PROGRAM KERJA

SUB BAGIAN SEKRETARIAT & RUMAH TANGGA

RUMAH SAKIT PETROKIMIA GRESIK

TAHUN 2015

i
ii
1. Pendahuluan
Sub Bagian Sekretariat & Rumah Tangga dalam Struktur Organisasi RS Petrokimia
Gresik berada di bawah Bagian Umum, berfungsi sebagai pengawas kegiatan sekretariat
dan rumah tangga dalam organisasi Rumah Sakit yang sesuai dengan Standar Prosedur
Operasional (SPO) yang berlaku.
Sub Bagian Sekretariat & Rumah Tangga merupakan unit pokok yang harus ada
dalam suatu organisasi. Di bagian inilah pusat seluruh kegiatan perkantoran Organisasi
Rumah Sakit berlangsung, mulai dari kegiatan korespondensi (menerima surat/dokumen,
membuat surat/dokumen, mendistribusikan surat/dokumen, mengandakan
surat/dokumen, mengarsipkan surat/dokumen), membuat perjanjian kerjasama
operasional, ijin rumah sakit, sampai kegiatan rumah tangga kantor seperti inventaris,
pelayanan kendaraan, penyediaan konsumsi, menyiapkan ruang rapat dan peralatan
yang diperlukan, serta pemulasaraan jenazah.

2. Latar Belakang
Sebagai salah unit bagian yang penting dalam suatu Organisasi Rumah Sakit, Sub
Bagian Sekretariat & Rumah Tangga memegang peranan penting dalam upayanya untuk
mewujudkan visi dan misi Rumah Sakit pada Umumnya dan seluruh kegiatan administrasi
Rumah Sakit khususnya yaitu terwujudnya tertib administrasi yang sesuai dengan
Standar Prosedur Operasional (SPO) yang berlaku. Oleh karena dipandang perlu bagi Sub
Bagian Sekretariat & Rumah Tangga untuk meningkatkan produktifitas guna
meningkatkan kinerja yang profesional.

3. Tujuan Umum & Khusus

3.1 Tujuan Umum
3.1.1 Terwujudnya pelayanan Sekretariat yang sesuai dengan Standar Prosedur
Operasional (SPO) yang berlaku.
3..1.2 Terwujudnya pelayanan Rumah Tangga yang sesuai dengan Standar
Prosedur Operasional (SPO) yang berlaku.

3.2 Tujuan Khusus

3.2.1 Melaksanakan kegiatan sekretariat dengan tepat guna
3.2.2 Melaksanakan kegiatan pelayanan kendaraan dengan mengutamakan
keselamatan pasien
3.2.3 Melaksanakan kegiatan pekarya dan pemulasaraan jenazah dengan
penyediaan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan dan agama yang
dianut atas persetujuan keluarga jenazah.

1
4. Tugas Pokok
4.1 Pelayanan sekretariat
4.1.2 Menerima telepon internal dan eksternal.
4.1.3 Menerima tamu termasuk pelayanan konsumsi tamu.
4.1.3 Mengagendakan rapat / kegiatan sekaligus mengingatkannya.
4.1.4 Melaksanakan kegiatan korespondensi (menerima surat/dokumen,
membuat surat/dokumen, menggandakan surat/dokumen,
mengarsipkan surat/dokumen)
4.1.5 Membuat Perjanjian Kerjasama
4.1.6 Melaksanakan kegiatan rumah tangga (inventaris, menyiapkan
kebutuhan kegiatan rapat)
4.2 Pelayanan kendaraan
4.2.1 Pengemudi Mobil Operasional
a. Wajib hadir di rumah sakit paling lambat pukul 06.30 WIB.
b. Setiap waktu luang digunakan untuk membersihkan dan
mempersiapkan mobil operasional masing-masing dan setiap
pulang meninggalkan mobil harus dalam keadaan bersih.
c. Khusus untuk mobil pick up dibersihkan oleh pengemudi
operasional secara bergiliran.
d. Melayani sesuai tugas yang telah disusun oleh Kepala Sub Bagian
Sekretariat & Rumah Tangga.
e. Melayani unit penerima dengan sopan, santun dan formal (La
Prima).
f. Wajib mematuhi peraturan perusahaan.
g. Berkendara dengan memperhatikan keselamatan serta selalu
mematuhi peraturan lalu lintas.
4.2.2 Pengemudi Mobil Direksi
a. Wajib hadir di rumah Direksi paling lambat pukul 06.30 WIB.
b. Setiap waktu luang digunakan untuk membersihkan dan
mempersiapkan mobil Direksi dan setiap pulang meninggalkan
mobil harus dalam keadaan bersih.
c. Melayani sesuai permintaan Direksi.
d. Melayani Direksi dengan sopan, santun dan formal (La Prima).
e. Berkendara dengan memperhatikan keselamatan penumpang,
diri sendiri dan kendaraan serta selalu mematuhi peraturan lalu
lintas.

