MAKALAH TEKNOLOGI INFORMASI DASAR

RECORDING-ASSISTANT
SISTEM PENGHITUNGAN PERSEDIAAN OBAT
UNTUK POLIKLINIK BPSDM HUKUM DAN HAM

Oleh : Kelompok 7

Anggota : Bachtiar Ichsan Prasetyo ( 3317 )

Lingga Adi Sektiawan ( 3425 )
Muh. Jefri ( 3445 )
Rizki Dinanda ( 3495 )
Sanggam Putra Saktiagara ( 3504 )

Prodi/Kelas : Teknik Pemasyarakatan/ A

POLITEKNIK ILMU PEMASYARAKATAN

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

2018
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh, Puji syukur dipanjatkan kepada Tuhan

Yang Maha Esa karena atas limpahan rahmat dan karunianya penyusun dapat menyelesaikan

makalah tentang Sistem Penghitungan Persediaan Obat Untuk Poliklinik BPSDM Hukum dan

Ham.

Tak lupa penulis juga berterima kasih kepada Ibu Ati Suci Dian Martha. Selaku dosen

pengampu dalam mata kuliah Teknologi Informasi Dasar yang sudah memberikan tugas ini.

Penulis berharap semoga kelak makalah ini dapat berguna dan juga bermanfaat serta

menambah wawasan tentang bagaimana Sistem Penghitungan Persediaan Obat Untuk Poliklinik

BPSDM Hukum dan Ham untuk menambah pengetahuan/pemahaman kita semua tentangnya.

Dalam pembuatan makalah ini penulis sangat menyadari masih sangat banyak terdapat

kekurangan di sana sini dan masih butuh saran untuk perbaikannya.

Mohon maaf bila ada kesalahan kata dalam penulisan makalah ini, serta bila ada kalimat

yang kurang berkenan di hati pembaca.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Gandul, 4 November 2018

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah .......................................................................................................... 2
C. Tujuan ............................................................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................ 3
A. Pengertian Recording-Assistant ...................................................................................... 3
B. Metode Pencatatan Persediaan ........................................................................................ 5
C. Kekurangan dan Kelebihan Recording-Assistant ........................................................... 7
D. Hubungan Antara Kebutuhan dan Kepuasan User dengan Recording-Assistant ........... 8
BAB III PENUTUP ....................................................................................................... 11
A. Kesimpulan ..................................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 12
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pelayanan Publik adalah segala kegiatan yang dilaksanakan oleh penyelenggara

pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan, dalam

pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Setiap instansi pemerintahan yang ada

haruslah melaksanakan kewajibannya dalam proses pelayanan publik tak terkecuali Poliklinik

BPSDM Hukum dan HAM. Dalam proses pelayanan publik yang dilakukan oleh Poliklinik

BPSDM Hukum dan HAM dilibatkan banyak objek sebagai penerima pelayanan mulai dari

Pegawai dilingkungan setempat, Peserta Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT), hingga Taruna

dan Taruni di lingkungan Politeknik Ilmu Pemasyarakatan dan Poliklinik Imigrasi. Pelayanan

public yang diberikan oleh Poliklinik sebagai Faskes pertama yang ditawarkan di lingkungan

BPSDM Hukum dan HAM. Pelayanan yang diberikan oleh Poliklinik BPSDM Hukum dan

HAM dapat disetarakan dengan Unit Gawat Darurat yang ada di jajaran Rumah Sakit

Pemerintah serta dilengkapi dengan beberapa dokter spesialis dan apotek yang tentu saja

mendapatkan pendanaan yang sama dengan jalannya sistem di Poliklinik BPSDM Hukum

dan HAM. Dalam proses pelayanannya sering kali timbul masalah mulai dari

ketidaktersediaannya obat hingga kurangnya peralatan medis dan non-media yang

mengharuskan pihak Poliklinik harus merujuk ke Rumah Sakit yang lebih besar. Untuk

mengatasi kurangnya informasi mengenai ketersediaan obat-obatan yang ada, maka dari itu

sistem perhitungan ketersediaan obat ini muncul sebagai pembantu pihak farmasi yang ada di

lingkungan Poliklinik untuk lebih mengefisienkan kinerjanya dengan nama Recorded-

Assistant.
B. Rumusan Masalah

1. Apa itu Recording-Assistant ?

2. Bagaimana proses metode pencatatan persediaan ?

3. Apa kekurangan dan kelebihan dari Recording-Assistant ?

4. Bagaimana hubungan antara kebutuhan dan kepuasan pengguna terhadap sistem

Recording-Assistant ?

