TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA

PERTANDINGAN PIDATO PERINGKAT NEGERI SEMBILAN TAHUN 2016

DI IPG KAMPUS RAJA MELEWAR

TARIKH : 4 OKTOBER 2016

TEMPAT : BALAI KERAPATAN, IPG KAMPUS RAJA MELEWAR
MASA : 7.30 PAGI – 2.00 PETANG

BIL JAWATANKUASA TUGAS TINDAKAN

PENAUNG 1
Tuan Baharom bin Mohd Noor
1 ➢ Mempengerusikan mesyuarat induk dan membuat
(Pengarah IPG Kampus Raja Melewar)
keputusan atau rumusan mesyuarat.
PENAUNG 2 ➢ Memanggil jawatankuasa bermesyuarat dan
Dr. Haji Nizam bin Abd Latib
menetapkan tarikh serta menangguhkan mesyuarat
(Timbalan Pengarah IPG Kampus Raja bersama-sama setiausaha.
Melewar)
➢ Memastikan semua mesyuarat berjalan sebagaimana
sepatutnya dan mengarahkan jawatankuasa mengikut
spesifikasi bidang masing-masing.
PENGERUSI BERSAMA ➢ Mempengerusi bersama-sama semua mesyuarat dan
2 Encik Azmi bin Ayob membuat keputusan atau rumusan dalam keputusan
Ketua Jabatan Pengajian Melayu,
mesyuarat.
IPGKRM
➢ Memanggil mesyuarat jawatankuasa dan menetapkan
Encik Armin bin Azhari bin Saleh tarikh dan menangguhkan mesyuarat bersama-sama
Wakil DBP
setiausaha.
 ➢ Membuat keputusan atau memutuskan sebarang
keputusan yang perlu.
➢ Memastikan semua mesyuarat berjalan sebagaimana
sepatutnya dan mengarahkan jawatankuasa mengikut
spesifikasi bidang masing-masing.
PENYELARAS SEBELUM PERTANDINGAN
3 Datin Mastura binti Mohamed Berawi ➢ Mengadakan mesyuarat awal pelaksanaan
(Pensyarah)
pertandingan.
Sharifah Ameena binti Syed Idrus ➢ Mengadakan mesyuarat penetapan tarikh, tempat dan
(Pelajar) tema pertandingan.
➢ Menyediakan senarai AJK Pelaksana dan senarai
semak tugas setiap AJK Kecil Pelaksana.
➢ Mendapat dan menyenaraikan peserta-peserta
pertandingan dan memberi senarai ini kepada AJK
Pendaftaran.
➢ Berhubung dengan semua AJK Kecil Pelaksana untuk
memantau perkembangan persediaan pertandingan.
➢ Menyemak keadaan tempat pertandingan dan
menempah tempat yang akan digunakan semasa
pertandingan supaya berada dalam keadaan yang
sempurna dan sedia digunakan

SEMASA PERTANDINGAN
 ➢ Mengadakan sesi taklimat kepada peserta dan hakim
pertandingan.
➢ Mengambil tindakan di atas perkara yang tidak
terkandung dalam bidangtugas JK lain.

