Panduan Sekret

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESEIA
POLITEKNIK KESEHATAN MAKASSAR

KELUARGA MAHASISWA POLITEKNIK KESEHATAN MAKASSAR
Sekretariat : Jln. Bendungan Bili Bili NO. 1, Karunrung, Makassar
PEDOMAN KESEKRETARIATAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan Buku Pedoman
Kesekretariatan BPM, BEM, HMJ dan UKM (LDK Gamais, PERMAKRIS, LPM, dan
KARATE) ini. Tak lupa shalawat dan salam kami sampaikan kepada Rasulullah SAW,
para sahabat, serta umat yang senantiasa istiqomah di jalan-Nya.
Buku Pedoman Kesekretariatan ini merupakan landasan berpijak bagi Biro
Kesekretariatan BPM, BEM, HMJ dan UKM yang ada dikampus Poltekkes
KEMENKES Makassar serta merupakan langkah awal demi terwujudnya administrasi
yang ideal, sesuai dengan standardisasi dari Pusat Bahasa Indonesia.
Buku ini berisi tentang deskripsi kerja Biro Kesekretariatan, standardisasi sistem
administrasi, dan aturan surat-menyurat, serta aturan tambahan lainnya. Selain itu,
Buku ini juga memberikan deskripsi tentang perbedaan administrasi BPM, HMJ dan
UKM. Yang dituangkan dalam lampiran khusus.
Kami menyadari bahwa Buku ini hanyalah titik kecil dalam luasnya ilmu
pengetahuan. Namun betapapun kecilnya, semoga dapat bermanfaat. Tak lupa kami
ucapkan terima kasih kepada Rusdin (Ketum BPM) dan Uais Alqarni (Ketua BEM)
atas bimbingannya, serta teman-teman pengurus BPM dan BEM. Tak lupa, kepada
teman-teman HMJ dan UKM yang senantiasa memberikan masukan, guna kemajuan
organisasi kampus kita. Dan secara khusus kami ucapkan terima kasih kepada Ibu
Dra. Hj. Fatmawati Syuaib, M.Kes. yang telah memberikan kami pelatihan Workshop
Administrasi Kesekretariatan BPM pada tanggal 19 Februari 2011 sebagai langkah
awal sehinggah tersusunnya Buku Pedoman Kesekretariatan ini dan diperbaharui
pada kepengurusan 2011-2012 dengan menyusuaikan sesuai kesepakatan BPM
dengan BEM.
Makassar, 11 Maret 2011
BPM dan BEM Poltekkes Kemenkes Makassar
Periode 2011-2012
1
A. DESKRIPSI KERJA BIRO KESEKRETARIATAN
Deskripsi kerja Kesekretariatan :
1. Administrasi
a. Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat;
b. Mendokumentasikan arsip HMJ, diantaranya : Susunan pengurus,
Struktur, Biodata, AD/ART,GBHO dll.
c. Mendokumentasikan setiap keputusan rapat.
2. Kerumahtanggan
a. Bertanggungjawab masalah piket kesekretariatan
b. Mengatur jadwal pemakaian ruangan
c. Membantu memfasilitasi setiap rapat
d. Mengatur jadwal acara ketua HMJ&Wakil ketua HMJ(konfirmasi)
e. Mendaftar tamu
f. Mengumpulkan dan mensosialisasikan perkembangan terbaru HMJ
khususnya dalam kesekretariatan.
3. Perlengkapan
a. Membeli barang-barang kesekretariatan
b. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
c. Memantau kelengkapan dan keberadaan barng-barng tersebut.
d. Memantau kebutuhan kesekretariatan.
B. PENJABARAN DESKRIPSI KERJA
1. Bentuk buku Inventaris perlengkapan BEM, HMJ dan UKM

