Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Manajemen Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam
suatu organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan
aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya
perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri.

Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan
adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis.

Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang
perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari
Manajemen Kerja.

Tidak ada definisi yang sama tentang Manajemen Sumber Daya Manusia, 3 (tiga) definisi
sebagai perbandingan dapat dikemukakan sebagai berikut:

Bagaimana orang-orang dapat dikelola dengan cara yang terbaik dalam kepentingan
organisasi, Amstrong (1994).

Suatu metode memaksimalkan hasil dari sumber daya tenaga kerja dengan
mengintergrasikan MSDM kedalam strategi bisnis, Kenooy (1990).

Pendekatan yang khas, terhadap manajemen tenaga kerja yang berusaha mencapai
keunggulan kompetitif, melalui pengembangan strategi dari tenaga kerja yang mampu
dan memiliki komitmen tinggi dengan menggunakan tatanan kultur yang integrated,
struktural dan teknik-teknik personel, Storey (1995).

Dari ke-3 definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Manajemen Sumber Daya Manusia
berkaitan dengan cara pengelolaan sumber daya insani, dalam organisasi dan lingkungan
yang mempengaruhinya, agar mampu memberikan kontribusi secara optimal bagi
pencapaian organisasi.

Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Bambang Wahyudi (2002:1):

‘”Ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan atau mengembangkan dan
memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efisien dan ada kepuasan pada diri pribadi-pribadi
yang bersangkutan.”

Definisi lain menurut Edwin B.Flippo dalam buku Bambang Wajhudi Manajemen Sumber Daya
Manusia (2002:9):

“ Personnel Management is the planning, organizing, directing and controlling of

the procurement, development, competition, intergration, maintenance, and
separation of human resources to the end that individual, organizational, and
societal objectives are accomplished.”

Artinya :
“Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan daripada pengembangan, pemberian balas jasa,
pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahan sumber daya manusia ke suatu
titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan, organisasi dan masyarakat.”

1
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Selanjutnya Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2002:10)

“Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan
dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan
perusahaan, karyawan, dan masyarakat.”

Fungsi MSDM
Manajemen Sumberdaya Manusia terdiri dari dua fungsi, yaitu fungsi manajemen dan fungsi
operasional

Fungsi Manajemen (FM) terdiri atas: Fungsi Operasional (FO) terdiri atas:
1. Fungsi Perencanaan 1. Fungsi Pengadaan
2. Fungsi Pengorganisasian 2. Fungsi Pengembangan
3. Fungsi Pengarahan 3. Fungsi Pemberi Kompensasi
4. Fungsi Pengkoordinasian 4. Fungsi Integrasi
5. Fungsi Pengontrolan/Pengawasan 5. Fungsi Pemeliharaan

Fungsi Manajemen
1. Fungsi Perencanaan
Menentukan terlebih dulu program yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang
telah ditetapkan
2. Fungsi Pengorganisasian\Organize
Merancang susunan dari berbagai hubungan antara jabatan, personalia, dan faktor-faktor
fisik
3. Fungsi Pengarahan
Melaksanakan pekerjaan, mengusahakan agar karyawan mau bekerjasama secara efektif
4. Fungsi Pengkoordinaasian
Silahkan lihat gambar di bawah ini:

2
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Tingkat kesiapan bawahan, penugasan dan kepemimpinan

5. Fungsi Pengontrolan/pengawasan
Mengamati dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya apabila
terjadi penyimpangan, atau kalau perlu menyesuaikan kembali rencana yang telah dibuat.

Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana
yang tersedia

Jumlah tenaga kerja yang akan ditarik

Fungsi Operasional (FO)

1. Fungsi Pengadaan
Penentuan jenis/mutu karyawan dan jumlah (menentukan keberhasilan rekruitmen melalui
prosedur yang tepat). Sewaktu menarik karyawan baru, manajemen haruslah
mempertimbangkan

Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana
yang tersedia

Jumlah tenaga kerja yang akan ditarik
Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai
informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu
jabatan, terdiri dari :
1. Deskripsi jabatan dan
2. Spesifikasi jabatan

DESKRIPSI JABATAN merupakan suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas
dan kewajiban suatu jabatan tertentu.

Indentifikasi jabatan,

Ringkasan jabatan,

Tugas yang dilaksanakan,

Pengawasan yang diberikan dan yang diterima,

Hubungan dengan jabatan-jabatan lain,

Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan,

3
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Kondisi kerja,

Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim,

Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas.

SPESIFIKASI JABATAN
Pada umumnya isi suatu spesifikasi jabatan terdiri dari:

Identifikasi jabatan :
o Nama :
o Kode :
o Bagian :
Persyaratan kerja :
o Pendidikan (SD, SLTP, SLTA, ataukah PT?).
o Tingkat kecerdasan minimal yang diperlukan,
o Pengalaman yang diperlukan,
o Pengetahuan dan ketrampilan,
o Persyaratan fisik,
o Status perkawinan,
o Jenis kelamin,
o Usia,
o Kewarganegaraan (Penduduk)

2. Fungsi Pengembangan
Untuk perbaikan efektivitas kerja dengan cara memperbaiki pengetahuan, ketrampilan
maupun sikap karyawan.

