Sistem Penyimpanan Obat Di Gudang Farmasi PDF
Sistem Penyimpanan Obat Di Gudang Farmasi PDF
SKRIPSI
DINA PRIHATININGSIH
NPM : 0906618274
DEPOK
JULI 2012
UNIVERSITAS INDONESIA
SKRIPSI
DINA PRIHATININGSIH
NPM: 0906618274
DEPOK
JULI 2012
Depok 16953
Agama : Islam
Pendidikan
1. TK Iskak 1991-1992
Riwayat Pekerjaan
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
Laporan Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan dan untuk
Sakit FKM UI. Laporan Skripsi ini merupakan salah satu bukti bahwa penulis telah
pihak yang telah membimbing dan membantu penulis dalam menyelesaikan laporan
2. Budi Hidayat S.KM., MPPM., Ph.D selaku Pembimbing Akademik yang telah
kepada penulis.
5. Petugas gudang farmasi RS Asri (Ibu Welinda, Bpk Saiful), Ibu Erna (rekam
kasih atas kerja samanya, saran, dukungan serta doa yang diberikan.
6. Untuk semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih
Penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat dan berguna bagi RS
ASRI, bagi Universitas, bagi penulis dan bagi para pembaca di kemudian hari.
Pembuatan laporan ini tidak terlepas dari kekurangan, untuk itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan di waktu yang
Wassalamu’alaikum wr. Wb
Penulis
ABSTRAK
ABSTRACT
This study aims to know the description of the drug storage in The
Pharmacy warehouse of Asri Hospital in 2011. The results found that storage
systems of medicine did not meet the indicators of drug store efficiency, it
appeared from (i) incompatibility between some drugs with card stock (ii) there
were some expired drugs (iii) storage system did not meet the standard setup. This
study suggested that the warehouse was made according to the requirements and
equipping facilities and infrastructure as required.
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL......................................................................................... i
HALAMAN ORISINALITAS......................................................................... ii
SURAT PERNYATAAN.................................................................................. iv
KATA PENGANTAR....................................................................................... vi
ABSTRAK.......................................................................................................... ix
ABSTRACT........................................................................................................ x
DAFTAR ISI...................................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR......................................................................................... xv
BAB 1 PENDAHULUAN
2.1 Manajemen................................................................................................ 8
6.2.1 Input........................................................................................... 49
6.2.2 Proses........................................................................................... 59
BAB 7 PEMBAHASAN
7.2.1 Input................................................................................................ 69
7.2.2 Proses............................................................................................... 70
8.1 Kesimpulan...................................................................................................... 82
8.2 Saran................................................................................................................ 84
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... 85
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
Pelayanan rumah sakit pada saat ini merupakan bentuk upaya pelayanan
kesehatan yang bersifat sosio ekonomi, artinya suatu usaha yang walau bersifat sosial
namun diusahakan agar bisa mendapat surplus keuangan, serta mengelola rumah
sakit secara bisnis dan ekonomis tanpa melupakan fungsi sosialnya. Hal ini dapat
prinsip ekonomi.
banyak bermunculannya rumah sakit baru, yang menimbulkan persaingan ketat antar
rumah sakit, baik rumah sakit pemerintah, swasta dan asing. Oleh karena itu rumah
sakit sebagai penyedia jasa pelayanan kesehatan harus tetap meningkatkan mutu
pelayanan dan mampu memenuhi pelayanan kesehatan yang terbaik. Dalam rangka
memenuhi tuntutan tersebut rumah sakit harus mampu meningkatkan efsiensi dan
efektifitas di semua bidang pelayanannya, dan salah satu sistem yang mampu
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
2
Pelayanan di rumah sakit adalah kegiatan yang berupa pelayanan rawat jalan,
pelayanan rawat inap, dan pelayanan gawat darurat yang mencakup pelayanan medik
dan penunjang medik, yang salah satu unit pelayanan yang mempunyai peranan yang
rumah sakit yang memberikan pelayanan kefarmasian yang efektif dan efisien, serta
penyediaan obat yang bermutu dengan harga terjangkau bagi semua lapisan
masyarakat. Obat merupakan barang yang penting di rumah sakit karena obat dapat
dengan pelayanan kesehatan serta merupakan komoditas khusus yang mahal. (Dwi
Pudjaningsih, 2006)
farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat
kedokteran dan gas medis). Dan 50 % dari pemasukan rumah sakit berasal dari
pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab. (Suciati, suci dkk , 2006).
sakit, maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat
sakit. Salah satu bahan logistik yang dikelola oleh rumah sakit adalah persediaan
farmasi yang mencakup obat-obatan dan alat kesehatan. Dengan banyaknya jumlah
obat dan barang-barang farmasi yang dikelola, modal yang digunakan dan biaya yang
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
3
ditimbulkan dengan adanya persediaan meningkat. Oleh karena itu penting bagi
menyediakan barang dan bahan yang diperlukan untuk kegiatan operasional rumah
pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari pemasok,
Manajemen logistik juga bertanggung jawab atas keamanan penyimpanan obat dan
Fungsi penyimpanan ini disebut jantung dari manajemen logistik karena dari sini
dapat diketahui apakah tujuan manajemen logistik tercapai atau tidak dan sangat
mencakup aspek tempat penyimpanan (Instalasi Farmasi atau gudang), barang dan
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
4
pengawasan.
ditemukan ada obat yang tidak sesuai jumlahnya dengan kartu stok, ada obat yang
sudah jarang digunakan lagi (slow moving) , untuk sistem penataan gudangnya
ditemukan bahwa di rak obat belum dicantumkan nama obat serta obat dalam dan
obat luar terdapat pada satu etalase dan rak yang sama serta ditemukannya obat
kadaluarsa.
obat yang tidak sesuai jumlahnya dengan kartu kendali, ada obat yang sudah jarang
digunakan lagi (slow moving) , untuk sistem penataan gudangnya ditemukan bahwa
di rak obat belum dicantumkan nama obat serta obat dalam dan obat luar terdapat
pada satu etalase dan rak yang sama. Hal ini menunjukan bahwa penyimpanan obat di
gudang belum sesuai dan masih terdapat masalah. Maka berdasarkan hal tersebut
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
5
daya manusia, anggaran, dokumen, prosedur, serta sarana dan prasarana dalam
obat, pengeluaran obat, stock opname obat, serta pencatatan dan pelaporan
2011.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
6
1.Bagi peneliti
penyimpanan obat.
