RS ‘AISYIYAH KUDUS SURAT KELUAR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO Tanggal terbit Ditetapkan :

Direktur RS ‘Aisyiyah Kudus

dr. H. Hilal Ariadi, M.Kes

NPP. 7274022

PENGERTIAN Surat keluar merupakan surat yang telah lengkap berisi nomor,
tanggal, perihal dan telah ditandatangani Direktur guna disampaikan
kepada instansi terkait maupun perorangan.
TUJUAN Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melaksanakan tugas
pembuatan surat keluar dari awal sampai akhir pada Sub. Bag. TU
dan Administrasi Rumah Sakit ‘Aisyiyah Kudus.
KEBIJAKAN

PROSEDUR Sekretaris Eksekutif ditugaskan membuat surat keluar dengan faktor

kemungkinan:
1. Surat keluar merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang
diterima Rumah Sakit ‘Aisyiyah Kudus.
2. Surat keluar dibuat karena merupakan suatu kebutuhan.
3. Karena akan memberikan sesuatu hal sebagai informasi, dll.

I. Pembuatan Konsep Surat Keluar

1. Konsep surat dibuat oleh Unit terkait melalui Manajer dan
diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif untuk diketik.
2. Konsep surat dapat langsung dibuat oleh Sekretaris Eksekutif.
II. Penyelesaian Surat Keluar
1. Konsep surat diketik oleh Sekretaris Eksekutif dengan
mencantumkan nomor surat, tanggal, serta alamat tujuan
surat.
2. Konsep surat dicetak sesuai kebutuhan atau permintaan.
3. Konsep surat disampaiakan kepada pihak yang meminta surat
untuk mendapatkan paraf persetujuan. Apabila terdapat revisi
dalam konsep surat, Sekretaris Eksekutif mengganti isi sesuai
permintaan dan dicetak kembali sesuai kebutuhan.
4. Konsep surat yang telah disetujui disampaikan kepada
Direktur untuk mendapatkan tanda tangan.
RS ‘AISYIYAH KUDUS SURAT KELUAR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

PROSEDUR 5. Surat yang telah ditandatangani Direktur dibubuhkan stempel

rumah sakit dan selanjutnya disampaikan kepada alamat
tujuan dengan bukti tanda terima pada buku ekspedisi.
6. Apabila surat keluar ditujukan kepada intern rumah sakit
dengan jumlah lebih dari 3 tujuan, maka bukti tanda terima
menggunakan blanko tanda terima yang dicetak tersendiri.
7. Surat diarsipkan pada odner yang tersedia dengan
memperhatikan nomor agar tersimpan secara sistematis.
8. Pengecuaian penyimpanan surat keluar:
a. Surat Keluar yang berisi tagihan kepada instansi atau
mitra kerja rumah sakit diarsipkan dalam odner tersendiri
yang tertulis “TAGIHAN”
b. Surat Keluar yang berisi tagihan khusus BPJS Kesehatan
diarsipkan dalam odner tersendiri yang tertulis
“TAGIHAN BPJS”
c. Surat Keluar jenis Surat Keputusan Direktur, diarsipkan
tersendiri dalam odner yang tertulis “SK INTERNAL”
UNIT TERKAIT 1. Segenap Manajer
2. Seluruh Unit Kerja