No. No.Inv. Nama Barang Jumlah Spesifikasi Keterangan
1. 001/HMJ/02/11 Printer 1
2
2. Mengelola Arsip
a. Surat Masuk
Tgl Ditujukan Alamat
No Tgl Surat No. Surat Dari Perial
masuk Kepada Surat
1 12 Feb 17 Feb 2011 HMJ- HMJ Undang Ketua Jln....
2011 PKM/U-i/ Analis an BEM.... Telp...
001/2011 kesehatan Fax...
e-mail....
b. Surat Keluar
Tanggal Ditujukan
No. No. Surat Perihal Dari Ket.
Surat kepada
1. 22 Feb HMJ-PKM/PH-e/ Permohonan Gubernur Ketua
2011 001/2011 HMJ
2. 22 Feb HMJ- Surat Panitia Baksos Ketua
2011 PKM/SK/001/2011 Keputusan HMJ
3. 22 Feb HMJ-PKM/U-i Undangan Ketua Jurusan Ketua
/001/2011 Fisioterapi HMJ
3. Mengelolah Rapat
Rapat merupakan bentuk komun ikasi yang dihadiri beberapa orang
untuk membahas dan mencari solusi permasalahan tertentu. Salah satu
tugas Biro Kesekretariatan adalah menfasilitasi penyelengaraan rapat yang
telah dijadwalkan, yang merupakan intruksi dari Ketua atau Sekretaris
Umum.
Adapun tugasnya antara lain :
a. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam Rapat Pimpinan

(Rapim)/Badan Pengurus Harian (BPH). Biro Kesekretariatan tidak
berhak menentukan siapa yang di undang dalam rapat. Namun
demikian, Kesekretariatan dapat mengingatkan dan mengusulkan
beberapa pihak sepanjang dipandang masih relevan dan mendukung
dalam pemecahan masalah.
b. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau
diinformasikan via telepon/sms yang berisi : hari/tanggal, tempat, serta
agenda rapat. Hal ini dilakukan guna memberikan kesempatan kepada
3
peserta rapat untuk mempersiapkan ide-idenya, terutama yang

berkaitan dengan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan;
dan sebaiknya informasi ini disampaikan 3-4 hari sebelum rapat.
c. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat
seperti; ruangan, white board, kertas notulensi, pulpen, penghapus,
spidol, dll.
d. Membuat notulensi rapat dan notulensi dapat disajikan dengan baik
maka dalam pembuatannya :
o Notulensi hendaknya jelas dan lengkap, sehingga mudah
dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda
karena keterangan yang kurang tepat.
o Notulensi dibuat bukan berdasar hasil pemikiran notulis.
o Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat
dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan.
o Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang
berupa penyajian informasi dengan materi yang menyangkut
pertimbangan pertimbangan khusus, dilihat dari sisi positif dan
negatif, serta materi yang berupa keputusan.
o Mengunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok
pembicaran sehingga mudah dipahami
o Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan
notulensi awal. Dengan demikian, notulensi tersebut perlu
disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula,
kemudian diketik rapi dan diminta persetujuan pada pimpinan
untuk menjadi notulensi akhir.
Format Notulensi terlampir
4
Lembar pertama
KOP
Tempat : ...........................................................................................
Hari/tgl : ...........................................................................................
Pukul : ...........................................................................................
Agenda : ...........................................................................................
…………………………………………………………………
No. Nama Utusan/Jabatan No.HP/ TTD
1. La Ode Marsudi Ketua BPM 085273563932
2. Dst... Dst.... Dst... Dst...
Lembar kedua
Notulensi Rapat....
Ke...
Hasil Rapat :
o ...........................................................................................
o ...........................................................................................
o ...........................................................................................
Rekomendasi untuk rapat selanjutnya :
Mengetahui,
Pimpinan Rapat Notulen
TTD TTD
Nama................. Nama..................
NIM.................... NIM.....................
5
4. Mengatur Jadwal Ketua Umum

