Orientasi Karyawan Baru PDF
Orientasi Karyawan Baru PDF
TAK KENAL MAKA TAK SAYANG, TAK MENGERTI MAKA HARUS BERTANYA
Pengertian Orientasi
Orientasi berarti penyediaan informasi dasar berkenaan dengan perusahaan bagi
pegawai baru, yaitu informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan pekerjaan
secara memuaskan. Informasi dasar ini mencakup fakta-fakta seperti jam kerja, cara
memperoleh kartu pengenal, cara pembayaran gaji dan orang-orang yang akan bekerja
sama dengannya. Orientasi pada dasarnya merupakan salah satu komponen proses
sosialisasi pegawai baru, yaitu suatu proses penanaman sikap, standar, nilai, dan pola
perilaku yang berlaku dalam perusahaan kepada pegawai baru.
Tujuan Orientasi
Pada umumnya, karyawan akan merasa sedikit waswas selama hari-hari pertama kerja.
Setidaknya ada 3 alasan utama yang menyebabkan terjadinya kegugupan pada hari-
hari pertama kerja (Meryl Reis Louis : 1980) antara lain :
a. Alasan pertama adalah bahwa setiap situasi baru yang melibatkan perubahan dan
perbedaan dalam beberapa hal, akan menyebabkan karyawan baru harus
menghadapi ketidakpastian.
b. Alasan kedua adalah harapan yang tidak realistis. Karyawan baru sering memiliki
harapan tinggi yang tidak realistis tentang keuntungan yang akan diperolehnya
dalam pekerjaan baru dan hal ini sering terbentur pada kenyataan bahwa yang akan
mereka peroleh tidak seperti yang mereka harapakan semula.
c. Alasan ketiga adalah kejutan yang dapat mengakibatkan kecemasan. Kejutan dapat
terjadi apabila harapan mengenai pekerjaan atau diri sendiri tidak terpenuhi.
Dalam sebuah studi yang dilaksanakan di Perusahaan Texas Instrument, para peneliti
menemukan hal-hal berikut tentang pegawai baru :
a. Hari-hari pertama di tempat kerja merupakan hari hari yang mencemaskan dan
menganggu perasaan.
b. Praktek-praktek “prabakti karyawan baru” oleh teman sekerja turut meningkatkan
rasa cemas.
c. Rasa cemas berangsur hilang dengan proses training
d. Karyawan baru yang berhenti bekerja terutama disebabkan oleh rasa cemas ini.
e. Karyawan baru enggan membicarakan masalah itu dengan supervisor mereka.
Orientasi karyawan bertujuan untuk memperkecil masalah-masalah seperti itu. Maksud
dari upaya ini adalah memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, membantu
mereka untuk saling mengenal dan saling bekerjasama.
Teknik-Teknik Orientasi
Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain :
2. PENEMPATAN KERJA
Kebutuhan penempatan staf dapat dipenuhi melalui dua cara, yaitu: menyewa
dari pihak luar perusahaan dan penugasan kembali karyawan yang ada atau disebut
sebagai penempatan dari dalam.
a) Pertumbuhan Perusahaan
Pertumbuhan bisnis menyebabkan terjadinya pengisian posisi pekerjaan baru,
baik melalui promosi karyawan yang sudah ada atau yang baru sama sekali. Adanya
pengaruh ekspansi bisnis yang mampu mencipatakan posisi pekerjaan baru.
b) Reorganisasi
Sebuah restrukturisasi dari perusahaan akan menghasilkan jenis yang beragm
dalam hal kegiatan – kegiatan personal, misalnya jika terjadi merger dan reorganisasi
perusahaan. Pembelian /penjualan perusahaan merger dengan perusahaan lain akan
mempengaruhi aktivitas departemen SDM, seperti rancangan pekerjaan, kompensasi,
manfaat, hubungan pekerja, dan program pensiun dini. Hal ini akan mempengaruhi
keputusan penempatan karyawan.
2.2 Promosi
Sebuah promosi terjadi jika seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan
ke posisi lain yang lebih tinggi baik dalam hal pembayaran gaji, tanggung jawab, dan
tngkat status keorganisasiannya. Promosi memiliki manfaat, baik bagi perusahaan
maupun karyawan, yaitu:
a. Promosi dapat memungkinkan perusahaan memanfaatkan kemampuan karyawan
untuk memperluas usahanya.
b. Promosi dapat mendorong tercapainya kinerja karyawan yang baik
c. Terdapat korelasi signifikan antara kesempatan untuk kenaikan pangkat dan tingkat
kepuasan kerja.