SELEPAS PERTANDINGAN
➢ Memastikan semua peralatan dikemas dan
dipulangkan oleh JK Pelaksana terbabit.
➢ Memastikan semua jawatankuasa menyediakan
laporan dan menyerahkan kepada setiausaha untuk
penyediaan laporan.
SETIAUSAHA ➢ Memastikan perjalanan dan persediaan tempat
4 pertandingan dalam keadaan sempurna.
Puan B.Parimala a/p Balasubramaniam
(Pensyarah) ➢ Menulis surat penyertaan pertandingan kepada
IPG/IPT/Kolej/Universiti awam dan memastikan
Nursyuhada binti Sulaiman
(Pelajar) jumlah penyertaan peserta dala pertandingan.
➢ Menulis surat jemputan kepada Encik Zam Zam dan
hakim, serta memastikan kehadiran mereka dala
pertandingan.
➢ Memastikan semua ahli mesyuarat mendapat surat
panggilan mesyuarat dengan tarikh, masa, agenda
dan tempat yang jelas.
➢ Mencatat dan mengedarkan minit mesyuarat
selewat-lewatnyanya seminggu kepada semua ahli
mesyuarat.
➢ Memastikan senarai tindakan dimaklumkan kepada
semua ahli dan tindakan telah diambil mengikut
kesesuaian masa yang ditetapkan.
➢ Menetapkan agenda mesyuarat berdasarkan
persetujuan Pengerusi.
➢ Membentangkan minit mesyuarat pada setiap kali
mesyuarat.
➢ Melaporkan perkembangan mesyuarat kepada
Pengerusi dari semasa ke semasa.
➢ Menyediakan laporan dan senarai tindakan segera
untuk dipanjangkan.
➢ Memastikan semua mesyuarat berjalan sebagaimana
sepatutnya dan mengarahkan Jawatankuasa Kecil
melaksanakan tugasmengikut spesifikasi bidang
masing-masing.
➢ Menyimpan minit, rekod dan kehadiran mesyuarat.
Pastikan setiap minit dihantar ke pejabat untuk
simpanan fail.
 BENDAHARI ➢ Menyediakan atau menganggarkan perbelanjaan
5 Encik Jalalludin bin Ibrahim berdasarkan persediaan atau laporan daripada setiap
AJK.
➢ Menguruskan perbelanjaan dengan berkesan.
➢ Menyimpan semua rekod, resit perbelanjaan dan
penyata kewangan.
➢ Memastikan perbelanjaan adalah berhemah
berdasarkan peruntukan yang diluluskan.
➢ Melaporkan semua perbelanjaan dan pembayaran
dalam mesyuarat.
URUS SETIA / PENGURUS ➢ Mendapatkan senarai peserta daripada JK
PERTANDINGAN
6 Pendaftaran.
Dr. Khairuddin bin Mohamad ➢ Memastikan persediaan dan pertandingan berjalan
(Pensyarah) lancar.

Noor Suhailah binti Ibrahim ➢ Memastikan borang hakim disediakan mengikut

Che Anis Zamila binti Che Zulkarnain keperluan
(Pelajar)
➢ Memastikan nama peserta dan keputusan peringkat
saringan sampai ke tangan hakim peringkat akhir.
➢ Memastikan semua kelengkapan tersusun.
➢ Memastikan suasana yang harmoni sepanjang
pertandingan berlangsung.
➢ Memastikan penyediaan video yang bersesuaian
untuk mengisi waktu senggang.
 JAWATANKUASA PENGURUS ➢ Menentukan perhiasan dan keceriaan pentas.
PENTAS/TEMPAT/HIASAN DAN
7 ➢ Menyediakan peralatan pertandingan, kerusi dan
PERSEMBAHAN.
meja secukupnya.
Encik Khambali bin Rukini ➢ Menyediakan dan menyelaras kerusi dan meja untuk
(Pensyarah)
PELAJAR hakim dan penjaga masa

Alia binti Abdul Rahim ➢ Bekerjasama dengan JK gegantung, Brosur dan

Nanthinni a/p Vijeyan Laman Web dalam menentukan reka bentuk dan saiz

Nor Shafisa binti Mat Arifin latar pentas.

Nurul Syifaa’ binti Zainol ➢ Menyiapkan dan memasang latar pentas untuk majlis

Thresa Joy a/p Kalidas perasmian pembukaan dan penutupan.

➢ Bekerjasama dengan JK Penyediaan Dewan dalam
menyediakan peralatan meja,kerusi dan perhiasan
yang diperlukan.
➢ Memastikan alat PA Sistem dan siaraya sentiasa
berfungsi (berhubung dengan JK Teknikal)
➢ Memastikan keperluan peralatan untuk pertandingan.