2
 f. Mengantar Direksi pulang sesuai permintaan yang bersangkutan
dan meninggalkan mobil harus dalam keadaan bersih.
g. Wajib mematuhi peraturan perusahaan.
4.3 Pelayanan pekarya dan pemulasaraan jenazah
4.3.1 Membantu perawat dalam menjalankan perawatan pasien
(mengambil peralatan medis, mendorong pasien dengan kursi roda
atau brankard dan kegiatan lain yang bukan tindakan medis).
4.3.2 Membantu perawat dalam membersihkan instrumen yang kotor,
mengantar kembali alat-alat yang disterilkan (CSSD) dan
menyimpan kembali ke lemari instrumen di Instalasi.
4.3.3 Membantu perawat dalam menghitung dan melakukan serah-terima
alat-alat setiap kali pertukaran shift.

4.3.4 Membantu perawat dalam mengkondisikan peralatan medis agar

selalu dalam keadaan baik dan siap pakai.
4.3.5 Menyiapkan sarana, prasarana, fasilitas, dan lingkungan kerja yang
sesuai untuk kelancaran pelayanan dan memudahkan pasien dalam
menerima pelayanan.
4.3.6 Mengambil obat-obatan dari Instalasi Farmasi.
4.3.7 Mengambil alat tulis kantor, penyediaan air minum di kantor dan
area pelayanan serta kebutuhan lain dari Gudang Pengadaan.
4.3.8 Mengambil linen bersih dari ruang linen ke Instalasi.

4.3.9 Mengantar linen kotor dari Instalasi ke tempat sementara linen

kotor.

4.3.10 Membersihkan brancard dan kursi roda apabila kotor, kena darah,
dan sebagainya.
4.3.11 Pembersihan dan sterilisasi mobil jenazah (area dalam) pasca
pemakaian.

4.3.12 Melaksanakan serah-terima tugas kepada petugas pengganti secara

lisan maupun tertulis pada saat pergantian shift dengan menulis di
logbook antara lain serah terima O2, peralatan, persediaan obat,
persediaan kebutuhan kamar jenazah dan kegiatan lain yang
menjadi tugasnya.
4.3.13 Mengikuti pertemuan berkala yang diadakan secara rutin (operan
juga).

3
 4.3.14 Melaksanakan tugas sesuai dengan pembagian pekerjaan, batasan
tugas, tanggungjawab, serta wewenang dan hubungan kerja yang
sudah ditetapkan.
4.3.15 Pekerjaan pekarya dibagi menjadi 2 (dua) area yaitu :
a. Di Instalasi Gawat Darurat dan Rawat Inap Lantai 1, dengan
tugas-tugas, sbb :
- Membantu mengantar pasien masuk ke ruang IGD dan
mengantar pasien yang akan pulang sampai keluar ruangan
IGD.
- Melaksanakan tugas umum pekarya

b. Di Instalasi Rawat Inap Lantai 2-5, dengan tugas-tugas, sbb :

- Mencuci alat medis di laboratorium sesuai jadwal yang
ditentukan setiap pukul 13.00 WIB untuk shift pagi dan pukul
19.30 WIB untuk shift sore.
- Melaksanakan tugas umum pekarya

5. Sumber Daya Manusia Sekretariat & Rumah Tangga

5.1 Seminar Kesekretariatan / Korespondensi untuk pelaksana sekretariat
5.2 Pelatihan Tim 118 untuk pelaksana pengemudi ambulance
5.3 Pelatihan Pencegahan & Pengendalian Infeksi (PPI) untuk pelaksana pekarya

6. Fasilitas dan Peralatan

6.1 Ruang Sekretariat
6.1.1 Meja pelaksana sekretariat
6.1.2 Kursi pelaksana sekretariat
6.1.3 Komputer set pelaksana sekretariat
6.1.4 Telepon
6.1.5 Rak arsip
6.1.6 Sofa set untuk tamu
6.1.7 Box File
6.1.8 Odner
6.1.9 Alat Tulis (perforator, staples, penggaris besi, dll)
6.2 Ruang Pengemudi Kendaraan
6.2.1 Peralatan standar pemeliharaan kendaraan
6.2.2 Kursi tunggu
6.2.3 Komputer set pelaksana pengawasan pengemudi
6.2.4 Meja pelaksana pengawasan pengemudi
6.2.5 Kursi pelaksana pengawasan pengemudi

