PROPOSAL PENAWARAN KERJA SAMA

Sistem Informasi Berbasis SMS

Integrated dengan Absensi
Fingerprint

CV DIANTAMA PERSADA
Perum Griya Wahyu Permai Blok K11
Kuwayuhan Pejagoan Kebumen
(082300070700)
cv.diantamapersada@yahoo.com
I. LATAR BELAKANG

Tuntutan era globalisasi yang menjadikan informasi sebagai sumber

daya percepatan perilaku ekonomi, politik, sosial dan budaya serta
pendidikan yang menyebabkan arus dan daya serap informasi
dilakukan melalui media elektronik yang serba cepat pula.
Karena obyek pembangunan pendidikan adalah masyarakat sebagai
identitas suatu bangsa, maka informasi yang disampaikan juga harus
merupakan media komunikasi yang mengandung makna pendidikan
dan pembelajaran, sehingga perubahan perilaku yang diakibatkannya
merupakan perubahan perilaku kolektif dari suatu bangsa dalam
proses membangun.
Jika dirasakan selama ini permasalahan dari dunia pendidikan itu
sendiri adalah adanya ketertinggalan dalam mutu pendidikan , baik
pendidikan formal maupun non formal. Dan hasil itu diperoleh setelah
kita membandingkannya dengan negara lain. Pendidikan memang
telah menjadi penopang dalam meningkatkan sumber daya manusia
Indonesia untuk pembangunan bangsa, oleh karena itu kita
seharusnya dapat meningkatkan sumber daya manusia Indonesia agar
tidak kalah bersaing dengan sumber daya manusia di negara-negara
lain.
Penyebab rendahnya mutu pendidikan di Indonesia antara lain adalah
masalah efektifitas, efesiensi dan standarisasi pengajaran. Hal
tersebut masih menjadi masalah pendidikan di Indonesia pada
umumnya.

Adapun beberapa permasalahan pokok dalam dunia pendidikan

antara lain :
1. Rendahnya sarana fisik dan komunikasi
2. Rendahnya prestasi peserta didik
3. Rendahnya kesempatan pemerataan pendidikan

Permasalahan tersebut di atas terjadi salah satunya adalah karena

adanya kesenjangan informasi antara sekolah dengan orangtua
peserta didik yang hingga saat ini belum dioptimalkan suatu metode
ataupun alat sebagai solusi yang tepat, efektif dan efisien dari segi
biaya untuk dapat menjembatani kesenjangan informasi tersebut.
 Untuk mengatasi permasalahan tersebut kami menawarkan suatu
produk yaitu, I-Tech (Information Technology) yang dapat menjadi
solusi tepat untuk mengatasi kesenjangan informasi dalam pendidikan
dan pembelajaran sehingga secara tidak langsung memberikan
kontribusi positif dalam merubah perilaku untuk membangun bangsa.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

Kami berharap dapat tercipta sebuah jalinan kerjasama yang saling

menguntungkan bagi kedua belah pihak. Terkait dengan aplikasi dan
akses komunikasi produk I-Tech , kami siap membantu dalam hal
pengadaan perangkat (hardware), pemrogaman (software),
pengoperasian sampai dengan pemeliharaan alat secara berkala serta
pengembangan, selain itu kami juga memberikan garansi selama
produk I-Tech masih digunakan sebagai bentuk tanggung jawab kami
untuk berlangsungnya informasi pendidikan yang berkelanjutan.
Membantu dan menjembatani komunikasi sekolah terhadap orang
tua/wali peserta didik secara langsung maupun tidak langsung,
dengan harapan adanya komunikasi yang berkesinambungan.

III. PRODUK

Adapun produk yang kami tawarkan adalah sistem informasi dari

sekolah ke handphone orang tua / wali peserta didik menggunakan
sort message service (SMS), baik informasi tentang kegiatan belajar
mengajar di sekolah maupun prestasi peserta didik.
Sistem absensi online peserta didik dengan menggunakan fingerprint
yang secara otomatis mengetahui data mengenai jam masuk dan
pulang sekolah peserta didik dapat termonitor secara sistematis dan
real time.