Biro Kesekretariatan juga bertugas menyusun jadwal kegiatan Ketua antara
lain :
a. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan
kepada Ketua, untuk itu perlu dituliskan dalam buku agenda khusus
Ketua dan melakukan konfirmasi langsung ke Ketua dan bila Ketua
tidak dapat menghadiri acara tersebut maka Kestari dapat
menanyakan langsung, siapa yang akan mewakili dalam acara
tersebut. Begitu juga dengan memimpin rapat dan penadatanganan
surat-surat, membaca surat masuk dipandang urgen segera
disampaikan kepada Ketua, agar Ketua dapat memikirkan dan
menentukan tindakan sebagai bahan tanggapan terhadap isi surat.
b. Bila ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau
mendesak pada saat itu berdasarkan surat masuk atau informasi via
telepon maka segera diinformasikan kepada Ketua .
5. Membuat Proposal
Proposal digunakan untuk mendeskripsikan kegiatan yang akan
dilaksanakan secara rinci yang merupakan kebutuhkan untuk ditujukan oleh
pihak tertentu sesuai jenis proposal yang dibuat.
Format Proposal:
A. Pendahuluan
B. Dasar pelaksanaan kegiatan
C. Tujuan kegiatan
D. Bentuk kegiatan
E. Sasaran kegiatan
F. Tempat dan waktu pelaksanaan (terlampir)
G. Susunan/agenda acara (terlampir)
H. Estimasi anggaran/rincian dana (terlampir)
I. Penutup
6
Lembar pengesahan Proposal UKM
KETUA PANITIA SEKRETARIS PANITIA
KETUA UKM/HMJ/HIMA POLTEKKES MAKASSAR
MENGETAHUI
PRESMA BEM POLTEKKES MAKASSAR
7
Lembar pengesahan Proposal BEM:
MENGETAHUI
PRESMA BEM POLTEKKES KEMENKES MAKASSAR
8
6. Membuat Laporan
Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan masing masing
kegunaan tersebut saling berkaitan. Biro Kesekretariatan membuat laporan
kinerja Departmen per bulan, berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari
Ketua Umum dan tiap Departemen,; berupa kegiatan yang dilakukan.
Format Laporan Pertanggungjawaban (Pengurus):
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

KEMENTERIAN(.................) BEM PERIODE 2011-2012
KATA PEMBUKA
I. PENDAHULUAN
II. VISI MISI
III. DESKRIPSI KERJA
IV. PROGRAM KERJA
T.
Jenis Rekapitulasi Tidak
No. Target Sasaran Waktu Terlaksana Kendala Lanjut/
Kegiatan Dana Terlaksana
Saran
V. DINAMIKA PERSONIL / PENGURUS

No. Nama Aktif No-Aktif Kendala
V. PROYEKSI DAN REKOMENDASI

VI. LAPORAN KEUANGAN
NO Tanggal Jenis Kegiatan Departemen Pemasukkan Pengeluaran Saldo Keterangan
Penggalangan
1 12/3/2016 dana Danus RP. 200.000 - Rp.200.000 halaman 1
2 20/3/2016 Up-Grading PSDMO Rp. 400.000 Rp. 200.000 Rp.200.000 halaman 2
VII. PENUTUP
9
Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
SCHOOL OF LEADERSHIP
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Lembar pengesahan UKM/HMJ/BEM:
MENGETAHUI
KETUA UKM/HMJ/HIMA/BEM POLTEKKES MAKASSAR
MENGETAHUI
PRESMA POLTEKKES MAKASSAR
MENYETUJUI
KETUA BPM POLTEKKES MAKASSAR
10
Catatan: Lembar Pengesahan diletakkan sebelum pendahuluan
C. MEKANISME PENGARSIPAN
Untuk merapikan surat masuk dari lembaga, organisasi dan instansi
pemerintah dibutuhkan mekanisme alur pengarsipan yang teratur. Adapun
prosedur pengarsipan surat masuk dilakukan :
Petunjuk Teknis Mekanisme Administrasi Biro Kesekretariatan
a) Surat Masuk
Surat Pencatatan Sosialisasi
Fia pos atau fax 1. Mencatat dibuku rekap Informasikan
keorang- Simpan ditempat surat masuk
Surat Masuk yang dituju
b) Database
 Data Pengurus ( Lengkap dengan Biodata)
 Data nama-nama tokoh dan lembaga sponsorship
c) Surat Keluar
Surat keluar hanya dibuat oleh sekertaris umum yang diminta oleh
ketua umum. Sedangkan surat dalam bentuk kepanitian suatu kegiatan
dibuat oleh sekertaris panitia dengan mengikuti format yang dikeluarkan
sekertaris umum.
Sekertaris Umum Sekertaris Panitia Pelaksana
Keluar
11
D. SURAT
Pembagian surat :
1) Surat resmi / Dinas : Organisasi, Instansi dan Lembaga
2) Surat tidak resmi (Surat pribadi)
1. Definisi Surat
Secara umum adalah Sarana komunikasi berupa karangan untuk
merumuskan secara tertulis tentang pernyataan, pertanyaan, pemikiran,
pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal lain yang disampaikan kepada
pihak yang dituju. Surat dinas adalah Surat yang berisi informasi mengenai
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.
2. Fungsi Surat
1. Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau
permohonan, dan buah pikiran atau gagasan.
2. Bukti tertulis.
3. Alat untuk mengingat (Arsip).
4. Bukti historis (Mandat, SK, Rekomendasi, dsb).
5. Pedoman kerja (SK dan SP).
3. Rambu-rambu Pembuatan Surat
1. Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.
2. Gunakan diksi/kalimat yang singkat dan jelas, tanpa menghilangkan
dan menyalahi polakalimat.
3. Harus ada koherensi.
4. Gunakan pungtuasi (ejaan dan tanda baca) sesuai dengan EYD.
E. SURAT DINAS
1. Pengertian Surat Dinas
12
Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi informasi
mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan.
2. Fungsi Surat Dinas

Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut:
a. Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
b. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika
diperlukan.
c. Bukti sejarah.
d. Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat.
e. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Karena itu, isi surat adalah gambaran mentalitas pengirimnya.
3. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas yang baik menggunakan format surat yang menarik
(tidak terlalu panjang) dan mamakai bahasa yang jelas, padat, sopan, dan
hormat.
4. Format Surat Dinas

Berikut adalah beberapa format surat dinas yang digunakan di Indonesia:
a. Format lurus penuh
b. Format lurus
c. Format setengah lurus a
d. Format setengah lurus b
e. Format takuk atau format bergerigi
f. Format paragraf menggantung
13
Format surat resmi di Indonesia versi lama adalah Format setengah lurus
a, sedangkan format surat resmi versi baru adalah Format setengah lurus b.
Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita,
organisasi intra kampus, menggunakan format surat yang dianjurkan oleh Pusat
Pembinaan dan Pengembangan Bahasa agar lebih efisien dan menarik.
Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka BPM, HMJ dan UKM menggunakan
format surat resmi versi baru sesuai rekomendasi Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa, yaitu: Format setengah lurus b.
Contoh: Format setengah lurus b
Kepala Surat
Nomor :
Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth. ………………………
………………………
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………..…………
……………………………………………………………………………………………
…………….………………………………………………………...……………………
………………………………….………………………….…...…………………………
………………………………………………………...…………………………………
…………………………………………………..…………
14
Tembusan
...............
Inisial
5. Bagian-bagian Surat Dinas :

a. Kepala surat/kop surat i. Paragraf isi
b. Tanggal surat j. Paragraf penutup
c. Nomor surat k. Salam penutup
d. Lampiran l. Tanda tangan
e. Hal/Pokok surat m. Nama jelas
n. Nama jabatan
o. Tembusan
p. Inisial 15
f. Alamat yang dituju

g. Salam pembuka
h. Paragraf pembuka
Contoh Kepala Surat :
KELUARGA MAHASISWA POLITEKNIK KESEHTAN MAKASSAR

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Catatan : Kop surat untuk HMJ dan UKM, tulisan Badan Eksekutif
Mahasiswa diganti sesuai nama HMJ dan UKM masing-
masing.
Kementerian Kesehatan....Badan perwakilan Mahasiswa

(huruf di Bold, ukuran huruf 12, jenis huruf Bookman Old
Style), sedangkan sekretariat..dst (huruf di Italic, ukuran 9 -10,
jenis huruf Courier New)
Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima
surat, kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama
kota, karena nama kota tersebut telah tercantum pada kepala surat.
Contoh : 13 Maret 2011
Nomor Surat
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang
berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan
menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
2. Nomor surat juga berfungsi sebagai berikut :

o Alat petunjuk bagi petugas arsip;
16
o Alat untuk mengetahui unit asal surat;

o Alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-
menyurat pada periode tertentu;
o Alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik
ataupun tanda titik dan tanda hubung.
Misalnya:
a. Surat Undangan Nomor : BPM-PKM/U-i/001/2011
ket : i (internal) e (eksternal)
b. Surat Permohonan Nomor : BPM-PKM/PH-e/001/2011
i (dalam kampus) e (luar kampus)
c. Surat Keputusan Nomor : BPM-PKM/SK/001/2011
Lampiran
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima
surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu,
jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
Contoh:
Lampiran : Lima lembar
Lampiran : Satu set
Hal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada
penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar
efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan
dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
17
Alamat yang Dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai
pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang
digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tepat
Yth. Kepala Pusat Promosi Kesehatan
Sekretariat Jenderal Departemen Kesehatan
Jalan H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9
Kuningan
Jakarta Selatan 12950
Salam Pembuka
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat
kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang
sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau
ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.
Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar
dengan margin kiri.
Misalnya:
Dengan hormat, yang digunakan
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum Wr. Wb.
Pragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi
untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis.
Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk
menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang
disampaikan.
Misalnya:
18
1) Sehubungan dengan surat Saudara No. KU.01/03/2/100/208, tanggal

