Pencegahan Kerusakan Rekam Medis RSUD Tarakan

UNIVERSITAS INDONESIA
UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN

DAN PEMELIHARAAN REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TARAKAN JAKARTA
SKRIPSI
NADYA HAIRANI
0806392804
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
DEPOK
JULI 2012
Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

UNIVERSITAS INDONESIA
UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN

DAN PEMELIHARAAN REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TARAKAN JAKARTA
SKRIPSI
diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh

gelar Sarjana Humaniora
NADYA HAIRANI
0806392804
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
DEPOK
JULI 2012

ii
Universitas Indonesia

iii

iv

KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kepada Allah SWT, yang telah memberikan

berkat, rahmat dan juga limpahan hidayah kepada hambanya, sehingga penulis
dapat meraih gelar Sarjana Humaniora. Dalam menyusun skripsi ini, penulis
menemui banyak hambatan, namun karena adanya bantuan dari berbagai banyak
pihak maka skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu penulis
ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ayah, Mama, Yuki, Arif, dan Mbak Rohati yang telah terus mendukung
penulis dan memberikan doa yang tidak putus-putus selama proses
menyelesaikan skripsi ini.
2. Ibu Anon Mirmani, selaku dosen pembimbing yang terus memberikan
masukan untuk penulisan skripsi ini sehingga bisa menghasilkan sebuah
mahakarya.
3. Ibu Utami Hariya, ibu Wiwiet M., dan kak Yeni selaku dewan penguji
yang telah memberikan berbagai macam perbaikan demi revisi ini.
4. Para dosen-dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang
telah memberikan ilmu kepada penulis selama 4 tahun ini.
5. Geng CAPS tersayang; Shanty, Nurul, Rizka, dan Susi, terima kasih untuk
segala gosip, canda, dan haru yang telah kita jalin bersama ini.
6. Reza, Niko, Udin, Bagus, Fine, Peppy, Revany, Riva, Lala, Cikur, Sapto,
Rengga, Yuda, Amu, Fahmi, Iqbal, Yani, Dita, Melisa, Weni, Devita,
Ressa, Uni, Raya, Oneng, dan keluarga besar JIP 2008 lainnya terima
kasih untuk segala kenangannya yang telah diberikan selama 4 tahun
terakhir ini.
7. Macin, Ina, Herning, Tanti, Eca, dan Uli terima kasih untuk segala
dukungan dan pengertiannya. Semoga kalian juga bisa cepat menyusul.
8. Dita, Ilmi, Annisa, Andjar, Azmi, dan Nana yang telah membantu dalam
pengeditan naskah ini.
9. Keluarga besar IMASIP UI terima kasih untuk doa dan dukungannya.
10. Hilmi, Ade, Dian, Tika, Kiki, Nisa, Widuri, Itha, Aisya, dan Bang Mamat.
v

11. Pihak RSUD Tarakan Jakarta yang telah memberikan banyak bantuan
pada pengambilan data di lapangan.
12. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu,
terima kasih atas segalanya yang telah diberikan kepada penulis.
Jakarta, Juli 2012
Nadya Hairani
vi

vii

ABSTRAK
Nama : Nadya Hairani
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Judul : Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan dan Pemeliharaan
Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta
Penelitian ini membahas mengenai proses/kegiatan pemeliharaan dan pencegahan

bahaya terhadap rekam medis RSUD Tarakan Jakarta. Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat memicu terjadinya
kerusakan/bahaya pada unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta dan juga
mengetahui tindakan-tindakan pencegahan minimal apa saja yang telah dilakukan
oleh pihak rumah sakit dalam melindungi rekam medis para pasiennya. Penelitian ini
menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil dari penelitian
ini adalah lahirnya sebuah contoh Standard Operational Procedur (SOP)
penanggulangan bencana yang diaplikasikan pada unit rekam medis RSUD Tarakan
Jakarta untuk melindungi rekam medis yang telah dimiliki.
Kata kunci:
Program pemeliharaan arsip vital, rekod vital, rekam medis, rumah sakit.
viii

ABSTRACT
Name : Nadya Hairani
Study Program : Library Science
Title : The Effort of Damage Prevention and Maintenance of
Medical Record in Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan
Jakarta
This study focused about the maintenance and the prevention of breakage towards
medical record in RSUD Tarakan Jakarta. The aim of this study are to identify some
factors which can trigger the damage or disaster to medical record unit at hospital and
that hospital management has done to their patient’s medical records. This study used
a study case method with qualitative approaches. The result from this study is a
sample of standard operational procedure of disaster’s countermeasure which will
implied in medical records unit of RSUD Tarakan Jakarta to protect their medical
records.
Keywords:
Vital records maintenance program, vital records, medical records, hospital.
ix

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL……………………………………………… i
SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME……………. ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS………………... iii
LEMBAR PENGESAHAN............................................................. iv
KATA PENGANTAR...................................................................... v
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH..... vii
ABSTRAK........................................................................................ viii
ABSTRACT...................................................................................... ix
DAFTAR ISI……………………………………............................. x
DAFTAR GAMBAR........................................................................ xii
DAFTAR TABEL............................................................................. xiii
DAFTAR LAMPIRAN..................................................................... xiv
1. PENDAHULUAN........................................................................ 1
1.1. Latar Belakang …………………………………………… 1
1.2. Rumusan Masalah ………………………………………... 3
1.3. Pertanyaan Penelitan……………………………………... 3
1.4. Tujuan Penelitian ………….. ……………………………. 3
1.5. Manfaat Penelitian …………………………….……......... 4
1.6. Ruang Lingkup ……………………….…...…….….…..... 4
1.7. Kerangka Berpikir............................................................... 4
2. TINJAUAN LITERATUR …………………............................ 6

2.1. Arsip dan Rekod.................................................................. 6
2.1.1. Pengertian Arsip dan Rekod.................................... 6
2.1.2. Karakteristik Rekod................................................. 7
2.1.3. Daur Hidup Rekod................................................... 9
2.1.4. Manajemen Rekod................................................... 10
2.1.4.1. Pencatatan.................................................. 11
2.1.4.2. Pendaftaran................................................ 11
2.1.4.3. Klasifikasi.................................................. 12
2.1.4.4. Tingkat Keamanan dan Akses................... 12
2.1.4.5. Identifikasi Status Disposisi...................... 13
2.1.4.6. Penyimpanan.............................................. 13
2.1.4.7. Penggunaan dan Pelacakan........................ 14
2.1.4.8. Implementasi Disposisi.............................. 15
2.1.5. Alih Media............................................................... 16
2.2. Rekam Medis ………………………………….................. 17
2.2.1. Pengertian Rekam Medis......................................... 17
2.2.2. Jenis dan Isi Rekam Medis ……………................. 18
2.2.3. Manfaat Rekam Medis …………………................ 20
2.2.4. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis ............. 20
2.2.5. Kepemilikan Rekam Medis……………….............. 21
2.2.6. Penyimpanan dan Pemusnahan Rekam Medis........ 21
2.2.7. Kerahasiaan Rekam Medis …………..................... 22
2.3. Arsip Vital …………………….......................................... 24
x

3. METODE PENELITIAN …………………………………..… 27
3.1. Pendekatan Penelitian …………………..………………... 27
3.2. Subjek dan Objek Penelitian ………………………......…. 27
3.3. Informan………………………………………………….. 27
3.4. Tahapan Penelitian …………………..…………………… 28
3.4.1. Tahap Pengumpulan Data Penelitian …….. …...… 28
3.4.2. Tahap Analisis dan Interpretasi Data Penelitian.... 29
3.4.3. Tahap Penyajian Data dan Penarikan Kesimpulan. 29
4. HASIL PENELITIAN………………………………………… 30
4.1.Profil RSUD Tarakan Jakarta……………………………... 30
4.1.1. Sejarah RSUD Tarakan…………………………… 30
4.1.2. Keadaan Geografis Sekitar RSUD Tarakan............. 30
4.2. Unit Rekam Medis RSUD Tarakan..................................... 31
4.3.Analisis Data………………………………………………. 32
4.3.1. Penciptaan Rekam Medis…………………………. 32
4.3.2. Penggunaan Rekam Medis………………………... 34
4.3.3. Pemeliharaaan Rekam Medis……………………... 41
4.3.4. Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis............ 45
4.3.5. Pengkajian Resiko Bencana..................................... 47
4.3.6. Alih Media............................................................... 56
5. KESIMPULAN DAN SARAN………………….…………….. 58

5.1.Kesimpulan………………………………………………... 58
5.2.Saran………………………………………………………. 59
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………... 61
LAMPIRAN……………………………………………………….. 64
xi

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Kerangka berpikir………………………………….. 5

Gambar 2.1. Daur hidup rekod…………………………………... 9
Gambar 4.1. Peta lingkungan daerah sekitar RSUD Tarakan........ 31
Gambar 4.2. Floor plan URM RSUD Tarakan…………………... 32
Gambar 4.3. Contoh terminal digit filing……………………....... 34
Gambar 4.4. Kebocoran yang terjadi didepan ruang URM…........ 53
Gambar 4.5. Keadaan ruang filing………. ....…………………... 54
Gambar 4.6. Keadaan ruang logistik…………............………….. 55
xii

DAFTAR TABEL
Tabel 3.1. Profil Informan........................................................... 27

Tabel 4.1. Hubungan antara suhu dan kelembapan relatif......... 50
xiii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Bagan......................................................................... 64
Lampiran 2 Transkrip Wawancara……………………………… 67
Lampiran 3 Usulan SOP Penanggulangan Bencana…………….. 75
xiv

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang

Pembukaan Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 mengenai Praktik
5Kedokteran menyatakan bahwa pembangunan kesehatan ditujukan untuk
meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang
dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan yang optimal sebagai salah satu
unsur kesejahteraan umum sebagaimana dimaksud dalam Pembukaan Undang-
Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Pelayanan kesehatan yang baik harus disertai dengan kualitas pelayanan
medis yang baik dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk mencapai
kualitas pelayanan yang baik tentu perlu dibantu dengan faktor-faktor lain, seperti
pelayanan yang baik dari para tenaga medis (dokter, perawat, terapis, paramedis,
dan apoteker), administrasi rumah sakit yang tertata dengan baik, dan lainnya.
Administrasi rumah sakit yang baik dapat dilihat melalui pengelolaan manajemen
rumah sakit yang terorganisir dengan baik.
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan yang berlokasi di Jalan
Kyai Caringin no. 7 Jakarta, merupakan jenis rumah sakit umum yang setiap
harinya ramai dikunjungi oleh masyarakat. Kebanyakan dari masyarakat yang
mengunjungi rumah sakit ini adalah golongan menengah kebawah, karena harga
pelayanan medis yang disediakan tergolong murah dan dapat dijangkau oleh
masyarakat. Dengan banyaknya jumlah pasien yang datang setiap harinya, tentu
saja rumah sakit tersebut menghasilkan banyak arsip sebagai hasil dari kegiatan
memeriksa para pasien.
Arsip merupakan catatan tertulis setiap transaksi yang pernah dilakukan
suatu perusahaan yang berguna sebagai bukti kegiatan perusahaan atau organisasi
yang membuatnya. Bentuk arsip itu dapat berupa formulir, catatan pengeluaran
keuangan, invoice pajak, slip gaji, dan lainnya. Pada dunia kesehatan atau
kedokteran, rekam medis merupakan salah satu bentuk rekod atau dokumen yang
terdaftar secara klinis, ilmiah, dan legal yang berhubungan dengan perawatan
kesehatan pasien yang merekam data-data penting yang disusun secara berurutan
1

2
sesuai dengan tanggal kejadian untuk dapat melakukan diagnosis penyakit pasien
diikuti dengan tindakan dan hasil akhirnya (Goel, 2001: 224).
Rekam medis memiliki peranan yang penting karena rekam medis
merupakan catatan yang harus dijaga keberadaannya dan kerahasiaannya.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (PERMENKES) No:
269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang
berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan,
pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan
praktik kedokteran wajib membuat rekam medis dimana dokter harus melengkapi
isi rekam medis setelah pasien mendapatkan pelayanan kesehatan.
Rekam medis merupakan jenis arsip yang berbeda dengan arsip pada
umumnya, namun pengelolaan rekam medis itu sendiri dapat disesuaikan dengan
pengelolaan arsip pada umumnya. Medical record, although hearsay, are
generally admissible into evidence under the Business Records Rule - rekam
medis, meskipun masih merupakan rumor, namun secara umum dapat
dikategorikan atau dijadikan sebagai barang bukti dibawah kebijakan bisnis rekod
(AHIMA, 2012: 453).
Mengingat pentingnya nilai rekam medis tersebut, maka rekam medis
dapat dikategorikan kedalam bentuk arsip vital. Arsip vital adalah arsip yang
keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang. (UU 43/2009).
Berkas rekam medis pasien menjadi milik lembaga kesehatan yang
membuat rekam medis tersebut, sedangkan isi rekam medis tersebut menjadi
milik pasien. Pengelolaan rekam medis harus benar-benar dikelola dengan baik
untuk menghindari berbagai macam resiko yang dapat terjadi.
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan berada dekat dengan
perumahan masyarakat yang padat, daerah perkantoran dan pasar, juga jalan raya.
Disebelah rumah sakit ini terdapat Kali Cideng yang berhubungan dengan Banjir
Kanal Barat dimana aliran sungai ini biasanya terjadi banjir. Meskipun rumah

3
sakit ini telah direnovasi (perluasan dan peninggian bangunan) tapi tetap saja
dapat mengundang berbagai resiko yang tidak dapat diprediksi oleh manusia.
Resiko tersebut bisa berupa rusaknya rekam medis yang diakibatkan oleh
faktor lingkungan (suhu ruangan, kelembaban relatif, dan lainnya) dan hilangnya
rekam medis yang disebabkan oleh bencana, baik bencana alam (gempa bumi,
banjir, tsunami) dan bencana non alam (vandalism dan terrorism).
Untuk menghindari serangkaian peristiwa tersebut, maka dibuatlah suatu
tindakan untuk meminimalisirkan kerusakan sebelum terjadi kerusakan yang lebih
besar. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kewaspadaan dan kesiagaan dalam
menghadapi dan menanggulangi bahaya yang akan terjadi sehingga dapat
mengurangi jumlah korban dan kerugian materi.
1.2. Rumusan Masalah

Mengingat pentingnya peranan rekam medis baik bagi pasien maupun
rumah sakit itu sendiri, maka diperlukan suatu prosedur standar operasional dalam
melakukan pengelolaan dan pencegahan bahaya terhadap rekam medis. Unit
rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan belum memiliki suatu prosedur
standar yang secara khusus diaplikasikan pada unit rekam medis itu sendiri. Maka
dari itu penulis ingin melakukan penelitian berjudul ‘Upaya Pencegahan Bahaya
Kerusakan dan Pemeliharaan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah
Tarakan’.
1.3. Pertanyaan Penelitian

1. Apa saja faktor-faktor yang berpotensi menimbulkan bahaya bagi unit
rekam medis?
2. Bagaimana tindakan pencegahan minimal yang telah diupayakan oleh
pihak unit rekam medis (manajemen) rumah sakit?
1.4. Tujuan Penelitian

1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mampu memberikan potensi bahaya
pada unit rekam medis.

4
2. Mengetahui upaya pencegahan yang telah dilakukan oleh pihak unit rekam
medis dalam menyelamatkan atau melindungi rekam medisnya.
1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1. Bagi Rumah Sakit
Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai masukan dalam
melakukan kegiatan pencegahan dan pemeliharaan rekam medis pada unit
rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan.
1.5.2. Bagi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB)
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan referensi dan masukan bagi
pihak-pihak yang memerlukan informasi mengenai kegiatan pencegahan
dan pemeliharaan rekam medis.
1.5.3. Bagi Peneliti
Peneliti dapat memperoleh pengalaman dalam melakukan penelitian
terutama mengenai program pencegahan dan pemeliharaan rekam medis.
1.6. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah
Tarakan, Jakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Metode yang
akan digunakan adalah wawancara semi-terstruktur dengan beberapa narasumber
yang berada didalam lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan serta
observasi partisipan.
1.7.Kerangka Pemikiran
RSUD Tarakan dalam melakukan kegiatannya yaitu melayani orang sakit,
menghasilkan rekam medis sebagai hasil dari kegiatan tersebut. Rekam medis
merupakan bagian dari sistem manajemen rekod yang mengelola keseluruhan
sistem pengelolaan rekam medis itu sendiri. Mengingat pentingnya peran rekam
medis, maka rekam medis memerlukan perlindungan untuk menyelamatkan
informasi yang terkandung didalamnya. Perlindungan rekam medis ini berada
disalah satu program manajemen arsip vital, yaitu bagian pemeliharaan. Program
perlindungan ini digunakan untuk melindungi rekam medis dari segala bentuk

5
kerusakan atau bahaya yang dapat terjadi. Pengelolaan rekam medis dilakukan
berdasarkan dengan pengelolaan atau manajemen kearsipan. Untuk melakukan
penelitian ini, yang dilaksanakan di RSUD Tarakan ini, maka peneliti
menggunakan pendekatan kualitatif dengan menggunakan metode observasi
partisipan, wawancara, dan studi literatur. Berikut ini adalah gambaran kerangka
berpikir.
Rekam
Medis
Creation Distribution Use Maintenance Disposition
Pendekatan
Kualitatif
Studi Pustaka Observasi Wawancara
Tabel 1.1. Kerangka Berpikir

BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1. Arsip dan Rekod

2.1.1. Pengertian Arsip dan Rekod
Read-Smith (2008: 4) mendefinisikan rekod sebagai stored information
made or received by an organization that is evidence of its operations and has
value requiring its retention for a specific period of time – informasi terekam,
baik melalui media maupun karakteristik, yang diciptakan atau diterima oleh
suatu organisasi yang menunjukkan bukti atas suatu tindakan dan memiliki nilai
guna sesuai dengan masa retensinya.
Ira Penn (1994: 3) menyatakan bahwa rekod adalah any information
captured in reproducible form that is required for conducting business –
informasi terekam yang bentuknya bisa diperbaharui yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan.
Menurut pernyataan Read-Smith (2008: 220) mengenai arsip adalah
archives are the records created or receival and accumulated by a person or an
organization in the conduct of affairs and preserved because of their historical or
continuing value – arsip adalah rekod yang diciptakan atau diterima dan
diakumulasikan oleh seseorang atau organisasi dalam melakukan kegiatan dan
menjaganya karena nilai historisnya atau karena memiliki nilai guna.
Kennedy (1998: 7) menjelaskan pengertian arsip dengan mengutip
pernyataan dari Standards Australia 1996, yaitu achives are those records which
are appraised as having continuing value for a range of reasons, including
administrative, legal, or historical – arsip adalah rekod yang masih memiliki nilai
guna kelanjutan dengan sejumlah alasan, termasuk masalah administratif, hukum,
atau bersejarah.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa rekod merupakan bagian dari arsip
yang bersifat aktif atau lebih sering dikenal dengan istilah arsip dinamis,
sedangkan penggunaan kata arsip merujuk pada jenis arsip statis. Di Indonesia,
penggunaan kata rekod tidak begitu lazim dan lebih dikenal dengan istilah arsip
saja. Undang-undang no. 43 tahun 2009 mengenai kearsipan menjelaskan
6