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan yang positif bagi
RS Asri dan dapat memberikan motivasi kepada semua pihak yang terlibat
penyimpanan obat.
Hasil penelitian ini dapat dijadikan tambahan referensi bagi peneliti lain yang
kesehatan lainnya.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
7
RS ASRI pada tahun 2011 dengan melihat faktor input (masukan) dan proses dari
dan wawancara mendalam. Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Instalasi
farmasi, Koordinator gudang¸ Koordinator obat rawat jalan dan Petugas gudang.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen
Beberapa pengertian manajemen yang didefinisikan oleh beberapa ahli antara lain :
nyata.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
9
Lubis (1984) dikutip dari Anggraini (2004) menyatakan bahwa terdapat enam
f. Market : pasaran atau tempat menjual hasil produksi atau hasil karya
1. Perencanaan
yang merupakan dasar bagi kegiatan-kegiatan ekonomis dan efektif pada waktu yang
akan datang. Proses ini memerlukan pemikiran tentang apa yang perlu dikerjakan,
bagaimana dan dimana suatu kegiatan perlu dilakukan serta siapa yang
2. Pengorganisasian
kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan
bersama.
3. Koordinasi
Suatu usaha yang terkoordinir adalah dimana kegiatan karyawan itu harmonis,
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
10
demikian sangat diperlukan dalam organisasi agar diperoleh kesatuan bertindak dalam
4. Pengawasan
Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik
Siklus Logistik
PERENCANAAN
PENGHAPUSAN PENGANGGARAN
PENGENDALIAN
PEMANFAATAN
PENGADAAN
PENDISTRIBUSIAN
PENYIMPANAN
Gambar 2.1
Siklus logistik
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
11
Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain.
1. Fungsi Perencanaan
tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah
pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing
skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang
Rencana Pembelian
Rencana Rehabilitasi
Rencana Dislokasi
Rencana Sewa
Rencana Pembuatan
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
12
Apakah yang dibutuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat.
Berapa yang dibutuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang
tepat.
Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan
benar-benar tepat.
2. Fungsi Penganggaran
yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari, 2007).
dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya
keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran
yang reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali
dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan,
maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
13
terpaksa. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat
membantu kegiatan.
antara lain :
Peraturan–peraturan terkait
logistik
Institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada rumah sakit swasta
sumber anggaran berasal dari dana subsidi (yayasan dan donatur), penerimaan rumah
obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan
3.Fungsi Pengadaan
barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku, dengan menciptakan sesuatu
yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap
mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya, 1994).
merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui
sebelumnya.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
14
didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk
pengadaan adalah:
Pembelian
Penyewaan
Peminjaman
Pemberian (hibah)
Penukaran
Pembuatan
Perbaikan
5. Evaluasi penawaran
7. Masa sanggah
8. Penunjukan pemenang
9. Pengaturan kontrak
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
15
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar
yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
4.Fungsi Penyimpanan
dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain yaitu kualitas barang dapat
dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah
Untuk menjaga agar kualitas bahan tetap dalam keadaan siap pakai
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
16
Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
1. Pemilihan lokasi
2. Pengaturan ruang
3. Prosedur/sistem penyimpanan
farmasi dari gudang ke unit pelayanan. Adapun yang biasa digunakan adalah
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
17
pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya,1994). Faktor yang
Proses Administrasi
Proses angkutan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan
6.Fungsi Penghapusan
b) Teknis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.
suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
18
dihapus.
pemanfaatan langsung
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
19
7.Fungsi Pengendalian
antara lain:
d) Melakukan supervisi
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
20
obat, yang menjadi topik utama dalam penulisan ini. Oleh karena itu dalam subbab
ini penulis menguraikan informasi mengenai penyimpanan obat secara khusus agar
diterima agar aman ( tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan
itu sendiri rusak, barang tersebut merusak barang lain dan barang tersebut
tidak baik.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
21
Tidak rusak secara fisik dan kimia, oleh karena itu harus diperhatikan
ruangnya tetap kering, adanya ventilasi untuk aliran udara agar tidak panas,
cahaya yang cukup, gudang harus ditata berdasarkan sistem arus lurus, arus U,
agar memudahkan dalam bergerak, dan penempatan rak yang tepat serta
penggunaan Pallet akan dapat meningkatkan sirkukasi udara dan gerakan stok
obat.
Aman, agar obat tidak hilang maka perlu adanya ruangan khusus untuk
gudang dan pelayanan, dan sebaiknya ada lemari/rak yang terkunci, serta ada
dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan
baik.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
22
berikut:
1. Kemudahan bergerak
o Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi
udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan
dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya
akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah
menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi
melalui atap.
Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan
selalu terkunci.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
23
5 Pencegahan kebakaran
seperti dus, kartun dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada
1. Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat, yaitu obat yang pertama
diterima harus pertama juga digunakan, sebab umumnya obat yang datang
pertama biasanya juga diproduksi lebih awal dan akan kadaluarsa lebih awal
pula.
2. Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu
4. Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
24
5. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan
7. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan
8. Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus
9. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box
masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-
obatan lainnya. Pada bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang disimpan
10. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan
rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat
penyimpanan dari suatu barang farmasi yang dikeluarkan oleh produsen barang
tersebut, seperti barang yang harus disimpan pada suhu kamar, suhu dingin dan tahan
panas. Selain itu khusus dalam penyimpanan obat-obatan narkotik dan barang
farmasi yang mempunyai nilai investasi tinggi (mahal) harus menggunakan lemari
khusus dan terkunci. Prosedur penyimpanan obat antara lain mencakup sarana
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
25
Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang layak. Bila obat
rusak, mutu obat menurun dan memberi pengaruh buruk bagi penderita.
