JAWATAN KUASA PELAKSANA PELAJAR

Seminar Penyelidikan Penyelidik Muda Dan Pameran Seni Visual Semester 8 Institut
Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas 2020 Kolaboratif Bersama Jabatan Pendidikan Wilayah
Persekutuan.

Tugas Tindakan Pensyarah Catatan

Bil Penasihat

1 Pengarah Program Pn. Faridah Anum

Siti Nur Aisah binti binti Abd. Wahid
 Mengadakan mesyuarat awal pelaksanaan Mazelan
&
seminar
 Mengadakan mesyuarat penetapan tarikh, Dr. Ramesh Roa
tempat dan tema seminar a/l Ramanaidu
 Menyediakan senarai jawatan kuasa
pelaksana
 Berhubung dengan semua AJK Kecil
Pelaksana untuk memantau perkembangan
persediaan seminar
 Menyadiakan atur cara majlis dan jadual
program
 Menyemak keadaan tempat seminar supaya
berada dalam keadaan yang sempurna dan
sedia digunakan
 Mengadakan ruang khusus bagi sebarang
rujukan
 Mengadakan sesi taklimat kepada peserta
seminar
 Menyediakan Bilik Urusetia (Rujukan)
berkaitan seminar
 Mengadakan tindakan ke atas perkara yang
tidak terkandung dalam bidang tugas jawatan
kuasa lain
 Mengambil tindakan dan menjadi rujukan di
atas sebarang pertanyaan berkaitan seminar
 Menubuhkan jawatan kuasa yang terdiri
daripada pelbagai kepakaran
 Memahami dan dapat menjelaskan
perkembangan seminar

2 Setiausaha Lynda Lyana binti Puan Zainun binti

 Memastikan perjalanan dan persediaan Abu Hassan Abu Bakar
Azahari
tempat mesyuarat dalam keadaan sempurna
 Memastikan semua ahli mesyuarat &
mendapat surat panggilan mesyuarat dengan
tarikh, tempat, masa, agenda yang jelas Naib. SU
Nurul Syafinah binti
Amanullah
1
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat
 Mengedarkan minit mesyuarat selewat-
lewatnya satu(1) minggu kepada ahli majlis
dan memastikan senarai tindakan
dimaklumkan kepada semua ahli dan
tindakan telah diambil mengikut kesesuaian
masa yang telah ditetapkan
 Menetapkan agenda mesyuarat berdasarkan
persetujuan pengerusi
 Membentangkan minit mesyuarat pada
setiap kali mesyuarat
 Melaporkan perkembangan mesyuarat
kepada Pengerusi dari masa ke semasa
 Menyediakan laporan dan senarai tindakan
segera untuk dipanjangkan
 Mempastikan semua mesyuarat berjalan
sebagaimana sepatutnya dan mengarahkan
jawatankuasa kecil melaksanakan tugas
mengikut spesifikasi bidang masing-masing
 Menyimpan minit, rekod dan kehadiran
mesyuarat

Naib Setiausaha
 Membantu tugasan SU.

3 Bendahari Puan Zainun binti

Nor Atirah binti Abu Bakar
 Menyimpan semua rekod perbelanjaan dan Arifin
&
penyata kewangan
 Menguruskan perbelanjaan yang diterima Encik Ahmad
daripada pembentang, peserta dan penaja ( Subki bin Miskon
luar negara dan dalam negara)
 Mengesahkan perbelanjaan dan perbayaran
yang dibuat
 Menyediakan dan menganggarkan
perbelanjaan berdasarkan persediaan atau
laporan daripada setiap AJK
 Memastikan perbelanjaan adalah berhemah
berdasarkan perbelanjaan yang disediakan
 Melaporkan semua perbelanjaan dan
pembayaran dalam mesyuarat

