LEMBAR PENGESAHAN LPJ

HIPPOCRATES MEDICAL CHAMPIONSHIP 2016

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA

Denpasar, 21 Maret 2016

Panitia Pelaksana HMC 2018
Ketua Bendahara,

I Putu Hendri Aryadi Ni Putu Diah Rakasiwi

NIM. 1502005077 NIM. 1502005036

Mengetahui,

Ketua BEM FK Unud Bendahara BEM FK Unud

I Putu Brian Obie Putra I G.A. Dian Noviyani S.

NIM. 1302205061 NIM. 1302005225

Pembantu Dekan III Pembantu Dekan II

Fakultas Kedokteran Unud Fakultas Kedokteran Unud

Dr. dr. I Made Jawi, M. Kes Dr. dr. I Putu Sutirta Yasa, M.Si
NIP. 19581231 198601 1 006 NIP. 19670122 199601 1 001

2
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat
rahmat-Nya Laporan Pertanggung Jawaban Hippocrates Medical Championship (HMC)
2016 ini dapat terselesaikan. Laporan pertanggungjawaban ini merupakan laporan
mengenai kegiatan panitia sejak dibentuknya kepanitian hingga akhir acara. Hambatan,
solusi, serta rekomendasi turut disampaikan sebagai pedoman bagi kepanitiaan
selanjutnya.
Keberadaan laporan pertanggungjawaban ini tidak dapat terlaksana tanpa dukungan
semua pihak. Oleh karena itu, kami selaku panitia mengucapkan terimakasih kepada seluruh
pihak yang telah membantu sehingga laporan pertanggungjawaban ini dapat terselesaikan
dengan baik
Kami dari pihak panitia memohon maaf yang sebesar-besarnya apabila terjadi
kesalahan dalam laporan pertanggungjawaban ini. Semoga laporan pertanggungjawaban ini
dapat dijadikan dasar pertimbangan untuk acara HMC selanjutnya.

Denpasar, 21 Maret 2016

Panitia HMC 2016

3
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………………………………………………………………………………………………… 1

LEMBAR PENGESAHAN …………………………………………………………………………………………………… 2
KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………………………………… 3
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………………………………… 4
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ……………………………………………………………………………… 5

1. LATAR BELAKANG DAN TUJUAN KEGIATAN …………………………………………………………… 5

1.1. Latar Belakang ………………………………………………………………………………………………… 5

1.2. Tujuan Kegiatan ………………………………………………………………………………………………… 6

2. PERENCANAAN ………………………………………………………………………………………………………… 6

2.1. Tata Urutan Kerja ………………………………………………………………………………………………6

2.2. Kerjasama ………………………………………………………………………………………………………… 7

2.3. Pembagian Kerja ……………………………………………………………………………………………… 7

2.4. Hambatan dan Solusi ………………………………………………………………………………………… 11

2.5. Rekomendasi ……………………………………………………………………………………………………… 14

3. LAPORAN HARI-H ………………………………………………………………………………………………………14

3.1. Susunan Acara …………………………………………………………………………………………………… 14

3.2. Resume Kegiatan ……………………………………………………………………………………………… 14

3.3. Peserta ……………………………………………………………………………………………………………… 15

3.4. Hambatan dan Solusi ………………………………………………………………………………………… 15

3.5. Rekomendasi …………………………………………………………………………………………………… 21

4. LAPORAN KEUANGAN ……………………………………………………………………………………………… 22

5. LAMPIRAN-LAMPIRAN ……………………………………………………………………………………………… 28

4
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
HIPPOCRATES MEDICAL CHAMPIONSHIP 2016
TINGKAT SMA SE-JAWA, BALI, NUSA TENGGARA BARAT, DAN SULAWESI
TENGGARA

I. Latar Belakang dan Tujuan Kegiatan

I.1 Latar Belakang
Indonesia menjadi negara makmur dan maju merupakan impian dari rakyat
Indonesia. Selain Sumber Daya Alam (SDA) yang melimpah, Indonesia juga kaya
akan Sumber Daya Manusia (SDM) berupa 247 juta jiwa penduduk (terbesar
keempat di dunia) dengan kualitas dasar yang sebenarnya bagus, berarti merupakan
human capital dan potensi pasar domestik yang sangat besar. Saat ini, Indonesia
mulai menikmati bonus dari jumlah penduduk yang banyak, karena jumlah angkatan
produktif jauh lebih besar dan mulai berjalan. Namun SDM yang ada belum dapat
bermanfaat secara maksimal karena masih banyak rakyat Indonesia yang belum
mengembangkan potensi yang mereka miliki.
Generasi muda yang merupakan angkatan produktif sangat berperan penting
untuk meningkatkan kualitas SDM. Majunya Negara akan dipengaruhi oleh wawasan,
pengalaman, dan daya saing mereka baik secara nasional dan internasional. Untuk
memenuhi kualitas SDM ini, sangat penting untuk melakukan kegiatan-kegiatan
positif untuk mendukung potensi yang dimiliki oleh mereka agar nantinya dapat
tercipta SDM yang berkualitas.
Berdasarkan uraian tersebut, dalam rangkaian dari Badan Kekeluargaan Fakultas
Kedokteran (BKFK) ke-54, Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Kedokteran
Universitas Udayana berinisiatif untuk menjembatani potensi-potensi yang dimiliki
oleh generasi muda Indonesia dengan mengadakan sebuah perlombaan Berbasis
Ilmu Pengetahuan Alam yaitu Hippocrates Medical Championship 2016.
Hippocrates Medical Championship (HMC) tahun 2016 mengusung tema “Fecit
Volitantem Flamine Scientia, Erga Claritas Et Sapientia ” yang berarti “Fly with
Science, Towards the Glory and Wisdom” merupakan salah satu perlombaan
tingkat nasional. HMC 2016 diharapkan dapat menjadi salah satu kegiatan yang
dapat memberikan motivasi kepada generasi muda Indonesia agar memiliki daya
saing, namun tetap menjujung tinggi sportivitas. Melalui perlombaan ini generasi
muda juga diharapkan mampu berkreasi dan berinovasi dalam mengaplikasikan
serta mengembangkan ilmu pengetahuan. Diharapkan pula para siswa mampu
menambah wawasan tanpa hanya terpaku pada ilmu yang diberikan di institusi