7
pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Pada penelitian ini, peneliti akan menggunakan istilah arsip (arsip
dinamis) atau rekod. Penggunaan istilah rekod digunakan karena peneliti
mengutip pada berbagai literatur yang menggunakan istilah rekod sebagai arsip
dinamis.
2.1.2. Karakteristik Rekod

Isi rekod sebaiknya mencerminkan segala tindakan dan kegiatan yang
dilakukan baik oleh organisasi maupun individu. Hal ini bertujuan untuk
menjadikan rekod sebagai bukti yang sah dalam mendukung kegiatan organisasi
ataupun individu.
ISO 15489-1 (2001: 7) menjelaskan bahwa selain isinya, rekod juga
berisikan atau terhubungan atau berasosiasi dengan dokumen lain, seperti:
a) Struktur rekod itu sendiri, format dan hubungannya dengan elemen-
elemen yang dapat diperdebatkan,
b) Konteks kegiatan rekod tersebut yang diciptakan, diterima, dan digunakan
harus tampil atau muncul di rekod itu sendiri (termasuk didalamnya proses
terjadinya kegiatan tersebut, tanggal dan waktu kegiatan, dan orang-orang
yang terlibat didalam kegiatan itu sendiri),
c) Hubungan antar dokumen harus tampak untuk membantu menggabungkan
rekod.
Berikut adalah karakteristik rekod yang berada pada penjelasan ISO

15489-1 (2001: 7):
1. Otentik
Sebuah rekod yang asli/otentik dapat dibuktikan dengan:
a. Tujuan pembuatan rekod tersebut,

8
b. Diciptakan atau dikirim oleh orang yang menciptakan atau mengirim

rekod tersebut, dan,
c. Dikirim atau diciptakan pada saat waktu pembuatan rekod.
Untuk memastikan keaslian rekod tersebut, organisasi harus menerapkan
kebijakan dan prosedur mengenai pengelolaan penciptaan, penerima,
perpindahan, perawatan, dan disposisi rekod untuk memastikan bahwa
rekod tersebut dimiliki dan dapat diidentifikasi sekaligus mencegah dari
penyalah gunaan, penghapusan, dan lainnya.
2. Reliabilitas
Rekod yang reliebel (bisa diandalkan) adalah dimana konten rekod
tersebut dapat dipercaya sepenuhnya sekaligus menggambarkan
keakuratan kegiatan yang dilakukan atau fakta yang terkandung
didalamnya. Rekod harus diciptakan pada saat transaksi atau kejadian
yang berhubungan atau setelah melakukan kegiatan tersebut, yang
dilakukan oleh individu yang memiliki pengetahuan lansgsung terhadap
fakta atau instrumen yang rutin digunakan pada saat kegiatan berlangsung.
3. Integritas
Integritas sebuah rekod merujuk pada kelengkapan dan tidak berubah. Hal
ini diperlukan untuk melindungi rekod dari akses yang tidak memiliki
kepentingan terhadap rekod tersebut. Kebijakan dan prosedur manajemen
rekod harus secara spesifik menambahkan keterangan apabila setelah
rekod tersebut diciptakan, dalam situasi apapun hanya oranng-orang yang
memiliki kepentingan untuk mengakses rekod tersebut, dan siapa saja
orang-orang tersebut.
4. Bisa digunakan
Rekod yang bisa digunakan adalah rekod yang ditempatkan, ditemu
kembalikan, disajikan, dan diinterpretasikan. Rekod itu juga bisa disajikan
atau dipresentasikan serta berhubungan langsung dengan penyelenggaraan
kegiatan bisnis tersebut. Pada isi kontekstual rekod harus terdapat
informasi yang dibutuhkan untuk bisa memahami kegiatan yang akan
dilakukan dan menggunakannya. Hubungan antara rekod dengan
kegiatannya harus selalu dijaga dengan baik.

9
2.1.3. Daur Hidup Rekod

Alur hidup rekod dan informasi adalah putaran hidup rekod yang terdiri
dari 5 tahapan, yaitu penciptaan, penyebaran, penggunaan, pemeliharaan, dan
disposisi akhir (Read-Smith, 2008: 19).
Penciptaan
(penerimaan rekod )
Dispososi
Distribusi
Transfer
Internal Users
Simpan Permanen
External Users
Dimusnahkan
Pemeliharaan Penggunaan
Temu Kembali Masalah Hukum
Perlindungan Pengambilan keputusan
Penyimpanan Referensi
Gambar 2.1. Daur hidup rekod – Read-Smith (2008: 19).
Lebih lanjut, Read-Smith (2008: 18-19) menjelaskan mengenai

keseluruhan proses daur hidup ini. Pada tahap penciptaan, apabila sebuah surat,
email, atau formulir telah selesai ditulis atau dicetak, maka sebuah rekod telah
tercipta. Kemudian rekod ini disebarkan atau didistribusikan kepada orang yang
bertanggung jawab untuk menggunakannya. Secara umum, rekod digunakan
sebagai dasar pertimbangan untuk mengambil keputusan, ataupun sebagai
referensi, atau memenuhi tuntutan hukum.
Apabila rekod tersebut diputuskan untuk digunakan lagi dikemudian hari,
maka rekod tersebut harus disimpan, dilindungi/dirawat, dan dapat ditemukan
kembali. Ketiga tahap ini adalah tahap ini merupakan tahap
pemeliharaan/perawatan rekod baik secara fisik maupun elektronik. Selama tahap
ini berlangsung, rekod harus disedakan tempat penyimpanan yang sesuai, baik itu
berupa filing cabinet atau folder didalam sistem komputer. Setelah rekod
disimpan, akan ada permintaan untuk menemukan kembali rekod tersebut.

10
Apabila rekod tersebut sudah tidak aktif lagi, mungkin saja rekod tersebut
disimpan dan dilindungi/dirawat dengan menggunakan peralatan dan lingkungan
yang sesuai serta pengelolaan (human control) untuk memastikan bahwa rekod
tersebut aman. Tahap pemeliharaan ini adalah suatu kegiatan seperti
memperbaharui informasi yang disimpan dan membuang rekod yang sudah tidak
terpakai, baik yang berbentuk fisik atau elektronik, atau mengganti rekod tersebut
dengan rekod baru.
Tahap yang terakhir adalah disposisi. Setelah masa guna rekod aktif
tersebut habis, rekod tersebut dipindahkan ketempat lain, bisa ke tempat
penyimpanan rekod yang berada diluar organisasi atau didalam organisasi itu
sendiri. Setelah beberapa waktu yang telah ditentukan oleh jadwal retensi, rekod
tersebut akan mengalami disposisi, apakah rekod tersebut akan dihancurkan atau
dipindahkan ketempat penyimpanan rekod permanen. Rekod yang disimpan
secara permanen, biasanya memiliki nilai guna lanjutan yang bersifat historis
disebut dengan istilah arsip.
2.1.4. Manajemen Rekod

Kennedy (1998: 8) yang mengutip pernyataan Australian Standard AS
4390-1996 mendefinisikan manajemen rekod sebagai suatu disiplin dan fungsi
organisasi dalam mengelola rekod untuk kebutuhan bisnis, akuntabilitas, dan
harapan komunitas/masyarakat.
Read-Smith (2008: 3) mendefinisikan manejemen rekod sebagai suatu
sistem pengaturan seluruh rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan,
kemudian tahap pendistribusian, pengorganisasian, penyimpanan dan temu
kembali, sampai disposisi akhir.
Sedangkan ISO 15489-1 (2001: 4) mendefinisikan arti manajemen rekod
sebagai bagian dari manajemen yang bertanggung jawab untuk
pengelolaan/pengontrolan rekod yang sistematis dan efisien, mulai dari
penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi, termasuk juga
didalamnya proses pencatatan dan pemeliharaan bukti dan infomasi mengenai
kegiatan bisnis dan transaksi rekod.

11
ISO 15489-2 (2001: 13) menjelaskan mengenai serangkaian proses

manajemen rekod yang terdiri dari 8 tahapan, yaitu pencatatan (capture),
pendaftaran (registration), klasifikasi (classification), tingkat keamanan dan akses
(access and security classification), identifikasi status disposisi (identification of
disposition status), penyimpanan (storage) penggunaan dan pelacakan (use and
tracking), dan yang terakhir adalah implementasi disposisi (implementation of
disposition).
Berikut akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai keseluruhan proses
manajemen rekod ini, yang dikutip dari ISO 15489-2 (2001: 13-21).
2.1.4.1. Pencatatan (Capture)
Pencatatan adalah proses yang menentukan apakah rekod tersebut harus
diciptakan atau disimpan. Termasuk rekod yang telah diciptakan sebelumnya dan
diterima oleh organisasi. Termasuk juga didalamnya siapa saja yang
diperbolehkan untuk mengakses rekod tersebut dan berapa lama masa retensinya.
Keputusan mengenai dokumen yang harus disimpan dan yang harus
dimusnahkan dilakukan berdasarkan analisis bisnis dan akuntabilitas organisasi.
Organisasi bisa menggunakan sejumlah sarana formal seperti kewenangan
pemusnahan rekod atau panduan yang dapat mengidentifikasi rekod mana yang
tidak perlu disimpan.
2.1.4.2. Pendaftaran (Registration)

Pendaftaran bertujuan menyediakan buktu bahwa rekod tersebut telah
diciptakan dan dicatat pada sistem rekod. Termasuk juga didalamnya pencatatan
informasi deskriptif mengenai pendaftaran rekod dan pemberian ID unik pada
rekod tersebut. Proses pencatatan ini biasanya tidak dilakukan pada sistem
manajemen rekod yang masih menggunakan kertas.
Pendaftaran merupakan salah satu cara pencatatan rekod kedalam sistem
rekod yang dilakukan secara formal. Rekod dapat didaftarkan lebih dari satu kali
pada sistem rekod.
Spesifikasi pendaftaran paling tidak harus memenuhi ketentuan/metadata
minimum dibawah ini:
 Penanda unik yang telah diberikan/ditentukan oleh sistem

12
 Tanggal dan waktu pendaftaran

 Judul atau deskripsi singkat
 Pengarang (baik individu atau organisasi), pengirim atau penerima.
2.1.4.3. Klasifikasi (Classification)

Klasifikasi adalah proses mengidentifikasi kategori-kategori kegiatan
bisnis dan mengelompokkan rekod tersebut, apabila memungkinkan, sekaligus
juga pendeskripsian, pengontrolan, hubungan/jaringan, dan disposisi serta
pengaksesan.
Tingkatan klasifikasi dan entry point dari proses klasifikasi ditentukan
oleh sejumlah faktor, seperti:
 Akuntabilitas organisasi
 Bentuk kegiatan
 Ukuran organisasi
 Komplesitas struktur organisasi
 Penilaian resiko mengenai kecepatan dan ketepatan pada pengontrolan dan
sistem temu kembali rekod
 Teknologi yang digunakan
2.1.4.4. Tingkat Keamanan dan Akses (Access and Security Classification)

Pengertian akses dapat berupa hak, kesempatan, menemukan,
menggunakan, dan menemukan kembali informasi. Hak mengakses atau
pembatasan pemberian akses serupa dengan kegiatan klasifikasi. Berikut adalah
skema klasifikasi/tingkat keamanan dan akses:
a) Mengidentifikasi transaksi atau aktifitas bisnis yang didokumentasikan.
b) Mengidentifikasi unit bisnis dimana dokumen tersebut berada.
c) Memeriksa akses dan tingkat keamanan untuk menentukan apakah
aktifitas atau area bisnis diidentifikasi sebagai area yang memiliki resiko
atau mempertimbangkan sistem keamanannya secara hukum.
d) Menempatkan tingkatan akses atau pembatasan menuju rekod dan
mekanisme pengaturan yang sesuai untuk penanganan rekod.

13
e) Merekam status akses atau keamanan menuju rekod dalam suatu sistem
untuk memberikan petunjuk yang dibutuhkan sebagai tambahan tingkat
pengawasan.
Akses terhadap rekod hanya dibatasi apabila diperlukan secara khusus
oleh kebutuhan bisnis atau hukum. Pemberian hak akses dan tingkat keamanan
akan ditentukan dengan melakukan konsultasi dengan unit bisnis yang memiliki
rekod tersebut.
2.1.4.5. Identifikasi Status Disposisi (Identification of Disposition Status)

Kebanyakan sistem rekod, terutama sistem rekod eletronik,
mengidentifikasi status disposisi dan jadwal retensi rekod pada saat melakukan
pencatatan dan pendaftara. Proses ini bisa terhubung dengan klasfikasi kegiatan
dan secara otomatis menjadi bagian dari sistem.
Proses ini membutuhkan referensi kewenangan disposisi yang bergantung
pada ukuran dan akuntabilitas organisasi yang bersangkutan. Berikut akan
dijelaskan mengenai langkah-langkahnya:
a) Mengidentifikasi transaksi atau aktifitas bisnis yang didokumentasikan
dalam suatu rekod,
b) Menempatkan transaksi dan rekod ditingkat rekod yang sesuai dalam
kebijakan pemusnahan,
c) Mengalokasikan jadwal retensi yang sesuai dan mengidentifikasi langkah-
langkah pemusnahan,
d) Merekam jadwal retensi dan langkah pemusnhan yang akan dilakukan
dimasa yang akan datang pada sistem rekod,
e) Menentukan seberapa jauh untuk menyimpan metadata mengenai rekod
yang telah dikirim ke layanan penyimpanan eksternal arsip atau yang telah
dimusnahkan.
2.1.4.6. Penyimpanan (Storage)

Kondisi tempat penyimpanan yang sesuai memastikan bahwa rekod
tersebut dilindungi, dapat diakses, dan dikelola dengan baik dan efektif. Bentuk
fisik rekod beserta nilai guna dan tingkat penggunaannya akan menentukan

14
fasilitas dan layanan penyimpanan yang dibutuhkan untuk mengelola rekod

selama yang dibutuhkan.
Organisasi perlu melakukan analisis resiko untuk menentukan tempat
penyimpanan dan penanganan yang sesuai bagi rekod mereka. Pemilihan tempat
penyimpanan ini memerlukan sejumlah tingkat akses dan keamanan serta batasan
sebagai kondisi tambahan bagi tempat penyimpanan. Rekod yang dinilai kritis
(memiliki nilai penting) bagi kegiatan bisnis memerlukan beberapa metode
perlindungan tambahan dan duplikasi apabila sewaktu-waktu terjadi bencana.
Berikut adalah sejumlah faktor penting yang digunakan sebagai bahan
pertimbangan untuk memilih tempat penyimpanan dan penanganan yang sesuai,
yaitu: jumlah dan tingkat pertumbuhan rekod, penggunaan rekod, keamanan rekod
dan sensitivitas, karakter fisik, rekod yang digunakan mencerminkan kebutuhan
sistem temu kembali, harga dan pemilihan tempat penyimpanan rekod, dan akses.
Untuk memastikan bahwa rekod disimpan dengan baik dan terlindungi,
penilaian terhadap fasilitas terdiri dari:
a) Lokasi haruslah mudah diakses dan tidak berada diarea yang dekat dengan
resiko eksternal,
b) Struktur bangunan harus menyediakan tingkat kelembapan dan suhu yang
stabil dan sesuai, perlindungi terhadap api dan api, perlindungan terhadap
kontaminasi (radioaktif, racun, dan lumut), ukuran keselamatan, kontrol
akses ke tempat penyimpanan, sistem pendeteksi untuk orang-orang yang
tidak memiliki kepentingan, dan perlindungan dari serangga dan hama.
c) Peralatan. Lemari penyimpanan disesuaikan dengan format rekod dan kuat
untuk menahan beban yang berat.
2.1.4.7. Penggunaan dan Pelacakan (Use and Tracking)

Penggunaan rekod adalah manajemen transaksi rekod yang perlu dicatat
pada sistem yang merupakan bagian dari metadata. Penggunaan rekod
memberikan pengaruh pada akses dan status disposisi. Pengaturan penggunaan
rekod meliputi:
a) Mengidentifikasi izin pengguna sistem rekod terkait dengan individu dan
jabatannya dalam organisasi,

15
b) Mengidentifikasi status akses dan keamanan rekod,

c) Mengidentifikasi hak akses untuk pengguna eksternal organisasi,
d) Memastikan bahwa hanya individu yang memiliki tingkatan tertentu atau
yang memiliki hak keamanan yang telah diberi akses terhadap rekod
dengan status terbatas,
e) Melacak pergerakan rekod untuk mengidentifikasi pengguna yang
memiliki atau yang telah menggunakan rekod tersebut,
f) Memastikan bahwa semua penggunaan rekod direkam pada tingkatan
yang sesuai dan menyeluruh,
g) Meninjau tingkat akses rekod untuk memastikan bahwa rekod tersebut
mutakhir dan masih dapat digunakan.
Pelacakan (tracking) rekod dengan menggunakan sistem rekod merupakan
ukuran tingkat keaman bagi organisasi. Hal tersebut memastikan bahwa hanya
pengguna yang memiliki izin yang sah yang diperbolehkan untuk mengakses
rekod tersebut. Tingkat pengelolaan akses dan perekaman rekod bergantung pada
kegiatan bisnis dan rekod yang dimiliki. Pola penggunaan rekod yang bisa
digunakan adalah yang bisa memberikan informasi terbaru dan memberikan
informasi/ukuran kapan disposisi terhadap rekod tersebut bisa dilaksanakan.
2.1.4.8. Implementasi Disposisi (Implementation of Disposition)

Disposisi adalah serangkaian proses yang berhubungan dengan retensi
rekod, penghancuran atau pemindahan yang didokumentasikan pada kebijakan
disposisi atau instrument lainnya. Rekod yang memiliki tanggal disposisi yang
sama ditempatkan ditempat yang sama pada sistem.
Catatan penggunaan rekod selama tindakan pemusnahan perlu ditinjau
untuk memastikan dan mengoreksi status pemusnahan. Tindakan penting lainnya
adalah memeriksa hal-hal yang memicu tindakan pemusnahan, mengkonfirmasi
sebagai tindakan kelengkapan dimana suatu rekod terlibat didalamnya, dan
memelihara rekod yang dapat diperiksa dari tindakan pemusnahan.

