Finance, Payments and Collections (FPC)

Hari pertama magang Tim 3 di unit FPC, kami belajar tentang detil pekerjaan yang dikerjakan di
unit ini dari Pak Manager, Pak Waluyo, dan Pak Assistant Manager, Pak Indra. Dari penjelasan
petinggi unit ini, dan beberapa tanya jawab, kami mengetahui bahwa unit ini menangani para
kostumer yang dilabeli pra-NPC. NPC adalah singkatan dari Non-Productive Consumers, yaitu
para pengguna layanan retail Telkom tetapi telah menunggak 1 bulan, dan billing bulan kedua
telah keluar. Untuk memastikan bahwa pra-NPC ini melunasi tagihan bulanan nya, pra-NPC
dihubungi oleh pihak Telkom, di sini yang melakukan interaksi dengan pra-NPC adalah tim dari
Infomedia yang tergabung dalam unit ini. Kontak dengan pra-NPC ini dilakukan hingga petugas
dari unit FPC dapat bertemu langsung dengan orang yang bertanggung jawab atas tagihan
bulanan pelayanan Telkom di rumah pra-NPC yang bersangkutan.

Secara umum, periode tagihan di Telkom dibagi atas 5 kategori sebagai berikut :

1. PsB (Pasang Baru). PsB adalah tanggal pertama layanan Telkom dapat digunakan oleh
seorang consumer.
2. C3MR(Cash, Current-Collections Monthly Ratio). C3MR adalah periode tagihan
consumers yang belum mengalami tunggakan. C3MR terhitung dari tanggal 1 setiap
bulannya.
3. Pra-NPC (Pra-Non-Productive Consumers). Periode pra-NPC adalah periode untuk
consumers yang telah mengalami tunggakan 1 bulan, terhitung dari tanggal 1 hingga
akhir bulannya.
4. CT-0 (Change Tariff to Zero). CT-0 adalah periode consumer yang telah menunggak
selama 2 bulan, terhitung mulai tanggal 1. Memasuki masa CT-0, consumer sudah tidak
lagi menerima billing dari Telkom.
5. Cleansing. Cleansing adalah status seorang consumer sebagai pelanggan layanan
Telkom, dilakukan pada tanggal 1 bulan ke-4 tunggakan berturut-turut. Cleansing
dilakukan secara otomatis oleh sistem.

Berdasarkan informasi dari Manager FPC, C3MR di provinsi Bengkulu (pelanggan yang
membayar tepat waktu) bisa mencapai 92% dari total keseluruhan pelanggan. Target yang
ditetapkan oleh Telkom untuk unit FPC ini adalah 65% dari pra-NPC.

Pemrosesan pra-NPC dilakukan mulai tanggal 7 pada setiap bulannya. Proses ini dimulai dengan
pengunduhan daftar pra-NPC oleh admin di unit FPC. Data pra-NPC ini berformat MS. Excel
dan data ini di download dari situs dashboard.telkom.co.id Kemudian daftar pra-NPC ini
dibagikan ke masing-masing anggota tim Infomedia. Tim Infomedia selanjutnya akan berusaha
sebaiknya agar para pra-NPC membayar tunggakan mereka. Lebih lanjut, daftar pra-NPC ini
dibagi ke dalam 2 kategori yaitu inner dan outer, di mana inner adalah pra NPC yang berada di
Kota Bengkulu, sedangkan outer sebaliknya.
Prosedur yang dilakukan oleh masing-masing anggota infomedia adalah sebagai berikut:

1. Setelah menerima daftar pra-NPC dari Admin FPC (Bang Doni), tim infomedia
melakukan reminding call untuk menginfokan tagihan hingga bulan berjalan, untuk
memastikan kapan pelanggan tersebut akan bayar, untuk memverifikasi alamat dan
kontak pelanggan yang dapat dihubungi, dan untuk membuat janji visit. Reminding call
ini berlangsung selama kurang lebih 2 hari kerja.
2. Setelah periode reminding call, tim kemudian mencetak surat tagihan yang akan
dikirimkan kepada pelanggan inner yang menunggak tersebut. Surat tagihan ini di-
generate dari situs Dashboard Pra NPC (alamat nya berupa ip address *.*.*.59).
3. 6 anggota infomedia akan melakukan visit ke semua pelanggan inner 1 per 1, dengan
syarat pelanggan tersebut masih belum melunasi tagihan bulan yang telah lewat (bukan
bulan berjalan). Ketika visit ini, collector harus membawa : surat tagihan, berita acara
visit, formulir pencabutan (just in case kalau pelanggan ingin berhenti berlangganan) .
dan kwitansi (just in case pelanggan ingin melunasi ketika visit). Visit ini di lakukan
hingga tanggal 5 bulan depannya, dan dilakukan maksimal 4 kali untuk pelanggan yang
sama.
4. Setelah visit telah selesai dilaksanakan, tim infomedia akan melakukan rekapitulasi
laporan visit.