25 Juni 2008, kami beritahukan hal-hal berikut.
2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
3) Surat Saudara No. KU.01.03/2/100/2007, tanggal 25 Juni 2008,
sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri
tahukan bahwa ....
Paragraf Isi
Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah
surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin
disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan,
jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.
Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan
satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-
masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat.
Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah
selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan
dan ucapan terima kasih.
Misalnya:
1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.
4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
Salam Penutup
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di
antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat
19
diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang

bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.
Misalnya:
Salam kami, Hormat kami, Wasalam,
Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat
wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di
Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap
atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.
Nama, Jabatan dan NIP/NIM

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah
tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda
tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan
kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu
diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP
dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.
Misalnya: atau:
(Tanda tangan) (Tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si. Dr. Awaluddin, M.Hum.
NIP 010345687 Kepala...
Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat
bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu
mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi
tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak
yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut.
Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu
dicantumkan.
Misalnya:
20
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat
2. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepala Biro Keuangan dan Perlengkapan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai
laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan dan perlengkapan
3. Arsip.
Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa
singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat; sehingga
jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat
dapat dihubungi dengan mudah.
Contoh : MR/TI (Marsudi : pengonsep surat dan Teuku Indra : Pengetik Surat).
F. Pembakuan Kode Surat

Kode jenis surat :
No. Jenis Surat Kode surat
Permohonan (peminjaman,tempat,ruangan,barang
1. PH
dll.)
Undangan (rapat, pemateri/pembicara, audiensi,
2. U
hearing dll.)
3. Surat Keputusan SK
4. Pemberitahuan/Tembusan PB
5. Balasan SB
6. Internal/didalam kampus I
21
7. Eksternal/diluar kampus e
Penomoran Surat :
1) Surat yang dikeluarkan oleh BPM
Nomor : BPM-PKM/U-i/001/2011
BPMPKM/ U-i/
001/ 2011
Kode Surat Jenis Surat & Sifat
Nomor Surat Tahun
Ket : i = internal (Didalam

kampus)
e = eksternal (Diluar
Kampus)
2) Surat yang dikeluarkan oleh HMJ

Nomor : HMJ/U-e/001/2011
3) Surat yang dikeluarkan oleh UKM
Nomor : UKM/PH-i/001/2011
G. Protap Pelantikan Pengurus BPM, HMJ, dan UKM

1. Aturan Pelantikan :
a. Pelantikan pengurus BPM, HMJ dan UKM adalah pelantikan Ketua dan
seluruh jajaran pengurusnya.
b. Pelantikan pengurus BPM oleh Direktur/PUDIR III, berdasarkan hasil
Ketetapan MUBES BPM dan pelantikkan dihadiri oleh Staff PUDIR III,
Pengurus BPM demisioner serta Ketua-ketua HMJ dan UKM.
c. Pelantikan pengurus HMJ oleh Ketua Jurusan/Kaprodi/Koordinator II
Kemahasiswaan, berdasarkan hasil ketetapan MUBES HMJ dan
pelantikan dihadiri oleh Ketua BPM, Pengurus HMJ demisioner serta
Ketua-ketua HMJ dan UKM.
d. Pelantikan pengurus UKM oleh Direktur/PUDIR III, berdasarkan hasil
ketetapan MUBES dan pelantikan dihadiri oleh Ketua BPM, Ketua-ketua
HMJ dan UKM lain serta Pengurus UKM demisioner.
22
2. Perangkat Pelantikan
a. Surat Keputusan (SK) MUBES BPM/HMJ/UKM
b. Naskah pelantikan, meliputi Surat Keputusan dari Direktur (ket: HMJ
dari Ketua Jurusan dan UKM dari Direktur) tentang susunan
kepengurusan.
c. Naskah Ikrar Pelantikan.
d. Naskah Lagu Indonesia Raya dan Mars Poltekkes Kemenkes
Makassar.
e. Naskah Pidato/Orasi politik ketua terpilih.
3. Pelaksanaan Pelantikan
a. Susunan Acara Pelantikan :
o Pembukaan (Dibawakan oleh MC)
o Pembacaan Ayat Suci Al Qur’an (Oleh petugas yang telah ditunjuk)
o Menyanyikan lagu Indonesia Raya dan dilanjutkan dengan Mars
Poltekkes Kemenkes Makassar (Oleh semua peserta)
o Proses Pelantikan :
 Proses pelantikan dilakukan oleh Direktur untuk pengurus
BPM, Ketua Jurusan untuk pengurus HMJ dan Direktur/PUDIR
III untuk pengurus UKM.
 Pemanggilan pengurus baru ke depan/podium.
 Pembacaan Surat Keputusan
 Pembacaan Ikrar pelantikan
o Serah terima dari pengurus lama kepengurus baru/terpilih ( misal :
Pemberian atau pemakaian atribut)
o Sambutan-sambutan :
 Sambutan ketua Panitia oleh ketua panitia.
 Orasi politik ketua terpilih.
 Sambutan Direktur/PUDIR III/Ketua Jurusan/Ketua BPM.
o Penutup.
23
H. Pengajuan Surat Keputusan (SK)