5
 pendidikan semata, sehingga pada akhirnya akan mampu membawa perubahan bagi
diri sendiri, lingkungan sekitar dan masyarakat luas nantinya.

I.2 Tujuan Kegiatan

Tujuan Umum:
Meningkatkan eksistensi Fakultas Kedokteran Universitas Udayana sebagai lembaga
pendidikan yang berkualitas, berkarakter dan berdaya saing.
Tujuan Khusus:
1. Menyediakan sarana bagi generasi muda untuk mengaplikasikan ilmu
pengetahuan alam pada umumnya dan bidang kedokteran pada khususnya.
2. Melatih dan meningkatkan soft skill dan hard skill generasi muda agar mampu
bersaing di era globalisasi.

II. Perencanaan
II.1 Tata Urutan Kerja
Tahapan pertama persiapan HMC 2016 adalah penetapan panitia pelaksana yang
diawali dengan pemilihan ketua panitia melalui wawancara yang dilakukan oleh
BEM FK UNUD. Dari wawancara tersebut terpilihlah I Putu Hendri Aryadi, yang
selanjutnya memilih steering committee (SC) terlebih dahulu. Dengan pertimbangan
dari SC maka terpilihlah I Komang Bintang Satria Mahaputra sebagai wakil ketua I,
Ni Nyoman Melani Karang sebagai wakil ketua II, Ni Wayan Sintyabudi Kumalapatni
sebagai sekretaris I, Ni Kadek Diah Widiastiti Kusumayanti sebagai sekretaris II, Ni
Putu Diah Rakasiwi sebagai bendahara I dan Kadek Dena Ayu Ersafira sebagai
bendahara II.
Melalui wawancara dan rapat intern organizing committee terpilih 13 orang
koordinator sie yang terdiri dari Putu Risky Yoga Pradnyana (sie kesekretariatan),
Agung Bagus Sista Satyarsa (sie soal), Putu Pradnyasanti Laksmi (sie humas),
Muhammad Agung Satrio (sie keamanan), I.B. Gde Ananta Mahesvara (sie transport),
Nyoman Tri Paramita (sie publikasi dan dokumentasi), I Gusti Ayu Dewi Astriani (sie
kerohanian), Luh Made Diva Sasmita Pradnyani (sie penggalian dana), Ni Putu
Pramana Saras Utami (sie acara intern), Made Karina Duta Dwijayanti (sie acara
ekstern), A.A. Ayu Kaivalya Kirthi (sie konsumsi), Putu Bagus Onicha Baskaranatha
(sie produksi) dan I Wayan Darsana (sie perlengkapan dan dekorasi). Kemudaian
dilaksanakan Open Recruitment untuk masing- masing sie. Maka terpilihlah
seluruh panitia HMC 2015 pada rapat panitia inti bersama coordinator sie. Selain
memilih panitia melalui open recruitment, ditentukan pula tema HMC 2016 yaitu

6
 “Fecit Volitantem Flamine Scientia, Erga Claritas Et Sapientia” yang berarti “Fly with
Science, Towards the Glory and Wisdom”. Tanggal kegiatan juga ditetapkan yaitu
tanggal 21 Februari, 5 Maret dan 6 Maret 2016.
Bersamaan dengan disetujuinya proposal kegiatan maupun dana oleh Pembantu
Dekan II, Pembantu Dekan III, Ketua BEM, serta Bendahara BEM, seluruh panitia
mulai bekerja sesuai dengan job description masing-masing. Video panitia pun dibuat
berdasarkan konsep yang telah disusun rapi. Seluruh panitia yang berada di Bali ikut
mensosialisasikan HMC 2016 ke SMA-SMA di Bali serta sie acara ekstern untuk SMA-
SMA di luar regional Bali. Setiap sie bekerja sesuai job desc masing-masing dan
saling berkoordinasi dengan sie lain maupun panitia inti. Dilakukan pula rapat pleno
sebanyak dua kali dan rapat VOM bersama BPM.

II.2 Kerjasama
Kegiatan Hippocrates Medical Championship tidak akan berjalan dengan lancar tanpa
adanya bantuan dari pihak-pihak yang bersedia bekerjasama, antara lain Ayu Nadi, RSIA
Pucuk Permata Hati, Ganesha Operation, Pradnyagama, Klinik Rahayu Asih, Togamas,
Cimory, Panda Seminar, Wprint, Reday, Cahya Print serta para donatur instansi-instansi
swasta maupun pribadi.