1. Persyaratan gudang
Persyaratan gudang
tumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu diberi alas papan (palet)
selalu terkunci
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
26
2. Kondisi penyimpanan.
a. Kelembaban :
- bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena makin panas
b. Sinar matahari :
Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar
kadaluwarsa.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
27
c. Temperatur / panas :
pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara
panas. Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu
Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam
- Vaksin
- Antitoksin
- Insulin
- Injeksi oksitosin
3. Ruang Penyimpanan
Obat jadi
Obat produksi
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
28
Obat termolabil
Barang karantina
sitotoksik dan obat berbahaya harus dibuat secara khusus untuk menjamin
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
29
b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu)
jenis obat
obat
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
30
Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat
pada lokasi penyimpanan. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan dengan nama
Tanggal kadaluarsa
Jumlah penerimaan
Jumlah pengeluaran
Sisa stok
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
31
BAB III
GAMBARAN UMUM
Sejarah RS ASRI
Nama Rumah Sakit Asri diambil dari nama penggagas berdirinya rumah sakit
ini, yaitu Almarhumah Ibu Hj. Asri Damayanti, istri dari pimpinan majlis talim
mendirikan rumah sakit dengan mutu pelayanan bermutu tinggi, Rumah Sakit yang
Berawal dari gagasan beliau tersebut maka dibentuklah PT. Rashal Siar Cakra
Medika yang melaksanakan pembangunan rumah sakit ini di atas tanah seluas 3.550
m2 dari November 2006 – November 2007, dengan bangunan 4 lantai yang memiliki
semi basemant dan kemudian mengelolanya secara professional. Atas prakarsa dan
ide dari Almarhumah Ibu Hj. Asri Damayanti ini, maka Rumah Sakit Asri akhirnya
Rumah Sakit Asri merupakan jenis rumah sakit” khusus” obstetri &
ginekologi (kebidanan) dan urologi. Rumah Sakit Asri merupakan rumah sakit yang
dimiliki dan dikelola sepenuhnya oleh swasta, yaitu oleh PT Rashal Siar Cakra
Medika dengan Akta Notaris Isyana Wisnuwardhani Sadjarwo, SH Nomor 1dan telah
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
32
disahkan oldeh Surat Keputusan Menteri Kehakiman & Hak Azasi Manusia Nomor
bagi pria dan wanita dengan efektif, aman dan efisien, dengan layanan-layanan
unggulan yang terus berkembang, dimulai dengan diresmikannya Pusat Urologi Asri,
Berawal dari visi dan misi awal untuk membangun sebuah layanan reproduksi
yang berpengalaman luas di bidangnya, Rumah Sakit Asri mempunyai filosofi yang
1. Visi :
2. Misi :
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
33
1.Pelayanan khusus :
a.Urology center :
b.Fertility center :
Rumah Sakit ASRI hadir sebagai pusat fertilitas bagi pasangan suami
Induksi ovulasi
Inseminasi intrauterine
Analisa hormon
Laboratorium sperma
1 Pelayanan Spesialis
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
34
Microsurgery, USG (2D/ 3D/ 4D), ILA (Intra Labor Anesthesia), Water birth,
a. THT
o Klinik sinus
o Masalah Mendengkur
b. Paru (pulmonologi)
o Asma
c. Penyakit dalam
d. Jantung
e. Kesehatan anak
g. Penyakit dalam
h. Kulit
i. Gigi
j. orthopedi
k. Rehabilitasi medik
• Super VIP
• VIP
• Kelas utama
• Kelas 1
• Kelas II
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
35
• Kelas III A
• Kelas III B
Rumah Sakit Asri mendapatkan kesempatan Rawat Gabung (Rooming In) dimana
5.UGD
Unit Gawat Darurat Rumah Sakit Asri siap sedia menangani berbagai kasus
persalinan dapat segera ditangani. RS Asri merupakan rumah sakit khusus untuk
pelayanan kesehatan reproduksi pria dan wanita, maka instalasi ini dirancang dengan
kapasitas yang relatif besar yang mampu menampung 10- 12 persalinan perhari.
Anak, Bedah Tumor, Bedah Saluran Cerna (Digestif) dan THT. Berbagai jenis operasi
dapat dilakukan mulai dari operasi terbuka, endoskopik bahkan sampai operasi
lengkap dengan defibrilator, endoscopic camera system, USG, C-Arm dan meja
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
36
operasi otomatis untuk berbagai posisi operasi. Kamar Operasi Rumah Sakit ASRI
• Farmasi
• Rekam medis
• Lab infertilitas
• ESWL
• Laparoscopy set
• Endoscopy set
• Uroflowmetri
• Sperma analisis
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
37
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
38
dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi Farmasi yang membawahi 3 koordinator, yaitu
koordinator farmasi rawat jalan, koordinator farmasi rawat inap dan koordinator
dibantu oleh beberapa asisten apoteker dan petugas administrasi, koordinator farmasi
rawat inap dibantu oleh beberapa asisten apoteker dan koordinator logistik farmasi
dibantu oleh seorang staf gudang. Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi di
Ka.unit Farmasi
Gambar 3.2
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
39
BAB IV
RS ASRI pada tahun 2011 melalui salah satu fungsinya yaitu penyimpanan.
(proses) dan output (hasil) dari kegiatan penyimpanan obat yang disesuaikan dengan
Sistem adalah sesuatu yang sedang diamati yang menjadi objek dan subjek
pengamatan. Pendekatan sistem adalah cara berpikir sistematis dan logis dalam
membahas dan mencari pemecahan dari suatu masalah yang dihadapi. Penggunaan
kompleks. Pada suatu sistem terdapat beberapa unsur yang terdiri dari : (Azwar,1996).
1. Masukan (input)
Masukan adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan
2. Proses (process)
Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem yang
3. Keluaran (output)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
40
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Depkes RI tahun 2005. Maka kerangka
konsep melalui pendekatan sistem yang dipakai penulis dalam penelitian ini adalah :
Gambar 4.1
Obat publik dan Perbekalan Kesehatan serta pedoman pelaksanaan Gudang yang
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
41
Tabel 4.1
1.Variabel Input
input
2.kedisiplinan :
meliputi ketaatan
menjalankan
tugasnya sesuai
waktu dan aturan
yang ada
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
42
input
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
43
2. Variable proses
operasional
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
44
3.Variable output
output operasional
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
45
BAB V
METODE PENELITIAN
Penelitian dilaksanakan bulan Desember 2011 di Rumah Sakit ASRI Jl. Duren
informan yaitu :
• Kesesuaian (appropriatness)
• Kecukupan (adequacy)
2. Koordinator gudang
3. Petugas gudang
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
46
mendalam untuk setiap tahap dan melakukan observasi dengan panduan formulir
farmasi.
1.Data Primer
logistik farmasi di Rumah Sakit ASRI, serta wawancara mendalam dengan para
pelaksana kegiatan yang terkait pada setiap tahapan dengan menggunakan pedoman
wawancara mendalam.
2.Data Sekunder
Data sekunder pada penelitian ini diperoleh dari telaah dokumen yang
berkaitan dengan topik penelitian seperti alur penerimaan dan penyimpanan barang,
SOP, daftar inventaris dan sarana di gudang farmasi serta data sekunder lainnya yang
ASRI.