C. Tujuan

1. Dapat mengetahui Sistem Recording-Assistant.

2. Dapat menjelaskan metode pencatatan persediaan barang.

3. Dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan dari sistem Recording-Assistant.

4. Dapat menilai seberapa berhasilnya sistem dengan melihat tabel hubungan dari

kepuasaan dan kebutuhan user terhadap sistem Recording-Assistant.

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Recorded-Assistant

Recording-Assistant adalah suatu sistem berbasis offline yang dikembangkan dengan

dasar Microsoft Excel yang digunakan untuk menghitung berapa banyak persediaan obat-

obatan yang ada di Poliklinik BPSDM Hukum dan HAM. Recording-Assistant terdiri atas

beberapa fitur, seperti :

 Pencatat Persediaan Awal Obat dan Penambahan Persediaan

 Pencatat Obat-Obatan Yang Digunakan

 Pencetakan Permohonan Penambahan Persediaan

Berikut tampilan dari Recording-Assistant

Penjelasan fitur :
 Pencatat Persediaan Obat Awal dan Penambahan Persediaan
Fitur ini menyajikan jumlah dari obat-obatan yang menjadi persedian pihak poliklinik
sejak awal bulan hingga akhir bulan, setiap bulannya. Fitur ini juga menyediakan
tombol penambahan persediaan manakala jumlah persediaan sudah mencapai batas
minimal yang telah ditentukan, gunanya adalah menghindari ketidak tersediaan obat
tiap kali ada pasien yang berobat.
 Pencatat Obat-Obatan Yang Digunakan
Fitur ini menjadi fitur penting, karna proses pencatatan obat keluar tidak hanya untuk
mengetahui jumlah persediaan obat-obatan, tetapi hasil pencatatan inilah yang
nantinya akan dilaporkan kepada pimpinan sebagai bahan laporan
pertanggungjawaban per-tiga bulan sekali.
 Pencetakan Permohonan Penambahan Persediaan
Untuk lebih memudahkan kinerja dari tim farmasi yang ada di Poliklinik BPSDM
Hukum dan HAM, maka untuk proses permohonan penambahan persediaan obat-
obatan tidak perlu menggunakan sistem manual-computerize akan tetapi secara
langsung disediakan tombol pilihan yang akan menampilkan obat-obatan apa saja
yang telah mencapai batas minimal ketersediaan obat-obatan. Berikut tampilan dari
fitur ke-3
B. METODE PENCATATAN

Dalam sebuah instansi, persediaan akan mempengaruhi pelaporan. Dalam proses pelaporan,

persediaan pada umumnya merupakan nilai yang paling signifikan dalam aset lancar. Dalam

pelaporan, persediaan bersifat penting dalam menentukan hasil operasi perusahaan dalam periode

tertentu. Metode pencatatan persediaan pada dasarnya dibedakan menjadi dua, yaitu metode

periodik (sistem fisik) dan metode perpetual.

A. Metode Fisik

Selama ini, metode pencatatan yang dipelajari untuk persediaan barang, dapat di

ikhtisarkan sebagai berikut :

Disediakan satu akun yang disebut Persediaan Barang dalam buku besar perusahaan.

Akun ini digunakan untuk mencatat persediaan barang yang ada di awal dan akhir periode.

Persediaan barang yang ada di awal dan akhir periode itu sendiri ditentukan dengan jalan

melakukan perhitungan fisik terhadapnya. Pencatatan untuk persediaan awal dan akhir dilakukan

dengan membuat jurnal penyesuaian.

Disediakan satu set akun yang digunakan untuk mencatat transaksi barang keluar serta

transaksi-transaksi lain yang berhubungan dengannya. Misalnya, transpor pembelian, potongan

pembelian serta pembelian retur dan lain-lain.

Sistem pencatatan ini disebut sistem periodik (periodic method). Metode pencatatan lain untuk

persediaan adalah yang disebut metode perpetual atau metode saldo permanen (perpetual method)

yang diterangkan sebagai berikut.

