DOKUMENTASI
Dokumentasi mencakup beberapa tipe
Sistem Informasi Akuntansi! tools berikut ini :
1 2
5 6
Tools dokumentasi yang paling Teknik dokumentasi merupakan
banyak digunakan (con’t) tools yang penting bagi akuntan
• Data flow diagrams
Statement of auditing standard - 94 “The Effects
"Flowcharts of Information Technology on the Auditor’s
Consideration of Internal Control in a Financial
Tiga Tipe Flowchart : Statement Audit” mensyaratkan auditor untuk
• Document flowcharts menggambarkan aliran
dokumen dan informasi antara departemen atau
memahami prosedur manual dan otomatis dari
unit. entitas yang menggunakannya
• System flowcharts menggambarkan relasi antara
input, proses dan output dari sistem
Pemahaman ini hanya akan terjadi melalui
• Program flowcharts menggambarkan urutan dokumentasi dari sistem pengendalian intern sehingga
operasi logikal yang dilaksanakan dalam program
komputer.
dapat terlihat kekuatan dan kelemahan dari sistem
tersebut.
7 8
9 10
11 12
Data Flow Diagram Elemen dasar DFD
Accounts
Receivable Data sources and destinations (external agent)
Data flows
Transformation processes
Customer Remittance Receivables
payment 1.0 2.0
data Information Credit
Customer Process Update
Payment A/R Manager
Deposit
Data stores
Bank
13 14
15 16
17 18
Process Decomposition Decomposition diagram
Decomposition – kegiatan memecah sistem
kedalam sub sistem atau komponen –
komponennya. Setiap level pemecahan
menjadi lebih detail. alat yang
digunakan untuk
mendekomposisi
sistem. Disebut
juga hierarchy
chart.
19 20
21 22
Deposit
Bank
25 26
Update Process
General Customer
Cash Rec’d & Remittance Slip
Receiv-
Ledger Payment
ables
27 28
Jika aliran data tidak mengalir Diverging data flow – data flow yang terpecah menjadi
banyak data flow.
bersamaan, maka beberapa garis dapat Menggambarkan data yang awalnya satu, tapi dikirim
digunakan ke berbagai tujuan yang berbeda.
Juga digunakan untuk menggambarkan kopi dari data
flow hasil dari output.!
29 30
External Agents Data store
(data source destination) Data store – data yang disimpan untuk penggunaan selanjutnya.
Disebut juga file dan database.
External agent – outside person, unit organisasi, sistem Seringkali diimplementaskan sebagai file dan database.
atau organisasi yang berinteraksi dengan sistem. Juga data store adalah “data at rest” beda dengan data flow yang
disebut external entity. merupakan “data in motion.”
"cakupan
External agents menggambarkan “boundary” atau
dari sistem yang dibuat modelnya.
Biasanya berupa :
"Persons (or groups of persons)
"proses dan sebaliknya.
Jika cakupan berubah, external agents dapat menjadi "Places
"Objects
"Biasanya merupakan : "Events (about which data is captured)
Office, department, division. "Concepts (about which data is important)
Organisasi eksternal. Data store yang digambarkan dalam DFD menyimpan semua
Perusahaan lain atau sistem informasi lain. instance dari data entities !
Salah satu User atau manajer
31 32
33 34
LEVEL 2
35 36
DFD Level 1 SIA DFD Level 2 Revenue
decomposition decomposition
konteks
Level 1
37 38
decomposition
decomposition
Level 1 Level 1
39 40
decomposition
decomposition
Level 1 Level 1
41 42
MEMAHAMI DATA FLOW DIAGRAMS MEMAHAMI DATA FLOW
DIAGRAMS (CON’T)
RULE 1: Pahami sistem. Observasi aliran RULE 4: Gambar diagram konteks terlebih
infomasi dan interview orang yang terlibat dahulu, kemudian level selanjutnya.
untuk mendapatkan pemahaman.
RULE 2: Abaikan proses dan tindakan RULE 5: Identifikasi dan beri nama semua data
pengendalian (contoh : koreksi kesalahan). flows, yang bisa tidak diberi nama hanya aliran
Hanya proses pengendalian yang sangat kritis data dari dan menuju data stores.
yang perlu diikutkan.
RULE 6: Data flows yang selalu mengalir
RULE 3: Tentukan batasan sistem - dari mana bersama harus digambarkan menjadi satu. Data
mulai dan berhentinya. Jika tidak yakin pada Flow yang tidak mengalir bersama harus
suatu proses, ikutkan dulu dalam DFD. digambarkan dalam garis yang berbeda.
