kontrak, perolehan perlu dibuat dari pembekal di
kontrak berkenaan dan dikecualikan daripada syarat kajian
pasaran sekurang-kurangnya 3 pembekal.

7
Skrin Carian Katalog Peminta melaksanakan kajian pasaran
dengan mengunci masuk pada skrin
carian katalog mengikut kriteria carian.

8
 Peminta Pertanyaan Item (jika perlu)
Memilih
Peminta Pembekal Peminta
pembekal dari
Hasil Carian Membuat Menjawab Mengesah
katalog atau
Memaparkan Item Pertanyaan item Pertanyaan maklumbalas
hasil
Menepati pembekal terpilih Item Pertanyaan
perbandingan
Keperluan Dan Item
item
Syarat Bilangan
Pembekal Untuk
Kajian Pasaran
Dipenuhi

Penyediaan Nota Minta

Melaksanakan Peminta
kajian pasaran Hasil
untuk Carian Carian
mewujudkan Katalog m/s
Nota Minta
seterusnya

Tiada
Item/Spesifikasi
2. Tiada
Khusus/Syarat
Item/Spesifik
Bilangan Peminta Pembekal Peminta
asi Pembekal Tidak Melaksana Membuat
Memilih
Dapat Dipenuhi
Khusus/Syar Pelawaan tawaran harga
Tawaran Harga Pembekal
at Bilangan
Pembekal
Tidak Dapat
Dipenuhi
9
Pemilihan Pembekal dari Katalog

 Dari kriteria yang dikunci masuk di skrin Carian Katalog, sistem akan
memaparkan hasil carian Item dan Pembekal berdasarkan kriteria
carian.
Peminta

 Syarat kajian pasaran dari 3 pembekal hendaklah dipatuhi bagi

pemilihan pembekal melalui carian katalog dengan mengambil kira
perkara-perkara berikut:
 Kod Item
 UOM

 Setelah pemilihan pembekal dibuat, maklumat item dan pembekal

akan dibawa ke penciptaan Nota Minta.

 Sekiranya ada keperluan, pertanyaan item kepada pembekal boleh

dilaksanakan.
10kemba
li
Skrin Hasil Carian

Hasil Carian menyenaraikan pembekal berdasarkan

kriteria yang dicari.

Peminta boleh meneruskan penciptaan Nota Minta

dengan memilih 1 pembekal yang dipaparkan atau
meneruskan dengan perbandingan dan pertanyaan item.

11
Pemilihan item dari katalog ke Nota Minta

Hasil Carian memaparkan item memenuhi Item dan pembekal

syarat bilangan 3 pembekal yang mempunyai dipilih melalui ikon
Kod Item dan UOM yang sama. kart.

12
Item yang dipilih di bawa ke Nota Minta

Peminta mengunci masuk

maklumat item seperti berikut:

1. Kuantiti yang ingin

diperolehi.

2. Memilih jenis harga

sekiranya di dalam katalog
mempunyai beberapa jenis
harga contoh :
• biasa standard
• Berperingkat standard

3. Memilih Jenis Perolehan.

4. Item yang dipilih akan dibawa

ke Nota Minta.

13
 Peminta Perbandingan dan Pertanyaan Item (jika perlu)
Memilih
Peminta Pembekal Peminta
pembekal dari
Hasil Carian Membuat Menjawab Mengesah
katalog untuk
Memaparkan Item Pertanyaan item Pertanyaan maklumbalas
dibawa ke Nota
Menepati pembekal terpilih Item Pertanyaan
Minta
Keperluan Dan Item
Syarat Bilangan
Pembekal Untuk
Kajian Pasaran
Dipenuhi

Penyediaan Nota Minta

Melaksanakan Peminta
kajian pasaran Hasil
untuk Carian Carian
mewujudkan Katalog m/s
Nota Minta
seterusnya

Tiada
Item/Spesifikasi
Khusus/Syarat
2. Tiada
Bilangan
Item/Spesifik
Pembekal Tidak Peminta Pembekal Peminta
asi Dapat Dipenuhi Melaksana Membuat Memilih
Khusus/Syar Pelawaan tawaran harga Pembekal
Tawaran Harga
at Bilangan
Pembekal
Tidak Dapat
Dipenuhi
14
Perbandingan dan Petanyaan Item

 Mengenal pasti item yang dikehendaki dan melaksanakan

perbandingan dari segi spesifikasi dan harga seterusnya
melaksanakan pertanyaan item.
Peminta

 Pertanyaan item adalah satu proses bagi mendapat maklum balas

pembekal mengenai ketersediaan stok item daripada pembekal dan
mendapat pengurangan harga (jika ada) berdasarkan kuantiti item
yang diperlukan.