4
 6.3 Ruang Pemulasaraan Jenazah
6.3.1 Kursi tunggu lipat
6.3.2 Kursi tunggu panjang
6.3.3 Kipas angin exhause fan
6.3.4 Kipas angin baling-baling (plafon atas)
6.3.5 Brankart
6.4.6 Bak air plastik
6.4.7 Baju plastik
6.4.8 Sepatu Boot Plastik
7. Peningkatan Mutu
7.1 Melakukan monitoring terhadap kegiatan sekretariat
7.2 Melakukan monitoring terhadap kegiatan pengemudi kendaraan
7.3 Melakukan monitoring terhadap kegiatan pekarya & pemulasaraan jenazah

8. Sasaran
Rincian
No. Sasaran Cara Melaksanakan Kegiatan Target
Kegiatan
1. Penataan Tidak ada a. Surat Dinas/Dokumen Rumah Sakit, baik dari 100%
penerimaan surat/dokumen internal maupun eksternal yang ditujukan
surat / yang hilang kepada Manajemen Rumah Sakit harus
dokumen yang diserahkan kepada Bagian Kesekretariatan
bersifat dinas (prinsip satu pintu).
b. Bagian Kesekretariatan menyeleksi dan
memilah surat masuk, untuk dicatat di buku
Agenda Surat Masuk.
c. Bagian Kesekretariatan membubuhi stempel
surat masuk (nomer & tanggal agenda).
d. Surat Dinas/Dokumen Perusahaan yang
membutuhkan disposisi dari Kepala RS,
dilengkapi lembar Disposisi.
e. Surat Dinas/Dokumen Perusahaan setelah
dibaca oleh Kepala RS, akan didisposisi
sesuai kepentingan/kegunaannya.
f. Bagian Kesekretariatan akan
menyampaikan/menyimpan surat sesuai
disposisi dari Kepala RS, untuk
didistribusikan atau untuk disimpanan.
2. Penataan Tidak ada a. Surat biasa yang dialamatkan kepada 100%
penerimaan surat/dokumen karyawan/pejabat akan disampaikan
surat / yang hilang langsung kepada yang bersangkutan.
dokumen yang b. Apabila surat tersebut bersifat pribadi dan
bersifat biasa tidak berhubungan dengan rumah sakit,
maka tidak dilakukan pencatatan atau
kegiatan administrasi lainnya.
c. Apabila surat tersebut bersifat pribadi namun
berhubungan dengan rumah sakit, akan
dilakukan pencatatan.
d. Surat Lamaran Pekerjaan langsung
diserahkan ke Bagian SDM.
3. Penyimpanan Surat / a. Dokumen disimpan pada tempat khusus 100%
surat / dokumen yang harus dijamin keamanannya.
dokumen mudah b. Penyimpanan dokumen diurutkan sesuai
ditemukan nomer agenda surat masuk, kecuali
kembali Dokumen Laporan Bulanan, Dokumen