43 44
45 46
47 48
Paragraf pertama dari sebuah narasi Paragraf pertama dari sebuah narasi
proses penggajian sebagai berikut : proses penggajian sebagai berikut :
Ketika karyawan diterima bekerja, maka akan mengisi Ketika karyawan diterima bekerja, maka akan
formulir karyawan baru. Ketika perubahan terhadap mengisi formulir karyawan baru. Ketika perubahan
status penggajian muncul, seperti kenaikan atau terhadap status penggajian muncul, seperti kenaikan
perubahan potongan - potongan, maka bagian sumber atau perubahan potongan - potongan, maka bagian
daya manusia akan mengisi formulir perubahan sumber daya manusia akan mengisi formulir
karyawan. Kopi dari formulir tersebut akan dikirim perubahan karyawan. Kopi dari formulir tersebut akan
kepada bagian penggajian. Formulir - formulir tersebut dikirim kepada bagian penggajian. Formulir - formulir
kemudian akan di gunakan untuk membuat atau meng- tersebut kemudian akan di gunakan untuk membuat atau
update record dalam file karyawan/ gaji yang selanjutnya update record dalam file karyawan/ gaji yang
meng-update
disimpan. Record Karyawan akan disimpan secara selanjutnya disimpan.Bagian
Record Karyawan akan disimpan
yang diberi warna kuning berhubungan dengan
aktivitas yang terjadi diluar batas sistem payroll.
alfabetis. secara alfabetis. Konsekuensinya, aktivitas ini tidak diikutkan dalam DFD.
49 50
51 52
53 54
DATA FLOW DIAGRAMS
Ketika karyawan diterima bekerja, maka akan Data Input Processes Data Output
mengisi formulir karyawan baru. Ketika perubahan
Form Perubahan update record file karyawan dan
terhadap status penggajian muncul, seperti
karyawan dan (membaca dari file penggajian yang
kenaikan atau perubahan potongan - potongan,
karyawan baru dan record) telah di update
maka bagian sumber daya manusia akan mengisi
formulir perubahan karyawan. Kopi dari formulir
tersebut akan dikirim kepada bagian penggajian. Form Perubahan
Karyawan
Formulir - formulir tersebut kemudian akan di Bagian 1.0
Form karyawan file karyawan
gunakan untuk membuat atau meng-update record Sumber daya
manusia
Baru update record
file karyawan
dan penggajian
55 56
57 58
59 60
Simbol – Simbol untuk Pembuatan Simbol – Simbol untuk Pembuatan
Bagan Alir Dokumen
Bagan Alir Dokumen
Kegiatan manual. Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan kegiatan manual
Online storage.
61 62
Keterangan/ komentar
63 64
Contoh tahapan
pembuatan flowchart
65 66
Unit organisasi pemakai
• Mengisi Bukti Permintaan dan Pengeluaran
Barang Gudang (BPPBG) 3 lembar.
• Meminta otorisasi dari kepala bagian
• Menyerahkan 3 lembar BPPBG ke bagian
Gudang
• Menerima Barang dari Gudang dengan BPPBG
lembar ke-2
• Mengarsipkan BPPBG lembar ke-2
67 68
Bagian Gudang
• Menerima 3 lembar BPPBG dari unit
organisasi pemakai
• Mengambil barang sesuai dengan BPPBG
• Mengisikan kuantitas barang yang diserahkan
pada BPPBG
• Mencatat BPPBG dalam kartu Gudang
• Mendistribusikan BPPBG, lembar ke 1
kebagian akuntansi, lembar ke dua ke unit
organisasi.
• Mengarsipkan BPPBG lembar ke 3.
69 70
Bagian akuntansi
• Menerima
gudang
BPPBG lembar ke-1 dari bagian
• Mengisi
BPPBG
harga pokok satuan barang pada
71 72
Sistem prosedur order produksi
– Bagian Order Penjualan
• menerima order dari pembeli
• menambahkan informasi pada order
dari pembeli tersebut
• mengirimkan order dari pembeli yang
sudah dilengkapi informasi kepada
Bagian Perencanaan dan Pengawasan
Produksi
73 74
75 76
Bagian Produksi
77 78
DATA MODELLING
79 80
Entity relationship
Entity
diagram (ERD)
kumpulan dari persons, places, objects,
Model data dengan menggunakan events, atau concepts yang akan kita
beberapa simbol untuk data sebagai simpan datanya
entitas dan hubungan dari data
tersebut.
81 82
83 84
Attribute
85 86
87 88
Relationship Cardinality
hubungan bisnis yang muncul antara satu atau
dua entitas atau lebih Jumlah minimum dan maksimum kemunculan
(occurrence) dari entitas yang dihubungkan
Relasi mungkin menggambarkan event yang
dengan peristiwa di entitas lain.
menghubungkan entitas atau persamaan logis
yang muncul antara entitas. Karena relationships adalah bidirectional, maka
cardinality harus disebutkan dalam dua arah
untuk setiap hubungan.
89 90
Tipe relasi
Ada tiga tipe dasar dari relasi antara
entitas yang mungkin. Tergantung
kepada cardinality maksimum dari
setiap entitas :
• one-to-one relationship (1:1)
• one-to-many relationship (1:N)
• many-to-many relationship (M:N)
91 92
95 96
?
97