Ada dua pendekatan yang digunakan dalam merekrut karyawan, yaitu:
1. Pendekatan Tertutup
Pendekatan yang lebih umum adalah pendekatan tertutup yang menempatkan
unsur tanggung jawab untuk mengidentifikasi karyawan yang dapat dipromosikan.
Penyelia harus memiliki catatan tentang kandidat, dan mencari informasi tentang
kandidat di departemen lain yang memiliki kualifikasi tertentu.
2. Pendekatan Terbuka
Digunakan bagi karyawan yang paling berkualifikasi dan diumumkan lewat papan
pengumuman dan buletin. Jadi semua karyawan yang beminatdan merasa
kualifikasinya terpenuhi bebas untuk melamar. Dilihat dari sisi filosofi dengan sistem
terbuka perusahaan telah bertindak secara transparan, adil, dan tidak diskriminatif.
Dalam praktiknya, kedua sistem promosi diatas biasanya didasarkan pada dua aspek,
yaitu:
a. Promosi berdasarkan Merit
Terjadi ketika seseorang karyawan dipromosikan karena kinerja yang luar biasa dalam
pekerjannya.
Dalam beberapa situasi tertentu, karyawan yang paling senior memperoleh promosi.
Senior dalam hal ini berarti karyawan yang memiliki masa kerja terlama dalam
perusahaan. Dalam serikat pekerja sering mencari promosi jenis ini untuk mencegah
karyawan dari diskriminasi diantara anggota serikat pekerja.
2.3 Pengalihan
Pengalihan terjadi manakala seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan
ke posisi lain yang relatif pembayaran gajinya sama, begitu pula tanggung jawabnya
dan tingkat dalam struktur organisasinya. Pengalihan sangat bermanfaat bagi
pemegang jabatan, karena pengalamannya dapat dialihkan kepada seseorang dengan
ketrampilan baru dan perspektif berbeda yang membuat orang itu menjadi pekerja dan
kandidat yang lebih baik untuk dipromosikan di masa depan. Pengalihan ini dapat
memperbaiki motivasi dan kepuasan individual.
Program Orientasi
Ketika datang pegawai baru yang merupakan kiriman dari kantor pusat maka seperti
biasa bagian HRD mulai menyiapkan program orientasi bagi karyawan tersebut.
Program ini dibuat agar para pegawai baru dapat dengan cepat mengadaptasi
lingkungan pekerjaan baik secara teknis maupun non teknis. Biasanya dalam program
ini dilakukan juga penilaian terhadap pegawai baru, karena bagaimanapun juga sebagai
pengelola SDM perusahaan kita harus bisa menilai sisi baik maupun sisi kurang baik
dari setiap pegawai terutama pengetahuan dan skillnya ditambah sikap kerjanya.
Sebenarnya hasil penilaian yang dilakukan, banyak pegawai yang tidak memenuhi
kriteria untuk menjadi pegawai namun karena sesuai SOP maka kepada mereka
diberikan program pelatihan sesuai kebutuhan sebagaimana hasil penilaian tadi.
Sebagai salah satu elemen dari program pengembangan karyawan pada sebuah
perusahaan, program orientasi tentu sangat penting karena biasanya penilaian dari
proses rekrutmen belum menyeluruh (komprehensif) terutama yang menyangkut teknis
pekerjaan di lapangan. Memang seperti kita ketahui banyak juga perusahaan yang
menginginkan agar setiap karyawan baru yang masuk sudah mempunyai pengalaman
yang memadai sehingga tidak perlu “repot” lagi melaksanakan pengembangan atau
orientasi bagi pegawai baru dimana waktu yang diperlukan cukup lama. Bagi para
pengelola SDM perusahaan program-program yang telah dibuat dan direncanakan
serta dilaksanakan secara terus menerus akan membuat rasa kejenuhan atau
kebosanan selain itu program-program itu seperti pekerjaan yang menjadi sebuah
kewajiban saja alias rutinitas saja, kekecewaan akan bertambah lagi ketika selesai
melakukan program banyak karyawan baru mengundurkan diri dari perusahaan.
Pembahasan kita kali ini adalah untuk menjawab mengapa banyak karyawan yang
akhirnya mengundurkan diri setelah mengikuti program orientasi dan atau program
pengembangan. Tidak bisa kita pungkuri bahwa adanya pegawai baru yang masuk
akan membawa sesuatu yang dianggap “negatif” oleh sebagian karyawan lama bahkan
biasanya sering dilakukan pengucilan, apalagi ketika pegawai baru mencoba untuk
melakukan perubahan-perubahan yang mengganggu kenyamanan pegawai lama.