5
 Perijinan, SK, Nota Dinas, SPO, UP dan
perjanjian kerjasama disimpan pada odner
tersendiri.
c. Semua dokumen merupakan dokumen
rahasia rumah sakit.
d. Kewenangan pengambilan dokumen dari
tempat penyimpanannya hanya dilakukan
oleh petugas terkait.
e. Dokumen hanya dapat disampaikan kepada
yang berkepentingan dan tidak dibenarkan
untuk disampaikan kepada orang lain yang
tidak berkepentingan.
f. Untuk pengendalian dokumen, harus
diadministrasikan dengan sistem file yang
baik sehingga dapat diketahui
keberadaannya
4. Pembuatan Tidak terjadi a. Surat Dinas/Dokumen atas nama RS 100%
Surat kehilangan Petrokimia Gresik dibuat oleh Kepala RS /
Dinas/Dokumen surat yang telah Bidang / Bagian yang mendapat tugas dari
RS dibuat Kepala RS yang ditujukan kepada pihak
eksternal, harus melalui Bagian
Kesekretariatan (prinsip satu pintu).
b. Setelah ditandatangani oleh Kepala RS, Surat
dinas/Dokumen atas nama RS akan dicatat
di agenda surat keluar dan dibubuhi nomor
urut surat oleh sekretariat.
c. Surat dinas/Dokumen atas nama RS yang
bersifat rahasia, harus dimasukkan kedalam
amplop tertutup, diberi alamat yang dituju,
nomer surat & dibubuhi stempel RAHASIA.
d. Pengiriman surat dinas/dokumen atas nama
RS dicatat dalam buku ekspedisi sebagai
sarana/bukti serah terima.
e. Penerima surat harus mencantumkan nama,
tanda tangan dan tanggal penerimaan pada
buku ekspedisi.
5. Pemberian Seluruh surat a. Distribusi SPO Pembuatan Surat Eksternal 100%
Kode Klasifikasi dan memo b. Distribusi SPO Pembuatan Memo Internal
Surat untuk internal c. Cek Kode Klasifikasi Surat pada saat
Surat Eksternal menggunakan pemberian nomor surat / memo apakah
dan Memo kode klasifikasi sudah benar
Internal yang benar
6. Pemberian Seluruh memo a. Setiap kegiatan administrasi / komunikasi / 100%
Kode Unit Kerja internal koordinasi lintas Bidang/Bagian dapat
Pada menggunakan dibuktikan dengan tertulis
Penomoran kode unit kerja b. Memo Internal dibuat oleh masing masing
Memo Internal yang benar Bidang/Bagian
c. Penomoran Memo Internal oleh masing-
masing Bidang/Bagian
d. Distribusi SPO Pembuatan Memo Internal
7. Melengkapi Dalam setiap a. Mencatat pekerjaan yang belum tertuang 100%
SPO pelaksanaan dalam SPO.
kesekretariatan kegiatan b. Membuat Draft Prosedur pekerjaan tersebut.
yang belum Kesekretariatan c. Diajukan Ke Kabag Umum untuk persetujuan
ada terdapat SPO dan tindak lanjut.
d. Pengesahan, Distribusi, dan Implementasi
dokumen SPO
8. Update Daftar Daftar a. Membuat SPO Inventaris 100%
Inventaris Inventaris yang b. Setiap Kepala Instalasi/Kepala Sub Bagian
di tempel bertanggungjawab atas kondisi inventaris,
disetiap baik jumlah maupun kelayakannya
ruangan selalu c. Jika terjadi penambahan wajib melakukan
update update inventaris
d. Jika terjadi kerusakan wajib mengajukan
perbaikan ke Bagian Har. Sarana & Sanitasi.

6
 Followup untuk tindak lanjut bisa atau tidak
diperbaiki
e. Jika terjadi kehilangan wajib
bertanggungjawab dan melaporkan ke
Bagian Umum selaku Ketua Tim Inventaris
9. Kegiatan harian Kegiatan a. Menyediakan Buku 100%
kendaraan Pengemudi b. Mencatat kegiatan hariang pada Logbook
pengemudi kendaraan dengan mengetahui kepala ruang/shift dan
tertulis tertulis atasan
10. Kegiatan harian Kegiatan a. Menyediakan Buku 100%
pekarya tertulis Pekarya tertulis b. Mencatat kegiatan hariang pada Logbook
dengan mengetahui kepala ruang/shift dan
atasan

9. Jadwal Kegiatan
Triwulan Triwulan Triwulan Triwulan
No. Rincian Kegiatan
I II III IV
1. Penataan penerimaan surat /
dokumen yang bersifat dinas
2. Penataan penerimaan surat /
dokumen yang bersifat biasa
3. Penyimpanan surat / dokumen
4. Pembuatan Surat Dinas/Dokumen RS
5. Pemberian Kode Klasifikasi Surat
untuk Surat Eksternal dan Memo
Internal
6. Pemberian Kode Unit Kerja Pada
Penomoran Memo Internal
7. Melengkapi SPO kesekretariatan yang
belum ada
8. Update Daftar Inventaris
9. Kegiatan harian kendaraan pengemudi
tertulis
10. Kegiatan harian pekarya tertulis

10 Anggaran Biaya
Anggaran biaya kegiatan program Sub Bagian Sekretariat & Rumah Tangga sudah
direncanakan dalam anggaran rumah sakit pada tahun 2015.