 Pada pertanyaan item kepada pembekal, pembekal boleh

menyatakan harga yang baru dengan syarat harga yang ditawarkan
adalah harga yang lebih rendah dari yang dipaparkan pada katalog.
Pemilihan item dari katalog ke Perbandingan

Memilih item untuk

dibuat perbandingan

16
Perbandingan dan Pertanyaan Item

Item yang dipilih untuk perbandingan

akan dibawa ke skrin perbandingan.

Peminta memilih melaksanakan

pertanyaan item dengan pembekal

17
Pertanyaan Item

Peminta mengunci masuk maklumat

berikut sebelum menyerahkan kepada
pembekal bagi pertanyaan item iaitu:
1) Kuantiti Pesanan;
2) Tempoh maklum balas;
3) Jenis Harga;
4) Jenis Perolehan.

18
Skrin Maklumbalas Pertanyaan Item - Pembekal

Pembekal memaklumkan
ketersediaan stok.
Pembekal boleh menawarkan
harga yang baru dengan syarat
harga adalah lebih murah
daripada harga di katalog.

19
Skrin Maklumbalas Pertanyaan Item oleh Pembekal

Peminta menyemak maklumat Petanyaan Item yang

dihantar oleh Pembekal dan kemudiannya meneruskan
dengan ciptaan Nota Minta.

Sekiranya peminta bersetuju dengan maklum balas

pembekal, klik butang Teruskan untuk membawa item ke
Nota Minta.

20
 Pertanyaan Item (jika perlu)
Peminta
• Memilih
Peminta Pembekal Peminta
pembekal
Hasil Carian • Membuat • Menjawab • Mengesah
dari katalog
Memaparkan Item Pertanyaan Pertanyaan maklumbala
atau hasil
Menepati item Item s
perbandinga
Keperluan Dan pembekal Pertanyaan
n item
Syarat Bilangan terpilih Item
Pembekal Untuk
Kajian Pasaran
Dipenuhi

Penyediaan Nota Minta

Melaksanakan Peminta
kajian pasaran Hasil
untuk Carian Carian
mewujudkan Katalog m/s
Nota Minta
seterusnya

Tiada
Item/Spesifikasi
Khusus/Syarat
2. Tiada
Bilangan
Item/Spesifikasi
Pembekal Tidak
Khusus/Syarat Peminta Pembekal Peminta
Dapat Dipenuhi
Bilangan Melaksana Membuat Memilih
Pembekal Tidak Pelawaan tawaran harga Pembekal
Dapat Dipenuhi Tawaran Harga
(SQ)

21
Kajian Pasaran – Pelawaan Tawaran
Harga
 Sekiranya carian item yang dicari tiada di katalog atau tidak memenuhi syarat
bilangan pembekal atau terdapat spesifikasi khusus, kajian pasaran boleh diteruskan
dengan pendekatan Pelawaan Tawaran Harga kepada tiga(3) pembekal.
Peminta
 Kriteria pembekal boleh dibuat berdasarkan lokasi pembekal atau/dan jenis
perniagaan yang didaftarkan di Suruhanjaya Syarikat Malaysia.

 Pembekal membuat tawaran harga dalam tempoh yang telah ditetapkan.

 Dua (2) Jenis Pelawaan Tawaran Harga :

 Tawaran Tunggal – Pembekal hanya dibenarkan membuat tawaran harga
sekali sahaja
 Tawaran Berulang – Pembekal boleh membuat tawaran harga lebih dari sekali

 Dari maklum balas Pelawaan Tawaran Harga pemilihan pembekal boleh dibuat dan
seterusnya dibawa ke Nota Minta untuk pengesyoran.