Sebagai rincian, berikut adalah skema reminding call yang dilakukan oleh tim collector ini :

Untuk setiap pelanggan pra NPC lakukan :

1. Cek informasi tagihan pelanggan di situs i-payment.telkom.co.id.

2. Cari informasi nomor pelanggan di situs siskatools.telkom.co.id.
3. Hubungi pelanggan ke seluruh kontak yang tersedia di siskatools, hingga dapat terhubung
dengan yang bertanggung jawab dengan tagihan tersebut. Lakukan 3 hingga 4 kali
panggilan terhadap satu nomor telepon jika RNA (rang no answer).
4. Catat hasil reminding call (apapun hasilnya, baik yang bisa dihubungi ataupun tidak)
pada file excel yang berisikan daftar pra-NPC yang telah dibagikan sebelumnya oleh
admin unit FPC.

Terkadang terdapat kasus di mana nomor pelanggan yang tertera pada siskatools tidak dapat
dihubungi lagi. Jika hal ini terjadi, kontak dan verifikasi alamat pelanggan dicari dengan :

1. Terlebih dahulu bertanya dengan Sales yang menginputkan pelanggan tersebut ke sistem.
Informasi tentang Sales terdapat pada siskatools.
2. Jika Sales lupa, informasi tentang pelanggan selanjutnya ditanyakan pada teknisi yang
melakukan instalasi perangkat di rumah pelanggan tersebut. Informasi tentang teknisi
yang memasang tertera pada siskatools.
3. Jika Teknisi juga lupa, pelacakan pelanggan dilakukan dengan melihat denah lokasi
pelanggan, atau dengan melihat koordinat lokasi google maps yang tersimpan di aplikasi
starclicks. Khusus untuk koordinat google maps ini diinfokan melalui grup Telegram.
Di samping itu, terdapat hal yang harus diperhatikan sebelum menginfokan tagihan kepada
seorang pelanggan pada saat reminding call adalah jenis layanan yang digunakan oleh
pelanggan, karena terdapat total billing yang terpisah antara telepon dan layanan berbasis
internet nya. Berikut adalah jenis-jenis billing yang saat ini ada di Telkom Witel Bengkulu :

1. STI. STI ini merupakan layanan internet yang dialirkan melalui sambungan telepon.
Termasuk jenis yang paling lama dari layanan yang ada saat ini. Pada layanan ini billing
telepon disajikan secara terpisah dan pembayaran dapat dilakukan secara terpisah juga.
(Bisa hanya membayar telepon nya saja ataupun internet nya saja). Pastikan untuk
menghitung total tagihan perbulannya secara manual.
2. TLSI. TLSI adalah bentuk yang sama dengan STI, hanya saja billing bulanan tidak dapat
dibayar terpisah. Setiap kali pembayaran bulanan nya bill telepon dan bill internet nya
harus dibayar secara bersamaan, sekalipun bill nya terpisah. Pastikan untuk menghitung
total tagihan perbulannya secara manual.
3. Indihome. Pada jenis layanan indihome ini, billing penggunaan layanan nya telah
ditampilkan dalam 1 billing (sudah termasuk USeeTV, Internet, dan Telepon).

Sebagai tambahan, pelanggan dapat tidak melunasi seluruh tagihan yang ada, hanya dengan cara
membayar langsung di Plasa Telkom di daerah masing-masing. Jika pembayaran dilakukan
sebelum tanggal 20 masa pra NPC, isolir akan terbuka. Jika belum terbuka, maka isolir akan
dibuka oleh admin unit FPC atau oleh organik yang terdapat di unit FPC ini.