Uji validitas yang dilakukan pada penelitian ini adalah dengan metode
1. Triangulasi sumber
Membandingkan data dengan fakta dari informan yang satu dengan sumber
penyimpanan obat.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
47
2. Triangulasi metode
Pada penelitian ini, metode yang digunakan selain wawancara mendalam, juga
kualitatif.
Hasil penyajian disajikan dalam bentuk tabel, hasil observasi, matriks hasil
ASRI pada tahun 2011 mulai dari input yaitu SDM, anggaran, prosedur, dokumen,
sarana & prasarana ; sampai pada proses yaitu penerimaan, penyusunan, pengeluaran,
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
48
BAB VI
HASIL PENELITIAN
Sesuai kerangka konsep pada bab sebelumnya, data yang diperoleh kemudian
diolah dan dianalisa mulai dari input (masukan) sampai pada proses dalam
penyimpanan obat di gudang farmasi RS ASRI.
Hasil penelitian yang akan diuraikan berikut ini yaitu mengenai faktor-faktor
input/masukan (SDM, anggaran, dokumen/ formulir, prosedur, sarana & prasarana )
dan proses (penerimaan obat, penyusunan/pengaturan obat, pengeluaran obat, stock
opname, serta pencatatan dan pelaporan) yang terkait dengan manajemen
penyimpanan obat di gudang farmasi RS ASRI pada tahun 2011.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
49
Sumber informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah sebagai berikut ;
6.2.1 Input
Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu input yang sangat penting
dalam suatu sistem manajemen pada sebuah organisasi. Pelaksanaan penyimpanan
obat dapat berjalan lancar bila didukung oleh kapasitas dan kualitas SDM yang
memadai.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
50
Tabel 6.2 Aspek tenaga dalam proses penyimpanan obat di gudang farmasi RS
Asri tahun 2011
No Kegiatan Pelaksana
1 Penerimaan obat Petugas gudang
Dari hasil observasi didapatkan bahwa SDM yang banyak bertugas melakukan
proses penyimpanan adalah petugas gudang dimana tugasnya juga bisa dibantu dan
dilakukan oleh koordinator gudang,
b.Hasil wawancara mengenai kecukupan dan kesesuaian SDM
Hasil wawancara terhadap 3 (tiga) informan menunjukan bahwa dari aspek
jumlah SDM yang berperan dalam penyimpanan obat belum mencukupi. Penjelasan
di atas sesuai pernyataan di bawah ini :
“SDM di gudang untuk saat ini ya masih kurang, kita masih membutuhkan
tambahan SDM” (I1)
” Untuk jumlahnya masih kurang, ya minimal ada tiga orang disini jadi
tambah satu lagi yang bisa bantu saya untuk administrasi dan juga memback-
up pekerjaan petugas gudang”(I2)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
51
”Masih kurang, untuk saat ini butuh ditambah satu orang lagi, tugasnya
adalah dapat mengbackup pekerjaan saya”(I3)
“ Per maret ini kan sudah ada tambahan satu orang lagi, yang ngurus-
ngurusin administrasi, jadi Pak Ipul (petugas gudang) sekarang lebih fokus ke
ngurusin barang saja…”(I4)
“Berpengaruh ya, kalau sudah berpengalaman sih enak, tapi kalau belum ya
susah juga”(I3)
2. Kedisiplinan
Penilaian kedisiplinan meliputi ketaatan petugas dalam melaksanakan
tugasnya sesuai waktu dan aturan yang ada. Hasil observasi dan hasil wawancara
mengenai aspek kedisiplinan petugas adalah sebagai berikut :
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
52
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
53
“Kalau saya inginnya pekerjaan cepat selesai dan rapih, dan semuanya
beres..”(I2)
“Yang penting bagi saya adalah loyalitas, pekerjaan yang penting beres
walaupun tidak dibayar lembur.(I3)
6.2.1.2 Anggaran
Hasil penelitian mengenai ketersediaan anggaran dan alokasinya secara lebih
mendalam sulit didapat karena minimnya hal yang dapat diobservasi dan
keterbatasan informan dalam memberi informasi mengenai anggaran untuk
penyimpanan obat. Informasi yang didapat mengenai anggaran yaitu bahwa anggaran
untuk penyimpanan dimasukan ke dalam RKAP sebagai anggaran kebutuhan gudang
farmasi setiap satu tahun yang diajukan oleh Kepala Instalasi Farmasi ke pihak
manajemen.
Hasil wawancara tentang anggaran adalah sebagai berikut :
“Dari RKAP yang pengajuannya tiap tahun, kendalanya untuk tahun 2011 ini
belum terealisasi masih tertunda karena masih mendahulukan prioritas lain”
(I1)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
54
”Anggarannya dari RKAP, keluarnya tuh lama bisa sampai satu tahun
tergantung dari bagian keuangannya lah”(I3)
“Anggarannya dari RKAP, disusun apa yang mau kita minta lalu diajukan ke
manajemen, jika sudah disetujui manajemen, lalu minta ke bagian pengadaan
yang akan berkoordinasi dengan bagian keuangan. Ya tapi ada kendalanya
juga, waktu pengadaannya itu tidak bisa cepat, mungkin terkendala di bagian
keuangan yang lebih memprioritaskan hal yang lain dulu” (I4)
6.2.1.3 Dokumen
a. Hasil observasi mengenai dokumen/ formulir
Berdasarkan hasil observasi formulir atau dokumen yang tersedia
untuk pencatatan dan pelaporan pada proses penyimpanan obat di gudang farmasi
RS ASRI adalah sebagai berikut:
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
55
Berdasarkan hasil wawancara dokumen yang ada sudah cukup memadai dan
cukup membantu dalam penyimpanan. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut ini:
“Dokumen sih sudah cukup lengkap ya, ada kartu stock, formulir retur unit,
sudah ada semuanya.” (I2)
”Dari kartu stock kita bisa memantau expire date barang, bisa telusuri jika
ada kesalahan atau selisih, sudah terbantu dengan sistem IT juga, jadi ya
sudah cukup lah” (I3)
6.2.1.4 Prosedur
a. Hasil observasi mengenai prosedur
Prosedur penerimaan barang adalah sebagai berikut :
1. Petugas gudang menerima salinan Surat Pesanan dari bagian Pengadaan.
2. Petugas gudang menerima barang yang dibawa oleh petugas expedisi dari
supplier yang dilengkapi dengan surat jalan/faktur dengan tahap :
a. Mencocokkan Faktur/surat jalan dengan Surat Pesanan
b. Mencocokkan barang dengan Faktur/Surat jalan
c. Memeriksa keadaan fisik barang, jumlah dan tanggal kadaluarsa
d. Bila spesifikasi barang tidak sesuai dengan SP dan atau mendekati
tanggal kadaluarsa, barang harus ditolak/retur
e. Bila sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan, barang diterima,
faktur/surat jalan dibubuhi tandatangan, nama jelas dan tanggal
penerimaan, serta stempel RS.