1. Pengajuan Surat Keputusan BPM
o Panitia Mubes mengajukan surat permohonan penerbitan SK (Surat
keputusan) yang diitujukan ke Direktur.
o Melampirkan surat ketetapan (konsideran) MUBES tentang
pengangkatan ketua.
o Melampirkan lembar susunan kepengurusan BPM periode selanjutnya
(Nama + Jurusan + Kontak person).
2. Pengajuan Surat Keputusan HMJ
keputusan) yang diitujukan ke Ketua Jurusan.
pengangkatan ketua.
o Melampirkan lembar susunan kepengurusan HMJ periode selanjutnya
(Nama + Kontak person).
3. Pengajuan Surat Keputusan UKM
keputusan) yang diitujukan ke Direktur.
pengangkatan ketua.
o Melampirkan lembar susunan kepengurusan UKM periode selanjutnya
(Nama +Jurusan+ Kontak person).
Catatan : Surat pengajuan Permohonan penerbitan SK kepengurusan HMJ

dan UKM ditembuskan ke BPM
24
Lampiran 1
BUKU TAMU
No hari/tanggal Nama Alamat Lembaga/Jabatan Tujuan

BEM
UNISMUH/anggota mengundang d
1 Senin, 29/-02/16 Neni Fitriyani Jl. Alauddin dprtmn. Senior kegiatan Penta
25
Lampiran 2
26
KETENTUAN PENULISAN LAPORAN KERJA BULANAN (PROGRESS REPORT)
Ketentuan penulisan Laporan Kerja Bulanan adalah sebagai berikut :
A. PENDAHULUAN
 Prolog
{Kata pengantar dari masing-masing Departemen secara global mengenai kedudukannya di
BEM}
 SDM Departemen
{Jumlah SDM di Departemen}
B. LAPORAN KERJA BULANAN

 Tabel Laporan pelaksanaan program kerja
LAPORAN PROGRAM YANG DILAKSANAKAN
No Nama Program Kerja
Penanggung Jawab
Tujuan Kegiatan
Indikator keberhasilan
Deskripsi Kegiatan
Bentuk
Waktu
Tempat
Peserta
Pencapaian Tujuan,
Target, dan Parameter
Evaluasi
Saran dan Rekomendasi
C. Timeline Proker
No. Kegiatan Bulan Maret Bulan April

I II III IV I II III IV
1.
2.
27
3.
4.
Catatan: Merah : kegiatan rutin
Kuning : kegiatan yang dilakukan 2-3 kali dalam satu tahun kepengurusan
Hijau : Kegiatan yang besar
D. PENUTUP
28
29
KETENTUAN PENULISAN LAPORAN KEGIATAN
Berisi point-point sebagai berikut:
 Pendahuluan;
 Point-point didalam proposal;
 Pandangan umum Ketua Panitia (meliputi evaluasi kegiatan dan kepanitiaan);
 Evaluasi Bidang;
 Penutup;
 Lampiran (foto kegiatan, perangkat kepanitiaan seperti (surat-surat, notulensi rapat
kepanitiaan, notulensi acara/materi, daftar peserta, name tag, sertifikat, publikasi,
undangan, dll).
Evaluasi Bidang
Urian ini berisi tentang proses pelaksanaan kegiatan, dari tahap persiapan hingga pelaksanaan:
 Tahap Persiapan
Berisi tentang hal-hal yang terjadi pada saat persiapan kegiatan, mulai dari rapat persiapan
dan keputusan-keputusan yang diambil pada saat persiapan kegiatan. Disusun secara
kronologis.
 Tahap Pelaksanaan
Berisi tentang yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan. Disusun secara kronologis,
berdasarkan waktu.
 Evaluasi Kegiatan
Berisi tentang hambatan dan keberhasilan kegiatan
30
KETENTUAN PENULISAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Ketentuan penulisan LPJ adalah sebagai berikut:
1. Pidato Ketua BEM, yang menguraikan tentang:

