MODUL CARD FILE

Card File

Ada kalanya perusahaan harus berinteraksi dengan

orang, karyawan, atau perusahaan lain. Dengan MYOB
anda juga mampu memasukkan dan melihat daftar
perincian orang-orang atau perusahaan yang pernah
berhubungan dengan bisnis perusahaan anda.

Card File di dalam MYOB merupakan kumpulan data

Customer, Supplier, Employee dan Personal dan
modul Command Center yang tidak mempengaruhi
posisi keuangan perusahhan.

MYOB dalam modul card file pada command center

dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :

 Contact Log berfungsi untuk membuka jendela

view contact log, dimana perusahaan dapat
 melihat daftar ringkasaan dari seluruh kontak
yang pernah di lakukan perusahaan.
 Cards List berfungsi untuk membuka jendela
view card file, dimana perusaan dapat membuat
daftar nama orang atau perusahaan yang
berhubungan dengan bisnis perusahaan. Dalam
jendela ini, perusahaan dapat melihat perincian
file kartu yang pernah di buat perusahaan.
 Print Mailing Labels berfungsi untuk membuka
jendela form selection, dimana perusahaan
dapat menetapkan dan mencetak mailing labels
untuk individu atau perusaan yang terdapat pada
file kartu.
 Create Personalised Letters berfungsi untuk
membuka jendela form selection, dimana
perusahaan dapat membuat sebuah file mile
merge yang berisi informasi tentang individu atau
perusahaan pada file kartu.

Mengelola Card File

Setiap individu, perusahaan dan lembaga yang

berhubungan dengan kegiatan perusahaan sebaiknya
dicatat, untuk mengevaluasi kerjasama yang telah
terjalin dan menjaga hubungan yang baik. MYOB dapat
membantu menangani aktivitas-aktivitas yang berkaitan
dengannya. Pada MYOB catatan tersebut disimpan pada
suatu file kartu.
Gunakan Command Centre Card file untuk mengelola
seluruh informasi mengenai pelanggan dan pemasok,
mencatat historis penjualan, menetapkan pajak dan
termin pembayaran dari pelanggan dan pemasok.
Untuk mengaktifkan Command Centre Card File ada
beberapa cara, yaitu :
- pilih command centre Card File pada jendela utama
MYOB
- dari menu Command Centres, Card File, lalu
Command Centre
- dengan shortcutkey Ctrl + 8

sehingga tampil jendela seperti di bawah ini :

Pencatatan file kartu

Ringkasan informasi dari seluruh catatan tentang
individu, perusahaan dan lembaga yang berhubungan
dengan kegiatan perusahaan dapat ditampilkan pada
jendela View Card File seperti di bawah ini :
Pada jendela di atas juga terdapat field yang fungsinya
untuk membantu mempercepat pecarian data, yaitu :
Search
Pada jendela View Card file juga terdapat keterangan
#Found: yang fungsinya menampilkan jumlah data yang
berhasil ditemukan berdasarkan criteria yang
dimasukkan pada field Search

Pembuatan file kartu

Langkah-langkah untuk membuat suatu file kartu baru
adalah sebagai berikut :
- Dari jendela View Card File pilih tombol Card List,
lalu pilih tombol New, sehingga tampil jendela Card
information, seperti di bawah ini :

Pada bagian tab Profile

- A/R Balance: untuk menampilkan saldo dari data card
yang dibuat
- Card Type: untuk menentukan jenis card yang
dimasukkan
- Designation: untuk menentukan data card apakah
perusahaan atau individu
- Inactive Card untuk mengaktifkan atau tidak file kartu
ini
- Name: untuk memasukkan data file kartu
- Card ID: >untuk memasukkan ID dari data file kartu
- Location: untuk menentukan jenis alamat dari data file
kartu
- Addres: untuk memasukkan alamat dari data file kartu
- City:untuk memasukkan nama kota dari data file kartu
- State: untuk memasukkan singkatan nama negara dari
data file kartu
- Postcode: untuk memasukkan nomer kode pos dari data
file kartu
- Country: untuk memasukkan nama negara dari data file
kartu
- Phone#1, Phone#2 dan Phone#3: untuk memasukkan
nomer telpon dari data file kartu
- Fax: untuk memasukkan nomer fax dari data file kartu
- Email: untuk memasukkan alamat email dari data file
kartu
- Website: untuk memasukkan alamat website dari data
file kartu
- Salutation: untuk memasukkan panggilan dari orang
yang dapat dihubungi
- Contact: untuk memasukkan nama orang yang dapat
dihubungi