16
2.1.5. Alih Media (Reformatting)

Alih media merupakan salah satu bentuk atau cara untuk merubah bentuk
informasi menjadi sebuah bentuk yang baru. Perubahan ini biasanya terjadi dari
bentuk kertas menjadi bentuk elektronik. Perubahan bentuk ini terjadi karena
adanya berbagai kepentingan, seperti penghematan ruangan dan tempat untuk
menaruh rekod sementara ketersediaan tempat yang ada semakin terbatas, bentuk
asli dari suatu rekod sudah mengalami kerusakan namun karena isi dari rekod
tersebut sangat bernilai maka dilakukanlah alih media untuk menjaga konten/isi
rekod, dan lainnya.
Harvey (1992: 160) menyatakan bahwa tujuan dari alih media adalah
untuk menggunakan isi intelektual dari suatu benda selama mungkin, dengan
menyimpan master copies ditempat yang tepat karena hal ini merupakan bagian
yang vital dari program alih media. Master copies tersebut juga harus disimpan
ditempat yang baik dan benar sehingga kopian tersebut dapat digunakan dimasa
depan dengan jangka waktu yang lama.
Untuk melakukan alih media, perlu dilakukan pemilihan koleksi atau
rekod terlebih dahulu, karena tidak semua rekod atau dokumen yang dimiliki
dapat dialih mediakan. Menurut pedoman yang dimiliki oleh perpustakaan umum
Virginia yang berjudul ‘Virginia Public Records Management Manual’ (2012: 23)
menyatakan bahwa perlu dilakukannya analisis terhadap rekod sebelum keputusan
akhir (alih media) dilakukan atau diputuskan, dengan mempertimbangkan
sejumlah faktor, seperti:
 Memiliki nilai historis atau nilai penting lainnya serta kondisi fisiknya
sudah tidak terlalu bagus.
 Memiliki masa retensi yang panjang/lama.
 Memiliki tingkat temu kembali yang tinggi.
 Digunakan/dibutuhkan oleh banyak orang
 Dibutuhkan di sejumlah lokasi
 Memiliki nilai guna penelitian.
 Memakan banyak tempat.
 Perlu ditempatkan secara terpisah demi (alasan) keamanan.
 Tidak berhubungan dengan kegiatan bisnis organisasi sehari-hari.

17
Untuk menentukan bentuk atau format alih media yang akan digunakan,
banyak hal yang perlu dipertimbangkan terlebih dahulu. Harvey (1992: 168)
menjelaskan bahwa terdapat beberapa format yang tersedia untuk melakukan alih
media, yaitu fotokopi, mikrofilm, dan bentuk digital (optik dan magnetik).
Masing-masing format ini memilki kelemahan dan kelebihan yang patut untuk
dipertimbangkan sebelum menentukan teknik alih media yang akan digunakan
suatu organisasi.
Pada zaman saat ini, penggunaan teknik digitalisasi telah berkembang dan
menjadi salah satu alat yang mudah untuk digunakan semua orang, selain itu
bentuk digital juga mampu menampung jumlah dokumen dalam jumlah yang
banyak.
Menurut Dewi Chandra, terdapat 5 kelebihan yang diperoleh pada
dokumen dengan bentuk digital, yaitu:
1) Hemat tempat atau ringkas
2) Rasio pemanfaatan lebih maksimal, bisa dimanfaatkan oleh banyak
pemakai dalam waktu yang bersamaan/multiuser.
3) Memungkinkan keluasan akses. Akses bisa dilakukan kapan saja dan
dimana saja.
4) Kepuasan lebih maksimal.
5) Efisiensi dan efektifitas kerja secara teknis.
2.2. Rekam Medis

2.2.1. Pengertian Rekam Medis
Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pengertian
rekam medis adalah sebagai berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan adalah
tulisan yang dibuat oleh dokter dan dokter gigi tentang segala tindakan yang
dilakukan kepada pasien dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan. Dokumen
adalah catatan dokter, dokter gigi, dan/atau tenaga kesehatan tertentu, laporan
hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua

18
rekaman, baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging), dan rekaman
eletro diagnostik.
Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia (2006: 11) rekam medis diartikan sebagai keterangan baik yang
tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik,
laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan
kepada pasien, dan pengobatan bai yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat.
M. Jusuf Hanafiah dan Amri Amir (1999: 59) mendefinisikan rekam
medis sebagai kumpulan keterangan tentang identitas, hasil anamnesis,
pemeriksaan, dan catatan segala kegiatan para pelayan kesehatan atas pasien dari
waktu ke waktu. Catatan ini dapat berupa tulisan maupun gambar, dan belakangan
ini berupa rekaman elekronik seperti komputer, mikrofilm, dan rekaman suara.
McKinley Health Center menjelaskan pengertian rekam medis sebagai
suatu dokumentasi yang disusun secara sistematis mengenai sejarah kesehatan
pasien dan perawatan yang telah dilakukan. Entri pada rekam medis dibuat oleh
dokter, perawat, dan anggota tim kesehatan lainnya.
2.2.2. Jenis dan Isi Rekam Medis

Rekam medis terbagi menjadi dua jenis, yaitu rekam medis elektronik dan
rekam medis konvensional (paper based). Penyelenggaraan rekam medis yang
berdasarkan sistem eletronik diatur berdasarkan ketentuan masing-masing
lembaga yang menyelenggarakannya.
Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 3, isi
rekam medis sekurangnya-kurangnya memuat:
1. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan sekurang-kurangnya memuat:
a. Identitas pasien,
b. Tanggal dan waktu,
c. Anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit,
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis,
e. Diagnosis,

19
f. Rencana penatalaksanaan,
g. Pengobatan dan/atau tindakan,
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien,
i. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik dan,
j. Persetujuan tindakan bila perlu.
2. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat:

b. Tanggal dan waktu,
c. Anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit,
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis,
e. Diagnosis,
f. Rencana penatalaksanaan,
g. Pengobatan dan/atau tindakan,
h. Persetujuan tindakan bila perlu,
i. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan,
j. Ringkasan pulang (discharge summary),
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan,
l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu,
m. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik
3. Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat sekurang-kurangnya memuat:

b. Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan,
c. Identitas pengantar pasien,
d. Tanggal dan waktu,
e. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit,
f. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis,
g. Diagnosis,

20
h. Pengobatan dan/atau tindakan,

i. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit
gawat darurat dan rencana tindak lanjut,
j. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan,
k. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain dan,
l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu.
2.2.3. Manfaat Rekam Medis

Secara garis besar manfaat rekam medis adalah sebagai berikut:
1. Sebagai indikator penentuan pengobatan pasien.
2. Sebagai acuan atau referensi untuk keperluan penelitian dan pendidikan
dimasa yang akan datang.
3. Sebagai indikator dasar perhitungan biaya pengobatan dan pelayanan
kesehatan yang telah diberikan kepada pasien.
4. Sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan peningkatan kualitas
pelayanan dimasa yang akan datang.
5. Sebagai bukti penting dalam melakukan proses penegakan hukum,
penegakan disiplin, dan penegakan etika kedokteran dan kedokteran gigi.
6. Sebagai acuan statistik kesehatan guna mengetahui dan mempelajari
perkembangan kesehatan dan menetukan jumlah penderita pada penyakit
tertentu.
2.2.4. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis

Pada PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 5 menegaskan
bahwa dokter dan dokter gigi wajib membuat dan melengkapi rekam medis
setelah pasien tersebut menerima pelayanan medis. Pembuatan rekam medis
dilaksanakan melalui pencatatan dan pendokumentasian hasil pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Setiap catatan dalam rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan

21
dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan
atau tindakan.
Dalam hal terjadi kesalahan saat melakukan pencatatan pada rekam medis,
catatan dan berkas tidak boleh dihilangkan atau dihapus dengan cara apapun.
Pembetulan catatan atas kesalahan dalam rekam medis hanya dapat dilakukan
dengan pencoretan dan kemudian dibubuhi paraf petugas yang bersangkutan.
2.2.5. Kepemilikan Rekam Medis

Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 12
menyatakan bahwa berkas rekam medis merupakan milik sarana pelayanan
kesehatan dan isi rekam medis merupakan milik pasien. Isi rekam medis tersebut
berupa sebuah ringkasan rekam medis milik pasien yang dapat diberikan, dicatat,
atau digandakan oleh pasien atau orang yang telah diberikan kuasa atau
persetujuan tertulis dari pasien atau keluarga pasien. Rumah sakit harus berusaha
agar rekam medis seorang pasien tidak jatuh kepada pihak yang tidak berwenang.
2.2.6. Kerahasiaan Rekam Medis

Rekam medis merupakan salah satu jenis dokumen yang sifatnya rahasia.
Dikatakan rahasia karena yang mengetahuinya hanyalah pasien dan dokter yang
bersangkutan; dokter yang memeriksa dirinya. Hal ini disebabkan oleh rasa saling
menghormati dan saling mempercayai antara dokter dan pasien. Si pasien
menceritakan segala keluhan yang dialaminya dan juga segala riwayat
kesehatannya kepada dokter supaya ia bisa diobati. Untuk beberapa masalah,
pasien tidak ingin memberitahukan keluarganya mengenai sakit yang dideritanya,
dan dokter yang menanganinya harus menghargai keputusan si pasien.
Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia (2006: 108-109) terdapat dua kategori informasi yang terdapat
pada rekam medis, yaitu:
1. Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan.
Yaitu laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam medis
sebagai hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi atau wawancara dengan

22
pasien. Informasi ini tidak boleh disebar luaskan kepada pihak-pihak yang
tidak berwenang karena menyangkut informasi pribadi individu si pasien.
2. Informasi yang tidak mengandung nilai kerahasiaan.
Jenis informasi yang dimaksud adalah perihal identitas (nama, alamat, dan
lain-lain) serta informasi yang tidak mengandung nilai medis.
Pemberian data-data yang ada pada rekam medis harus mengikuti prosedur
yang berlaku, hal ini bertujuan untuk mencegah penyebarluasan rekam medis
kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki wewenang
untuk mendapatkan informasi yang terkandung didalam rekam medis tersebut.
Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 10 ayat 2,
dokter ataupun pihak rumah sakit dapat memberikan informasi mengenai rekam
medis seseorang dengan alasan sebagai berikut:
a. Untuk kepentingan kesehatan pasien,
b. Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka
penegakan hukum atas perintah pengadilan,
c. Permintaan dan/atau persetujuan pasien sendiri,
d. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-
undangan, dan,
e. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan dan audit medis,
sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.
Yang dapat menjelaskan mengenai isi rekam medis tersebut adalah dokter
yang telah memberikan pengobatan kepada pasien atas seizin pasien (izin tertulis)
atau berdasarkan peraturan perundang-undangan. Sedangkan pimpinan rumah
sakit atau sarana pelayanan kesehatan lainnya juga dapat menjelaskan isi rekam
medis secara tertulis ataupun lisan kepada yang meminta informasi tersebut tanpa
seizin pasien berdasarkan ketentuan yang berlaku ataupun dalam situasi tertentu
yang mengharuskannya.
2.2.7. Penyimpanan dan Pemusnahan Rekam Medis

Untuk menghemat pemakaian ruang penyimpanan, maka dibuatlah suatu
ketentuan untuk menyimpan rekam medis. Berdasarkan PERMENKES No:
269/MENKES/PER/III/2008 dijelaskan bahwa untuk rekam medis pasien rawat

23
inap disimpan sekurang-kurangnnya 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir

pasien berobat atau dipulangkan, setelah melewati batas waktu, maka rekam
medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan
medis (informed consent). Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis
(informed consent) disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari
tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.
Sedangkan untuk rekam medis yang terdapat pada pelayanan kesehatan
non rumah sakit, rekam medisnya wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan
setelah melampaui batas waktu maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan.
M. Jusuf Hanafiah dan Amri Amir (1999: 64-65) menyimpulkan
pernyataan American Medical Association dan American Hospital Association
bahwa:
a. Berkas rekam medis yang masih dalam perkara hukum disimpan
selama 10 (sepuluh) tahun setelah perkara terakhir selesai.
b. Dalam keadaan biasa, menyimpan berkas rekam medis 5 (lima)
tahun setelah kunjungan pasien terakhir, sesudahnya berkas rekam
medis boleh dimusnahkan kecuali dihalangi oleh peraturan yang
ada sebelumnya.
Sedangkan Departemen Kesehatan Inggris merekomendasikan minimum
masa retensi rekam medis adalah sebagai berikut:
a. Rekam medis obstetri disimpan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
b. Rekam medis untuk anak-anak dan usia muda disimpan sampai
mereka berulang tahun yang ke 25 (dua puluh lima) atau 8
(delapan) tahun sesudah kunjungan terakhir mereka.
c. Rekam medis bagi pasien penyakit mental (ganggungan kejiwaan)
disimpan selama 20 (dua puluh) tahun sesudah dokter yang
merawat menyatakan bahwa pasien tersebut sudah sembuh.
d. Rekam medis lainnya disimpan selama 8 (delapan) tahun dan
ringkasan akhir dibuat.
Rekam medis yang sudah tidak aktif, dapat dimusnahkan ataupun dialih
mediakan kedalam bentuk elektronik – mikrofilm, digitalisasi, dan lain-lain. Akan

24
tetapi karena proses alih media ini membutuhkan biaya yang jumlahnya cukup
besar maka hal ini dilakukan berdasarkan keputusan dari pihak manajemen rumah
sakit masing-masing. Sebelum rekam medis dimusnahkan, M. Jusuf Hanafiah dan
Amri Amir (1999: 65) mengatakan bahwa rekam medis tersebut harus terlebih
dahulu:
1. Diambil informasi-informasi utama.
2. Menyimpan berkas anak-anak hingga batas usia tertentu sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
3. Menyimpan berkas rekam medis dengan kelainan jiwa sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
2.3. Arsip (Rekod) Vital

Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 mengenai kearsipan, arsip
vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang. Undang-undang tersebut juga menjelaskan
bahwa lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital. Program arsip vital ini
dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, perlindungan dan pengamanan, serta
penyelamatan dan pemulihan.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penggunaan kata rekod
pada penelitian ini dimaksudkan juga dengan penggunaan kata arsip. Mengingat
penggunaan literature yang digunakan penulis menggunakan kata rekod.
Menurut Ira Penn (1994: 130), rekod vital adalah those records essential
to the continued functioning of an organization during and after an emergency
and those records which protect the rights and interest of the organization,
employees, stockholders, customers, and the public – rekod vital adalah rekod
yang memiliki kepentingan terhadap fungsi sebuah organisasi selama dan setelah
terjadinya keadaan darurat dan rekod tersebut juga menjadi pelindung yang bisa
melindungi organisasi, karyawannya, para pemegang saham, pelanggan, dan
masyarakat umum.

25
Ira Penn (1994: 131) menjelaskan bahwa program rencana perlindungan

rekod vital harus mencakup:
1. Rekod yang dibutuhkan dan bisa digunakan pada saat terjadi
bencana.
2. Rekod yang dibutuhkan untuk mereka ulang atau merekonstruksi
pemerintah setelah selesai terjadinya bencana.
3. Rekod yang dibutuhkan untuk melindungi hak individu
masyarakat.
Program perlindungan rekod vital perlu dilakukan dengan seksama dan
cermat mengingat rekod vital tersebut memiliki nilai penting bagi suatu
organisasi. Pihak manajemen organisasi juga bertanggung jawab dalam
melindungi rekod. Program perlindungan rekod vital tersebut juga harus bisa
mengidentifikasi hal-hal yang mampu memberikan potensi bahaya atau kerusakan
terhadap rekod dan juga organisasi.
Pengkajian Resiko Terjadinya Bahaya

Untuk melakukan pengkajian resiko bahaya/bencana, perlu diadakan suatu
peninjauan (survey) untuk mengetahui masalah-masalah yang memiliki ancaman
atau potensi terjadinya sebuah bahaya yang berada di suatu lingkungan, sehingga
hasil survey ini nantinya dapat digunakan untuk merencanakan langkah
pencegahan yang tepat. Rhys-Lewis (2000: 15) menjelaskan bahwa sebuah survey
harus dapat mengidentifikasi hal-hal berikut:
 Menilai kondisi terkini dari koleksi
 Menilai keadaan tempat penyimpanan, baik lingkungannya maupun
tempat penyimpanannya.
 Mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan preservasi dari koleksi.
 Mengumpulkan data minimal yang diperlukan untuk mengisi kekosongan
yang ada.
 Meminta pendapat atau berkonsultasi dengan orang-orang yang memiliki
keahlian tertentu untuk menelaah potensi-potensi yang ada.
 Memperhitungkan biaya yang diperlukan

26
Ross Harvey (1992: 53) membagi dua jenis survey ini, yang terdiri dari:
1. Survey lingkungan
Survey ini menjelaskan mengenai segala aspek mengenai lingkungan
secara fisik, baik itu berupa kondisi lingkungan dan gedungnya, sebagai
dasar pertimbangan demi melindungi koleksi karena kondisi lingkungan
turut memberikan sejumlah efek samping untuk kelangsugan hidup
koleksi. Tujuannya adalah mengevaluasi kecocokan antara bangunan
dengan tempat penyimpanan koleksi. Untuk mengetahuinya maka
dibuatlah sejumlah pertanyaan:
a. Karakteristik bentuk bangunan,
b. Lingkungan disekitar bangunan,
c. Keamanan bangunan, dan,
d. Ruangan kerja dan stackroom.
2. Survey kondisi
Survey kondisi memberikan informasi mengenai kondisi fisik koleksi
sehingga dapat dilakukannya tindakan pencegahan (preservasi) sesuai
dengan kondisi yang ada dilingkungan dengan tepat. Tujuan dari survey ini
adalah mengevaluasi segala bentuk kerusakan-kerusakan yang ada pada
suatu koleksi dan mengetahui penyebab kerusakan tersebut. Untuk
mengetahuinya maka pertanyaannya dibagi menjadi:
a. Preliminary information
b. Bentuk asli dan kondisi perlindungan buku (asli),
c. Bentuk dan kondisi isi suatu koleksi.

BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Pendekatan Penelitian

Penelitian yang akan dilakukan kali ini merupakan jenis penelitian studi
kasus dengan menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk
memahami secara mendalam fenomena utama yang akan dibahas dalam suatu
penelitian.
3.2. Subjek dan Objek Penelitian

Subjek dalam penelitian ini adalah sejumlah pihak-pihak terkait yang
berada didalam unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan. Objek
penelitian ini adalah indicator-indikator yang menjadi faktor pemicu terjadinya
bencana, tindakan pencegahan minimal yang telah dilakukan, serta rencana
perencanaan dan penanggulangan bencana terhadap rekam medis yang ada
didalam unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan
3.3. Informan
Peneliti memilih 7 (tujuh) orang informan untuk menjadi sumber
informasi pada penelitian ini. Nama dari ketujuh orang tersebut akan disamarkan
dan menggunakan nama samaran. Hal ini disebabkan adanya permintaan dari
pihak informan untuk menyamarkan identitas mereka. Berikut adalah profil
ketujuh informan tersebut.
No. Nama Informan Jabatan Jenis Kelamin
1 Izzie Kepala URM Perempuan
2 Bella Staff URM Perempuan
3 Christina Staff URM Perempuan
4 Emmy Staff MIK Perempuan
5 Ryan Staff URM Laki-laki
6 Alex Staff URM Laki-laki
7 Peter Staff URM Laki-laki
Tabel 3.1. Profil Informan
27

28
3.4. Tahapan Penelitian

3.4.1. Tahap Pengumpulan Data Penelitian
Dalam melakukan pengumpulan data penelitian, peneliti melakukan studi
pustaka, survey lapangan, observasi, dan juga wawancara. Peneliti melakukan
studi pustaka mengenai tema penelitian ini, dengan mencari literatur yang
berhubungan berupa buku teks, buku referensi, undang-undang, bahan kuliah
terdahulu, serta sumber dari internet, baik jurnal maupun artikel.
Wawancara yang digunakan peneliti dalam melakukan penelitian adalah
wawancara semi-terstruktur. Metode wawancara semi-terstruktur dengan
menggunakan daftar pertanyaan mencakup beberapa pertanyaan spesifik dan
beberapa pertanyaan bebas (Sulistyo Basuki, 2006: 172). Wawancara dilakukan
dengan sejumlah informan yang berada didalam unit rekam medis Rumah Sakit
Umum Daerah Tarakan.
Dalam wawancara ini, peneliti dapat melakukan wawancara secara tatap
muka dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat tidak terstruktur
dan terbuka yang sengaja dirancang untu memunculkan pandangan dan opini dari
para partisipan/informan (Creswell: 267).
Observasi kualitatif merupakan observasi yang di dalamnya peneliti
langsung turun ke lapangan untuk mengamati perilaku dan aktivitas individu-
individu di lokasi penelitian. Peneliti juga dapat terlibat dalam peran-peran yang
beragam, mulai dari non partisipan hingga partisipan utuh (Creswell: 267).
Keuntungan dari proses observasi adalah peneliti dapat melihar berbagai hal-hal
yang tidak biasa, ganjil, dan aneh selama proses observasi.
Peneliti melakukan observasi dengan menggunakan pedoman Hazard
Survey dan Building Safety Checklist yang berada pada Module 1: Disaster
Preparedness and Prevention dimana modul ini merupakan bagian dari Generic
Disaster Plan Workbook yang dikeluarkan oleh CalPreservation, sebuah lembaga
program preservasi yang berada di California, Amerika Serikat. Kemudian
peneliti juga menggunakan pedoman observasi yang dikeluarkan oleh Texas State
Library and Archives Commission.

29
3.4.2. Tahap Analisis dan Interpretasi Data Penelitian

Analisis data merupakan proses yang terus menerus berkelanjutan selama
penelitian. Analisis ini melibatkan analisis informan partisipan dan peneliti
biasanya menerapkan langkah-langkah analisis umum dan strategi-strategi khusus
di dalamnya. (Creswell, 2009: 301).
Pada proses analisis data, peneliti menyaring data-data yang diperoleh
melalui transkrip wawancara, hasil observasi lapangan, dan memilih materi yang
sesuai dengan tema penelitian dan melakukan analisis data.
Setelah melakukan analis data, peneliti melakukan interpretasi data.
Creswell (2009: 284) menyatakan bahwa interpretasi juga bisa berupa makna
yang berasal dari literatur atau teori. Peneliti menegaskan apakah hasil
penelitiannya membenarkan atau justru menyangkal informasi sebelumnya.
Pada tahap ini, peneliti melakukan interpretasi data dengan melakukan
pencocokan antara teori atau literatur yang digunakan peneliti dengan hasil
penelitian yang telah dilakukan dilapangan.
3.4.3. Tahap Penyajian Data Penelitian dan Penarikan Kesimpulan

Penyajian data adalah sekumpulan informasi yang tersusun yang
memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambil tindakan.
Melalui data yang disajikan kita melihat dan akan dapat memahami apa yang
sedang terjadi dan apa yang harus dilakukan berdasarkan pemahaman yang
didapat dari penyajian-penyajian tersebut.
Pada tahap penarikan kesimpulan, pada awalnya akan muncul kesimpulan-
kesimpulan yang belum jelas, namun pada akhirnya akan menjadi lebih terperinci.
Upaya penarikan kesimpulan dilakukan oleh peneliti secara terus menerus selama
berada dilapangan. Kesimpulan-kesimpulan tersebut kemudian diverifikasi selama
penelitian berlangsung dan makna-makna yang muncul dari data harus diuji
kebenarannya, kekukuhannya, dan kecocokannya yang merupakan validitasnya.

BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. Profil Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan

4.1.1. Sejarah RSUD Tarakan
Pada tahun 1953, RSUD Tarakan hanya berbentuk Balai Pengobatan yang
berlokasi dijalan Kyai Caringin, Jakarta Pusat adalah untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan kesehatan masyarakat sekitar. Kemudian pada tahun 1956, balai
pengobatan ini beralih menjadi Puskesmas Kecamatan Gambir dan Suku Dinas
Kesehatan Jakarta Pusat dengan luas gedung mencapai 2.570m2.
Di tahun 1987, puskesmas tersebut beralih menjadi rumah sakit kelas C
berdasarkan SK. MENKES 15/1989, sebuah gedung yang berlantai empat dan
dilengkapi dengan 30 (tiga puluh) buah tempat tidur.
Pada tahun 1997, rumah sakit ini berganti menjadi rumah sakit kelas B
Non Pendidikan berdasarkan SK MENKES No. 1224/MENKES/SK/1997
sekaligus menjadi rumah sakit SWADANA berdasarkan PERDA DKI No.
10/1997 yang dilengkapi dengan 153 tempat tidur.
Tahun 2003, mulai dilakukan pembangunan gedung baru yang berlokasi di
Jalan Siantar, bersebelahan dengan Jalan Kyai Caringin. Gedung baru (DP II) ini
mulai beroperasional pada bulan Juni 2008. Gedung ini terdiri dari 6 lantai dan
berkapasitas 142 tempat tidur. Sedangkan di tahun 2004, gedung lama
mendapatkan renovasi total dan selesai pada akhir tahun 2005. Maret 2006
gedung lama (DP I) sudah bisa beroperasi.
Sehingga pada tahun 2006, RSUD Tarakan mempunyai 2 gedung, yaitu
gedung DP I dan DP II dengan kapasitas tempat tidur sebanyak 352 tempat tidur.
Pada tahun ini juga, RSUD Tarakan telah beralih status menjadi BLUD secara
penuh dengan sertifikasi ISO 9001: 2008 dan akreditasi 5 pelayanan.
4.1.2. Keadaan Geografis Sekitar RSUD Tarakan

RSUD Tarakan merupakan salah satu rumah sakit yang dimiliki oleh
Pemerintah Daerah DKI Jakarta yang terletak di lingkungan bisnis atau
perkantoran dan satu-satunya rumah sakit daerah yang berdekatan dengan Istana
30

31
Negara dan Kantor Pemda DKI Jakarta. Batas-batas wilayah administrasi RSUD
Tarakan adalah:
 Batas Utara : Jln. Kyai Caringin, halte busway RS. Tarakan.
 Batas Selatan : Jln. Lematang, Jln. Siantar, serta komplek ruko dan
perkantoran.
 Batas Timur : Kali Cideng, Jln. Cideng Barat, Jln. Cideng Timur,
komplek ruko dan perkantoran
 Batas Barat : Jln. Musi, Jln. Biak, dan komplek perumahan.
Gambar 4.1. Peta lingkungan daerah sekitar RSUD Tarakan Jakarta – Google Maps.
4.2. Unit Rekam Medis RSUD Tarakan Jakarta

Unit rekam medis (URM) atau sering disebut Medical Record (MR)
RSUD Tarakan terletak di basement gedung DP I RSUD Tarakan. Didalam
basement ini juga terdapat 7 unit lainnya, yaitu Rumah Tangga, Gudang Rumah
Tangga, Gudang Farmasi, P2BJU, Gizi, Laundry, dan Sanitasi. URM ini terletak
di bagian belakang bangunan (paling pojok). Disebelah kanan URM ini terdapat
lift barang dan disebelah kirinya terdapat musola. Di dekat musala terdapat
hydrant dan didepan URM ini terdapat tangga untuk jalur evakuasi.
URM ini terdiri dari empat ruangan, yaitu dua ruangan yang digunakan
sebagai kantor, satu ruangan digunakan sebagai ruang filing, dan ruangan terakhir
yang paling besar merupakan ruangan logistik. Ruang filing adalah tempat

32
penyimpanan rekam medis rawat inap dan rawat jalan yang masih aktif,
sedangkan ruang logistik adalah tempat penyimpanan rekam medis rawat inap
aktif dan inaktif.
Gambar 4.2. Floor plan unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta
Visi Rekam Medis RSUD Tarakan adalah memberikan pelayanan

informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
Misi Rekam Medis RSUD Tarakan adalah meningkatkan kualitas hidup
manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat,
dan akurat.
4.3. Analisis Data

4.3.1. Penciptaan Rekam Medis
Suatu lembaga pasti memiliki rekod sebagai hasil dari kegiatan yang telah
dilakukan didalam lembaga/organisasi dalam menjalankan fungsinya. Menurut
ISO 15489 (2001) rekod adalah segala macam bentuk informasi yang diciptakan,
diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan infomasi bagi suatu organisasi atau
personal, dengan tujuan kepentingan hukum atau transaksasi bisnis. Rekod ini
dapat berupa berbagai macam bentuk, seperti kertas, mikrofilm, data elektronik,
dan lainnya. Kennedy (1998: 5) menjelaskan bahwa aspek penting rekod mengacu
pada alasan mengapa rekod tersebut diciptakan dan disimpan. Rekod diciptakan
untuk mendukung kegiatan bisnis dan disimpan sebagai bukti dari kegiatan bisnis
tersebut.

33
Rumah sakit sebagai suatu lembaga yang menyediakan layanan kesehatan

juga memiliki rekod sebagai hasil kegiatan. Rekod tersebut adalah rekam medis.
Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam
medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis yang dimiliki oleh RSUD Tarakan dibagi menjadi tiga jenis,
yaitu: rekam medis untuk bayi yang baru lahir, rekam medis pasien rawat jalan,
dan rekam medis untuk pasien rawat inap. Rekam medis untuk pasien rawat jalan
berupa lembaran kartu, untuk bayi yang baru lahir, rekam medisnya berupa
sejumlah kertas atau formulir, sedangkan untuk pasien rawat inap rekam medis
dimasukkan kedalam map untuk memudahkan cara pembayaran yang digunakan.
Terdapat 3 jenis map yang digunakan, yaitu:
1. Warna Kuning – untuk pasien yang memiliki kartu Gakin dan SKTM.
2. Warna Hijau – untuk pasien umum, ASKES, JAMSOSTEK, dan
lainnya.
3. Warna Orange – untuk bayi yang baru lahir.
Alex:
“Sebenernya map tuh fungsinya buat mempermudah di kasir aja, jadi
kasir nanti kan tau tuh cara bayaran pasiennya kaya gimana, soalnya uda
keliatan dari warna mapnya.“
Ryan:
“Yang ini bayi yang baru lahir nih, beda dia. Kalo yang kuning gini
sebetulnya buat membedakan. Dia kan buat pemerintah ya, kaya SKTM,
ada GAKIN, kaya gitu, jadi buat dibedain. Kalo yang ijo gitu umum.“
Berdasarkan paparan informan diatas, dapat disimpulkan bahwa rekam

medis yang dimiliki oleh URM RSUD Tarakan dibagi menjadi 3 jenis kelompok,
rekam medis pasien rawat inap, rawat jalan, dan bayi yang baru lahir. Ketiga jenis
rekam medis ini dikelompokkan berdasarkan jenisnya masing-masing.
Pengelompokkan rekam medis ini juga memudahkan bagian pebayaran/kasir
untuk mempercepat mereka melayani pasien yang ingin membayar karena disetiap
jenis rekam medis memiliki map/tanda masing-masing.

34
4.3.2. Penggunaan Rekam Medis

Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi
Rekam medis memiliki 2 sistem penyimpanan yang umum untuk
digunakan, yaitu sistem penyimpanan sentralisasi dan desentralisasi. Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (2006:
80) menjelaskan pengertian sistem penyimpanan sentralisasi, yaitu penyimpanan
rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.
Sistem penyimpanan yang digunakan di unit rekam medis RSUD Tarakan
ini menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi. Pada sistem ini, seluruh rekam
medis pasien rawat inap, rawat jalan, dan bayi berada pada satu pengelolaan.
Penggunaan sistem ini mengakibatkan seluruh karyawan menjadi sangat sibuk.
Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia (2006: 82) menyebutkan bahwa penggunaan sistem sentralisasi lebih
baik dibandingkan sistem desentralisasi karena merupakan sistem yang tepat
mengingat pelayanan akan lebih mudah diberikan kepada pasien, tetapi
pelaksanaannya tergantung pada situasi dan konsisi masing-masing rumah sakit.
Hal-hal yang mempengaruhi tersebut antara lain: terbatasnya tenaga terampil;
terutama yang menangani pengelolaan rekam medis, dan kemampuan dana rumah
sakit terutama rumah sakit pemerintah daerah.
Izzie:
“Kita disini tuh kurang orang, jumlah orang yang ada ga sebanding sama
jumlah tugas yang kita pegang.“
Menurut informan, pelaksanaan tugas dilapangan tidak sebanding dengan

jumlah karyawan yang ada, sehingga unit rekam medis ini selalu sibuk untuk
memenuhi permintaan berkas rekam medis para pasien.
15489 (2001: 2),klasifikasi adalah suatu proses identifikasi yang sistematis
dan pengaturan/penyusunan aktifitas bisnis dan/atau rekod kedalam kategori
berdasarkan susunan terstruktur yang logis, metode, dan prosedur yang
ditampilkan dalam sistem klasifikasi. Secara umum, sistem klasifikasi terdiri dari
tiga jenis, yaitu susunan secara alfabetis, numerikal, dan subjek.

35
Susunan klasifikasi berdasarkan angka adalah susunan klasifikasi yang

mengurutkan rekod berdasarkan nomor urut rekod. Susunan ini biasa digunakan
untuk organisasi/lembaga yang memiliki jumlah rekod yang besar. Read-Smith
(2008: 276) menyatakan bahwa angka digunakan untuk menyimpan rekod yang
telah diberikan pada masing-masing rekod untuk dapat mengidentifikasi lokasi
penyimpanannya. Angka tersebut mungkin saja sudah tertera/tercetak pada setiap
rekod atau baru akan diberikan angka berdasarkan jenis penyusunan numeric
filing.
Salah satu jenis klasifikasi untuk rekam medis yang sering digunakan
adalah terminal digit filing, yaitu suatu sistem klasifikasi yang menggunakan dua
digit angka terakhir sebagai lokasi penyimpanan. Jenis klasifikasi ini digunakan
bagi suatu organisasi yang memiliki jumlah rekod lebih dari 10.000 dokumen.
Read-Smith (2008: 290) menyatakan bahwa penggunaan sistem terminal digit
filing ini akan sangat efektif untuk jumlah rekod yang telah mencapai ribuan, dan
angkanya terdiri (paling tidak) dari 5 digit angka atau lebih. Nomor-nomor pada
terminal digit ini terdiri dari sejumlah digit angka dan angka-angka tersebut
dipecah menjadi 3 kelompok angka yang masing-masing kelompok terdiri dari
dua digit angka (primer, sekunder, dan tersier). Menurut Kennedy (1998: 170)
keuntungan dari sistem ini adalah data-data baru yang dimasukan kedalam sistem
dapat disusun berurutan, sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah secara
periodik, bank data ini perlu dipindahkan untuk menciptakan sebuah ruang yang
kosong bagi file baru.
Selain menggunakan sistem klasifikasi terminal digit filing, digunakan
juga sistem klasifikasi berdasarkan warna (color coding). Read-Smith (2008: 182)
menyatakan bahwa dengan menggunakan color coding akan meningkatkan
kecepatan dalam sistem temu kembali dan misfiling dapat dihindari. Kennedy
(1998: 184) menjelaskan bahwa color coding digunakan dalam dua cara, yaitu:
 Digunakan untuk mewakili kata atau sekelompok kata atau angka.
 Digunakan untuk mempermudah pengelompokkan.
Di RSUD Tarakan, nomor rekam medis terdiri dari 8 (delapan) digit
angka. Dua digit angka terakhir merupakan kode lokasi penyimpanan rekod
tersebut (primer), 4 (empat) digit angka yang berada di depan merupakan nomor
sekunder yang menyatakan kode sub-penyimpanan (folder), dan dua angka

36
terakhir yang berada ditengah merupakan nomor tersier, yang menyatakan nomor
urut rekam medis.
01004020 → 0100 – 40 – 20
20: Nomor Primer (menyatakan lokasi penyimpanan)
0100: Nomor Sekunder (menyatakan lokasi sub-penyimpanan)
40: Nomor Tersier (menyatakan nomor urut rekam medis/rekod)
Gambar 4.3. Contoh terminal digit filing
Selain menggunakan sistem terminal digit filing, digunakan juga

klasifikasi berdasarkan warna. Klasifikasi berdasarkan warna ini digunakan
supaya memudahkan petugas dalam mengelompokkan rekam medis, sehingga
dapat mengurangi kemungkinan misplacing.
Christina:
“Kalo ketentuan warna ini Kalo ketentuan warna ini ada sih diteorinya.
Warna 9 apa. Bukan dari UU sih yang nentuin, kalo dari UU sih ga sampe
warnanya tapi dari juknis (petunjuk teknis).”
“Kalo pake warna gini sih enak, jadi kalo ada yang nyelip kan warnanya
beda sendiri nih jadi bisa dikembaliin ke warna yang sebenernya.”
Pengklasifikasian nomor primer di RSUD Tarakan dibagi menjadi 10

(sepuluh) kelompok, yaitu mulai dari nomor 00 – 90 dan terdapat juga 10
(sepuluh) kode warna untuk setiap nomor primer tersebut. Masing-masing nomor
ini mendapatkan seorang penanggung jawab yang bertugas untuk bertanggung
jawab dalam pengelolaan rekam medis rawat jalan.
Sedangkan untuk rekam medis rawat inap, penggunaan color coding
berbeda dengan yang diterapkan pada rekam medis rawat jalan. Rekam medis
rawat inap memiliki 3 warna untuk setiap rekam medis.
Alex:
“Warna-warna ini diambil dari dua angka yang ini. Kalo kotak kecil ini
itu buat tahun. Tiap tahun warnanya beda-beda.“
Tiga warna tersebut terdiri dari representasi klasifikasi terminal digit filing
dan kode tahun. Kode untuk setiap tahunnya berubah-ubah. Keputusan
penggunaan warna ini ditentukan oleh bagian MIK.