II.3 Pembagian Kerja

1. Ketua
- Mengkoordinir wakil ketua, sekretaris, bendahara dan setiap sie
- Memimpin rapat, evaluasi dan koordinasi
- Membantu penyelesaian LPJ

2. Wakil Ketua
- Bertanggung jawab atas kegiatan bila ketua tidak ada
- Memberi pertimbangan jika ada masalah
- Membantu mengkoordinir sie-sie
- Membantu semua sie

3. Sekretaris
- Membuat proposal kegiatan
- Membuat laporan pertanggung jawaban (LPJ)
- Membuat proposal sponsorship
- Membuat surat
- Membuat konsep-konsep surat
- Mengatur surat masuk dan surat keluar
- Koordinator sie kesekretariatan
- Membuat hasil rapat dan evaluasi

7
4. Bendahara
- Membuat rekening di Bank
- Membuat proposal sponsorship
- Membuat anggaran dana
- Mengatur keuangan dengan baik dan benar
- Menerima semua bukti (nota) belanja
- Membantu mengkoordinir sie penggalia dana

5. Sie Acara Intern

- Menentukan jadwal perlombaan (berkoordinasi dengan panitia acara lainnya)
- Koordinasi dengan sie-sie lain
- Membuat rundown acara
- Membuat konsep acara
- Ikut membuat rencana kegiatan
- Membuka rapat
- MC (pembukaan acara, rapat, technical meeting, final, dll.)
- Kerjasama dengan sie acara ekstern
- Membuat tema (bersama panitia inti)
- Pengawas lomba
- Mengontrol jalanannya acara sesuai jadwal
- Memberikan pengumuman
- Membuat jargon kegiatan
- Mengisi waktu istirahat (break) peserta dengan games dsb.

6. Sie Acara Ekstern

- Bekerjasama dengan sie acara intern
- Mengambil alih penyelenggaraan lomba di luar Bali (registrasi ulang peserta,
mengatur ruangan lomba, memeriksa, menghitung nilai, pengumuman, dll.)
- Mengusulkan lokasi lomba yang strategis bagi region di luar Bali

7. Sie Soal
- Membuat soal untuk semifinal dan final
- Membuat konsep perlombaan yang menarik (bersama sie acara dengan
pertimbangan panitia inti)
- Bekerjasama mengenai pengadaan soal pada babak penyisihan dengan lembaga
bimbingan belajar
- Bekerjasama dengan pihak bimbingan belajar dalam memeriksa jawaban
- Memeriksa jawaban semifinal dan final
- Memberi pengumuman pemenang
- Berkoordinasi dengan sie acara
- Memeriksa beberapa lembar jawaban secara manual sebagai sampel untuk
mencegah kesalahan teknis dalam penghitungan nilai

8. Sie Rohani
- Koordinasi dengan seluruh panitia mengenai waktu dan tempat
persembahyangan
- Menyelenggarakan persembahyangan bersama

8
 - Mengingatkan waktu sembahyang bagi peserta
- Memimpin doa waktu rapat dan ketika kegiatan dimulai
- Mengkondisikan tempat ibadah bagi peserta non Hindu.

9. Sie Konsumsi
- Memesan dan mengantar konsumsi untuk undangan, panitia dan peserta
- Menjaga kebersihan ruangan (bekerjasama dengan sie acara untuk
mengingatkan peserta)
- Memastikaan semua peserta mendapatkan konsumsi
- Mendata peserta yang vegetarian dan non vegetarian (bekerjasama dengan sie
kesekretariatan)
- Menyiapkan konsumsi yang sehat, higienis dan variatif dengan harga terjangkau

10. Sie Kesekretariatan

- Mengecek rekening dan nama-nama peserta yang mendaftar
- Koordinasi dengan bendahara perihal pembayaran pendaftaran
- Membantu sekretaris menyiapkan surat-surat dan keperluan lainnya
- Melayani pendaftaran peserta di stand pendaftaran
- Melayani registrasi peserta di lobi pada saat hari-H
- Menyediakan kelengkapan kesekretariatan
- Membuat stempel, piagam peserta, semifinalis, juara, guru pendamping, dan
panitia (bekerjasama dengan sie produksi)
- Membuat absensi panitia
- Membuat format registrasi dan absen peserta
- Memberikan kontribusi kepada peserta saat registrasi ulang
- Selalu mengecek dan melayani pendaftaran peserta walaupun hari Libur

11. Sie Transportasi

- Siap sedia mengantar panitia (sie penggalian dana, sie konsumsi, dll.)
- Mengantar jemput peserta ekstern pada babak semifinal dan final
- Siaga mengantisipasi adanya keperluan mendesak yang memerlukan
transportasi

12. Sie Keamanan

- Mengamankan tempat berlangsungnya kegiatan agar berjalan dengan baik dan
kondusif
- Membantu menjaga sarana dan prasarana di gedung fakultas kedokteran serta
barang-barang peserta di ruangan
- Siaga mengantisipasi keributan dan hal-hal yang tidak diinginkan
- Membantu mengatur parker dan arus lalu lintas di kompleks gedung FK

13. Sie Perlengkapan dan Dekorasi

- Menyiapkan dan mendekorasi ruangan sesuai dengan tema
- Menyiapkan AVA dan mengecek kondisi alat elektronik (AC, kamera, proyektor)

9
 - Mengontrol dan memastikan penerangan dan seluruh alat-alat baik di semua
ruangan
- Berkoordinasi dengan sie acara
- Bekerjasama dengan sie kesekretariatan dalam hal surat peminjaman alat dan
ruangan agar dapat diajukan sedini mungkin