 Aplikasi Visi dan Misi Ketua dan Wakil Ketua
 Pemenuhan janji Ketua
Pemenuhan rekomendasi; KETENTUAN PENULISAN LAPORAN KERJA BULANAN (PROGRESS REPORT)
Ketentuan penulisan Laporan Kerja Bulanan adalah sebagai berikut :
E. PENDAHULUAN
 Prolog
BEM}
 SDM Departemen
{Jumlah SDM di Departemen}
F. LAPORAN KERJA BULANAN

LAPORAN PROGRAM YANG DILAKSANAKAN
Penanggung Jawab
Tujuan Kegiatan
Deskripsi Kegiatan
Bentuk
Waktu
Tempat
Peserta
Pencapaian Tujuan,
Evaluasi
G. Timeline Proker
31
Bulan I
Kegiatan
Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV
H. PENUTUP
32
KETENTUAN PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN
I. Latar Belakang Kegiatan
II. Tema Kegiatan
III. Maksud &Tujuan Kegiatan
IV. Sasaran Kegiatan
V. Waktu dan Tempat

Tanggal : ….
Tempat : ….
Waktu : ….
VI. Susunan Kepanitiaan

5Pelindung
Penasehat
Penanggung jawab
Steering Committee
Project Officer
Sekretaris
Bendahara
Bidang-bidang (sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan)
VII. Susunan Acara
VIII. Anggaran Dana
IX. Penutup
33
KETENTUAN PENULISAN LAPORAN KEGIATAN
Berisi point-point sebagai berikut:
 Pendahuluan;
 Point-point didalam proposal;
 Pandangan umum Ketua Panitia (meliputi evaluasi kegiatan dan kepanitiaan);
 Evaluasi Bidang;
 Penutup;
 Lampiran (foto kegiatan, perangkat kepanitiaan seperti (surat-surat, notulensi rapat
kepanitiaan, notulensi acara/materi, daftar peserta, name tag, sertifikat, publikasi,
undangan, dll).
Evaluasi Bidang
Urian ini berisi tentang proses pelaksanaan kegiatan, dari tahap persiapan hingga pelaksanaan:
 Tahap Persiapan
Berisi tentang hal-hal yang terjadi pada saat persiapan kegiatan, mulai dari rapat persiapan
dan keputusan-keputusan yang diambil pada saat persiapan kegiatan. Disusun secara
kronologis.
 Tahap Pelaksanaan
Berisi tentang yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan. Disusun secara kronologis,
berdasarkan waktu.
 Evaluasi Kegiatan
Berisi tentang hambatan dan keberhasilan kegiatan
34
KETENTUAN PENULISAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Ketentuan penulisan LPJ BEM adalah sebagai berikut:
2. Pidato Ketua BEM, yang menguraikan tentang:

 Aplikasi Visi dan Misi Ketua dan Wakil Ketua
 Pemenuhan janji Ketua BEM;
 Pencapaian
 Pemenuhan rekomendasi;
3. LPJ Departemen, yang ditulis dengan format sebagai berikut:

A. PENDAHULUAN
 Prolog
BEM}
 SDM Departemen
{Jumlah SDM di Departemen dari awal hingga akhir kepengurusan}
 Visi dan Misi Departemen

{Penjabaran pencapaian Visi dan Misi Departemen}
 Deskripsi kerja Departemen

{Deskripsi Kerja Departemen sesuai dengan arahan dari Presiden}
B. EVALUASI PROGRAM KERJA

LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJA
Penanggung Jawab
Tujuan Kegiatan
Deskripsi Kegiatan
Bentuk
Waktu
Tempat
Peserta
Pencapaian Tujuan,
35
Evaluasi
 Lampiran timeline kegiatan

 Saran dan rekomendasi
 Renungan dan kata-kata mutiara
C. PENUTUP
4. LAMPIRAN KEGIATAN
 Administrasi Kegiatan
 Laporan Keuangan
 Dokumentasi Kegiatan