37
Penggunaan sistem klasifikasi di URM RSUD Tarakan telah berjalan

dengan baik karena sistem klasifikasi untuk rekam medis memang sebaiknya
menggunakan sistem sistem terminal digit filing mengingat banyaknya jumlah
rekod yang dimiliki. Mereka menggunakan sistem terminal digit filing yang
dikombinasikan dengan color coding, hal ini dikarenakan rekod yang telah
mereka miliki atau ciptakan setiap harinya berjumlah besar dan juga dapat
mencegah terjadinya misfiling.
Sistem Temu Kembali Rekam Medis

Sebuah sistem manajemen rekod yang baik seharusnya memiliki sistem
temu kembali yang efektif dan efisien. ISO 15489-1 (2001: 10) menjelaskan
bahwa sebuah sistem harus memasukan dan menerapkan pengontrolan terhadap
akses untuk memastikan bahwa integritas rekod tidak dapat diperdebatkan. Suatu
pengelolaan rekod yang efektif adalah sistem yang dapat memastikan kembalinya
rekod tersebut dengan tepat dan aman. Read-Smith (2008: 214) menjelaskan
prosedur ini menjadi 3 bagian, yaitu requisition, charge-out, dan follow-up yang
dapat dilakukan baik secara manual ataupun automasi (elektronik). Dengan
mengikuti keseluruhan standar prosedur ini secara konsisten, maka akan
mengurangi jumlah rekod yang hilang atau misfiling.
Permintaan akan rekod dapat dilakukan melalui perorangan, telepon, fax,
email, atau alat komunikasi lainnya. Permintaan terhadap rekod ini sebaiknya
dilakukan secara tertulis dengan demikian, permintaan tersebut dapat menjadi
barang bukti dikemudian hari.
Charge out adalah sebuah prosedur yang mengontrol lokasi terkini dari
rekod yang pada saat itu sedang keluar (tidak berada di central file). Menurut
Read-Smith (2008: 287), pada saat rekod dikeluarkan dari tempat penyimpanan
numerik untuk suatu keperluan tertentu, maka dapat menggunakan OUT Indicator
yaitu suatu alat pengontrol, seperti kertas atau folder yang menunjukkan lokasi
rekod yang dipinjamkan. OUT Indicator ini mencatat siapa yang meminjam rekod
tersebut, tanggal peminjaman, dan informasi lainnya untuk memudahkan melacak
dan mengawasi rekod yang dipinjam tersebut agar tidak hilang. Apabila database
OUT Indicator ini dijaga dengan baik, maka dapat dilihat secara keseluruhan

38
rekod-rekod yang pernah dipinjam selama ini, dengan pengurutan berdasarkan

tanggal pinjam.
Read-Smith (2008: 219) menegaskan bahwa siapapun yang bertanggung
jawab untuk temu kembali dan mengeluarkan sebuah rekod dari tempat
penyimpanan, maka dia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa rekod
tersebut kembali. Follow up adalah sebuah sistem yang memastikan bahwa benda
yang dibawa keluar dari tempat penyimpanannya, kembali tanpa ada kurang suatu
apapun.
Di RSUD Tarakan, pada saat pasien telah mendaftar, pegawai pendaftaran
mengirimkan pesan kepada bagian URM untuk diambilkan rekam medisnya dan
diantar sesuai poliklinik yang diminta pasien. Pesan tersebut berupa kertas struk
yang berisikan tanggal dikeluarkannya struk tersebut, nomor rekam medis pasien,
nama pasien, jenis rekam medis, poliklinik yang dituju, dan lainnya. Setelah
menerima pesan tersebut, pegawai URM segera mencari rekam medis pasien
tersebut, dan meletakkannya di suatu tempat, kemudian kertas struk tersebut
dijadikan satu dengan rekam medis pasien, dan didaftarkan di buku ekspedisi.
Setelah itu barulah rekam medis diantar menuju poliklinik masing-masing.
Selain dicatat di buku ekspedisi, catatan mengenai keluarnya rekam medis
dari URM juga dicatat didalam sistem komputer. Hal ini bertujuan untuk
menghindari adanya rekam medis yang belum tercatat disalah satu sisi. Buku
ekspedisi yaitu sebuah buku yang mencatat keluarnya rekam medis,tanggal
keluar, unit yang meminta rekam medis tersebut, siapa penanggung jawab yang
menyerahkannya, dan hal lainnya dicatat didalam buku tersebut.
Christina:
“Di buku ekspedisi ini, nih bukunya kaya gini. Ini kan dia pinjem keluar
nih, nanti kan pas daftar diatas langsung tuh print disini dianter keatas,
trus dianterin keatas, nah dibuku ini dicatet nih tanggal keluar masuknya
status, jadi ada buktinyalah kalo statusnya uda keluar dari sini.“
Izzie:
“Rekam medis yang keluar masuk nanti dicatet disini, ini juga
dikelompokin pertanggal sama per-unit, jadi nanti bisa dibikin
statistiknya.“
Setelah seluruh rekam medis yang telah keluar tersebut kembali masuk ke
URM diperiksa di laporan rekam medis yang keluar tadi. Apabila ditemukan

39
adanya rekam medis yang belum kembali, maka pihak URM menelpon bagian
yang meminta rekam medis tersebut dan menanyakan mengapa rekam medis
tersebut belum dikembalikan. Untuk beberapa hal, rekam medis tersebut belum
dikembalikan ke URM karena dokter yang menangani pasien masih
membutuhkan rekam medis tersebut sehingga rekam medis tersebut dikembalikan
ke-esokan harinya, atau karena rekam medis tersebut berpindah ke poliklinik lain
tanpa sepengetahuan URM.
Ryan:
“Kalo nanti ga balik kan ada tim penelusurannya, ditelusur tuh kemana
kok ga pulang. Ya pokoknya dicari terus kemana sampe dapet. Apa
dirawat atau dibawa sama dokter, harus ada jawaban yang jelas gitu, ada
penanggung jawabnya siapa yang belom balik gitu. Dikejar terus sampe
dapet.”
Izzie:
“Peraturan kita disini, pokoknya 2x24 jam rekam medis harus balik lagi
kesini.”
Tindakan yang telah dilakukan oleh URM RSUD Tarakan telah sesuai
dengan yang dikatakan oleh Read-Smith, yaitu terkait mengenai keseluruhan
sistem temu kembali rekam medis, dimulai dari permintaan rekam medis
(requisition), pencatatan rekam medis yang keluar (charge out) dengan
menggunakan alat pengontrol/pencatat yang berupa buku ekspedisi (OUT
Indicator), dan melacak rekam medis yang belum kembali ketempat penyimpanan
(follow up).
Sistem pengiriman rekam medis menggunakan dua cara, yaitu cara
manual, diantar sendiri menuju poliklinik atau unit yang membutuhkan, dan
menggunakan carrier atau pneumatic tube, yaitu sebuah alat yang terdiri dari
tabung-tabung dan mesin pengirim. Rekam medis yang akan dikirim dimasukkan
kedalam tabung kosong, kemudian tabung tersebut ditaruh pada mesin pengirim,
setelah itu masukkan kode tujuan atau unit penerima tabung tersebut, dan tabung
tersebut akan melakukan pengiriman. Proses pengiriman tabung ini, dari URM
menuju unit lainnya memakan waktu sekitar 2 – 10 menit. Semakin jauh lantai
yang dituju, semakin lama waktu yang dibutuhkan. Selain itu, jalur carrier ini
hanya tersedia satu jalur untuk seluruh rumah sakit, sehingga apabila terdapat dua

40
unit atau lebih yang ingin melakukan pengiriman rekam medis melalui carrier,
harus menunggu terlebih dahulu.
Alex:
“Enak sih ada tabung kaya gini, kalo mau nganter ke lantai atas jadi
gausah cape jalan lagi, cuman kan jalurnya cuman satu, jadi kalo mau
make ya gantian.“
Bella:
“Semakin lantai yang dituju makin keatas makin lama waktu buat
ngirimnya, sekitar 10 menitan gitu, itu juga kalo salurannya ga rebutan.”
Ryan:
“Kalo lagi ga penuh sih, yah biasanya sih sekitar 2-10 menit juga uda
nyampe.”
Akan tetapi, tidak semua rekam medis dapat dimasukkan kedalam

pneumatic tube tersebut. Yang dapat masuk kedalam rekam medis tersebut
hanyalah rekam medis yang tidak terlalu tebal, berjumlah sekitar satu atau empat
lembar saja. Untuk rekam medis yang jumlahnya banyak (rekam medis rawat inap
dan rawat jalan yang memiliki lembaran sambungan lebih banyak) proses
pengantarannya menggunakan proses manual,yaitu dikirim langsung menuju unit
masing-masing.
Alex:
“Sebenernya make tabung gini sih belom maksimal ya, soalnya ntar map
yang isinya tebel kan gabisa masuk, kalo dipaksain malah jadi ngerusak
kertas kan?“
Bella:
“Kalo yang dikirim banyak, nganterinnya manual aja, dikirim sendiri ke
poli masing-masing daripada kelamaan ngirimnya, ntar kalo lama yang
diatas marah-marah kesini”
Seringkali masalah pengiriman rekam medis mengalami miskomunikasi

antara pihak URM dengan unit penerima, seperti lamanya pengiriman rekam
medis, rekam medis yang hilang atau misplacing, dan lainnya. Sehingga deringan
telepon selalu masuk untuk meminta rekam medis pasien, bahkan terkadang para
suster langsung mendatangi URM untuk mendapatkan rekam medis pasiennya.
Hal ini disebabkan karena banyaknya permintaan rekam medis tidak sebanding
dengan jumlah karyawan yang berada di URM.

41
4.3.3. Pemeliharaan Rekam Medis

Pemeliharaan rekam medis perlu ditunjang dengan sistem keamanan dan
pemeliharaan gedung yang baik untuk mengantisipasi berbagai hal-hal yang tidak
diinginkan, seperti pencurian dokumen, kebocoran, kebakaran, dan lain-lain.
Untuk itu dibutuhkan suatu kebijakan tertulis yang dapat mengelola dan merawat
rekod tersebut sehingga masa hidup rekod tersebut dapat bertahan lebih lama. Di
URM RSUD Tarakan belum tersedia suatu kebijakan tertulis yang menangani
masalah ini. Tidak sedikit masalah yang timbul karena lalainya pengelolaan.
Kebijakan tertulis mutlak dibutuhkan disuatu organisasi sebagai pengingat akan
adanya landasan untuk melakukan suatu tindakan pencegahan dan pemeliharaan.
Akses Masuk dan Keamanan

Keamanan merupakan suatu hal terdepan untuk mengantisipasi berbagai
hal negatif yang dapat terjadi, seperti vandalism, pencurian, ataupun lainnya.
Sistem keamanan yang digunakan URM dalam melindungi rekam medisnya bisa
dikatakan sangatlah minim. Mereka menggunakan kunci biasa sebagai alat
pengaman untuk memasuki URM. Kamera CCTV dan alarm bahaya juga terdapat
disetiap ruangan. Pada malam hari, terdapat satpam untuk melakukan pengawasan
di basement.
Izzie:
“Sebenernya sih sistem keamanan yang kita punya sekarang belom
memadai ya, karena masih banyak juga orang-orang disini yang belum
memikirkan nilai guna rekam medis itu sendiri.“
Alex:
“Kayanya keamanan disini uda cukup lah ya, soalnya lokasi kita kan
sekaranng ada dibasement ya, jadi gada yang bisa masuk selain rekam
medis aja. Lagian disini kan juga uda ada CCTV jadi amanlah.“
Christina:
“Sebenernys sih kurang ya tapi karena ini pemerintah sih jadinya ya
begini ajalah.“
Menurut Forde (2007: 69) sistem keamanan merupakan suatu hal yang
penting dalam penyimpanan dan harus dilakukan dengan serius. Hal ini untuk
menghindarkan dokumen dari kehilangan bukti otentiknya. Tapi perlindungan
dengan hanya memasang alat-alat pengaman saja belumlah cukup. Suatu prosedur
keamanan yang baik dengan perlindungan semaksimal mungkin harus dimiliki.

42
Sayangnya, tidak semua pegawai memahami pentingnya sistem keamanan yang

dibutuhkan URM dalam melindungi rekam medisnya. Beberapa pegawai sudah
memahami pentingnya sistem keamanan yang dibutuhkan, sedangkan sebagaian
pegawai lainnya merasakan bahwa sistem keamanan yang ada sudah cukup untuk
melindungi rekam medis.
Secara tertulis, yang diperbolehkan masuk kedalam URM adalah pegawai
rekam medis saja. Pasien ataupun orang-orang selain pegawai rekam medis tidak
diperkenankan untuk masuk kedalam URM.
Izzie:
“Selain orang MR tidak boleh ada yang masuk, ada di SOP-nya.“
Ryan:
“Bener-bener ga boleh, kan rahasia.“
Namun pada kenyataannya, selama peneliti melakukan observasi,

beberapa orang asing pernah memasuki ruangan ini meskipun hanya sekedar
bertanya. Hal ini membuktikan bahwa akses masuk kedalam URM sangatlah
terbuka untuk siapa saja. Meskipun pegawai URM dalam kondisi tersibuk mereka,
mereka dapat mengetahui adanya orang asing yang datang dan bertanya apa yang
sedang mereka lakukan diruangan itu serta melayani permintaan mereka. Menurut
ISO 15489-2 (2001), akses menuju rekod sangat dibatasi (tidak semua orang
diperkenankan masuk) kecuali mereka memiliki kepentingan yang berhubungan
ataupun kepentingan hukum.
Kondisi Lingkungan
Menjaga kondisi lingkungan merupakan hal yang krusial demi
keberlangsungan masa hidup benda yang disimpan. Apabila kondisi lingkungan
tidak memadai, maka akan mempercepat kerusakan yang timbul pada koleksi.
Tujuan dari pengontrolan lingkungan ini adalah untuk koleksi berada dalam
kondisi yang sehat.
Suhu yang ada diruangan ini bisa dibilang cukup dingin, namun para
pegawai URM tidak mengeluhkan dinginnya suhu ruangan. Suhu AC yang
dipasang biasanya berkisar sekitar 16-20°C, namun meskipun ruangan sudah

43
diberikan pendingin udara, namun AC tersebut belum dapat mengontrol

kelembapan udara.
Christina:
“AC nya sih baru digedein kalo emang udah pada kedinginan aja, kalo
lagi pada kepanasan ya dikecilin, ya pokoknya sedinginnya aja deh.“
Hal dilapangan menyatakan bahwa suhu udara sudah sesuai dengan suhu
ruangan ideal yang sesuai untuk kertas berkisar antara 16-18°C dengan
kelembapan sekitar 45-60% (Forde, 2007: 84).
Ancaman yang dapat merusak rekod juga dapat berasal dari makluk hidup
kecil seperti binatang pengerat, serangga, hama, dan lainnya. Mereka dapat
berkembang biak ditempat-tempat yang hangat, gelap, lembab, dan kotor. Di
lapangan, memang ditemukan banyak sekali debu yang menempel, tapi peneliti
tidak menemukan adanya jejak serangga ataupun binatang lainnya, kecuali
nyamuk. Hal ini mungkin saja disebabkan oleh dinginnya suhu ruangan yang
tidak disukai oleh serangga dan binatang pengerat lainnya.
Ryan:
“Disini sih jarang ya nemu yang begituan, kalo sekalinya ada nanti
langsung panggil bagian sanitasi buat dibersihin.“
Christina:
“Kalo fumigasi sih kayanya belom pernah ya, paling fogging buat nyamuk
aja sih, soalnya nyamuknya banyak disini.“
Izzie:
“Sebenernya sih ada kebijakan tertulisnya, cuman balik lagi ke
personalnya. Jadinya sekarang berdasarkan permintaan aja.”
Berdasarkan jawaban dari informan dapat dikatakan bahwa pelaksanaan

fumigasi atau tindakan lain untuk menghilangkan atau mengusir serangga dan
binatang pengerat dilakukan berdasarkan permintaan dari pihak URM ke bagian
sanitasi. Harvey (1992: 75) menyatakan bahwa pengendalian hama dan pengerat
dengan mennggunakan bahan kimia seperti fumigasi dan penggunaan pestisida
dan fungisida hanya memberikan efek sementara untuk menghilangkan masalah.
Forde (2007: 216) menjelaskan bahwa penggunaan bahan kimia untuk mengusir
serangga dan pengerat dapat membahayakan kesehatan orang-orang dan benda
arsip lainnya. Lebih lanjut, Harvey (1992: 148) menyatakan bahwa fumigasi
merupakan metode pasif dalam menghilangkan biological agent. Penggunaan

44
fumigasi berbahan kimia membutuhkan saran dari seorang ahli untuk

mempertimbangkan resiko kesehatan baik untuk fumigator dan orang-orang yang
bekerja ditempat yang telah/akan dilakukan penyemprotan. Maka dari itu,
sebaiknya menggunakan cara-cara non-kimiawi untuk mengusir serangga dan
hama.
Meskipun pihak URM meyakini bahwa didalam URM tidak terdapat
serangga dan binatang pengerat lainnya (karena mereka jarang menemukan
biological agent tersebut) bukan berartu URM sudah terbebas dari serangan
biological agent. Karena keyakinan tersebut, maka tidak terlihat adanya usaha
atau niatan untuk menjaga rekam medis. Bisa dikatakan mereka mengandalkan
bagian sanitasi untuk melakukan fumigasi untuk menghilangkan biological agent,
meskipun pelaksanaan fumigasi dilaksanakan berdasarkan permintaan yang
diajukan oleh pihak URM sendiri.
Tempat Penyimpanan (Shelving)

Harvey (1992: 77) menjelaskan bahwa tempat dan alat penyimpanan yang
tidak sesuai atau tidak mendukung keselamatan rekod dapat menimbulkan
kerusakan mekanis dan kimiawi bagi rekod itu sendiri. Morrow (1982: 68)
menyatakan bahwa tujuan dari tempat penyimpanan (shelving) adalah untuk
menyediakan akses menuju koleksi yang siap digunakan. Rak penyimpanan
memiliki fungsi sebagai pendukung buku secara fisik, struktur dan
penyusunannya harus bisa memastikan preservasi dan penggunaan koleksi secara
efektif.
Lemari penyimpanan yang dimiliki URM RSUD Tarakan terdiri dari dua
jenis lemari, yaitu stack shelf dan roll o’pack shelf. Kedua jenis lemari ini sudah
memiliki proteksi terhadap api. Kemudian untuk menyimpan rekod/rekam medis
terdapat folder box yang masing-masingnya memiliki nomor sendiri untuk
mengelompokkan rekod/rekam.
Izzie:
“Kita sudah mengajukan ke direktur buat ganti lemarinya jadi roll o’pack
semua, nanti lemarinya punya kunci sendiri yang teken pake jari itu.”