Pada bagian tab Card Details

Pada bagian yang dilingkari dapat ditampilkan foto dari

yang datanya sedang dimasukkan
- Notes: untuk membuat catatan mengenai perusahaan
atau orang yang datanya sedang dimasukkan
- Identifiers: untuk memasukkan data identifikasi khusus
berdasarkan abjad untuk perusahaan atau orang yang
datanya sedang dimasukkan
- Custom List#1: dan Custom Field #1: untuk
memasukkan catatan tambahan mengenai perusahaan
atau orang yang datanya sedang dimasukkan
Pada bagian tab Selling Details (jika data yang
dimasukkan untuk pelanggan)

- Sale Layout: untuk menentukan jenis penjualan ke

pelanggan
- Income Account: untuk menentukan akun pendapatan
untuk menampung pendapatan dari hasil penjualan pada
pelanggan
- Receipt Memo: untuk membuat catatan singkat tentang
penjualan
- Salesperson: untuk mencatat nama orang (sales) yang
melakukan penjualan
- Sale Comment: untuk memilih komentar singkat untuk
pelanggan
- Shipping Method: artinya untuk memilih cara
pengiriman barang
- Customer Billing Rate: untuk memasukkan nilai rata-
rata dari tiap transaksi penjualan ke pelanggan
- Credit Limit: untuk menampilkan batasan kredit yang
diberikan untuk pelanggan
- ABN: untuk memasukkan nomor perijinan perusahaan
dari pelanggan
- ABN Branch: untuk memasukkan nomor perijinan
lainnya dari perusahaan pelanggan
- Tax ID number: untuk memasukkan nomor pajak dari
pelanggan
- Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang
digunakan saat transaksi dengan pelanggan
- Freight Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang
dikaitkan untuk pengangkutan penjualan
- Use Customer’s Tax Code: untuk menandakan tax code
dan freight tax code yang sudah ditentukan akan
digunakan saat transaksi
- Payment is Due: untuk menentukan jenis perhitungan
termin untuk pelanggan
- Discount Days: menentukan jumlah hari pembayaran
setelah transaksi untuk mendapatkan potongan
- Balance Due Days: menentukan jumlah hari
pembayaran setelah transaksi tanda jatuh tempo
- % Discount for Early Payment: menentukan besar %
potongan yang diperoleh dari transaksi bila pembayaran
dilaksanakan pada saat Discount Days masih berlaku
- % Monthly Charge for Late Payment: menentukan
besar % denda yang dikenakan dari transaksi bila
pembayaran telah melampaui jatuh tempo
- VolumeDiscount %: menentukan besar % potongan
yang diberikan dengan jumlah pembelian tertentu

Pada bagian tab Buying Details (jika data yang

dimasukkan untuk pemasok)

Purchase Layout: untuk menentukan jenis pembelian

dari pemasok
- Expense Account: untuk akun HPP yang menampung
beban dari hasil pembelian pada pemasok
- Payment Memo untuk membuat catatan singkat tentang
pembelian
- Purchase Comment: untuk memilih komentar singkat
untuk pemasok
- Shipping Method: artinya untuk memilih cara
pengiriman barang
- Supplier Billing Rate: untuk memasukkan nilai rata-
rata dari tiap transaksi pembelian dari pemasok
- Credit Limit: untuk menampilkan batasan kredit yang
diberikan dari pemasok
- Available Credit: untuk menampilkan kelebihan kredit
yang telah diberikan oleh
- Currently Past Due: untuk menampilkan total kredit
yang diberikan oleh pemasok
- ABN: untuk memasukkan nomor perijinan perusahaan
dari pemasok
- ABN Branch: untuk memasukkan nomor perijinan
lainnya dari perusahaan pemasok
- Tax ID number: untuk memasukkan nomor pajak dari
pemasok
- Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang
digunakan saat transaksi dengan pemasok
- Freight Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang
dikaitkan untuk pengangkutan pembelian
- Use Supplier’s Tax Cod: untuk menandakan tax code
dan freight tax code yang sudah ditentukan akan
digunakan saat transaksi
- Payment is Due: untuk menentukan jenis perhitungan
termin dari pelanggan
- Discount Days: menentukan jumlah hari pembayaran
setelah transaksi untuk mendapatkan potongan
- Balance Due Days: menentukan jumlah hari
pembayaran setelah transaksi tanda jatuh tempo
- % Discount for Early Payment: menentukan besar %
potongan yang diperoleh dari transaksi bila pembayaran
dilaksanakan pada saat Discount Days masih berlaku
- VolumeDiscount %: menentukan besar % potongan
yang diberikan dengan jumlah pembelian tertentu.