f. Ambil 2 lembar copy faktur untuk arsip.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
56
“ SOP sudah ada, dan lagi mau saya revisi khusunya untuk hal yang
berkaitan dengan proses penerimaan obat” (I1)
“ Prosedur atau SOP penyimpanan ada, tetapi saya gak inget detail isinya,
yang penting kan prakteknya sudah sesuai dan dijalankan” (12)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
57
“ Kalau saya sendiri kurang tahu juga ya mengenai SOP penyimpanan “ (14)
Tabel 6. 5 Kondisi ruangan dan fasilitas pada gudang farmasi RS ASRI tahun
2011
ya tidak
1 Gudang penyimpanan obat V
terpisah dari ruang pelayanan
atau apotek
2 Luas gudang cukup memadai V
dan aman untuk pergerakan
petugas
3 Atap dan dinding gudang V
dalam keadaan baik dan tidak
bocor
4 Lantai dalam keadaan bersih V Lantai dibersihkan setiap hari
dan bukan tanah
5 Gudang dikunci bila tidak ada V
aktivitas dan mempunyai
kunci pengaman
6 Gudang memiliki jendela V Gudang tidak mempunyai
yang berteralis jendela
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
58
ya tidak
8 Gudang bebas dari tikus,kecoa V
dan hama lainnya serta tidak
memiliki tanda-tanda hama
hidup di dalamnya
9 Tersedia rak/lemari V Ada etalase kaca untuk
penyimpanan yang bersih dan menyimpan obat sirup, rak
tidak diletakkan langsung di kayu untuk menyimpan injeksi
atas lantai dan salep. Ada 3 rak beVsi
untuk obat.
10 Tersedia lemari khusus yang V Sudah memiliki lemari khusus
terkunci untuk penyimpanan namun kuncinya belum
Narkotik dan Psikotropik disimpan tersendiri
11 Tersedia lemari pendingin V
untuk menyimpan jenis obat
tertentu yang memerlukan
suhu dingin
12 Tersedia rak atau lemari V Tidak memiliki lemari khusus
khusus untuk obat rusak dan namun obat yang kadaluarsa
kadaluarsa ditempatkan pada ruangan
tersendiri terpisah dengan obat
yang lain .
13 Tersedia alat bantu V Alat bantu berupa troley
pemindahan obat dalam
gudang
14 Tersedia label penanda nama V Belum ada nama obat pada rak
dan jenis obat serta untuk tetapi menggunakan penamaan
memberi keterangan di berdasarkan pada nama box
rak/lemari penyimpanan obat
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
59
Sarana dan prasarana yang ada masih belum mencukupi, semua informan
menyatakan bahwa di gudang farmasi masih membutuhkan tambahan sarana seperti
rak,kulkas, trolley dan perluasan gudang. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut ini:
“Sarana masih kurang karena overload, luas area ditambah lagi. Mau
nambah rak tapi luas area juga harus ditambah. Menambah ambalan (sekat)
yang tadinya ukuran raknya 50 cm menjadi 30 cm, kulkas untuk khusus vaksin
juga perlu” (I1)
“ Butuh kulkas, yang ada sekarang sudah tidak muat, butuh trolley untuk unit
lain karena trolley sering dipinjem apotik, rak gak akan pernah cukup dengan
area yang kecil seperti saat ini “ (I2)
“Untuk sarana sepertinya perlu ditambah trolley (kan saat ini gudang hanya
punya 2) dan itu sering dipinjam oleh apotik,, lalu perlu menambah ambalan
pada rak obat supaya lebih banyak tempat untuk menyimpan obatnya”(I4)
6.2.2 Proses
Proses yang diamati adalah mulai dari penerimaan obat, penyusunan obat,
pengeluaran obat, stock opname dan pencatatan atau pelaporan semua akitivitas
penyimpanan.
Penerimaan obat dilakukan oleh petugas gudang dan juga bisa dilakukan oleh
koordinator gudang maupun Kepala Instalasi Farmasi.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
60
“Penerimaan adalah bisa oleh koordinator gudang dan juga petugas gudang.
Kendalanya kita gak pegang PO jadi tidak bisa serta merta terima barang,
jadi harus langsung buka antrian penerimaan barang di sistem IT” (I1)
”Penerimaan itu tugas saya, yang diperiksa adalah jumlahnya, expire date,
kendalanya kalau gak sesuai PO, pengennya sesuai dengan no batch pada
faktur , tapi itu bukan jadi masalah,yang terpenting adalah masa expire date
nya”(I3)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
61
“Di Apotik sih penerimaan barang dari distributor kan dilakukan kalau di
gudang tutup saja misalnya seperti hari sabtu, pada saat penerimaan yang
dilakukan adalah hanya mencocokan barang dengan faktur saja, kalau di
gudang kan bisa liat sistem IT (mencocokan dengan surat pesanan)”(14)
Ya Tidak
1 Obat disimpan dalam V
gudang/ruangan khusus
untuk obat, tidak dicampur
dengan peralatan lain
2 Obat diletakkan di atas V
rak/lemari penyimpanan,
tidak langsung di atas lantai
3 Tablet,kapsul dan obat V
kering lainnya disimpan
dalam wadah kedap udara di
rak atas
4 Obat cair, salep dan obat V Obat cair seperti sirup
suntik disimpan di rak disimpan terpisah dalam
tengah etalase kaca, obat salep
disimpan di rak bawah
dan obat suntik disimpan
di rak tengah sampai rak
atas
5 Obat yang rusak / V Obat kadaluarsa masih
kadaluarsa disimpan dalam tersimpan di gudang
lemari khusus dan tidak karena menunggu proses
diletakkan di dalam gudang penghapusan namun
sudah dipisahkan
tersendiri dengan obat
yang masih terpakai.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
62
Ya Tidak
6 Obat disusun secara V Belum ada label tanda
alfabetis dan sesuai jenis obat, label nama obat
dan bentuk sediaan serta masih menggunakan
diberi label tanda nama di kardus obat. Obat
sudah disusun secara
alfabetis dan berdasarkan
bentuk sediaan.
