UNIT PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

JABATAN PENDIDIKAN PULAU PINANG

TATACARA
PEROLEHAN
KERAJAAN
 PENGENALAN
PRINSIP PEROLEHAN
AKAUNTABILITI AWAM
- Tanggungjawab Pegawai yang melaksanakan perolehan
untuk mematuhi peraturan yang ditetapkan serta
memahami dan mahir dalam semua aspek perolehan.
DIURUSKAN SECARA TELUS (TRANSPARENT)
- Semua dasar, peraturan, tatacara dan proses penentuan
hendaklah jelas, diketahui dan mudah difahami oleh semua
pihak yang terlibat.
SAINGAN TERBUKA
- Memberi peluang kepada semua pembekal yang layak
mengambil bahagian.
 PENGENALAN
ADIL DAN SAKSAMA
- Pelawaan dan proses perolehan dibuat berasaskan dasar
yang ditetapkan.

NILAI TERBAIK UNTUK WANG

(BEST VALUE FOR MONEY)
- Setiap pembelian hendaklah memberi peluang terbaik bagi
setiap ringgit yang dibelanjakan. Perolehan hendaklah dibuat
melalui perbandingan harga dan rundingan berkesan untuk
mendapat harga yang terbaik. Dinilai dari segi :
a) Menepati penentuan/spesifikasi
b) Keupayaan kewangan pembekal
c) Masa pembekalan/siap kerja
d) Harga tawaran
 PENGENALAN
OBJEKTIF PEROLEHAN
Menguruskan perolehan secara cekap, berkesan
dan paling menguntungkan.
Mendapatkan harga yang paling berpatutan dan
menguntungkan dengan mengambilkira kualiti,
kunatiti dan tempoh penyerahan.
Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan
dan penggunaan sumber / bahan tempatan.
Sebagai wadah untuk mencapai dasar-dasar
kerajaan.
 KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN
BIL. KAEDAH PEROLEHAN HAD NILAI PEROLEHAN
1. PEMBELIAN TERUS a) Bekalan dan perkhidmatan : sehingga
RM20,000.00 setahun atau sesuatu kontrak
(SPP Bil. 1/2014)

b) Bekalan/item kontrak panel : sehingga

RM50,000.00 setahun atau sesuatu kontrak
(PKP Bil. 2/2014)
2. SEBUTHARGA a) Melebihi RM20,000.00 hingga RM50,000.00
setahun atau sesuatu kontrak
(Sebut harga B) (SPP Bil. 1/2014)

a) Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00

setahun atau sesuatu kontrak
(SPP Bil. 5/2009)
3. TENDER a) Melebihi RM500,000.00 setahun atau sesuatu
kontrak (SPP Bil.5/2007)
 PEMBELIAN TERUS
Had nilai perolehan sehingga RM20,000.00 setahun atau
sesuatu kontrak pembelian di luar kontrak panel.
(SPP Bil 1/2014)

Bagi item kontrak panel, had nilai pembelian terus

adalah sehingga RM50,000.00 setahun atau sesuatu
kontrak. (PKP Bil. 2/2014)

Dipelawa daripada mana-mana pembekal sama ada

berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada
bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