2
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat

4 Event /Floor Manager Kalaivarman A/L Pn. Faridah Anum

Subramaniam binti Abd. Wahid
 Memastikan perjalanan majlis lancar
& &
(peralatan, cenderamata, prosiding,sijil
kepada perasmi atau keynote) Aimi Aqilah binti Dr.
 Menyadiakan atur cara majlis dan jadual Jefri Ramesh
program Roa a/l
 Menyemak keadaan tempat seminar supaya Ramanai
du
berada dalam keadaan yang sempurna dan
sedia digunakan
 Mengadakan Bilik Urusetia khusus untuk bilik
kerja dan sebarang rujukan
 Mengadakan papan kenyataan untuk
memaklumkan perkembangan semasa
 Menyediakan personel yang bertugas secara
shift sepanjang seminar berlangsung
 Mengadakan sesi taklimat kepada peserta
seminar
 Menyediakan Bilik Urusetia(Rujukan)
berkaitan seminar
 Mengadakan tindakan ke atas perkara yang
tidak terkandung dalam bidang tugas jawatan
kuasa lain
 Memastikan semua LO menjalankan tugas
demi menjaga maruah IPG
 Mengambil tindakan dan menjadi rujukan di
atas sebarang pertanyaan berkaitan seminar
 Menubuhkan jawatan kuasa yang terdiri
daripada pelbagai kepakaran
 Menyediakan personel yang bertugas secara
shift sepanjang seminar berlangsung
 Memahami dan dapat menjelaskna
perkembangan seminar
 Memilih calon yang sesuai untuk penyerahan
cendermata perasmian pembukaan,
pembentang dan penutup
 Menguruskan majlis perasmian pembukaan
dan majlis penutup agar berjalan lancar
 Bekerjasama dengan JK Jemputan,
sambutan dan protocol untuk mengadakan
raptai jika perlu
 Menyampaikan Buku Program kepada VVIP
 Memastikan air minuman disediakan kepada
setiap pembentang atau speaker
 Bekerjasama dengan Pengacara dan
Pembaca Doa untuk kelancaran majlis
3
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat

5 JK Abstrak dan Prosiding Gui Ke Ning Dr.

& Assunta
Carolina
 Menyemak semua abstrak berdasarkan tema Aina Soraya binti
a/p
dan sub tema Nadzri
Antonys
 Membuat pemilihan abstrak dan membuat amy
editing berdasarkan format abstrak
 Menghubungi peserta bagi abstrak yang
diterima untuk menghantar kertas penuh
 Menubuhkan jawatan kuasa yang
mempunyai kepakaran dalam penilaian
abstrak dan kaedah kajian dalam
penyelidikan
 Menghubungi pembentang kertas kerja yang
diterima dan mendapatkan soft copy kertas
kerja mereka
 Menetapkan tarikh tutup call for paper
 Menyediakan prosedur penulisan kertas
kerja.
 Sentiasa memantau e-mel seminar untuk
melihat perkembangan abstrak atau kertas
kerja penuh yang masuk.
 Memaklumkan kepada pembentang tentang
status abstrak yang dihantar sama ada
diterima atau sebaliknya.
 Memaklumkan pada pembentang tentang
tarikh-tarikh penghantar kertas kerja penuh
dan bayaran.
 Mengemaskini semua abstrak dan kertas
penyelidikan yang diterima untuk dicetak
atau dibuat salinan dalam bentu CD.
 Sentiasa mengemaskini data tentang
bilangan pembentang dan berkerjasama
dengan Bendahari untuk bayaran yuran.
 Menyediakan jadual pembentangan selari

6 JK Protokol Dr.
Nur Ashikin binti Assunta
Abd Hamid Carolina
 Melantik LO bagi setiap VIP dan jemputan
a/p
khas & Antonys
 Menyediakan khidmat nasihat, taraf dan tata amy
protokol untuk semua majlis Goh Jin Hong
 Menyediakan buku pelawat
 Mengenal pasti dan menyediakan pegawai
dan taklimat pramajlis kepada semua AJK

4
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat
 Memastikan susun atur tempat duduk tetamu
kehormat di pentas dan juga tetamu lain di
bahagian depan dewan/pentas mengikut
protokol
 Memastikan bilik tetamu kehormat tersedia
dengan lengkap
 Bekerjasama dengan JK perhubungan dan
pengangkutan untuk menguruskan
pergerakan tetamu terhormat beserta
dengan LO
 Menyampaikan buku cenderamata kepada
VIP dan tetamu lain
 Memastikan air disediakan kepada setiap
pembentang dan speaker
 Bekerjasama dengan Pengacara dan
Pembaca Doa untuk kelancaran majlis
perasmian
 Membuat jemputan dan mengesahkan
kehadiran semua VIP dan jemputan
 Mengedarkan buku prosiding
 Menubuhkan jawatan kuasa dan
bermesyuarat
 Menyediakan angaran perbelanjaan

7 JK Jemputan Muhammad Iqbal Dr. Lim

bin Hashim Zek
 Menyediakan kad jemputan yang setara
Chew
dengan program &
 Membuat tempahan kad jemputan
 Membuat jemputan dan mengesahkan Syed Muhammad
kehadiran semua VIP dan jemputan Shafiq bin Syed
 Mengedarkan buku prgram Afzarizal