5. LPJ Departemen, yang ditulis dengan format sebagai berikut:

D. PENDAHULUAN
 Prolog
BEM}
 SDM Departemen
{Jumlah SDM di Departemen dari awal hingga akhir kepengurusan}
 Visi dan Misi Departemen

{Penjabaran pencapaian Visi dan Misi Departemen}
 Deskripsi kerja Departemen

{Deskripsi Kerja Departemen sesuai dengan arahan dari Presiden}
E. EVALUASI PROGRAM KERJA

LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJA
Penanggung Jawab
Tujuan Kegiatan
36
Deskripsi Kegiatan
Bentuk
Waktu
Tempat
Peserta
Pencapaian Tujuan,
Evaluasi
 Lampiran timeline kegiatan

 Saran dan rekomendasi
 Renungan dan kata-kata mutiara
F. PENUTUP
6. LAMPIRAN KEGIATAN
 Administrasi Kegiatan
 Laporan Keuangan
 Dokumentasi Kegiatan
37
38
Laporan Acuan
39

Panduan Sekret

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Sekret

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESEIA

POLITEKNIK KESEHATAN MAKASSAR

A. DESKRIPSI KERJA BIRO KESEKRETARIATAN

Deskripsi kerja Kesekretariatan :

1. Bentuk buku Inventaris perlengkapan BEM, HMJ dan UKM

Adapun tugasnya antara lain :

a. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam Rapat Pimpinan

peserta rapat untuk mempersiapkan ide-idenya, terutama yang

Pimpinan Rapat Notulen

4. Mengatur Jadwal Ketua Umum

Lembar pengesahan Proposal UKM

KETUA PANITIA SEKRETARIS PANITIA

KETUA UKM/HMJ/HIMA POLTEKKES MAKASSAR

Lembar pengesahan Proposal BEM:

KETUA PANITIA SEKRETARIS PANITIA

Format Laporan Pertanggungjawaban (Pengurus):

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

V. DINAMIKA PERSONIL / PENGURUS

V. PROYEKSI DAN REKOMENDASI

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:

Lembar pengesahan UKM/HMJ/BEM:

KETUA PANITIA SEKRETARIS PANITIA

Catatan: Lembar Pengesahan diletakkan sebelum pendahuluan

Petunjuk Teknis Mekanisme Administrasi Biro Kesekretariatan

Sekertaris Umum Sekertaris Panitia Pelaksana

2. Fungsi Surat Dinas

3. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

4. Format Surat Dinas

5. Bagian-bagian Surat Dinas :

f. Alamat yang dituju

Contoh Kepala Surat :

KELUARGA MAHASISWA POLITEKNIK KESEHTAN MAKASSAR

Kementerian Kesehatan....Badan perwakilan Mahasiswa

2. Nomor surat juga berfungsi sebagai berikut :

o Alat untuk mengetahui unit asal surat;

Alamat yang Dituju

1) Sehubungan dengan surat Saudara No. KU.01/03/2/100/208, tanggal

diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang

Nama, Jabatan dan NIP/NIM

F. Pembakuan Kode Surat

Ket : i = internal (Didalam

2) Surat yang dikeluarkan oleh HMJ

G. Protap Pelantikan Pengurus BPM, HMJ, dan UKM

H. Pengajuan Surat Keputusan (SK)

Catatan : Surat pengajuan Permohonan penerbitan SK kepengurusan HMJ

No hari/tanggal Nama Alamat Lembaga/Jabatan Tujuan

KETENTUAN PENULISAN LAPORAN KERJA BULANAN (PROGRESS REPORT)

Ketentuan penulisan Laporan Kerja Bulanan adalah sebagai berikut :

B. LAPORAN KERJA BULANAN

No Nama Program Kerja

Saran dan Rekomendasi

No. Kegiatan Bulan Maret Bulan April

Catatan: Merah : kegiatan rutin

Hijau : Kegiatan yang besar

KETENTUAN PENULISAN LAPORAN KEGIATAN

Berisi point-point sebagai berikut:

KETENTUAN PENULISAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Ketentuan penulisan LPJ adalah sebagai berikut:

1. Pidato Ketua BEM, yang menguraikan tentang:

Ketentuan penulisan Laporan Kerja Bulanan adalah sebagai berikut :

F. LAPORAN KERJA BULANAN

No Nama Program Kerja

Saran dan Rekomendasi