Metode Pelatihan Operasional

1. On-the job training . memberikan tugas kepada atasan langsung yang baru dilatih,
untuk melatih mereka.
2. Vestibule school . merupakan bentuk latihan dimana pelatihnya bukanlah atasan
langsung, tetapi pelatih-pelatih khusus ( Staff specialist ).
3. Apprenticeship (magang). Metode ini biasa dipergunakan untuk pekerjaan-pekerjaan
yang membutuhkan keterampilan yang relatif lebih tinggi.
4. Kursus Khusus. Merupakan bentuk pengembangan yang lebih mirip pendidikan dari
pada latihan. Kursus ini biasanya diadakan untuk memenuhi minat dari para
karyawan dalam bidang-bidang pengetahuan tertentu (diluar bidang pekerjaannya)
seperti kursus bahasa asing, komputer dan lain sebagainya.

3. Fungsi Pemberi Kompensasi

Balas jasa, berwujud uang atau yang lainnya sesuai pengorbanan/kontribusi karyawan.
Upah adalah bagian dari kompensasi, dapat pula berbentuk fasilitas-fasilitas yang dapat
dinilai dengan uang.
Perlu memperhatikan faktor-faktor berikut ini:
1. Memenuhi kebutuhan minimal
2. Dapat mengikat
3. Dapat menimbulakan semangat dan kegairahan kerja
4. Adil
5. Tidak boleh bersifat statis

4. Fungsi Integrasi
Tercapainya sinergi antara karyawan dan perusahaan untuk tujuan masing-masing yang
berbeda. (Teori kebutuhan Maslow dan motivasi XY Mc Gregor dan Mc Lelland)

5. Fungsi Pemeliharaan

4
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Perusahaan memelihara kemampuan dan sikap karyawan melalui program keselamatan,

kesehatan dan pelayanan. Setiap program keselamatan dapat terdiri dari salah satu atau
lebih elemen-elemen berikut ini:
1. Didukung oleh manajemen puncak (top management)
2. Menunjukkan seorang direktur keselamatan
3. Pembuatan pabrik dan operasi yang bertindak secara aman
4. Mendidik para karyawan untuk bertindak dengan aman
5. Menganalisa kecelakaan
6. Menyelenggarakan perlombaan atau keselamatan kerja
7. Menjalankan peraturan-peraturan untuk keselamatan kerja

Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap
tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi.
Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS).

• Suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh,
manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau
perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
• Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia
atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department.
• Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang
berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan
orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat
organisasi memerlukannya.

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support
System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan

Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukan satu unit yang bertanggung jawab
atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia
Kegiatan Utama SDM
 Perekrutan dan Penerimaan
 Pendidikan dan Pelatihan
 Manajemen Data
 Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Perekrutan dan Penerimaan

 SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

5
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Pendidikan dan Pelatihan

 Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian
kerja pegawai.
 Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analisis sistem dalam melatih pemakai
selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.

Manajemen Data
 SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

Penghentian dan Administrasi Tunjangan

 Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan
seperti, rumah sakit, asuransi dokter gigi, dll. Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM
memproses kertas kerja yang diberlukan dan kadang melakukan wawancara keluar,
tujuannya untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih
baik bagi pegawainya dimasa mendatang. Setelah penghentian, SDM mengurus program
pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Fungsi SDM memudahkan Arus Sumber Daya Personil

Dukungan yang diberikan pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Ketenagaan Pelatihan dan Administrasi
Pengembangan Kompensasi
Sistem  Perencanaan Ketenagaan  Perencanaan suksesi  Perhitungan biaya
Strategis  Pelatihan Angkatan Kerja kontrak
 Prediksi gaji
Sistem Taktis  Analisis dan penganggaran  Efektifitas pelatihan  Efektifitas
biaya buruh  Pemaduan karir kompensasi dan
 Analisis turnover analisis ekuitas
 Analisis preferensi
benefit
Sistem  Recruiting  Penilaian keahlian  Kontrol gaji
Operasional  Perencanaan dan penjadwalan  Evaluasi kinerja  Administratif
angkatan kerja benefit

6
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Pemanfaatan Internet Sistem Informasi SDM

 Rekruitmen melalui website
contoh : www.jobsdb.com; www.Karir.com, www.binuskarir.com
 Layanan rekruitmen komersial
 Akses ke database pelamar
 Pengumuman melalui newsgroup, mailing list
 Komunikasi melalui email dengan pelamar

Pemanfaatan Intranet
 Layanan pegawai 24 jam
 Dissiminasi informasi lebih efektif
 Pengumpulan input dari pegawai
 Partisipasi langsung pegawai dalam entri data manajemen SDM
 Pegawai dapat mengakses berbagai informasi individual
 Sebagai tempat pelatihan

Tempat HRIS dalam perusahaan

 Sekitar 10% perusahaan HRSP (Human Resources System Profesionals) melaporkan
bahwa mereka tidak memiliki HRIS formal. Tapi bagi yang memilikinya, unit ini berada pada
berbagai tempat. Kebanyakan unit (73,5%) berada di SDM, tapi sebagian (8,4%)
merupakan bagian jasa informasi, sebagian (1,8%) berada dibagian gaji dari departemen
akuntansi, dan sebagian (4,9%) ditempatkan diluar perusahaan seperti di organisasi jasa
dan outsourcers.

