KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIS

RSPAD GATOT No. Dokumen No. Revisi Halaman

SOEBROTO DITKESD 1 dari 2

Ditetapkan,
KEPALA RSPAD GATOT SOEBROTO DITKESAD
Tanggal terbit
SPO / STANDAR
2012
PROSEDURE
OPERASIONAL
dr Komaruddin Boenjamin Sp.U
Brigradir Jenderal TNI

PENGERTIAN Berkas rekam medis merupakan catatan infomasi yang akurat tentang
data pasien yang meliputi catatan identitas pasien, anamnesis, penetuan
fisik, perjalanan penyakit, pemeriksaan penunjang, diagnosis, tindakan
medis, dan proses pengobatan yang diberikan kepada pasien. Informasi
yang ada pada berkas rekam medis bersifat rahasia sehingga harus
dijaga keamanan dan kerahasiaannya.

1. Tertib administrasi dalam rangka upaya meningkatkan kualitas

pelayanan kesehatan di RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad.
2. Tersedianya pedoman bagi petugas terkait dengan kegiatan
TUJUAN penyimpanan / pengeluaran kembali berkas rekam medis dari rak atau
ruang penyimpanan berkas rekam medis.
3. Menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas rekam

KEBIJAKAN 1. Hanya petugas rekam medis yang berwenang dan berhak masuk
ke ruang penyimpanan dan mengambil berkas rekam medis.
2. Setiap informasi, baik medis maupun non medis yang dimiliki
oleh RSPAD gatot Soebroto Ditkesad dilarang disebarluaskan oleh
pegawai RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad kepada siapapun, baik
secara tertulis maupun lisan kecuali atas izin Kepala RSPAD Gatot
Soebroto Ditkesad.
 KEAMANAN DAN KERAHASIAAN
PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIS

RSPAD GATOT No. Dokumen No. Revisi Halaman

SOEBROTO DITKESD 2 dari 2

a. Peminjaman berkas rekam medis untuk kasus medicolegal dan

PROSEDUR dibawa keluar RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad harus atas izin
Kepala RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad
 Bila suatu berkas rekam medis diminta untuk dibawa ke
pengadilan diusahakan agar pengadilan cukup menerima
salinan berkas rekam medis pasien yang dimaksud.
 Bial hakim pengadilan yang menangani kasus terkait
meminta berkas rekam medis yang asli maka senagai arsip
RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad perlu ada salinan / foto copy
dari berkas rekam medis tersebut dan disimpan ditempat
berkas rekam medis asli dikeluarkan.
 Tanda terima atas peminjaman berkas rekam medis pasien
tersebut harus diminta dan disimpan di dalam salinan berkas
rekam medis sampai berkas rekam medis asli dikembalikan.
b. Peminjaman berkas rekam medis oleh pihak ketiga
( asuransi ) harus melalui surat permohonan yang ditujukan
kepada kepala RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad dan ada
disposisi dari kepala RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad.
c. Untuk perawatan lanjutan pasien ke rumah sakit lain
cukup diberikan resume perawatan pasien.
2. Petugas rekam medis mencatat berkas rekam medis pada buku
peminjaman yang meliputi tanggal peminjaman, nomor rekam medis,
nama pasien, nama jelas peminjam dan tanda tangan peminjam.
3. Petugas rekam medis membuat tracer atau out guide berkas rekam
medis yang dipinjam.
4. Petugas yang berwenang mengambil berkas rekam medis yang
akan dipinjam dan memasukan out guide pada tempat berkas
rekam medis yang dikeluarkan.
5. Ruang penyimpanan berkas rekam medis, baik yang aktif maupun
inaktif terpisah dan terkunci, hanya dapat dibuka oleh petugas yang
berwenang

1. Unsur Pimpinan.
2. Instalasi Rawat Inap RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad.
UNIT TERKAIT 3. SMF
4. Bidang keperawatan
5. Bagian Administrasi Pasien dan Informasi Medis Sdirbinyanmed
RSPAD Gatot Soebroto Ditkesad