14. Sie Publikasi dan Dokumentasi

- Mendokumentasikan seluruh kegiatan
- Membuat video panitia
- Mempublikasikan kegiatan HMC melalui media cetak, pamflet, media online,
jejaring sosial, komunitas dan media lainnya yang mampu menarik perhatian
(bekerjasama dengan sie produksi dan sie humas)
- Mempublikasikan HMC di website Bem FK UNUD dan blog HMC agar peserta
dapat mendaftar secara online
- Membantu sie kesekretariatan mengecek pendaftaran online

15. Sie Produksi

- Membuat logo kegiatan
- Membuat desain hingga mencetak piala, stiker, pin, nametag, piagam, dan
kontribusi peserta
- Membuat stempel dan kop surat (berkoordinasi dengan sie kesekretariatan)
- Membuat media publikasi seperti poster, pamflet, dan lain-lain (berkoordinasi
dengan sie publikasi dan dokumentasi)

16. Sie Hubungan Masyarakat

- Mengantar dan mengirim surat (berkoordinasi dengan sie kesekretariatan)
- Memastikan surat sudah diterima dan dibaca oleh pihak sekolah dan orang-
orang yang ditujukan
- Aktif memberi informasi akurat berkaitan dengan HMC (berkoordinasi dengan sie
publikasi dan dokumentasi), memahami teknis pendaftaran serta proposal
kegiatan
- Melakukan follow up kepada peserta tentang kepastian keikutsertaannya dalam
lomba
- Melakukan follow up kepada peserta yang lolos ke babak semifinal.

17. Sie Penggalian Dana

- Mencari dana ke sponsor maupun donator (bekerjasama dengan sie
transportasi)
- Meminta sedini mungkin surat permohonan bantuan sponsor, donator, surat
perjanjian, maupun surat lain yang diperlukan kepada sekertaris
- Memahami isi proposal kegiatan yang berkaitan dengan pencarian dana sponsor,
donator, permohonan bantuan dekanat maupun institusi pemerintahan

10
II.4 Hambatan dan Solusi
Solusi
No Perkiraan Kesulitan
Strategi Teknis
Membuat surat-surat
Lamanya proses
Menyiapkan surat jauh- secepatnya dan
penandatanganan surat-
1. jauh dari hari sebelum menyerahkannya ke pihak
surat dari pihak BEM
diperlukan BEM dan Dekanat dengan
maupun Dekanat
segera
Memilih penanggalan sesuai
Sulitnya mencari waktu
Berdiskusi dengan dengan jadwal yang masih
yang tepat untuk
2. setiap anggota kosong pada pendaftaran
berdiskusi antar panitia
kepanitiaan HMC kalender online dari website
BEM FK UNUD
Panitia mengadakan
penggalian dana dengan
Panitia mengalami Melakukan penggalian
cara menjual bazzar BKFK,
3. kekurangan dana untuk dana dan pencarian
PO makanan dan
acara HMC sponsor tambahan
bekerjasama
dengan sejumlah sponsor.
Mempersiapkan dan
Panitia mengalami
memeriksa kendaraan
beberapa kesalahan Panitia mengecek
beberapa hari sebelum
4. teknis seperti pecahnya kendaraan sebelum
digunakan untuk
ban mobil untuk digunakan
meminimalisir masalah
akomodasi dalam acara
teknis
Tidak tersampaikannya Panitia mengecek langsung
Panitia mengecek
(belum disebarkan oleh ke instansi terkait untuk
kembali apakah surat
5. pihak instansi) surat ke memastikan
disampaikan oleh pihak
siswa-siswi instansi tersampaikannya isi surat
instansi
terkait kepada siswa-siswi
Kurangnya waktu untuk Membagi tugas ke
pengiriman surat anggota untuk
Berkoordinasi antar semua
undangan mengikuti mengirimkan surat ke
6 panitia HMC agar acara
lomba ke sekolah- masing- masing
tetap terlaksana
sekolah provinsi yang
ditugaskan
7 Sekolah yang sudah Terus memfollow-up Alumni yang berasal dari

11
 dikirimi surat hanya sekolah- sekolah yang
menerima saja tanpa telah dikirimi surat
sekolah dapat membantu
dibaca untuk membaca surat
memfollow-up pihak sekolah
undangan mengikuti
lomba tersebut
Sosialisasi ke sekolah- Selalu menghubungi
sekolah berbenturan sekolah- sekolah yang
dengan kegiatan yang bersangkutan untuk
diadakan di sekolaha membuat janji untuk
Panitia yang sudah libur
bersangkutan dan sosialisasi dan
dapat membantu melakukan
8 jadwal ujian panitia meminta bantuan
sosialisasi ke sekolah-
pada panitia lain yang
sekolah di region Bali.
tidak sedang ujian
untuk sosialisasi
sehingga sosialisasi
tetap bisa berlangsung
Sulitnya mencari waktu Proses pembuatan
untuk pembuatan video video dilakukan jauh-
panitia karena cuaca jauh hari mulai 1,5 Menyesuaikan jadwal dari
9.
yang tidak mendukung bulan sebelum masing-masing panitia.
dan panitia yang kegiatan agar tidak
banyak berhalangan terburu-buru
Kesulitan untuk
mengkoordinir anggota Memberi informasi soal
untuk mengikuti waktu Meminta bantuan pada sie
10. persembahyangan persembahyangan humas untuk follow-up
bersama karena banyak bersama lebih awal panitia
hambatan di setiap
individunya
Ketidak efektifan dalam Saling membagi tugas
menjalani tugas antara masing-masing
karena pada saat itu anggota sie ekstern Sie ekstern yang sudah
11. semua anggota sie dengan anggota sie tidak ada ujian segera
ekstern sedang lainnya yang tugasnya mengerjakan tugasnya.
mengikuti UAS dan terkait.
ujian blok.
12. Lamanya biaya yang cair Adakan koordinasi Menggunakan dana

12
 sehingga tugas dan antara anggota sie
seadanya untuk pemberian
pekerjaan anggota produksi dan
uang muka.
terhambat bendahara
Kesulitan mencetak Selalu adakan Sie produksi memfollow-up
13. kontribusi karena koordinasi dan follow percetakan agar tidak
jumlah yang belum pasti up antar panitia HMC terjadi kesalahan cetak.