JAWATANKUASA TEKS UCAPAN ➢ Menyediakan teks ucapan untuk Pengarah bagi acara
8 perasmian penutupan.
Dr. Faiziah binti Shamsuddin
(Pensyarah) ➢ Menyediakan solutasi dan meletakkannya di atas
rostrum.
Nadia Fitri binti Mohd Mustafa
(Pelajar).
 JAWATANKUASA BUKU PROGRAM ➢ Menetapkan format buku program dan isi kandungan
DAN ATUR CARA
9 setara dengan penggunaan dalam penggunaan logo,
Dr. Wan Zaliha binti Wan Othman warna dan ‘​wording’​ yang diarahkan oleh DBP
(Pensyarah) ➢ Memastikan kandungan berkaitan pengenalan,

Nur ‘Iffah Mahfuzah binti Mushiwan objektif, tentatif dan jawatankuasa pelaksana serta
Reshma Devi a/p Selvam (Pelajar) penghargaan diorganisasikan dengan lengkap dalam
buku program tersebut.
➢ Membuat penyuntingan agar tiada sebarang
kesilapan atau kecacatan.
➢ Membuat pesanan cetakan berdasarkan keperluan.
➢ Membuat anggaran perbelanjaan buku.
➢ Menyerahkan buku program kepada JK Pendaftaran
dan JK Sambutan/Protokol
 JAWATANKUASA PENGACARAAN
10
Puan Ratna Laila binti Syahidin
(Pensyarah)
Nurul Syazana binti Ahmad Fauzi
Siti Madihah binti Katni
(Pelajar)
JAWATANKUASA PENGURUSAN
PERTANDINGAN
11
Puan Hajah Amanah binti Mohd Noor
(Pensyarah)
Nadia Fitri binti Mohd Mustafa
Nurul Syifaa’ binti Abdullah
Muhammad Ayisy bin Baharudin
Nor Amirah binti Hashim
(Pelajar)
➢ Menyediakan teks pengacaraan dan membuat
penyemakan dengan atur cara.
➢ Mengenal pasti dan menentukan pengacaraan majlis
semasa taklimat, majlis penutupan danmajlis
penyampaian hadiah.
➢ Menentukan juruacara untuk pertandingan di Balai
Ilmu dan Balai Kerapatan.
➢ Sentiasa berhubung dengan JK Sambutan dan
Protokol dan Urus setia untuk maklumat terkini.
➢ Menyediakan kertas undi peserta dan borang
pertandingan berdasarkan pembahagian markah.
➢ Menentukan giliran peserta semasa saringan dan
peringkat akhir dijalankan secara tersusun.
➢ Menyediakan borang pemarkahan.
➢ Menyediakan penjaga masa untuk pertandingan.
➢ Menguruskan kutipan markah setiap kali peserta
selesai berpidato.
➢ Mengumpulkan markah akhir untuk diumumkan
kepada semua.
 JAWATANKUASA HADIAH DAN
CENDERAMATA
12
Puan HajahSitiNormanisehbintiZakaria
(Pensyarah)
Nurul Atikah binti Rosli
Nanthinni a/p Vijeyan (Pelajar)
13 JAWATANKUASA TAJUK PIDATO
PERINGKAT SARINGAN DAN AKHIR
PENSYARAH