45
Morrow (1982: 68) menyatakan bahwa penyusunan lemari penyimpanan

harus dibuat sefleksibel mungkin untuk memungkinkan lemari dapat menyimpan
rekod apabila terjadi ledakan rekod. Lemari penyimpanan yang terlalu rapat juga
dapat merusak kertas seperti kertas menjadi robek dan lusuh karena harus ditarik
paksa untuk keluar masuk. Sayangnya, dilapangan, peneliti melihat bahwa folder
box yang digunakan untuk menyimpan rekam medis tampak sudah penuh, namun
masih dipaksa masuk oleh pegawai URM sehingga tidak sedikit rekam medis
yang mengalami kerusakan akibat proses penarikan rekam medis tersebut.
4.3.4. Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis

Jadwal Retensi Rekam Medis
Jadwal retensi rekod adalah sebuah daftar rekod yang komprehensif yang
menunjukan lamanya sebuah rekod disimpan (Read-Smith, 2008: 204). Read-
Smith juga menjelaskan bahwa kebijakan retensi memungkinkan untuk
memusnahkan rekod yang sudah tidak memiliki nila guna bagi organisasi, karena
sudah tidak memungkinkan lagi bagi organisasi untuk menyimpan rekod tersebut
lebih lama, mengingat terbatasnya tempat yang dimiliki, terbatasnya peralatan
yang digunakan untuk merawat rekod tersebut, dan terbatasnya tenaga atau SDM
yang dibutuhkan untuk mengurus rekod tersebut.
Ira Penn (1994: 107) mengatakan bahwa penyusutan merupakan pondasi
dari sebuah jadwal retensi. Penyusutan merupakan proses yang menentukan
jangka waktu sebuah rekod disimpan oleh organisasi yang menciptakannya.
Dengan dilakukannya penyusutan, maka akan mengurangi jumlah rekod yang ada
yang dianggap sudah tidak diperlukan lagi dan dapat memberikan tempat bagi
rekod baru.
Unit rekam medis RSUD Tarakan memiliki jadwal retensi rekam medis,
yang mengatur mengenai penyusutan rekam medis sampai dengan pemusnahan
rekam medis yang sudah tidak terpakai lagi. Penyimpanan rekam medis aktif
dilakukan selama 5-6 tahun. Penyusutan rekam medis di URM RSUD Tarakan
adalah apabila si pasien tidak melakukan kontrol terhitung 5 (lima) tahun sejak
kunjungan terakhirnya. Hal ini berlaku untuk seluruh jenis rekam medis pasien.

46
Apabila pasien selalu melakukan follow up medical-nya secara rutin maka rekam
medisnya akan tetap berstatus aktif.
Tindakan yang dilakukan URM RSUD Tarakan dalam menyimpan rekam
medis telah sesuai dengan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang
menjelaskan bahwa untuk rekam medis pasien rawat inap disimpan sekurang-
kurangnnya 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau
dipulangkan, setelah melewati batas waktu, maka rekam medis dapat
dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis (informed
consent).
Pemusnahan Rekam Medis

Menurut ISO 15489-1 (2001: 3), pengertian disposisi adalah serangkaian
proses yang berhubungan dengan pengimplementasian retensi, penghancuran,
atau keputusan pemindahan rekod yang sudah didokumentasikan.
Rekam medis yang sudah berstatus in-aktif dipindahkan kedalam ruang
logistik, dikumpulkan dengan rekam medis in-aktif lainnya sebelum diubah
statusnya menjadi non-aktif (dimusnahkan). Prosedur pemusnahan rekam medis
dilakukan dengan cara dibubur (pulp) dengan bekerja sama dengan pihak ketiga
(outsourcing). Pada saat proses pemusnahan ini, terdapat sebuah tim yang telah
dibentuk oleh direktur rumah sakit yang berperan sebagai saksi atas prosedur
pemusnahan tersebut. Sebelum rekam medis dimusnahkan, informasi-informasi
yang dianggap penting diambil terlebih dahulu untuk disimpan secara permanen.
Ryan:
“Ntar kita menyaksikan peleburannya, bener gak tuh dileburnya, ntar kan
ancur jadi bubur. Iya itu yang 5-6 tahun ga kontrol lagi, tapi kan yang
penting-pentingnya diambil dulu siapa tau ntar dibutuhin.”
Alex:
“Kita musnahin rekam medisnya pertahun.”
Sejumlah informasi penting diambil terlebih dahulu dari berkas-berkas

rekam medis yang akan dimusnahkan. Informasi penting ini disimpan dan
dikumpulkan untuk disimpan permanen diruang logistik. Rekam medis yang
disimpan permanen itu dimasukkan kedalam kardus dan dijaga supaya terhindar
dari air.

47
Alex:
“Informasi yang pentingnya disimpen dikardus trus dijaga supaya jangan
sampe kena air.“
Beberapa tahun yang lalu, pihak URM RSUD Tarakan memiliki sendiri
alat yang dipergunakan untuk menghancurkan rekam medis, yang bernama
Incinerator. Lokasi alat ini berada di bagian belakang gedung DP I, tidak terlalu
jauh dari lokasi UGD. Karena banyaknya jumlah rekam medis yang harus
dimusnahkan, alat ini menjadi rusak dan pada akhirnya pihak URM tidak
menggunakan alat ini lagi untuk memusnahkan rekam medis. Alat ini sekarang
dipergunakan untuk membakar atau menghancurkan peralatan medis seperti jarum
suntik, masker, dan lain-lainnya.
Berdasarkan paparan informan, dapat dipastikan seluruh pegawai
mengetahui proses penyusutan dan pemusnahan rekam medis. URM RSUD
Tarakan juga memiliki jadwal retensi yang tertulis. Untuk melakukan prosedur
pemusnahan tersebut, terdapat sekelompok tim yang telah dibentuk oleh direktur,
kemudian tim ini bekerja sama dengan pihak ketiga dalam menyelenggarakannya,
mengingat banyaknya jumlah rekam medis yang harus dimusnahkan. Penggunaan
pihak ketiga ini dapat kita temukan pada ISO 15489-2 (2001: 21) yang
menjelaskan bahwa penghancuran bentuk fisik rekod dapat dilakukan oleh pihak
ketiga yang dipekerjakan untuk melakukan tugas tersebut.
4.3.5. Pengkajian Resiko Bencana

Pengkajian resiko bencana diperlukan untuk menghindari efek samping
dari sebuah bencana, seperti kehilangan harta benda dan dokumen penting, juga
lainnya. Pengkajian resiko bencana adalah sebuah kajian yang mengidentifikasi
sejumlah faktor yang mempunyai potensi terjadinya bencana, sehingga organisasi
dapat mengantisipasi serangan dari bencana tersebut dan mengurangi atau
mencegah hilangnya dokumen dan barang berharga lainnya yang sangat bernilai
bagi organisasi. Organisasi sebaiknya melakukan analisis resiko untuk
menentukan tempat penyimpanan secara fisik dan cara penanganan yang sesuai
dengan rekod mereka (ISO 15489-2, 2001: 18).
Mengutip pernyataan Forbes ‘manajemen dan pengkajian resiko akan
menyelamatkan banyak hal dibandingkan tindakan penyelamatan itu sendiri‘

48
Forde (2007: 116) menjelaskan bahwa pada tahap praktik, pengkajian resiko ini
terdiri dari 3 hal, yaitu: pengidentifikasian resiko, menentukan level signifikansi,
dan memastikan bahwa hal yang kecil tersebut belum menjadi suatu masalah yang
besar.
Harvey (1992: 53) menjelaskan bahwa untuk dapat mengetahui masalah
apa saja yang muncul dari lingkungan sekitar organisasi dapat dilakukan survey
lingkungan. Survey lingkungan ini dapat menjelaskan dengan lebih detail kondisi
lingkungan secara fisik terhadap tempat penyimpanan rekod. Harvey membagi
survey ini menjadi 4 tahapan, yaitu: bangunan, lingkungan disekitar bangunan,
keamanan bangunan, dan area kerja.
1. Bangunan
ISO 15489-2 (2001: 18) menyatakan bahwa untuk dapat menyimpan dan
melindungi rekod, maka lokasi haruslah mudah untuk diakses dan tidak berada di
daerah yang memiliki potensi bencana eksternal. Struktur bangunan itu sendiri
juga harus sesuai dan memiliki tingkat suhu dan kelembapan yang stabil, memiliki
perlindungan dari api dan air, serta kontaminasi (seperti radioaktif, racun, dan
lumut), peralatan keselataman, melakukan pengontrolan akses terhadap area
penyimpanan, sistem deteksi bagi orang-orang yang tidak memiliki kewenangan
untuk memasuki area, dan perlindungan yang sesuai untuk melindungi dari
serangan serangga atau hama.
Secara keseluruhan, bangunan RSUD Tarakan ini telah mengalami
renovasi dan perluasan bangunan sekitar tahun 2003 sampai dengan tahun 2006
lalu. Akibat dari renovasi gedung, URM yang semula berlokasi di lantai 1 kini
harus menempati ruangan di basement.
Perlu diketahui bahwa disebelah kanan dan dibelakang rumah sakit ini
terdapat Kali Cideng. Meskipun Kali ini belum pernah mengalami kebanjiran dan
memiliki tanggul yang baik namun tetap saja aliran sungai ini merupakan salah
satu ancaman bagi rumah sakit. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, URM
ini berada di basement rumah sakit dan letaknya berada di bagian belakang.
Karena ukuran rumah sakit yang tidak terlalu besar, maka akses menuju URM ini
cukup mudah. Sebagai tempat penyimpanan rekam medis ukuran ruang URM ini

49
bisa dikatakan tidak begitu besar, hanya ada satu ruangan yang memiliki ukuran
yang cukup besar, yaitu ruangan logistik yang memang digunakan untuk
menyimpan rekam medis aktif dan inaktif sekaligus.
Ryan:
“Kalo dibasement kuat, kalo gempa juga ga bakal ambruk. Apalagi ini
dibawah, udah basement, basement lagi.“
Christina:
“Karena ini basement ya, seharusnya sih proteksinya lebih lagi.“
Izzie:
“Kalo gempa, kan udah dipasang anti gempa, pasak bumi itu, jadi
tahanlah ya.“
Fakta dilapangan menunjukkan ketidak sesuaian dengan point yang

dipaparkan oleh Forde. Forde (2007: 55-57) menyatakan bahwa keamanan gedung
dijauhkan dari tempat militer, tanaman yang berbahaya atau pabrik kimia, bandar
udara, sungai, polutan, dan daerah lautan. Terlihat dari hasil wawancara dengan
informan bahwa sebagian dari pegawai URM ini meyakini bahwa lokasi mereka
yang berada dibasement akan aman dari bencana dan penggunaan pasak bumi
yang dapat mengkokohkan bangunan dapat menjaga mereka dari bencana,
meskipun sebagian lagi masih mengkhawatirkan keamanan bangunan ini sendiri.
2. Lingkungan disekitar Ruang Penyimpanan

Dengan menyediakan lingkungan yang sesuai bagi ruang penyimpanan,
maka dapat menjaga agar rekod atau koleksi yang disimpan dapat terjaga dari
serangan biological agents untuk menghindari kerusakan yang lebih buruk. Untuk
menjaga lingkungan, maka perlu diperhatikan suhu dan kelembapan relatif disuatu
ruangan.
Harvey (1992: 41-43) menjelaskan bahwa kelembapan relatif didefinisikan
sebagai suhu adalah sejumlah volume air di udara yang dihitung dalam persentase
jumlah maksimum udara yang diperbolehkan sampai pada batas tertentu yang
sama dengan suhu. Semakin hangat udaranya maka semakin banyak kelembapan
yang dibutuhkan, dan apabila suhunya semakin tinggi tapi tidak ada kelembapan
tambahan maka tingkat kelembapan relatifnya akan menurun. Apabila suhunya
terlalu tinggi, maka akan meningkatkan kecepatan perubahan reaksi kimia yang
mempercepat terjadinya kerusakan. Jikalau tingkat suhu dan kelembapan relatif

50
terlalu tinggi, maka akan timbul lumut. Berikut adalah tabel hubungan antara suhu
dan kelembapan relatif.
Temperatur Kelembapan Absolut (g/kg)
°C 20% RH 60% RH 100% RH
0 0.38 2.28 3.82
20 1.43 8.69 14.61
40 4.55 38.50 48.64
60 12.50 83.55 152.45
Tabel 4.1. Hubungan antara suhu dan kelembapan relatif – Harvey
Penting untuk diingat bahwa suhu perlu dijaga agar tetap rendah sebisa
mungkin dan secara perlahan menjaga perubahan suhu dan kelembapan relatif
yang sering mengalami perubahan. Untuk kelembapan relatif, apabila sudah
mencapai dibawah 30% akan sangat berbahaya karena koleksi akan menjadi
kering atau rapuh sehingga mudah untuk hancur, dan apabila sudah diatas 75%
maka akan muncul lumut. Tingkat kelembapan relatif yang ideal adalah sekitar
47% dengan suhu sekitar 20°C.
Morrow (1982: 66) menyatakan bahwa pendingin udara (AC) tidak dapat
mengontrol kelembapan secara spesifik. Kelembapan udara dapat dikontrol
dengan menggunakan AC apabila sudah memasuki bulan-bulan yang lebih panas.
Apabila selama musim dingin, tidak menggunakan alat pelembab udara, maka
kelembapan udara akan langsung menurun drastis.
Penggunaan AC di ruangan URM RSUD Tarakan selalu menyetel AC
pada suhu 16-20°C. Suhu yang ada diruangan ini bisa dibilang cukup dingin,
namun para pegawai URM tidak mengeluhkan dinginnya suhu ruangan. Meskipun
ruangan sudah diberikan pendingin udara, namun AC tersebut belum bisa
mengontrol kelembapan udara.
Christina:
“AC nya sih baru digedein kalo emang udah pada kedinginan aja, kalo
lagi pada kepanasan ya dikecilin, ya pokoknya sedinginnya aja deh.“
3. Keamanan Bangunan
Keamanan di ruang penyimpanan merupakan salah satu bagian yang perlu
diperhatikan. Hal ini diperlukan untuk mencegahnya berbagai macam serangan

51
dari luar, seperti pencurian, kehilanga, dan juga bencana. Sistem keamanan yang
baik akan berpengaruh pada perlindungan rekod yang baik pula. Namun perlu
diingat, bahwa penggunaan keamanan perlu disesuaikan dengan kepentingan dan
kegiatan bisnis organisasi yang menyelenggarakan. Dalam melakukan keamanan
dan penyelamatan pada saat bencana, tentu saja keamanan para pegawai perlu
diutamakan.
Untuk mengantisipasi dari serangan api, pintu tahan api (fire doors) perlu
dipasang dan dirawat sebaik mungkin, sehingga nanti pada saat terjadi bahaya
kebakaran, pintu ini dapat melindungi rekod dengan baik dan mencegah supaya
kobaran api tidak sampai masuk kedalam ruang penyimpanan rekod. Perlu
diperhatikan juga untuk menjauhkan segala peralatan dan benda-benda yang dapat
mudah terbakar.
URM RSUD Tarakan memiliki 3 pintu tahan api yang sekaligus berfungsi
sebagai pintu keluar darurat. Menurut pengakuan pegawai, pintu tersebut masih
berfungsi dengan baik.
Peter:
“Pintu ini masih bagus. Masih bisa dipake. Iya dong, pintunya tahan api,
kalo ga ntar gimana kalo mau kabur?“
Ryan:
“Pintunya yang ini kan dipake kalo ada bahaya aja, kebakaran gitu
misalnya, buat darurat kalo ada apa-apa, buat nyelametin diri gitu.
Pintunya masih bisa dipake, cuman emang buat darurat aja, bukan buat
yang sehari-hari. Kan pintu ini nyambungnya ke lorong depan.“
Selain pintu api, tersedia juga alat pemadam kebakaran (fire extinguisher).
Jumlah alat pemadam kebakaran ini berjumlah dua buah yang tersedia diruang
logistik dan filing, meskipun ukuran alat ini berbeda satu sama lain. Alat
pemadam kebakaran ini diganti setiap setahun sekali oleh bagian IPRS.
Peter:
“Ini alatnya diganti setaun sekali sama orang IPRS.”
“Ini alat pemadam masih bagus kok. IPRS ntar yang ngecek beginian.“
Ryan:
“Ini semua yang diatas ini masih bisa dipake, masih bagus ini semua.“
Izzie:
“Saya kurang tahu ya berapa cc air yang keluar dari ini.”

52
Perawatan peralatan seperti ini merupakan salah satu hal yang vital apabila
sewaktu-waktu bencana terjadi, peralatan ini dapat bekerja dengan baik. Peralatan
yang telah dimiliki URM RSUD Tarakan ini telah sesuai dengan penjelasan Forde
mengenai peralatan standar yang sebaiknya dimiliki, seperti smoke detector, water
sprinkle (complex air system), alarm kebakaran, alat pendeteksi panas linear, dan
sistem peringatan udara awal. Meskipun URM ini belum memiliki alat canggih
seperti pendeteksi panas dan sistem peringatan dini, namun usaha yang mereka
miliki untuk menjaga rekam medis mereka sudah cukup baik.
Selain bahaya yang datang dari api, air juga bisa menjadi masalah yang
serius. Harvey (1992: 80) menyatakan bahwa bahaya yang datang dari air dapat
bersifat menghancurkan dan sebisa mungkin untuk menghindarinya. Bahaya yang
datang dari air ini dapat berupa banjir, tornado, air yang digunakan pemadam
kebakaran, gempa, kebocoran pipa air, dan lainnya. Morrow (1982: 75)
menjelaskan bahwa ruang penyimpanan atau perpustakaan yang memiliki masalah
dengan air sebaiknya tidak menyimpan koleksi diruang basement, atau tidak
menaruh koleksi dibawah lemari.
Untuk mengantisipasi hal ini, bisa dipasang alat pendeteksi air dan alat ini
dapat disambungkan dengan sistem alarm utama. Alat ini bisa ditempatkan
ditempat-tempat yang berdekatan dengan sumber air. Bahaya dalam skala yang
besar dapat terjadi sewaktu-waktu, misalnya kebocoran pipa yang semula kecil
kemudian menjadi besar.
Pada langit-langit pintu masuk menuju URM, terdapat kumpulan jamur
yang sudah menghitam akibat bocornya pipa air, tetesan air yang mengalir ini
kemudian ditampung dengan menggunakan ember yang diletakkan didepan pintu
masuk URM. Terkait mengenai kebocoran ini, para pegawai tampaknya tidak
terlalu mengkhawatirkan masalah ini karena menurut mereka, kebocoran yang
terjadi ini masih dalam skala yang kecil dan terjadi berulang kali.
Alex:
“Itu soalnya sering bocor, nanti kalo abis dibetulin suka bocor lagi,
jadinya uda ga meratiin lagi.“
Christina:
“Karena bocor yang didepan itu belom besar jadinya ya gapapa.“

53
Gambar 4.4. Kebocoran yang terjadi didepan ruang URM.
Kebocoran air juga pernah terjadi didalam salah satu ruangan kantor
pegawai. Kebocoran air ini berasal dari pendingin udara. Letak pendingin udara
ini berada diatas komputer kantor. Namun, tidak seperti kebocoran yang terjadi
didepan pintu masuk, kebocoran pendingin udara ini segera diatasi secepat
mungkin.
Dari paparan para informan dapat disimpulkan bahwa mereka tidak terlalu
khawatir dengan kebocoran pipa yang terjadi didepan ruangan mereka. Mereka
menganggap bahwa itu adalah kebocoran biasa dan tidak berpotensi untuk
menimbulkan bencana. Meskipun ada kekhwatiran, tapi rasa khawatir itu tidaklah
terlalu besar. Mereka percaya dan berdoa bahwa kebocoran tersebut tidak akan
mengakibatkan hal-hal yang berujung pada bencana besar. Pernyataan informan
ini sesuai dengan Morrow (1982: 75) menjelaskan bahwa gedung yang dipelihara
dengan baik dapat mencegah berbagai situasi dan hal-hal yang dapat berujung
pada terjadinya bencana, namun hanya nasib baiklah yang dapat melindungi
perpustakaan dari bencana besar. Tapi memang sebaiknya disetiap perpustakaan
menyiapkan tindakan cepat untuk segera menyelamatkan koleksi dari bahaya
minor ataupun major.
4. Area Kerja dan Penyimpanan

Peralatan dan penggunaan benda-benda yang tidak mendukung masa hidup
rekod dapat mengakibatkan rusaknya rekod, baik secara kimiawi maupun

54
mekanis. Ruang penyimpanan juga perlu dijauhi dari berbagai macam peralatan
dan benda lainnya yang dapat mengancam keselamatan rekod itu sendiri. Seluruh
peralatan dan perlengkapan yang ada didalam ruang penyimpanan sebaiknya
menggunakan alat-alat yang sesuai dengan tugasnya (tepat guna) sekaligus tidak
menimbulkan bahaya.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, URM RSUD Tarakan terdiri
dari empat ruangan, dua diantaranya merupakan ruang penyimpanan rekam, yaitu
ruang filing dan ruang logistik. Ruang filing merupakan tempat penyimpanan
rekam medis aktif. Ruangan ini berukuran sekitar 10x7m. Rekam medis
diletakkan di rak besi dan diatas rak-rak besi ini terdapat berbagai macam pipa
yang beraneka macam warnanya dan alat lainnya yang terpasang menggantung
begitu saja, seperti:
1. Pipa air bersih (warna biru) 6. Pipa vacuum
2. Pipa air limbah (air kotor) (warna putih) 7. Smoke detector
3. Kabel listrik 8. Speaker
4. Pipa water sprinkle (warna merah) 9. Kabel listrik
5. Pipa AC sentral (warna hitam) 10. Lampu
Gambar 4.5. Keadaan ruang filing.
Ruang logistik ini adalah ruangan yang digunakan untuk menyimpan

rekam medis yang aktif dan inaktif. Ruangan yang berukuran sekitar 30x5m ini
bisa dikatakan sebagai gudang penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif.