Evolusi HRIS
Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada
departemen personalia. Saat perusahaan memperoleh mesin punched-card, file dipindahkan ke
departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched-card. Saat komputer
menggantikan mesin punched-card, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.

Penempatan HRIS dalam SDM

 Pengaturan yang populer adalah HRIS melapor langsung kepada direktur SDM (48,3%),
tapi ada kemungkinan yang lain.
 Dibeberapa perusahaan, HRIS merupakan subunit dari kelompok SDM lain seperti
kompensasi dan tunjangan (20,1%) atau perencanaan SDM (2,5%)
 Jumlah pegawai purna waktu dari unit HRIS berkisar 0 – 260. Rata-rata ada 5,87
programmer/analis, 4,28 operator pemasukan data, 4,20 analis sistem dan berbagai
personil manajemen dan pendukung sistem lainnya.

7
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Kegunaan Sistem Informasi SDM

 Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yg diproyeksikan

 Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan, akan pensiun atau akan
diberhentikan
 Menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau jenis pekerjaan yang mempunyai tingkat
perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja dan masalah yang tinggi yang melebihi
kadarnormal
 Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin, pendidikan, dll
 Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi,pelatihan dan pengembangan
 Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian dan promosi
 Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi ttg pembayaran pada karyawan
 Riset SDM
 Penilaian kebutuhan pelatihan

Keterkaitan SI-SDM dengan Aktivitas SDM

Model Sistem Informasi SDM

8
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Diagram Arus Sistem Informasi SDM

Komponen Dasar Sistem Informasi SDM

Komponen Fungsional Utama :

- Fungsi Masukan (Input)
- Fungsi Pemeliharaan Data (proses)
- Fungsi Keluaran (Output)

Subsistem Informasi SDM

- Informasi Akuntansi Penggajian - Informasi Perencanaan Tenaga kerja

- Informasi Riset SDM
- Riset tentang Suksesi
- Analisis dan evaluasi jabatan - Informasi Penerimaan Pegawai
- Informasi Intelejen SDM
 Komunitas/Masyarakat keuangan - Informasi Kompensasi
 Serikat Pekerja
 Pemasok SDM - Laporan Lingkungan
 Pemerintah

Sumber Informasi SDM

- Borang Lamaran
- Evaluasi kinerja
- Informasi Perubahan Karyawan
- Tindakan Indisipliner
- Data Daftar Gaji

9
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Kriteria Sistem Informasi SDM

- Pelatihan para pemakai
- Mengkaitkan strategi dan keputusan

Model merancang Sistem Informasi SDM

Pengamanan Sistem Informasi SDM

- Menggunakan password (untuk membatasi akses)
- Menggunakan kata sandi untuk bagian yang berbeda
- Memberikan akses informasi karyawan hanya kepentingan tertentu

Metode-metode Perancangan Sistem Informasi Manajemen (SDM)

1. Sistem Development Live Cycle (SDLC)
2. Metode Prototyping
3. Paket Software
4. Outsorcing

Sistem Development Live Cycle (SDLC)

Langkah-langkah:
- Melakukan survai dan menilai kelayakan proyek pengembangan SI
- Mempelajaridan menganalisis sistem berjalan
- Menentukan permintaan pemakai sistem
- Memilih solusi atau pemecahan masalah
- Menentukan Hardware dan software
- Merancang sistem informasi baru
- Membangun sistem informasi baru
- Mengkomunikasikan dan mengimplemantasikan sistem informasi baru
- Memelihara dan melakukan perbaikan sistem informasi baru

10
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Metode Prototyping Paket Software

Pertimbangan-pertimbangan penggunaan metodologi

No Kriteria SDLC Prototip Paket Outsorcing
Software
1. Teknik Pembuatan Kompleks Kompleks Sederhana Kompleks sd
sd.sederhana sederhana
2. Sifat Kaku/tidak Fleksibel Kaku Fleksibel
3. Waktu Lama Relatif cepat Cepat Fleksibel
4. Biaya Tinggi Tinggi – Murah Tinggi –
Sedang Sedang
5. Kapan dipakai Proyek yang Ketika yang Ketika Ketika
memerlukan diminta user organisasi organisasi
desain belum jelas tidak punya tidak punya
komplek dan tenaga ahli tenaga ahli
mainframe
basis

Sistem Informasi SDM dianggap berhasil bila memenuhi harapan :

- Biaya harus sejalan dengan ukuran dan kondisi financial
- Sistem ditetapkan dengan waktu yang baik
- Harus mampu dimodifikasi dan diperluas
- Penekanan pada aktivitas perencanaan harus terbukti
- Umpan balik harus berkelanjutan
- Arsip terintegrasi pada berbagai departemen
- Data kritis harus tersedia saat dibutuhkan
- Informasi kritis mencakup karyawan kunci, keahlian dll

11
Shafira Adrizayani, ST., MMSI