Kajian pasaran hendaklah dibuat dengan mendapatkan

sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada
pembekal tempatan. (AP 169.1)
 SEBUT HARGA
HAD NILAI RM 20,000.00 RM 50,000.00
hingga hingga
KRITERIA RM 50,000.00 RM 500,000.00
(Sebut harga B)
PEKELILING BERKAITAN SPP BIL. 1/2014 SPP BIL. 5/2009
DOKUMEN SEBUT Lampiran Q dan Lampiran Q dan lampiran
HARGA lampiran yang yang berkaitan.
berkaitan.
PEMBEKAL Pelawaan kepada Pelawaan kepada
sekurang-kurangnya sekurang-kurangnya
tiga(3) pembekal lima(5) pembekal
tempatan yang tempatan. Bagi
berdaftar dengan sebutharga melebihi
Kementerian 50,000 hingga 100,000
Kewangan sama ada hendaklah dipelawa
bertaraf kepada syarikat bertaraf
Bumiputera atau Bumiputera. Bagi
Bukan Bumiputera. sebutharga melebihi
100,000 hingga 500,000
hendaklah dipelawa
kepada syarikat bertaraf
 HAD NILAI RM 20,000.00 RM 50,000.00
hingga hingga
KRITERIA RM 50,000.00 RM 500,000.00
J/KUASA PEMBUKA Tidak diperlukan Jawatankuasa Pembuka
Jawatankuasa diperlukan terdiri
Pembuka. daripada seorang
Pengerusi dan seorang
Ahli yang dilantik oleh
ketua jabatan.
J/KUASA PENILAIAN Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Penilaian
KEWANGAN Kewangan diperlukan Kewangan diperlukan
J/KUASA PENILAIAN terdiri daripada seorang terdiri daripada seorang
TEKNIKAL Pengerusi dan dua (2) Pengerusi dan seorang
(jika perlu) orang Ahli yang dilantik Ahli yang dilantik oleh
oleh ketua jabatan. ketua jabatan.
J/KUASA PEMILIHAN Jawatankuasa Jawatankuasa Pemilihan
Pemilihan terdiri terdiri daripada seorang
daripada seorang Pengerusi dan (2) dua
Pengerusi dan dua (2) orang Ahli yang dilantik
orang Ahli yang dilantik oleh ketua jabatan.
oleh ketua jabatan.
 PROSES SEBUT HARGA
1. PELAWAAN SEBUT HARGA
Agensi/jabatan mengeluarkan kenyataan
tawaran/iklan.
Agensi/jabatan mengeluarkan dokumen sebut
harga dengan menggunakan Lampiran Q dan
borang-borang yang berkaitan.
Kaedah pelawaan hendaklah dilaksanakan sama
ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan
tangan.
Melebihi RM20,000.00 hingga RM100,000.00
dipelawa syarikat bertaraf Bumiputera Tempatan.
Melebihi RM100,000.00 hingga RM500,000.00
terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan
Bumiputera Tempatan.
 PROSES SEBUT HARGA
2. PENERIMAAN SEBUT HARGA

Peti tawaran sebut harga hendaklah dilabel

tajuk, no. sebut harga, tarikh dan waktu tutup
sebut harga.
Anggaran harga jabatan perlu dimasukkan ke
dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut
harga.
Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh
dan waktu yang ditetapkan iaitu pada jam
12.00 tengah hari pada hari bekerja.
Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari
waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh
dipertimbangkan.
 PROSES SEBUT HARGA
3. PEMBUKAAN PETI TAWARAN DAN
PEMBUKAAN SEBUT HARGA
Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin
selepas sebut harga ditutup.
Sebut harga yang diterima hendaklah dibuka oleh
Jawatankuasa Pembuka Sebut harga yang dilantik
oleh Ketua Jabatan.
Jawatankuasa Pembuka Sebut harga hendaklah
terdiri daripada dua (2) orang pegawai yang mana
seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Professional.
 PROSES SEBUT HARGA
4. PENILAIAN SEBUT HARGA
a) Penilaian Kewangan
Keahlian Jawatankuasa Penilaian Kewangan
hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang iaitu
seorang pengerusi dan seorang ahli.
Dalam Penilaian Kewangan Sebut harga, perkara-
perkara seperti jangka masa siap, kadar harga
tawaran, kekerapan perkhidmatan, sumber
kewangan, lokaliti pembekal dan lain-lain yang
berkaitan.
Penilaian Kewangan Sebut harga hendaklah
disiapkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari
tarikh sebut harga dibuka.
 PROSES SEBUT HARGA
b) Penilaian Teknikal (jika perlu)

Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal Sebut

harga hendaklah tidak kurang daripada tiga (3)
orang iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang
ahli.
Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah
membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi
perolehan dalam dokumen sebut harga.
Laporan Penilaian Kewangan dan Penilaian Teknikal
hendaklah ditandatangani oleh semua ahli
Jawatankuasa yang terlibat.
 PROSES SEBUT HARGA
5. PENYEDIAAN KERTAS TAKLIMAT
PEMILIHAN SEBUT HARGA

Urus Setia Sebut harga hendaklah menyediakan

kertas taklimat yang mengandungi keputusan
penilaian Kewangan/Teknikal sebut harga, harga
tawaran bagi setiap sebut harga dan dokumen yang
berkaitan untuk dibentangkan kepada Jawatankuasa
Pemilihan Sebut harga.
 PROSES SEBUT HARGA
6. PERTIMBANGAN SEBUT HARGA
Pertimbangan dan pemilihan sebut harga
dilaksanakan oleh Jawatankuasa Sebut harga.

