Membuat Proposal Event

PUBLI SH ED O N 25 Maret 2010

Membuat Proposal Event

Membuat proposal sebuah event adalah membuat penawaran ide dan gagasan
yang terkonsep atau gambaran rinci tentang sebuah event yang akan
diselenggarakan secara tertulis. Disinilah kita harus bisa menjual gagasan
semenarik mungkin karena proposal adalah ujung tombak yang digunakan untuk
presentasi dengan klien.

Sebelum menyusun propsal alangkah baiknya kita membuat kerangka proposal

event yang akan kita selenggarakan. Pembuatan kerangka proposal akan
mempermudah penyusunan, baik redaksional maupun tatannanya, selain itu juga
akan meminimalisir kesalahan atau kekurangan penginputan data yang
diperlukan untuk dicantumkan dalam proposal kita.

Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon

sponsor, sebuah proposal harus mengandung bagian-bagian berikut ini :

1. Gambaran Umum
Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi kita dan manfaat yang
dapat kita tawarkan kepada sponsor
2. Rincian event
Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan
profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan, dan sebagainya. Semuanya
berkaitan dengan data kuantitatif, informasi yang disediakan disini bervariasi,
tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan.
3. Anggaran
Pada saat menyususn anggaran, buatlah serealistis mungkin. hindari kesan Mark
Up yang berlebihan karena akan mencerminkan pribadi yang rakus. lebih baik
realistis tapi manis, bukan?
4. Rencana Pemasaran
Rencana pemasaran untuk event yang telah kita susun dicantumkan pada bagian
ini. Rencana tersebut menjelaskan bagaimana kita akan memasarkan event kita,
nilai dari semua komponen pemasaran, media yang akan kita gunakan dan
rencana publikasi
5. Desire
Proposal selayaknya bisa mengugah calon sponsor untuk segera memanggil kita
dan membicarakan gagasan kita. Buat gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan
yang langka, baru dan unik. Tekankan pula bahwa gagasan tersebut harus segera
 diwujudkan, jika tidak gagasan tersebut akan diwujudkan oleh produk
kompetitornya, dan akan rugi kalau tidak segera merealisasikannya.
6. Riset Pasar
Untuk mendapatkan sponsor, kita harus memiliki informasi menyeluruh
mengenai pasar sasaran kita, paling tidak profilnya siapa mereka, tingkat
pendidikan dan pendapatan mereka, dimana mereka tinggal dan sebagainya.
Tentu ini diperoleh dari riset, jangan menggunakan istilah yang umum dalam
menggambarkan pasar kita. Ini menunjukan bahwa kita tidak tahu siapa pasar kita
yang sesungguhnya. Contoh istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan
pasar sasaran adalah seperti “pencinta seni”, “pengunjung mall” atau masyarakat
umum dan sebagainya.
7. Paket Manfaat
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dengan
mengambil daftar inventaris manfaat. Manfaat yang dicantumkan dalam daftar
harus merupakan paket lengkap yang sesuai untuk suatu calon sponsor tertentu,
tetapi jangan mencantumkan semua manfaat yang ada dalam daftar inventaris.
Mengemas manfaat menjadi suatu paket yang customized untuk calon sponsor
tertentu sangatlah penting. Gunakan tanda untuk masing-masing manfaat, untuk
mempermudah pemahaman calon sponsor, kita juga dapat mengelompokan
manfaat tersebut kedalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris
manfaat.
8. Investasi
dalam bagian ini, kita harus merinci semua bentuk investasi yang dapat di
kontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa
atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan EO kita.
Dalam bagian ini kita harus memasukan batas tanggal pelunasan pembayaran
berikut insentif yang kita tawarkan

Setelah calon sponsor yakin dengan gagasan kita, kita tinggal menunggu tindakan
mereka. Biasa jadi dalam satu minggu kita diminta datang untuk melakukan
brainstorming. Tetapi jika ternyata belum ada jawaban, tidak ada salahnya kita
yang action terlebih dahulu menanyakan kepastian pada mereka. Ada siasat jitu
agar proposal yang disampaikan dapat segera dibaca, antara lain dengan teknik
pengiriman yang tepat, misalnya melalui email atau facsimile, ada kecenderungan
bahwa surat yang dikirim melalui facsimile dianggap sangat penting dan
mendesak. bisa juga dilakukan berupa paket yang bikin heboh? Semua memang
mesti dicoba. sumber