Puan Hajah Siti Normaniseh binti
Zakaria
PELAJAR
Nurul Atikah binti Rosli
Nanthinni a/p Vijeyan
JAWATANKUASA DOKUMENTASI
14 Dr. Faridah binti Nazir
➢ Menentukan jenis dan bilangan hadiah serta
cenderamata kepada semua jemputan.
➢ Menentukan dan menyediakan cenderamatauntuk
perasmian penutupan, panel hakim, peserta dan
tetamu.
➢ Memastikan bilangan peserta, panel hakim, para
jemputan dan ahli jawatankuasa yang mendapat
cenderamata.
➢ Memastikan ​door gift y​ ang mencukupi dan diserahkan
kepada JK Pendaftaran.
➢ Memilih tajuk yang sesuai dengan tema dan
mencukupi untuk pertandingan di peringkat saringan
dan peringkat akhir.
➢ Menentukan semua peserta mendapat tajuk apabila
tiba giliran masing-masing.
➢ Memastikan penyediaan tempat disediakan untuk
peserta pidato bersedia sebelum pidato spontan
dilakukan.
➢ Memastikan ada jurugambar yang bertugas di setiap
lokasi pertandingan.
 (Pensyarah)
Nor Shafisabinti Mat Arifin
NurulSyifaa’ binti Abdullah
(Pelajar)
JAWATANKUASA JAMUAN
15 Datin Mastura binti Mohamed Berawi
(Pensyarah)
Nadia Fitri binti Mohd Mustafa
(Pelajar)
JAWATANKUASA LALU LINTAS
16 Badrul Amin bin Abd. Razak (KP)
Nur Zafirah binti Dzulkifli (P​)
Pelajar Bulan Sabit Merah (Encik
Khambali)
➢ Memastikan gambar diambil bagisetiap acara penting
➢ Memastikan laporan akhir ditulis dan diserahkan
kepada setiausaha pentandingan selepas tamat
program.
➢ Membuat pemilihan menu dan anggaran
perbelanjaan.
➢ Membuat sebut harga dan tempahan dengan pihak
caterer.
➢ Menentukan lokasi dan jamuan VIP (cafeteria)
➢ Memastikan hidangan mencukupi dan siap terhidang
tepat pada masanya.
➢ Menyedia dan menghias bilik jamuan mengikut pelan
susun atur dengan sepatutnya
➢ Menguruskan ketibaan Jemputan khas berkaitan
dengan kedudukan tempat letak kenderaan dan
pergerakan.
➢ Menyediakan tanda arah parkir, dewan pertandingan ,
tempat jamuan, bilik tetamu VIP, tandas dan surau.
➢ Mengawal pergerakan trafik kenderaan dalam
kampus sepanjang seminar berlansung
➢ Menyediakan dan melabel tempat parkir tetamu
VIP, peserta dan jemputan
 JAWATANKUASA BANNER /
BUNTING/ LAMAN WEB/ PUBLISITI
17 ​ agi kain rentang
➢ Menyediakan rekabentuk/ ​design b
PENSYARAH /banner, brosur dan backdrop setara dengan
Dr. Khairuddin bin Mohamad keperluan tema