8 JK Pendaftaran Nur Syahmina binti Dr.

Syukor Madinah
binti
 Mendapatkan nama pembentang dan & Mohd
peserta seminar dari JK Abstrak dan Yusoff
prosiding Nur Zulaikha binti
 Menyediakan kaunter pendaftaran Ramli
 Menyediakan borang pendaftaran
pembentang dan peserta
 Mendapatkan bahan seminar, door gift, tag
nama dan mengedarkannya kepada
pembentang dan peserta

5
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat
 Menyenaraikan nama pegawai yang akan
dijemput untuk menghadiri majlis
pembukaan.
 Menyenaraikan senarai jemputan
berdasarkan kepada kategori pembentang
atau peserta seminar

9.
Nur Shafiqah binti
JK Persembahan Encik
 Merancang persembanhan yang sesuai Fariq Ariffin Mohd
 Memilih persembahan dan lagu yang sesuai Azlie bin
&
Abdullah
 Berhubung dengan jawatankuasa teknikal,
protocol dan pengacaraan untuk melicinkan Nur Safiza binti
perjalanan majlis Shafie

10. JK Perasmian Syaiful Azwan bin Dr.

 Merancang program perasmian Juanda Ruha Munirah
& binti
 Memastikan rehearsal dibuat sebelum hari Mohsin
Nur Nabiha
sebenar. Humaira
 Mengadakan perbincangan dengan
jawatankuasa lain yang ada kaitan dengan
perasmian

11. JK Sijil /Cenderamata Hanan Asma' binti Dr.

Mustafa Kamal Madinah
binti
 Membuat tempahan sijil penghargaan dan
& Mohd
sijil penyertaan Yusoff
 Mendapatkan nama dan nombor kad Nurulliyana Low
pengenalan yang betul daripada JK binti Sahari
Pendaftaran
 Mengagihkan sijil dengan kerjasama JK
Pendaftaran
 Menyediakan cenderamata yang sesuai
untuk perasmi, keynote dan tetamu yang lain
 Menyediakan anggaran harga cenderamata
 Menguruskan majlis penyampaian
cenderamata

6
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat

12 JK Makanan/Jamuan Soleha binti Mohd Puan

Noor Azlina
binti
 Menentukan bilangan tetamu untuk diberi
& Abdul
jamuan dan jenis hidangan semasa jamuan Rani
seminar dan jamuan semasa malam Nurul Izzati binti
persembahan kebudayaan Rosli &
 Membuat pemilihan menu dan anggaran
perbelanjaan Cik
Zaharah
 Membuat sebut harga dan tempahan
binti
 Membuat anggaran perbelanjaan Mohame
 Mendapatkan bantuan pelajar dan pembantu d
am dalam penyediaan hidangan
 Memastikan hidangan mencukupi dan siap
terhidang pada masanya
 Menghiaskan tempat jamuan

13. JK Penaja & Dana Nicky Welsh Dr. Lim Zek Chew
Walton
 Menghubungi pihak yang ada potensi untuk
&
menjadi penaja dan memberi dana
Aina Sofiya binti
 Merancang bentuk tajaan sama ada dalam Ahmad Fauzi
bentuk barangan atau kewangan
 Pengikanan produk

14 JK Rakaman/Fotografi & Buku Program Mohammad Safiq En. Salehuddin bin

bin Baharuddin Zakaria
 Menetapkan format buku, isi kandungan dan
&
setara dengan penggunaan dalam logo,
Shazliza binti Nuzol
warna dan wording Azam
 Mendapatkan gambar terkini tetamu
kehormat untuk dimuatkan dalam Buku
Program
 Mendapatkan kata aluan tetamu VVIP untuk
dimuatkan dalam buku
 Menyusun semula semua program seminar
dan giliran pembentangan
 Berhubung dengan jawatankuasa
pembentangan dalam menyusun Pengerusi
dan pencatat dalam setiap pembentangan
dan sesi
 Menyusun semua abstrak kertas kerja yang
akan dibentang berdasarkan tema dan
subtema berdasarkan keputusan yang dibuat
oleh JK Pemilihan Kertas Kerja

7
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat
 Membuat editing terkini terhadap buku
program
 Membuat anggaran perbelanjaan
 Merakam semua perjalanan program

15 JK Brosur/Banner/ Banting Muhammad Zubair Dr. Madinah binti

bin Azhar Mohd Yusoff
 Merancang bentuk banner dan bunting yang
&
sesuai dengan tema Syaza Aqilah binti
 Menganggarkan kos Mohd Shukor
 Mencari pencetak