II.5 Rekomendasi
- Untuk humas lebih sering memfollow-up sekolah-sekolah yang dikirimi surat, jika
mengirim surat undangan ke luar fakultas diharapkan mengirim jauh-jauh hari dan
sertakan juga proposal kegiatannya agar pihak yang dikirimi surat mengetahui acara
yang akan dihadirinya.
- Untuk semua panitia diharapkan lebih sering untuk berkoordinasi agar kegiatan dapat
berjalan dengan baik.
- Cermat dan cerdas dalam memilih dan mengatur anggota sie.
- Saling menjaga kekompakkan dan kerjasama.

III. Laporan Hari-H

III.1 Susunan Acara
Susunan acara terlampir.
III.2 Resume Kegiatan
Hippocrates Medical Championship 2016 merupakan sebuah lomba pengetahuan
alam yang mencakup bidang kimia, fisika, biologi, IPA terpadu, dan kedokteran.
Kegiatan ini diikuti oleh siswa-siswi SMA se-Jawa, Bali, Nusa Tenggara Barat dan
Sulawesi Selatan.
Hippocrates Medical Championship 2016 dibagi menjadi 7 regional:
Regional I : DKI Jakarta dan Banten
Regional II : Jawa Barat
Regional III : DIY dan Jawa Tengah
Regional IV : Jawa Timur
Regional V : Bali
Regional VI : Nusa Tenggara Barat
Regional VII: Sulawesi Selatan

Hippocrates Medical Championship 2016 terdiri dari empat babak, diantaranya:

- Penyisihan

13
 Pada babak ini peserta diminta menjawab pertanyaan multiple choice yang
meliputi soal kimia, fisika, biologi, IPA terpadu, dan kedokteran.
- Semifinal
Babak semifinal terdiri dari sistem rally dan pos-pos yang disediakan oleh panitia.
- Final
Pada babak final, peserta diberi kebebasan memilih pertanyaan untuk dijawab dari
3 tingkatan yang berbeda (easy, medium, hard) yang diberikan oleh pendamping
kelompok masing-masing.
- Grandfinal
Babak granfinal terdiri dari rangkaian presentasi final project dan cerdas cermat.

III.3 Peserta
Total peserta HMC 2016 pada babak penyisihan dari tujuh regional adalah 355 tim.
Selanjutnya terpilih 30 tim untuk masuk ke babak semifinal dan dilanjutkan dengan
babak final dengan 15 tim dan grandfinal dengan tim yang masuk berjumlah 5 tim.

III.4 Hambatan dan Solusi

No Sie Hambatan Solusi

Follow up undangan dinas

Kesulitan dalam menghubungi
peserta dan undangan karena
terkendala waktu kuliah
panitia
1 Sie Humas
dilakukan pada jam kerja melalui
telpon dan datang langsung ke
dinas terkait. Follow up peserta
dilakukan pada malam hari di luar
jam belajar sekolah peserta.

Follow up surat untuk

undangan, peserta, dan Terus mem-follow up melalui
keperluan panitia sulit telepon dan langsung datang ke
dilakukan karena terkendala tempat di mana surat itu dikirim
birokrasi yang kompleks

2 Sie Penggalian Pihak sponsor yang sulit Selalu mem-follow up dan

Dana dihubungi menghubungi sponsor secara
berkala

14
 Ada pihak sponsor yang
meminta feedback untuk
kembali menjual produknya Memaksimalkan kinerja panitia
sehingga jobdesc penggalian
dana betambah

Pihak sponsor lebih berfokus

pada penjualan produk Mencari bantuan donator dari
daripada pemberian fresh berbagai pihak
money

Kekurangan soal di babak

Segera memfotokopi soal dan
penyisihan dikarenakan
berkoordinasi dengan sie
jumlah peserta yang lebih dari
transport, bendahara dan inti.
perkiraan.

Babak semifinal yang

Seluruh panitia yang bertugas
acaranya berbarengan dengan
diminta untuk mengawasi dan
perayaan BKFK sehingga
mengkoordinir peserta agar tidak
mengakibatkan peserta
tersesat
tersesat di stan-stan lain.

3
Sie Soal
Pada babak amplop terjadi Perlu diperjelas lembar jawaban
kekeliruan pada lembar soal untuk soal yang harus dikerjakan.
dengan lembar jawaban.

Kesulitan memeriksa soal

pada hari H, walaupun sudah
Meminta bantuan kepada sie yang
disediakan mesin pemeriksa
tidak bertugas pada hari H untuk
soal tapi kesulitan terbesar
membantu merekap nilai.
terletak pada saat merekap
nilai.