PELAJAR ➢ Mendapatkan maklumat secara lengkap daripada

Nurul Hidayah binti Mohd Jaih urus setia dan mendapatpersetujuan DBP dalam
Nur Fazana binti Ismail
rekabentuk banner dan backdrop
➢ Membuat tempahan cetakan berdasarkan keperluan
bilangan, saiz dan kedudukan banner, brosur dan
backdrop
➢ Bekerjasama dengan JK Pentas dan latar
tempat
➢ Dalam menentukan bilangan dan saiz latar pentas
➢ Menggantungkan kain rentang di tempat yang sesuai
(seperti lokasi seminar dan pertandingan inovasi,
lokasi sekitar dan tempat yang strategik.
➢ Menyediakan Pemberitahuan untuk disiarkan ke
dalam ​Facebook​, IPGK Raja Melewar
 JAWATANKUASA PENDAFTARAN
18 TAG NAMA DAN SIJIL
PENSYARAH
Dr. Ghazali bin Ismail
PELAJAR
Noor Syakirah binti Darus
Badrul Amin bin Abd. Razak
Darsenee a/p Raja
JAWATANKUASA JEMPUTAN,
19 SAMBUTAN DAN PROTOKOL
PENSYARAH
Tuan Haji Jalalludin bin Ibrahim
PELAJAR
Nur Athirah Hamizah binti Yahya
Nurul Shahirah binti Mat Muni
➢ Mendapatkan senarai penerima sijil daripada
penyelaras pertandingan.
➢ Membuat permohonan sijil daripada DBP dan unit
selenggara IPGKRM.
➢ Memastikan semua jemputan dan panel hakim
menerima sijil penyertaan dan peserta akan
menerima sijil penghargaan.
➢ Menyediakan tag nama peserta dan
menyelaraskannya dengan JK Pendaftaran.
➢ Menentukan senarai jemputan, tetamu kehormat
untuk majlis perasmian penutupan.
➢ Menyedia dan menghantar surat dan kad jemputan
kepada tetamu kehormat, para jemputan, dan peserta
➢ Mendapatkan maklum balas dan menghubungi
tetamu dan peserta untuk mengesahkan penyertaan
dan kehadiran.
➢ Mengemukakan senarai jemputan kepada JK
Pendaftaran dan urus setia.
 JAWATANKUASA BACAAN DOA ➢ Menyediakan teks doa.
20 ➢ Mengemukan teks doa kepada penyelaras bagi tujuan
PENSYARAH semakan.
Tuan Haji Khambali bin Rukini ➢ Membaca doa pada awal majlis perasmian
penutupan.

PANEL HAKIM Wakil DBP

21 Wakil IPTA
Wakil IPG Kampus

JAWATANKUASA KEBAJIKAN DAN

KESELAMATAN
22
Nur Zafirah binti Dzulkifli (K)
Jivitha a/p Krishnan (P)
Kevikka a/p Muniandy (P)
➢ Memastikan keselamatan peserta terjamin sepanjang
pertandingan berlangsung.
➢ Memastikan penyediaan makanan dan minuman
kepada VIP, ahli jk, jemputan dan peserta mencukupi
dan menepati masa.
➢ Memastikan setiap label yang telah diminta oleh
jawatankuasa yang memerlukan label disiapkan dan
diserahkan sehari sebelum pertandingan untuk
ditampal.
➢ Memastikan keceriaan dan kebersihan di semua
tempat terlibat sepanjang pertandingan berlangsung.
 ➢ Memastikan satu ​first aids ​disediakan untuk kegunaan
sepanjang pertandingan.

JAWATANKUASA TEKNIKAL,
AUDIO DAN SIARAYA
23 ➢ Merekodkan semua sesi pertandingan pidato, majlis
PEGAWAI TEKNIKAL penutup dan perjalanan pertandingan dan majlis
Encik Mohd Zam Zam bin Abdul penyampaian hadiah secara keseluruhan dalam
Rahman
bentuk video dan gambar.
PELAJAR ➢ Menyerahkan gambar /foto yang dirakam dalam
Muhammad Khairuddin bin Mohd
Azhar bentuk CD kepadapenyelaras.
➢ Membuat suntingan terhadap bahan video/foto yang
dirakam dalam bentuk persembahan multimedia yang
mengandungi tajuk, info, senario dan penghargaan.
➢ Membuat tempahan LCD ​Projecter​ dan ​Mikrophone.
JAWATANKUASA PAMERAN
24 ➢ Menyelaras tempat tapak dan papan pameran.
Dr. Lee Keok Cheong (Pensyarah)
➢ Mengendalikan pameran dengan bantuan pelajar
Pelajar PISMP ➢ Memastikan tapak pameran bersih dan kemas
sebelum, semasa dan sesudah pameran dijalankan.
Nota ​: Pensyarah yang menyelaras tugas jawatankuasa masing-masing boleh memperincikan tugas kepada jawatankuasa untuk
memudahkan tugas dilaksanakan.

Disediakan oleh;

Penyelaras Program Pidato

JPM IPG Kampus Raja Melewar