IV. FUNGSI DAN MANFAAT

A. Bagi Peserta Didik

1. Lebih disiplin di sekolah, karena kegiatan belajar di sekolah

diinformasikan kepada orang tua/wali peserta didik setiap hari.
2. Meningkatkan pola belajar pada saat ada di rumah.
3. Mendidik pribadi untuk menjadi lebih jujur.
4. Peningkatan prestasi belajar dan nilai ulangan.
5. Lebih fokus terhadap perbaikan nilai yang dikarenakan orang
tua/wali peserta didik juga mengetahui kemampuan putra-
putrinya.
6. Mampu bersaing secara sehat terhadap peserta didik lainnya.
7. Ikut merasakan dan menggunakan kemajuan teknologi,
khususnya di bidang informasi.
8. Mengetahui nilai hasil ulangan dengan cepat melalui informasi
yang disampaikan sekolah pada orang tua/wali peserta didik.

B. Bagi Orang Tua / Wali Peserta Didik

1. Memudahkan kontrol putra – putrinya pada saat melakukan

aktifitas belajar di sekolah.
2. Ikut berperan aktif dalam mendidik putra-putrinya untuk
menjadi peserta didik yang berprestasi.
3. Lebih percaya pada pihak sekolah terhadap pendidikan putra-
putrinya.
4. Dapat mengetahui secara cepat tentang ;
 PR (Pekerjaan Rumah) yang diberikan oleh sekolah.
 Nilai hasil ulangan ataupun ujian yang diadakan di sekolah.
 Informasi ataupun pengumuman lain dari sekolah.
5. Tahu secara pasti jam masuk dan pulang sekolah.
6. Menambah rasa nyaman dan tenang terhadap putra-putrinya
pada saat melakukan kegiatan di sekolah.
7. Mengantisipasi putra-putrinya untuk tidak masuk sekolah
(bolos).
8. Selalu ingat akan kewajiban orang tua/wali peserta didik yang
diberikan oleh sekolah tentang sesuatu yang sifatnya rutin.

C. Bagi Sekolah

1. Memudahkan kontrol absensi peserta didik.

2. Mengurangi jam belajar yang terbuang, karena tidak harus
melakukan absensi secara manual.
 3. Meningkatkan fasilitas maupun sarana dan prasarana di
sekolah.
4. Meningkatkan prestasi sekolah sebagai sekolah yang
berkwalitas.
5. Mengurangi biaya administrasi, khususnya surat menyurat
kepada orang tua/wali peserta didik.
6. Mengurangi angka pembolosan peserta didik.
7. Memudahkan sistem administrasi sekolah.
8. Memudahkan sistem pelaporan karena sekolah bisa
mendapatkan print out secara periodik tentang ;
a. Absensi peserta didik
b. Nilai peserta didik
c. Informasi yang telah disampaikan ke orang tua/wali
peserta didik
9. Peningkatan ketertiban di sekolah.
10. Ikut berperan aktif dalam rangka mencerdaskan anak bangsa.
11. Sekolah dapat memberikan informasi kepada orang tua/wali
peserta didik secara real time yang berisi antara lain ;
a. Absensi peserta didik (kedatangan & kepulangan)
b. Nilai ulangan
c. PR (pekerjaan rumah)
d. Jadwal pembayaran SPP atau sumbangan lainnya
e. Keterlambatan peserta didik
f. Kedisiplinan peserta didik
g. Pengumuman – pengumuman lainnya
h. Jadwal ujian beserta nilai ujian
i. Rangking kelas (prestasi peserta didik)
j. Libur sekolah
k. Kegiatan kurikulum
l. Kegiatan tambahan (jam tambahan belajar)
m. Rapat atau pertemuan-pertemuan
n. Perkembangan sekolah
o. Buku-buku pelajaran terbaru
p. Teguran terhadap peserta didik yang melanggar aturan
q. Atau yang lainnya.