15
 Banyak peserta yang tidak
Sie menulis nomor registrasi
4
Kesekretariatan masing-masing di lembar
absen
Kurangnya jumlah anggota sie
Kurangnya HT sehingga sulit
berkoordinasi dengan sie
keamanan lainnya
Sulit membedakan peserta
karena pelaksanaan HMC dan
Open House yang bersamaan
5 Sie Keamanan Kondisi yang tidak kondusif
saat final dan grand final HMC
karena bersamaan dengan
puncak BKFK
Lahan parkir yang kurang
akibat berbenturan dengan
acara lain sedangkan jumlah
peserta banyak
Mengontrol dan mengawasi setiap
peserta pada saat registrasi ulang
Memaksimalkan kinerja dengan
membagi tugas walau dengan
jumlah anggota yang minim
Menyediakan lebih banyak HT
untuk sie Keamanan
Berkoordinasi dengan panitia Open
house agar lebih mudah
mengakomodir peserta
Berkoordinasi dengan panita BKFK
terutama sie keamanan dan sie
acara agar kegiatan berjalan
dengan lancar
Membagi-bagi setiap lahan parkir
untuk peserta, panitia, undangan,
serta guru pendamping, serta
berkoordinasi dengan satpam FK
dan Universitas mengenai
keamanan setiap tempat parkir
16
 Persiapkan Kontribusi jauh-jauh
hari, utamakan untuk regional luar
dahulu karena perlu waktu untuk
Kontribusi untuk Ekstern pengiriman. Usahakan kontribusi
selesai sebelum sie ekstern
berangkat, agar tidak perlu
6 Sie Acara Intern
melakukan pengiriman paket.

Kesulitan menyusun rundown Koordinasi dengan sie lainnya

Undangan datang lebih awal Segera menyesuaikan dengan

dari yang ditentukan rundown

Koordinasi pelaksanaan Membagi tugas, satu

kegiatan agar berlangsung melaksanakan kegiatan dan
bersamaan lainnya berkoordinasi

Sulitnya mencari peserta di

Pastikan tanggal lomba-lomba di
region Jawa Tengah (DIY)
masing2 region dan pastikan
karena banyaknya lomba-
tanggal HMC dengan inti.
lomba di daerah tersebut.
7 Sie Acara
Sosialisasi ke sekolah-sekolah Lebih mengoptimalkan promosi
Ekstern
dibluar region Bali yang kurang HMC melalui sosial media untuk
efektif. sekolah-sekolah di luar region Bali.

Mempersiapkan akses internet,

Pemeriksaan soal dan
dan segera memeriksa jawaban
pengiriman hasil
yang telah selesai lebih dulu

17

Koordinasi realtime saat acara
sedikit sulit
Terjadi pembludakan antrian
peserta untuk foto pada saat di
photobooth dikarenakan
kurangnya atribut foto (nomor-
Sie Publikasi dan
8 nomor peserta)
Dokumentasi
Minimnya anggota yang
mampu dan paham untuk
urusan editor video
Pembuatan video semifinalis
terhambat karena proses
render video yang berjalan
lama
Jumlah sie yang hadir tidak
maksimal
9 Sie Produksi
Proses pencetakan piagam
sponsor dan donatur yang
terulur agak lama
Menggunakan smartphone dalam
berkomunikasi (dalam bentuk chat
maupun menelfon), dan membawa
HT agar dapat diperintahkan
langsung.
Dilakukan koordinasi dengan sie
perlengkapan untuk membuat lebih
atribut foto di photobooth.
Memikirkan dan mencari beberapa
anggota yang mampu dalam
urusan editor video saat Open
Recruitment
Berkoordinasi dengan sie soal agar
hasil penilaian bisa diterima lebih
cepat sehingga video dapat segera
diproses
Sie produksi yang ada mengambil
kerjaan yang diperlukan
Berkoordinasi dengan sie
penggalian dana agar daftar nama
sponsor dan donatur dapat
diterima lebih cepat sehingga
proses pembuatan piagam dapat
berjalan lebih awal
18
 Kekurangan anggota untuk
mengangkat konsumsi ke Meminta bantuan dengan anggota
ruangan masing-masing dan sie lain yang sedang tidak
dikarenakan jarak ruangan bertugas
yang sama- sama jauh

Adanya kekeliruan pada

jumlah peserta karena ada
Lebih sering mem-follow up sie
kesalahan teknis sehingga
bersangkutan dan dikejar. Untuk
berdampak pada penyediaan
tahun depan koordinasi lebih
konsumsi pada hari H untuk
10 sering.
Sie Konsumsi
peserta dan kekurangan
konsumsi pada peserta

Koordinasi yang kurang

sehingga snack peserta Dibuat kebijakan untuk tahun
sempat diambil sama pembina depan mau bagaimana
yang sebenarnya tidak dapat keputusannya
konsumsi

Ada salah satu panitia yang Di follow up terus untuk

tidak pernah datang dan kedatangannya karena itu
mengerjakan tugasnya merupakan tugasnya

Dalam menyiapkan sarana

persembahyangan agama
Berusaha untuk meminjam
islam sulit untuk meminjam
11 Sie Rohani mukenah dari mahasiswa
mukenah yang akan digunakan
beragama muslim.
untuk sholat pada hari H
kegiatan HMC.

12 Sie Transportasi Jarak pengambilan barang Membeli bensin secukupnya

yang cukup jauh

19
 Waktu pengambilan susah
Mengatur waktu keberangkatan
karena pada hari kuliah

Medan yang dilewati agak Memilih jalur yang tepat dan aman
menyusahkan untuk dilewati

Beberapa alat di ruang teater Berkoordinasi dengan pihak AVA

ada yang tidak memadai FK Unud

Ruangan yang panas karena Sedia remote AC saat ac di

AC padam ruangan mati.