7 Obat yang membutuhkan V Obat-obat yang harus
suhu dingin disimpan dalam disimpan di kulkas seperti
kulkas vaksin, supositoria,
insulin dll
8 Narkotik dan psikotropik V Sudah ditempatkan pada
disimpan dalam lemari lemari khusus obat
khusus dan dikunci narkotik dan psikotropik
namun kuncinya tidak
dipegang atau disimpan
oleh petugas melainkan
menggantung di lemari
tersebut.
9 Penyimpanan obat memakai V
prinsip FIFO(first In First
Out) dan FEFO (First
Expire First Out)
10 Obat padatan dipisahkan V
dari cairan
11 Pencatatan secara teratur V Pengisian kartu stok
terhadap obat yang masuk sudah baik, setiap obat
dan keluar yang masuk dan keluar
dicatat ke dalam kartu
stok. Kartu stok diletakan
di dekat obat.
12 Obat disimpan dalam V
gudang/ruangan khusus
untuk obat, tidak dicampur
dengan peralatan lain
(Sumber : observasi peneliti)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
63
“ Alfabetis, fifo, dan sesuai bentuk sediaan yang tablet di tablet, yang cream
di cream, obat kulkas di kulkas dan narkotik taruh di lemari khusus narkotik”
(I3)
“ Tentang penyusunan obat di gudang kalau untuk aku yang jarang berada di
gudang tapi sekali waktu suka ngambil obat di gudang si sudah lumayan
mudah mencarinya karena kan peletakkannya sesuai dengan bentuk sediaan
sama abjad…”(I4)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
64
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
65
Dari laporan stok opname ini bisa didapatkan data mengenai jumlah
perbekalan farmasi yang dimiliki, baik secara fisik barang maupun secara sistem IT.
Dan dari laporan stok opname ini dapat diperoleh data perbekalan mana saja yang
sudah kadaluarsa dan mendekati masa kadaluarsa, sehingga dapat dijadikan bahan
acuan perencanaan dan pengadaan periode selanjutnya.
“Stock opname besar dilakukan 3 kali dalam setahun,setiap hari pun ada
stock opname rutin. Ketika ngambilin barang untuk unit kan juga dilihat
jumlah fisik dan dicocokan dengan kartu stock dan dilihat juga ED”(I3)
“ Dalam setahun ini sudah dilakukan 3 kali, kendala pada saat stock opname
terutama untuk di apotik adalah transaksi waktu berjalan jadi petugas harus
mencatat dengan tepat dan benar waktu transaksi, tapi untuk di gudang hal
itu ya bukan menjadi kendala …”(I4)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
66
”Laporan tiap bulan dibuat, saya buat dulu lalu diserahkan ke Kepala
Instalasi Farmasi biar direvisi dan dirapihkan ..”(I2)
”Kalau laporan saya sih tidak buat, saya hanya input transaksi pengiriman
barang ke unit, kalau urusan laporan yang buat koordinator gudang…”(I3)
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
67
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
68
BAB VII
PEMBAHASAN
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
69
7.2.1 INPUT
Input merupakan bagian dari sistem yang menjadi awal dapat berjalannya
suatu sistem. Idealnya input yang baik dapat menunjang terlaksananya proses secara
baik dan menghasilkan output yang optimal.
Tabel 7.1
(Tahun)
Kepala Instalasi Farmasi 1 orang 42 S2
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
70
Tabel 7.2
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
71
Tabel 7.3
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
72
Dengan jumlah persediaan farmasi yang cukup banyak dan beban tugas yang
banyak maka perlu adanya penambahan SDM di gudang farmasi untuk membantu
pelaksanaan tugas penyimpanan di gudang dan membantu tugas dari Koordinator
gudang. Dan pada bulan Maret 2012 terdapat penambahan satu orang SDM yang
bertugas membantu pekerjaan koordinator gudang seperti, tugas administrasi dan
pengelolaan barang di gudang serta membantu pekerjaan petugas gudang dengan jam
kerja dari Senin-Sabtu. Sehingga pada hari Sabtu dapat menyelesaikan penyusunan
obat yang tertunda di hari Jumat. Dengan adanya penambahan SDM ini diharapkan
dapat mengatasi masalah yang ada di gudang farmasi sehingga tidak ada lagi
penumpukan barang lebih dari satu hari, distribusi ke unit menjadi tepat waktu dan
pekerjaan administrasi beserta laporannya dapat dilaksanakan tepat waktu.
Hanya petugas gudang yang tidak memiliki latar pendidikan sesuai dengan
tugas dan tanggungjawabnya, latar belakang pendidikanya adalah SMK. Namun latar
belakang pendidikan ini tidak menjadi penghambat pelaksanaan proses penyimpanan
obat, karena pengalaman dan keterampilan yang dimilikinya dinilai telah mencukupi.
Untuk menambah pengetahuan dan keterampilannya diperlukan adanya pelatihan-
pelatihan seperti tata cara pengelompokan jenis obat dan pelatihan yang berkaitan
dengan penyimpanan obat di gudang. Pelatihan yang ada saat ini belum mencukupi
sehingga perlu dibuatkan program-program pelatihan. Dengan adanya program
pelatihan diharapkan dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan petugas
dalam pengelolaan barang di gudang.
2. Kedisiplinan SDM
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
73
7.2.1.2 Anggaran
7.2.1.2 Dokumen
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
74
7.2.1.4 Prosedur
Dengan adanya revisi ini diharapkan dapat membantu petugas dalam proses
penerimaan barang. Prosedur yang dibuat ini dapat membantu petugas dalam
melakukan proses penyimpanan obat. Oleh sebab itu penting bagi petugas di gudang
untuk mengetahui dan melaksanakannya.
Pada bulan Januari 2011 gudang memiliki 2 kulkas, namun dengan makin
banyaknya jumlah dan item obat yang ada maka semua petugas di gudang
menyarankan untuk menyediakan tambahan kulkas.