55
Ruangan ini berada satu lantai dibawah ruangan kerja URM. Pada ruangan ini
juga ditemukan banyak pipa-pipa berwarna yang menggantung, seperti:
1. Pipa air bersih (warna biru) 8. Selang AC
2. Pipa air limbah (air kotor) (warna putih) 9. Smoke detector
3. Pipa carrier 10. Speaker
4. Kabel listrik 11. Kamera CCTV
5. Pipa water sprinkle (warna merah) 12. Kabel listrik
6. Pipa AC sentral (warna hitam) 13. Lampu
7. Pipa vacuum
Gambar 4. 6. Keadaan ruang logistik.
Tentu saja hal ini menimbulkan kekhawatiran karena pipa-pipa itu

menggantung begitu saja tanpa pelindung ataupun langit-langit. Para pegawai
rekam medis juga sebenarnya mengkhawatirkan ancaman ini, namun tidak bisa
berbuat banyak mengingat hal ini adalah keputusan para pengurus manajemen
rumah sakit. Seluruh saluran pipa ini mendapatkan perawatan masing-masing
sesuai dengan bagian yang menanganinya, misalnya perawatan untuk pipa water
sprinkle ditangani oleh bagian IPRS dan perawatan untuk AC menggunakan
perusahaan outsourcing yang telah ditunjuk sebelumnya. Namun perawatan pipa-
pipa ini tidak dilakukan secara rutin.
Ryan:
“Kan pipanya diperiksa sama IPRS, yah semoga aja sih ga sampe bocor,
bahaya banget kalo sampe kena, gimana kita gantinya ntar.”
Izzie:
“Khawatir banget lah. Kita juga udah ngajuin ke direktur buat ditutup,
tapi masih nunggu dana, cuman kemaren kita udah dapet persetujuan dari
atasan.”

56
Dari paparan para informan, terlihat bahwa mereka sudah mengajukan

permintaan untuk segera menutup pipa-pipa tersebut namun keinginan mereka
terbentur dengan sejumlah urusan birokrasi dan dana.
4.3.6. Alih Media

Harvey (1992: 160) menyatakan bahwa tujuan dari alih media adalah
untuk menggunakan isi intelektual dari suatu benda selama mungkin, dengan
menyimpan master copies ditempat yang tepat karena hal ini merupakan bagian
yang vital dari program alih media. Master copies tersebut juga harus disimpan
ditempat yang baik dan benar sehingga kopian tersebut dapat digunakan dimasa
depan dengan jangka waktu yang lama.
Unit rekam medis RSUD Tarakan telah melakukan alih media kedalam
bentuk mikrofilm dan elektronik; CD (compact disc) dan database elektronik.
Proses pengalihan media ini dilakukan oleh para staf rekam medis dan bekerja
sama dengan bagian IT. Jenis data yang dialih media merupakan data rekam
medis yang merupakan hasil penyusutan (informasi penting) rekam medis.
Emmy:
“Iya, kita kerja sama sama bagian IT buat bikin begituan (alih media).”
Akan tetapi, karena alat untuk membaca mikrofilm yang dimiliki

mengalami kerusakan, maka saat ini proses alih media mengggunakan teknik
digitalisasi/elektronik saja, dengan menyimpannya didalam CD dan hard disk.
Penyimpanan CD yang telah dialih media ini kemudian disimpan di ruang MIK.
Izzie:
“Alat yang kita punya lagi rusak yang buat mikrofilm, jadinya dimasukin
ke CD aja dulu sama komputer.”
Unit rekam medis RSUD Tarakan ini memilih untuk menggunakan bentuk
mikrofilm dan digitalisasi sebagai format alih media karena menurut mereka,
bentuk digital dan mikrofilm ini dinilai lebih aman dan sesuai dengan ketentuan
yang telah dikeluarkan oleh PORMIKI.
Izzie:
“Kita milih bentuk ini karena lebih aman, berdasarkan pengalaman juga
sih, lagian itu kan juga uda ada ketentuannya dari PORMIKI.”

57
Menurut pedoman Virginia Public Records Management Manual (2012:

23) perlu dilakukannya analisis terhadap rekod sebelum keputusan akhir (alih
media) dilakukan atau diputuskan, dengan mempertimbangkan sejumlah faktor,
seperti: memiliki nilai historis atau nilai penting lainnya serta kondisi fisiknya
sudah tidak terlalu bagus, memiliki masa retensi yang panjang/lama, memiliki
tingkat temu kembali yang tinggi, digunakan/dibutuhkan oleh banyak orang,
dibutuhkan di sejumlah lokasi, memiliki nilai guna penelitian, memakan banyak
tempat, perlu ditempatkan secara terpisah demi (alasan) keamanan, dan tidak
berhubungan dengan kegiatan bisnis organisasi sehari-hari.
Berdasarkan paparan informan diatas, maka bisa disimpulkan bahwa unit
rekam medis RSUD Tarakan telah mempertimbangkan sejumlah faktor penting
sebelum melakukan alih media.

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka kesimpulan dari
penelitian ini adalah unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta berlokasi di
basement dimana ruangan ini sangat tertutup dan berada di bagian pojok
bangunan. Sebagian besar dari para pegawai mengkhawatirkan keamanan
bangunan rumah sakit apabila terjadi gempat ataupun bencana lain, sedangkan
sebagian lagi mengaku tidak mengkhawatirkan keamanan bangunan terhadap
bencana.
Lokasi ruangan yang berada di basement, dimana tidak adanya jendela
untuk sirkulasi ataupun sinar matahari, membuat para karyawan harus
menggunakan AC setiap harinya. Hal ini tentu saja membuat berkumpulnya debu
didalam ruangan, mengingat ruangan ini juga jarang melakukan pembersihan.
Sehingga, kesehatan para pegawai cukup mengkhawatirkan akibat debu yang
berkumpul didalam ruangan. Dampak kerusakan yang diakibatkan oleh debu itu
sendiri terhadap rekam medis adalah memungkinkan timbulnya biological agent,
hama/serangga, dan binatang pengerat. Mengingat lokasi dengan tempat yang
memiliki banyak debu disukai oleh para makhluk pengerat tersebut (karena tidak
adanya keseimbangan antara suhu dengan kelembaban relatif). Meskipun pihak
sanitasi telah melakukan penyemprotan pestisida/insektisida dan juga memasang
perangkap, belum tentu binatang-binatang tersebut dapat hilang begitu saja.
Keamanan ruangan sendiri bisa dikatakan sudah cukup memadai, URM
memiliki sejumlah kamera CCTV dan alarm yang terpasang dan aktif, namun
mereka masih menggunakan kunci biasa sebagai akses alat masuk menuju ruang
URM. Yang memiliki kunci cadangan menuju ruang URM tidak hanya pegawai
URM itu sendiri, namun juga beberapa pegawai lain (tertentu). Hal ini tentu saja
dapat membahayakan keamanan rekam medis itu sendiri.
Pada tempat penyimpanan rekam medis (ruang filing dan ruang logistik),
ditemukannya berbagai jenis pipa yang menggelantung begitu saja tanpa adanya
pengamanan atau penutup yang berada tepat diatas rak-rak penyimpanan rekam
58

59
medis. Hal ini tentu saja dapat membahayakan keselamatan rekam medis itu
sendiri maupun keselamatan para pegawainya, mengingat pipa-pipa tersebut
berisikan berbagai macam jenis cairan.
Ditemukan juga adanya kebocoran pipa air yang sering terjadi didepan
pintu ruang masuk URM. Bekas rembesan air itu sudah menimbulkan noda hitam
dan juga jamur pada langit-langit. Meskipun jumlah volume air yang keluar tidak
banyak (hanya tetesan air) namun hal ini cukup mengganggu karena adanya
ember yang terletak didepan pintu URM untuk menampung tetesan air itu dapat
mengganggu aktifitas para pegawai untuk keluar dan masuk ruangan.
Usaha pencegahan minimal yang dilakukan atau diupayakan oleh pihak
manajemen rumah sakit dan unit rekam medis itu sendiri tidak banyak yang bisa
dilakukan. Pencegahan minimal yang dilakukan oleh URM untuk melindungi
rekam medisnya dari pipa-pipa yang menggelantung tersebut hampir tidak ada,
mereka sudah mengajukan untuk dilakukannya pemasangan penutup atau langit-
langit untuk menutupi pipa-pipa itu dan baru-baru ini pihak manajemen rumah
sakit bersedia untuk memindahkan unit rekam medis itu ketempat yang lebih
besar dan lebih aman. Untuk kebocoran pipa air didepan ruangan itu sendiri, pihak
URM telah berulang kali melakukan perbaikan namun kebocoran tersebut
kembali terjadi, tidak diketahui dengan pasti penyebab kebocoran tersebut.
5.2. Saran
Berdasarkan penjelasan yang telah dikemukakan peneliti sebelumnya,
maka saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
1. Penggunaan kunci sebaiknya diganti dengan menggunakan kunci
elektronik dan memperketat akses masuk menuju URM.
2. Perlu ditambahkannya pintu keluar darurat untuk ruang logistik,
mengingat ruangan tersebut hanya memiliki satu pintu masuk. Hal ini
dapat berguna bagi para karyawan sebagai jalur evakuasi.
3. Perlu adanya suatu kebijakan penanggulangan bencana yang secara khusus
diaplikasikan pada unit rekam medis itu sendiri.
4. Perlu disediakannya tool box bagi para pegawai untuk melakukan inspeksi
disekitar ruangan rekam medis apabila ditemukan adanya suatu hal yang

60
dapat mengancam keamanan dan keselamtan rekam medis dan para

pegawai lainnya.
5. Sebaiknya kebocoran yang terjadi didepan ruang URM ditangani dengan
baik untuk menutup atau menghentikan kebocoran tersebut secara jangka
panjang ataupun permanen.

DAFTAR PUSTAKA
AHIMA. (2012). e-Discovery Glossary of Terms and Acronyms. 30 Juni 2012.

http://www.ahima.org/downloads/pdfs/publications/AB123109%20GLOSSter
ms.pdf
Amsyah, Zulkifli. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama.
CalPreservation. (2005). Generic disaster plan workbook. Module 1: disaster
preparedness and prevention. 15 Februari 2012.
http://calpreservation.org/disasters/generic/plan_toc.html
Cresswell, John. W. (2009). Research Design: Qualitative, Quantitative, and
Mixed Methods Approaches. California: Sage.
Forde, Helen. (2007). Preserving Archives. London: Facet Publishing.
Goel, S. L., (2001). Health Care System and Management: Health Care
Management & Administration. New Delhi: Deep & Deep.
Hanafiah, M. Jusuf., & Amri Amir. (1999). Etika Kedokteran dan Hukum
Kesehatan. Jakarta: EGC.
Harvey, Ross. (1992). Preservation in Libraries: Principles, Strategies, and
Practices for Librarians. London: Bowker-Saur.
IFLA. Principles for the Care and Handling of Library Material. 23 Februari
2012. http://archive.ifla.org/VI/4/news/pchlm.pdf
Indonesia. Ikatan Dokter Indonesia. (2002). Kode Etik Kedokteran Indonesia dan
Pedoman Pelaksanaan Kode Etik Kedokteran Indonesia. Jakarta.
Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang
Rekam Medis.
Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Undang-undang
Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran.
Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia.
Indonesia. Konsil Kedokteran Indonesia. (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta:
Konsil Kedokteran Indonesia.
61

62
ISO 15489-1. (2001). Information and documentation – records management part

1: general.
ISO 15489-2. (2001). Information and documentation – records management part
2: guidelines.
Lewis, Jonathan Rhys. (2000). Conservation and Preservation Activities in
Archives and Libraries in Developing Countries: An Advisory Guideline on
Policy and Planning. 15 Februari 2012.
http://www.asrm.org/uploadedFiles/ASRM_Content/News_and_Publications/P
ractice_Guidelines/Guidelines_and_Minimum_Standards/Guidelines_for_deve
lopment(1).pdf
The Library of Virginia. (2012). Virginia Public Records Management Manual.
Virginia: Library of Virginia. 22 April 2012.
http://www.lva.virginia.gov/agencies/records/manuals/vprmm.pd f
Kennedy, Jay., & Cherryl Schauder. (1998). Records Management: a guide to
corporate record keeping. South Melbourne: Longman.
Morrow, Carolyn Clark. (1982). The Preservation Challange: a Guide to
Conserving Library Materials. New York: Knowledge Industry Publications.
National Library of Australia. Part 1: Disaster Preparedness and Prevention
Policy. 14 Februari 2012. http://www.nla.gov.au/collection-disaster-
plan/disaster-preparedness-and-prevention
--------------------------------------. Part 2: Disaster Actions. 23 Februari 2012.
http://www.nla.gov.au/collection-disaster-plan/disaster-actions
Penn, Ira A., Gail B. Pennix, Jim Coulson. (1994). Records Management
Handbook. Hampshire: Gower.
Read, Judith., & Mary Lea Ginn. (2008). Records Management. Ohio: South-
Western Cengage Learning.
Texas State Library and Archives Commission. (1998). Disaster Preparedness. 14
Februari 2012. https://www.tsl.state.tx.us/slrm/recordspubs/dp.html
T. Chandra Dewi. (2004). Bahan Kuliah Preservasi. Yogyakarta: Program Ps FISIPOL
Universitas Gadjah Mada.
University of Illinois at Urbana-Champaign. McKinley Health Center. ___. The
Medical Record.15 Juni 2012.

63
http://www.mckinley.illinois.edu/Handouts/medical_records_faq.htm
Western New York Library Resources Council. (2003). Western New York
Disaster Preparedness and Recovery Manual for Libraries and Archives. 23
Februari 2012. http://www.wnylrc.org/documentView.asp?docid=35

LAMPIRAN 1
BAGAN
Alur Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Pendaftaran Pasien
Poliklinik IGD
Rawat Inap
MIK
Penyimpanan Status Rekam Medis
Unit Rekam Medis
64

65
Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Penerimaan Pasien
Kasir Penyimpanan
Pasien Lama
Rekam Medis
Pasien
Baru
Poliklinik yang Dituju
RM kembali ke URM
Penyimpanan Status

66
Struktur Organisasi RSUD Tarakan Jakarta
Direktur
Komite RS SPI
Wadir KEU &

Wadir Yan Med
Umum
Ka Bag Umum & Ka bag Keuangan Ka Bid Pelayanan Ka Bid Penunjang

Ka Bag SDM Ka Bid Perawatan
Pemasaran dan Perencanaan Medis Medis
Ko Sat Pel
Ko Sat Pel Ko Sat Pel As Men Asuhan
Kesekretariatan& Ka Ins Rajal Ka Ins Laborat
Kepegawaian Akuntansi Keperawatan
Legal
Ko Sat Pel Prestasi Ko Sat Pel Ko Sat Pel

As Men SDM &
Kerja & Pemasaran & Perbendaharaan & Ka Ins Ranap Ka Ins Radiologi
Etika
Remunerasi Informasi Verifikasi
Ko Sat Pel Ko Sat Pel Rumah Ko Sat Pel Ka Ins Bedah

Ka Ins Farmasi As Men Logistik
DIKLAT Tangga Mobilisasi Dana Sentral
Ko Sat Pel Ko Sat Pel

Ka Ins Gawat Ka Ins Rekam
Pemeliharaan Perencanaan & SPK I
Darurat Medis
Sarana Anggaran
Ka Ins Khusus
Ka Ins Gizi SPK II
Yan Medis
Ka Ins Jang Medis

67
LAMPIRAN 2
TRANSKRIP WAWANCARA
Nama Informan : Ryan
Pertanyaan Jawaban Interpretasi

Sistem keamanan
Bagaimana pendapat Anda mengenai tidak memiliki
Aman, gada masalah.
sistem keamanan yang ada? masalah yang
spesifik.
Meskipun terdapat
Bagaimana pendapat Anda mengenai Debu aja sih, meskipun ada CS, tapi debu yang
sistem kebersihan yang ada? CS. berada di URM
terlalu banyak.
Meskipun lokasi
URM berada
Bagaimana pendapat Anda mengenai Meskipun dibawah sini, tapi dibasement, namun
lokasi URM yang terletak di basement? aman. tidak ada
kekhawatiran yang
berarti.
Keseluruhan
struktur bangunan
Bagaimana pendapat Anda mengenai
Aman. mampu memberikan
ketahanan bangunan?
proteksi terhadap
isinya.
Tidak ada masalah
dengan suhu,
suhu, kelembapan, dan sirkulasi udara Gada masalah.
kelembapan, dan
disini?
sirkulasi udara.
Tidak dirasakannya
Apakah anda merasa adanya ancaman
Ga ada ancaman yang
bahaya disini?
mengancam URM.
Apabila terjadi
bencana, maka
Apa yang anda lakukan (pencegahan
informan akan
tindakan minimal) apabila terjadi Ikutin aja jalur evakuasinya.
mengikuti jalur
bencana disini?
evakuasi untuk
menyelamatkan diri.