13 Sie Perlengkapan Dicari bersama sie yang tidak

Lupa dalam penaruhan HT sedang bertugas dan ditemukan di

post satpam

Kurangnya koordinasi antar

Mengusahakan untuk menyediakan
sie mengenai keperluan yang
alat yang akan digunakan
diperlukan saat hari H

III.5 Rekomendasi
- Meningkatkan koordinasi dan kerjasama antar panitia.
- Cepat dan tanggap dalam menangani keadaaan.
- Sebelum kegiatan di mulai diadakan rapat kecil untuk pembagian panitia agar efektif
dan semua panitia dapat bertugas sesuai dengan job descnya.
- Mengadakan evaluasi pada setiap babak yang telah usai dilakukan agar tidak terjadi
kesalahan yang sama.
- Selalu menjaga kekompakan antar panitia.

20
IV. Laporan Keuangan

LAPORAN KEUANGAN
HIPPOCRATES MEDICAL CHAMPIONSHIP 2016
BADAN KEKELUARGAAN FAKULTAS KEDOKTERAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA

A. PEMASUKAN
No. Gambaran Rincian Total (Rp)
1 Dana BEM - 4.000.000,00
2 Dana Sponsor - 5.547.000,00
3 Pendaftaran Peserta 335 tim x Rp 60.300.000,00
180.000,00
Subtotal 69.847.000,00

B. PENGELUARAN
Sie Kerohanian
Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
Matur Piuning di Padmasana dan di Pura Jagatnatha
Pejati 7 buah 35.000,00 245.000,00
Canang 2 bungkus 20.000,00 40.000,00
1 Sesari 6 bungkus 25.000,00 150.000,00
Dupa 1 bungkus 5.000,00 5.000,00
Rarapan (permen) 2 bungkus 5.000,00 10.000,00
Bunga 2 bungkus 10.000,00 20.000,00

Penyisihan
Pejati 2 buah 35.000,00 70.000,00
Rarapan (permen) 1 bungkus 5.000,00 5.000,00
2 Canang 1 bungkus 25.000,00 25.000,00
Sesari 2 bungkus 15.000,00 30.000,00
Bunga 1 bungkus 15.000,00 15.000,00

Semifinal
Pejati 1 buah 35.000,00 35.000,00
Sesari 1 bungkus 25.000,00 25.000,00
3 Canang 1 bungkus 25.000,00 25.000,00
Dupa 1 bungkus 5.000,00 5.000,00
Rarapan (permen) 1 bungkus 5.000,00 5.000,00
Bunga 1 bungkus 15.000,00 15.000,00

4 Final dan Grandfinal

Pejati 1 buah 35.000,00 35.000,00

21
 Sesari 1 bungkus 25.000,00 25.000,00
Canang 1 bungkus 25.000,00 25.000,00
Rarapan (permen) 1 bungkus 5.000,00 10.000,00
Bunga 1 bungkus 15.000,00 15.000,00
Subtotal 825.000,00

Sie Kesekretariatan
Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Map 22 buah 1.000,00 22.000,00
2 Biaya Print - 91.500,00
3 Fotocopy - 900.250,00
4 Stopmap 2 buah 19.000,00 38.000,00
5 Stopmap Forte 21 buah 1.600,00 33.600,00
6 Amplop 150 buah 1.000,00 150.000,00
7 Kwitansi 2 buah 7.250,00 14.500,00
8 Bantalan Stempel 2 buah 6.000,00 12.000,00
9 Stempel 3 buah 30.000,00 90.000,00
10 Laminating 8 buah 3.000,00 24.000,00
11 Amplop Cokelat 20 buah 2.000,00 40.000,00
12 Plakban 1 buah 12.000,00 12.000,00
Subtotal 1.427.850,00

Sie Hubungan Masyarakat

Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Kertas HVS A4 5 pack 30.000,00 150.000,00
Subtotal 150.000,00

Sie Konsumsi

22
 Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
Babak Penyisihan
Snack Undangan 25 kotak 9.700,00 242.500,00
Snack Peserta Bolu 680 buah 900,00 612.000,00
1 Snack Peserta Pie Susu 680 buah 900,00 612.000,00
Kacang 680 buah 500,00 340.000,00
Kotak Snack 700 kotak 500,00 350.000,00
Nasi Peserta 672 kotak 11.000,00 7.392.000,00
Nasi Panitia 160 buah 4.000,00 560.000,00

Babak Semifinal
Snack Peserta Bolu 110 buah 900,00 99.000,00
Snack Peserta Pie Susu 110 buah 900,00 99.000,00
2 Kacang 110 buah 500.00 55.000,00
Kotak Snack 200 kotak 500,00 100.000,00
Nasi Peserta 80 kotak 12. 00,00 960.000,00
Nasi Panitia 160 buah 4.000,00 560.000,00

Babak Final dan Grandfinal

Snack Undangan 25 kotak 9.700,00 242.500,00
Snack Peserta Bolu 60 buah 900,00 54.000,00
Snack Peserta Pie Susu 60 buah 900,00 54.000,00
3
Kacang 60 buah 500,00 30.000,00
Jajan bali 15 buah 5000,00 75.000,00
Nasi Peserta 45 kotak 15.000,00 675.000,00
Nasi Panitia 160 buah 5.000,00 800.000,00
4 Pipet 1 bungkus 10.000,00 10.000,00
5 Air mineral 25 dus 19.000,00 475.000,00
6 Plastik Sampah 3 bungkus 12.500,00 37.500,00
7 Polybag 2 bungkus 15.000,00 30.000,00
Subtotal 14.464.500,00