V. HARDWARE DAN SOFTWARE YANG DISEDIAKAN

1. Hardware berupa ;
  PC / Server dengan spesifikasi Intel Dual Core ivy birdge , 1,8 GHZ,
Ddr 3, 1333 4 Gb, VGA Eagle 9400 GT, HDD 250, DVD RW
sejumlah 1 unit, atau menyesuaikan perkembangan yang ada
 Monitor LCD 19” sejumlah 1 unit
 Mouse dan Keyboard sejumlah 1 set
 Multi Modem sebanyak 1 unit
 Fingerprint yang jumlahnya menyesuaikan jumlah peserta didik
 Printer sebanyak 1 unit
 Kartu Perdana sebanyak sesuai dengan kebutuhan
 Sarana Instalasi yang jumlahnya bahan dan kelengkapannya
menyesuaikan lokasi, diantaranya kabel power, kabel belden,
dakting, hub penghubung, stekker, terminal dan barang penunjang
lainnya

2. Software berupa ;
 Program I-Tech untuk absensi elektronik.
 Panduan cara operasional
 Untuk mempercepat proses operasional kami memerlukan
jaringan internet dari pihak sekolah

3. Petugas Operator
Petugas sudah kami siapkan dalam rangka untuk menjalankan
operasional program I-Tech, baik pada saat uji coba maupun telah
terjadi kontrak kerjasama. Setiap sekolah kami akan memberikan
hanya 1 (satu) petugas atau menyesuaikan dengan kondisi sekolah
Petugas kami akan melakukan tugasnya setiap hari mulai peserta didik
masuk sampai peserta didik pulang sekolah (melakukan absensi
pulang).

Sarana dan prasarana tersebut diatas menjadi tanggung jawab kami,

sedangkan Pihak sekolah hanya menyiapkan tempat dan satu meja buat
server kami.

VI. PEMASANGAN

Untuk mekanisme program I-Tech berjalan dan dapat

dioperasionalkan maka perlu dilakukan beberapa pekerjaan yaitu ;
1. Pengumpulan data peserta didik meliputi ;
a. Nama peserta didik
b. No Induk peserta didik
c. Nama kelas yang sedang berjalan
d. No HP orang tua/wali peserta didik
Data tersebut diupayakan dalam bentuk soft copy yang akan
kami masukkan dalam server sebagai data support yang kami
perlukan, dan data tersebut tetap menjadi milik sekolah.
Untuk input data kami memerlukan waktu 3 (tiga) hari kerja
untuk data sebanyak 1000 peserta didik.

2. Pengukuran dan penempatan hardware

a. Letak finger print untuk absensi peserta didik
b. Letak server untuk operasional harian
c. Letak modem (hardware penunjang),
Untuk proses pelaksanaannya diperlukan waktu maksimal 1
hari kerja

3. End Roll (pengambilan sidik jari)

Data ini diambil dari masing-masing sidik jari peserta didik, yang
akan kami ambil di masing-masing kelas (hanya 1 jari yaitu jempol
kanan), jika memang jarinya belum terdeteksi maka dengan
menggunakan Nomor Induk peserta didik. Pelaksanaan proses ini
kami memerlukan bantuan dari salah satu petugas sekolah. Untuk
proses ini diperlukan waktu 4 hari kerja untuk 1000 peserta didik

4. Persiapan bahan dan alat

a. Hardware (Server, Finger print, dll)
b. Peralatan instalasi
c. Jaringan internet dari sekolah

5. SDM (Sumber daya manusia) sebagai operator di sekolah.

6. Install program dan Instalasi jaringan.

Proses pelaksanaan akan kami lakukan setelah mendapat
persetujuan titik atau tempat yang telah disetujui oleh pihak
sekolah untuk dipasang sarana dan prasarana dari kami.
Sedangkan proses ini kami memerlukan waktu 2 hari kerja dengan
radius 50 meter dari titik yang akan dipasang
 Dari keseluruhan proses tersebut diatas bisa dilaksanakan dalam waktu
maksimal 10 (sepuluh) hari kerja sejak mendapatkan ijin dari pihak
sekolah.

VII. UJI COBA

Sebelum dilaksanakan operasional maka kami perlu memberikan uji
coba terlebih dahulu untuk memastikan bahwa program yang telah
kami pasang bisa berjalan dengan normal. Sebagai salah satu syarat
operasional adalah petugas operator yang telah kami sediakan.

Selama proses uji coba berlangsung segala macam biaya yang timbul
menjadi tanggung jawab kami. Sedangkan jangka waktu uji coba
paling lama 1 (satu) bulan, jika memang masih perlu adanya
penambahan waktu uji coba maka akan kami pertimbangkan setelah
melihat situasi dan kondisi di sekolah.