Selain itu dari sisi lain, tidak jarang program orientasi ini tidak tertata dengan baik
sehingga tidak memberikan informasi yang jelas akibatnya membuat pegawai baru
tidak mengerti harus berbuat apa untuk perusahaan
Tidak jarang kita menemui karyawan baru di perusahaan menatap dengan pandangan
kosong,terlihat ragu-ragu,dan bila didatangi oleh salah satu pimpinan perusahaan akan
berpura-pura sibuk. Yang lebih berani akan menghadap ke bagian SDM dan
mengeluhkan tidak jelasnya tugas ataupun kegiatan orientasi yang diberikan
kepadanya. Ternyata,program kelas,tandem dengan karyawan senior,atau on the job
training yang sudah dirancang bagian pengembangan SDM sering dirasakan para
trainee tidak cukup.
Memang tidak semua pucuk pimpinan meluangkan waktu untuk karyawan baru di
perusahaan. CEO yang terlibat dalam program orientasi karyawan baru berpendapat
bahwa upaya ini secara tidak langsung akan menekan biaya manajemen perusahaan.
Dengan cara ini diharapkan karyawan baru dapat mengenal dan mengimplementasikan
praktik-praktik yang berlaku di perusahaan dengan cepat. Semakin lama waktu yang
dibutuhkan untuk menyerap hal ini, maka semakin tinggi pula biaya kesalahan dan
penundaan yang harus ditanggung oleh manajemen.
Ada 3 (tiga) tingkatan orientasi yang perlu dialami karyawan sebelum benar-benar ia
dapat bertingkah laku secara “pas” di perusahaan.
Pertama, hal-hal yang berkaitan dengan tugas dan pekerjaannya. Disini selain
pengarahan yang diberikan oleh manajer divisi di kelas, seorang karyawan baru juga
perlu dibimbing ketat oleh seseorang yang sudah mengenal tugas tersebut dengan
baik. Terkadang seorang profesional sekalipun,walau sudah trampil dalam menjalankan
tugas,tetap perlu mengetahui bagaimana kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan
dijalankan, yang mungkin berbeda dengan tempat ia bekerja dahulu. Disini program
tandem dalam on the job training akan sangat mempan.
Kedua, lebih mengarah pada karyawan baru perlu bertingkah laku dalam
kelompok,divisi,atau unitnya. Disalah satu perusahaan,diatur adanya seorang “buddy”
yang akan menemani karyawan baru,dan menjadi tempat mengajukan pertanyaan.
Misalnya saja,mengenai kebiasaan makan siang,apa yang harus dilakukan sendiri
kalau mesin fotocopy macet,prosedur meminta ganti uang taksi, dan sebagainya. Disini
divisi SDM juga berkewajiban untuk menyiapkan informasi yang komunikatif tentang
bagaimana mengajukan permintaan,apa yang akan didapat karyawan,serta apa yang
merupakan hak dan kewajiban karyawan.
Dengan adanya otomasi yang demikian friendly, program orientasi inipun bisa dilakukan
dengan berbagai cara. Misalnya dengan menggunakan video interaktif,program-
program on-line,buku karyawan, dan program mentoring lainnya yang kreatif.
Dengan program orientasi yang tepat,kita juga menghemat biaya yang dikeluarkan oleh
perusahaan. Bila seorang karyawan yang sudah diberi pelatihan selam 3 bulan tapi
tetap mengundurkan diri karena program orientasi yang tidak jelas,secara
otomatis,biaya rekrutmenpun akan berlipat ganda.
Seperti kata pepatah, tak kenal maka tak sayang. Bagaimana karyawan baru dapat
bertahan,bila mereka tidak “mengenal” perusahaan tempatnya bekerja? Oleh
karenanya sangat dibutuhkan kesadaran dari pihak manajemen dan konsistensi dalam
pelaksanaan program orientasi. Niscaya, karyawan baru akan bertahan dan menjadi
salah satu aset berharga bagi perusahaan.
WAKTU/MINGGU
NO KEGIATAN
I II III IV V VI VII VIII IX X
1 PENGUMUMAN PENERIMAAN KARYAWAN BARU
2 PENERIMAAN BAHAN
3 SELEKSI BAHAN LAMARAN
4 PENGUMUMAN HASIL 3
5 SELEKSI PA TERTULIS
6 PENGUMUMAN HASIL 5
7 ORIENTASI UMUM
8 ORIENTASI PEKERJAAN DAN WAWANCARA
9 RENCANA PENEMPATAN DAN PENYERAHAN
KARYAWAN DENGAN TANDA BUKTI DOKUMEN
10 ORIENTASI RUANGAN
11 PENDAMPINGAN
12 MONITORING DAN EVALUASI