Sie Soal
Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Honor Juri 3 orang 350.000,00 1.050.000,00
2 Honor Pembicara 1 orang 350.000,00 350.000,00
3 Kertas HVS A4 1920 lembar 140,00 268.000,00
4 Pe 4650 50 set - 232.500,00
Subtotal 1.900.500,00

Sie Acara Intern

Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Hadiah Juara I - - 4.500.000,00

23
2 Hadiah Juara II - - 3.750.000,00
3 Hadiah Juara II - - 3.000.000,00
4 Hadiah Juara Harapan I - - 2.000.000,00
5 Hadiah Juara Harapan II - - 1.500.000,00
6 Hadiah Best Categories 4 bidang 250.000,00 1.000.000,00
Subtotal 15.750.000,00

Sie Acara Ekstern

Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
Regional I
Transportasi Denpasar- 3 orang 900.000,00 2.700.000,00

1 Jakarta
Nasi Peserta 51 kotak 15.000,00 765.000,00
Nasi Penjaga 1 kotak 15.000,00 15.000,00
Akomodasi - 150.000,00 150.000,00
Regional II
Transportasi Denpasar- 3 orang 432.000,00 1.296.000,00
2 Bandung
Nasi Peserta 27 kotak 15.000,00 405.000,00
Nasi Penjaga 5 kotak 15.000,00 75.000,00
Regional IV
Transportasi Denpasar- 1 orang 215.000,00 215.000,00
3 Surabaya
Nasi Peserta 55 kotak 15.000,00 825.000,00
Uang Kebersihan - - 100.000,00
Regional VI
Transportasi Denpasar- 3 orang 300.000,00 600.000,00
4 Mataram
Nasi Peserta 45 kotak 15.000,00 675.000,00
Nasi Penjaga 3 kotak 15.000,00 45.000,00
Regional VII
Transportasi Kendari- 3 orang 885.000,00 2.655.000,00

5 Denpasar
Nasi Peserta 132 kotak 18.000,00 2.376.000,00
Nasi Penjaga 19 kotak 18.000,00 342.000,00
Penginapan 4 malam 350.000,00 1.400.000,00
Subtotal 14.639.000,00

Sie Perlengkapan dan Dekorasi

Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Baterai Besar 1 buah 33.900,00 33.900,00
2 Baterai Kecil 4 buah 7.000,00 28.000,00
3 Kain 2 gulung 23.500,00 47.000,00
4 Gabus Putih 5 buah 20.600,00 103.000,00

24
 5 Sewa Teater Widya Sabha - 3.240.000,00 3.240.000,00
Sewa SPMT Cerdas - 300.000,00 300.000,00
6
Cermat Gline
7 Kertas Minyak 2L 7 buah 2.000,00 14.000,00
8 Kertas HVS 70 gr Warna 2 bungkus 69.500,00 139.000,00
D/Tape Foam SP-018 1 buah 25.000,00 25.000,00
9
Polar
10 Baterai Special R-6 4S 4 buah 11.500,00 46.000,00
11 Lem Dlukol Besar 1 buah 6.000,00 6.000,00
12 Tali Rafia 1 buah 5.600,00 5.600,00
13 Nachi Tape Plastik - 7.200,00 7.200,00
14 P Ban Linen Daimaru - 13.000,00 13.000,00
15 Spidol 4 buah 6.500,00 26.000,00
16 Lampu 2 buah 12.000,00 24.000,00
17 Reng 1 buah 20.000,00 20.000,00
18 Bantex Photo - 83.500,00 83.500,00
19 Vas Bunga 3 buah 12.000,00 36.000,00
Subtotal 4.197.200,00

Sie Publikasi dan Dokumentasi

Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Domain Web - - 100.000,00
Subtotal 100.000,00

Sie Produksi
Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Stiker Vinil 1 lembar 8.000,00 8.000,00
2 Laser AP 68 lembar 2.500,00 170.000,00
3 Backdrop 1 buah 120.000,00 120.000,00
4 Paket Kontribusi Peserta 1050 buah 6.500,00 7.225.000,00
5 Goodie Bag 1050 buah 5.000,00 5.250.000,00
Piala 3 buah 40.000,00 120.000,00
6 Piala Juara I,II,III 3 buah 1.000.000,00 1.000.000,00
Piala Best Diagnosis 1 buah 40.000,00 40.000,00
7 Piagam 605 buah 1.500,00 907.500,00
Subtotal 14.840.500,00

Sie Transportasi
Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Sewa Bus - - 405.000,00

25
 Subtotal 405.000,00

Sie Keamanan
Harga Satuan
No. Nama Barang Uraian Jumlah (Rp)
(Rp)
1 Sewa HT 29 buah 25.000,00 725.000,00
Subtotal 725.000,00

TOTAL PEMASUKAN : Rp 69.847.000,00

TOTAL PENGELUARAN : Rp 69.424.550,00
SISA DANA : Rp 422.450,00

V. Lampiran-lampiran
V.1 Proposal Kegiatan
V.2 Nota-nota
V.3 Sie Kesekretariatan
V.4 Sie Acara
V.5 Sie Soal
V.6 Sie Produksi
V.7 Sie Publikasi Dan Dokumentasi

26