VIII. MEKANISME / ALUR INFORMASI

 SEKOLAH

OUTPUT

serve I-Com
Siswa absen Server I-Tech
(masuk & pulang)
I
Informasi Sekolah dari ; N
* Bagian Kurikulum P
* Bagian Tatib U
* Bagian Sarana T
* Bagian lainnya
* Kepala Sekolah
* Guru atau TU

OUTPUT

orang tua/wali siswa

IX. PENJELASAN MEKANISME

A. Absensi
Untuk absen peserta didik diwajibkan melakukan minimal dua
kali yaitu,
1. Saat jam masuk peserta didik
2. Saat jam kepulangan peserta didik
Kedua kegiatan tersebut akan disampaikan kepada orang
tua / wali peserta didik pada setiap harinya melalui SMS
dengan waktu pelaksanaan pengiriman minimal 30 menit
setelah peserta didik melakukan scan (absensi)
3. Jika memang ada kegiatan lain yang memerlukan peserta
didik melakukan scan lagi (absen lagi) seperti eskul, class
moving, maka perangkat dan sistem kami siap untuk
mendukung jam jam tertentu (sesuai jadwal dari sekolah),
khusus proses ini tidak akan dikirim ke orang tua / wali
peserta didik, namun data yang ada bisa kita print sebagai
bukti absensi peserta didik
4. Keterlambatan kehadiran (masuk) sekolah akan terkirim
sesuai saat peserta didik melakukan scan sidik jari (absen)

B. Informasi / Pengumuman dari Sekolah

Berita yang bisa disampaikan diantaranya meliputi ;
1. Perubahan jadwal belajar mengajar
2. Pekerjaan rumah (PR)
3. Nilai ulangan
4. Jadwal ulangan / ujian
5. Kedisiplinan peserta didik
6. Pemanggilan orang tua/wali peserta didik
7. Pengumuman rapat / pertemuan di sekolah
8. Pembayaran SPP dan lainnya
9. Informasi yang lainnya yang berkaitan

C. Syarat dan ketentuan pengiriman SMS adalah sebagai berikut ;

1. Maksimal karakter 160 dalam sekali pengiriman sms
2. Bisa dikirim pada provider manapun (all operator)
3. Dalam sehari minimal berita yang dikirim 2 (dua) sms yaitu
kedatangan dan kepulangan peserta didik, untuk
pengumuman yang lainnya mengikuti sekolah
4. Kami hanya melayani pemberitahuan pada orang tua / wali
peserta didik, jika ada informasi selain yang ditujukan ke
 nomor HP lain (bukan orang tua / wali peserta didik) maka
dengan terpaksa tidak kami laksanakan
5. Berita yang dikirim semua menggunakan nama sekolah
sebagai lembaga yang berhak mengeluarkan informasi
6. Kami menyiapkan buku jurnal untuk ditandatangani bagi
personil sekolah yang akan mengirimkan pemberitahuan
7. Pelayanan operator kami untuk menerima dan
mengirimkan informasi menyesuaikan jam belajar
mengajar di sekolah, libur sekolah kami tidak akan
melakukan pelayanan
8. Kami tidak akan memotong pulsa orang tua/wali peserta
didik ketika menerima informasi dari sekolah

X. KOMPENSASI BIAYA

Untuk menunjang terlaksananya operasional I-Tech bisa berjalan maka

kami membutuhkan biaya yang besarnya Rp.20.000,- (Dua Puluh Ribu
Rupiah) per bulan untuk setiap peserta didik.

Perlu kami jelaskan bahwa kompensasi tersebut di atas timbul karena

sebagai pengganti biaya pembelian dan operasional kami yang
meliputi ;

1. Pembelian sarana dan prasarana.

2. Gaji petugas operator kami setiap bulan.
3. Pembayaran sms kepada operator seluler/telephone.
4. Operasional harian CV DIANTAMA PERSADA.
5. Penggantian peralatan yang rusak karena pihak kami.
6. Penggantian peralatan jika kami keluarkan / develope produk
baru.
7. Pemeliharaan peralatan (maintenance).
8. Up Grade program terbaru yang akan selalu kami lakukan.
9. Sumbangan yang sifatnya tidak mengikat kepada Sekolah.