Untuk trolley jumlahnya masih kurang karena saat ini hanya punya 2 trolley,
itupun sering dipakai dan dipinjam oleh unit farmasi sehingga petugas sering
kesulitan ketika menyiapkan permintaan dari unit lain. Maka gudang juga
membutuhkan tambahan trolley untuk memudahkan pendistribusian ke unit.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
75
Rak yang ada saat ini masih kurang, terdapat banyak sisa obat-obatan yang
tidak muat diletakkan di raknya sehingga harus diletakan terpisah bukan pada
tempatnya. Obat-obatan tersebut dikumpulkan pada rak tersendiri dan hal ini
menyulitkan petugas dalam penyusunan obat. Dengan makin beragamnya item dan
meningkatnya jumlah obat maka gudang membutuhkan rak yang lebih banyak untuk
tempat penyimpanan. Pallet yang dimiliki pun masih terbatas jumlahnya.
Untuk area gudang, semua petugas menyatakan bahwa perlu adanya perluasan
gudang karena saat ini area yang ada terlalu sempit untuk obat-obat yang tersedia dan
perluasan ini dimaksudkan untuk memudahkan pergerakan petugas dalam bekerja.
Jadi sarana yang masih perlu ditambahkan adalah trolley, rak untuk lebih
banyak memiliki tempat untuk penyimpanan obat, palet dan juga diadakan perluasan
gudang. (Pada bulan Maret 2012 sudah ada tambahan kulkas).
7.2.2 PROSES
Kendala pada saat penerimaan adalah petugas tidak memegang salinan surat
pesanan sehingga harus dilihat di sistem komputer terlebih dahulu. Proses penerimaan
dapat terhambat ketika terjadi gangguan pada sistem IT. Sistem IT yang baik dan
canggih akan mempengaruhi kelancaran proses penerimaan barang.
Penerimaan barang banyak terjadi di hari Jumat terutama dari siang sampai
sore hari. Hal ini dikarenakan pembelian dan pengadaan yang dilakukan satu minggu
sekali. Alur perencanaan pembelian adalah koordinator gudang menyerahkan daftar
perencanaan ke Kepala Instalasi Farmasi. Setelah disetujui oleh Kepala Instalasi
Farmasi daftar tersebut diserahkan ke Manager Penunjang Medik untuk mendapatkan
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
76
persetujuan. Alur yang cukup panjang ini membutuhkan waktu 3- 4 hari sehingga
pengadaannya pun baru bisa dilakukan pada hari Kamis ataupun Jumat. Hal inilah
yang menyebabkan penerimaan barang banyak terjadi di hari Jumat dan Sabtu. Pada
hari Sabtu gudang tutup sehingga penerimaan barang dilakukan di apotik. Petugas di
apotik memeriksa barang yang diterima berdasarkan faktur saja karena mereka juga
tidak memegang surat pesanan. Hal ini dapat menyebabkan barang yang diterima
tidak sesuai dengan surat pesanan yang telah dibuat.
Dengan adanya penambahan satu orang petugas yang masuk di hari Sabtu
maka penerimaan barang di hari Sabtu bisa dilakukan di gudang. Hal ini diharapkan
dapat membantu memperlancar proses penerimaan barang.
Hasil observasi menunjukan bahwa tata cara pengaturan atau penyusunan stok
obat sudah cukup baik namun masih ada beberapa ketentuan penyimpanan obat dari
Depkes (2003) yang belum terpenuhi. Hal-hal yang belum sesuai prosedur yaitu
belum ada nama label obat pada rak obatnya, obat yang rusak atau kadaluarsa tidak
disimpan di ruangan khusus, namun masih disimpan di dalam gudang. Hal ini tidak
sesuai dengan ketentuan penyimpanan yang menyatakan bahwa obat yang rusak atau
kadaluarsa harus diletakkan di luar gudang agar diketahui dengan jelas bahwa obat
tidak dapat dipakai lagi. Namun menurut informan untuk penghapusan diperlukan
bukti fisik obat-obat tersebut. Oleh karena itu obat tetap disimpan di dalam gudang
dan dipisahkan dengan menyimpannya di ruangan khusus
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
77
jumlah rak yang tersedia belum mencukupi sehingga saat ini masih disusun berdasar
bentuk sediaan, belum memisahkan antara obat dalam dan obat luar. Belum adanya
label obat pada rak menyebabkan peletakkan obat berdasarkan tempat yang kosong
namun tetap disusun secara alfabetis.
Penyusunan obat di gudang farmasi RS ASRI sudah cukup baik namun masih
perlu ditingkatkan lagi dan perlu didukung sarana dan prasarana yang memadai.
Kecukupan sarana terutama jumlah rak akan sangat membantu proses penyusunan
obat.
Pengeluaran obat dilakukan ketika ada permintaan dari unit. Petugas mencetak
formulir permintaan unit dan mengeluarkan barang sesuai dengan jumlah yang
diminta. Pengeluaran barang dilakukan secara hati-hati dan sudah memperhatikan
sistem FIFO & FEFO.
Proses pengeluaran obat yaitu petugas mencatat di kartu stok, unit mana yang
meminta, jumlahnya, dan menghitung sisa stok akhir yang ada. Apabila sisa stok
akhir sudah sedikit dan kosong maka petugas mencatatnya ke dalam buku permintaan.
Untuk selanjutnya diserahkan ke koordinator gudang agar disediakan pada daftar
perencanaan selanjutnya. Petugas meletakkan barang yang sudah dikeluarkan ke
dalam trolley ataupun kardus. Jumlah trolley yang ada masih kurang sehingga
menghambat petugas dalam meletakkan dan menyiapkan permintaan unit.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
78
Stock opname sudah rutin dilakukan 3 kali dalam setahun yaitu tiap 4 bulan
sekali. Yang bertanggung jawab atas stock opname di gudang adalah Kepala Instalasi
Farmasi. Kendala yang dihadapi pada saat stock opname adalah kurangnya tenaga
untuk menghitung jumlah persediaan obat yang ada dan sistem IT yang belum dapat
menampilkan data secara akurat. Sistem IT yang ada belum bisa menampilkan waktu
berjalan pada saat dilakukan stock opname. Tentunya hal ini akan menyulitkan untuk
bagian pelayanan seperti farmasi (apotik) yang banyak melakukan transaksi, namun
untuk gudang sendiri hal itu tidak berpengaruh besar.
Kegiatan yang dilakukan pada saat stock opname yaitu dengan menghitung
jumlah fisik barang yang ada, dilihat kondisi fisiknya dan juga dicatat masa
kadaluarsanya. Jumlah barang yang dihitung dicocokan dengan jumlah yang ada di
kartu stok,lalu dari kartu stok dicocokan dengan sistem di computer.