22kemba
li
Pemilihan item dari katalog di bawa ke Pelawaan Tawaran Harga

Peminta memilih Tambah ke

Pelawaan Tawaran Harga

Hasil carian katalog memaparkan

hanya satu pembekal sahaja.

23
Carian item dan pembekal dibuat melalui Pelawaan Tawaran Harga

Carian item dan pemilihan pembekal dibuat secara

pelawaan tawaran harga kerana item yang ingin
diperolehi tiada di katalog.

Item yang dicari tidak ada di dalam katalog

24
Skrin Pelawaan Tawaran Harga

Maklumat
pelawaan tawaran
harga yang perlu
dimasukkan oleh
peminta.

25
Skrin Pelawaan Tawaran Harga

Pada Maklulmat umum, Peminta mengunci

masuk maklumat berikut :

1. Mengenalpasti Kategori Jenis Perolehan

yang akan dilaksana.

2. Menetapkan Jenis Perolehan yang akan

digunakan.

3. Menetapkan Tarikh Mula dan Tarikh

Tamat bagi tempoh masa pelawaan
tawaran harga.

4. Memilih Jenis Pelawaan Tawaran Harga

yang akan dilaksanakan oleh pembekal.

26
Skrin Pelawaan Tawaran Harga

Jika item yang dipilih dari katalog dibawa ke pelawaan tawaran harga
maklumat item bekenaan akan dipaparkan secara automatik sama
ada di Jadual Senarai Produk atau Jadual Senarai Perkhidmatan yang
berkenaan. Sekiranya tidak dipilih dari katalog maklumat item perlu
disediakan pada jadual senarai berkaitan.

Setiap item hendaklah

mempunyai sekurang-kurangnya
satu spesifikasi.
Peminta perlu mengenal pasti
jenis item yang ingin diperoleh
sama ada produk atau
perkhidmatan bagi mengunci
masuk di Jadual Senarai Produk
atau Jadual Senarai
Perkhidmatan.

27
 Skrin Pelawaan Tawaran Harga

Pada Senarai Item,Peminta perlu mengunci masuk maklumat berikut:

 Unit Ukuran : asas ukuran bagi menentukan harga seunit untuk ditawarkan oleh
pembekal dan harga bagi menentukan harga seunit semasa pembayaran.

 Jenis Harga : 1) Biasa Standard – satu kadar harga sahaja

2) Berperingkat Standard – berberapa kadar harga mengikut lingkungan
kuantiti.
 Jenis pemenuhan: menetapkan one-off atau bermasa

28
Skrin Pelawaan Tawaran Harga

Maklumat bagi Kriteria dan Senarai Pembekal

diperlukan bagi pemilihan pembekal untuk penyerahan
pelawaan tawaran harga.

Penetapan kriteria pembekal adalah bertujuan untuk

menyenarai pendek pembekal untuk dipelawa
sekurang-kurangnya kepada 3 pembekal. Secara
automatik, kriteria pembekal yang ditetapkan adalah
Berdasarkan Lokaliti (Negeri) dan lokaliti Agensi.

29
Skrin Pelawaan Tawaran Harga

Memilih pembekal yang dipaparkan berdasarkan

penetapan lokasi pembekal yang dipilih.
30
Skrin Pelawaan Tawaran Harga

3 pembekal telah dipilih bagi meneruskan pelawaan

tawaran harga.

31
Maklum Balas Pelawaan Tawaran Harga oleh Pembekal

Pembekal mengunci masuk harga bagi Jadual Senarai

Produk atau Jadual Senarai Perkhidmatan yang
berkaitan dan menyerahkan Pelawaan Tawaran Harga
kepada Peminta untuk dibawa ke Nota Minta.