XI. GARANSI
 Sebagai komitmen kami terhadap produk yang kami berikan maka
garansi yang dapat kami berikan berupa ;

a. Hardaware jika kerusakan dari pihak CV DIANTAMA PERSADA.

b. Software jika kerusakan dari sistem kami yang kurang sempurna.
Adapun jangka waktu garansi bisa kami layani selama masa
kerjasama berlangsung yaitu selama 3 (tiga) tahun.
Namun jika kerusakan dikarenakan karena kesalahan atau
kecerobohan pihak sekolah khususnya para peserta didik baik
disengaja maupun tidak disengaja, maka kami tidak bertanggung
jawab atas penggantian sarana dan prasarana yang telah kami
pasang.
Jika kerusakan karena alam (force majuer) maka akan kita
bicarakan dengan pihak sekolah.

XII. SYARAT DAN KETENTUAN UMUM

Sebagai syarat dan ketentuan pengguna program I-Tech dari CV

DIANTAMA PERSADA adalah sebagai berikut ;
1. Sepakat antara kedua belah pihak yaitu ;
a. Pihak Sekolah yang diwakili kepala sekolah
b. Pihak CV DIANTAMA PERSADA yang diwakili pimpinan
perusahaan
Dengan ditandatanganinya kesepakatan yang dituangkan
dalam perjanjian kontrak kerjasama yang sudah distempel dan
bermaterai enam ribu rupiah oleh masing masing pihak.
2. Memberikan ijin dan support baik data maupun personil kepada
pihak kami dalam rangka melaksanakan operasional maupun saat
uji coba.
3. Jangka waktu kerjasama minimal 3 (tiga) tahun sejak
ditandatanganinya surat kerjasama dan bisa diperpanjang selama
ada kesepakatan bersama.
4. Sekolah menyiapkan tempat untuk server kami dan 1 (satu) unit
meja kecil buat operasional petugas kami.
5. Yang bertanggung jawab secara lembaga adalah Kepala sekolah
yang didukung oleh staff, guru maupun komite sekolah.
6. Yang berhak memberikan kompensasi biaya operasional kepada
CV DIANTAMA PERSADA adalah pihak sekolah yang diwakili Kepala
Sekolah, walaupun biaya tersebut didapat dari orang tua/wali
 peserta didik, dari anggaran belanja sekolah atau dari pihak lain
yang berkompenten. Yang teknis pelaksanaanya diatur sesuai
kesepakatan.
7. CV DIANTAMA PERSADA tidak menjual, namun melakukan bentuk
kerjasama. Jika produk kami jual putus (dijual langsung) maka
dengan pertimbangan yang selama ini kami amati di sekolah yang
pernah menggunakan sistem absensi elektronik ini tidak berjalan
efektif, yang disebabkan karena ;
a. Tidak adanya maintenance secara berkala.
b. Peralatan yang kurang standart, kapasitasnya tidak sesuai.
c. Selalu ketinggalan kemajuan (tidak up date maupun up grade)
baik hardware maupun softwarenya.
d. Peralatan tidak digunakan secara efektif yang disebabkan tidak
tersedianya personil yang menangani secara khusus.
8. Pajak ditanggung oleh pihak sekolah, kecuali PPH 21 menjadi
tanggung jawab pihak CV DIANTAMA PERSADA.

XIII. PENUTUP

Dengan mengucap syukur kepada Alloh Subhanahuu Wata’ala,

akhirnya kami bisa membuat dan menyelesaikan proposal ini. Semoga
apa yang kami sajikan pada proposal ini bermanfaat dan berguna.
Dalam kesempatan ini pula kami mengharap agar apa yang telah kami
sampaikan bisa ditindaklanjuti dan dilaksanakan. Masih banyak yang
belum bisa dijelaskan karena secara teknis ada beberapa hal yang
perlu dibicarakan secara langsung pada saat terjadi kerjasama.
Terima kasih pula kepada pihak-pihak yang telah memberikan
kepercayaan kepada kami dan telah memberikan dukungan kepada
pihak kami.

Dibuat oleh : CV DIANTAMA PERSADA

Pada : NOVEMBER 2017
 IBNU AGUS SHOMAD

CONTOH BERITA/INFORMASI LEWAT SMS

sms kedatangan peserta didik sms kepulangan peserta didik

sms informasi dari sekolah sms info nilai peserta didik