Dari hasil stock opname tersebut dapat diperoleh data jumlah dan kualitas
persediaan yang ada di gudang. Obat-obatan yang rusak, mendekati masa kadaluarsa
dan sudah kadaluarsa dapat terlihat pada saat stock opname. Obat-obatan yang rusak
dan sudah kadaluarsa dipisahkan dari obat yang lain.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
79
Pencatatan yang dilakukan di kartu stok adalah stok awal, jumlah obat yang
diterima, jumlah obat yang dikeluarkan serta sisa persediaan yang ada di gudang.
Laporan dibuat secara rutin tiap bulan oleh koordinator gudang dan coordinator obat
rawat jalan. Bahan laporan berasal dari dokumen dan formulir yang ada di gudang
farmasi RS ASRI. Petugas gudang juga berperan penting untuk memberikan laporan
yang baik. Karena setiap data dan laporannya akan disampaikan ke koordinator
gudang untuk diolah dan selanjutnya dijadikan laporan ke Kepala Instalasi Farmasi.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
80
3.OUTPUT
Terjadinya ketidakcocokan antara jumlah obat pada kartu stok dengan yang
sebenarnya disebabkan karena pengisian kartu stok oleh petugas obat tidak dilakukan
pada saat transaksi (menerima dan mengeluarkan) obat. Dari hasil pengamatan masih
ada beberapa obat dan alat kesehatan yang jumlah fisiknya tidak cocok dengan kartu
stok. Setelah ditanya dan ditelusuri hal ini terjadi karena petugas tidak mencatat ke
kartu stok untuk pengeluaran barang tersebut. Hal ini terjadi ketika ada permintaan
cito/segera dari unit dan barang tersebut belum ada di rak penyimpanan karena belum
dibereskan.
2. Obat Kadaluarsa
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
81
Berikut ini adalah obat-obat yang sudah kadaluarsa di bulan agustus 2011
Kalbamin 1 botol
Lovenox 20 mg 6 ampul
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
82
BAB VIII
1. Kesimpulan dari faktor – faktor input (masukan) yang berperan dalam proses
penyimpanan obat di gudang Farmasi RS ASRI yaitu :
a) Ketidakseimbangan jumlah SDM dengan beban kerjanya menghambat
proses penyimpanan dan menimbulkan masalah seperti penumpukan
barang tertentu lebih dari satu hari dan distribusi obat yang belum tepat
waktu
b) Dokumen/formulir yang dimiliki gudang farmasi sudah cukup memadai
yaitu terdiri dari kartu stok obat, buku penerimaan obat, formulir pereturan
obat, bukti serah terima obat dan formulir permintaan obat. Tidak
tersedianya formulir pencatatan khusus untuk obat rusak atau kadaluarsa
tidak begitu menghambat proses penyimpanan.
c) SOP sudah ada namun belum semua petugas mengetahui tentang SOP
penyimpanan dan saat ini sedang ada revisi dalam hal penerimaan obat.
d) Sarana dan prasarana secara umum sudah memadai namun masih perlu
menambah ambalan pada rak, trolley dan perluasan area. Gudang belum
memiliki lemari khusus untuk menyimpan obat rusak dan kadaluarsa. Saat
ini obat kadaluarsa ditempatkan pada ruangan tersendiri terpisah dengan
obat yang lain namun masih ada di dalam gudang
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
83
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
84
SARAN
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
85
DAFTAR PUSTAKA
Aditama, Tjandra Yoga. 2004. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI-
Press.
Anief, Moh. 1995. Manajemen farmasi. Cetakan ke-1. Yogyakarta : Gadjah Mada
University press.
Aksara.
Depkes RI. 2002. Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan farmasi. Jakarta:
Depkes RI. 2005. Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan.
Melati, Rima. 2011. Modul perkuliahan manajemen logistik dan farmasi. Depok :
FKM UI
Publikasikan.
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
86
jaksel thn 2008 . Program SKM peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan FKM
UI.
Jakarta : RS ASRI.
Gunung Agung.
Suciati, susi dkk .2006. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1:
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
87
PEDOMAN OBSERVASI
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
88
PEDOMAN WAWANCARA
Nama informan :
Umur :
Pendidikan :
Jabatan :
Masa kerja :
1 .INPUT
A. VARIABEL SDM
1. Bagaimana pendapat Ibu/ Bapak mengenai sumber daya manusia (SDM)
pelaksana penyimpanan obat di gudang farmasi RS tahun 2011?
2. Apakah jumlah SDM sudah mencukupi ?
3. Apakah pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki SDM sudah
mencukupi dan sesuai dengan pekerjaannya ?
4. Bagaimana kedisiplinan SDM dalam melaksanakan tugasnya?
5. Menurut Ibu/ Bapak apakah perlu diadakan pelatihan mengenai
penyimpanan obat untuk SD yang ada saat ini? Materi apa yang menurut
Ibu/Bapak perlu diberikan dalam pelatihan?
6. Menurut Ibu/ Bapak masalah SDM apa yang paling penting untuk segera
ditangani ?
B. VARIABEL ANGGARAN
1. Apakah ada dana yang disiapkan untuk penyimpanan ?
2. Darimana sumber dana untuk melaksanakan penyimpanan tersebut?
Apakah telah mencukupi ?
3. Masalah apa yang dihadapi terkait soal anggaran?
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
89
C. VARIABEL FORMULIR
1. Formulir apa saja yang sudah tersedia untuk menunjang proses
penyimpanan obat di gudang farmasi RS ?
2. Apakah formulir tersebut sudah cukup membantu pelaksanaan proses
penyimpanan ?
D. VARIABEL PROSEDUR
1. Apakah terdapat prosedur kerja untuk proses penyimpanan obat ?
2. Menurut Ibu/ Bapak apakah prosedur tersebut sudah dilaksanakan dengan
baik?
PROSES
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
90
C. PENGELUARAN OBAT
1. Siapa yang bertanggungjawab dalam proses stock opname obat di gudang
farmasi RS Asri tahun 2011 ?
2. Bagaimana proses stock opname obat yang dilakukan di gudang farmasi
RS Asri?
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
91
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
92
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
93
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
94
khusus
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
95
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
96
alfabetis bentuk
berurutan sediaan
misalnya ab sama abjad”
lalu ac tapi
mulai kesini
yang sudah gak
berurutan lagi
walaupun
masih alfabetis
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
97
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
98
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
99
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
100
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
101
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
102
Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012