 B. Metode Saldo Permanen

Dalam sistem saldo permanen tidak disediakan akun pembelian dan akun-akun lain yang

berhubungan dengannya. Pembelian barang langsung dicatat ke akun persediaan. Barang pokok

yang keluar tidak dihitung secara periodik, tetapi dihitung dan dicatat setiap kali terjadi transaksi.

Untuk ini, dibuat satu akun tersendiri yaitu: Barang Keluar. Akun persediaan barang dalam

metode saldo permanen digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di awal periode,

pembelian yang dilakukan selama periode, pengeluaran yang dilakukan semala periode dan

persediaan yang ada di akhir periode. Misalnya, apabila pada tanggal 4 November terdapat

pembelian tunai barang A sebanyak 1.000 unit dengan harga Rp 50 per unit maka ayat jurnal

yang dibuat adalah sebagai berikut :

(Debit) Persediaan barang dagang 50.000

(Kredit) Bank/Kas 50.000

Apabila digunakan metode periodik, sisi debit dari ayat jurnal tersebut di atas adalah akun:

Pembelian. Apabila terjadi pengeluaran, maka pengurangan persediaan yang diakibatkan

langsung dicatat. Pengurangan persediaan ini, pada hakikatnya merupakan penambahan barang

keluar, yang nilainya ditentukan oleh metode penetapan yang dipakai

C. Kartu stok

Dalam metode saldo permanen setiap jenis barang dibuatkan satu catatan tersendiri yang disebut

kartu stok atau kartu persediaan (stock card). Kumpulan dari kartu stok, untuk semua jenis

barang yang ada, disebut buku stok atau buku persediaan. Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu

stok, yaitu penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.
Kartu stok menyediakan tiga kolom untuk hal tersebut. Masing-masing kolom dibagi dalam tiga

sub kolom yang berisi: banyaknya unit (kuantitas), harga pokok/unit dan jumlah (kuantitas

dikalikan harga pokok/unit). Tiap transaksi dicatat kuantitas barangnya, harga pokok/unit jumlah

nilainya. Penambahan dalam kartu stok, biasanya berasal dari pembelian barang. Di samping

pembelian, penambahan dalam kartu stok juga dapat berasal dari pengeluaran.

C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN RECORDING-ASSISTANT

 Kelebihan

- Memudahkan tim farmasi dalam memproses data guna pencatatan dan pelaporan.

- Memberikan kemudahan dalam mengolah permintaan persediaan obat.

- Memberikan data akurat tentang ketersediaan obat-obatan.

- Menyimpan data pasien sebagai bukti dan data kontrol untuk menghindari adanya

dualisme data.

 Kekurangan

- Belum adanya pemisahan data untuk masing-masing pasien dari keempat instansi

yaitu Pegawai BPSDM, Peserta Diklat, Taruna POLTEKIP serta Taruna

POLTEKIM.

- Masih manualnya proses input data persediaan setiap awal bulan karna belum

otomatisnya data yang masuk sebagai akibat sistem yang dijalankan perbulan

sekali.
 BAB III

KESIMPULAN

Proses pencatatan dalam sebuah sistem pemasukan dan pengeluaran baik barang

maupun jasa sangatlah diperlukan, tidak terkecuali untuk pencatatan persediaan obat-obatan

yang ada di Poliklinik BPSDM Hukum dan HAM. Pencatatan diperlukan sebagai bahan

pelaporan pada pemimpin instansti secara berkala sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Sistem Recording-Assistant dibuat guna membantu kinerja dari tim farmasi yang selama ini

melaksanakan tugas pencatatan persediaan serta pengeluaran obat secara manual, yang sangat

rawan dengan adanya kesalahan. Apabila terdapat kesalahan dalam proses manual, maka tim

farmasi harus bekerja memutar otak menemukan titik kesalahan hingga harus mengulangi

pekerjaan hingga didapatkan hasil perhitungan yang tepat dan akurat. Hadirnya sistem

Recording-Assistant diharpakan dapat membantu proses kerja dari tim farmasi agar dapat

memanfaatkan waktu agar lebih efektif dan efisien dalam proses pelayana publik.
 DAFTAR PUSTAKA

Sistem Akuntansi. ‘Metode Pencatatan Persediaan‘. Metode Persediaan dan Sistem Informasi

Akuntansi. 04 September 2012. http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/metode-

pencatatan-persediaan.html/ (Diakses pada 04 November 2018)