68
Tabung pemadam
kebakaran dapat
Ada tabung pemadam, 2
Apakah ada emergency supply kit? digunakan untuk
disini 2 dibawah
mencegah
bahaya/bencana.
Informan pernah
mengikuti pelatihan
Apakah anda pernah mendapatkan
Pernah, 2x penanggulangan
pelatihan penanggulangan bencana?
bencana sebanyak
2x.
Rekam medis
Apakah seluruh data yang ada disini memiliki cadangan
Ada sebagian dikomputer.
memiliki backup-nya? data yang berada di
komputer.

69
Nama Informan : Christina
Informan
merasakan bahwa
keamanan yang ada
kurang memuaskan,
Bagaimana pendapat Anda mengenai Karena pemerintah, jadi namun mengingat
sistem keamanan yang ada? begini ajalah. bahwa instansi
adalah lembaga
pemerintah, maka
tidak banyak yang
bisa dilakukan.
Kebersihan yang
Kurang sih ada di URM dinilai
sistem kebersihan yang ada?
kurang memuaskan.
Lokasi yang berada
di basement, dan
juga penerangan
yang disediakan
Serem. tidak banyak dan
lokasi URM yang terletak di basement?
tidak memiliki
jendela, maka
membuat informan
merasa ketakutan.
Bangunan dianggap
Biasa aja mampu melindungi
ketahanan bangunan?
dari bencana.
Suhu yang berasal
dari AC membuat
suhu ruangan
menjadi dingin dan
tidak memiliki
Kalo suhu sih emang dingin masalah mengenai
disini, tp kalo kelembapan ga kelembapan.
ada masalah. Mangkanya kan Sedangkan ruangan
suhu, kelembapan, dan sirkulasi udara
make masker disini buat dipenuhi dengan
disini?
mencegah debu gitu, kan polutan debu,
disini debu semua ya. sehingga membuat
informan
menggunakan
masker untuk
melindungi
kesehatan.

70
Apakah anda merasa adanya ancaman Tidak dirasakan

Engga sih, ga ada.
bahaya disini? adanya ancaman.
Apabila terjadi
bencana, maka
tindakan yang akan
tindakan minimal) apabila terjadi Lari keluar
dilakukan adalah
bencana disini?
menyelamatkan diri
keluar ruangan.
Tabung pemadam
kebakaran
Apakah ada emergency supply kit? Tabung pemadam
merupakan alat
darurat.
Informan belum
pernah
Apakah anda pernah mendapatkan mendapatkan
Belom pernah.
pelatihan penanggulangan bencana? pelatihan
penanggulangan
bencana.
Rekam medis
Ada file digital
memiliki backup-nya? data berupa file
digital.

71
Nama Informan : Alex

Sistem keamanan
yang dimiliki
Bagaimana pendapat Anda mengenai Biasa aja sih, mendekati
mendekati standar
sistem keamanan yang ada? standard lah.
sistem keamanan
lainnya.
Sistem kebersihan
Bagaimana pendapat Anda mengenai Terjaga, kan ada yang
yang ada terjaga
sistem kebersihan yang ada? ngebersihin.
kebersihannya.
Informan
Tidak mengkhawatirkan, kalo menganggap
banjir sih yang khawatir, yang bencana banjir 5
lokasi URM yang terletak di basement?
5 taunan itu loh. tahunan sebagai
salah satu ancaman.
Bangunan dapat
Aman melindungi seluruh
ketahanan bangunan?
isinya
Informan merasa
bahwa suhu ruangan
Kalo suhu sih ada AC, kan dapat diatur dengan
bisa diatur suhunya. Tapi menggunakan AC
suhu, kelembapan, dan sirkulasi udara
biasanya emang dingin begini. dan tidak memiliki
disini?
Kelembapan sih biasa aja. masalah dengan
kelembapan
ruangan.
Informan merasa
bahwa gempa
Apakah anda merasa adanya ancaman adalah salah satu
Takut gempa aja sih.
bahaya disini? jenis ancaman yang
dapat mengancam
URM.
Apabila terjadi
Apa yang anda lakukan (pencegahan bencana, maka
tindakan minimal) apabila terjadi Menyelamatkan diri. informana akan
bencana disini? menyelamatkan diri
terlebih dahulu
Tabung pemadam
kebakaran dan juga
Itu ada tabung pemadam, trus water sprinkle
Apakah ada emergency supply kit?
ada sprinkle juga. berguna sebagai
emergency supply
kit.

72
Pelatihan yang
pernah didapatkan
Apakah anda pernah mendapatkan Pernah, tapi kaya pelatihan
informan adalah
pelatihan penanggulangan bencana? pemadam gitu loh.
pelatihan
pemadaman api.
Seluruh rekam
Apakah seluruh data yang ada disini Komputerisasi, semua uda
medis memiliki
memiliki backup-nya? ada rekapannya.
rekapan data.

73
Nama Informan : Bella
Sistem keamanan
disini belum memadai
Belum memadai, karena para karena para pegawai
Bagaimana pendapat Anda mengenai pegawai disini belum tidak memahami nilai
sistem keamanan yang ada? memikirikan nilai guna rekam guna rekam medis,
medis. sehingga proteksi
terhadap rekam medis
tidak maksimal.
Meskipun memiliki
CS untuk
CS gabisa diandalkan, paling membersihkan
Bagaimana pendapat Anda mengenai engga pegawai disini juga ruangan, namun
sistem kebersihan yang ada? harus bisalah jaga kebersihan setidaknya para
disini. pegawai juga harus
menjaga kebersihan
ruangan sendiri.
Lokasi URM yang

berada dibasement
Bagaimana pendapat Anda mengenai Kurang memadai, aksesnya dinilai tidak
lokasi URM yang terletak di basement? kurang. memadai, sehingga
akses untuk mencapai
ruangan ini sulit.
Dengan adanya paku

Kan dulu perencanaan bumi sebagai fondasi
bangunan ini ada paku bumi, bangunan, maka
ketahanan bangunan?
jadi tahanlah. ketahanan bangunan
dapat terjamin.
Kalo suhu sama kelembapan

Tidak ada masalah
sih gada masalah, kan
Bagaimana pendapat Anda mengenai dengan suhu dan
udaranya selalu berputar.
suhu, kelembapan, dan sirkulasi udara kelembapan ruangan,
Kalo ventiliasi sih, nanti kalo
disini? karena sirkulasi udara
alatnya dinyalain malah jadi
selalu berputar.
berisik.

74
Ancaman yang
dirasakan berasal dari
Apakah anda merasa adanya ancaman Kalo dari luar sih kayanya ga
internal atau keadaan
bahaya disini? ada, tapi kalo dari dalem ada
didalam bangunan itu
sendiri.
Apabila terjadi
bencana, maka hal
yang akan dilakukan
tindakan minimal) apabila terjadi Kabur
adalah
bencana disini?
kabur/menyelamatkan
diri.
Emergency supply
kit berupa peralatan
Yah, yang seadanya ajalah yang sudah
Apakah ada emergency supply kit?
ini. disediakan pihak
menejemen rumah
sakit.
Informan belum
pernah mendapatkan
Apakah anda pernah mendapatkan
Belom pelatihan
pelatihan penanggulangan bencana?
penanggulangan
bencana.
Rekam medis
Iya, ada dikomputer
memiliki backup-nya? data yang berada
dikomputer.

75
LAMPIRAN 3
Usulan Program Penanggulangan Bencana
Pada Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta
A. Pendahuluan
Rekam medis merupakan salah satu jenis rekod yang berisikan data atau informasi
mengenai perihal diagnosis penyakit yang diderita oleh para pasien berikut cara pengobatan
dan obat-obatan yang diberikan oleh dokter atau dokter gigi demi menyehatkan pasien.
Rekam medis memiliki banyak manfaat,seperti bukti penting dalam proses hukum, referensi
kepentingan penelitian dan pendidikan, indicator untuk peningkatan pelayanan rumah sakit,
dan lainnya.
Mengingat banyaknya manfaat rekam medis yang sangat penting baik bagi pasien,
pihak menejemen rumah sakit, dan pihak lain yang memiliki kepentingan, perlu diadakannya
suatu program perlindungan bencana bagi rekam medis. Program perlindungan bencana ini
mampu melindungi rekam medis dari bencana, seperti kebakaran dan kebanjiran. Sehingga
apabila terjadi sebuah bencana di organisasi, rekam medis dapat terselamatkan atau paling
tidak dapat meminimalisirkan kerusakan yang terjadi.
Jenis bencana yang sering mengancam dan memiliki efek kerusakan yang besar
adalah bahaya yang berasal dari api dan air, maka cakupan dari program ini adalah
mempersiapkan dan merespon situasi yang berasal dari kedua elemen tersebut.
Program penanggulangan bencana ini terdiri dari 3 (tiga) tahapan, yaitu tahap
pencegahan (preventive) dan kesiapan (preparedness), tanggapan (response), serta pemulihan
(recovery).
B. Tujuan
Tujuan utama dari program ini adalah menyediakan informasi dan juga langkah-
langkah pencegahan dan penanggulangan bencana untuk merespon bencana dengan cepat
guna meminimalisirkan dampak yang akan terjadi nantinya.
C. Jenis Bencana
 Air (kebakaran) – Kode MERAH
 Air (banjir atau water damage)

76
D. Nomor Telepon Sub-unit

Nama Sub-Unit No. Telepon
Nurse Call Station Pav. Cempaka
Nurse Call Station Pav. Melati
Nurse Call Station Pav. Dahlia
Nurse Call Station Pav. Seruni
Ruang Operasi
Laboratorium
Radiologi
Sanitasi
Gizi
Laundry
Poli Kulit
Poli Jantung
Poli Saraf
Poli THT
Poli Gigi
E. Nomor Telepon Darurat

Nama Sub-Unit No. Telepon
Pemadam Kebakaran
PLN
Gangguan Gas
PMI DKI Jakarta
DPU SDPU
Gangguan Telepon
Penerangan
Ambulance
Rumah Sakit 1
Rumah Sakit 2
Rumah Sakit 3
Rumah Sakit 4

77
Polres Metro
Polsek
F. In House Emergency Team

Tim Tanggap Bencana (In House)
Nama Tanggung Jawab No. Telpon
I. Pencegahan (Preventive)
a) Ruang Lingkup
Pencegahan atau preventive merupakan tahap pertama dari program penanggulangan
bencana. Tahap ini bertujuan untuk mengurangi kemungkinan kehilangan atau
kerusakan yang terjadi pada saat terjadinya keadaan darurat atau bencana. Pada tahap
ini kita akan melakukaan pengecekan regular yang dilakukan pada ruang
penyimpanan dengan melakukan pembagian kerja secara bergilir, sehingga akan
meningkatkan kewaspadaan
b) Penanggung Jawab
Seluruh staf yang bertugas dan berada diruang penyimpanan rekam medis.
c) Tindakan yang Dilakukan

Mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat menjadi pemicu sumber bencana dengan
melakukan inspeksi atau survey yang dilakukan secara rutin dan bergilir, sehingga
dapat mengetahui kerusakan sedini mungkin.
 Memastikan bahwa emergency equipment (kotak P3K, fire extinguishers, dan
lainnya) selalu bisa diakses kapanpun dan dalam kondisi yang baik dan
lengkap.
 Tutup ruang penyimpanan apabila sedang tidak digunakan.

78
 Jangan meninggalkan barang-barang yang mudah terbakar.

 Usahakan untuk selalu menjaga temperatur dan suhu dengan stabil.
 Simpan barang-barang berharga ditempat yang tahan api dan anti debu,
simpan di tempat yang terbuat dari besi yang tidak mudah berkarat dan tidak
mudah terkelupas.
 Usahakan berkas rekam medis tidak disusun terlalu rapat. Sehingga apabila
terjadi bencana (semisal banjir), berkas mudah untuk ditarik.
 Dilarang merokok didalam ruangan, kecuali ditempat yang telah disediakan.
 Pastikan alat pemadam kebakaran secara rutin di-inspeksi dan dirawat.
 Pastikan alat pemadam kebakaran mudah untuk dijangkau.
 Pastikan sistem listrik dan pipa secara rutin di-inspeksi dan dirawat.
 Pastikan untuk selalu menginspeksi ruangan dan melaporkan apabila
ditemukan adanya keretakan pada tembok, kebocoran pipa, atau hal lainnya
yang dapat mengancam keamanan rekam medis.
d) Worksheet
Worksheet Internal/External Inspection List
Inspeksi Bahaya
Tanggal Jenis Bahaya Yang Menginspeksi
Incident Report
Tanggal Kejadian :
Jenis Insiden :
Lokasi :
Pegawai yang terlibat :
Deskripsi kejadian :

79
Nama :
Tanggal :
Tanda tangan :
In House Emergency Equipment Supply

Peralatan Lokasi Ukuran Jumlah
Kotak/kardus
Sepatu Boots
Sapu
Ember
Disinfektan
Kipas
Senter
Baterai
Sarung tangan karet
Tanngga
Masker
Pengki
Kantong sampah plastik
Handuk
Sponge
Selotip
Vacuum
II. Tanggapan (Response)

a) Ruang Lingkup
Tahap ini dilakukannya penerapan atau implenetasi kegiatan sesuai dengan apa yang
telah tercantum dalam kebijakan penanggulangan bahaya. Apabila respon pegawai
dalam menanggapi bahaya cepat dilakukan, maka akan mengurangi dampak
kerusakan dan kehilangan yang lebih besar pada rekam medis itu sendiri.
b) Penanggung Jawab
Seluruh pegawai.

80

Apabila terjadi bencana, maka seluruh pegawai diharapkan untuk mengikuti seluruh
prosedur penanggulangan bencana dengan tepat dan cepat. Menghubungi nomor
kontak keadaan darurat, menyalakan alarm, melakukan evakuasi, dan lainnya.
Kebakaran
 Tetap tenang.
 Jika melihat api, segera lakukan pemadaman api dengan menggunakan alat
pemadak kebakaran darurat yang berada di sekitar lokasi kejadian.
 Apabila api tidak kunjung padam dalam kurun waktu 90 detik, segera lakukan
konfirmasi KODE MERAH dengan memberikan lokasi kebakaran dan materi
yang terbakar.
 Menyalakan alarm.
 Menghubungi dinas pemadam kebakaran.
 Meninggalkan lokasi kejadian apabila api semakin membesar.
 Semua orang diharapkan melakukan penyelamatan diri dengan menuju titik
kumpul melalui tangga dan pintu darurat. Jangan lupa untuk menutup pintu
darurat setelah melewatinya.
 Setelah pemadaman berhasil dilakukan dan diizinkan untuk memasuki lokasi
kejadian, lihat kondisi berkas rekam medis untuk mengetahui seberapa besar
kerusakan yang dialami.
Banjir dan/atau water damage

 Tetap tenang.
 Beritahu bagian perawatan gedung dan supervisor dengan menginformasikan
lokasi kejadian dan sumber kebocoran, dan apakah ada berkas yang berada
dalam bahaya.
 Jangan berjalan didalam air karena mungkin saja terdapat kabel-kabel yang
mengandung listrik. Apabila tingkat bahaya sudah cukup tinggi segera lakukan
evakuasi.
 Apabila anda tahu sumber datangnya air dan mampu menanganinya sendiri,
lakukan dengan hati-hati.

81
 Bersiap untuk segera memindahkan berkas ketempat yang lebih

tinggi/kering/aman dengan menutupi berkas dengan plastik dan pindahkan
dengan hati-hati. Jangan pindahkan berkas yang sudah basah.
III. Perbaikan (Recovery)

a) Ruang Lingkup
Tahap terakhir ini, termasuk didalamnya adalah kegiatan yang dibutuhkan untuk
segera melakukan perbaikan atau rehabilitasi, terutama untuk sistem yang dianggap
vital.
b) Penanggung Jawab
Komite Penanggulangan Bencana.

Memastikan kondisi kerusakan yang dialami rekam medis, melakukan perbaikan atau
konservasi minimal, melakukan tindakan penyelamatan pasca bencana sesuai dengan
kebijakan penyelamatan, membersihkan lokasi dan menggantinya dengan benda-
benda yang baru, membuat laporan kerusakan dan melakukan evaluasi terhadap
program penanggulangan bencana yang telah dilakukan untuk lebih baik lagi dimasa
yang akan datang.
 Melakukan evaluasi mengenai kerusakan yang telah terjadi.
 Melakukan evaluasi terhadap program penanggulangan bencana yang dimiliki
untuk selanjutnya dapat ditingkatkan.
 Melakukan tindakan penyelamatan terhadap berkas yang rusak dengan metode
penyelamatan tertentu.
 Membuat laporan.

Pencegahan Kerusakan Rekam Medis RSUD Tarakan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pencegahan Kerusakan Rekam Medis RSUD Tarakan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

UNIVERSITAS INDONESIA

UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN

diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Alhamdulillah, puji syukur kepada Allah SWT, yang telah memberikan

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Jakarta, Juli 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Penelitian ini membahas mengenai proses/kegiatan pemeliharaan dan pencegahan

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

2. TINJAUAN LITERATUR …………………............................ 6

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

5. KESIMPULAN DAN SARAN………………….…………….. 58

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Gambar 1.1. Kerangka berpikir………………………………….. 5

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Tabel 3.1. Profil Informan........................................................... 27

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

1.1. Latar Belakang

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

1.2. Rumusan Masalah

1.3. Pertanyaan Penelitian

1.4. Tujuan Penelitian

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

1.5. Manfaat Penelitian

1.6. Ruang Lingkup Penelitian

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

Creation Distribution Use Maintenance Disposition

Studi Pustaka Observasi Wawancara

Tabel 1.1. Kerangka Berpikir

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

2.1. Arsip dan Rekod

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

2.1.2. Karakteristik Rekod

Berikut adalah karakteristik rekod yang berada pada penjelasan ISO

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

b. Diciptakan atau dikirim oleh orang yang menciptakan atau mengirim

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

2.1.3. Daur Hidup Rekod

Gambar 2.1. Daur hidup rekod – Read-Smith (2008: 19).

Lebih lanjut, Read-Smith (2008: 18-19) menjelaskan mengenai

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

2.1.4. Manajemen Rekod

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

ISO 15489-2 (2001: 13) menjelaskan mengenai serangkaian proses

2.1.4.2. Pendaftaran (Registration)

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

 Tanggal dan waktu pendaftaran

2.1.4.3. Klasifikasi (Classification)

2.1.4.4. Tingkat Keamanan dan Akses (Access and Security Classification)

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012