10.1 Cetakan
Uraian Jumlah Satuan Satuan Harga
Amplop coklat kop RSPG (besar) 8 Lembar 860 Rp 6.880
Amplop coklat Kop RSPG (sedang) 15 Lembar 400 Rp 6.000
Amplop RSPG (besar) 4 Pack 35.000 Rp 140.000
Amplop kop RSPG (kecil) 2 Pack 22.000 Rp 44.000
Kertas A4 Kop RSPG 2 Rim 52.000 Rp 104.000
Kertas A4 kop MEMO RSPG 1 Rim 52.000 Rp 52.000
Map PGM 20 Lembar 5.500 Rp 110.000
Map PGM Kuning 10 Buah 1.360 Rp 13.600
Jumlah Rp 476.480

10.2 Stationary
Uraian Jumlah Satuan Satuan Harga
Amplop polos kecil 1 Pack 6.250 Rp 6.250
Amplop putih besar polos "JAYA" 1 Pack 14.000 Rp 14.000

7
Baterai ABC Alkaline A3 5 Biji 4.275 Rp 21.375
Baterai ABC besar 2 Biji 4.000 Rp 8.000
Baterai ABC kecil 5 Biji 1.750 Rp 8.750
Binderclips no 107 1 Box 3.500 Rp 3.500
Binderclips no 111 1 Box 4.100 Rp 4.100
Binderclips no 155 1 Box 5.300 Rp 5.300
Buku ekspedisi 1 Buku 5.500 Rp 5.500
Buku folio besar @100 2 Buku 10.750 Rp 21.500
Buku folio besar @200 2 Buku 18.500 Rp 37.000
Catridge EPSON LQ 2070/2180 2 Buah 105.000 Rp 210.000
Documen Keeper 3 Biji 22.750 Rp 68.250
Isi staples no 10 (kecil) 5 Pack 2.000 Rp 10.000
Isolasi bening besar 1" 1 Roll 5.500 Rp 5.500
Kertas A4 70 GR 5 Rim 29.500 Rp 147.500
Kertas F4 70gr 2 Rim 34.000 Rp 68.000
Lakban bening NACHITAPE 1 Roll 6.750 Rp 6.750
Lakban coklat 1 Roll 5.500 Rp 5.500
Lakban hitam KENKO 48mm 1 Roll 8.500 Rp 8.500
Lem cair povinal 1 Buah 2.500 Rp 2.500
Odner BANTEX folio 8 Buah 15.400 Rp 123.200
Paperclips no 1 (kecil) 2 Pack 3.500 Rp 7.000
Paperclips no 5 (besar) 1 Pack 4.000 Rp 4.000
Spidol Snowman Permanent 1 Buah 4.900 Rp 4.900
Spidol Snowman Whiteboard 3 Buah 5.800 Rp 17.400
Spidol Snowman Whiteboard Biru 3 Buah 5.500 Rp 16.500
Spidol Snowman Whiteboard Merah 3 Buah 5.500 Rp 16.500
Stabillo BOSS 1 Buah 6.800 Rp 6.800
tipo kertas (Roller corection) 2 Buah 5.000 Rp 10.000
Tipp EX/Stipo 1 Buah 3.500 Rp 3.500
Jumlah Rp 877.575

10.3 Pengemudi Kendaraan

Uraian Jumlah Satuan Satuan Harga
Silicon 3 Liter 80.000 Rp 240.000
Shampo Mobil 2 Liter 25.000 Rp 50.000
Kanebo 1 Buah 60.000 Rp 60.000
Pengharum Mobil 2 Buah 35.000 Rp 70.000
Pengharum Mobil 1 Buah 20.000 Rp 20.000
Jumlah Rp 440.000

10.4 Kamar Jenazah (estimasi 10 jenazah per bulan)

Uraian Jumlah Satuan Satuan Harga
Kain Kafan 50 Meter 30.000 Rp 1.500.000
Kampar 1 Pack 51.000 Rp 51.000
Mnyak Srimpi / Kasturi 10 Botol 10.000 Rp 100.000
Sabun Mandi Batang 10 Botol 4.500 Rp 45.000
Shampo 10 Botol 500 Rp 5.000
Tikar 10 Lembar 60.000 Rp 600.000
Bunga Setaman 10 Bungkus 20.000 Rp 200.000
Modin 10 Orang 150.000 Rp 1.500.000
Jumlah Rp 4.001.000

8
 Total Biaya Per Bulan Rp. 5.795.055,-

11. Pencatatan & Pelaporan

11.1 Laporan Korespondensi Sekretariat (Bag. Sekretariat & Rumah Tangga) di
lakukan secara harian, bulanan dan direkap pada akhir tahun
11.2 Laporan Operasional Kendaraan (Bag. Sekretariat & Rumah Tangga) di
lakukan secara harian, bulanan dan direkap pada akhir tahun
11.3 Laporan Operasional Pekarya (Bag. Sekretariat & Rumah Tangga) dilakukan
secara harian, bulanan dan direkap pada akhir tahun

Gresik, 5 Nopember 2015

Bagian Sekretariat & Rumah Tangga Mengetahui,

Dewi Marina dr. Ahdian Saptavani WF

Kepala Sub Kepala RS Petrokimia Gresik

9
2