Pengiraan jumlah harga bagi setiap item dikira seperti berikut:

1) Produk : kuantiti x harga seunit
2) Perkhidmatan : kuantiti x parameter berkaitan x harga
seunit
32
 Urusetia Pembekal Urusetia
dari
m/s Menyediakan Menetapkan Mengesah
sebelum Surat Setuju Kod Item Perakuan
Terima Penerimaan
nya Perakuan Surat Setuju
Penerimaan Terima
Surat Setuju
ya Terima

Peminta Pelulus
Pengurusan
Mewujudkan Melulus/ Kontrak
Nota Minta menolak Nota Bermasa
Minta

Pembekal Sistem

tidak Menetapkan Mewujudkan

Kod Item Permintaan Pemenuhan
Pembelian

33
Nota Minta dicipta melalui Pemilihan item dan Pembekal dari Katalog

Penciptaan Nota Minta melalui Item dan pembekal yang dipilih dari katalog
dipaparkan secara automatik.

34
Nota Minta dicipta melalui Pelawaan Tawaran Harga

Sistem akan memaparkan maklumbalas pembekal dan membuat pengesyoran

berdasarkan harga terendah.

Peminta masih boleh melihat maklumbalas dari pembekal lain serta membuat
pengesyoran kepada pembekal lain bagi setiap item.

Walaupun hanya satu maklumbalas tawaran harga diterima, proses pemilihan

pembekal boleh dilaksanakan.

35
Nota Minta dicipta melalui Pelawaan Tawaran Harga
Peminta membuat perbandingan dan menilai setiap item seterusnya mengesyorkan
pembekal.

Penciptaan Nota Minta dilengkapkan dengan mengambil kira perincian berikut:

1) Ringkasan Kajian Pasaran : Menyenarai pembekal yang telah dilaksanakan Kajian
Pasaran.
2) Pembekal Disyorkan : sistem default kepada pembekal yang mempunyai harga
paling rendah, peminta boleh meminda pembekal
3) Permintaan Pembelian/SST Disediakan : Mengenalpasti Peminta bagi Permintaan
Pembelian atau Urusetia bagi penyediaan SST (pemenuhan bermasa.)
4) Kategori Jenis Perolehan : Perkhidmatan atau Produk bagi benetapan bagi kenaan
GST atau tidak.

Seterusnya menyerahkan Nota Minta kepada Pelulus.

Sistem akan menjana 1 permintaan pembelian sekiranya

semua maklumat di perincian item adalah sama. Sekiranya
berbeza, sistem akan menjana lebih dari 1 permintaan
pembelian.
36
Kelulusan Nota Minta

Pelulus menyemak Nota Minta yang disyorkan oleh Peminta bagi setiap
item.

Pelulus boleh meminda pembekal yang telah disyorkan (sekiranya perlu)

dan maklumat-maklumat lain yang berkaitan seterusnya meluluskan Nota
Minta.

37
 Urusetia Pembekal Urusetia
dari
m/s Menyediakan Menetapkan Mengesah
sebelum Surat Setuju Kod Item Perakuan
Terima Penerimaan
nya Perakuan Surat Setuju
Penerimaan Terima
Surat Setuju
ya Terima

Peminta Pelulus
Pengurusan
Mewujudkan Melulus/ Kontrak
Nota Minta menolak Nota Bermasa
Minta

Pembekal Sistem

tidak Menetapkan Mewujudkan

Kod Item Permintaan Pemenuhan
Pembelian

38
Penyediaan SST oleh Urusetia

1. Cari SST berstatus Menunggu

Surat Terima.
Penyerahan Surat Setuju Setuju Terima

Urusetia akan menyediakan surat setuju terima bagi

2. klik pautan Perihal pembekal yang dipilih.

Sekiranya pemilihan pembekal berdasarkan item dan

lebih dari satu pembekal terpilih SST perlu disediakan
bagi setiap pembekal.

39
Penyediaan SST oleh Urusetia

Langkah penyedian Surat Setuju Terima

(SST)
Maklumat di tiga menu ini perlu diambil
perhatian oleh urusetia semasa
1. Cari SSTSST
penyediaan berstatus Menunggu
Penyerahan Surat Setuju Terima.

2. klik pautan Perihal

1. Klik butang Sedia Surat Setuju

Taklimat.
Samb.
40
Penyediaan SST oleh Urusetia
Langkah penyedian Surat Setuju Terima (SST)

 Menu Maklumat Umum mempunyai beberapa seksyen yang perlu

diambil perhatian oleh Urusetia.