Keahlian Jawatankuasa Sebut harga hendaklah

terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang
pegawai iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang
ahli yang dilantik oleh Ketua Jabatan.
Mempertimbangkan dan memilih sebut harga yang
paling menguntungkan kerajaan.
 PROSES SEBUT HARGA
6. KEPUTUSAN SEBUT HARGA
Keputusan Jawatankuasa Sebut harga hendaklah
dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh
pengerusi dan ahli. Asas-asas pemilihan sebut harga
hendaklah dicatatkan dengan jelas.

Surat Tawaran dan Surat Setuju Terima yang

ditandatangani oleh Ketua Jabtan hendaklah dikeluarkan
dan diberikan kepada pembekal yang telah dipilih dan
berjaya dalam sebut harga tersebut.
 TENDER PERKHIDMATAN
TATACARA TENDER
a) Perolehan yang melebihi RM 500,000.00
hendaklah diurus secara tender terbuka.

b) Proses tender hendaklah dilaksanakan dalam

tempoh enam (6) bulan sebelum kontrak
perkhidmatan dimulakan.
 PROSES TENDER
1. PENGUMPULAN MAKLUMAT
Urusetia Tender bagi jabatan akan mengumpul
data dan maklumat dari sekolah-sekolah yang
berkaitan sebelum di iklankan di dalam akhbar
tempatan Bahasa Melayu.
2. TAKLIMAT TENDER
Petender wajib menghadiri taklimat tender bagi
melayakkan mereka membeli dokumen tender.
Setiap petender yang hadir akan diberikan Slip
Kehadiran Taklimat sebagai bukti kehadiran.
 PROSES TENDER
3. PENJUALAN DOKUMEN TENDER
Urusetia Tender bagi jabatan akan melaksanakan
proses penjualan dokumen tender selama
sekurang-kurangnya 21 hari dari tarikh taklimat.

4. PENUTUPAN PETI TENDER

Petender perlu menghantar dan memasukkan
dokumen tender ke dalam peti tender sebelum jam
12.00 tengah hari pada tarikh tutup tender.
Dokumen tender yang lewat diterima tidak akan
dipertimbangkan.
 PROSES TENDER
5. PEMBUKAAN TENDER
Peti tender hendaklah dibuka secepat mungkin selepas
tender ditutup.
Dokumen tender yang diterima hendaklah dibuka oleh
Jawatankuasa Pembuka Tender yang dilantik oleh Ketua
Jabatan.
Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri daripada
dua (2) orang pegawai yang mana seorang daripadanya
hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan
dan Professional.
Dokumen tender perlu diberikan kod dan disemak oleh
Jawatankuasa Pembuka serta maklumat Petender dan harga
tawaran perlu direkod dalam laporan pembukaan tender.
 PROSES TENDER
6. PENILAIAN TENDER KEWANGAN
Jawatankuasa Penilaian Tender Kewangan
hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang,
iaitu Pengerusi dan seoarang Ahli dimana salah
seorang hendaklah terdiri daripada pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional.
Penilaian mengambil kira faktor keupayaan
kewangan petender, lokaliti dan sebagainya.
Penilaian kewangan hendaklah dilaksanakan
secara bermesyuarat.
Laporan penilaian hendaklah ditandatangani
oleh semua Ahli Jawatankuasa.
 PROSES TENDER
7. PENILAIAN TENDER TEKNIKAL
Jawatankuasa Penilaian Tender Teknikal hendaklah
tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu Seorang
Pengerusi dan dua (2) orang Ahli dimana salah
seorang hendaklah terdiri daripada pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional.
Penilaian teknikal hendaklah dibuat secara terperinci
berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan di dalam
dokemen tender.
Penilaian kewangan hendaklah dilaksanakan secara
bermesyuarat.
Laporan penilaian teknikal hendaklah ditandatangani
oleh semua Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal.
 PROSES TENDER
8. PROSES PEMILIHAN
Diuruskan oleh Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset(BPPA), KPM
Surat Setuju Terima(SST) di keluarkan
oleh pihak BPPA, KPM kepada syarikat
yang berjaya.
Syarikat yang berjaya perlu menyediakan
Bon Pelaksanaan dalam 30 hari dari tarikh
SST diterima.
Penyediaan Dokumen Perjanjian Kontrak
perlu dibuat oleh syarikat dalam tempoh 4
bulan dari tarikh SST untuk
ditandatangani oleh pihak Kerajaan.
*
1. SPP BIL.1 TAHUN 2014
2. SPP BIL.5 TAHUN 2009
3. PKP BIL.2 TAHUN 2014
4. SPP BIL.5 TAHUN 2007