Cara Menghapus card file

Anda dapat menghapus file card jika file tersebut tidak
terkait dengan transaksi penjualan, pembelian, cek dan
sebagainya.

Berikut ini cara menghapus card file sebagai berikut.

1. Klik tombol cards list dalam modul card file,

sehingga akan di tampilkan Jendela Cards list.
2. Pilih salah satu yang ingin di hapus
3. Klik pada tanda panah sebelah kiri file card
4. Pilih menu edit lalu delete card.
Mengelolah kontak bisnis
perusahaan
 Kamu akan banyak berhubungan dengan
rekan atau pun relasi pada saat melakukan
beberapa macam transaksi perushaan.
Rekan ataupun relasi yang sering
berhubungan dengan perusahaan kamu
dapat buatkan daftar kontak, sehingga
kamu dapat memudahkan umtuk
menghubungi maupun melihat data rekan
ataupun relasi tersebut. Untuk
memudahkan mengelolah daftar kontak
Myob menyediakan fasilitas yaitu
Contak Log agar kamu mudah melihat
data.

Membuat kontak
Untuk membuat daftar kontak baru kamu dapat lakukan
dengan langkah langkah di bawah ini:

1. Klik tombol Contact Log module card file,

sehingga akan di tampilkan view Contact Log
2. Tekan tombol dropdown Name, pilih salah satu
nama yang akan anda hubungi tekan tombol Use
Card
3. Tekan tombol new untuk membuat kontak,
sehingga akan ditampilkan pada jendela Contact
Log entry
4. Masukan nama kontak yang di hubungi
5. Masukan tanggal kontak pada bagian date
 6. Masukan keterangan singkat tentang diadakannya
kontak pada bagian Notes
7. Masukan lama terjadinya kontak pada bagian
Elapses Time.
8. Masukan tanggal kontak kembali pada bagian
Recontact Date.
9. Tekan tombol record.

Setelah mengisi form dengan sesuai yang

diperintahkannya, selanjutnya Anda pilih dan klik
“Record” pada tampilan form tersebut. Maka akan
keluar tampilan berikut.
10. Jika semua nama yang terdaftar tersebut telah dilakukan
seperti perintah-perintah diatas, kembali lagi kita ke
menu “Card File” Anda klik “Create Personalised
Letters” untuk membuka jendela form selection, dimana
perusahaan dapat membuat sebuah file mail merge yang
berisi informasi tentang individu atau perusahaan pada
file kartu.
11. Dan inilah “Create Personalised Letters” daftar
customer yang sudah terdaftar dalam Card File.

Mengedit Kontak

Kontak yang sudah kita buat , masih bisa kita lakukan

perubahan jika terdapat kesalahan pada nama yang salah.
Untuk mengedit kontak yang sudah kita buat kita bisa
melakukan langkah langkah seperti di bawah ini:

1. Klik tombol Contak Log dalam module card file,

sehingga akan di tampilkan pada menu jendela
View Contact Log.
2. Lalu pilih nama individu atau perusahaan yang
akan kita edit catatan pada kontaknya dengan
menekan tombol dropdown Name.
3. Pilih salah satu daftar kontak yang akan kita edit.
4. Klik tombol edit, sehingga akan ditampilakan
jendela View Contact Log Entry.
5. Lakukan perubahan sesuai yang anda inginkan.
Kemudian klik record
Menghapus Kontak

Kita juga dapat menghapus kontak jika kontak kontak

yang sudah kita buat tidak kita ingin kan lagi degan
cara seperti dibawah ini:

1. Klik pada Contact Log, MYOB akan

menampilkan Jendela view Contact Log
2. Pilih la nama orang atau perusahaan yang
akan kita hapus kontak nya dengan cara
menekan tombol droopdown name
3. Pilih daftar yang akan kita hapus.
4. Tekan tombol Edit, sehingga akan di
tampilakan jendela Contact Log Entry.
5. Pilih menu edit lalu delete Contact.