1. Seksyen
Cari SSTpertama
berstatus
ialahMenunggu
perincian pembekal, maklumat ini
dipaparkan
Penyerahan secara automatik.
Surat Setuju Terima.

2. Maklumat berkaitan

klik pautan PerihalCukai Barangan dan Perkhidmatan (CBP) perlu
diberi perhatian kerana amaun CBP perlu dikunci masuk pada
seksyen berikutnya jika perlu.

1. Klik butang Sedia Surat Setuju

Taklimat.

41
Penyediaan SST oleh Urusetia
Langkah Penyediaan SST
 Seksyen berikutnya pada menu
Maklumat Umum yang perlu diambil
perhatian ialah Maklumat SST .
 Amaun CBP perlu dikunci masuk
dengan merujuk pekeliling berkaitan
CBP yang berkuatkuasa
 Kenaan SL1M ditetapkan secara
automatik oleh sistem berdasarkan
nilai kontrak.
 Menetapkan samada SST yang
disediakan perlu disemak terlebih
dahulu atau tidak (kawalan dalaman)

2
42
Penyediaan SST oleh Urusetia

Langkah Penyediaan SST

 Seksyen terakhir di Maklumat Umum
adalah maklumat yang berkaitan
Kontrak.
 Menetapkan Pentadbir Kontrak
kepada sesuatu perolehan
berkenaan.
 Menentukan bermulanya (tarikh kuat
kuasa) sesuatu kontrak
 Menetapkan samada perjanjian
diperlukan atau tidak.

43
Penyediaan SST oleh Urusetia

1. Cari SST berstatus Menunggu

Penyerahan Surat Setuju Terima.
Penyediaan SST
2. klik pautan Perihal
Penyediaan SST melalui menu Surat Setuju Terima dan Lampiran

1. Klik butang Sedia Surat Setuju

Taklimat.

44
Penyediaan SST oleh Urusetia

Penyediaan SST
 Ini adalah dokumen penting semasa penyediaan SST.
 Deraf SST yagn disediakan oleh sistem perlu dimuat turun untuk
dipinda/ dikemaskini/ dilengkapkan termasuk lampiran yang
berkaitan iaitu Lampiran A, A1, A2, A3 dan A5.
 Hanya para dengan font merah dibenarkan untuk dibuat pindaan.

Penyediaan SST
 Tiga dokumen ini disedia secara automatik oleh
sistem dan urusetia boleh memuat turunnya.
 Tiada pindaan dibolehkan pada ketiga-tiga
dokumen ini.

45
Penyediaan SST oleh Urusetia

Penyediaan SST
 Setelah urusetia selesai meminda dokumen SST
beserta lampiran warna font merah hendaklah
ditukar ke warna hitam.
 Urusetia perlu memuat naik semula SST yang
telah dimuktamadkan dan telah ditanda tangan ke
sistem untuk diserahkan kepada pembekal dan
juga perlu dicetak.
 Urusetia perlu juga memuat turun dokumen lain
berkaitan SST untuk dicetak.
 SST beserta dokumen lain yang berkaitan yang
telah dicetak perlu diserahkan juga secara manual
kepada Pembekal.

46
Penyediaan SST oleh Urusetia

3. Klik
Langkah Penyediaan SST butang Serah
 Sebelum menyerahkan SST kepada
pembekal, Urusetia perlu
menetapkan siapakah
penandatangan SST yang akan
disediakan.
 Menetapkan penyemak serta pelulus
SST yang disediakan ini perlu disemak
dan diluluskan terlebih dahulu
sebelum diserahkan kepada
pembekal.

47
 Urusetia Pembekal Urusetia
dari
m/s Menyediakan Menetapkan Mengesah
sebelum Surat Setuju Kod Item Perakuan
Terima Penerimaan
nya Perakuan Surat Setuju
Penerimaan Terima
Surat Setuju
ya Terima

Peminta Pelulus
Pengurusan
Mewujudkan Melulus/ Kontrak
Nota Minta menolak Nota Bermasa
Minta

Pembekal Sistem

tidak Menetapkan Mewujudkan

Kod Item Permintaan Pemenuhan
Pembelian

48
Soal Jawab

49
Terima Kasih

50