16 JK Teks Ucapan/Publisiti & Media Ahmad Azhan Dr. Madinah binti

Fahmi bin Ramli Mohd Yusoff
 Menyediakan teks ucapan untuk perasmi dan
&
buku program
Kamal Ameer
 Menyediakan teks ucapan dan kata aluan Izzudin bin Kamarol
untuk VIP Zaman
 Menyerahkan teks ucapan dan kata aluan
kepada urus setia
 Sentiasa berhubung dengan jawatankuasa
protokol dan jawatankuasa yang berkaitan
untuk maklumat terkini
 Membuat publisiti di media masa

17 JK Persiapan tempat /dewan /bilik sesi selari dan Nur Farhani binti Encik Shahril bin
kebersihan/ pameran menyediakan tempat untuk Mohamed Awang
pameran
& &
Nor Farhana binti
 Memastikan bilik-bilik untuk aktiviti program Mohd Zaki Puan Nor Azizah
telah tersedia binti Atan
 Memastikan kebersihan Kawasan &
 Menyediakan tong sampah yang mencukupi Nor Athirah binti
Jaafar
 Memastikan bahan pembentangan dari
pembentang untuk dimuatkan dalam
komputer di setiap bilik
 Menyediakan peralatan yang diperlukan yang
mencukupi untuk kemudahan peserta dan
aktiviti
 Menyediakan borang-borang pelaporan
untuk setiap slot diserahkan kepada
jawatankuasa pelaporan kertas kerja
 Melantik pencatat untuk setiap sessi
pembentangan
8
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat
 Melantik pengerusi setiap slot pembentangan
 Mengadakan taklimat kepada pengacara ,
pengerusi, pencatat
 Menyediakan persiapan dewan seminar
dengan mengikut keperluan
 Menyediakan kerusi di atas pentas mengikut
keperluan
 Melabel kerusi untuk VIP dan tetamu
 Memastikan keperluan multimedia dan audio
berfungsi dengan sempurna
 Menyediakan bilik sesi selari berdasarkan
keperluan
 Memastikan bilik selesa dan bersih.
 Memastikan aircond dan plug berfungsi.
 Menyediakan laptop dan LCD untuk
pembentangan
 Memastikan ilik dilebel dan mempunyai
jadual pembentangan

18 JK Keselamatan, Disiplin & Parkir Muhamad Afiq bin Dr. Mohd

Hamzah Khamdani bin
& Sairi
 Bertanggung jawab dalam menguruskan
ketibaan dan kepulangan peserta luar Ainina Syakirah
negara dan dif jemputan binti Abdul Manaff
 Memastikan tatacara keselamatan di bilik
sesi selari, dewan dan nombor telefon untuk
dihubungi semasa kecemasan di belakang
tag nama
 Menyediakan jadual bertugas untuk kawalan
keselamatan khususnya untuk mengurus
atur kedudukan kenderaan sepanjang
seminar
 Menguruskan kebajikan, kesihatan dan
keselamatan tetamu sepanjang seminar
 Bekerjasama dengan JK Jemputan,
sambutan dan protokol ketika menjemput
dan menghantar tetamu/peserta
 Menyediakan petunjuk untuk kemudahan
pembentang, peserta dan tetamu

19 JK PA Sistem Hafiz bin Dr. Munirah binti

Kamaruddin Mohsin
 Memastikan PA system ditempah. &
 Memastikan PA sistem berfungsi

9
 Tugas Tindakan Pensyarah Catatan
Bil Penasihat
 Menyediakan segala peralatan yang Nurul Hanani
berkaitan siaraya secukupnya mengikut binti Muhammad
keperluan (speaker, pembesar suara, Kamal
dsbnya)
 Memastikan peralatan siaraya yang sebenar
dapat digunakan semasa raptai penuh.
 Bekerjasama dengan JK Perasmian,
Protokol dan JK Persembahan.

20 JK Pengacara Majlis Aini Azilah binti Dr. Lim Zek Chew

Jemmani
 Menyediakan teks / skrip pengacara majlis.
&
 Dapatkan senarai protokol daripada JK Atikah Syukrina
Sambutan / Urusetia / Protokol binti Ahamad
 Menghadiri raptai sepenuhnya
 Sentiasa bersedia dari masa ke semasa
khususnya dari segi kesihatan, ketepatan
masa, penampilan diri, suara dan maklumat
yang berkaitan dengan majlis berkenaan
 Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK
Persiapan, AJK Siaraya dan Protokol;
 ~ masa untuk mengacarakan majlis
 ~ tempat untuk mengacarakan
 Menyediakan pembantu pengacara majlis
sekiranya berlaku sesuatu kecemasan

10